Actividad 2 Fase 1 Manual de Funciones Distribuidora LAP Maria Patricia

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Manual de Funciones Distribuidora LAP
Consultoras
María Patricia Saavedra Borja & Alexandra Fernández Valdivieso
(Fichas 1855321 & 1855814)
Abril 2019
Servicio Nacional de Aprendizaje “Sena”
Regional Distrito Capital
Especialista Tecnológico en Gestión del Talento Humano Por Competencias-Metodología

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Tabla De Contenido
Justificación 5
Marco Teórico 8
Manual 8
Proceso 8
Procedimiento 8
Función 8
Área 8
Autonomía 9
Autoridad 9
Cargos 9
Competencia 9
Competencia Laboral 9
Departamento 10
Indicadores Comportamentales 10
Manual de procedimientos 10
Niveles jerárquicos 10
Organigrama 10
Procesos 11
Procesos de apoyo 11
Puestos 11
Relaciones Formales 11
Responsabilidad 11
Tareas 11
Objetivo General 12
Objetivos Específicos 12
Políticas, Normas E Instrumentos De Medición 13
Políticas 13
Normas 16
Prácticas de Negocios: Relaciones con personas del Gobierno,
accionistas y proveedores 17
Conducta Personal 20
Conducta empleados y funcionarios 20
Confidencialidad 21
Conflictos de interés 23
Conflictos de interés de directores 24
Seguridad y Salud ocupacional 26
Divulgación de la información 26
Definición del Manual de funciones y descripción de cargos 27
Manual de Funciones 27
Complementos del Manual de Funciones 28
Utilidad del Manual del Funciones 30
Elementos del Manual de Funciones 31
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Complementos del Manual de Funciones 32

Características del Manual de Funciones 33
Descripción de Cargos 34
Descripciones Genéricas 35
Descripciones de puestos específicas 35
Beneficios del Manual de Funciones por Competencias 35
Revisión Periódica del Manual de Funciones por Competencias 37
Participantes 37
Unidades de trabajo 38
Desarrollo Metodológico del Manual de Funciones 38
Diseño metodológico 39
Enfoque 39
Metodología 39
Momentos del Método 40
Etapa Previa 40
Etapa Descriptiva 41
Etapa Exploratoria 41
Técnicas e instrumentos de recolección de información 41
Formato General de Información para Análisis del Puesto 41
La observación participante 44
Instrumentos de medición 44
Instructivo para la Utilización del Manual 45
¿Para qué una descripción de Perfiles de Cargos? (DPC) 46
Contexto Estratégico Organizacional 47
Misión 47
Visión 48
Valores Corporativos 48
Estructura organizacional “Distribuidora LAP S.A.S 49
Manual de Funciones “Distribuidora Lap S.A.S.”
Departamento Comercial 50
Director Comercial 50
Jefe de Centro de Distribución 53
Coordinador de Alimentos 57
Coordinador de Productos de Aseo 60
Coordinador Logístico 66
Asesores Comerciales Junior 69
Auxiliar de Transporte 74
Cuestionario de descripción de puestos de trabajo 79
Diccionario de Verbos más usuales en la descripción de puestos de trabajo 84
Diccionario de Competencias Laborales 87
Formato Manual de Perfiles de Cargos por Competencias 99
Formato 1. Construcción Perfil. Análisis y Descripción del Cargo 121
Formato 2. Descripción del Cargo 124
iv
Conclusiones 126
Recomendaciones 128
Lista de Referencias 129
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Justificación
Los manuales de Funciones y Competencias Laborales constituyen una herramienta útil,
necesaria y novedosa disponible en las organizaciones de hoy, las cuales intentan sobresalir y ser
más competitivas en el mercado laboral, al contar con elementos indispensables como este, los
cuales guían el quehacer diario de los colaboradores que intentan cumplir la misión de la
empresa
La importancia de elaborar un manual de funciones dentro de la organización como un
Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento instrumental de información
detallado y las responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las
distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en la
organización, en todas sus áreas.
Identificar las responsabilidades del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación.
Determinar el tiempo en cada una de las actividades y promedio para cada función.
El documento servirá como instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y
tareas que desarrolla cada empleado en sus actividades, basados en los respectivos
procedimientos, para desarrollar las rutinas labores cotidianas, establecer con claridad la
responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles.
El manual de funciones indica qué hacer y para qué hacerlo, cuándo hacerlo, en función de
cumplir con la planeación aplicable al Recurso Humano, identificando las actitudes y aptitudes
del
personal, en cumplimiento de la misión, visión, objetivos, procedimientos para que éstos se
cumplan con eficiencia y eficacia en aras de cumplir con las metas propuestas y el éxito de la
organización.
En desarrollo del proceso de mejoramiento planteado, y con relación al diagnóstico realizar en
la empresa “Distribuidora LAP S.A.S.”, se observa la necesidad de establecer roles y
responsabilidades, para que de esta forma se pueda reorganizar las labores, asignar tareas
encaminadas al cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.
Como objetivo principal, de este manual es describir con claridad todas las actividades de la
empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta
manera, ayuda a evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en
pérdidas de tiempo sino también en la solución de responsabilidades entre los funcionarios de la
empresa, o peor aún de una misma sección.
“Distribuidora LAP S.A.S.” posee un manual de funciones pero es evidente que aunque ha sido
difundido no se ha aplicado, existe una percepción inequívoca de los roles de los funcionarios de
la empresa, entorpeciendo la labor y aún más preocupante generando retrocesos internos que
redundan el a calidad del servicio al cliente.

Contar con un Manual de funciones actualizado sirve a la empresa para conocer mejor el
funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos
puestos responsables de su ejecución, permite auxiliar la inducción del puesto al adiestramiento y
la capacitación del personal ya que se describen en forma detallada las actividades de cada
puesto, es importante también para el análisis o revisión de los procedimientos del sistema. Para
establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente; para uniformar y controlar
el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; para determinar en
forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores, como también aumentar la
eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Por estas razones, buscar atender a la necesidad en “Distribuidora LAP S.A.S.”; de actualizar
su manual de funciones y elaborar perfil de cargos por competencias laborales para cada nivel de
los cargos del área administrativa, facilita la adquisición de empleados más comprometidos con
el desempeño eficiente del cargo, el establecimiento de parámetros de eficacia y criterios de
autocontrol y finalmente nos permite conservar los mejores profesionales en las diferentes áreas
de conocimiento, aumentar su productividad y la sostenibilidad de la compañía.

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Marco Teórico
Como todo manual, debe buscar definir de manera lo más sencilla, concreta y concisa
términos, que dada su importancia merecen claridad en su concepto unificado y apropiado,
podríamos listar los siguientes conceptos:
Manual: Es una recopilación en forma de texto, que recopila de forma minuciosa y detallada
todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, destaca roles
y responsabilidades, fijando limites a cada labor.
Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del
manual, decíamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir
de manera global que el manual es una recopilación de procesos.
Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es “la gestión del proceso”. Es
como cuando hablamos de administración y gestión administrativa; la administración es el
conjunto de pasos y principios, y la gestión es la ejecución y utilización de esos principios.
Función: Actividad específica que debe asumir un empelado implícita en su cargo.
Área: Grupo de personas que se relacionan con actividades estratégicas y que trabajan de
manera coordinada, para cumplir con objetivos puntuales del Mapa Estratégico de la
organización.
Autonomía: Facultad que se asigna a una persona en virtud del cargo que ocupa, para
comprometer a la organización mediante documentos contractuales y ejecutar de manera total,
parcial o limitada el presupuesto de gastos e inversiones de un área o proyecto, con aprobaciones
de niveles superiores o rangos previamente definidos.
Autoridad: Facultad que se asigna a una persona en virtud del cargo que ocupa, para asignar
y utilizar recursos, tomar decisiones de compra y contratación sin requerir autorización por parte
de algún superior y modificar y definir formas de operar.
Cargos: Los cargos son un conjunto de tareas similares que son agrupadas bajo el mismo
nombre. Unidades de trabajo específicas e impersonales, constituidas por un conjunto de tareas
que deben realizar quienes los ocupan, aptitudes que deben poseer, responsabilidades que deben
asumir y condiciones de trabajo. Unidades de carácter impersonal. Los órganos, para cumplir con
la función propia de su naturaleza, cuentan con individuos que desde el punto de vista jerárquico
y presupuestal ocupan cargos en los que se definen las responsabilidades y deberes que asumen
sus titulares y las tareas que deben realizar.
Competencia: Atributos de las personas que les permiten lograr un desempeño superior. (Mc
Clelland, D. en Cinterfor, 2003)

Competencia Laboral: Capacidad de una persona para desempeñar una función productiva
en diferentes contextos y con base en estándares de calidad establecidos por el sector productivo.
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Requiere la interacción de conocimientos, habilidades y destrezas; verificables y evaluables.
(SENA, 2007, p.10)
Departamento: Grupo de personas que se relacionan por especialidad o actividad puntual
dentro de una misma área, para cumplir con acciones específicas que apuntan a objetivos
estratégicos y tácticos puntuales y a determinadas perspectivas del mapa estratégico de la
organización.
Indicadores Comportamentales: Son las conductas que asume una persona ante
determinada situación, que permite la valoración de una competencia, sea esta organizacional,
funcional o específica.
Manual de procedimientos: Documento que contiene la descripción detallada de las
actividades (funciones) que deben ejecutarse en un cargo.
Niveles jerárquicos: Eslabón dentro de la estructura organizativa en el cual se encuentran
órganos con un similar grado de autoridad y responsabilidad, en relación con los objetivos de la
empresa, independientemente de la función o actividad que realicen dichos órganos.
Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra
organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que
las dirigen, hace un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la
organización.
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Procesos: Los procesos de la organización son el conjunto de actividades interrelacionadas,
que con un propósito definido transforman entradas en salidas valiosas para uno o más clientes
internos o externos.
Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de recursos que son
necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y de mejora. (NTCGP
1000, 2009. p.13)
Puestos: Los puestos son posiciones de trabajo ocupadas por personas que realizan las tareas
propias del cargo.
Relaciones Formales: Son las relaciones o vínculos formales a través de los cuales se
coordinan e interconectan las unidades administrativas (órganos) y pueden ser: De
subordinación, de asesoría, funcionales o de mando especializado, de representación personal, de
servicio, de coordinación y de revisión.
Responsabilidad: Asignación de deber y poder para el logro de objetivos de las áreas.
Tareas: Las tareas son un conjunto de operaciones que, ejecutadas por un individuo,
constituyen un puesto de trabajo.

