1gd-Gu-0002 Guía para La Gestión de Documentos Electrónicos y Uso de La Firma Digital

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-GU-0002
Fecha: deliberación GUÍA PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Versión: 1 ELECTRÓNICOS Y USO DE LA FIRMA DIGITAL POLICÌA NACIONAL
Objetivo: Fijar los parámetros de utilización y manejo del Gestor de Contenidos Policiales “GECOP”, en cuanto
a la producción de documentos electrónicos y uso de la firma digital, coadyuvando con la reducción sistemática
en el consumo del papel, el uso óptimo de los recursos, la agilidad de los trámites institucionales, la seguridad en
el manejo de la información y la eficiencia administrativa en desarrollo del proceso de Gestión Documental.
Alcance: Orientar a los funcionarios de la Policía Nacional, sobre los diferentes ámbitos de gestión de la
información, con la finalidad de adquirir los conocimientos necesarios para la aplicación de las nuevas
funcionalidades técnicas que contiene la herramienta, permitiendo de manera práctica y sencilla el cumplimiento
de las actividades misionales relacionadas con la producción y gestión de la información en las diferentes
unidades policiales a nivel País.
Contenido de la Guía
La información suministrada en esta Guía, enmarca las actividades relacionadas con la elaboración del
documento electrónico con firma digital al interior de la Policía Nacional y su implementación dentro de la
herramienta tecnológica GECOP, desarrollando la siguiente temática:
1. CONTEXTUALIZACIÓN.
2. DOCUMENTO ELECTRÓNICO.
2.1 Documento Electrónico

2.2 Documento Electrónico de Archivo
2.3 Clases
2.3.1 Por su forma de creación
2.3.2 Por su origen
2.3.3 Por su forma y formato
2.4 Características del Documento Electrónico
2.4.1 Autenticidad
2.4.2 Integridad
2.4.3 Fiabilidad
2.4.4 Disponibilidad
3. GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES “GECOP”.
3.1 Contextualización
3.2 Responsabilidades
3.3 Perfiles/Roles y Permisos
4. DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN EL GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES.
4.1 Usuario elaborador

4.2 Usuario aprobador (revisor)
4.3 Usuario remitente (firmador)
4.4 Destinatarios
4.5 Anexos
4.6 Tablas de retención documental
4.7 Logosímbolos
4.8 Fuente
4.9 Visto bueno y/o aprobado
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5. FIRMA DIGITAL.
6. DESCRIPCION GRAFICA Y TÉCNICA PARA LA ELABORACIÒN, APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ELECTRÓNICO Y LA ESTAMPA DE LA FIRMA DIGITAL, POR MEDIO DEL GESTOR DE
CONTENIDOS POLICIALES (GECOP).
6.1 Funciones
6.2 Iconos funcionalidades de los documentos electrónicos
6.3 Creación del documento electrónico
6.4 Diligenciamiento de las pestañas (Datos, Meta-Datos, Documento)
6.4.1 Pestaña Datos
6.4.1.1 Tipo documental
6.4.1.2 Remitente
6.4.1.3 Destinatarios
6.4.1.4 Grupos
6.4.1.5 Copias
6.4.1.6 Asunto
6.4.1.7 Ubicación
6.4.1.8 Clasificación de la Información
6.4.1.9 Observaciones
6.4.1.10 Radicados a Responder
6.4.2 Pestaña Meta-Datos
6.4.2.1 Tipo de tema
6.4.2.2 Fecha
6.4.2.3 Tipo de Marco
6.4.2.4 Detalle Marco
6.4.2.5 Serie
6.4.2.6 Subserie
6.4.3 Pestaña Documento
6.4.3.1 Edición del Documento Electrónico
6.5 Enviar a Aprobar Documento Electrónico
6.6 Enviar a Aprobar
6.7 Aprobar el Documento Electrónico
6.8 Devolver Documento Electrónico
6.9 Rechazar o Eliminar
6.10 Enviar a Firmar
6.11 Firmar
6.12 Radicados a Responder
6.13 Documentos Adjuntos
6.14 Trazabilidad
6.15 Comentarios
6.16 Documentos Pendientes
6.17 Consultar Documentos
6.17.1 Electrónicos
6.17.2 Digitalizados
7. ASIGNACIÓN Y SEGUIMIENTO DE TAREAS.

7.1 Definiciones
7.2 Funcionalidad de Asignación de Tareas (Órdenes)
7.2.1 Elaborar Documento
7.2.2 Asignación de Tareas
7.2.2.1 Usuario Responsable de Cumplimiento
7.2.2.2 Usuario Responsable de Seguimiento
7.2.2.3 Tarea a Cumplir
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7.2.2.4 No. (Número)

7.2.2.5 Asunto
7.2.2.6 Descripción
7.2.2.7 Plazo
7.2.2.8 Periodicidad
7.3 Funcionalidad de Dar Respuestas a las Tareas (Órdenes)
7.3.1 Visualizar Tareas Opción 1
7.3.2 Visualizar Tareas Opción 2
7.3.3 Respuesta con un Documento de Origen Digitalizado
7.3.4 Respuesta con un Documento Electrónico
7.4 Funcionalidad de Seguimiento
7.5 Pasos a realizar por el Responsable de Seguimiento
7.6 Administración de Tareas
7.6.1 Compartir Tareas
7.6.2 Visualizar Tareas
7.6.3 Reglas
7.7 Cambiar el Usuario Responsable de Seguimiento
7.7.1 Reglas
7.8 Adicionar la Periodicidad de la Tarea
7.8.1 Reglas
7.9 Restricción Campo Descripción Tareas
7.10 Consulta Estado de tareas Cumplidas
7.11 Funcionalidad Buscar Mis Tareas
7.12 Consulta Detalle de Marco
7.13 Número de Radicado en el Detalle de la Tarea
7.14 Unidad y Dependencia en Destinatario
7.15 Traslado de Tarea
8. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO.
8.1 Generalidades
8.2 Estado del Expediente
8.3 Pre-requisitos
8.4 Restricciones
8.5 Creación Expediente Electrónico
8.6 Creación Manual o Conformación Manual
8.7 Consulta Expediente Electrónico
8.8 Vinculación documentos al Expediente Electrónico
8.9 Eliminar Asociación lógica de Documentos
8.10 Trazabilidad del Expediente Electrónico
8.11 Cierre del Expediente Electrónico
8.12 Firma Digital del Expediente electrónico
9. RECOMENDACIONES FINALES.
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1. CONTEXTUALIZACIÓN
En cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación como ente rector de la
función archivística en Colombia, así como lo establecido por parte del Gobierno Nacional mediante la
Directiva Presidencial 04 del 03/04/2012 "Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel
en la Administración Publica", la Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades
de certificación y se dictan otras disposiciones", y en desarrollo de las nuevas tecnologías orientadas a la
política denominada Gobierno en Línea; la Policía Nacional de Colombia implementó la herramienta
tecnológica denominada Gestor de Contenidos Policiales (GECOP), lo que ha permitido garantizar la
confiabilidad, seguridad y disponibilidad de la información frente a la elaboración, recepción, distribución,
tramite, almacenamiento, custodia, preservación y salvaguarda de los documentos contenidos dentro del
sistema.
2. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
2.1 Documento Electrónico
Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos
o similares.
2.2 Documento Electrónico de Archivo.
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
2.3 Clases.
Los documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo:
2.3.1 Por su forma de creación. Que se divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido
elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o
documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como
el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.
2.3.2 Por su origen. Ya que pueden ser hechos por la administración pública o presentados por los
ciudadanos, empresas u organizaciones.
2.3.3 Por su forma y formato. Ya que encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos
electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos,
bases de datos, entre otros. Respecto a estos formatos se presentan a continuación una serie de
recomendaciones para su buen manejo.
2.4 Características del documento electrónico.
De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestión de las entidades y
puedan servir de prueba, los documentos electrónicos deben poseer ciertas características:
2.4.1 Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o
enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el
momento que se afirma.
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Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y documentar políticas y
procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los
documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y
que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u
ocultación no autorizadas.
2.4.2 Integridad. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario
que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los
procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden
realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante,
cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.
2.4.3 Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una representación
completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos
de archivo deben ser creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad
que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente
por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.
2.4.4 Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe
mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro y
contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron.
Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la
organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una
secuencia de actividades.
3 GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP)
3.1 Contextualización
La Resolución No. 03222 del 14/08/2014 “Por la cual se implementa el aplicativo Gestor de Contenidos Policiales
(GECOP)”, permite comprender la finalidad y uso del aplicativo de forma clara y detallada; de otra parte, se
desplegaron los Lineamientos Generales en el fortalecimiento del Sistema, presentando las características
funcionales de la herramienta, los permisos, roles y las responsabilidades de los usuarios para con la herramienta.
Funcionalidad:
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 Oportunidad de portabilidad de documentos

 Austeridad en el gasto
 Accesibilidad
 Conservación en el tiempo
 Seguridad de la información
 Clasificación de la información
Responsabilidad en el uso de los certificados digitales Beneficios:
 Procesos y servicios más eficaces

 Aumento de la productividad
 Optimización de recursos
 Buenas prácticas en gestión documental
 Disminuir los tiempos de localización de la información
 Control y seguimiento en tiempo real
 Correlación con otras herramientas tecnológicas
En el siguiente ítem se tendrán en cuenta las características específicas para el uso de los documentos
electrónicos de acuerdo con los tipos documentales “Memorando Electrónico, Comunicación Oficial con plazo y
Comunicación Oficial Electrónica”; los demás tipos documentales que con posterioridad sean elaborados en
medios electrónicos podrán ser ajustados de acuerdo con las necesidades de la Institución.
3.2 Responsabilidades
Una vez allegado el Memorando Electrónico, la Comunicación Oficial con plazo o la Comunicación Oficial
Electrónica a la unidad de destino, será responsabilidad de los señores Directores, Jefes de Oficinas Asesoras,
Comandantes de Región, Metropolitanas, Departamentos, Directores de Escuelas de Formación y Secretarios
Privados de las unidades policiales, ejercer el control y seguimiento adecuado respecto al buen uso de la
herramienta tecnológica para el efectivo cumplimiento de estos nuevos paradigmas.
 El Jefe de Gestión Documental o el Gestor de la herramienta GECOP dentro de cada unidad, tendrá la
responsabilidad de asignar a los funcionarios de su unidad, los roles o privilegios específicos que se
requieran de acuerdo con las funciones misionales desarrolladas por los funcionarios según corresponda;
así mismo tendrá la posibilidad de asignar a los correspondientes responsables de ventanillas de las
diferentes dependencias de la unidad, siempre que se trate de funcionarios en cualquier grado del escalafón
del Nivel Ejecutivo, Suboficiales, Patrulleros, Agentes, personal No Uniformados, y en el escalafón de
Oficiales hasta el grado de Capitán.
 El Administrador Funcional de la herramienta GECOP, será el responsable de asignar el rol denominado

