Reglas Universales de Archivo

Regla 1
· Aplicar el proceso de invertir a los nombres

Lucely Muralles Muralles Lucely

1u. 2u

Regla 2
· Los apellidos del individuo cuentan como una unidad de archivo

David Antonio Gramajo Hernan

Gramajo Hernan David Antonio

1u. 2u, 3u,

Regla 3

· Cuando la primera unidad de archivo es diferente a la segunda, la primera

determina el orden alfabético.

Josué Perfecto Guzmán Efraín

Efraín Guzmán Perfecto Josué
Carlos Reyes Reyes Carlos

Regla 4

· Cuando la primera unidad de archivo es similar, la segunda unidad determina

el orden

Milton Muralles Muralles Alicia

Josué Muralles Muralles Josué
Alicia Muralles Muralles Milton

Regla 5

· Las iniciales se colocan antes de un nombre con la misma letra.

J. Morales Morales J.
Juana Morales Zúñiga Morales Zúñiga Juana
 Reglas Universales de Archivo parte 2

Regla 6
· Los nombres más corto va antes de uno más largo
María Luisa Olivares Oliva María Luisa
María Luisa Oliva Olivarte María Luisa

Regla 7
· Los apellidos solos se colocan antes que el mismo apellido con nombre

Alejandra Figueroa Alemán Figueroa

Figueroa Figueroa Alemán Alejandra

Regla 8

· Los prefijos que forman nombre se toman como una sola unidad.
Angélica De Paz De Paz Angélica
1u. 2u.

Ingrid Del Cid Del Cid Ingrid

1u. 2u.
Regla 9

· Las empresas, instituciones, y sociedades etc. Se clasifican como se escribe,

menos cuando hay firma de un individuo.

Telas Del Águila Del Águila Telas

Repuestos Batres Repuestos Batres

Regla 10

· Los artículos no cuenta como unidad y se pasan al final de la palabra

La Esperanza Compadres (los)
Los Compadres Esperanza (la)

Regla 11

· Los nombres geográficos que contienen unos artículos quedan igual y el

artículo cuenta como unidad de archivo.

El Salvador El / Peten
El Peten El /Progreso
El Progreso El / Salvador
 Regla 12

· Las preposiciones conjunciones y artículos no cuentan como unidad y se

colocan entre paréntesis y se quedan en el mismo lugar

Casa de las flores Casa (de las) flores

Los dos mundos Hogar (la) esperanza
Hogar la esperanza (Los) dos mundos

Regla 13

· Las abreviaturas se deben escribir completas y son consideradas como

unidad

Cooperativa S.A. Cooperativa /Sociedad /Anónima

Guadalupana S.A. Guadalupana/ Sociedad/Anónima

Regla 14

· Las siglas o acrónimos son constituidas como unidad y se escriben completas

INGUAT Instituto /Guatemalteco (de)/ Turismo

SAT Superintendencia (de) Administración Tributaria

Regla 15

· Los nombre geográficos formado con varias palabras, cada palabra forma una
unidad de archivo.

Santa Antonio las Flores San/Antonio (las)/Flores

San Juan Comalapa San/Juan/Comalapa
San José del Golfo San/José (del)/Golfo
 Reglas Universales de Archivo parte 3

Regla 16

· Los grados académicos se colocan al final del nombre y se colocan dentro de

paréntesis y en algunos casos se puede usar para determinar el orden

Arq. Héctor Morales Héctor Morales (Arq.)

Dr. Héctor Morales Héctor Morales (Dr.)

Regla 17

· Los términos de padre, hijo o junior se colocan al final y dentro de paréntesis

Padre Omar Perfecto Omar Perfecto (Padre)

Junior Omar Urbina Omar Urbina (junior)

Regla 18

· Los artículos en un idioma diferente a inglés o español se quedan en el mismo

lugar y cuenta como unidad
Le Bolsha Le/Bolsha
Te Fratelli Te/Fratelli

Regla 19

· Cuando hay números dentro del nombre estos se deberán escribir en letras

Periódico Siglo XXI Periódico Siglo Veinte uno

Los 3 Abuelos Tres Abuelos (los)

Regla 20

· Los nombres de mujeres casadas son considerados de acuerdo a la ley

Lucely Muralles de Gramajo Muralles/(de)/Gramajo/Lucely

 Regla 21

· De acuerdo con las leyes estadounidenses la señora casada pasa a tomar el

apellido de su esposo.