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Objetivo General
Diseñar un manual de funciones y el perfil de cargos por competencias laborales de 3 cargos
administrativos de la empresa “Distribuidora LAP S.A.S.
Objetivos Específicos
1. Diseñar un instrumento que permita recolectar información necesaria y suficiente para el análisis
de los cargos administrativos para la empresa “Distribuidora LAP S.A.S.”.
2. Aplicar el instrumento con la participación de cada uno de los ocupantes del cargo y de su
superior inmediato.
3. Elaborar las descripciones de cargo, con base en la información recolectada y someterla a la
verificación de jefes inmediatos para validarla.
4. Explorar las competencias organizacionales por niveles de la organización, a través de la
observación participante.
5. Estructurar el Manual de Funciones y perfil de los cargos para el área comercial de la empresa
“Distribuidora LAP S.A.S., donde se describa de manera clara, precisa y concisa la delimitación
de las funciones y asignación de responsabilidades, para que de una manera organizada, eficiente
y eficaz se trabaje en la consecución de los objetivos y metas de la empresa.
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Políticas, Normas E Instrumentos De Medición
Políticas
Las políticas son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que estas se
desempeñen de acuerdo con los objetivos deseados, son guías para la acción y sirven para dar
respuestas a las interrogantes o problemas que se pueden presentar con frecuencia, se refieren a
la manera como las organizaciones aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por
intermedio de ellos los objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos
individuales.
Cada Organización pone en práctica las políticas de Gestión de Talento Humano que más le
convenga a su filosofía y a sus necesidades; por tanto, una política debe abarcar lo que la
organización pretenda en aspectos como provisión de recurso humano, políticas de aplicación de
recursos humanos (en lo que concierne en la determinación de los requisitos para el desempeño
de tareas), criterios de remuneración de los empleados, criterios de higiene y seguridad relativos
a las condiciones físicas, ambientales en que se desempeñan las tareas y funciones del conjunto
de cargos de la organización y el desempeño de las operaciones y actividades, teniendo en cuenta
los objetivos de la organización.
Las políticas también establecen el código de valores éticos de la organización, que rigen las
relaciones con los empleados, accionistas, clientes, proveedores, etc.; a partir de las políticas,
pueden definirse los procedimientos que se implantarán, los cuales son caminos de acción
predeterminados para orientar.
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Como política general, no se fomenta la práctica de dar o recibir regalos, especialmente con
proveedores y contratistas. b. Según las políticas expedidas por la Sociedad, se permitirá realizar
o aceptar atenciones sociales normales dentro del giro de los negocios, siempre que las mismas
no tengan el propósito de influir en la decisión comercial.
Todos los directivos, empleados, funcionarios o colaboradores de la Sociedad que
voluntariamente o con culpa grave, por acción u omisión cometan una falta, un acto impropio,
incumplan o faciliten el incumplimiento de normas, políticas o procedimientos, violen los
principios éticos y normas consagradas en este Código, estarán sometidos a las acciones
disciplinarias correspondientes, de conformidad con las normas legales vigentes, el Reglamento
Interno de Trabajo y este Código. Las irregularidades cometidas podrán conducir a la imposición
de sanciones disciplinarias, e incluso hasta la terminación del contrato de trabajo.
Beneficios del proceso: es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte
de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.
Contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la
descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la
descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación. Hoy en día se hace mucho
más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad
(ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de
áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
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Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario la
exclusividad) y puede ser interno o externo a la organización.
Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá
realizar el Manual de Funciones.
Se necesita que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del organigrama y
para que el plan estratégico se refleje en las funciones; en mi libro “Metodologías para implantar
la estrategia: Diseño organizacional de la empresa”, recomiendo y muestro algunas
metodologías.
Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual, especialmente con los
cambios fuertes.
Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en
la intranet institucional.
En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultorías en estos temas, las empresas al
inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se
elabora el manual, también se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenían y que en
algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio
(descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.)
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Normas
Son la expresión estandarizada de una descripción de competencias laborales identificadas
previamente. Es importante considerar la norma en su acepción de estándar, de patrón de
comparación, más que de instrumento jurídico de obligatorio cumplimiento. La norma está
conformada por los conocimientos, habilidades, destrezas, comprensión y actitudes, que se
identificaron en la etapa de análisis funcional, para un desempeño competente en una
determinada función productiva. En este sentido, es un instrumento que permite la identificación
de la competencia laboral requerida en una cierta función productiva.
Una norma técnica de competencia laboral usualmente incluye:
Lo que una persona debe ser capaz de hacer, La forma en que puede juzgarse si lo que hizo
está bien hecho, Las condiciones en que la persona debe demostrar su competencia.
Los tipos de evidencia necesarios y suficientes para asegurar que lo que hizo se realizaron de
manera consistente, con base en un conocimiento efectivo.

La capacidad para obtener resultados de calidad con el desempeño eficiente y seguro de una
actividad. La capacidad para resolver los problemas emergentes en el ejercicio de la función
productiva. La capacidad para transferir los conocimientos, habilidades y destrezas que ya posee,
a otros contextos laborales.
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Prácticas de Negocios: Relaciones con personas del Gobierno, accionistas y proveedores
No se realizarán negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga
conocimiento de que observan un comportamiento, social y empresarial contrario a las leyes, la
ética y las buenas costumbres, o que se encuentren cuestionados legales o reputacionalmente.
La Sociedad consagrará su actividad en beneficio de sus accionistas, en forma tal que el
provecho que reporte de su gestión revierta en forma integral a aquellos, sin perjuicio de la
compensación por la gestión adelantada.
Todos sus funcionarios mantendrán condiciones claras en sus actuaciones, de tal forma que
las mismas se desarrollen de conformidad con las normas que rigen la empresa y sus principios
corporativos.
Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y
precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos.

Se seleccionará rigurosamente a los proveedores de la empresa, según su desempeño ético,
social, económico y ambiental.
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Se buscará establecer, con los proveedores, relaciones de beneficio mutuo. Los proveedores
serán elegidos con base en sus méritos, teniendo en cuenta entre otros aspectos, el precio, la
calidad, la capacidad para el cumplimiento y su reputación.
Las relaciones de la empresa con el Gobierno y con las entidades gubernamentales se
manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo normas estrictas de ética.
Se procederá, en todos los casos, con criterio justo, evitando dar o propiciar interpretaciones
capciosas que tiendan a beneficiar a personas en perjuicio de terceros, de la empresa o del
Estado.
La empresa se abstendrá de intervenir directa o indirectamente en relaciones no ceñidas a la
ley, con las instituciones u organismos públicos o con cualquier otra persona o entidad.
La empresa efectuará aportes institucionales o donaciones solamente a entidades o a personas
naturales permitidas por la ley y con sujeción a lo establecido en las disposiciones aplicables.
Regalos e invitaciones los intereses de la empresa serán mejor servidos cuando sus decisiones
estén basadas en criterios objetivos y no influidos por factores tales como regalos, donaciones o
pagos tendientes a obtener resultados para los Directores, empleados o para integrantes de sus
familias.
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Como política general, no se fomenta la práctica de dar o recibir regalos, especialmente con
proveedores.
Según las políticas expedidas por la empresa, se permitirá realizar o aceptar atenciones
sociales normales dentro del giro de los negocios, siempre que las mismas no tengan el propósito
de influir en la decisión comercial.
Se reconoce que esporádicamente pueden ser aceptados regalos de artículos publicitarios por
valores de costo mínimo. Sin embargo, los empleados de la empresa no podrán recibir de
accionistas, proveedores, funcionarios públicos, clientes y en general, de personas con las cuales
la empresa mantenga una relación comercial, o se encuentre en un proceso de selección o
licitación para una relación comercial futura, dinero, comisiones u obsequios que puedan
inclinarlos a tomar una decisión parcializada, o que tengan un valor superior a un salario mínimo
legal. No obstante lo anterior, se reconoce que dentro del giro ordinario de los negocios de la
empresa y para poder realizar su actividad empresarial, es necesario realizar visitas o aceptar
invitaciones para conocer la empresa o el producto ofrecido. En este caso, el empleado deberá
ser autorizado por el Comité de Ética, que deberá ser informado por el superior jerárquico.
En caso de que el monto del regalo sea inusual, debe darse a conocer al superior inmediato
quien, deberá poner en conocimiento de este hecho al Comité de Ética, que a su vez, decidirá si
puede ser aceptado o deberá ser devuelto a la persona que lo envió. Será aceptado que los
empleados efectúen o reciban atenciones de costos moderados, tales como, comidas de negocios
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o invitaciones a actividades culturales o deportivas, que sean beneficiosas para un objetivo
comercial definido. No se deberán aceptar viajes ofrecidos por proveedores, ni podrán ser objeto
de entretenimiento gratuito o cualquier tipo de contraprestación en su beneficio que provenga de
proveedores, instituciones financieras, empresas de la competencia y/o terceras personas, sin la
debida autorización del Comité de Ética, el cual deberá ser informado por el superior jerárquico.
No podrán ofrecer dinero, o cualquier ventaja económica directa o indirecta, a terceros, para
la obtención de un negocio, concesión u operación particular. Ni aprovechar su posición, para
obtener beneficios personales o familiares.
Los comprobantes o cuentas de cobro presentados a la empresa por concepto de viajes o
atenciones sociales deberán corresponder a actividades oficiales de la misma.
Conducta Personal
Conducta empleados y funcionarios: Los funcionarios de la distribuidora obrarán con buena
fe, con lealtad y con la diligencia y el cuidado de un buen hombre de negocios, velando por los
intereses de la empresa.
Promoverán y difundirán, entre sus clientes internos, el conocimiento de las leyes,
reglamentos y disposiciones que les sean aplicables, así como las normas de este Código de
Ética, y los usos y sanas prácticas del mercado.
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No aconsejarán o intervendrán en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos
incorrectos o punibles, o que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de
terceros, o usarse en forma contraria al interés público o a los intereses de la empresa, tales como
publicidad tendenciosa, espionaje industrial, incumplimiento de obligaciones laborales,
comerciales, sociales y demás.
Comunicarán oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad por parte
de otro empleado o tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la empresa.
Respetarán a sus compañeros de trabajo e igualmente a sus familias.
No promoverán grupos o actos religiosos o de participación política dentro de la empresa.
Las relaciones económicas entre la empresa, sus Directores, Administradores y principales
Ejecutivos, incluyendo sus parientes y socios, se celebrarán en condiciones de mercado.

Ante la falta de normas expresas que reglamenten una materia o asunto particular, no puede
actuarse de manera tal que se tomen decisiones contrarias a los intereses de la empresa. El sano
criterio, la experiencia, el conocimiento y la buena fe, son elementos que deben sustentar todo
acto o determinación de la empresa.
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Confidencialidad: Para evitar la divulgación o mal uso de la información, se recomienda que
el comportamiento personal del empleado se ajuste a las siguientes reglas:
Los empleados mantendrán la debida reserva y protegerán, en todo momento, los documentos
de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado.
No comentarán temas relacionados con los negocios de la empresa, con el personal ajeno a
ésta, incluyendo a amigos y a parientes.
Los proyectos de la empresa, especialmente aquellos que incluyan información confidencial,
no se deberán tratar en lugares donde haya terceros. Sin embargo, se reconoce que en casos
excepcionales se tengan que discutir en dichos lugares. En esos casos el personal de la empresa
deberá guardar discreción extrema.
Al transmitir información, los empleados deberán utilizar medios de comunicación que
cuenten con los sistemas de seguridad requeridos.

Las contraseñas o claves de acceso de equipos centrales deben ser confidenciales y no serán
divulgadas. Los sistemas de cómputo personales deberán estar protegidos con contraseñas que
impidan a las personas no autorizadas el acceso a la información.
Los negocios que involucren información confidencial y que se realicen en las oficinas de la
empresa, se deberán tratar fuera del alcance del personal no involucrado en la operación.
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Los asesores externos contratados por la empresa se deberán tratar como externos y se
mantendrán al margen de los proyectos internos, a menos que la consultoría esté relacionada con
ese proyecto.
Los visitantes deberán esperar en las áreas dispuestas especialmente para ello, y no se les
permitirá el acceso a oficinas, archivos, áreas de trabajo, áreas de copiado o instalaciones de
cómputo de la empresa, a menos que dicha visita esté supervisada.
Las áreas de trabajo y otras instalaciones deberán despejarse de la información relacionada
con proyectos de negocios de la empresa. Los tableros de las reuniones deberán ser limpiados al
término de cada reunión.
Conflictos de interés: Todo empleado, Administrador, Representante Legal o Directivo de la
empresa, deberá revelar sus conflictos de interés o cualquier situación que por sus
particularidades pueda resultar reñida con la conveniencia de la Compañía, de la siguiente
manera:
Los conflictos de interés que puedan presentarse entre los accionistas y los Administradores,
Directores y Representantes Legales o entre estos últimos y la empresa, de manera interna, serán
sometidos a la consideración y decisión del Comité de Gobierno Corporativo,
Del Código de Buen Gobierno Corporativo, y se abstendrán, en todo caso, de participar en la
discusión y decisión del asunto que genere la situación de conflicto de interés.
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Los conflictos de interés que puedan presentarse entre los Directores, miembros de Junta
Directiva, accionistas y empleados de la empresa con proveedores, competidores, clientes y en
general, personas ajenas a la empresa serán sometidos a consideración y decisión del Comité de
Ética; conforme a lo establecido en el presente Código. En el evento en que un empleado o
funcionario de la empresa que no sea Representante Legal ni miembro de Junta Directiva ni
Administrador, encuentre que en el ejercicio de sus funciones pueda verse enfrentado a un
conflicto de interés, informará de tal situación, en forma inmediata y por escrito a su superior
jerárquico, quien llevará el asunto, por intermedio del Representante Legal de la empresa, al
Comité de Presidencia de la Compañía, con el fin de que éste determine en cada caso concreto la
manera de evitar este conflicto. Las consideraciones hechas por el Comité y las decisiones que
éste adopte, constarán en documento suscrito por todos sus miembros. En todo caso, si el Comité
considera que la situación de posible conflicto de interés debe ser conocida por la Junta
Directiva, remitirá a ésta toda la información sobre el caso en particular, para que sea ésta en
última instancia quien decida los mecanismos para evitar el conflicto.

Conflicto de interés de Directores. Cuando un Director encuentre que en el ejercicio de sus
funciones puede verse enfrentado a un conflicto de interés, éste lo informará de inmediato al
Comité de Gobierno Corporativo de la Junta Directiva y al Comité de Ética, según el caso, y se
abstendrán de participar en la discusión y decisión del asunto que genere la situación de conflicto
de interés. En el evento en que la mayoría de los Directores se encuentren en una situación que
potencialmente presente un conflicto de interés, dicha situación deberá ser conocida por la Junta
Directiva en pleno, la cual deberá abstenerse de realizar la operación o celebrar el acto o contrato
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que genera dicha situación, salvo autorización expresa de la Asamblea General de Accionistas.
Para tal efecto, todo empleado, Administrador, Representante Legal o Directivo de la empresa
evitarán:
Participar en actividades o administrar negocios contrarios a los intereses de la empresa o que
puedan perjudicar la completa dedicación o el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.
No establecerán empresas o negocios que compitan con la empresa, ni serán socios,
empleados o administradores de las mismas.
No realizarán negocios de interés personal o familiar dentro de la empresa, como la compra,
venta o arrendamiento de equipos o propiedades de la empresa o la participación o propiedad en
empresas que tengan o busquen establecer negocios con éstas.