“Director, Visualiza Director”, “Enviar a Aprobar”, “VerGrupos”, (entre otros de carácter sensible), así como
el rol de “seguimiento”, al funcionario que se delegue en cada unidad para realizar este procedimiento de
control dentro del Sistema. Así mismo, deberá asignar los responsables de ventanillas cuando se trate de
funcionarios del escalafón de Oficiales en los grados de Mayor, Teniente Coronel, Coronel, Brigadier
General, Mayor General y General, lo anterior con el fin de evitar llamados de atención por parte de la
Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional.
Por otro lado, será responsabilidad de los Jefes de Gestión Documental, instruir al personal de las unidades por
la adecuada selección de los códigos y tipos documentales en el GECOP, para su organización adecuada dentro
de los expedientes electrónicos según corresponda, sin que esto signifique desconocer la responsabilidad directa
que les atañe a los productores documentales en cuanto al manejo y uso de los documentos electrónicos al
interior de cada grupo o dependencia según sus funciones misionales.
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3.3 Perfiles/Roles y Permisos.
En el Gestor de Contenidos Policiales (GECOP), se establecieron los siguientes perfiles y/o roles con los permisos
asignados a cada uno de ellos, así:
PERFILES Y/O
DESCRIPCIÓN PERMISOS
ROLES
 DOC PENDIENTES: Digitales y Electrónicos (borradores, por corregir, por
aprobar y por firmar).
 @Doc. Electrónico.
 Mis tareas.
 Seg. Tareas.
 ENVIAR - Traslado de Documentos.
 RECURSOS HUMANOS - Administrar Documentos, Personas, Carpetas
Virtuales y Búsqueda Específica.
 INF. DIGITALIZADA - Digitalización, Consulta y Generar Rótulo.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Tablas Maestras (Estructura Documental,
Disposición Final, Soporte, Versionamiento y Series o Subseries); Cuadro
de Clasificación (Registro); TRD (Registro); Expedientes Electrónicos
(Conformación, Consulta Individual, Inventario y Consulta pendientes a
transferir); Ciclo del Expediente (Transferencias y Eliminación, consulta
Transferencias procesadas).
 RADICACIÓN – Pre-radicación, Digitalizar Documento, Completar
Radicado, Radicación de Entrada, Radicación de Salida.
 CONSULTAR – Mis Documentos, Doc. Electrónicos, Documentos
Recibidos, Documentos Enviados, Documentos Gestionados,
Permite ingresar a cualquiera
Documentos Trasladados, Pendientes por Completar, Trazabilidad de un
Administrador de las opciones disponibles
Documento, Búsqueda Inteligente, Manual Usuario y Ventanillas únicas
dentro del sistema.
GECOP.
 BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 PLANILLAS – Planilla 472, Buscar Envío y Reporte 472.
 GESTIONAR – responder Documentos.
 CONSULTAR RADICAR – Histórico radicar, radicados Pendientes,
Radicado Histórico entrada, Radicado Histórico Salida.
 ADMINISTRACIÓN – Administración de tareas, Cambio
Resp.Seguimiento, Dashboard, Secuencias, Área, Días no Hábiles,
Usuarios (Búsqueda de Usuarios, Nuevo Usuario y Consulta Usuario),
Cambio de Archivo, Tablas Maestras, Consulta Administradora, Consulta
Estadística, Notas de Versión, Notificaciones, Sistema (Diccionario de
Datos, Tipos de Documentos, Tablas de Usuarios Internos y Tablas de
usuarios Externos), Utilidades.
 FLUJOS – Administrar Flujos, Estado de Flujos y Alarmas de Flujos.
 PERSONALIZAR – Particulares, Grupos y Perfil de Usuario.
 REPORTES – Formato FUID, Reporte de Radicados, Auditoria, Auditoria
Usuarios, Auditoria Áreas, Tablero de Control Seguimiento y Salida por
Dependencias.
 DOC PENDIENTES: Digitales.
 Mis tareas.
 RECURSOS HUMANOS - Personas.
Permite administrar el módulo
 CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
de RH para la creación y / o
Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
AdministrarPersonasRH modificación de información
Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
sobre las historias labores del
personal activo de la entidad.
Gestión a:.
 PERSONALIZAR – Perfil de Usuario.
 REPORTES – Salida por Dependencias.
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 Mis tareas.
 RECURSOS HUMANOS - Administrar Documentos y Búsqueda
Permite administrar el módulo Específica.
de RH para la creación y / o  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
AdministrarRH modificación de información Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
sobre las historias labores del Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
personal activo de la entidad.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite cambiar el usuario Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
responsable de seguimiento de Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
AdminSeguimiento
las tareas en todas las  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
unidades. Gestión a:.
 ADMINISTRACIÓN – Cambio Resp.Seguimiento.
 Mis tareas.
Permite la modificación tales
como al adición de hojas o
Agregar Folio Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
imágenes de documentos ya
cargados en el sistema.
Gestión a:.
 DOC PENDIENTES: Digitales y Electrónicos (por aprobar).
 @Doc. Electrónico.
Permite aprobar la creación de
 Mis tareas.
documentos electrónicos en el
sistema antes de ser firmados
Aprobador digitalmente con el fin de poder
corregir posibles errores como
lo pueden ser por redacción y/u
Gestión a:.
ortográficos entre otros.
 PERSONALIZAR –Perfil de Usuario.
 Mis tareas.
Permite mostrar, consultar y  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
exportar información específica Enviados, Documentos Gestionados, Búsqueda Inteligente, Manual
Busquedainteligente de un documento radicado en el Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
sistema cuando no se cuenta  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
con el número del radicado. Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite cambiar un documento
CambioDocumento  ADMINISTRACIÓN – Cambio de Archivo.
cargado en el sistema por otro.
 Mis tareas.
 RECURSOS HUMANOS - Carpetas Virtuales.
Permite la creación de las
carpetas donde de guarda los
CarpetasVirtualesRH tomos con los que se elaboran
las historias laborales de las
personas de la entidad.
Gestión a:.
Permite crear o actualizar los  DOC PENDIENTES: Digitales.
CCD cuadros de clasificación  Mis tareas.
documental.  GESTIÓN DOCUMENTAL – Cuadro de Clasificación (Registro).
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Gestión a:.
 Mis tareas.
CifrarDocumento Permite cifrar un documento. Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
Gestión a:.
 Mis tareas.
 RADICACIÓN – Completar Radicado.
Enviados, Documentos Gestionados, Pendientes por Completar,
Permite completar la pre Trazabilidad de un Documento, Manual Usuario y Ventanillas únicas
CompletarRadicado
radicación de un documento GECOP.
Gestión a:.
 ADMINISTRACIÓN – Consulta Administradora.
 REPORTES – Reporte de Radicados, Salida por Dependencias.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Expedientes Electrónicos (Consulta
pendientes a transferir).
Permite ver los expedientes  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
ConsPendientes electrónicos pendientes a Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
transferir. Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
Gestión a:.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Ciclo del Expediente (Consulta
Transferencias procesadas).
Permite ver los expedientes
electrónicos que ya fueron
ConsProcesadas Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
procesados - transferidos al
archivo histórico.
Gestión a:.
 DOC PENDIENTES: Digitales y Electrónicos (borradores, por corregir, por
aprobar y por firmar).
 Mis tareas.
Permite realizar consultas de  RADICACIÓN – Completar Radicado.
información sobre los  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
Consulta documentos creados en el Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
administradora sistema cuando no se conoce el Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
número de radicado o son  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
creados hace mucho tiempo. Gestión a:.
Consulta Historias Permite consultar las historias  Mis tareas.
Laborales laborales del personal no activo.  INF. DIGITALIZADA - Consulta y Generar Rótulo.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Consulta pendientes a transferir).
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Gestión a:.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Consulta pendientes a transferir).
Permite realizar la consulta de
ConsultaDocElec los documentos electrónicos en
estado borrador
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite realizar consultas sobre
Enviados, Documentos Gestionados, Manual Usuario y Ventanillas únicas
las estadísticas de la
consultaestadisticas GECOP.
documentación gestionada en
el sistema.
Gestión a:.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL –Consulta Individual.
Permite realizar la consulta de  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
los expedientes electrónicos Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
ConsultaExp
creados en el sistema de forma Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
automática o manual.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite realizar consultas a la Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
base de datos de la Manual Usuario, Ventanillas únicas GECOP y Consultar Radicar (Histórico
ConsultarRadicar
documentación histórica del Radicar).
sistema RADICAR.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite que los grupos creados
en el sistema puedan ser
Creapublico Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
visualizados para todos los
usuarios que los utilicen.
Gestión a:.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Expedientes Electrónicos (Conformación).
Permite la creación o  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
conformación de los Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
CrearExp
expedientes electrónicos Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
manualmente en el sistema.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
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 Mis tareas.
Permite descargar a un medio Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
Descarga físico los documentos del Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
sistema.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite descargar los Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
Descargar Historia documentos del sistema que Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
Laboral son historias laborales del  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
personal inactivo. Gestión a:.
 ADMINISTRACIÓN – Consulta Estadística
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Consulta Individual.
 RADICACIÓN – Digitalizar Documento.
Permite digitalizar los
documentos físicos para
Digitalización Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
completar el proceso de
radicación.
Gestión a:.
 Mis tareas.
 INF. DIGITALIZADA – Digitalización.
Permite Digitalizar los
Digitalización Historias Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
documentos de las hojas de
Laborales Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
vida
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite que el sistema visualice
a todos los directores como
Directores Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
remitentes para la firma de
documentos electrónicos.
Gestión a:.
Permite editar, Modificar y/o  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Editar Historia Laboral eliminar un radicado marcado Gestión a:.
como una historia laboral (HL).  PERSONALIZAR – Perfil de Usuario.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Expedientes Electrónicos (Conformación).
Permite realizar modificaciones Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
Editarpdf
en los documentos. Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
Gestión a:.
Permite editar, Modificar y/o  DOC PENDIENTES: Digitales.
EditarRh eliminar un documento en el  Mis tareas.
módulo de Recursos Humanos.
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Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite realizar modificaciones
EditExp Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
en los expedientes electrónicos.
Gestión a:.
Permite que se elabore, edite y  DOC PENDIENTES: Digitales y Electrónicos (borradores, por corregir.
borre el documento electrónico.  @Doc. Electrónico.
Puede aprobar y firmar los  Mis tareas.
documentos que sean de su  Seg. Tareas.
competencia y los que no,  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
pueden enviarlos a aprobación Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
Elaborador
y/o firma. Los documentos en Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
estado Borrador solamente  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
podrán ser editados, corregidos Gestión a:.
y guardados por el usuario  PERSONALIZAR – Perfil de Usuario.
Elaborador y éste iniciará el flujo  REPORTES – Salida por Dependencias.
del documento nuevamente.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Ciclo del Expediente (Transferencias y
Eliminación).
Permite eliminar expedientes
electrónicos en la fase de
EliminaCentral Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
eliminación en el archivo
central.
Gestión a:.
 Mis tareas.
Eliminación).
Permite eliminar expedientes
electrónicos en la fase de
EliminaGestión Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
eliminación en el archivo de
gestión.
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite que los documentos de
origen electrónico sean
EnviaraAprobar Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
aprobados por uno o más
aprobadores en el sistema.
Gestión a:.
 DOC PENDIENTES: Digitales y Electrónicos (por firmar).
 Mis tareas.
Permite a los remitentes de los Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
Firmador documentos de origen Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
electrónicos firmar digitalmente.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
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 Mis tareas.
Permite realizar la firma digital
del inventario documental de los
FirmarIndice Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
expedientes electrónicos
creados en el sistema.
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite realizar la firma digital Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
FirmarDocumento de los documentos realizados Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
de origen electrónico.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite la creación del índice
del inventario documental de los
GeneraIndice Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
expedientes electrónicos en el
sistema.
Gestión a:.
 Mis tareas.
Este Rol Permite buscar y
gestionar un radicado sin
importar que área lo produzca.
Gestionarexternos Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
Puede visualizar cualquier
documento producido por la
Gestión a:.
Empresa.
 Mis tareas.
 ENVIAR - Traslado de Documentos.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Expedientes Electrónicos (Inventario y
Consulta pendientes a transferir); Ciclo del Expediente (Transferencias y
Eliminación, Consulta Transferencias procesadas).
Permite tener acceso al sistema
 RADICACIÓN – Radicación de Entrada, Radicación de Salida.
para la administración de la
gestión documental por
Gestor Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
unidades, también permite
asignar permisos a los usuarios
normales.
Gestión a:.
 ADMINISTRACIÓN – Área, Usuarios (Búsqueda de Usuarios, Nuevo
Usuario y Consulta Usuario), Consulta Estadística,
 PERSONALIZAR – Particulares, Grupos y Perfil de Usuario.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Expedientes Electrónicos (Inventarios).
Permite consultar y exportar del
Inventario sistema el reporte de la gestión
documental de las áreas.
Gestión a:.
Permite modificar los
 Mis tareas.
metadatos: Detalle y Tipo de
ModificaMetadata  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
marco en los documentos
electrónicos.
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Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite la gestión de salida de
correspondencia de las
ventanillas, el sistema permite
GECOP.
Planillas crear planillas de
correspondencia, Buscar
Gestión a:.
envíos y Generar reportes de
 PLANILLAS – Planilla 472, Buscar Envío y Reporte 472.
las planillas.
 Mis tareas.
Permite la recepción de los  RADICACIÓN – Pre-radicación.
documentos que llegan a las  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
ventanillas donde el sistema Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
PreRadicacion asigna un número de radicado a Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
los documentos para seguir con  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
la fase de radicación de los Gestión a:.
documentos.  ADMINISTRACIÓN – Consulta Administradora.
 Mis tareas.
Permite realizar la radicación de Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
RadicacionCorta un documento en un solo paso Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
a través del botón Radicar.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 Mis tareas.
 RADICACIÓN – Radicación de Entrada.
Permite la radicación de los  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
documentos que entran de Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
RadicacionEntrada
entidades externas a las Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
ventanillas de correspondencia.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 Mis tareas.
 RADICACIÓN – Radicación de Salida.
Permite la radicación de los
documentos que salen de las
RadicacionSalida diferentes ventanillas de
correspondencia a nivel interno
entre áreas.
Gestión a:.
 Mis tareas.
 RADICACIÓN – Radicación de Entrada, Radicación de Salida.
Permite gestionar y radicar la  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
correspondencia de entrada y Enviados, Documentos Gestionados, Manual Usuario y Ventanillas únicas
Radicador
salida de las ventanillas de GECOP.
correspondencia de la entidad.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
Permite generar el reporte de la  DOC PENDIENTES: Digitales.
ReporteRadicados asignación de los documentos  Mis tareas.
radicados por áreas.
Página: 15 de 139
 GESTIÓN DOCUMENTAL –Expedientes Electrónicos (Inventario y

Consulta pendientes a transferir); Ciclo del Expediente (Transferencias y
Eliminación, consulta Transferencias procesadas).
 RADICACIÓN – Digitalizar Documento, Radicación de Entrada,
Radicación de Salida.
GECOP.
Gestión a:.
 Mis tareas.
Permite generar los reportes Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
Reportes parametrizados en el sistema Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
de salida por dependencia.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:.
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Expedientes Electrónicos (Inventario)
Permite amarrar los
ResponderDocumentos documentos con sus
respuestas.
Gestión a:.
Permite administrar los  Mis tareas.
permisos para compartir la  Seg. Tareas.
gestión de órdenes que tienen  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
asociadas tareas entre áreas y Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
Seguimiento usuarios, adicional a esto Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
permite realizar el seguimiento  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
de los tiempos de cumplimiento Gestión a:
de las mismas a través de un  ADMINISTRACIÓN – Administración de tareas.
usuario responsable.  PERSONALIZAR – Perfil de Usuario.
 REPORTES – Salida por Dependencias
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – Tablas Maestras (Estructura Documental,
Disposición Final, Soporte, Versionamiento y Series o Subseries).
Permite la parametrización de la
TABLASGD estructura para la gestión
documental
Gestión a:
 ADMINISTRACIÓN – Administración de tareas.
 Mis tareas.
 RADICACIÓN – Pre-radicación.
Permite la visualización del
Tablero de Control para el
TCSeguimiento Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
seguimiento de la gestión de
Tareas.
Gestión a:.
 REPORTES – Tablero de Control Seguimiento y Salida por Dependencias.
Página: 16 de 139

 Mis tareas.
Permite realizar transferencia Eliminación.
de los expedientes electrónicos  CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos
que hayan cumplido su tiempo Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
TransPrimaria
de vigencia en el archivo de Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
gestión para pasar al archivo  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
central. Gestión a:
 Mis tareas.
Eliminación.
Permite realizar transferencia
de los expedientes electrónicos
TransSecundaria que hayan cumplido su tiempo
de vigencia en el archivo central
para pasar al archivo histórico.
Gestión a:
 Mis tareas.
 GESTIÓN DOCUMENTAL – TRD (Registro).
Permite crear o actualizar las Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
TRD tablas de retención en el Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
sistema.  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
Gestión a:
 Mis tareas.
 RADICACIÓN – Radicación de Salida.
Permite radicar documentos de Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
Usuario Normal
salida. Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
Gestión a:
 PERSONALIZAR – Grupos y Perfil de Usuario.
 Mis tareas.
Permite la visualización de los
VerGrupos grupos de contactos que se
configuren en el sistema.
Gestión a:
 Mis tareas.
Permite visualizar los directores Enviados, Documentos Gestionados, Trazabilidad de un Documento,
de cada área o unidad cuando Manual Usuario y Ventanillas únicas GECOP.
VisualizaDirector
sean destinatarios de un  BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de
documento. Gestión a:
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Nota: Para efectos aclaratorios, es importante precisar que las características, roles, funciones etc., definidas,
han sido establecidas por parte de la Policía Nacional y ejecutadas por el desarrollador del aplicativo, motivo por
el cual, cualquier modificación que se pretenda sobre los mismos, deberá ser coordinada de manera
mancomunada.
4. DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN EL GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP).
La generación de documentos electrónicos por medio del aplicativo Gestor de Contenidos Policiales (GECOP),
será una actividad que se desarrollará paulatinamente al interior de la institución, iniciará con algunos tipos
documentales específicos como es el caso del “Memorando Electrónico, Comunicación Oficial con Plazo y
Comunicación Oficial Electrónica”, para posteriormente implementar los demás documentos que sean necesarios,
lo cual permitirá generar una verdadera dinámica y conciencia ambiental y administrativa en cada funcionario de
la Policía Nacional.
- Para el adecuado uso de la herramienta tecnológica con sus nuevas funcionalidades, se hace necesario
señalar algunas definiciones procedimentales y técnicas así:
Se contará con un solo usuario elaborador, uno o varios aprobadores “revisores” (según la necesidad del
documento) y un único usuario remitente “firmante”; lo anterior con la finalidad de ejercer un control más efectivo
sobre el procedimiento y el uso de documentos electrónicos, así como con la información registrada en los meta
datos del sistema.
4.1. Usuario Elaborador.
Es el funcionario (usuario) que produce el documento electrónico, es el único que podrá editar el texto original del
documento electrónico por medio del sistema GECOP, entre sus privilegios tiene la opción de aprobar y firmar
los documentos que sean de su competencia, y los documentos que no lo sean podrá enviarlos a otro usuario
para su aprobación y/o firma según corresponda.
- Los documentos en estado “Borrador”, únicamente podrán ser editados o corregidos por el usuario
elaborador.
- El usuario elaborador podrá eliminar en cualquier momento el documento electrónico antes de ser
firmado digitalmente.
4.2. Usuario Aprobador (revisor).
Es el usuario que tiene la función de revisar el contenido y particularidades generales del documento electrónico
según corresponda, este usuario no podrá realizar la edición o corrección sobre el texto recibido en su bandeja
del GECOP; en el evento que el documento requiera ser corregido por cualquier circunstancia, el usuario
aprobador podrá hacer el registro de un comentario (justificación) en el sistema y deberá realizar la devolución
del documento electrónico al usuario de origen es decir al “usuario elaborador”, para que éste último realice las
correcciones a que haya lugar. (Los usuarios aprobadores pueden ser múltiples según lo determine el usuario
elaborador).
 Si el documento electrónico requiere más de un aprobador, el procedimiento a seguir es:
- El usuario aprobador realizará la correspondiente revisión del documento electrónico y una vez avalado
el contenido del mismo, deberá reenviarlo al siguiente aprobador para su revisión; este procedimiento
deberá ser repetido por cada uno de los aprobadores que requiera la comunicación y/o el documento
electrónico antes de ser firmado digitalmente.
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- Una vez culminada la etapa de revisión de la Comunicación Oficial Electrónica, esta deberá ser enviada
por parte del usuario aprobador, al usuario responsable de firmar digitalmente. Asimismo, y una vez el
usuario remitente o firmante culmine la acción de firmar el documento electrónico, éste será enviado por
el sistema de forma automática con destino al usuario seleccionado como destinatario.
- Se debe tener en cuenta que los Documentos que van a ser firmados por el señor Director o Subdirector
General, deberán ser enviados a aprobar por cada uno de los señores secretarios privados.
4.3. Usuario Remitente (Firmador).
Es el usuario que firma el documento electrónico después de asegurarse que el mismo no presenta novedad
alguna en su forma y contenido y que el documento ya ha pasado por los filtros que corresponden a los usuarios
responsables de la revisión del mismo. (Después de firmado el documento electrónico, no podrá realizarse
ninguna acción diferente a la de consulta).
- Para poder firmar el documento electrónico por medio del aplicativo GECOP, el usuario firmador debe
haber realizado previamente el proceso de generación del Certificado de Firma Digital directamente
en el aplicativo denominado Portal de Servicios Internos (PSI), por medio de la opción “utilitarios”.
- El usuario remitente (firmador), al igual que el usuario elaborador, podrá realizar la acción de rechazar
o eliminar el documento electrónico.
- Firmante principal: en caso de ausencia de un señor Director, Jefe Oficina Asesora o Comandante de
unidad, se delegará como “encargado” de la unidad a otro funcionario según corresponda, con el fin
de que pueda firmar digitalmente los documentos electrónicos; las órdenes para el encargo deben
ser publicadas en cada unidad por parte de los grupos de Talento Humano bien sea mediante (Orden
Administrativa de Personal u Orden Interna según corresponda), la cual deberá ser firmada por los
señores Directores, Jefes de Oficinas Asesoras, Comandantes de Región, Metropolitanas,
Departamentos y Escuelas de Formación, con el objetivo de dar soporte jurídico al responsable que
asume el encargo de la unidad.
4.4. Destinatarios.
Son los funcionarios o (usuarios) a quienes se requiere enviar el documento electrónico firmado digitalmente,
bien sea para conocimiento o emisión de una respuesta y/o la realización de algún tipo de gestión administrativa
frente al mismo.
Por la opción de grupos, se podrá enviar el documento a varios destinatarios.
4.5. Anexos.
El sistema permitirá anexar archivos en formato PDF y PDF/A, hasta antes que se estampe la firma digital, por
motivos de integridad, inalterabilidad, y seguridad del documento electrónico con Firma Digital, y espacio de
almacenamiento en las bases de datos.
- Por beneficio de las bases de datos y el procesamiento técnico del sistema, el tamaño de los archivos
anexos no puede superar las 10 MB.
- Cada archivo anexo no puede superar un tamaño de 25 (Mb) y no se pueden agregar más
de 10 documentos por comunicación oficial.
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4.6. Tablas de Retención Documental (TRD) – responsables “Jefes de Gestión Documental” de cada
unidad.
Herramientas que permitirán el registro adecuado de las series y subseries documentales autorizadas para cada
unidad o dependencia productora, las cuales se encuentran asociadas a cada dependencia adscrita a las
unidades, este elemento coadyuvará a que una vez cumplido el tiempo de retención del documento electrónico
en la etapa de Archivo de Gestión, se realice la migración o (transferencia manual) de esta información al
repositorio del Archivo Central y de la misma manera del Archivo Central al Archivo Histórico, teniendo en cuenta
el procedimiento definido para cada serie o subserie documental.
- Para esta actividad se podrá dejar constancia de las transferencias realizadas, mediante la opción de
consultas de transferencias procesadas.
- Las Tablas de Retención Documental (TRD) definidas para las dependencias de la Institución, estarán
ajustadas de acuerdo a la misionalidad, funciones y necesidades administrativas de las mismas, por tal
motivo los documentos producidos serán únicamente los señalados en las TRD correspondientes para
cada unidad.
- En caso de ser necesario los Jefes de Gestión Documental son los encargados de realizar las
actualizaciones de las plantillas de TRD Y CCD de acuerdo a las necesidades plasmadas por los
integrantes de sus unidades, para posteriormente ser remitidas al Área de Archivo General para su
respectivo cargue.
- El formato de comunicación oficial que se encuentra publicado en la Suite Visión Empresarial (SVE),
permanecerá vigente para su utilización en los casos en que fuere necesaria la generación de
documentos en soportes físicos (usos internos o externos); en caso contrario se hará uso del formato o
plantilla para documentos electrónicos con firma digital (Memorando Electrónico, Comunicación Oficial
Electrónica con Plazo y Comunicación Electrónica), que será controlada por la herramienta tecnológica
GECOP.
4.7. Logosímbolos.
Podrán ser modificados únicamente por los administradores Técnico y Funcional de la herramienta GECOP,
teniendo en cuenta la certificación de Calidad establecida para cada unidad policial a nivel nacional.
Sin embargo, será responsabilidad de los Jefes de Gestión Documental de las unidades, reportar
oportunamente a los administradores de la herramienta, las novedades de las dependencias que no cuenten
con los Logosímbolos de calidad y/o los cambios en la certificación de calidad.
4.8. Fuente.
Deberá utilizarse el tipo de fuente denominado “Arial” en un tamaño de letra de 10 a 12 (el tamaño de la letra
dependerá de la extensión de la comunicación o cantidad de texto que contenga el documento). El sistema
permite el ajuste de tamaño de la letra entre 10,11 y 12.
4.9. Visto bueno y/o aprobado.
Para la elaboración de las comunicaciones oficiales electrónicas en las que se requiera el visto bueno o
aprobación por parte de superiores jerárquicos, se deberá tramitar el documento al usuario aprobador (revisor),
quienes deberán autorizar o no el requerimiento elevado mediante la comunicación oficial electrónica, dejando
registrados los correspondientes comentarios con la orden o disposición pertinente, quedando la trazabilidad
del trámite correspondiente, lo que permitirá así el normal desarrollo del conducto regular con la instancia
pertinente.
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5. FIRMA DIGITAL
El Artículo 7 de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones”, establece que “cuando cualquier norma exija la presencia de una
firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se
entenderá satisfecho dicho requerimiento si, a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de
un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto
confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado”.
 La firma digital es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento
matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite
determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial
no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
 Igualmente, y de conformidad con el principio de equivalencia funcional, para los casos que se exija firma
manuscrita en los documentos elaborados en soportes físicos, es decir, en papel, los documentos
electrónicos deberán satisfacer este mismo requisito.
La firma digital permite proporcionar al documento electrónico las siguientes características:
1. Identificación: avalar la identidad del firmante de manera única, demostrando que es él, y nadie más, quien
ha firmado el documento.
Existen dos tipos de finalidades de la autenticación:
 Identificación del origen de los datos: el identificado tiene relación con los datos consignados, le pertenecen
y lo vinculan con el mensaje enviado.
 Identificación de entidades: permite comparar los datos enviados con los datos almacenados en las bases y
que han sido enviados anteriormente.
2. Integridad: asegurar que el contenido de un mensaje de datos ha permanecido completo e inalterado,