Sepia Patterson esposo John Smith Sepia Smith

Regla 22

· Los nombres de bancos se escriben igual y si no tiene la palabra banco se

debe agregar

Banrrura Banco Banrrural

Banco Industrial Banco Industrial

Regla 23

· Los bancos que tienen varias agencias se les colocan el nombre de la agencia

Banco Industrial. Xela Banco/Industrial/Xela

Banco Industrial San Marcos Banco/Industrial/San/Marcos
ELEMENTOS DEL COSTO
En la elaboración de todo producto o prestación de servicio siempre existe un costo, el cual se
compone de varios elementos que se deben tener en cuenta para determinar con exactitud su
valor. Tenga en cuenta que un costo es aquel esfuerzo económico que se hace con el objetivo de
producir o adquirir un bien, servicio o producto del cual se espera obtener un beneficio o
ganancia. El costo permite identificar cuanto se invierte en la producción de un bien o servicio
para así determinar un adecuado precio de venta que determine la cantidad que se gana al vender
dicho producto o servicio. Precisamente en un negocio o empresa puede identificarse distintos
tipos de costos dependiendo de su característica y también dependiendo del proceso al que estén
impactando.
Dentro del costo de un producto o servicio se puede encontrar 3 elementos:

MATERIA PRIMA DIRECTA:

Para la fabricación de un producto se requiere materia prima, que se compone de todos aquellos
recursos o materiales necesarios para su producción. Tienen como característica que son
identificables, es decir que al conocer los costos en los que se incurrió al fabricar un producto o
prestar un servicio se debe lograr identificar los materiales y recursos necesarios para su
fabricación (productos) o entrega (para el caso de un servicio). Es importante que tenga en cuenta
que al clasificar una materia prima como directa, esta debe ser relevante y debe ser beneficioso
identificarlo, inventariarlo y separarlo, de lo contrario se recomienda llevarlos a costos indirectos
de fabricación.

MANO DE OBRA:
De igual forma al fabricar un producto o prestar un servicio interviene un costo por mano de obra,
que es todo aquel trabajo físico o intelectual desarrollado por personas para la elaboración o
entrega del producto. Precisamente es un costo porque el trabajo de estas personas requiere un
pago o remuneración por su labor.

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN (CIF):

Igual que los costos por materia prima y mano de obra, los costos indirectos de fabricación son
todos aquellos costos necesarios que se generan para poder fabricar un producto o entregar un
servicio, solo que tienen como característica que no se pueden observar o identificar claramente
en el costo del producto, tome como ejemplo los casos en los cuales se paga un alquiler o
arrendamiento del lugar donde se desarrolla la actividad de elaboración o prestación del servicio,
o también el pago de servicios públicos o por la vigilancia del lugar, todos estos elementos hacen
parte del costo del producto porque se relaciona con el objeto en sí, pero no se logra identificar
claramente o bien no se relaciona directamente con la creación del producto o la entrega del
servicio. Por ejemplo, para la fabricación de muchos armarios los costos indirectos de
fabricaciónpodrían ser el pegamento, los clavos y la pintura, porque no son tan significativos para
el costo total y son además pequeños costos que no se pueden asociar de una manera directa a
cada uno de los elementos por la gran cantidad de armarios fabricados. Siguiendo con el ejemplo,
para poder identificar el pegante, los clavos y la pintura que se utilizó para la elaboración de
dichos armarios se hace muy complejo y podría resultar incluso costoso por el esfuerzo que se
debe realizar para identificarlos con claridad, para esto es preferible mantenerlos como un costo
indirecto de fabricación y no asignarlo directamente al costo del producto. Considere por
ejemplo el esfuerzo y lo complejo que podría resultar identificar el pegante que se desperdicia al
utilizarlo en cada armario y el poder determinar con exactitud el valor del pegante utilizado para
cada armario, o el lograr conocer el valor de cada clavo utilizado para cada armario. Sin embargo
si se requiere tener con exactitud y el detalle el valor de cada costo de estos elementos, se puede
considerar también como costos directos, siempre y cuando sea posible identificarlos claramente
y determinados con exactitud, para esto evalúe lo que le resulte más beneficioso y menos
costoso. Para concluir, si son materiales o recursos que no se pueden identificar fácilmente o
no son muy relevantes para la fabricación del producto o entrega del servicio pero están
relacionados con el mismo, caracterícelos como costos indirectos de fabricación.
Los anteriores elementos juegan un papel importante en todos los procesos productivos para
poder llegar a un producto final, tenga presente que cuando estos elementos (materia prima,
mano de obra y CIF) pasan a un proceso productivo o de transformación pasan a conformar
los productos en proceso, es decir ya no se discriminan ni se dividen, si no que están ya inmersos
en el proceso de fabricación, producción o prestación del servicio. Luego de que pasan este
proceso de fabricación llegan a un estado llamado productos terminados. Ambos procesos
(productos en proceso y productos terminados) se incluyen en el estado financiero de una
empresa llamado Balance general o estado de situación financiera en la parte de
los inventarios que hacen parte de los activos del negocio. Finalmente cuando el producto o
servicio se termina y se vende es claro que se perciben unos ingresos, los cuales tienen un costo
en el que se tuvo que incurrir para poderlos generar, es a esto a lo que se le conoce como costo
de venta el cual se registra o se lleva a otro estado financiero llamado estado de resultados para
así poder tener claridad de cuál es la utilidad que generó la venta del producto o servicio y esto
se obtiene al restarle a los ingresos el costo.