No autorizarán o negarán ningún negocio con base en sentimientos de amistad o enemistad
de quienes tienen en sus manos la responsabilidad de decidir.
No abusarán de su condición para obtener beneficios, para sí o para terceros.
No participarán en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con su
rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización de la empresa.
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Quienes tienen la responsabilidad de contratar o disponer a nombre de la empresa, no lo
podrán hacer con personas dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil.
Seguridad y Salud Ocupacional: Todos los empleados deberán acatar las instrucciones que
en materia de seguridad y salud ocupacional imparta la empresa con el fin de preservar la vida,
salud y bienestar de éstos, sus compañeros de trabajo y los terceros.
Divulgación de información: La empresa divulgará los criterios aplicables a las
negociaciones que los Directores, Administradores y empleados realicen con las acciones y
valores de la empresa, a las políticas de recompra de acciones y a las operaciones sobre acciones
y valores propios de la empresa.

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Definición De Manual De Funciones Y Descripción De Cargos
Manual de funciones
El manual de Funciones y Competencias laborales es una herramienta que permite a las
organizaciones dar respuesta a la evolución de las industrias y su constante necesidad de contar
con talento humano altamente competitivo e idóneo para el cumplimiento de los objetivos
trazados por la compañía. Con este manual como guía se espera contribuir en el ingreso de
personal no solo con conocimientos de su área de desarrollo, sino además con las habilidades,
destrezas, aptitudes y actitudes para el trabajo, que requieren para su vinculación; sino también
las que deben adquirir a través de la formación y entrenamiento planeados.
Cuando en las organizaciones no existe un documento formal, se genera confusión, falta de
compromiso y desorden administrativo tanto en la organización como entre los trabajadores, ya
que se desconocen los límites de su campo de acción lo que promueve que las responsabilidades
sean trasladadas a otros. De la misma forma el carecer del conocimiento sobre las competencias
requeridas para tener éxito en una actividad obstaculiza el logro de la tarea, y la elección de la
persona más competente para el desarrollo de la misma.
Los manuales se convierten en un medio trascendental en la organización sistemática de la
empresa, ya que este delimita las labores que cada persona debe desarrollar creándose de esta
manera un lazo conductor entre las funciones y responsabilidades que se deben cumplir y las
metas u objetivos que se deben alcanzar a corto, mediano y largo plazo en cada área de la
empresa; al
28
tiempo que constituye una herramienta fundamental para el área de Talento Humano para
guiar los diferentes procesos como son: la selección, inducción, capacitación, entrenamiento,
desarrollo y evaluación de desempeño del capital humano.
Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento
instrumental de información detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y sistemática,
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las
distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una
empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
empleado en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente, basados en los
respectivos procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de guías y
orientaciones para desarrollar las rutinas labores cotidianas, sin interferir en las capacidades
intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores u operarios de una empresa, ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas
apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad,
las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo
informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se
indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los

problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones, tanto los informes como los manuales
deberán ser evaluados
29
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la
gestión.
El manual de funciones indica que hacer y cómo hacer el trabajo en función de cumplir con la
planeación, aplicable al recurso humano, es decir, misión, visión, objetivos, procedimientos para
que éstos se cumplan con eficiencia y eficacia, Para su desarrollo se tendrá en cuenta los
manuales de procedimientos, reglamento de trabajo, manuales de operaciones y mantenimiento,
análisis de cargos, valuación de cargos, análisis de carga laboral.
El manual de Funciones para el Capital Humano es de vital importancia, puesto que es un
instrumento que describe las funciones básicas a nivel de cada puesto de trabajo, el manual de
Funciones le permite al área de recursos humanos superar la duplicidad, las superposiciones e
interferencias, para así llevar al puesto de trabajo con su personal a la eficiencia y eficacia.
También al capital humano le permite desempeñarse mejor y con mayor disposición en sus
labores, evitando los re-procesos en la empresa.
Utilidad del Manual de Funciones
 Dar una instrumentalización a los procesos administrativos, como selección de personal,
inducción a los nuevos funcionarios, entrenamiento en los puestos de trabajo.

 Proporcionar el establecimiento de parámetros de eficiencias y criterios de auto control.
 Facilitar la información para una planeación y a su vez implementación de medidas de
mejoramiento y modernización administrativas, así como efectuar estudios de cargas de trabajo.
30
 Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la empresa.
 Identificar los trámites de cada operación y su funcionario responsable.
 Identificar las responsabilidades del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o
transacción.
 Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total
del procedimiento.
 Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de esfuerzos, por
medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo.
 Fomentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos
innecesarios y sobre todo costos injustificados.
 Establecer tiempos estándar o promedio para cada función, con el fin de detectar las
dependencias que demoran los trámites sin justa causa.
 Sentar la base documental para la elaboración del MFPC.
 Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los
procedimientos.
 Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión.
Elementos del Manual de Funciones:
1. Identificación y ubicación del empleo

2. Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de funciones
esenciales del empleo
3. Conocimientos básicos o esenciales
4. Competencias Comportamentales
5. Requisitos de formación académica y experiencia
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La Compañía, en su proceso de selección de personal, vincula, conserva y desarrolla personas
que interioricen, compartan y se comprometan con la visión, misión y valores institucionales, de
acuerdo con el direccionamiento estratégico de la organización. Así mismo, emplea personas con
amplio potencial de desarrollo, que puedan aprender y asumir los cambios y posibilidades de
aprendizaje ofrecidos por la actividad de la empresa.
Complementos del manual de funciones.
Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación
son los siguientes:
 Manual de funciones y responsabilidades.
 Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
 Estructura orgánica de la Empresa.
 Manual de normas administrativas.
 Delineamientos o directrices de contratación de Personal.
 Reglamento laboral.
Es fundamental que todos estos elementos se combinen con el compromiso y apoyo racional
en todos los niveles de la empresa. No solo se requiere introducir en el proceso a todos los
empleados de bajo nivel sino también a los empleados de más alto rango, llámese gerentes, jefes
de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben involucrarse en el proceso,
y se debe tomar conciencia de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin
restricción alguna como miembros activos de la compañía. Todo debe ser un conjunto de
esfuerzo encaminados a la consecución de objetivos y metas de la empresa.
32
Características del manual de funciones
Como características fundamentales en la redacción y consolidación de un manual de
funciones debes tener en cuenta, que debe ser escrito en lenguaje sencillo, preciso y racional que
permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su
modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que
emita la organización.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su
fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las
modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se
hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y
descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre
otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso,
para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con
mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función
para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o
ajustes. Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los
manuales en las dependencias de la organización.
33
Descripción de cargos
La descripción y análisis de cargos son una fuente de información básica para toda la
planeación de recursos humanos, ya que es necesario para el proceso de selección de nuevo
personal, para la programación de planes de capacitación, determinar la carga de trabajo e
incentivos y la administración de remuneraciones.
La descripción del cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, en tanto
que el análisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir.
La descripción del cargo considera la información detallada de las atribuciones o tareas del
cargo “qué hace el ocupante” la periodicidad de la ejecución “cuándo lo hace”, los métodos
aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas “cómo lo hace” y los objetivos del cargo
“por qué lo hace”. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo, de
los deberes y responsabilidades que comprende.

Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el
individuo que lo desempeña en la actualidad.
Las descripciones de puestos pueden confeccionarse de diferentes maneras que se explican a
continuación:
34
Descripciones genéricas
Se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia específicas. Proporcionan
una visión general de una categoría de puestos mediante los denominadores comunes de todos
los puestos que abarcan en una categoría.
Descripciones de puestos específicas
Las descripciones de puesto específicas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto.
Indican su relación con otros puestos específicas dentro de las más pequeñas unidades
organizacionales; éstas también tienen otros propósitos tales como: Análisis precisos de puestos,
evaluación de puestos (para la gestión de sueldos y salarios), Organigrama, elementos que
componen las descripciones de puesto, designación del puesto, unidad organizacional y relación
de dependencia. Estos puntos identifican el puesto y le dan sus características propias.
Diferencian a cada puesto de los demás.

Beneficios del manual de funciones por competencias
Los Manuales de Funciones por Competencias Laborales son un soporte técnico, el cual le da el
fundamento y sentido a la existencia de los cargos de las entidades u organizaciones. Así mismo
facilita la organización, coordinación y control de algunos de los procesos administrativos
comunes a todas las organizaciones, tales como la selección de personal, la inducción de nuevos
35
funcionarios, la capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo establecidos y el
desarrollo de la evaluación del desempeño.
Genera la competitividad fundamentada en el desempeño para el desarrollo de los colaboradores
de la organización, oportunidades de desarrollo de las personas.
La “Distribuidora LAP S.A.S.”, se enfrenta diariamente a diversos desafíos competitivos lo cual
la obliga a mejorar la calidad de sus servicios y a sentir la necesidad de mejoramiento de su
gestión, procesos productivos y productos y es por tanto una prioridad de la distribuidora
disponer de personal competente que supla la demanda de esas necesidades.
Un modelo de gestión por competencias brinda muchos beneficios a la organización:
 Facilidad en los procesos de reclutamiento, selección, contratación, y evaluación tanto de
empleados nuevos como antiguos

 Un manual de funciones por competencia le permitirá a la “Distribuidora LAP S.A.S.” contar
con una herramienta para evaluar el personal nuevo y antiguo.
 Identificación de aquellos requerimientos de capacitación que refuercen los conocimientos del
capital humano aportando beneficio tanto para ellos como para la organización misma.
 Optimización en los niveles de satisfacción laboral y el clima organizacional, un modelo de
gestión por competencias les permite a sus colaboradores contar con herramientas para evaluar
los
36
conocimientos adquiridos así como sus habilidades y actitudes desarrolladas en su vida laboral y
profesional mejorando de esta manera sus posibilidades futuras de aplicabilidad a nuevos cargos.
 El manual de funciones por competencias permitirá a los colaboradores de la organización
identificar a plenitud cual es el alcance del cargo, entienda y conozca sus deberes y obligaciones
con la compañía.
Revisión Periódica del manual de funciones por competencias
Es importante realizar una revisión cada seis (6) meses donde se verificará la funcionalidad
del mismo con el fin de establecer si se requieren ajustes o actualizaciones, el reajuste, de cada
manual se realizará cuando se operen cambios en la nomenclatura o estructura orgánica ya sea
por modificación, crecimiento o compactación; distinta distribución de funciones entre las áreas
que integran a la unidad administrativa; así como por modificaciones al reglamento interior.
Participantes
En el proceso de elaboración del manual y en la descripción y perfil de cargos requiere
primordialmente de la participación de cada uno de los ocupantes del cargo, que a través de un
instrumento de recolección de información y observación continúa con cada uno de los actores,
permitiéndonos obtener la información suficiente para la construcción del presente manual y en
la descripción y perfil de cargos.
37
Participan en el desarrollo el presente manual, aprendices de la Especialización Tecnológica
de Gestión del Talento Humano por Competencias; partiendo del diagnóstico organizacional
donde se evidencio la necesidad de la redacción del manual de funciones del departamento
comercial.
Unidades de trabajo
Se han definido los siguientes criterios de inclusión:
 Empleados con contratación directa de la empresa
 Hombre y Mujeres mayores de edad.
 Colaboradores que tengan como escenario de trabajo principal la oficina ubicada en la
ciudad de Bogotá D.C.
De acuerdo con las características de la unidad de análisis antes enunciada, se han definido
los siguientes criterios de exclusión:
 Personas con modalidad de contrato indirecto

 Sujetos que no cumplan con los criterios de inclusión
Desarrollo metodológico del manual de funciones
El área de Gestión humana primero, establece los criterios y la obligatoriedad para definir e
incorporar en los manuales específicos de funciones y de requisitos las competencias laborales
mínimas para los diferentes cargos de la organización. El segundo, establece las competencias
laborales generales para los cargos de los distintos niveles jerárquicos de la entidad.
38
La elaboración del manual de funciones debe buscar concretar esfuerzos en lograr elaborar un
modelo, en el cual se consignen de manera dinámica las competencias requeridas en cada uno de
los niveles y cargos de la entidad, y que el mismo se constituya en un instrumento funcional para
la gestión del recurso humano, para la concertación de objetivos, estímulo a sus empleados y no
continúe simplemente reposando en los anaqueles de la oficina de recursos humanos como un
instrumento más que el Estado pide sin ninguna utilidad ni respeto.
Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias exigidas por gerencia se
tendrán en cuenta los siguientes aspectos evidencias:
 Identificación del propósito principal del cargo
 Identificación del área
 Definición de propósitos principales
 Funciones específicas para el cargo

 Definición de los criterios de desempeño
 Campo de aplicación
 Definición de conocimientos para el área
 Requisitos de experiencia
 Competencias organizacionales
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Diseño metodológico
Enfoque: Este Manual de funciones es de enfoque cualitativo, nos permite tener acceso a la
información directamente de las personas que ocupan los cargos, de la demanda de la
organización y de los requerimientos de los directivos.
Metodología: El método escogido es de tipo descriptivo y exploratorio, cuyo objetivo es
indagar a partir del instrumento escogido las funciones y responsabilidades de cada cargo y a
partir de allí construir un perfil del cargo que describa las ocupaciones de cada sujeto. Y explorar
a través de la observación participativa las habilidades, actitudes, destrezas y conocimientos de
cada una de las personas, indispensables para desempeñar eficientemente su cargo.
El procedimiento consiste en describir y explorar una serie de actividades y procesos propios
de un cargo, comportamientos asociados a algunas competencias, a un grupo de personas
(Administrativos) de la empresa “Distribuidora LAP S.A.S.”.