independiente de los cambios que hubiera podido sufrir el medio en el que está contenido como resultado del
proceso de su transmisión, archivo o presentación.
3. No Repudio: es la garantía para que no puedan ser negados los mensajes en una comunicación electrónica.
Existen dos tipos:
 No repudio en origen, de tal manera que el emisor no pueda negar el mensaje que ha enviado así quiera
negar tal comunicación.
 No repudio en destino, que garantiza al emisor que su comunicación ha sido recibida sin que el receptor
pueda negar tal comunicación.
El concepto general de firma digital incluye cualquier método o símbolo basado en medios electrónicos que tuviera
por finalidad identificar a una persona, sin que tenga que dar integridad al mensaje que acompaña.
Dentro de las firmas electrónicas encontramos la firma digital, que corresponde al nivel más alto de seguridad
La Policía Nacional a la fecha cuenta con la certificación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia
(ONAC), como entidad certificadora cerrada, lo que permite asignar usuarios para la firma digital por parte de la
Oficina de Telemática (OFITE), por intermedio del aplicativo Portal de Servicios Internos (PSI).
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Al momento de realizar la utilización de la firma digital, los usuarios de la institución deberán conocer las
responsabilidades a las que estamos sujetos en el contexto disciplinario, penal y administrativo, frente al manejo
indebido de las firmas digitales, así:
Ley 599 de 2000 “por la cual se expide el código penal” título IX delitos contra la fe pública, capítulo tercero de la
falsedad en documentos artículos 286, 287, 291, 292, 293, 294, 295, 296.
Ley 1015 de 2006 “por medio de la cual se expide el Régimen Disciplinario para la Policía Nacional”, título VI de
las faltas y de las sanciones disciplinarias capítulo I, Clasificación y descripción de las faltas, Artículo 34. Faltas
gravísimas. Numeral 30, literales a al e.
Ley 734 de 2006 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Capítulo I, faltas gravísimas, articulo 48
literal 43.
6. DESCRIPCIÓN GRÁFICA Y TÉCNICA PARA LA ELABORACIÒN, APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ELECTRÓNICO Y LA ESTAMPA DE LA FIRMA DIGITAL, POR MEDIO DEL GESTOR DE CONTENIDOS
POLICIALES (GECOP).
6.1. Funciones:
IMAGEN DESCRIPCIÓN
Trazabilidad del Documento Electrónico:
Sirve para ver la trazabilidad del documento electrónico todo el ciclo de vida.
Trazabilidad del Documento:

Sirve para ver la trazabilidad del documento durante los trámites.
Anexos:
Permite adicionar, escanear, eliminar y consultar documentos adicionales al documento actual.
Estos deben ser archivos PDF.
Comentarios:
Permite adicionar y visualizar comentarios acerca del documento electrónico actual.
Aprobar:
Acción ejecutada por el usuario Aprobador que indica que se está de acuerdo con el documento
en su forma y contenido.
Enviar a Aprobar:
Sirve para reenviar el documento electrónico a otro usuario para que le dé su aprobación.
Enviar a Firmar:
Permite enviar el documento electrónico al usuario Firmador para que realice la acción de
Firmar.
Firmar Documento:
Esta acción realiza la radicación del documento, se firma el documento electrónico utilizando el
certificado digital personal y se realiza la estampa de tiempo.
Devolver:
Retorna el documento electrónico al usuario Elaborador para que realice las correcciones.
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Rechazar:
Acción de eliminar el documento electrónico y todos sus anexos.
Realiza la búsqueda por los grupos creados y parametrizados en el menú Personalizar opción
de Grupos y que se han configurado como tipo de grupo General. Adicionalmente hace la
validación de acuerdo a la estructura orgánica de la institución.
Realiza la búsqueda por los grupos creados y parametrizados por la opción de Dependencias
y que se han configurado como tipo de grupo Ventanilla.
Realiza la búsqueda dentro de los usuarios activos dentro de la unidad a la que pertenece el
usuario que está realizando el documento.
6.2. Iconos funcionales de los Documentos Electrónicos:
- Para la gestión de un documento electrónico se tienen las siguientes funcionalidades las cuales pueden
o no estar disponibles de acuerdo al estado y los roles del usuario:
ESTADO DEL
FUNCIONALIDADES DISPONIBLES
DOCUMENTO
Elaboración
Editar y/o
Corregir
Por Aprobar
Aprobado
Por Firmar
6.3. Creación de un Documento Electrónico:
- Seleccione en el menú principal la opción”@Doc. Electrónico”.

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6.4. Diligenciamiento de las Pestañas (Datos, Meta-Datos y Documento)
6.4.1. Pestaña “Datos”
El sistema muestra un formulario o plantilla con la información básica que requiere ser diligenciada para iniciar
la elaboración de un nuevo documento electrónico.
6.4.1.1. Tipo Documental: seleccione el tipo documental deseado desde la lista que se encuentra parametrizada
en el sistema, así:
Página: 24 de 139
 Comunicación Oficial Electrónica: de aplicación y uso de todos los funcionarios y/o usuarios de la
Institución.
 Comunicación Oficial con Plazo: de aplicación y generación exclusiva de los señores Directores, Jefes
de Oficinas Asesoras, Comandos de Región, Metropolitanas, Departamentos, Escuelas de Formación y
sus respectivos Secretarios Privados.
Este formato tiene la misma finalidad que el Memorando Electrónico, salvo que será utilizado cuando la
orden necesite ser registrada en dos o más páginas.
 Memorando Electrónico: de aplicación y generación exclusiva de los señores Directores, Jefes de

Oficinas Asesoras, Comandos de Región, Metropolitanas, Departamentos, Escuelas de Formación y sus
respectivos Secretarios Privados.
Formato que deberá ser utilizado cuando la orden pueda ser registrada en una sola página, este
documento será elaborado exclusivamente por el señor comandante o secretario privado de las unidades
policiales.
6.4.1.2. Remitente (firmador): el sistema por defecto mostrará automáticamente los datos del usuario
que está generando y/o elaborando el documento electrónico, si el “Usuario Remitente o firmador” es diferente
al usuario que está elaborando el documento, se deberá seleccionar el correspondiente nombre dentro de la
lista de los usuarios de la unidad.
6.4.1.3. Destinatario (s): es el o los funcionarios y/o ventanillas seleccionadas a quienes se requiere
enviar el documento electrónico firmado digitalmente, ya sea para conocimiento o emisión de una
respuesta y/o la realización de algún tipo de gestión administrativa frente al mismo.
 Icono:
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Se podrá realizar la búsqueda de Destinatarios por las opciones “Grupos, Ventanillas o Personal”.
6.4.1.4. Grupos: en esta funcionalidad los funcionarios o usuarios del GECOP a nivel nacional, tendrán la
posibilidad de crear o personalizar grupos de ventanillas vinculando a las dependencias o funcionarios de su
unidad, los cuales podrán ser visualizados únicamente por el usuario que conformo dicho grupo de trabajo.
Para ubicar una ventanilla en el sistema, ingrese la palabra (Abreviada) de la unidad que desea buscar y oprima
el botón denominado “Grupos”.
El sistema muestra los grupos que dentro de la descripción del ejemplo contienen la palabra “DEBOY”, tal y como
se muestra a continuación:
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Seleccione la unidad dando clic en el nombre del grupo demarcado con “color azul” para que el sistema agregue
a los destinatarios y los ubique al lado derecho inferior de la pantalla (Destinatarios adicionados), tal y como se
muestra a continuación:
Repita la acción si se desea adicionar más destinatarios, cuando termine de adicionar los destinatarios dar clic
en Aceptar:
El sistema cambiará el color del icono de negro a verde cuando se ha seleccionado al menos un
destinatario activo, así:
Si por el contrario no ha seleccionado al menos un destinatario, el sistema mostrará el siguiente mensaje de

alerta:
 Grupos Personalizados
Creación:
Cada usuario de GECOP podrá crear y parametrizar grupos de personas o dependencias de su unidad, por el
Menú Personalizar, Grupos. Estos serán visibles únicamente por el creador de estos grupos.
Página: 27 de 139
Para esto solo debe dar clic en el botón “Nuevo Grupo” y el sistema le muestra una pantalla, donde puede crear
diferentes tipos de grupos según la necesidad:
- Grupo de contactos cuya finalidad es similar a una lista de distribución, por lo general su uso será privado.
- Grupos Asociados donde se pueden unir varios grupos de la misma unidad.
- Áreas Asociadas donde los integrantes corresponden a cada responsable del área.
Debe diligenciar los siguientes campos:
- Nombre Corto: La sigla del grupo.
- Descripción del Grupo: El nombre completo del grupo.
- Asociar Contactos
Página: 28 de 139
Dé clic en el icono Agregar Contacto, y realice la adición de los integrantes del grupo.
Dé clic en el botón Guardar.
Se repite el mismo proceso para crear el grupo de Soporte Administrativo.
Creación Grupos de “Grupos de Contactos”
Realice la creación del grupo al cual tendrá asociado más grupos siguiendo los pasos vistos anteriormente.
Página: 29 de 139
Dé clic en el botón Agregar Grupo.
Realice la búsqueda de los grupos creados previamente a los cuales tenga la necesidad de asociar.
Dé clic en el botón Guardar.

Página: 30 de 139
Edición Grupos
Ingrese al menú principal.
Realice la búsqueda del grupo el cual desea modificar.
Dé clic en el botón Editar.
El sistema le permite adicionar más información o editar el nombre del grupo, la descripción o la marcación de
público. Realice la acción y finalice dando clic en el botón guardar.
Página: 31 de 139
Eliminación Grupos
Ingrese al menú principal.
Realice la búsqueda del grupo el cual desea Eliminar.
Dé clic en el botón eliminar.
Dé clic en el botón OK si está seguro de la eliminación.

Página: 32 de 139
Tenga en cuenta que si el grupo está vinculado a otro grupo no se permite la eliminación, por lo tanto,
asegúrese que no exista ninguna asociación del grupo que desea eliminar.
Dé clic en el botón eliminar, el sistema le muestra en pantalla que el grupo se eliminó con éxito.
Visualización Grupos Personalizados
Los grupos personalizados se pueden visualizar con un icono de color azul a la hora de seleccionar los
destinatarios en el proceso de elaboración del documento electrónico.
Dé clic en el botón Destinatarios del documento electrónico.
Realice la búsqueda del Grupo destino y dé clic en el botón Grupos.

Página: 33 de 139
Seleccione el Grupo para que el sistema muestre en pantalla los nombres de los destinatarios y dé clic en el botón
Aceptar.
Parametrización de Grupo General
Adicionalmente encontrará unos grupos que están representados por un icono de color verde los cuales
corresponden a las áreas que fueron marcadas en el campo Tipo de Área como General.
El destinatario que el sistema visualiza a la hora de seleccionar el grupo de color verde es el que este
parametrizado como responsable del área.
Página: 34 de 139
6.4.1.5. Copias: seleccione la opción denominada “copias” (se envía únicamente para conocimiento del
documento electrónico) a quien se quiere enviar el documento después de que este se convierta en documento
digital, oprimiendo el icono de color negro que aparece en la opción como se muestra a continuación.
- Al ingresar, el sistema muestra la siguiente pantalla:
- Puede realizar la búsqueda por la denominación “Grupos, Ventanilla o Personal”. (Ver descripción en el
detalle de la función).
- Ingrese la palabra abreviada de la unidad que desea buscar y oprima el botón de Grupos o de ventanillas.
- El sistema muestra los grupos o las ventanillas que dentro de su descripción contienen la palabra MEBUC
(para el ejemplo) como se muestra a continuación:
Página: 35 de 139
- Seleccione la unidad dando clic en el nombre del grupo de color azul para que el sistema adicione a los
destinatarios al lado derecho (Copias adicionados) como se muestra a continuación:
- Repita la acción si se desea adicionar más copias, cuando termine de adicionar el o los destinatarios a
“Copias adicionados”, dar clic en Aceptar:
- El sistema cambia el color del icono de negro a verde cuando se ha seleccionado al menos una copia,
así:
6.4.1.6. Asunto: espacio destinado para describir en síntesis la información que ha sido registrada en el
cuerpo del mensaje del documento electrónico; es importante tener en cuenta que la descripción registrada
debe contener datos o palabras claves, con el fin de facilitar la ubicación del documento en las bases de datos
del sistema “búsqueda inteligente”.
- En este campo se deben registrar de manera obligatoria, como mínimo 5 palabras en letra minúscula
(Max. 500 caracteres), con el fin que el sistema permita avanzar al siguiente paso del procedimiento.
Página: 36 de 139
6.4.1.7. Ubicación: seleccione el Departamento desde donde se está elaborando el documento

electrónico.
- Después seleccione la ciudad perteneciente al Departamento previamente seleccionado y que el sistema

despliega en la parte inferior, como se muestra a continuación:
6.4.1.8. Clasificación de la Información: espacio destinado para seleccionar la clasificación del documento
según la confidencialidad de la información registrada en el mismo: (Pública “VISIBLE”, Pública Clasificada “NO
VISIBLE” y Publica Reservada “NO VISIBLE”).
Lo anterior en concordancia con lo establecido en la Ley 1712 del 06/03/2014 “Por medio de la cual se crea la
Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
 Publica (Visible): es aquella información que es visible para los funcionarios que se encuentren dentro de
la trazabilidad o el flujo del documento electrónico.
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 Publica Clasificada (No Visible): Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto
obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona
natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las
circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18
de la Ley 1712 de 2014.
 Publica Reservada (No Visible): Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto
obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y
bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el Artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.
6.4.1.9. Observaciones: se diligencian cuando se quiere ampliar información del trámite o gestión del
documento (no es un campo de diligenciamiento obligatorio).
6.4.1.10. Radicados a Responder: este campo se autocompleta desde el sistema, cuando se responde
el documento con el icono denominado como “Responder Documento”; asimismo el sistema permite ingresar
manualmente la información del radicado a responder en el evento que sea necesario.
Una vez finalizados los correspondientes registros de información en los campos de la plantilla del documento
electrónico, se debe dar clic en el icono o botón denominado , con lo cual el sistema mostrará el
siguiente mensaje donde se observa el número único del nuevo documento electrónico guardado, así:
- En la parte inferior de los Datos Básicos se puede visualizar el detalle del estado del documento, el
elaborador, aprobadores, firmador y el usuario actual que tiene el documento con la fecha y la hora de
guardado.
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6.4.2. Pestaña “Meta-Datos”
La segunda pestaña o plantilla que se deberá diligenciar obligatoriamente para la generación del documento
electrónico, se denomina “Metadatos”, en la cual se deben diligenciar los campos exigidos por el sistema. (Los
datos que presentan un símbolo de asterisco (*) son de obligatorio registro en el sistema).
Plantilla “Metadatos” en la generación del Memorando Electrónico
- Para el siguiente ejemplo se mostrará el campo “metadatos” de un Memorando Electrónico:
6.4.2.1. Tipo de Tema: seleccione una opción dentro de la lista.
- Administrativo: se refiere a órdenes del resorte laboral administrativo de una unidad.

