GESTION SECRETARIAL

QUE ES UNA SECRETARIA?

Secretaria viene de secreto, es la mano derecha del jefe, es una figura de

respaldo y confidencialidad. Se trata de la empleada que se encarga de la
gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas,

archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las
tareas que desarrolla una secretaria. También habría que añadir la recepción
de diversos tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener
absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de
contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea
requerida acerca de su departamento u oficina.

VALORES DE UNA SECRETARIA:

Discreción:

La secretaria, a diferencia del resto de los empleados, tiene normalmente

conocimiento de temas reservados, por lo que se espera de ella una absoluta
discreción. La discreción se referirá tanto a las noticias propias de la actividad
de la empresa, como las que se refieren a la persona del jefe, sobre todo
cuando se trata de aspectos puramente personales. Es una de las cualidades
esenciales. Debe ser reservada con mucho respeto a la labor que se asigne y
a las normas establecidas.

Lealtad:

Es el valor más importante de la ética profesional. La secretaria debe ser leal

a su jefe, su empresa, sus compañeros de trabajo y hacia ella misma.

Fidelidad:
La secretaria debe ser fiel a sus principios, tener fe en lo que hace, serle fiel a
su superior y no defraudar la confianza depositada en ella.

Confianza:

La confianza es indispensable para trabajar en sintonía y con perspectivas de

mejora profesional. La relación de la secretaria con su propio jefe debe ser de
colaboración, de una confianza a toda prueba.

Entereza:

Debe reflejar integridad, rectitud, constancia y firmeza en el desarrollo de su

labor diaria.

Educación y cortesía:

La secretaria debe ser cortés con todos y en todos los momentos, incluso y
de forma especial con quien no lo es. Responder con cortesía a quien se
muestra grosero puede ser un arma eficaz.

Responsabilidad:

Deberá desempeñarse en forma responsable y eficazmente con la obligación

moral de sacar adelante todo lo encomendado. Debe asumir los
compromisos adquiridos y nunca comprometerse con algo que sabe que no
va poder cumplir, ya que cuando esto pasa se pierde confianza en su
profesionalidad.

Diplomacia:

Es una actitud sincera y leal que supone tacto, prudencia y previsión. Esto
ayuda a mantener un mejor desenvolvimiento de las labores de la oficina.

Honestidad:

La honestidad debe caracterizarla en su manera de actuar, debe ser veraz

ante cualquier situación y no deberá distorsionar la realidad. Debe ser
honesta consigo misma y con los demás, con una conducta observada y
respeto por el derecho ajeno, ya que es en la Secretaria Ejecutiva quién el
jefe deposita toda su confianza.

Honradez:

Su correcto proceder, la integridad y rectitud reflejada en el cumplimiento

de su deber la hace digna de toda confianza.

Modestia:

Debe comportarse con modestia en todo momento. Evitando la vanidad y el

engreimiento, ofreciendo siempre una imagen agradable y accesible,
facilitando las relaciones interpersonales dentro y fuera de la empresa.

Tolerancia:

Debe ser tolerante. Ha de respetar y considerar las opiniones o las

actuaciones ajenas, aunque no coincidan con las suyas.

REGLAS DE ORO DE UNA SECRETARIA:

1- Honestidad y ética. usted tendrá acceso a documentos confidenciales. No

es ético fisgonear estos informes.

2- Espíritu de servicio. ser útil en todo momento.

3- Capacidad de escuchar y de comunicar. la secretaria debe ser una especie

de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes,
para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.

4- Iniciativa. Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a
su persona de confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?.

5- Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando su superior esté

abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca.
Basta con abrir la puerta de su despacho y él encontrará en la secretaria la
mejor oportunidad para descargar toda su furia. Asúmalo y mantenga la
calma.

6- Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente

con un buen chiste.

7- Discreción. Generalmente, la murmuración mata.

8- Disponibilidad. total flexibilidad y capacidad de adaptación. Su sueldo se

adaptará en ese mismo sentido.

9- Capacidad de aguante10- Rapidez. Aunque le hagan faenas como la

descrita en el punto anterior, puede ser que, efectivamente, los informes
sean realmente necesarios para una operación de última hora.

11- Amabilidad y simpatía. Atienda bien tanto al público interno como al

externo.

12- Imagen y presentación personal. La secretaria es la primera imagen de la

empresa.

13- Atención a las visitas. Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que,

si tienen que esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida,
algo para leer).

14- Evitar la telefonitis. Es chocante llegar a una empresa y encontrar a la

secretaria en una larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es
personal.

15- Atender con rapidez y espontaneidad a los medios de comunicación.

16- Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos,

proveedores, familiares, etc.): debe saber tratar con cada uno.

17- Discreción y tacto. Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una

visita, la secretaria debe buscar una disculpa diplomática.
18- Tono de voz cálido y perfecta dicción. Ambas cualidades facilitan la
comunicación.

19- Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto

antes de pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.

20- Conocimiento de idiomas. En su profesión, cada vez es más necesarios

dominar otras lenguas.

21- Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le facilitarán esta tarea: no

dejar que se amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.

22- Organización del trabajo. Además de construir su agenda por orden de

prioridades, siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes
imprevistos.

23- Atender las llamadas. Aunque parezca una tarea sencilla, el correcto
manejo del teléfono se ha convertido en toda una doctrina llena de tácticas.

24- Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para ello es imprescindible
conocer sus gustos y prioridades.

25- Conformarse con ser la eterna segundona. Ellos serán los artífices de
todos los éxitos y se cargarán de honores y medallas; pero, sin usted, quizás
no hubiera sido posible.

Como funciona una organización administrativa

Las empresas tienen público con distintas organizaciones internos, externos y
mixtos:

Cliente interno: son los empleados, accionistas y proveedores.

Cliente externo: los compradores reales o potenciales.

Clientes mixtos: son aquellos que trabajan dentro de la organización pero
también son compradores.

Tipo de comunicación al interior de las organizaciones

Los líderes y directivos de las organizaciones para llegar sus empresas a buen
puerto, deben dar un salto en promover una gestión de comunicación
interna para que así el personal tengan dirección, desde sus funciones
básicas, hasta informaciones formales e informales que deben trasmitir en
los distintas áreas, garantizando así el mejor desempeño y la armonización en
la organización.

Formal: es la comunicación por medio de canales estandarizados para

interactuar con los trabajadores, la intranet, correo, grupos primarios, las
cartas, circulares o boletines, paginas web todo dentro de la organización.

Informal: la comunicación casual en corredores, espacios sociales , redes

sociales, el rumor.

La comunicación dependiendo del liderazgo:

La comunicación ascendente, descendente u horizontal

Ascendente: aunque los líderes tiene una gran jerarquía escuchan a los de
abajo.

Descendente: Para que los empleados conozcan sus responsabilidades en la

empresa se les proporciona el manual de fundamentos y de funciones.
Obedecer las órdenes de los jefes.

Horizontal: comunicación abierta no hay jefes sino líderes y todos

opinan.
Comunicación por tipos de clientes

Comunicación interna y externa:

Interna: todos los procesos que se dan con los clientes internos, accionistas y
proveedores.

Externa: con clientes.

Comunicación asertiva

Decir el mensaje correcto a la persona correcta en el momento correcto

Como desarrollarlo:

 Escuchar más y hablar menos.

 Concentrarse sin ponerle peso emocional.
 Conectar la lengua con el cerebro.
 Escucha selectiva, prestar atención solo a las cosas importantes.