Momentos del método.
Etapa previa: Corresponde al primer contacto con los directivos y colaboradores de la
empresa “Distribuidora LAP S.A.S.”. En esta etapa se solicitó la participación voluntaria de los
trabajadores y el permiso a la compañía para la publicación de los resultados. (Ver anexo
Formato 1 Construcción Perfil ANÁLISIS Y DESCRIPCION DEL CARGO y FICHA2:
DESCRIPCION DEL CARGO).
40
Posteriormente se explicó a los asistentes el alcance del trabajo, los objetivos, la metodología
a utilizar para la recolección de la información y los otros momentos donde intervendrían en la
construcción del documento.
Etapa descriptiva. Se realizó la elección de la técnica o procedimientos apropiados, y se
ejecutó la recolección de la información a partir de las técnicas escogidas y se elaboraron las
descripciones del manual de funciones por cada cargo. (Ver anexo Formato 1 Construcción
Perfil ANÁLISIS Y DESCRIPCION DEL CARGO y FICHA2: DESCRIPCION DEL
CARGO).
Etapa exploratoria. Esta etapa se buscó hacer una observación con cada sujeto y a partir de
esta se determinaron las competencias organizacionales (Genéricas) y competencias de cada
nivel de la empresa y seguidamente se llevó a cabo la integración de todas las funciones y
competencias de todos los individuos en una estructura descriptiva. Posteriormente se realiza la

realimentación final con los sujetos participantes y jefes inmediatos. (Ver anexo Formato 1
Construcción Perfil ANÁLISIS Y DESCRIPCION DEL CARGO y FICHA2:
DESCRIPCION DEL CARGO).
Técnicas e instrumentos de recolección de información
Las técnicas utilizadas fueron la implementación de un instrumento de recolección de
información y la observación participante.
41
Formato General de Información para análisis del puesto. Con base en el estado del arte, se
utilizó el formato FICHA2: DESCRIPCION DEL CARGO el cual contiene las variables
necesarias, para lograr recolectar información que permita realizar una gestión eficiente del
talento humano:
a) Descripción del cargo: Identificación del puesto de trabajo: incluye el Nombre del Cargo el
cual hace referencia a la denominación otorgada al cargo dentro de la empresa. Y Cargo de
quien depende, hace referencia al cargo de la persona responsable o dependencia a la cual se
encuentra adscrito el trabajador.
b) Posición del cargo en el Organigrama: incluye una gráfica del organigrama de la planta
administrativa, la cual delimita visualmente el nivel del cargo dentro de esa estructura.
 Nivel de autoridad: Indica el nivel de autonomía del cargo, el poder de participación como
representante de la empresa.
 Rendición de cuentas: Son los informes y reportes que tienen bajo su responsabilidad cada
cargo.
c) Misión del cargo: Es donde se plasma el objetivo del puesto de trabajo, se explica porque
existe el puesto.
42
d) Funciones específicas cargo: Son las actividades y tareas generales y específicas realizadas
por el trabajador en ejercicio del cargo.
e) Especificaciones del cargo: Incluye La Experiencia mínima requerida para ocupar el puesto
de trabajo, La Educación necesaria para ejercer idóneamente el cargo, La Formación
complementaria útil para desempeñar eficientemente la vacante, y Las Competencias
Laborales indispensables para contribuir exitosamente en la misión del cargo.
f) Responsabilidades del cargo: Son los compromisos relacionados con el cumplimiento de las
normas del sistema integrado de gestión SIG. (por supervisión de personal, materiales y
equipos, métodos y procesos, dinero, títulos o documentos, información confidencial y por
seguridad de terceros).
g) Contacto y relaciones: (con quien tiene contacto el cargo internos empleados jefes,
subalterno) y externos clientes, proveedores, instituciones públicas o privadas, etc.)
Frecuencia (Diaria, semanal, quincenal, mensual, ocasional, frecuentemente)
h) Requisitos Físicos: (esfuerzo, concentración y complexión necesaria)
i) Condiciones de trabajo: (Ambiente de trabajo, riesgos profesionales)
43
j) Competencias requeridas: COMPETENCIAS DEL Ser (humanas y sociales) y
COMPETENCIAS TECNICAS ESPECIFICAS CARGO (saber y conocer) determinando su
grado importancia para el cargo
La observación participante. Consiste en un proceso caracterizado, donde los recolectores de
la información, de una forma consciente y sistemática comparten con los ocupantes de los
cargos, en todo lo que permita las circunstancias, las actividades de la vida laboral. Su propósito
es la obtención de las conductas asociadas a las competencias a través de un contacto directo.
Instrumentos de medición. En los sistemas normalizados de competencia laboral, la
evaluación es el proceso mediante el cual se recogen evidencias sobre el desempeño laboral de

un individuo, con el fin de determinar si es competente o aún no, para realizar una función
laboral determinada.
Es un derecho del supervisado saber cómo se ha desempeñado en un plazo determinado,
conociendo tanto sus aciertos y contribuciones como sus limitaciones y necesidades de mejora,
con vistas al desarrollo de su carrera laboral.
Los sistemas tradicionales de evaluación suelen presentar todas o algunas de las siguientes
características:
 Evaluación asociada a un curso o programa.
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 Partes del programa se evalúan a partir de las materias.
 Partes del programa se incluyen en el examen final.
 Aprobación basada en escalas de puntos.
 No se conocen las preguntas.
 Se realiza en tiempos definidos.
 Utiliza comparaciones estadísticas.
La evaluación de competencias se caracteriza por:
 Se centra en los resultados del desempeño laboral (definidos en la norma).
 Tiempo no determinado.
 Individualizada.
 No asociada a un curso o programa de estudio.
 No compara a diferentes individuos.
 No utiliza escalas de puntuación.
 Su resultado es competente o aún no competente.
Para lo anterior se utilizan las siguientes técnicas:
 Entrevistas - observación participante.
 Observación - observación participante.
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 Diligenciamiento del Formato 1 Construcción Perfil Análisis Y Descripción Del Cargo y
La Ficha2: Descripción Del Cargo.
Instructivo para la utilización del manual
El área de Gestión humana, deberá a través de inducción a todos los empleados y miembros
de la Organización, hacer conocer este instructivo de una manera eficaz; y por ende entregar a
cada empleado el manual de funciones y descripción de cargos que le compete según su cargo;
dicha inducción debe quedar registrada en el formato correspondiente, con el fin de consignar las
evidencias de conocimiento y comprensión, tanto de este instructivo como del manual de
funciones y descripción de cargos.

Los jefes de las diferentes áreas, porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus
subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a
cambios en el ambiente interno y externo de la empresa, para analizar resultados en las distintas
operaciones.
Los organismos de control a nivel interno y externo, que facilitan la medición del nivel de
cumplimiento de las funciones establecidas para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y
recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus
áreas y operaciones.
46
¿Para qué una descripción de Perfiles de cargos? (DPC)
El Manual que contiene las DPC le permite a los miembros de la organización conocer y
comprender la estructura de las distintas áreas, los niveles establecidos para cada una de ellas, el
alcance general de su trabajo en la estructura de la organización, los requisitos definidos para el
ejercicio de cada cargo en el Área, las asignadas por cargo de esta estructura, las relaciones de
cada cargo en la organización tanto internas como externas, así como las competencias
organizacionales, funcionales y específicas establecidas por cargo, con su respectiva valoración
por indicadores comportamentales.

Los procesos y las responsabilidades, gracias al manual son divididos, clasificados y
distribuidos entre los puestos de trabajo y deben estar definidos de forma clara y precisa para el
logro del cumplimiento de los objetivos asignados a cada uno de los cargos contenidos en el
manual; por tanto, el manual de DPC contiene la descripción de las funciones y actividades
(conjunto de tareas homogéneas, afines e interrelacionadas cuya realización contribuye al
cumplimiento de determinada función.).
El manual de DPC se aplica una vez emitido, siempre que se garantice su difusión y
conocimiento al personal que compone la empresa.
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Contexto estratégico y organizacional
Misión
Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo,
satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes a través de la calidad de nuestros productos, de
servicio personalizado, mercadeo, eficiencia y rentabilidad, con responsabilidad frente a nuestros
colaboradores, proveedores, al estado y a la sociedad en general.
Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello
buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.
Visión
En el 2023, “Distribuidora LAP S.A.S.” será reconocida como una compañía líder en el
sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la distribución de productos
de consumo masivo, garantizando a nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y
satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas.
Valores corporativos
Orientación al cliente.
Sentido de urgencia y oportunidad.
Seguridad.
Responsabilidad.
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Lealtad.
Transparencia.
Calidad.
Innovación.
Impecabilidad.
Trabajo en Equipo
Pasión por lo que hacemos.
Cuidado del medio ambiente.

Estructura organizacional “Distribuidora LAP S.A.S
Manual De Funciones.
“Distribuidora Lap S.A.S.”
Departamento Comercial
Identificación Del Cargo
Denominación del cargo: Director Comercial

Área: Directiva
Cargo al cual reporta: Gerente General
Número de cargos: 1
Descripción Del Cargo
Misión del cargo
Cumplir con los presupuestos y metas de venta, establecidas por la compañía, a través de la
eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y
controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de
fidelización de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia.
Competencias Organizacionales o Genéricas Requeridas Para Este Cargo
1) Capacidad para emprender, desarrollar y dirigir proyectos importantes con resultados
satisfactorios; estableciendo y manteniendo cohesión de grupo para alcanzar los objetivos
Organizacionales.
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2) Capacidad de identificar objetivos y establecer organismos de ejecución, que paso a paso
con la debida organización y control le permitan su debido cumplimiento e implementación
efectiva.
3) Capacidad para elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender
una situación, comprometiéndose con acciones correctivas y consecuentes con la decisión.
4) Capacidad para llegar a acuerdos ventajosos a través del intercambio de información, debate
de ideas y utilización de estrategias efectivas, con personas o grupos que puedan representar
un interés de negocio o un conflicto.
5) Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente actividades que contribuyan al
fortalecimiento de sus componentes profesionales y personales.
6) Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos destrezas y habilidades con el fin de
mantener altos Estándares de eficacia organizacional.
7) Capacidad para trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando
esfuerzos para la consecuencia de metas y actuando con eficacia en situaciones de presión de
tiempo.
8) Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta
y fluida en el respeto por los demás.
9) Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga.
Funciones Del Cargo
1) Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los establecimientos y el
departamento comerciales comprometidas con las Ventas, Mercadeo, Publicidad y
Relaciones Públicas.
51
2) Coordinar la acción de ventas según comportamientos del mercado y estrategia comercial de
la organización.
3) Desarrollar estrategias de promoción de ventas según plan estratégico y objetivos de
mercadeo y ventas de la empresa
4) Implementar acciones estratégicas de mercadeo de acuerdo con segmentos y escenarios del
mercado.
5) Organizar el equipo de ventas de acuerdo con los objetivos y metas comerciales
6) Estructurar estrategias de promoción de ventas según direccionamiento estratégico y
objetivos de mercadeo y ventas.
7) Definir los recursos necesarios para la producción según plan de ventas o pedido y
características del mercado.
8) Preparar informes presupuestales, estadísticos y cronogramas
9) Analizar comportamiento del mercado, canales de distribución, ventas, oferta y demanda de
bienes.
10) Elaborar el plan general de producción, según plan de ventas, niveles de inventario y
capacidad de producción.
11) Evaluar resultados de acciones de mercadeo con base en objetivos organizacionales.
12) Definir perfiles de personal a su cargo.
Requisitos Académicos y Experiencia Para El Cargo