- Operativo: se refiere a órdenes del resorte laboral con alcance operativo de una unidad.
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6.4.2.2. Fecha: escoja la fecha del documento electrónico dentro del calendario que muestra el sistema.
6.4.2.3. Tipo Marco: seleccione una opción dentro de la lista desplegada, de acuerdo a la unidad donde
se esté generando la orden.
- Dirección: Para uso exclusivo de la Dirección General de la Policía Nacional

- Otras Unidades: Para uso de unidades diferentes a la Dirección y Subdirección General
- Subdirección: Para uso exclusivo de la Subdirección General de la Policía Nacional
6.4.2.4. Detalle del Marco: dependiendo del “tipo de marco” seleccionado anteriormente, se
desplegarán las opciones del campo “detalle de marco” (series y subseries) según la orden administrativa
que se vaya a realizar en la dependencia productora del documento electrónico.
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6.4.2.5. Serie: seleccione una opción dentro de la lista desplegada, la información se visualiza de
acuerdo a la Tabla de Retención Documental (TRD) cargada en el sistema y autorizada para cada
Dependencia.
6.4.2.6. Subserie: seleccione una opción dentro de la lista desplegada, la información se visualiza de
acuerdo a la Tabla de Retención Documental (TRD) cargada en el sistema y autorizada para cada
Dependencia.
Una vez finalizada la etapa del registro de información en la pestaña de “Meta-Datos”, la plantilla se visualizará
como se muestra en el siguiente ejemplo:
- Dar clic en el botón o icono para almacenar las últimas adiciones realizadas en la pestaña
“Meta-Datos”, del documento electrónico, posteriormente a esta acción el sistema mostrará el siguiente
mensaje:
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- Si existe información que no se ha diligenciado y la cual es de obligatorio diligenciamiento, el sistema

mostrará el siguiente mensaje de advertencia.
6.4.3. Pestaña “Documento”
En la última pestaña denominada “@ Documento”, podrá visualizar el formato del documento electrónico, con la
información previamente registrada en las pestañas “Datos” y “Meta-Datos”, por parte del usuario elaborador.
También se podrá observar el logosímbolo de calidad autorizado para la unidad; para la actualización o cambio
podrá remitirse al ítem (logosímbolo).
En esta etapa el usuario elaborador debe registrar el contenido o texto que disponga según la necesidad de la
orden o el tipo documental que se esté elaborando.
Ejemplo: formato del tipo documental “Memorando Electrónico”.
- Al crear un nuevo documento la visualización del documento electrónico, sin importar que tipo
documental se haya seleccionado, se verá en PDF en la pestaña Documento como se muestra en la
siguiente pantalla:
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- En la parte superior del documento se podrá visualizar un mensaje de advertencia que le indica que el
tamaño máximo del documento que se está elaborando no puede superar los 10 MB, adicional a esto le
muestra el tamaño en el que va el documento elaborado hasta el momento de la visualización, así:
- Para utilizar el Editor del sistema ingrese por el botón ubicado en la parte superior
derecha así:
- Allí encontrará el Editor a usar en la elaboración de los documentos electrónicos, donde podrá diligenciar
la información necesaria como lo muestra la siguiente pantalla:
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- Una vez editado el documento guarde los cambios utilizando el botón ubicado en la
parte superior derecha como lo muestra la siguiente pantalla:
- Si se desea ver el documento elaborado en PDF hasta el momento, utilice el botón

ubicado en la esquina superior derecha como lo muestra la siguiente pantalla:
En la Vista Previa visualice el documento en formato PDF como quedaría después de guardar los cambios y
listo para iniciar el flujo documental, así:
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Para regresar a continuar con la edición del documento, hágalo con el botón ubicado en la parte
superior derecha, así:
- Una vez termine la edición del documento y guarde los cambios, cierre la pantalla emergente con la
usual del navegador, como se muestra en la siguiente pantalla:
- Si al cerrar el editor le aparece el siguiente mensaje:
- De clic en la palabra aquí, para que su documento se actualice con los últimos cambios hechos en el
editor, como se muestra en la siguiente pantalla:
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- Tenga en cuenta que, si el tamaño del documento que se está elaborando sobrepasa el tamaño permitido
en la edición, el sistema informará mediante el mensaje de advertencia, ahora de color naranja, que el
tamaño está por encima del permitido, como se muestra en la siguiente pantalla:
- Al salir del editor el sistema muestra el siguiente mensaje que indica que no se puede trabajar con un
documento de más de 10 MB, como se muestra en la siguiente pantalla:
6.4.3.1. Edición del Documento Electrónico: para realizar la edición y/o corrección de un documento
electrónico ingrese a la opción “Doc. Pendientes”, así:
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- En la pestaña Electrónicos y dentro de ésta, en la sub-pestaña deberá ir a la opción “Borradores”.
- Como también en la sub pestaña de “Por Corregir”:
- Allí encontrará todos los documentos por corregir, por lo cual es preciso indicar que esta acción únicamente
podrá ser realizada por parte del “Usuario Elaborador” del documento electrónico.
- Dar clic en el número único del Documento Electrónico a corregir, en esta opción podrá realizar la edición
del documento, así:
- En la pestaña “Datos” edite la información que requiera.

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- Así mismo edite en la pestaña “Meta-Datos”.
- Para la pestaña “Documento”, regrese al ítem: Pestaña “Documento”
- Recuerde que al adicionar archivos anexos al documento, es necesario dar clic en el botón ,
para que el sistema actualice estos cambios, caso en el cual el sistema mostrará el siguiente mensaje:
6.5. Enviar a Aprobar Documento Electrónico:
- Este proceso lo podrá realizar cuando el documento esté terminado por parte del usuario elaborador.
6.6. Enviar a aprobar
- Ubíquese dentro del documento en cualquiera de las pestañas Datos, Meta-Datos o Documento y dé
clic en el icono u opción denominada “Enviar a aprobar” , así:
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- El sistema muestra la siguiente pantalla, dé clic en el icono “usuario” :
- Seleccione el usuario a quien desea remitir el documento para su respectiva aprobación (revisión), y
adicione el comentario pertinente. Escriba el nombre del usuario (funcionario) seleccionado para la
aprobación o revisión del documento, dentro de la lista desplegada del personal de su unidad, a través
del con el icono. .
Imagen 1.
Imagen 2.
- Seleccione el usuario designado como aprobador (revisor), dando clic sobre el nombre escogido, evento
en el cual, el sistema adicionará al funcionario al lado derecho de la pantalla tal y como se muestra a
continuación:
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- Una vez adicionado el usuario correspondiente, el icono se tornará de color negro a verde indicando que
el sistema ya contiene la información. Adicione el comentario correspondiente para la aprobación del
documento electrónico y dé clic en Aceptar.
- Después de enviado el documento electrónico al usuario aprobador, el sistema mostrará el siguiente

mensaje:
- Adicionalmente el sistema enviará de forma automática la siguiente notificación al correo electrónico del
usuario “Aprobador”:
6.7. Aprobar el Documento Electrónico:
 El usuario aprobador podrá realizar el correspondiente procedimiento, una vez este seguro que el
documento electrónico no presenta errores en su forma y contenido.
- Ingrese a la opción “Doc. Pendientes”.

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- El usuario visualiza el documento en la pestaña “Electrónicos” y dentro de ésta en la sub pestaña “Por
aprobar”, allí encontrará los documentos pendientes por revisar por parte del usuario Aprobador.
- Acceda al contenido del documento dando clic en el número correspondiente al mismo.
- Ubíquese dentro del documento en cualquiera de las pestañas (Datos, Meta-Datos o Documento),
verifique el contenido del documento y si está de acuerdo con el mismo dé clic en el botón Aprobar
.
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- El contenido del documento electrónico el cual se encuentra en formato PDF/A, lo podrá observar el
usuario Aprobador por medio de la pestaña denominada “Documento”, tal y como se muestra a
continuación:
- Si el usuario aprobador, no tiene observación alguna respecto del contenido del documento electrónico
podrá aprobarlo por medio del icono , evento en el cual el sistema reflejará el mensaje que se
muestra a continuación, donde deberá dar clic en la opción denominada “OK”, así:
- Luego de aprobado el documento electrónico el sistema mostrará el siguiente mensaje:
- Una vez realizada esta actividad el sistema actualizará la información concerniente a la trazabilidad del
documento electrónico.
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6.8. Devolver Documento Electrónico:
En el caso que el usuario “Aprobador” decida que se debe efectuar alguna modificación en el contenido del
documento electrónico, deberá realizar el procedimiento señalado a continuación, para que el sistema devuelva
el documento electrónico al usuario “Elaborador”, así:
- Acceda a la información del documento por medio de cualquiera de las pestañas (Datos, Meta-Datos o
Documento), dé clic en el icono “Devolver”
- El sistema muestra el siguiente mensaje.
- Adicione el comentario relacionado con las observaciones por las cuales se realiza la devolución del
documento electrónico, y dé clic en el botón Aceptar:
- Una vez devuelto el documento electrónico se muestra el siguiente mensaje

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- Dicho documento se envía a la Bandeja de Pendientes del usuario Elaborador, quien podrá acceder al
mismo por medio de la carpeta Electrónicos - subcarpeta denominada “Por corregir” para su
correspondiente edición o corrección.
6.9. Rechazar o Eliminar:
- El procedimiento de rechazar o eliminar el documento electrónico cualquiera sea la causa, se podrá

realizar tanto al momento de elaboración o corrección del documento, como también durante el proceso
de estampado de la firma digital, es decir lo podrá realizar tanto el usuario Elaborador como el usuario
Firmador del documento electrónico.
- Ubíquese dentro de la información del documento desde cualquiera de las pestañas (Datos, Meta-Datos
o Documento) y dé clic en el botón
- El sistema envía el siguiente mensaje en donde advierte que no podrá recuperarse el documento
después de eliminarlo. Si está seguro de eliminarlo dé clic en el botón OK, como se muestra en la
siguiente pantalla:
- Después de eliminado se muestra el siguiente mensaje:

Página: 54 de 139
Código: 1GD-GU-
Fecha: de liberación GUÍA PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
6.10. Enviar a Firmar
- Este proceso lo podrá realizar tanto el usuario “Elaborador” como el usuario “Aprobador”, una vez se
tenga certeza de que el documento electrónico no necesita más aprobaciones.
- Ubíquese dentro del documento en cualquiera de las pestañas Datos, Meta-Datos o Documento y dé
clic en Enviar a firmar .
- El sistema muestra la siguiente pantalla, ingrese un comentario y dé clic en Aceptar.
- Y el sistema muestra el siguiente mensaje indicando que el documento ha sido enviado correctamente
para firmar.
- Adicionalmente envía la siguiente notificación al correo electrónico al usuario Firmador:

Página: 55 de 139
Código: 1GD-GU-
6.11. Firmar
- Este proceso lo podrá realizar el usuario seleccionado como “Remitente” (firmador), una vez esté seguro
del contenido del documento, en su forma y contexto general.
- Ingrese a la opción Doc. Pendientes.
- El usuario visualiza el documento en la pestaña de “Electrónicos” y dentro de este en la sub pestaña

“Por firmar”. Encontrará los documentos pendientes por aprobar por parte del usuario Firmador.
- Ingrese dando clic en el número del documento.
- Ubíquese dentro del documento en cualquiera de las pestañas Datos, Meta-Datos o Documento,
verifique que está de acuerdo con el documento y dé clic en el icono Firmar .

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Código: 1GD-GU-
- El sistema muestra el siguiente mensaje, dé clic en la opción OK si está seguro que desea firmar el
documento:
- Dé clic en el botón “Abrir SCElogicMonitor.
- El sistema le muestra la siguiente pantalla:
- Ingrese el número de identificación y contraseña de su Certificado Digital expedido por la “Public Key
Infrastructure” (Infraestructura de Llave Pública-PKI) de la Policía Nacional y que ha sido previamente
generado a través del Portal de Servicios Interno (PSI).
Página: 57 de 139
Código: 1GD-GU-
- Después de estar correctamente firmado el documento electrónico, se muestra el siguiente mensaje:
PUNTO DE CONTROL:
Qué: Tener Instalado el Software SCElogic Monitor.

Quién: Usuarios del GECOP – Policía Nacional – Telemático de la unidad.
Cuándo: se deberá realizar el ejercicio de generación del certificado digital a través del PSI para
acceder a la firma digital dentro de los documentos electrónicos.
Evidencia: Software Instalado en los equipos de Cómputo de los funcionarios.
- El sistema realiza la radicación del documento y lo deja firmado tal como se muestra a continuación:
- Dé clic en el icono .
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Código: 1GD-GU-
- Con el fin de verificar la información detallada del firmante como se muestra a continuación:
- Adicionalmente se envía la siguiente notificación al correo electrónico de los destinatarios del documento
electrónico en donde se les informa que tienen un documento digital en sus bandejas de pendientes
para la respectiva gestión:
- Al firmar el documento se debe tener en cuenta que se deben dejar 12 espacios en el cuerpo del
documento electrónico, desde el atentamente hasta el @firmar, lo anterior con el fin de que la firma
digital no quede aislada del cuerpo del documento. Asimismo no deben realizarse modificaciones al
encabezado, pie de página y los certificados del formato de documento electrónico establecidos en el
editor del Gecop.
Página: 59 de 139
Código: 1GD-GU-
6.12. Radicados a responder:
- Ingresar a la bandeja de Doc. Pendientes en la pestaña
- Allí visualizará los documentos pendientes por gestionar, ingrese al documento a responder dando clic
en el tipo de documento.
- Luego dar clic al botón responder documento
- Luego el sistema le permitirá elegir y crear la respuesta al documento a través de un documento

electrónico o un documento digital
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Código: 1GD-GU-
- Si la respuesta se emitirá a través de un documento Digital, deberá seguir el procedimiento establecido

para la creación del Documento Digital.
- Si la respuesta se emitirá a través de un documento electrónico, deberá seguir la ruta:
- Dé clic en Creación Documento Electrónico
- Registrar los datos solicitados en la pestaña datos siguiendo los pasos indicados en el contenido de la
presente Guía de Documento Electrónico con Firma Digital.
- En el campo “Radicados a responder” el sistema automáticamente vinculará el documento al cual se le

está dando respuesta o gestión.
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Código: 1GD-GU-
- Si se hace necesario agregar más radicados para dar respuesta, puede relacionarlos de forma manual,
escribiendo el número de radicado y seleccionándolo cuando el sistema lo autocomplete.
- Después de seleccionar los documentos a gestionar, debe mostrarse de la siguiente manera:
6.13. Documentos Adjuntos:
- Al dar clic en el icono denominado “ver documentos anexos” , el sistema mostrará la siguiente
pantalla en donde podrá adjuntar y eliminar archivos tipo PDF, PDF/A.
- El sistema realiza dos validaciones:
- No se permite adjuntar documentos PDF que superen los 25 MB de tamaño, para esto se puede visualizar
el siguiente mensaje inmediatamente después de ingresar por el botón de anexos.
- Adicional a esto, solo se puede adjuntar un máximo de 10 archivos en PDF.
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Código: 1GD-GU-
- Dé clic en el botón agregar para adicionar los documentos como anexos:
- Puede seleccionar documentos que tenga almacenados en algún tipo de dispositivo de almacenamiento
interno o externo, seleccionando los archivos con el botón “Choose Files” resaltado en rojo:
- Seleccione el archivo desde su tipo de almacenamiento como se muestra en la siguiente imagen:

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Código: 1GD-GU-
- En la pantalla se muestra el documento PDF que se anexó:
También se puede adicionar un archivo realizando el proceso de digitalización a través del escáner
dando clic en el botón que se muestra en la siguiente pantalla y siguiendo el proceso normal de escaneo
del sistema.
- Una vez se hayan adjuntado los archivos como anexos, el sistema muestra la siguiente pantalla donde
se puede visualizar todos los documentos, así:
NOTA: Al adjuntar un archivo en PDF/A, se deberá registrar y especificar dentro del espacio establecido para
tal fin dentro del documento electrónico, las características o particularidades del elemento que fue anexo, tal
como sucede en los documentos físicos, según lo establecido en la guía vigente sobre producción de
comunicaciones oficiales en la Policía Nacional, asi:
Ejemplo 1: Anexo: uno (15 folios).
Ejemplo 2: Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).
Ejemplo 3: Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
Ejemplo 4: Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).
Ejemplo 5: Anexos: siete (cuatro actas en 22 folios, un disco compacto, una bolsa con afiches y un CD-ROM).
Página: 64 de 139
Código: 1GD-GU-
- Adicionalmente puede eliminar documentos que se hayan anexado con el botón así:
- ¿El sistema preguntará “Está seguro que desea eliminar este documento anexo?” podrá dar clic en la
opción OK si realmente quiere eliminar el documento, de lo contrario deberá dé clic en la opción cancelar
“Cancel”.
- Si se trata de agregar un documento que sobrepasa el tamaño mínimo permitido el sistema muestra el
siguiente mensaje: “Uno o más archivos superan el límite permitido (25Mb)”.
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Código: 1GD-GU-
Si se trata de agregar más archivos de la cantidad máxima permitida, el sistema muestra el siguiente mensaje,
al tratar de adicionarlo: “Superó el límite de archivos permitidos en la carga (10).
6.14. Trazabilidad
- Al dar clic en el icono el sistema mostrara la siguiente pantalla en donde podrá ver la trazabilidad
del documento electrónico:
- Utilice el Scroll (resaltado en Rojo) para revisar la trazabilidad que se encuentra en la parte inferior.
6.15. Comentarios
- Al dar clic en el icono podrá visualizar los comentarios que se han registrado en cada etapa de
generación del documento (elaboración, aprobación y firma de los documentos).
Página: 66 de 139
Código: 1GD-GU-
- También podrá adicionar sus propios comentarios en el espacio de “Adicione aquí su comentario” y dé
clic en Enviar, como se muestra a continuación:
- El comentario realizado, lo podrá visualizar en la línea siguiente:
6.16. Documentos Pendientes
- Cuando selecciona en el menú la opción “Doc. Pendientes” el sistema muestra la cantidad de

documentos que se encuentran sin gestionar.
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Código: 1GD-GU-
- Estos están separados en dos pestañas, uno para los Documentos Digitales y otra para los Documentos
Electrónicos.
- Dentro de la pestaña “Electrónicos” el sistema muestra todos los documentos electrónicos que están sin
gestionar. Estos están separados en cuatro pestañas dependiendo de su estado (Borradores, Por
corregir, Por aprobar y Por firmar). Las últimas dos pestañas tienen su visualización condicionada, si el
usuario tiene o no permisos de aprobación y de firmado de documentos.
- La información que se muestra en cada pestaña está ordenada del documento más antiguo al más
nuevo y por lo siguientes parámetros:
- No. Documento
- Tipo de documento
- Remitente
- Destinatario
- Asunto
- Fecha de recibido
- Para gestionar un documento y que desaparezca de la bandeja debe abrir el documento dando clic en
el número de documento, realizando su gestión pertinente.
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Código: 1GD-GU-
6.17. Consultar Documentos
6.17.1. Electrónicos
- Para realizar la consulta de documentos electrónicos, ingrese a la opción Consultar, Doc. Electrónicos
como se muestra a continuación:
- Realice la consulta por fecha de elaboración o por número del documento.
- Ingrese un rango de fechas: Fecha inicial y Fecha final si la consulta es por fecha, dé clic en Buscar, así:
- El sistema muestra el resultado de la búsqueda ordenada por fecha del documento desde el documento
más antiguo hasta el más reciente de cada unidad:
 No. Documento
 Fecha de elaborado
 Usuario creador
 Usuario actual
 Estado
 Unidad
Página: 69 de 139
Código: 1GD-GU-
- Número del Radicado
- Para ver un documento electrónico debe abrir el documento dando clic en el No. Documento, así:
- El sistema mostrará cada una de las pestañas que hacen parte del documento electrónico en donde solo
podrá consultar la información (Datos, Meta-Datos y Documentos) y ver trazabilidad, adjuntos y
comentarios. (Botones habilitados únicamente) como se muestra a continuación:
Página: 70 de 139
Código: 1GD-GU-
- Si se quiere realizar la consulta por el número del documento, entonces deberá ingresar el número
correspondiente en el campo denominado “Número de documento” y dar clic en Buscar, así:
- Para ver un documento electrónico debe dar clic en “No.Documento”, así:
- El sistema mostrará la información de la forma descrita anteriormente.
6.17.2. Documentos Digitalizados
- Los documentos digitalizados se visualizan dentro de la pestaña de pendientes “Digitales” y se podrá

consultar como está establecido para la consulta de documentos digitales en el sistema GECOP, así:
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Código: 1GD-GU-
- El sistema muestra un icono adicional, en donde se puede visualizar la trazabilidad del documento
electrónico, en este icono solamente se podrán visualizar los documentos que se hayan creado de forma
nativa dentro del sistema.
- Encontrará un icono de comentarios donde podrá visualizar el historial de los mismos y agregar
nuevos comentarios si se requiere con la funcionalidad casilla de público.
- Dichos comentarios pueden quedar visibles para todos los destinatarios que reciben el documento si se
marca como o reservados (privados) si se deja sin marcar.
7. SEGUIMIENTO Y ASIGNACIÓN DE TAREAS
7.1. Definiciones: Para los efectos de interpretación de la presente guía, se tendrán como conceptos los
siguientes términos.
Orden: Es el mandato dado por el superior jerárquico o en antigüedad a un funcionario de la institución, de

obligatoria observancia, debe estar fundamentada en la Constitución, la Ley, los Decretos o los Reglamentos
Institucionales; ser precisa, clara y realizable; está dirigida a una persona o grupo individualizado de personas, y
debe ser motivada, escrita o verbal.
La orden es obligatoria, impugnable por vía jerárquica y si es ilegal acarreará tanto para el funcionario que la
emita como para el que la ejecute, responsabilidad disciplinaria y penal. Debe ser comunicada por un medio
idóneo y contener un plazo para su cumplimiento.
Tarea: Actividad pendiente a realizar por parte del usuario responsable del cumplimento, y/o actividad de
revisión y análisis a realizar pendiente por el usuario responsable del seguimiento; esta tarea se produce a
partir de la generación de un documento parametrizado bajo la modalidad “Seguimiento” y el cual requiere de un
seguimiento y control.
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Código: 1GD-GU-
 Usuario Responsable de Cumplimiento: Es el usuario o los usuarios destinatarios de un documento

parametrizado con la funcionalidad de seguimiento, los cuales deben cumplir la tarea impartida dentro del
plazo y periodicidad otorgada por la unidad productora de la orden.
Este puede dar cumplimiento a la tarea de dos formas:
a. Respuesta con un documento de origen digitalizado

b. Respuesta con un documento de origen electrónico
 Usuario Responsable de Seguimiento: Es el usuario designado en el momento de elaborar el documento,

como el responsable de verificar, controlar y validar que la orden impartida sea o no cumplida por parte del
Usuario Responsable del Cumplimiento.
Plazo: Es el tiempo máximo que tienen los funcionarios o las unidades competentes para dar respuesta a las
órdenes y tareas encomendadas por el mando correspondiente.
Periodicidad: Es la frecuencia o periodo en el que se debe dar cumplimiento a la orden o tarea por parte asignada
a los Usuarios Responsables. Esta se requiere en los casos en que la orden establezca una periodicidad para su
cumplimiento (diaria, semanal, quincenal, mensual, bimensual, bimestral, trimestral, etc.).
Prórroga: solicitud para prolongar el plazo en el que se debe cumplir la orden; esta solicitud la hacen los usuarios
responsables del cumplimiento mediante el diligenciamiento de un metadato (campo) en el sistema GECOP, en
el momento en que se está elaborando el documento de respuesta ya sea de origen digitalizado o electrónico.
Estado: Es el modo funcional en el que se encuentra un documento o una tarea cargada al usuario responsable
de ese cumplimiento; los estados por los que puede pasar un documento y/o una tarea son los siguientes:
 Trámite: Cuando se emite la orden y frente a la misma no requiere respuesta (no tiene plazo de
cumplimiento).
 Cumplida: Cuando la respuesta satisface las necesidades frente a lo ordenado.
 Incumplida: Cuando la respuesta no ha sido emitida por la unidad responsable (Usuario Responsable
de Cumplimiento) en el plazo establecido.
 Prorroga: Cuando el Usuario Responsable del Cumplimiento no puede emitir la respuesta dentro del
plazo establecido y solicita se le autorice un nuevo periodo para cumplir la tarea.
 No Cumple: Cuando el Usuario Responsable de Cumplimiento emite la respuesta, pero esta no cumple
con lo ordenado.
 Revisión: Cuando el Usuario Responsable de Cumplimento emite la respuesta, estando sujeta a revisión
de acuerdo a lo que se ordena.
 Con plazo: Cuando al documento electrónico se le parametriza una fecha de cumplimiento.
7.2. Funcionalidad de Asignación de Tareas (Órdenes)
Para realizar la asignación de las tareas se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
7.2.1. Elaborar Documento: El documento se elabora por la funcionalidad de “Documento Electrónico” con los
tipos documentales que previamente se hayan parametrizado y que requieren seguimiento.
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Código: 1GD-GU-
En la siguiente pantalla se muestran como ejemplo los dos tipos documentales que se tienen parametrizados en
GECOP para este efecto (Memorando Electrónico y Comunicación Oficial con Plazo):
7.2.2. Asignación de Tareas: Cuando el tipo documental requiere de un Seguimiento a la orden o tarea
impartida, el Usuario Elaborador asigna la tarea al Usuario Responsable del Cumplimiento y así mismo designa
al Usuario Responsable del Seguimiento de esa orden o tarea así:
7.2.2.1. Usuario Responsable de Cumplimiento: La asignación del responsable de la tarea se da al seleccionar

a él o a los “Destinatarios” como se muestra en la siguiente pantalla:
7.2.2.2. Usuario Responsable de Seguimiento: La asignación del Seguimiento se da al seleccionar el Usuario

en la pestaña de Seguimiento como se muestra en la siguiente pantalla:
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Código: 1GD-GU-
- Ingrese a la pestaña Seguimiento.
- Ingrese el nombre del Usuario Responsable del Seguimiento; si prefiere seleccione el nombre de la
persona responsable de la lista desplegable, dichos nombres corresponden a los integrantes de la misma
unidad.
2
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Código: 1GD-GU-
7.2.2.3. Tarea a Cumplir: La tarea y/o tareas a cumplir por parte del Usuario Responsable de Cumplimiento se
crean en la pestaña de Seguimiento como se muestra a continuación:
- Dé clic en el botón nueva tarea.
- El sistema muestra una ventana informativa donde deben diligenciar una serie de datos:
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Código: 1GD-GU-
7.2.2.4. No: Número de tarea automático, asignado por el sistema.
7.2.2.5. Asunto: Información descrita en el documento.
7.2.2.6. Descripción: Detalle de la tarea a realizar.
7.2.2.7. Plazo: Fecha límite del cumplimiento de la tarea. Dé clic en la flecha y en el calendario que aparece en
la ventana, seleccione la fecha requerida.
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Código: 1GD-GU-
7.2.2.8. Periodicidad: Frecuencia estipulada para dar cumplimiento a la tarea. Dé clic en el campo y seleccione
el tipo de periodicidad que se ajuste a la tarea.
- Si la tarea no tiene periodicidad debe seleccionar de la lista desplegable la opción “N/A”, si por el contrario es
periódica (diario, semanal, quincenal etc.) al momento de dar clic en el campo y escoger una opción de la lista,
el sistema le activa un nuevo campo donde es necesario incluir la fecha final de la periodicidad.
- El sistema permite asignar múltiples tareas repitiendo los pasos explicados en este punto.
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Código: 1GD-GU-
- Por último, dé clic en el botón Guardar.
- Después de realizado el proceso completo de elaboración del documento electrónico, firmarlo y radicarlo,
éste se convierte en un documento electrónico, el cual podemos ver en la siguiente pantalla:
7.3. Funcionalidad de dar Respuesta a las Tareas (Órdenes)
El Usuario Responsable de Cumplimiento, podrá visualizar las tareas pendientes por ejecutar de dos formar así:
7.3.1. Visualizar Tareas Opción 1: En la parte superior dar clic en el icono gris denominada “Mis
tareas”.
Página: 79 de 139
Código: 1GD-GU-
7.3.2. Visualizar Tareas Opción 2: En el menú principal ingresar a la opción “Mis tareas”.
El Usuario Responsable de Cumplimiento puede dar respuesta a la tarea de dos formas:
7.3.3. Respuesta con un documento de origen digitalizado: el usuario responde la tarea elaborando un
documento digitalizado y el sistema enlaza automáticamente la respuesta con la orden original. El proceso es el
siguiente:
- Ingrese al documento, por cualquiera de las dos opciones anteriormente descritas, al cual se va a dar
respuesta. EJ.- M-2017-000079-SUDIR.
- Dé clic en el icono verde denominado “Responder Documento”.

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Código: 1GD-GU-
- Dé clic en la opción Creación Documento Digital:
- Seleccione el tipo de documento con el cual se va a dar respuesta y la fuente, es decir desde el archivo
o desde el escáner.
- Para el ejemplo, se realiza desde el “archivo” y se adjunta el documento dando clic en la opción “Elegir
Archivos”.
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Código: 1GD-GU-
- Dé clic en el botón Crear Doc. Digital.
- El sistema le solicita realizar la indexación del documento, diligencie los campos requeridos como lo
requiere el procedimiento. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
- Realice la búsqueda a través del botón Ventanillas y dé clic en el botón Aceptar.

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Código: 1GD-GU-
 Serie y Subserie: Seleccione el dato correspondiente a la Tabla de Retención Documental de

cada unidad.
 Prorroga: Seleccione SI o NO, si requiere más tiempo para cumplir con la tarea asignada.
Página: 83 de 139
Código: 1GD-GU-
- Al finalizar el proceso el sistema genera el número de radicado con el que se da respuesta a la tarea,
- La tarea asignada cambia del estado “Con Plazo” al estado “Revisión” y adicional en el campo comentario
relaciona el radicado con el cual se dio respuesta y se puede acceder al documento.
7.3.4. Respuesta con un documento de origen electrónico: el usuario responde la tarea elaborando un
documento electrónico y el sistema enlaza automáticamente la respuesta con la orden original. El procedimiento
es el siguiente:
Nota: Es importante que la prorroga se solicite antes del vencimiento del plazo para cumplir la tarea.
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Código: 1GD-GU-
- Ingrese al documento, al cual va dar respuesta, EJ.- M-2017-000079-SUDIR.
- Dé clic en el icono verde Responder Documento.
- Dé clic en la opción Creación Documento Electrónico.