EJEMPLO DE COSTO DE LA FABRICACIÓN DE UN

ARMARIO:
Con el objetivo de aplicar los conocimientos adquiridos anteriormente, ABCFinanzas.com
propone el siguiente ejemplo para facilitarle su comprensión. A continuación se presenta el costo
de fabricación de un armario:
Teniendo en cuenta la descripción de los costos que se detalla en la imagen, el costo total del
armario es el siguiente:

Como se puede observar, el costo total del armario en cada una de sus fases corresponde a 208
unidades monetarias (UM), valor que hace parte del costo de venta que se registrará en el estado
de resultados. Si se fabrican más armarios estando ya algunos en proceso, este costo podría
aumentar, y al ser terminados la fase de productos terminados y costo de ventas también
aumentarían la cifra del costo.
Presupuesto nacional:
El presupuesto nacional (también, los presupuestos del Estado o presupuestos gubernamentales) de
los poderes públicos es el documento financiero del Estado u otro poder de la administración
pública que equilibra ingresos públicos y gasto público en el año fiscal. El presupuesto constituye la
expresión cifrada, conjunta y sistemática de las obligaciones (gastos) que, como máximo, pueden
reconocer y los derechos (ingresos) que prevean liquidar durante el correspondiente ejercicio (anual).
La aprobación de los presupuestos constituye una de las atribuciones del congreso o parlamento de
un país, mediante la ley de presupuestos correspondiente, que es una norma legal, contemplada en
diversos ordenamientos jurídicos y dictada por este órgano a finales de año (generalmente, los últimos
días de diciembre), que regula todo lo concerniente a los presupuestos para el año siguiente. Esta ley
incluye la relación de gastos que puede ejercer el Estado y los ingresos que éste debe alcanzar en el
próximo año. Además, es una ley de naturaleza mixta puesto que su función es legislativa pero
también de control. Por sus especiales características, la ley de presupuestos puede tener una
tramitación especial o distinta de las otras leyes.
Se entienden por gastos al conjunto de erogaciones, generalmente dinerarias que realiza el Estado
para cumplir con sus fines, es decir, satisfacer las necesidades de la sociedad. Por el contrario, los
recursos son el grupo de ingresos que tiene el Estado, preferentemente dinero para la atención de las
erogaciones determinadas por las exigencias administrativas o de índole económico-social.
Para obtener estos recursos el Estado establece leyes tributarias que deben estar acorde a lo que
garantiza la Constitución del país.
Elementos fundamentales del presupuesto:

 Carácter jurídico: El presupuesto es una institución jurídica fundamental del Derecho Público, que
sanciona la competencia del poder legislativo para controlar la actividad financiera del Estado,
como manifestación del carácter representativo de la soberanía popular que supone el
parlamento.
 Carácter político
 Documento de elaboración periódica, este carácter se deriva de su naturaleza política y de
instrumento de control, que ha de ser renovado periódicamente.
 El presupuesto adopta una forma contable. Desde este punto de vista el presupuesto aparece
formalmente equilibrado, lo cual no implica que desde el punto de vista económico esté
equilibrado.
 El presupuesto supone una autorización de gastos y una previsión de ingresos
 Representa la concreción del plan económico de la Hacienda Pública.
Importancia

 Minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

 Mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
 Es un mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
 Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total
de acción.
  Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas
al momento de detectarlos en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

Presupuesto General de Ingresos y Egresos de Guatemala

Es un instrumento de planificación y de política económica, así como de gestión de la

administración fiscal del estado, es la expresión anual de los planes del Estado
elaborados en el marco de la estrategia de desarrollo económico y social.

El presupuesto es anual y contiene para cada ejercicio fiscal, la totalidad de las

asignaciones aprobadas para gastos y la estimación de los recursos destinados a su
financiamiento, mostrando el resultado económico y la producción de bienes y servicios
que generarán las acciones previstas.

Estructura del presupuesto

 Presupuesto de Ingresos: Los presupuestos de ingresos contienen la

identificación específica de las distintas clases de ingresos y otras fuentes de
financiamiento incluyendo los montos estimados para cada una de ellas.

 Presupuesto de Egresos: En los presupuestos de egresos se utilizará una

estructura programática coherente con las políticas y planes de acción del
Gobierno, que permita identificar la producción de bienes y servicios de los
organismos y entes del sector público, así como la incidencia económica y
financiera de la ejecución de los gastos y la vinculación con sus fuentes de
financiamiento.

Etapas del presupuesto

De acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Presupuesto, éste se realiza en

sucesivas etapas:
 Formulación: El Organismo Ejecutivo, a través de sus dependencias
especializadas, practicará una evaluación anual del cumplimiento de los planes y
políticas nacionales y del desarrollo general del país, En función de los resultados
de esta evaluación dictará las políticas presupuestarias y los lineamientos
generales. Ley Orgánica del Presupuesto, Sección II, artículo 20.

 Discusión y Aprobación: Etapa en la cual “El Congreso aprobará, modificará o

improbará el presupuesto a más tardar 30 días antes de que entre en vigencia,
para lo cual el ejecutivo deberá enviar el proyecto de presupuesto al Congreso con
120 días de anticipación a la fecha en la que iniciará el ejercicio fiscal.”
Constitución Política de la República, Artículo 171, Inciso b. “Si en el término
establecido en la Constitución Política, el Congreso de la República no hubiere
aprobado el presupuesto general de Ingresos y Egresos del Estado para el
próximo ejercicio fiscal, e iniciare el año fiscal siguiente, regirá de nuevo el
presupuesto en vigencia del ejercicio anterior, el cual podrá ser modificado o
ajustado por el Congreso”. Ley Orgánica del Presupuesto, Sección II, Artículo 24.

 Ejecución: En esta etapa se toma en cuenta el límite de los egresos y su destino,

la distribución analítica, las medidas de ajuste presupuestario, los autorizadores
de egresos, la programación de la ejecución, los ingresos propios, las
modificaciones presupuestarias y fideicomisos. Así también, la aprobación de
cuotas de gasto y la utilización de ingresos propios. De acuerdo con la Ley
Orgánica del Presupuesto, lo anterior está regulado en el Reglamento de la Ley y
en el Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria y Financiera. II. El
proceso de programación y reprogramación de la ejecución del presupuesto de
gastos.

 Control y Evaluación: “La evaluación presupuestaria comprenderá la medición

de los resultados físicos y financieros obtenidos y los efectos producidos, así como
el análisis de las variables observadas con la determinación de las causas y la
 recomendación de medidas correctivas”. Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo
34.

 Liquidación: “El control de los presupuestos del sector público corresponde al

Organismo Ejecutivo a través del Ministerio de Finanzas Públicas, con excepción
de las Municipalidades y la
Universidad de San Carlos de Guatemala. La fiscalización de los presupuestos del
sector público sin excepción, será ejercida por la Contraloría General de Cuentas
o por la Superintendencia de Bancos, según sea el caso”. Ley Orgánica del
Presupuesto, Sección V, Artículo 17.