Conocimientos básicos esenciales y habilidades. Conocimiento de la industria y el mercado.
Es la capacidad de comprender las necesidades del o los clientes, la de los clientes de sus
clientes,
52
las de los usuarios finales (según corresponda). También es la capacidad de prever las
tendencias, las diferentes oportunidades del mercado, las amenazas de las empresas
competidoras, y los puntos fuertes y débiles de la propia organización.
Requisitos Mínimos.
Académicos. Título Profesional en mercadeo y ventas, Formación en herramientas ofimáticas
nivel medio (Word, Excel, Internet, etc.) y manejo de TICS, Formación en servicio al cliente.
De Desempeño. Certificar Cinco (5) años de experiencia en cargos afines.
Preferible. Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo.
Denominación Del Cargo: Jefe de Centro de Distribución

Área: Comercial
Cargo Al Cual Reporta: Director Comercial
Número De Cargos: 1
Misión del cargo
53
Liderar, planear y controlar la operación del centro de distribución, dirigir los equipos
encargados de desarrollar todas las operaciones logísticas, desde la recepción de los pedidos
hasta la entrega, coordinando el movimiento de los productos, su almacenaje y transporte de
acuerdo con los procedimientos establecidos por la compañía.
Competencias Organizacionales Requeridas Para Este Cargo
1) Capacidad de coordinar y organizar eficazmente su(s) equipos de trabajo, propiciando un
adecuado ambiente de trabajo, orientando y dirigiendo a los demás para motivarlos e
inducirlos a que se llegue a las metas y objetivos planteados.
2) Capacidad de evaluar alternativas y seleccionar aquella que sea objetiva, lógica y acorde a la
situación presentada.
3) Habilidad para utilizar las herramientas verbales para convencer y/o persuadir con el fin de
materializar los objetivos del departamento.
4) Capacidad de interpretación de datos cualitativos y cuantitativos con el fin de establecer
estrategias útiles a los objetivos del departamento y de la organización.
5) Capacidad para mantener relaciones positivas con los clientes, escuchándolos, asesorándolos
y/o solucionando sus dificultades, entiende sus necesidades y requerimientos con el objetivo
de satisfacer o superar sus expectativas.

6) Capacidad para desarrollar actividades en conjunto hacia un objetivo común donde se suman
los conocimientos y habilidades de todo el grupo.
54
Funciones Del Cargo.
1) Controlar el desarrollo de las actividades según indicadores de gestión, metas y políticas de
calidad.
2) Orientar la solución de los procesos según, requerimientos del cliente y políticas de la
organización.
3) Aplicar controles de inventarios según métodos o técnicas establecidas.
4) Determinar, monitorear y controlar los costos de operación según las necesidades y
requerimientos de los clientes.
5) Definir las metas y planes de acción que lleven a cumplir los objetivos del área a cargo.
6) Promover y liderar proyectos de optimización de las instalaciones, red de distribución y
sistemas operativos.
7) Promover proyectos de mejora que propendan por aumentar el nivel de satisfacción del
servicio a los clientes.
8) Supervisar la flota de transporte para garantizar que las entregas a los clientes sean eficientes
y puntuales.
9) Velar por la buena conservación y operación de todos los activos a su cargo.
10) Procesar la información de acuerdo con las requisiciones y procedimientos establecidos por
la empresa.
11) Definir políticas de inventarios y métodos de almacenamiento según estrategias de logística
y objetivos de la organización.
55
12) Coordinar la recepción y despacho de objetos según estrategias de la compañía y medios de
transporte
13) Elaborar el plan operativo según requerimientos de los clientes, objetivos y estrategias de la
operación.
Conocimientos básicos esenciales y habilidades. Para ser Jefe de Centro de Distribución se
deberá ser:
 Capaz de gestionar y motivar a la gente.
 Calmado y flexible cuando suceden cosas inesperadas.
 Capaz de prestar atención a los detalles.
 Bueno para la resolución de problemas y hacerse responsable de sus decisiones.
 Capaz de planificar y priorizar tareas.
Además, se debe tener:
 Buenas habilidades interpersonales y de negociación.

 Capacidad de organización, y habilidades numéricas y analíticas.
 Experiencia en la utilización de tecnologías de la información.
56
Académicos. Profesional en Ingeniería Industrial o Ingeniería Logística., Formación en Nivel
Avanzado Excel y Sistemas de Información y CEDIS.
De Desempeño. Cuatro (4) años de experiencia en cargos afines.
cargo.
Denominación Del Cargo: Coordinador de Alimentos

Área: Comercial
Cargo
 Al Cual Reporta: Jefe de Centro de Distribución
Misión del cargo. Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y
puesta en práctica de políticas de comercialización y mercadeo establecidas por la empresa y
dirigir, organizar y supervisar las actividades técnicas y administrativas referentes a la
proveeduría, compras, recepción, almacenamiento y distribución de bienes de consumo masivo.

57
1) Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad
competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto.
2) Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios
positivos y constructivamente.
4) Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente a actividades que contribuyan
al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes profesionales y personales.
y fluida y en el respeto por los demás.
6) Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo,
oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en
situaciones de mucha exigencia.
Funciones Del Cargo
1) Realizar la coordinación de los procesos logísticos en el almacén, bodegas o centros de
distribución.
2) Procesar la información de las requisiciones conforme a los procedimientos establecidos
por la empresa.
3) Definir políticas de inventarios y métodos de almacenamiento según estrategias de
logística y objetivos de la organización.
4) Establecer métodos de almacenamiento y manejo de inventarios según políticas y
estrategias de logística
58
5) Ejecutar los procesos de recepción, ingreso y salida de los productos e insumos según
procedimiento establecido y ficha técnica.
6) Organizar los productos alimenticios en almacén según naturaleza del producto y técnicas
de almacenamiento.
7) Entregar productos alimenticios al cliente bajo condiciones de seguridad alimentaria
cumpliendo normatividad legal vigente.
8) Realizar adecuadamente la administración y control de los alimentos de consumo masivo.
9) Supervisar y realizar el seguimiento de las rutas de Despacho diarias.
10) Supervisar y controlar que la carga de los transportes sean dentro de los tiempos indicados.
11) Realizar seguimiento a los inconvenientes durante la ruta de distribución de la mercancía.
12) Asegurar y garantizar que la mercancía despachada en puerta sea chequeada por el cliente.
13) Revisar y procesar devoluciones de mercancía, en buen estado y mal estado.
14) Efectuar periódicamente el inventario de bienes de consumo masivo adquiridos para su
comercialización según procedimiento establecido por la empresa.
15) Garantizar condiciones de seguridad alimentaria durante el transporte de productos
alimenticios según naturaleza del mismo y normativa.
16) Definir los embalajes y empaques para la carga, según normatividad y medios de
transporte.
17) Analizar los resultados de la ejecución según las estrategias de la operación e indicadores
de gestión.
18) Controlar los inventarios según indicadores de rotación y métodos de manejo.
19) Recibir y atender a los proveedores.
20) Coordinar con las unidades solicitantes todo lo relacionado con el trabajo a ejecutar.
59
21) Controlar y verificar la ejecución de los trabajos asignados.
22) Reportar a su superior inmediato sobre la ejecución de los trabajos o anomalías
presentadas.
calidad.
24) Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
25) Realizar la administración del personal a su cargo.
26) Proyectar las necesidades de personal en el área.
27) Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Conocimientos Básicos Esenciales Y Habilidades. ● Conocimientos básicos de normas de
Higiene y Seguridad ● Conocimientos del Reglamento Sanitario de los Alimentos. ● Manejar
técnicas de comunicación, recepción y entrega de información. ● Interpretar correctamente la
información oral y escrita, ya sea de instrucciones, indicaciones y otros documentos de su ámbito
cotidiano ● Manejar técnicas de comunicación, recepción y entrega de información. ● Capacidad

analítica y de rápida reacción ante emergencias. ● Habilidad para organizar y distribuir recursos
y materiales. ● Identificar, analizar y solucionar problemas. ● Hábil en detectar anomalías en
productos en general • Manejo de herramientas automatizadas para registrar física y/o
digitalmente el ingreso de productos. • Controlando stock e inventario de materias primas y
productos en general. • Monitoreando el estado de conservación y vigencia sanitaria de los
productos
60
almacenados. • Chequeando el stock de bodega. • Organizando y clasificando las materias
primas. Insumos y productos en general (Material de embalaje, envases, productos congelados).
REQUISITOS MINIMOS.
Académicos. Técnico o tecnólogo en las carreras de: Gestión logística o Administrador de
Empresas o profesiones afines. Formación en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de
TICS. Formación en servicio al cliente.
De Desempeño. Certificar dos (2) años de experiencia en cargos afines.
cargo.

Denominación Del Cargo: Coordinador de Productos de Aseo
Área: Comercial
Cargo
Misión del cargo
61
Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y puesta en práctica
de políticas de comercialización y mercadeo establecidas por la empresa y dirigir, organizar y
supervisar las actividades técnicas y administrativas referentes a la proveeduría, compras,
recepción, almacenamiento y distribución de bienes de consumo masivo.

y fluída y en el respeto por los demás.
7) Colaborar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales; acatar órdenes y
tener compromiso con la empresa.
62
8) Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parámetros de tiempo establecidos;
orientando sus acciones al cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos
institucionales, establecidos para la operacionalización de los procesos en los que participo.
9) Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, técnicos y/o económicos de
que dispone para la ejecución de sus labores, invirtiéndolos y/o utilizándolos de manera
adecuada y necesaria en torno al logro de resultados.
Funciones Del Cargo
distribución.
2) Procesar la información de las requisiciones conforme a los procedimientos establecidos
por la empresa.
3) Definir políticas de inventarios y métodos de almacenamiento según estrategias de
logística y objetivos de la organización.
4) Establecer métodos de almacenamiento y manejo de inventarios según políticas y
estrategias de logística
6) Organizar los productos alimenticios en almacén según naturaleza del producto y técnicas
de almacenamiento.
63
7) Entregar productos de aseo al cliente bajo condiciones de seguridad cumpliendo
normatividad legal vigente.
8) Realizar adecuadamente la administración y control de los productos de aseo de consumo
masivo.
9) Supervisar y realizar el seguimiento de las rutas de despacho diarias.
14) Efectuar periódicamente el inventario de bienes de aseo de consumo masivo adquiridos
para su comercialización según procedimiento establecido por la empresa.
15) Garantizar condiciones de seguridad alimentaria durante el transporte de productos según
naturaleza del mismo y normativa.

16) Definir los embalajes y empaques para la carga, según normatividad y medios de
transporte.
17) Analizar los resultados de la ejecución según las estrategias de la operación e indicadores
de gestión.
22) Reportar a su superior inmediato sobre la ejecución de los trabajos o anomalías
presentadas.
64
calidad.
Requisitos Académicos Y Experiencia Para El Cargo

Conocimientos Básicos Esenciales Y Habilidades. ● Conocimientos básicos de normas de
Higiene y Seguridad ● Conocimientos del Reglamento Sanitario de los productos de aseo. ●
Manejar técnicas de comunicación, recepción y entrega de información. ● Interpretar
correctamente la información oral y escrita, ya sea de instrucciones, indicaciones y otros
documentos de su ámbito cotidiano ● Manejar técnicas de comunicación, recepción y entrega de
información. ● Capacidad analítica y de rápida reacción ante emergencias. ● Habilidad para
organizar y distribuir recursos y materiales. ● Identificar, analizar y solucionar problemas. ●
Hábil en detectar anomalías en productos en general • Manejo de herramientas automatizadas
para registrar física y/o digitalmente el ingreso de productos. • Controlando stock e inventario de
materias primas y productos en general. • Monitoreando el estado de conservación y vigencia
sanitaria de los productos almacenados. • Chequeando el stock de bodega. • Organizando y
65
clasificando las materias primas. Insumos y productos en general (Material de embalaje, envases,
productos congelados).
Requisitos Mínimos
Académicos. Técnico o tecnólogo en las carreras de: Gestión logística o Administrador de
Empresas o profesiones afines. Formación en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de
TICS. Formación en servicio al cliente
De Desempeño. Certificar dos (2) años de experiencia en cargos afines.

cargo.
Denominación Del Cargo: Coordinador Logístico

Área: Comercial
Cargo
Misión del cargo.
66
Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso, almacenamiento,
clasificación, codificación y entrega de los bienes adquiridos y desarrollar, mantener y ajustar
procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia, eficacia y optimización
de los recursos de acuerdo a la normatividad vigente.

y fluida y en el respeto por los demás.
Funciones Del Cargo
67
1) Controlar los productos en la cadena en frío de acuerdo con los criterios y normatividad.
2) Recoger y entregar la carga según el plan de rutas y normatividad.
3) Operar los equipos los objetos según las normas seguridad de y herramientas de
manipulación de carga según el manual del fabricante y normas de seguridad.
la empresa.
5) Recolectar la información y datos teniendo en cuenta los procedimientos y requerimientos
de la organización.
6) Elaborar informes y reportes según requerimientos de la organización y metodologías.