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Código: 1GD-GU-
- Dé clic en la opción Creación Documento Electrónico.
- Para una correcta elaboración del Documento Electrónico remítase al Ítem “Creación del documento
electrónico”
- Tenga en cuenta los siguientes pasos:
 Destinatarios: Se debe seleccionar la ventanilla de correspondencia de la Unidad a la que se le

emite la orden; es importante señalar que si la tarea va dirigida a los señores Directores, Jefes o
Comandantes de unidades externas, se deben buscar los destinatarios por la opción “Grupos”,
pues cuando se trata de unidades externas, el sistema solo permitirá visualizar las ventanillas
denominadas como GUGED.
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Código: 1GD-GU-
- Realice la búsqueda a través del botón Ventanillas y dé clic en el botón Guardar.
- En el campo Radicados a responder encontrará relacionado el número de documento al cual le está

dando respuesta; sin embargo cuando se trate de una tarea a responder también se debe seleccionar la
tarea clickeando en el espacio o recuadro destinado para tal fin.
- En la pestaña Meta- Datos, relacione si requiere Prórroga y adicional ingrese la serie y Subserie
correspondiente.
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Código: 1GD-GU-
- La tarea asignada cambia del estado en que está al estado “Prorroga”, para el ejemplo cambia de
Incumplida a Prórroga y adicional en el campo comentario relaciona el radicado con el cual se dio
respuesta y se puede acceder al documento.
7.4 Funcionalidad de Seguimiento
Para dar por cumplida la orden el Usuario Responsable de Seguimiento realiza el análisis si se puede dar por
cumplida o no y realiza el respectivo cambio de estado a Cumplida y/o al estado que corresponda.
- Los estados en los que puede estar una tarea son:
a. Cumplida: Si y solo si, el estado de todas las tareas está “Cumplida”.

b. Incumplida: Cuando al menos uno de los estados de las tareas está “Incumplida”.
c. No Cumple: Cuando al menos uno de los estados de las tareas está en “No Cumple”.
d. Revisión: Cuando al menos uno de los estados de las tareas está en “Revisión”.
e. Con Plazo: Cuando el plazo de las tareas no se ha vencido aún.
- El Usuario Responsable del Seguimiento puede acceder a la información de las tareas a través del menú
principal Seg. Tareas así:
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Código: 1GD-GU-
- En pantalla se visualiza las tareas a las cuales se debe realizar seguimiento, organizadas de forma
descendente por fecha de plazo. Para ver el detalle se debe dar clic en el No. Radicado.
- Adicional la vista de seguimiento muestra el estado de las tareas por colores.
- Dando clic en el icono de la lupa azul se puede acceder al detalle de la tarea.
- En la parte inferior se encuentran los destinatarios de las tareas, el estado de las mismas, adicional
permite visualizar la fecha que se asignó para el cumplimiento de la tarea, la fecha de entrega de la tarea
por parte del destinatario y el número de documento con el cual se dio respuesta.
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Código: 1GD-GU-
- Dando clic en el número del documento el responsable del seguimiento puede verificar las respuestas de
las tareas a las cuales se les está realizando seguimiento.
- Al colocar el mouse sobre el espacio de respuesta de cada tarea se activan dos iconos:
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Código: 1GD-GU-
- Cuando el responsable del seguimiento valida la información de la tarea, debe cambiar el estado según
corresponda e ingresar un comentario en el sistema usando los iconos correspondientes.
- Para el ejemplo, el primer destinatario responsable del cumplimiento, aunque respondió la tarea, ésta no
cumplió con la orden inicial, por lo tanto, el responsable del seguimiento de acuerdo a las instrucciones
recibidas en el área, cambia el estado de la tarea de Revisión a No Cumple.
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Código: 1GD-GU-
- El sistema automáticamente genera una notificación al responsable de la tarea, dicha tarea únicamente
cambia de estado a Cumplida cuando se realiza la labor de acuerdo a la orden impartida.
- Para el ejemplo, el segundo destinatario responsable del cumplimiento, solicitó prórroga la cual fue
concedida, por tanto, el responsable del seguimiento de acuerdo a las instrucciones recibidas en el área,
cambia el estado de la tarea de Prorroga a Con Plazo.
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Código: 1GD-GU-
- El sistema automáticamente genera una notificación al responsable de la tarea y éste a su vez puede
visualizar el cambio de estado en el menú de Mis Tareas.
- El primer responsable del cumplimiento, genera otro documento digital para dar respuesta a la orden
impartida, como se explicó en los pasos anteriores.
- Responde la orden.
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Código: 1GD-GU-
7.5 Pasos a realizar por el Responsable de Seguimiento:
Validar la información contenida en la respuesta del primer destinatario, recibida en la bandeja de Seguimiento
de Tareas.
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Código: 1GD-GU-
- Ingresar al detalle del documento por la opción:
- Cambiar el estado de acuerdo al análisis de cumplimento.
- En esta ocasión, el primer responsable del cumplimiento ejecutó la orden emitida, por esto el responsable
del seguimiento cambia el estado de la tarea a Cumplida.
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Código: 1GD-GU-
- Una vez se da por cumplida la tarea asignada, dicha tarea desaparece de la bandeja de Mis tareas del
responsable del cumplimiento.
- Cuando todos los destinatarios responsables del cumplimiento realicen la orden a satisfacción, la tarea
de seguimiento desaparece de la bandeja de pendientes del responsable del seguimiento.
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Código: 1GD-GU-
- De igual manera, la tarea desaparece de la bandeja de Mis tareas del segundo responsable del
cumplimiento por estar en estado Cumplida.
Es importante tener en cuenta los lineamientos para la elaboración y recepción de las órdenes mediante
memorandos, según la jerarquía establecida en la estructura orgánica de la Policía Nacional, teniendo claro lo
siguiente:
 La Dirección General (DIPON), Subdirección General (SUDIR) y la tercera Dirección en la línea de

mando podrán emitir órdenes mediante memorandos a todas las unidades policiales a nivel nacional.
 La Subdirección General (SUDIR) no podrá emitir órdenes mediante memorandos a la Dirección

General (DIPON).
 La Dirección de Seguridad Ciudadana (DISEC) no podrá emitir órdenes mediante memorandos a la

Dirección General DIPON ni a la Subdirección General (SUDIR).
 La Dirección de Seguridad Ciudadana (DISEC), tendrá posibilidad de emitir órdenes a las UNIDADES
OPERATIVAS.
 Las Direcciones, Oficinas Asesoras, Regionales, Metropolitanas y Departamentos podrán emitir

órdenes mediante memorandos al interior de su unidad.
 Las Regiones de Policía, podrán emitir órdenes a todas sus Metropolitanas y Departamentos de
Policía incluidas en la estructura orgánica.
 Cada una de las unidades operativas (Regiones de policía, Metropolitanas y Departamentos) podrán
emitir órdenes al interior de su unidad, teniendo en cuenta que los únicos que podrán elaborar órdenes
serán los señores Comandantes y Secretarios Privados.
 Las unidades que podrán visualizar los memorandos en toda la Policía Nacional serán la Dirección
General DIPON y Subdirección General SUDIR.
 Copia: se seleccionarán las siglas de las unidades destinatarias de acuerdo a la estructura orgánica
de la Institución y serán enviadas a los señores Directores, Jefes de Oficinas Asesoras y
Comandantes de Región, Metropolitanas, Departamentos, Escuelas de Formación y Secretarias
Privadas, ejemplo: SUDIR, DISEC, DEAMA, ESCER.
 Clasificación: (campo obligatorio), se mostrará una lista desplegable con las siguientes opciones:
 Pública: es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su
calidad de tal. (documento visible).
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Código: 1GD-GU-
 Pública Clasificada: es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en
su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural
o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las
circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares y privados consagrados en el
artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. (documento no visible).
 Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto
obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos
y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de Ley 1712 de
2014. (documento no visible)
 Contenido: (campo obligatorio), Se deberá diligenciar el campo el cual tendrá destinado un máximo
de 1400 caracteres. Si sobrepasa la cantidad de caracteres dispuestos, se deberá hacer uso del tipo
documental “comunicación Oficial”.
 Observaciones: (campo opcional), éste deberá diligenciarme por el usuario en un máximo de 300
caracteres.
 En casos de realizar actividades conjuntas donde intervengan varias unidades en la elaboración de

los documentos, el funcionario más antiguo será el responsable de la elaboración y de la firma digital
de éste, los demás interventores actuarán como revisores del documento, dejando la observación en
el campo de comentarios, quienes participaron en la elaboración del mismo.
7.6 Administración de Tareas
7.6.1 Compartir Tareas:
Inicialmente para poder asignar los permisos de compartir tareas en el menú de Administración de Tareas, se
debe realizar los siguientes pasos:
- El administrador funcional del Gestor de Contenidos Policiales GeCOP, debe ingresar al menú de
Administración – Usuarios – Búsqueda de Usuarios y desde esta opción otorgar el rol de
Seguimiento al usuario que sea el Responsable de Seguimiento de cada una de las unidades.
- Una vez otorgado este rol, el usuario Responsable de Seguimiento podrá tener acceso a la funcionalidad
“Administración de Tareas”, ingresando al menú Administración – Administración de Tareas, tal
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Código: 1GD-GU-
- Una vez el usuario responsable de seguimiento se encuentre en la funcionalidad de Administración de

Tareas, podrá asignar los permisos de compartir tareas a los usuarios que él requiera según la gestión a
realizar.
Se debe tener en cuenta que desde esta funcionalidad se pueden realizar dos acciones, las cuales son:
 Compartir las tareas para gestionarlas, a través de la activación del check “Permitir la gestión de las
tareas”.
 Compartir las tareas para sólo visualizarlas, sin activar el check “Permitir la gestión de las tareas”
- Para la asignación de los permisos el usuario responsable de seguimiento debe colocar el nombre del
área en el campo Buscar Área y dar clic en la lupa:
- Seleccione el área, el sistema muestra al digitar una lista desplegable donde se puede escoger el área
que se requiere.
- Seleccione el usuario que desea compartir sus tareas en el campo “1. Usuario que desea compartir tareas.”,
el sistema mostrará en una lista desplegable el listado de las personas del área previamente
seleccionada para escoger a quien corresponda.
-
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Código: 1GD-GU-
- Si requiere gestión de las tareas, procederá a buscar el área del usuario con el que necesita compartir
las tareas, el cual debe ser de la misma unidad.
- Seleccione el área del usuario 2 con el que se va a compartir las tareas y a gestionar las tareas.
- ¿Luego proceda a seleccionar el check de gestión “Permitir la gestión de las tareas?”.
- Agregue al usuario que desea ver las tareas.
- Dé clic en el botón Agregar Usuario.
- Por último, el sistema mostrará el usuario que van a poder ver y gestionar las tareas (Carlos Alberto
Jiménez – usuario 2) del usuario (Diego Andrés Villanueva – usuario 1).
7.6.2 Visualizar Tareas:
Para el Usuario que se ha seleccionado en la Administración de Tareas, cuando el check de gestión esté
deshabilitado, el sistema permitirá visualizar en Mis Tareas las tareas propias y las del usuario con que se están
compartiendo.
- También podrán ver las tareas en el momento de elaboración del documento electrónico para
seleccionarlas y de esta manera puedan quedar marcadas como cumplidas en el seguimiento.
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Código: 1GD-GU-
- En el Botón de la parte superior derecha de GeCOP en Mis Tareas.
Nota: Las personas que se agreguen para solo visualizar las tareas no podrán dar respuesta, solo podrán
consultar la información; esto aplica cuando los usuarios están por encargo y no pertenecen a la misma unidad.
7.6.3 Condiciones de uso
Los usuarios a quienes se les otorgan los permisos anteriores podrán realizar operativamente las siguientes
acciones dentro de la aplicación:
Al Usuario 2 que le comparten tareas del Usuario 1:
 Visualizará las tareas del Usuario 1 sumadas a las suyas en el menú de Mis Tareas.
 El usuario 2 podrá gestionar las tareas del Usuario 1 de la misma forma que hace gestión de las suyas
siempre y cuando se haya hecho previamente la activación del check de gestión en la funcionalidad de
Administración de tareas.
 Se visualizará la trazabilidad del usuario que hizo la gestión de las tareas.
Usuario 2 que puede ver tareas de Usuario 1:
 El usuario 2 en la elaboración del documento electrónico podrá ver la siguiente información de las tareas
pendientes por cumplir del Usuario 1:
 No. Radicado.
 No. Tarea.
 Asunto.
 Estado.
 Fecha del plazo.
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Código: 1GD-GU-
En las Tareas a responder.
 El usuario 2 podrá seleccionar una o varias de esas tareas que se darán por cumplidas en el módulo de
seguimiento cuando el documento sea firmado y radicado.
 Solamente los usuarios que tengan asignados los roles AdminSeguimiento y Seguimiento, podrán
asignar el Usuario 2.
7.7 Cambiar el Usuario Responsable de Seguimiento
A través de la asignación del rol Adminseguimiento que asignará el administrador funcional de GeCOP, se podrá
modificar el usuario responsable de seguimiento de cada una de las unidades.
La funcionalidad se visualizará en el Menú Administración – Cambio Resp. Seguimiento de la siguiente

manera:
El Gestor Documental de cada una de las unidades, podrá realizar el cambio del Usuario Responsable de
Seguimiento, diligenciando los siguientes datos:
- Dé Clic en “Cambio Resp. Seguimiento” y luego digite el No. de la Tarea.
- El sistema traerá automáticamente los siguientes datos: No. del Documento (Radicado) de la tarea que
se ingresó, Responsable Actual donde se muestra el nombre de la persona que se va a cambiar, en el
campo de Nuevo Responsable, se podrá seleccionar el nuevo nombre del nuevo responsable de
seguimiento y por último en el campo del Motivo, el usuario justificará el cambio de responsable, luego
de clic en el botón cambiar.
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Código: 1GD-GU-
- Posteriormente el sistema le pedirá confirmación del cambio a través del siguiente mensaje:
- De clic en el botón de Aceptar si la acción es correcta, sino de clic en el botón Cancelar. Una vez se haya
realizado el cambio, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
7.7.1 Reglas.
 La búsqueda será excluyente para los criterios.

 El nuevo responsable de seguimiento debe tener el rol de Seguimiento de la unidad que
generó la tarea.
 El usuario que tendrá los permisos de esta nueva funcionalidad es el Gestor únicamente.
 El gestor debe tener asignado el rol de AdminSeguimiento para poder cambiar el
responsable.
 El Gestor solo podrá hacer cambios de responsable de seguimiento de las tareas y
documentos emitidos por su unidad.
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Código: 1GD-GU-
 El usuario que tenga el rol de AdminSeguimiento y Administrador, podrá hacer cambios

de seguimiento de cualquier unidad, este perfilamiento debe ser con previa autorización de
la Subdirección General de la Policía.
 El sistema permitirá cambiar el responsable de seguimiento de la tarea en cualquier estado.
7.8 Adicionar la Periodicidad de la Tarea
- Ingrese al menú Seg.Tareas, ubicado en el lado derecho del sistema.
- Una vez se muestre las tareas en la grilla, seleccione la tarea a la cual se le adicionará la periodicidad
dando clic en la Lupa ubicada al lado derecho del Estado de la tarea.
- Una vez se ingrese al detalle de la tarea a la que se le va a asignar la periodicidad, dar clic en el botón
de agregar periodicidad.
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Código: 1GD-GU-
- El sistema mostrará la ventana de Datos de la tarea con la periodicidad actual N/A así:
- Desplegar de la lista, la periodicidad que corresponda según el plazo y la orden.
- Una vez seleccionada la periodicidad, el sistema solicita que se agregue el Fin Periodicidad, el cual se
diligencia en el formato: Día/ Mes / Año, luego dar clic en el botón “Actualizar”.
- Adicionada la periodicidad y se actualice la tarea, el sistema mostrará la tarea de la siguiente manera:

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Nota: Tener en cuenta que una vez actualizada la periodicidad no se puede modificar.
7.8.1 Reglas.
 El sistema permitirá realizar la adición de la periodicidad de la tarea únicamente cuando ésta no haya sido
asignada en el momento de la creación de la tarea.
 El sistema guardará auditoria de esta acción.
 El sistema guardará en la trazabilidad del documento electrónico en el @, la acción de adición de la

periodicidad de la tarea asociada con el siguiente mensaje: “Activación de la periodicidad para el
seguimiento”.
 Esta acción la podrá realizar únicamente el responsable de seguimiento de cada una de las
unidades ingresando al detalle de la tarea en el menú de Seg.Tareas.
7.9 Restricción Campo Descripción Tareas.
En la creación del documento electrónico que da origen a la tarea, en la pestaña de Seguimiento, se procede a
la creación de tareas. Deberá seleccionar el Responsable de Seguimiento, luego dar clic en el botón de Nueva
Tarea, el sistema muestra el formato para diligenciar los datos que conformarán la tarea a cumplir, como se
muestra a continuación.
- Luego, el sistema muestra los datos de No: y Asunto de la tarea de forma automática, los campos:
Descripción, Plazo y Periodicidad, se deben diligenciar de forma manual por el elaborador de la tarea.
Para el campo Descripción, se debe colocar obligatoriamente mínimo 5 palabras como se muestra a
continuación, luego dar clic en el botón “Guardar”.
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- Después de guardar la creación de la tarea, el sistema muestra el siguiente mensaje:
- El sistema no permitirá guardar la creación de la tarea si la descripción no está con las 5 palabras
mínimas, mostrando el siguiente mensaje: “Debe verificar los siguientes campos:*Pestaña de
Seguimiento. La Descripción debe contener mínimo 5 palabras”.
- Inicialmente el Administrador Funcional del sistema GeCOP, debe asignar el rol “ModificaMetadata” al
usuario Responsable de Seguimiento de cada unidad que requiera realizar este tipo de modificación
en los documentos electrónicos. Posteriormente, deberá ingresar al documento electrónico que desea
modificar, y ubicarse en el botón “Información adicional del documento”.
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- Una vez se ingrese a la pestaña, el sistema muestra el detalle de los metadatos ingresados al momento
de crear el documento electrónico de la siguiente manera:
Para realizar la modificación del Tipo de Marco y Detalle de Marco, se realiza los siguientes pasos:
- Para el ejemplo, se tomó en el Tipo de Marco: Subdirección y en el Detalle de Marco:

Extraordinaria, como se muestra en la imagen anterior. Los campos Tipo de Marco y Detalle de
Marco, deben tener al final una X y no estar sombreados, lo que indica que esta información se puede
editar.
- Posteriormente, se procede hacer el cambio de Tipo de Marco seleccionando de la lista desplegable el

nuevo Tipo de Marco.
- Igualmente para el cambio de Detalle de Marco, según el Tipo de Marco escogido en el paso anterior,
se selecciona de la lista desplegable el nuevo Detalle de Marco.
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Por último, la modificación de la Metadata queda de la siguiente manera:
- Pasó de Tipo de Marco: Subdirección a Otras Unidades y de Detalle de Marco: Extraordinaria a

Trámite.
7.10 Consulta Estado de Tareas Cumplidas
- Para ingresar a revisar la consulta de Tareas Cumplidas, se debe ingresar al Menú Seg.Tareas.
- Ingrese a la opción Buscar:
- Ubicar el criterio de búsqueda Estado, para filtrar por el estado Cumplida.

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- El sistema traerá los resultados de la búsqueda por el estado Cumplida y se visualizará de la siguiente
manera en la grilla.
- Una vez se muestre la información, el usuario podrá ver el detalle de la tarea cumplida dando clic en la
lupa.
Donde se muestra todo el detalle de la tarea de la siguiente manera:
7.11 Funcionalidad Buscar mis Tareas.
- Ingresar al sistema GeCOP en el menú de Mis Tareas.

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El sistema mostrará la grilla de todas las tareas que el usuario tenga asignadas para su gestión de la siguiente
manera:
- Para poder realizar la búsqueda de mis tareas, se debe desplegar la flecha de búsqueda ubicada en la
parte superior derecha del menú Mis Tareas.
- Una vez desplegada la funcionalidad de búsqueda, el sistema mostrará los criterios por los cuales se
puede realizar consultas: No. radicado, No. Tarea, Remitente, Asunto, Descripción y Estado. Luego,
el usuario puede escoger todos o uno de los criterios para realizar las consultas que desee, una vez
escogido el criterio, dar clic en el botón “Buscar”.
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Por último, el sistema mostrará el resultado de la búsqueda de la siguiente manera:
- Ingresar al sistema GeCOP, luego dar clic en el botón ubicado en la parte superior derecha del sistema.
- Al abrir la opción, el sistema mostrará los documentos electrónicos pendientes por firmar desde el más
antiguo hasta el más reciente, dé clic en el documento que se deba firmar y continúe con la gestión
normal del documento.
7.12 Consulta Detalle de Marco.
- Ingresar al menú de Seg.Tareas

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- Dar clic en la flecha de búsqueda desplegable ubicada en la parte superior derecha de la opción
Seg.Tareas.
- Luego de desplegarse la opción Buscar, seleccionar de la lista del campo Detalle de Marco el Detalle
de Marco que desea consultar, por Ejemplo: Consejo Ministerial.
-
- Una vez se haya seleccionado el Detalle de Marco a consultar, dar clic en el botón “Buscar”. Después, el
sistema mostrará el resultado de la búsqueda en la grilla de la siguiente manera mostrando el Detalle de
Marco Consejo ministerial.
- Para consultar el detalle de las tareas consultadas, dar clic en la

Página: 113 de 139
7.13 Número de Radicado en el Detalle de la Tarea
- Ingresar al sistema GeCOP en el menú Seg Tareas.
- Seleccionar la tarea que se va a consultar para ver el detalle, dando clic en el ícono de la lupa
- Una vez ubicado en la tarea, en la parte superior de la misma se puede ver el número de radicado del
documento que da origen a la tarea, como se muestra a continuación.
7.14 Unidad y Dependencia en Destinatario
- Ingresar al sistema GeCOP en el menú Seg Tareas.
- Seleccionar la tarea que se va a consultar para ver el detalle, dando clic en el ícono de la lupa
Página: 114 de 139
- Una vez ubicado en la tarea, en la parte de inferior de la misma en Destinatarios se puede ver el nombre
del responsable de la tarea con la sigla de la unidad a la que pertenece, como se muestra a continuación.
7.15 Traslado De Tarea.
El traslado de la tarea consiste en pasar la tarea cargada de un usuario a otro, este procedimiento se realiza por
medio de Enviar/Traslado de documentos, función que tienen el gestor documental y el administrador funcional
del GECOP.
A continuación se describe el procedimiento para realizar el traslado de tareas:
- El usuario que tiene la tarea asignada, debe tener el documento de la orden en su bandeja de pendientes.
- Seleccionar la opción Enviar/Traslado de documentos, posteriormente se debe diligenciar en la parte

de “Documentos pendientes de:” el nombre completo de usuario que tiene cargada la tarea, luego haga
clic en el botón de “Buscar”.
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- En los Resultados de la Búsqueda se visualizarán todos los documentos pendientes que tiene el
usuario incluida la orden que tiene activada la tarea.
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- Se seleccionan los documentos que tiene activado el usuario para trasladar la tarea, luego se debe
diligenciar en la parte de “Destinatario:” el nombre completo de usuario a quien se le trasladara la tarea,
y dar clic en el botón de “Redireccionar”.
- El documento se gestionara en la bandeja de pendientes del usuario que tenía el documento, asimismo,
desaparece la tarea asignada en GECOP.
- El usuario a quien se le Redireccionó, tendrá el documento en su bandeja de pendientes y a la vez se le

activara la tarea asignada.
- El gestor documental de la unidad podrá realizar la gestión de traslado de tareas entre usuarios adscritos
a la misma unidad.
- El gestor documental en coordinación con el Administrador Funcional, serán quienes podrán realizar la
gestión de traslado de tareas entre usuarios adscritos a diferentes unidades.
8. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO.
El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento

administrativo.
8.1 Generalidades
Los expedientes deben crearse a partir de los Cuadros de Clasificación Documental y las Tablas de Retención
Documental adoptadas por la Policía Nacional, desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación
o procedimiento hasta la finalización del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia.
Es importante aclarar que los documentos de archivo en soporte papel forman expedientes (carpetas) y se
organizan de acuerdo a una estructura lógica de clasificación. Del mismo modo, los documentos electrónicos de
archivo deben ser archivados en expedientes electrónicos que se organizarán de acuerdo a una estructura lógica
establecida y parametrizable dentro del sistema.
El software de Gestión Documental ePx y GECOP permite que los usuarios creen, conformen, consulten y
gestionen electrónicamente los expedientes electrónicos.
 Componentes del Expediente Electrónico: Un Expediente Electrónico está integrado por la suma de
cuatro componentes: Documentos Electrónicos, Índice Electrónico, Firma del índice electrónico y
Metadatos del Expediente.
Página: 117 de 139
Para el sistema ePx un expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos producidos por un área
específica y que pertenecen a una serie y/o subserie única, sin importar que usuario dentro del área lo produzca,
que se almacenan lógicamente dentro del sistema y que guardan información básica como también metadatos
variables. Los expedientes electrónicos pueden ser conformados de forma automática y/o manual.
Tiene asociado lo siguiente:
a. Metadatos mínimos obligatorios: constituyen un conjunto de información definida con el fin de facilitar
el conocimiento inmediato de las características básicas del expediente electrónico que permitan su
contextualización y reconocimiento en el marco de la organización y proceso, procedimiento o trámite al que
corresponda. Estos se llenarán de forma automática al momento que el usuario genere el primer documento.
b. Perteneciente a una serie y/o subserie nueva: luego al producirse un nuevo documento, perteneciente
a la misma serie y/o subserie y a la misma área, el sistema valida si ya el expediente existe y si existe,
solamente adiciona el siguiente documento al expediente.
c. El índice Electrónico: Constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos
electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los
documentos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.
Este se genera como resultado del proceso de foliado del expediente electrónico y firmado digitalmente por la
autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente
electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera. Estos datos se llenan en el momento de realizar
el cierre y firma del índice electrónico.
d. La firma del índice electrónico: Es el mecanismo que garantiza la autenticidad e integridad del
contenido del índice y por extensión, de los documentos que conforman el expediente electrónico, así como
su estructura.
8.2 Estados del Expediente:
 Tramite: Estado en que esta un expediente desde el momento de su creación y hasta ser cerrado.
 Cerrado: Estado que en el cual el expediente no se puede modificar ni los metadatos ni adicionar y/o
eliminar documentos dentro de este. El cierre del expediente se hace como un proceso previo al de
firmar digitalmente el índice.
 Archivado (Firmado): Estado después de firmar digitalmente el expediente.
8.3 Prerrequisitos.
- Cada área (unidad, dependencia, grupo) dentro del sistema tiene asignada una Tabla de Retención
Documental.
- Cada usuario pertenece a un área.
- Un usuario solamente puede crear expedientes correspondientes al área a la cual pertenece.
8.4 Restricciones.
- El número único del expediente no puede ser modificado.

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- Algunos de los metadatos del expediente pueden ser modificados en caso que queden erróneos y sólo podrá
hacerse durante su estado de trámite.
- La reubicación de un expediente solo lo puede hacer el administrador y únicamente durante su estado de
trámite.
- Se puede conformar manualmente un expediente electrónico con documentos electrónicos nativos y/o con
documentos digitalizados (documentos en físico que han sido escaneados).
- Un expediente puede contener documentos electrónicos que formen parte a su vez de otros expedientes.
- Un expediente en estado de archivo en ningún caso será modificable.
- Después de creado un expediente el estado en que quedará el expediente será trámite hasta que éste sea
cerrado.
8.5 Creación Expediente Electrónico.
De acuerdo a la selección que el usuario haga de serie y subserie durante la elaboración del documento
electrónico y/o digital, el sistema crea un expediente único de forma automática para la unidad, dependencia o
grupo a la que pertenece el usuario productor documental.
Cuando el usuario productor genera el primer documento con una serie y subserie, el sistema crea el expediente
y relaciona el documento. De ahí en adelante para los tipos documentales que contengan la misma serie y
subserie correspondiente a la misma unidad, seguirán siendo relacionados al expediente.
Tenga en cuenta que por cada clasificación Serie-Subserie se crea un expediente electrónico.
8.6 Creación Manual o Conformación Manual
Para la conformación manual del expediente siga los siguientes pasos:
- Ingrese al menú principal Gestión Documental - Expedientes.

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- El sistema le muestra un formulario para la creación, diligencie los datos requeridos como nombre del
expediente, Serie, Subserie y dé clic en el botón Guardar.
Página: 120 de 139
8.7 Consulta Expediente Electrónico
Realice los siguientes pasos:
- Ingrese al menú principal de GECOP y en la parte superior digite el número de radicado del documento
a consultar:
- Ingrese al icono carpeta de color Gris para consultar el expediente creado

Página: 121 de 139
En este proceso el sistema valida en que grupo se encuentra, consulta si el expediente respectivo ya está creado
o es uno nuevo, de ser nuevo lo crea, si ya existe, actualiza el expediente con el nuevo documento.
- Para ir al detalle del expediente, dé clic en el número azul asignado al expediente electrónico.
Otra opción de consulta es a través del menú Gestión Documental.
- Ingrese al menú principal Gestión Documental - Expedientes Electrónicos - Consulta de

Expediente Electrónica.
En la pantalla puede visualizar el número de expedientes, sus nombres, la fecha de apertura, la unidad, el total
de folios y el estado; dicha información hace referencia a toda la producción documental del grupo.
- Ingrese dando clic en el número del expediente requerido para ver el detalle del mismo.
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- Utilice el icono de la lupa Roja ingresando el número de expediente a consultar.
El sistema le muestra una ventana con 3 pestañas donde se encuentra la siguiente información.
- En la pestaña Datos puede ver los datos básicos con la cual fue creado el expediente electrónico.
A medida que se va incluyendo los documentos, el sistema va clasificando en los diferentes tomos después de
los 250 folios y van contando la cantidad de folios que contiene todos los documentos que pertenecen al
expediente.
- En la pestaña Documentos puede consultar los documentos del expediente ya sea los que el sistema
agrega de forma automática o los que por procedimiento requiera adicionar de forma manual.
- Cuando ingrese a la pestaña Agregar Documentos logra visualizar todos los documentos que
pertenecen a la misma Serie y Subserie los cuales fueron producidos por la misma área.
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- El resultado de la búsqueda trae el número de radicado, el tipo de documento electrónico, el remitente la

fecha de recibido, el asunto y al final un símbolo más (+).
- En la pestaña Vincular Documento puedo relacionar documentos de diferentes series - Subseries al

expediente, en dicha pestaña ubica todos los documentos producidos por la Unidad sin importar el tipo
documental ni la Serie o Subserie.
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- La consulta en pantalla muestra el número de radicado, el tipo de documento, el remitente la fecha de

recibido, el asunto y un símbolo que permite la vinculación del documento al expediente.
- Por último en la pestaña de Índice Electrónico (@índice), puede ver la relación lógica de los documentos
electrónicos que conforman dicho Expediente Electrónico ordenados de manera cronológica.
8.8 Vinculación documentos Expediente Electrónico
Ingrese al expediente por cualquiera de las formas expuestas en este manual, una vez se encuentre en el
expediente.
- Ingrese a la pestaña Documentos- Agregar Documentos
- Valide que todos los documentos pertenecientes al expediente tengan el símbolo en color gris, si
dicho símbolo está en color rosado requiere vinculación.
- Para ello ubíquese en el documento que desea vincular, dé clic en el más de color rosado e
inmediatamente se realiza la vinculación.
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El más de color rosado se puede adicionar de forma manual
- Se puede observar el documento vinculado exitosamente, el símbolo ya aparece en gris.
- Si el expediente por su conformación requiere relacionar documentos de diferentes Serie - Subserie,

ingrese a la pestaña Vincular Documentos, seleccione el documento y dé clic en el símbolo azul.
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- El sistema muestra en pantalla un mensaje de vinculación exitosa.
- Al consultar en la pestaña @Índice se observa el documento vinculado.
8.9 Eliminar Asociación Lógica de Documentos
Si por algún motivo desea quitar la asociación lógica de algún documento al Expediente Electrónico, Ingrese al
expediente y ubíquese en la pestaña @Índice.
Ubique el documento que desea remover y dé clic en el símbolo el cual borra la relación lógica.
Para el ejercicio se va a quitar la asociación lógica del documento M-2017-000046-SUDIR, ubique el documento
en la pestaña @Índice.
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- Dé clic en el botón aceptar de la ventana que muestra el sistema donde confirma la eliminación del
documento.
- El documento sale del expediente consultado.

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8.10 Trazabilidad del Expediente Electrónico
Dé clic en el botón aceptar de la ventana que muestra el sistema donde confirma la eliminación del documento.
- Ingrese al menú principal Gestión Documental - Expedientes Electrónicos - Consulta de Expediente

Electrónico.
- Dé Clic en el número de expediente que desee consultar su trazabilidad.
- En la pantalla principal dé clic en el icono de trazabilidad.

Página: 129 de 139
- El sistema despliega una nueva ventana donde permite consultar la trazabilidad histórica del expediente
con fechas y horas de la acción.
8.11 Cierre del Expediente Electrónico
De acuerdo al procedimiento un expediente tiene vigencia según su disposición, si por ejemplo es la ejecución
de un contrato dicho expediente cambia de estado “trámite” a estado “archivado” hasta la fecha de finalización
del contrato y se considera como cierre administrativo.
Según la normativa, algunos expedientes son vigentes del 1 de enero del año al 31 de diciembre del mismo año.
En tal sentido, cualquiera que fuera el escenario, si requiere dar cierre al expediente debe seguir los siguientes
pasos:
- Ingrese al expediente a cerrar a través del menú principal Gestión Documental - Expedientes
Electrónicos - Consulta de Expediente Electrónico.
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- Dé clic a la pestaña @Índice e ingrese en la parte superior a la carpeta de cierre de expediente.
- Ingrese el motivo de cierre y dé clic en el botón Aceptar.

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- El sistema muestra en pantalla un archivo PDF donde relaciona todos los documentos que hacen parte
del mismo.
8.12 Firma Digital del Expediente Electrónico
- Dé clic en el botón que le permite firmar el expediente.
- Dé clic en el botón Abrir SCElogicMonitor y genere la Firma Digital del Expediente.

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- Ingrese la cédula del usuario y contraseña del certificado:

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9 CONSIDERACIONES FINALES.
La Dirección de Talento Humano y los Grupos de Talento Humano a nivel nacional, deberán garantizar la
actualización permanente del Sistema de Información para la Administración del Talento Humano (SIATH), una
vez se realicen o presenten novedades administrativas del personal como son: vacaciones, excusas médicas,
licencias, comisiones, traslados, retiros, encargos, etc., con el fin que los usuarios de la herramienta puedan
generar, gestionar y tramitar la documentación oportunamente.
 Comisiones del Servicio al Interior del País: cuando un funcionario deba salir a Comisiones del Servicio al
interior del País (Comisión Interna), será responsabilidad de los respectivos Grupos de Talento Humano a
nivel nacional, ingresar al Sistema de Información para la Administración del Talento Humano (SIATH), y definir
y/o parametrizar en ese sistema, si el funcionario debe tener habilitada la herramienta GECOP, para recibir,
gestionar y producir documentos; procedimiento que será instruido por competencia desde la Dirección de
Talento Humano de la Policía Nacional.
Es importante señalar que los usuarios con novedades administrativas de personal como: vacaciones, excusas
médicas, licencias, comisiones al exterior del país, retiros, suspensiones (entre otras), serán bloqueados
automáticamente por el sistema GECOP, con el fin de evitar que estos usuarios reciban documentación en
sus correspondientes bandejas de entrada.
PUNTO DE CONTROL:
Qué: Actualizar las situaciones administrativas en el SIATH, teniendo en cuenta el acto

administrativo.
Quién: Grupos de Talento Humano de las unidades de la Policía Nacional.
Cuándo: cada vez que se presenten novedades administrativas.
Evidencia: Información de los funcionarios debiadamente actualizada en el SIATH.
En el evento de presentarse la ausencia del responsable de la Unidad, Área o Grupo, la unidad deberá expedir
el acto administrativo mediante el cual se publique el encargo y se disponga el periodo de tiempo que se
encontrará vigente en el encargo, de lo anterior el usuario productor deberá registrar bajo el “@firma” la palabra
“Por ausencia transitoria y el cargo del titular”, toda vez que los datos laborales de la Firma Digital reflejada en
el documento electrónico, serán los registrados en el SIATH. Actividad que deberá realizarse como se muestra
a continuación:
Por Ausencia Transitoria del Secretario General
PUNTO DE CONTROL:
Qué: Realizar Acto Administrativo de encargo de la unidad de policía.