7) Realizar el almacenamiento de los objetos según técnicas, normas de seguridad industrial e
higiene establecidas.
8) Ubicar los objetos según los espacios asignados y técnicas de almacenamiento.
9) Efectuar la toma física de inventarios, según métodos o técnicas establecidas por la
organización.
10) Revisar las condiciones físicas de los objetos según procedimientos de la organización y
buenas prácticas de almacenamiento.
11) Presentar informes de gestión cuando su jefe inmediato lo requiera.
12) Clasificar y organizar la mercancía en el almacén con el fin de garantizar su rápida
localización para las respectivas entregas o salidas del almacén.
13) Recibir y revisar las requisiciones internas para el despacho de la mercancía y así asegurar
los insumos necesarios para la operación de la empresa.
68
14) Elaborar las guías de despacho y órdenes de entrega para ejercer control de la mercancía
entregada.
15) Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a las normas, el archivo de los
documentos.
16) Custodiar los bienes que se encuentren en bodega.
17) Tener constante comunicación con los proveedores para asegurar que la mercancía ingrese
oportunamente al almacén.
18) Recibir clasificar, organizar, y distribuir los pedidos y materiales, para su distribución y
recogida de la carga de los clientes de diferentes sectores.

Conocimientos básicos esenciales y habilidades. • Nociones básicas de documentación
contable y tributaria. • Nociones de servicio al cliente. • Normativas de calidad y etiquetado.
•Conceptos básicos de merciología. • Productos recepcionados, almacenados, preparados y
despachados acuerdo a los estándares de la empresa y requerimientos de clientes internos o
externos. • Controlar el inventario mediante tomas, ejercicios de trazabilidad, conteos u otro
reporte asociado, realizada en el período adecuado, para asegurar el flujo de productos, unidades
y cargas. • Devoluciones de materiales, productos y cargas ingresadas con su debida
documentación. • Equipo de trabajo con sus elementos de protección personal y seguridad. •
Operaciones realizadas con herramientas y tecnologías de apoyo. • Reportes de indicadores de
gestión por área supervisada.
69
Académicos. Técnico o Tecnólogo en Gestión Logística. Conceptos básicos de merciología.
Seguridad Informática. Manejo de herramientas ofimáticas.
De Desempeño. Experiencia (1) un año.

cargo.
Denominación Del Cargo: Asesores Comerciales Junior

Área: Comercial
Cargo Al Cual Reporta: Coordinador de Alimentos y Coordinador de Aseo
Misión del cargo
Asesorar el proceso de planeación, formulación y puesta en práctica de políticas de
comercialización y mercadeo, el diseño de programas y estrategias de la oferta y el portafolio de
productos y servicios en función integral al cliente, satisfaciendo las necesidades mercado-
cliente, creando un ambiente sólido de vínculos comerciales que proyecten en el futuro un
crecimiento
70
sostenido y uniforme del instituto, a través de la captación de recursos financieros, en
cumplimiento del plan estratégico, acorde con su Visión, Misión y gestión con calidad logrando
los objetivos y metas institucionales, posicionando la imagen corporativa a través de campañas
de promoción permanente.
Competencias Organizacionales Requeridas Para Este Cargo.

y fluída y en el respeto por los demás.
71
8) Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parámetros de tiempo establecidos;
orientando sus acciones al cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos
institucionales, establecidos para la operacionalización de los procesos en los que participo.
9) Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, técnicos y/o económicos de
que dispone para la ejecución de sus labores, invirtiéndolos y/o utilizándolos de manera
adecuada y necesaria en torno al logro de resultados.

Funciones Del Cargo
1) Realizar una gestión con calidad, es decir, cumpliendo los objetivos en término de logro de
las metas institucionales mensuales y anuales, desempeñando la función, focalizados y
motivados por la Visión y Misión.
2) Dirigir, coordinar y promover el servicio integral excelente y oportuno al cliente o usuario
con un alto nivel de eficiencia, eficacia, efectividad, regidos por los valores de calidad,
compromiso y transparencia.
3) Formular a la Gerencia, políticas, planes, programas y proyectos para las captaciones,
recursos financieros, de mercadeo, la promoción y publicidad, con orientación a la
excelencia en el servicio integral al cliente, acorde con el direccionamiento estratégico,
visión y misión y valores corporativos de la Distribuidora LAP.
4) Asesorar la prestación de los servicios de capacitación, asesoría y asistencia técnica a cliente
o usuarios de créditos.
5) Dirigir la promoción y venta de los productos y servicios del portafolio de la Distribuidora
LAP.
72
6) Liderar y dirigir el servicio Integral a los clientes o usuarios con calidad y excelencia
satisfaciendo las necesidades del mercado-cliente, estimulando lealtad y confianza y
posesionando la buena imagen corporativa del Instituto.
7) Liderar y dirigir la gestión de mercadeo, las perspectivas de oferta, portafolio de productos y
servicios, entorno competitivo, etc.

8) Hacer despliegue de objetivos estratégicos y operacionales de las metas mensuales y anuales
institucionales, comprometiendo a todos los colaboradores, seleccionado y diseñando
indicadores de gestión que permitan hacer seguimiento, controlar y evaluar la gestión,
focalizados con la Visión y Misión de la Distribuidora LAP.
9) Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las dependencias afines, integrando
equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad, cumplimiento oportuno
de los objetivos y metas institucionales.
10) Participar activamente en los programas de inducción, reinducción, entrenamiento,
capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos por el Instituto.
11) Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas, capacidad de
coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio, mejoramiento continuo, calidad en la
gestión, orientación y servicio integral al cliente.
12) Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión oportunos al superior inmediato y ejercer
el control interno de la Oficina Asesora Comercial.
13) Propender por la aplicación de los procedimientos establecidos en el Manual de Procesos y
procedimientos de la Distribuidora LAP, en la ejecución de sus funciones y eliminando
trámites innecesarios.
73
14) Asesorar el diseño e implementar metodología de investigación de Mercados que permitan
diagnosticar y sustentar planes, programas y proyectos de mercadeo que se puedan ejecutar.
15) Realizar periódicamente estudios de mercadeo que permitan evaluar el entorno
(competencia, comportamiento de los clientes potenciales, políticas, etc.), determinando las
tendencias y oportunidades que se deben considerar en la identificación y diseño de

estrategia competitivas y las perspectivas de oferta (ampliación de portafolio de productos y
servicios).
16) Realizar estudios de investigación que permitan identificar los aspectos que afectan positiva
o negativamente la imagen de la Distribuidora LAP, evaluando las características de los
productos y servicios prestados (conocimiento de los servicios, servicio al cliente, agilidad
en los sistemas de información, velocidad de respuesta, beneficios, tramites, etc.), la
satisfacción de necesidades y expectativas de los clientes o usuarios.
17) Preparar y ejecutar la planeación de visitas a los Clientes y usuarios en general acorde con
un cronograma de prioridades, objetivos y metas mensuales y anuales optimizando los
recursos, racionalizando costos.
18) Identificar, diseñar, proponer y ejecutar políticas, planes, programas y proyectos de
promoción del portafolio de productos y servicios y ampliación de cobertura, mercado
potencial, en cumplimiento con los objetivos, metas mensuales y anuales, Direccionamiento
Estratégico, Visión y Misión de la Distribuidora LAP.
19) Presentar informes oportunos y diseñar indicadores que permitan evaluar la gestión de la
entidad y sus resultados.
1) Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión oportunos al superior inmediato y ejercer
el control interno del área comercial.
74
Conocimientos básicos esenciales y habilidades

 Características del producto y/o servicio.
 Los beneficios que dichas características le pueden reportar al cliente.
 Las condiciones de venta.
 Las condiciones de pago.
 Las condiciones de entrega.
 Datos relativos al servicio postventa
Habilidades. Habilidades para relacionarse con las personas, espíritu de trabajo en equipo,
disposición amplia de servicio al cliente, capacidad de negociación.
Académicos. Título universitario en Economía, Administración público o de Empresas,
Contaduría, Ingeniería Industrial, financiera, o disciplinas académicas afines. Título de
especialización, en Administración Financiera o Finanzas públicas o Alta Gerencia o Mercadeo o
disciplinas afines. Tecnólogo en gestión administrativa, Financiera o disciplinas afines.
De Desempeño. Certificar Dos (2) años de experiencia en cargos afines.
75
Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo o Titulo de especialización en Administración o Alta Gerencia o Mercadeo.

Denominación Del Cargo: Auxiliar de Transporte
Área: Comercial
Cargo Al Cual Reporta: Coordinador de Logístico
Misión del cargo
Apoyar la labor integral del transporte del Centro de Distribución para satisfacer las
necesidades del cliente externo e interno, basado en nuestra promesa de servicio y asegurando el
control de la relación flete/venta y el retorno de los cumplidos.
Competencias Organizacionales Requeridas Para Este Cargo.
3) Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga
76
4) Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente a actividades que contribuyan al
fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes profesionales y personales.
5) Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y
fluida y en el respeto por los demás.

Funciones Del Cargo.
1) Apoyar la labor integral del transporte del Centro de Distribución para satisfacer las
necesidades del cliente externo e interno, basado en nuestra promesa de servicio y
asegurando el control de la relación flete/venta y el retorno de los cumplidos.
2) Validar constantemente que las tarifas de fletes cargadas en el aplicativo concuerden con lo
negociado y aprobado por el jefe de Centro de Distribución
3) Revisar facturas de fletes garantizando que lo facturado sea igual a lo negociado.
4) Coordinar que las Compañías de Transporte envíen las facturas en el tiempo y condiciones
solicitadas
6) Recoger y entregar la carga según el plan de rutas y normatividad
manipulación de carga según el manual del fabricante y normas de seguridad
la empresa.
77

organización.
entregada.
documentos.
78

Conocimientos básicos esenciales y habilidades.  Relaciones Externas  Compañías de
transporte  Proveedores  Clientes; Relaciones Internas  Todo el personal vinculado al centro
de distribución.  Autonomía para tomar decisiones.  Cotización y Solicitud vehicular
garantizando las tarifas establecidas y negociadas previamente.  Solicitud de permisos. 
Cambios en los proveedores de servicio.  Negociación de tarifas.
Academicos. Técnico en Gestión Logística, Conocimiento en manejo de herramientas
ofimáticas.
De Desempeño. Experiencia (1) un año.
Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo
79
Anexos
Cuestionario de descripción de puestos de trabajo
Con el fin de recoger los datos que sirvan de base para establecer la descripción del puesto de
trabajo que usted ocupa, le rogamos que conteste a las preguntas siguientes, leyendo previamente
las instrucciones que se le dan a continuación:
Agradecemos de antemano la colaboración.
Instrucciones
1. Lea atentamente las instrucciones y el cuestionario.
2. A continuación escriba todo lo que pueda respecto a las diferentes cuestiones, procurando no
dejar ningún punto sin responder.
3. Procure una redacción clara, precisa y completa. Describa el puesto como si lo estuviera
explicando a otra persona que no conoce nada de lo que usted hace.
4. Si tiene alguna dificultad al cumplimentar el cuestionario consulte con su Jefe inmediato o con
la Coordinación de Recursos Humanos.
5. Se trata de realizar una descripción del puesto, no una valoración del mismo o de la forma en
que lo realiza.
6. Añada cuantas hojas estime oportuno para completar la información.