Quién: Grupos de Talento Humano de las unidades de la Policía Nacional.
Cuándo: cada vez que exista la necesidad de realizar un encargo en la unidad.
Evidencia: Acto Administrativo de encargo.
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Para evitar la alteración de la documentación producida en la herramienta, el “usuario elaborador”, será el

único que podrá editar el documento, una vez sea estampada la firma, no será posible realizar esta acción.
Por tanto, es obligatorio tener presente que cuando se realiza la asignación del usuario GECOP, se diligenciará
el formato de Declaración de Confidencialidad y Compromiso con la seguridad de la Información servidor
Público (1DT-FR-0015) publicado en la SVE. Para el caso de los documentos físicos, es responsabilidad del
usuario firmador no delegar la responsabilidad de firmado a ningún usuario.
PUNTO DE CONTROL:
Qué: Diligenciar el formato 1DT-FR-0015.

Quién: Usuarios de la Herramienta GECOP Policía Nacional.
Cuándo: cada vez que se realiza la asignación de usuario GECOP.
Evidencia: Formato debidamente diligenciado.
El funcionario con el perfil de Gestor, deberá realizar una revisión periódica de las ventanillas de los usuarios
de sus respectivas unidades; así mismo el administrador técnico, funcional y funcionario Gestor, deberá
generar los respectivos reportes generales y/o individuales de los documentos pendientes, con el fin de ejercer
un control adecuado en la gestión de documentos electrónicos en las unidades.
PUNTO DE CONTROL:
Qué: Generar reportes quincenales de la documentación pendiente para control.

Quién: Gestor de la Unidad Policial.
Cuándo: Quincenalmente.
Evidencia: Reportes digitales quincenales de los pendientes.
Las comunicaciones oficiales Institucionales producidas internamente, deberán ser elaboradas mediante el
uso del documento electrónico con firma digital por medio del aplicativo GECOP, observando las excepciones
a que haya lugar según la función de las Dependencias a nivel nacional, es decir, quedan exentas
(parcialmente) aquellas oficinas que por su misionalidad legal y/o Institucional no deban generar los
documentos de forma electrónica, teniendo en cuenta que algunos procesos y/o procedimientos laborales
exigen para ciertos casos que la documentación producida debe almacenarse o archivarse dentro de los
expedientes documentales de manera física, como por ejemplo los documentos de las Oficinas de: Contratos,
Jurídica, Disciplina, Talento Humano, Atención al Ciudadano, Defensa Judicial, Derechos Humanos y las
demás que por su naturaleza se consideren necesarias o se encuentren regidas bajo las indicaciones antes
expuestas.
Sin embargo, es pertinente indicar, que lo expuesto anteriormente no implica que estas dependencias no
puedan generar documentos internos que por su naturaleza administrativa, puedan ser gestionados de forma
electrónica con firma digital a través del aplicativo GECOP, esto en aras de contribuir y aportar a la
consolidación de los objetivos institucionales de reducción de consumo del papel, uso óptimo de los recursos,
agilidad en trámites institucionales, eficiencia administrativa, disminución de los costos asociados a la
administración del papel y la seguridad en el manejo de la información en el marco del proceso de Gestión
Documental.
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Los Directores, Jefes de Oficinas Asesoras, Comandantes de Región, Metropolitanas y Departamentos de

Policía, Escuelas de Policía y Secretarios Privados, deberán estar siempre visibles en la herramienta GECOP;
con el fin de recibir órdenes directas por parte de la Subdirección.
El rol de “Descarga”, no se encuentra disponible para la totalidad de los usuarios, con el fin de evitar la
descarga de documentos electrónicos por cuanto estos una vez son impresos pierden validez jurídica y legal
en esta categoría documental.
Registrar los comentarios necesarios que permitan visualizar el estado en que se encuentra el documento, si
es de trámite, pendiente por responder, o archivar si el documento es solo para conocimiento, lo anterior
teniendo en cuenta las malas prácticas adoptadas para la evacuación de las bandejas, donde se evidencia la
no respuesta de documentos y archivado de los mismos sin ningún tipo de soporte de respuesta o comentario
que sustente este procedimiento.
PUNTO DE CONTROL:
Qué: Registrar los comentarios correspondientes en los documentos electrónicos para la

gestión de los documentos, antes de que se cumpla el plazo establecido para brindar esa
respuesta o cada vez que se requiera.
Quién: los usuarios de GECOP responsables de proyectar las respuestas.
Cuándo: siempre que se genere la respuesta del documento electrónico.
Evidencia: comentarios específicos o detallados dentro del documento electrónico.
Los documentos que se produzcan en respuesta a solicitudes realizadas, deberán gestionarse a través de la
opción “Responder Documento”, para lograr la trazabilidad y facilitar la consulta, garantizando la conformación
de los Expedientes Electrónicos.
Los documentos ingresados a las bandejas del GECOP, deberán tener como guía legal los tiempos de
respuesta establecidos en la ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo
y de lo contencioso administrativo”, en la ley 1755 del 30 de 2015 “Por medio de la cual se regula el derecho
fundamental de petición y se sustituye un título del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso
administrativo" y en la Ley 5 del 17 de junio de 1992 “Por la cual se expide el Reglamento del Congreso; el
Senado y la Cámara de Representantes”; las cuales establecen lo siguiente:
En cuanto a los tiempos para atender los diferentes requerimientos se contempla:
 Derechos de Petición: Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá
resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción.
 Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes
a su recepción.
 Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias
a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.
 Solicitud de informes por los Congresistas. Los Senadores y Representantes pueden solicitar cualquier
informe a los funcionarios autorizados para expedirlo, en ejercicio del control que corresponde adelantar
al Congreso. En los cinco (5) días siguientes deberá procederse a su cumplimiento
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El explorador recomendado para uso y/o el normal funcionamiento del Gestor de Contenidos Policiales
(GECOP), es Google Chrome, teniendo en cuenta sus altos parámetros de seguridad y estructura técnica.
Una vez allegado el Memorando Electrónico, la Comunicación Oficial con plazo o la Comunicación Oficial
Electrónica a la unidad de destino, será responsabilidad de los señores Directores, Jefes de Oficinas Asesoras,
Comandantes de Región, Metropolitanas, Departamentos, Directores de Escuelas de Formación y Secretarios
Privados de las unidades policiales, ejercer el control y seguimiento adecuado respecto al buen uso de la
herramienta tecnológica para el efectivo cumplimiento de estos nuevos paradigmas.
 El Jefe de Gestión Documental o el Gestor de la herramienta GECOP dentro de cada unidad, tendrá la
responsabilidad de asignar a los funcionarios de su unidad, los roles o privilegios específicos que se
requieran de acuerdo con las funciones misionales desarrolladas por los funcionarios según corresponda;
así mismo tendrá la posibilidad de asignar a los correspondientes responsables de ventanillas de las
diferentes dependencias de la unidad, siempre que se trate de funcionarios en cualquier grado del escalafón
del Nivel Ejecutivo, Suboficiales, Patrulleros, Agentes, personal No Uniformados, y en el escalafón de
Oficiales hasta el grado de Capitán.
El Administrador Funcional de la herramienta GECOP, será el responsable de asignar el rol denominado

“Director, Visualiza Director”, “Enviar a Aprobar”, “VerGrupos”, (entre otros de carácter sensible), así como
el rol de “seguimiento”, al funcionario que se delegue en cada unidad para realizar este procedimiento de
control dentro del Sistema. Así mismo, deberá asignar los responsables de ventanillas cuando se trate de
funcionarios del escalafón de Oficiales en los grados de Mayor, Teniente Coronel, Coronel, Brigadier
General, Mayor General y General, lo anterior con el fin de evitar llamados de atención por parte de la
Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional.
Por otro lado, será responsabilidad de los Jefes de Gestión Documental, instruir al personal de las unidades
por la adecuada selección de los códigos y tipos documentales en el GECOP, para su organización adecuada
dentro de los expedientes electrónicos según corresponda, sin que esto signifique desconocer la
responsabilidad directa que les atañe a los productores documentales en cuanto al manejo y uso de los
documentos electrónicos al interior de cada grupo o dependencia según sus funciones misionales.
La generación de documentos electrónicos por medio del aplicativo Gestor de Contenidos Policiales (GECOP),
será una actividad que se desarrollará paulatinamente al interior de la institución, iniciará con algunos tipos
documentales específicos como es el caso del “Memorando Electrónico, Comunicación Oficial con Plazo y
Comunicación Oficial Electrónica”, para posteriormente implementar los demás documentos que sean
necesarios, lo cual permitirá generar una verdadera dinámica y conciencia ambiental y administrativa en cada
funcionario de la Policía Nacional.
- Para el adecuado uso de la herramienta tecnológica con sus nuevas funcionalidades, se hace necesario
señalar algunas definiciones procedimentales y técnicas así:
Se contará con un solo usuario elaborador, uno o varios aprobadores “revisores” (según la necesidad del
documento) y un único usuario remitente “firmante”; lo anterior con la finalidad de ejercer un control más
efectivo sobre el procedimiento y el uso de documentos electrónicos, así como con la información registrada
en los meta datos del sistema.
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Referencia documental
Ley 5 del 17 de junio de 1992 “Por la cual se expide el Reglamento del Congreso; el Senado y la Cámara de
Representantes”.
Ley 527 del 18 de agosto de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones”.
Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”.
Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso
administrativo”, en la ley 1755 del 30 de 2015 “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición
y se sustituye un título del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo".
Resolución No. 08310 del 28 de diciembre de 2016 “Por la cual se expide el Manual del Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información para la Policía Nacional”.
Directiva Administrativa Permanente No. 002 del 2014 – Policía Nacional.
Guía No. 3. Documentos Electrónicos, Ministerio de las Tecnologías de la información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en Línea. Alta Consejería para el buen Gobierno y la eficiencia Administrativa.
Departamento administrativo de la Función Pública. Archivo General de la Nación.
Guía No. 4. Expediente Electrónico, Ministerio de las Tecnologías de la información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en Línea. Alta Consejería para el buen Gobierno y la eficiencia Administrativa.
Departamento administrativo de la Función Pública. Archivo General de la Nación.
Guía No. 6. Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos, Ministerio de las Tecnologías de la información
y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea. Alta Consejería para el buen Gobierno y la eficiencia
Administrativa. Departamento administrativo de la Función Pública. Archivo General de la Nación.
FORMATOS Y/O ANEXOS
1GD-PR-0002 Producir, Recepcionar, Distribuir y Tramitar los Documentos

1GD-PR-0004 Archivo de gestión.
1GD-PR-0005 Archivo Central o Intermedio.
Glosario
Ciclo vital del expediente electrónico: está formado por las distintas fases por las que atraviesa un expediente
desde su creación hasta su disposición final.
Documentos análogos: información creada, recibida y/o almacenada cuyo soporte es un material análogo.
Documento de apoyo: generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, y que no hacen parte
de sus series documentales pero que son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento electrónico de archivo: registro de información generada, producida o recibida o comunicada por
medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por
una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor
científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
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Documentos nativos electrónicos: información creada o recibida electrónicamente en o por las entidades fruto
de la automatización de los procesos.
Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra registrada en soportes
análogos (papel, video, casetes, cintas, películas, microfilme y otros), en uno que sólo puede leerse o
interpretarse mediante un computador.
Estampado cronológico: (Time stamping en Ingles). Mensaje de datos firmado digitalmente y con sello de
tiempo por una TSA que vincula a otro mensaje de datos con un momento de tiempo concreto, el cual permite
establecer con una prueba que estos datos existían en ese momento y que no sufrieron ninguna modificación a
partir del momento en que se realizó el estampado. 1
Equivalencia Funcional: permite aplicar a los mensajes de datos un principio de no discriminación respecto de
las declaraciones de voluntad, independientemente de la forma en que hayan sido expresadas, de este modo,
los efectos jurídicos deseados por el emisor se producirán con independencia del soporte donde conste la
declaración.
Expediente digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente
impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización.
Expediente electrónico: es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o
asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados
entre sí para ser archivados.
Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos

durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal,
interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto
que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su
consulta en el tiempo.
Expedientes físicos: compuestos únicamente por documentos en soporte físico.
Expedientes híbridos: son los que se componen de documentos electrónicos y documentos físicos.
Expediente mixto: conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí y

conservados por una parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA y por otra, como expediente tradicional
fuera del SGDEA.
Firma Digital: métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas,
que permite identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del
caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Firma del Índice Electrónico: Es el mecanismo que garantiza la autenticidad e integridad del contenido del
índice y por extensión, de los documentos que conforman el expediente electrónico y su estructura.
Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente

electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.
1
Organismo Nacional de Acreditación en Colombia. Criterios específicos de acreditación Entidades de Certificación Digital. Versión 01-
2015.
Página: 139 de 139
Índice Electrónico: constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos electrónicos
que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así
como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.
Metadatos: datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos de archivo y su
gestión a lo largo del tiempo.
Los metadatos asociados al expediente electrónico, permiten definir características del expediente que deberán
ser comunes a todos los documentos que lo conforman y que ayudarán a la identificación exacta del expediente
que se requiera.
Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones, principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden
administrativo y operativo, orientadas a garantizar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido
intelectual y de la integridad del objeto documental, de la información que se encuentra en medios electrónicos
(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y Formato), además de medios
magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.
Reubicar: Mover físicamente a un lugar distinto dentro del Cuadro de Clasificación Documental, garantizando
que todos los documentos electrónicos de archivo asociados sigan vinculados al expediente.
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Electronic Records Management System

ERMS): es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos, aunque también se puede
utilizar para la gestión de documentos físicos.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
APA.12 ÁNGELA MARCELA Capitán TATIANA MARCELA LÓPEZ

GÓMEZ ORJUELA BELTRÁN
Analista de Gestión Documental Jefe Grupo Administración y
Conservación Documental.
Subintendente BAYRON JOSE
HERRERA SALCEDO Mayor HERNÁN MAURICIO TORRES Coronel PABLO ANTONIO
Analista de Gestión Documental ROZO CRIOLLO REY
Jefe Grupo Soporte y Apoyo Secretario General
Subintendente WILLIAM
MAURICIO OCHOA MONTAÑA Mayor JENNY PATRICIA MORALES
Analista de Gestión Documental PUENTES
Jefe Área Archivo General
Fecha: 21 MARZO 2018 Fecha: 08 JUNIO 2018 Fecha: 27 JUNIO 2018

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

2.1 Documento Electrónico

3. GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES “GECOP”.

4. DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN EL GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES.

4.1 Usuario elaborador

6. DESCRIPCION GRAFICA Y TÉCNICA PARA LA ELABORACIÒN, APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

7. ASIGNACIÓN Y SEGUIMIENTO DE TAREAS.

7.2.2.4 No. (Número)

2.1 Documento Electrónico

2.2 Documento Electrónico de Archivo.

2.4 Características del documento electrónico.

3 GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP)

 Oportunidad de portabilidad de documentos

Responsabilidad en el uso de los certificados digitales Beneficios:

 Procesos y servicios más eficaces

 El Administrador Funcional de la herramienta GECOP, será el responsable de asignar el rol denominado

3.3 Perfiles/Roles y Permisos.

 DOC PENDIENTES: Digitales.

 CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos

 CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos

 DOC PENDIENTES: Digitales.

 CONSULTAR – Mis Documentos, Documentos Recibidos, Documentos

 DOC PENDIENTES: Digitales.

 BANDEJAS COMPARTIDAS – Gestionar Bandejas de: y Permisos de

 GESTIÓN DOCUMENTAL –Expedientes Electrónicos (Inventario y

 DOC PENDIENTES: Digitales.

4. DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN EL GESTOR DE CONTENIDOS POLICIALES (GECOP).

4.1. Usuario Elaborador.

4.2. Usuario Aprobador (revisor).

 Si el documento electrónico requiere más de un aprobador, el procedimiento a seguir es:

4.3. Usuario Remitente (Firmador).

Por la opción de grupos, se podrá enviar el documento a varios destinatarios.

4.9. Visto bueno y/o aprobado.

La firma digital permite proporcionar al documento electrónico las siguientes características:

Existen dos tipos de finalidades de la autenticación:

2. Integridad: asegurar que el contenido de un mensaje de datos ha permanecido completo e inalterado,

Existen dos tipos:

6. DESCRIPCIÓN GRÁFICA Y TÉCNICA PARA LA ELABORACIÒN, APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Trazabilidad del Documento:

6.2. Iconos funcionales de los Documentos Electrónicos:

6.3. Creación de un Documento Electrónico:

- Seleccione en el menú principal la opción”@Doc. Electrónico”.

6.4. Diligenciamiento de las Pestañas (Datos, Meta-Datos y Documento)

6.4.1. Pestaña “Datos”

 Memorando Electrónico: de aplicación y generación exclusiva de los señores Directores, Jefes de

Si por el contrario no ha seleccionado al menos un destinatario, el sistema mostrará el siguiente mensaje de

- Grupos Asociados donde se pueden unir varios grupos de la misma unidad.

Debe diligenciar los siguientes campos:

- Nombre Corto: La sigla del grupo.

- Descripción del Grupo: El nombre completo del grupo.

Dé clic en el botón Guardar.

Se repite el mismo proceso para crear el grupo de Soporte Administrativo.

Creación Grupos de “Grupos de Contactos”

Dé clic en el botón Agregar Grupo.

Dé clic en el botón Guardar.

Ingrese al menú principal.

Realice la búsqueda del grupo el cual desea modificar.

Dé clic en el botón Editar.

Ingrese al menú principal.

Realice la búsqueda del grupo el cual desea Eliminar.

Dé clic en el botón eliminar.

Dé clic en el botón OK si está seguro de la eliminación.