80
I.- IDENTIFICACION:
Nombre del titular _____________________________________________
Denominación del puesto _______________________________________
Categoría laboral ______________________________________________
Centro de Trabajo _____________________________________________
II. ORGANIGRAMA (área funcional a que pertenece)
Dibuje un breve organigrama en el que quede reflejada claramente la situación que su puesto
ocupa en la Empresa, indicando nombre y título tanto del puesto del que Usted depende
directamente, como de aquellos subordinados al suyo.
III. MISION ESENCIAL DEL PUESTO (Propósito principal del cargo)
Indique cuál es en definitiva, la razón de ser de su puesto y la aportación básica de éste a los
objetivos globales de la Organización.
IV. FUNCIONES
Señale las funciones específicas asignadas a su puesto de trabajo. Normalmente suelen estar
alrededor de 6 y son aquellas que contribuyen de forma conjunta a alcanzar la misión propia del
puesto.
81
V.- ACTIVIDADES 0 TAREAS
Describa con detalle las actividades que son precisas para lograr la consecución de las funciones
indicadas en el punto anterior. Especifique las tareas diarias que realiza Usted regularmente en su
jornada, indicando el % de tiempo aproximado que dedica a cada una; las tareas periódicas que
lleva a cabo semanal, quincenal, mensualmente, etc. y aquellas tareas ocasionales que ha de
efectuar de vez en cuando y de forma no regular.
VI. MAQUINAS 0 EQUIPOS DE TRABAJO EMPLEADOS
Si usted emplea alguna máquina o equipo de trabajo (de oficina, de taller, de laboratorio, etc.)
indíquelo a continuación, así como si su utilización es regular o esporádica
VII. RESPONSABILIDADES (Competencias)
A. Responsabilidad Jerárquica
Señale el número de subordinados directos, indicando su categoría y nivel de estudios.
Señale el número de subordinados indirectos.
Indique la naturaleza, grado y frecuencia de supervisión que su trabajo recibe por parte de su jefe
inmediato y asimismo la que usted. ejerce sobre el trabajo de sus subordinados.
B. Responsabilidad Decisoria
82
Indique las decisiones que Usted debe tomar en su puesto de trabajo, señalando la importancia de
las mismas y su repercusión en caso de error.
C. Responsabilidad sobre datos confidenciales
Indique si Usted en su puesto maneja datos confidenciales y en caso afirmativo señale cuáles
son.
D. Responsabilidad Presupuestaria
Señale el valor económico de las operaciones que son anejas al puesto:
Responsabilidad sobre inversiones.
Responsabilidad sobre gastos de equipo y material.
Responsabilidad sobre gastos de personal.
E. Otras Responsabilidades
Señale cualquier otra responsabilidad que tenga Usted en su puesto de trabajo y que no haya sido
señalada en los apartados anteriores.
VIII. RELACIONES (Competencias)
A. Internas
Señale los puestos dentro de la empresa con los que se suele relacionar jerárquica o
funcionalmente, indicando cuál es el motivo de la relación y con qué frecuencia se lleva a cabo.
B. Externas
83
Si sus obligaciones requieren contactos con personas u organismos de fuera de la Empresa
expóngalo e indique igualmente motivo y frecuencia de contacto.
IX. CONDICIONES ESPECIALES (Competencias)
Si el puesto ocupado por Usted está sometido a condiciones de ambiente desagradable, riesgos,
esfuerzos, horarios u otros aspectos fuera de lo cotidiano, indíquelo.
X. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO
A.- Formación Académica.
B.- Formación Específica o Especializada.
C.- Idiomas.
D.- Años de experiencia previa para acceder al puesto ________________
¿En qué actividades?
E.- Tiempo en el puesto para adquirir el grado de dominio.
F.- Características personales especiales.
X. INFORMACION ADICIONAL
Incluya aquí toda aquella información que a su juicio considere importante y que no haya sido
reflejada hasta el momento. También puede añadir cualquier aclaración que estime conveniente.
84
Fecha:
Vº Bº Jefe Inmediato
Firma del titular:
Diccionario de verbos más usuales en la descripción de puestos de trabado
Controlar: Hacer seguimiento preciso de desarrollo de una actividad ejecutada por otros,
cuantificándola o emitiendo juicios sobre ella y proponiendo las medidas correctoras.
Coordinar: Disponer ordenadamente la utilización de medios y recursos disponibles de manera
que sean compatibles, en tiempo y/o espacio, para la obtención de unos objetivos o resultados
inmediatos pretendidos.
Dirigir: Ordenar la actuación de las personas, así como definir y regular la utilización de los
medios para asegurar la obtención de un fin responsabilizándose de los resultados.
Organizar: Definir las funciones, competencias, secuencias de actuación y responsabilidades de
los distintos miembros de un equipo para la obtención de un resultado optimizando su
utilización.
Planificar: Establecer la secuencia de desarrollo de conjuntos de acciones con resultados
parciales concretos en un entorno de tiempo (normalmente medio y largo plazo).
85
Proponer: Exponer a la/s persona/s que tienen competencia para ello un determinado plan o
proyecto buscando su conformidad para llevarla a efecto.

86
El presente listado es ejemplificativo y no limitativo
Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que desarrollan las
unidades administrativas, órganos y puestos de acuerdo con su nivel jerárquico

87
Diccionario de competencias laborales
La Clasificación de Competencias utilizada para determinar los perfiles de los cargos es:
COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS

GENERICAS GERENCIALES MANDOS MEDIOS NIVEL
OPERATIVO
Comunicación Pensamiento Planeación Manejo y Análisis
efectiva estratégico Seguimiento a de la Información
Calidad de trabajo Liderazgo Procedimientos
Conocimiento de la Toma de decisiones
Industria y/o empresa Negociación
Trabajo en equipo Orientación al cliente
Orientación al logro
A continuación se define cada competencia laboral y se establecen las conductas asociadas

identificadas durante el proceso de observación participante para cada una de estas:
Competencias Genéricas.
COMPETENCIAS GENERICAS
COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS
COMPETENCIA ASOCIADAS
COMUNICACIÓN Habilidad y capacidad, Escucha a los compañeros
EFECTIVA para escuchar, transmitir de trabajo, jefes y
ideas, información y subalternos con interés y
opiniones claramente, de capta sus preocupaciones,
acuerdo con quien intereses y necesidades.
interactúa, manteniendo Transmite ideas,
un marco de respeto que información y
permite compartir sentimientos de manera
información de manera eficaz, limitando la
oportuna y eficaz; creación de malos
igualmente verifica que el entendidos que puedan
mensaje haya sido generar conflictos.
entendido. Solicita retroalimentación
del mensaje comunicado,
para confirmar que ha
sido comprendido
correctamente
.
CALIDAD DE Es la capacidad de Demuestra amplio
TRABAJO realizar su trabajo en conocimiento de los
forma excelente con el temas de su área de
mínimo de errores. desempeño.
Implica tener amplios Comprende lo importante
conocimientos en los dentro de la complejidad
temas del área del cual se de las actividades diarias.
es responsable. Poseer la Comparte su
capacidad de comprender conocimiento profesional
la esencia de los aspectos y experiencia adquirida
complejos para con sus colegas, pares y
transformarlos en población en general.
soluciones prácticas y Mantiene constante
realizables para la interés por aprender y
organización, tanto en su mejorar.
propio beneficio como en Revisa minuciosamente la
el de las empresas clientes información antes de ser
y el resto de personas enviada a su destinatario.
involucradas.
CONOCIMIENTO DE Tiene la capacidad de Captura y comprende con

LA INDUSTRIA comprender las facilidad conceptos e
necesidades de la información.
empresa, de los clientes Coloca en práctica sus
internos y externos. La conocimientos técnicos a
habilidad de prever las las actividades cotidianas.
tendencias, las diferentes Realiza análisis de la
oportunidades del información de la
mercado, las amenazas de organización.
las empresas Conoce y aplica los
competidoras y los puntos aspectos técnicos al
fuertes y débiles de la desarrollo de procesos y
propia organización. procedimientos en los que
está involucrado.
Soluciona los problemas o
dificultades presentadas
disponiendo de los
conocimientos técnicos de
su especialidad.
Comprende las
necesidades de las
empresas clientes.
TRABAJO EN EQUIPO Capacidad de participar Comparte información
activamente en con los demás.
colaboración y Colabora a sus colegas en
cooperación con terceras distintas actividades y
personas, formar parte de metas grupales.
un grupo, trabajar con los Aporta sugerencias, ideas
demás, como actitud y opiniones.
opuesta a la Expresa expectativas
individualidad o positivas del equipo o de
competencia laboral. sus miembros.
Construye planes de
acción teniendo en cuenta
las repercusiones para la
consecución de los
objetivos grupales.
Establece diálogo con los
miembros del equipo en
condiciones de respeto y
cordialidad.
Respeta criterios dispares
y distintas opiniones del
equipo.
Identifica los objetivos
del grupo y orienta su
trabajo en la consecución
de los mismos.
ORIENTACION AL Capacidad de proyectar, Consigue con oportunidad
LOGRO organizar y establecer a cumplir sus funciones de
futuro los retos que se acuerdo a los estándares,
planean, diseñando y objetivos y metas
fijando objetivos con establecidas.
proyecciones, dando una Asume la responsabilidad
orientación hacia el por sus resultados.
alcance y cumplimiento Utiliza los recursos y
de las metas propuestas. optimiza el tiempo para
Habilidad de mantener las mejorar la productividad
emociones controladas y tomando las medidas
evitando reacciones ante necesarias para minimizar
las provocaciones u los riesgos.
hostilidad de terceros. Lleva a cabo todas las
acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
propuestos enfrentando
los obstáculos que se le
presenten.
Competencias Gerenciales.
COMPETENCIAS GERENCIALES
PENSAMIENTO Habilidad para Considera y evalúa todas
ESTRATEGICO comprender rápidamente las amenazas
los cambios del entorno, competitivas, las
capacidad para analizar debilidades y fortalezas
de forma precisa y de la organización.
profunda los datos o Identifica nuevas
hechos disponibles; es oportunidades de
detallista, revisa de negocio.
forma completa toda la Establece alianzas
información estratégicas con los
identificando sus clientes, proveedores o
relaciones, validez y competidores.
utilidad. Reconoce a tiempo
cuando hay que
abandonar un negocio o
remplazarlo por otro.
LIDERAZGO Habilidad para orientar a Se mantiene motivado y

un grupo humano en una motiva a sus
dirección determinada, colaboradores.
inspirando valores de Conserva una
acción y anticipando comunicación clara,
escenarios de desarrollo directa y concreta.
de la acción de ese Conforma grupos de
grupo; habilidad para trabajo con un alto
fijar objetivos, desempeño.
capacidad de dar Promueve la eficacia del
feedback, haciendo una equipo.
integración de las Propicia un clima de
opiniones de los otros, trabajo positivo con sus
motiva e inspira colaboradores.
confianza a su equipo Fomenta la participación
llevándolo abordar de todos, durante la
nuevos retos con actitud reflexión y la toma de
de seguridad. Capacidad decisiones.
para ampliar sus Une esfuerzos hacia el
conocimientos acerca de cumplimiento de
la propia objetivos y metas
especialización, institucionales.
mostrando así conductas
orientadas al éxito de los
objetivos.
TOMA DE Capacidad para toma de Decide bajo presión.

DECISIONES decisiones necesarias Decide en situaciones de
para el logro de alta complejidad e
objetivos de forma ágil incertidumbre.
proactiva, tomando Escoge con oportunidad
como apoyo la y exactitud la mejor
información relevante alternativa entre varias
para facilitar la elección opciones.
de la mejor alternativa y Efectúa cambios
evaluando la asunción significativos, cuando
de ciertos riesgos en detecta problemas o
situaciones de dificultades para el
incertidumbre. cumplimiento de un
objetivo.
NEGOCIACION Capacidad de Crea un ambiente

argumentar clara y propicio para la
coherentemente, negociación.
conciliando posiciones, Logra compromisos
logrando acuerdos duraderos que fortalecen
satisfactorios y la relación.
conservando relaciones Controla discusiones
de ganancia mutua, con técnicas gana –
mostrándose equitativo e gana.
imparcial, buscando al Se centra en el problema
tiempo beneficios a y no en la persona.
través de acuerdos,
alianzas o asociaciones.
ORIENTACION AL Trabaja basado en el Considera las
CLIENTE conocimiento de las necesidades del cliente
necesidades y al diseñar proyectos o
expectativas del cliente servicios.
interno y/o externo. Se Atiende las necesidades
preocupa por entender y y peticiones del cliente.
resolver efectivamente Da respuesta oportuna a
los requerimientos del las necesidades del
cliente presentando cliente de conformidad
alternativas encaminadas con el servicio que
a ofrecer un servicio ofrece.
oportuno y de calidad. Establece diferentes
canales de comunicación
con el cliente para
conocer sus necesidades,
propuestas y responder a
estas.
Competencias Mandos Medios

92
COMPETENCIAS MANDOS MEDIOS
PLANEACION Capacidad de proyectar, Anticipa escenarios y
organizar y establecer a situaciones futuras con
futuro los retos que se acierto.
plantean, diseñando y Plantea objetivos
fijando objetivos concisos, estructurados,
coherentes con dichas claros y coherentes
proyecciones, previendo alineados a las metas
y disponiendo los organizacionales.
recursos, planes de Convierte los objetivos
acción y requerimientos, estratégicos en planes
según los lineamientos prácticos y factibles.
de la organización. Se plantea distintas
soluciones a los
problemas.
Hace un efectivo uso de
tiempo.
Establece planes
alternativos de acción.
SEGUIMIENTO A Habilidad para Sigue instrucciones y
PROCEDIMIENTOS comprender, acatar y cumple órdenes
ejecutar de forma rápida alineados a los
y correcta las procedimientos
indicaciones que son establecidos.
impartidas o que ya están Realiza paso a paso los
establecidas, aun en procedimientos de su
situaciones de extrema área de desempeño.
exigencia. Revisa continuamente el
procedimiento que guía
su proceso.
Competencias Nivel Operativo.

COMPETENCIAS NIVEL OPERATIVO
MANEJO Y ANALISIS Capacidad para manejar Reconoce la información
DE LA INFORMACION con respeto la imprescindible para el
información disponible, desarrollo de la tarea.
analizar de forma precisa Organiza y conserva de
y profunda los datos o forma adecuada la
hechos disponibles; es información a su cuidado.
detallista, revisa de forma Guarda la
completa toda la confidencialidad de la
información identificando información laboral que
sus relaciones, validez y pueda afectar a la
utilidad. organización.
Es capaz de discernir
entre lo que es público y
lo que no.
Comparte la información
oportuna y objetiva.
Durante el proceso de observación participante se determinó la calificación deseada de cada una

de las competencias laborales en los 3 niveles de cargos, los cuales eran determinantes para el
desempeño exitoso en la organización:
0: No requerida
1: Requerida en grado bajo
2: Requerida en grado medio
3: Altamente requerida
4: Indispensable
Perfil de Competencia para cargos Gerenciales.

COMPETENCIAS GENERICAS DE LA ALTA GERENCIA 0 1 2 3 4
COMUNICACIÓN EFECTIVA X
CALIDAD DE TRABAJO X
CONOCIMIENTO DE LA INDUSTRIA X
TRABAJO EN EQUIPO X
ORIENTACION AL LOGRO X
COMPETENCIAS ESPECIFICAS DE LA ALTA GERENCIA 0 1 2 3 4
PENSAMIENTO ESTRATEGICO X
LIDERAZGO X
TOMA DE DECISIONES X
NEGOCIACION X
ORIENTACION AL CLIENTE X
Perfil de Competencia para cargos Mandos Medios

COMPETENCIAS GENERICAS 0 1 2 3 4
TRABAJO EN EQUIPO X
COMPETENCIAS ESPECIFICAS MANDO MEDIOS 0 1 2 3 4
PLANEACION X
SEGUMIENTO A PROCEDIMIENTOS X
Perfil de Competencia para cargos Nivel Operativos.

COMPETENCIAS GENERICAS 0 1 2 3 4
TRABAJO EN EQUIPO X
COMPETENCIAS ESPECIFICAS MANDO MEDIOS 0 1 2 3 4
MANEJO Y ANALISIS DE LA INFORMACION X
COMUNICACIÓN EFECTIVA
Habilidad y capacidad, para escuchar, transmitir ideas, información y opiniones claramente, de
acuerdo con quien interactúa, manteniendo un marco de respeto que permite compartir
información de manera oportuna y eficaz; igualmente verifica que el mensaje haya sido
entendido.
CALIDAD DE TRABAJO
Es la capacidad de realizar su trabajo en forma excelente con el mínimo de errores. Implica
tener amplios conocimientos en los temas del área del cual se es responsable. Poseer la
capacidad de comprender la esencia de los aspectos complejos para transformarlos en
soluciones prácticas y realizables para la organización, tanto en su propio beneficio como en el
de las empresas clientes y el resto de personas involucradas.
CONOCIMIENTO DE LA INDUSTRIA
Tiene la capacidad de comprender las necesidades de la empresa, de los clientes internos y
externos. La habilidad de prever las tendencias, las diferentes oportunidades del mercado, las
amenazas de las empresas competidoras y los puntos fuertes y débiles de la propia organización
95
TRABAJO EN EQUIPO
Capacidad de participar activamente en colaboración y cooperación con terceras personas,
formar parte de un grupo, trabajar con los demás, como actitud opuesta a la individualidad o
competencia laboral.
ORIENTACION AL LOGRO
Capacidad de proyectar, organizar y establecer a futuro los retos que se planean, diseñando y
fijando objetivos con proyecciones, dando una orientación hacia el alcance y cumplimiento de
las metas propuestas. Habilidad de mantener las emociones controladas y evitando reacciones
ante las provocaciones u hostilidad de terceros.
PENSAMIENTO ESTRATEGICO
Habilidad para comprender rápidamente los cambios del entorno, capacidad para analizar de
forma precisa y profunda los datos o hechos disponibles; es detallista, revisa de forma
completa toda la información identificando sus relaciones, validez y utilidad.
LIDERAZGO
Habilidad para orientar a un grupo humano en una dirección determinada, inspirando valores
de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo; habilidad para fijar
objetivos, capacidad de dar “feedback”, haciendo una integración de las opiniones de los
otros, motiva e inspira confianza a su equipo llevándolo abordar nuevos retos con actitud de
seguridad. Capacidad para ampliar sus conocimientos acerca de la propia especialización,
mostrando así conductas orientadas al éxito de los objetivos.
NEGOCIACION
Capacidad de argumentar clara y coherentemente, conciliando posiciones, logrando acuerdos
satisfactorios y conservando relaciones de ganancia mutua, mostrándose equitativo e
imparcial, buscando al tiempo beneficios a través de acuerdos, alianzas o asociaciones.
96
PLANEACION
Capacidad de proyectar, organizar y establecer a futuro los retos que se plantean, diseñando y
fijando objetivos coherentes con dichas proyecciones, previendo y disponiendo los recursos,
planes de acción y requerimientos, según los lineamientos de la organización.
SEGUIMIENTO A PROCEDIMIENTOS
Habilidad para comprender, acatar y ejecutar de forma rápida y correcta las indicaciones que
son impartidas o que ya están establecidas, aun en situaciones de extrema exigencia.
MANEJO Y ANALISIS DE LA INFORMACION

Capacidad para manejar con respeto la información disponible, analizar de forma precisa y
profunda los datos o hechos disponibles; es detallista, revisa de forma completa toda la
información identificando sus relaciones, validez y utilidad.
97
FORMATO MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
ÁREA Y/O NIVEL Directiva

DENOMINACIÓN DEL CARGO Director Comercial
CÓDIGO 1010
NUMERO DE CARGOS 1
ÁREA DE TRABAJO Dirección Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente General
TIPO DE PROCESO Misional
II. ÁREA FUNCIONAL
DIRECCIÓN
Director Comercial
III. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Misión del cargo: Cumplir con los presupuestos y metas de venta, establecidas por la compañía,
a través de la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando,
ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios,
planes de fidelización de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia.
IV. FUNCIONES DEL CARGO
1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los establecimientos y el

departamento comerciales comprometidas con las Ventas, Mercadeo, Publicidad y
Relaciones Públicas.
2. Coordinar la acción de ventas según comportamientos del mercado y estrategia comercial
3. Desarrollar estrategias de promoción de ventas según plan estratégico y objetivos de
mercadeo y ventas de la empresa
4. Implementar acciones estratégicas de mercadeo de acuerdo con segmentos y escenarios del
mercado.
5. Organizar el equipo de ventas de acuerdo con los objetivos y metas comerciales
6. Estructurar estrategias de promoción de ventas según direccionamiento estratégico y
objetivos de mercadeo y ventas.
7. Definir los recursos necesarios para la producción según plan de ventas o pedido y
características del mercado.
8. Preparar informes presupuestales, estadísticos y cronogramas.
9. Analizar comportamiento del mercado, canales de distribución, ventas, oferta y demanda de
bienes.
10. Elaborar el plan general de producción, según plan de ventas, niveles de inventario y
capacidad de producción.
11. Evaluar resultados de acciones de mercadeo con base en objetivos organizacionales.
12. Definir perfiles de personal a su cargo.
V. COMPETENCIAS LABORALES REQUERIDAS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES O GENERICAS REQUERIDAS PARA EL

CARGO
Comunicación efectiva
Calidad de trabajo
Conocimiento de la Industria y/o empresa
Trabajo en equipo
1) Capacidad para emprender, desarrollar y dirigir proyectos importantes con resultados

satisfactorios; estableciendo y manteniendo cohesión de grupo para alcanzar los objetivos
Organizacionales.
2) Capacidad de identificar objetivos y establecer organismos de ejecución, que paso a paso con la
debida organización y control le permitan su debido cumplimiento e implementación efectiva.
3) Capacidad para elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una
situación, comprometiéndose con acciones correctivas y consecuentes con la decisión.
4) Capacidad para llegar a acuerdos ventajosos a través del intercambio de información, debate de
ideas y utilización de estrategias efectivas, con personas o grupos que puedan representar un
interés de negocio o un conflicto.
5) Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente actividades que contribuyan al
fortalecimiento de sus componentes profesionales y personales.
6) Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos destrezas y habilidades con el fin de
mantener altos Estándares de eficacia organizacional.
7) Capacidad para trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando
esfuerzos para la consecuencia de metas y actuando con eficacia en situaciones de presión de
tiempo.
fluida en el respeto por los demás.
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS REQUERIDAS PARA EL CARGO

(Funcionales y Técnicas)
Pensamiento estratégico
Liderazgo
Toma de decisiones
Negociación
Orientación al cliente
Responsabilidad
Planeación
Seguimiento a Procedimientos.
CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES Y HABILIDADES
Conocimiento de la industria y el mercado. Es la capacidad de comprender las necesidades del o
los clientes, la de los clientes de sus clientes, las de los usuarios finales (según corresponda).
También es la capacidad de prever las tendencias, las diferentes oportunidades del mercado, las
amenazas de las empresas competidoras, y los puntos fuertes y débiles de la propia organización.
● Capacidad innovadora para identificar e integrar nuevas oportunidades de negocio. ●

Adecuación frente a escenarios cambiantes. ● Liderazgo para lograr transmitir claramente el
compromiso frente a la estrategia competitiva. ● Manejar técnicas de comunicación, recepción y
entrega de información. ● Sabe integrarse en las labores que requieren trabajo en equipo. ●
Capacidad de crear climas de confianza. ● Capacidad de motivación para el cumplimiento de
metas. ● Mantiene la calma en situaciones de tensión. ● Escucha a los demás, interpreta sus
mensajes y responde en forma apropiada. ● Habilidad para negociar. ● Habilidad de consecución
de los objetivos. ● Habilidad para la búsqueda de información relevante. ● Capacidad de
solucionar conflictos dentro de su equipo de trabajo.
● Encuestas de satisfacción ● Investigaciones de mercado ● Investigación de comportamiento de

la audiencia. ● Investigación de comportamiento de la publicidad. ● Herramientas financieras. ●
Indicadores económicos. ● Bibliografía. ● Computador.
● Manejo planillas de cálculos, Excel, Word. ● Internet Básico.
Conocimientos Técnicos necesarios para cumplir la competencia. ● Conocer y comprender

conceptos financieros básicos. ● Conocimientos de administración básica. ● Nociones de
planificación estratégica comercial. ● Manejo de “software” interno de gestión. ● Manejo de
software de encuestas, medición de medios y medición de publicidad como Megatime, entre
otros. ● Conocimientos del funcionamiento de una Radioemisora. Conocimientos reglamentarios
necesarios para cumplir la competencia. ● Conoce la legislación comercial (tales como
formación de empresas, uso y emisión de cheques, letras, facturas, etc.), laboral y del
consumidor. ● Conoce las normas medio ambiental y de responsabilidad social. ● Legislación
tributaria y políticas vigentes de empresas de del sector y misma categoría.
VI. REQUISITOS ACADEMICOS Y EXPERIENCIA PARA EL CARGO
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
Título Profesional en mercadeo y ventas
Formación en herramientas ofimáticas nivel medio (Word, Excel, Internet, etc.) y manejo de
TICS
Formación en servicio al cliente.
DE DESEMPEÑO:
Certificar Cinco (5) años de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:
Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo.
CIUDAD: Bogotá D.C.

FECHA DE 23/04/2019
APROBACIÓN:
ELABORÓ: MPSB REVISÓ: AHV APROBÓ: PAPC
ÁREA Y/O NIVEL Ejecutivo

DENOMINACIÓN DEL CARGO Jefe de Centro de Distribución
CÓDIGO 1020
NUMERO DE CARGOS 1
ÁREA DE TRABAJO Centro de Distribución
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Director Comercial
TIPO DE PROCESO Táctico
II. ÁREA FUNCIONAL
DIRECCIÓN COMERCIAL
Jefe de Centro de Distribución
Misión del cargo: Liderar, planear y controlar la operación del centro de distribución, dirigir los
equipos encargados de desarrollar todas las operaciones logísticas, desde la recepción de los
pedidos hasta la entrega, coordinando el movimiento de los productos, su almacenaje y
transporte de acuerdo con los procedimientos establecidos por la compañía.

calidad.
2) Orientar la solución de los procesos según, requerimientos del cliente y políticas de la
organización.
3) Aplicar controles de inventarios según métodos o técnicas establecidas.
4) Determinar, monitorear y controlar los costos de operación según las necesidades y
requerimientos de los clientes.
5) Definir las metas y planes de acción que lleven a cumplir los objetivos del área a cargo.
6) Promover y liderar proyectos de optimización de las instalaciones, red de distribución y
sistemas operativos.
7) Promover proyectos de mejora que propendan por aumentar el nivel de satisfacción del
servicio a los clientes.
8) Supervisar la flota de transporte para garantizar que las entregas a los clientes sean
eficientes y puntuales.
9) Velar por la buena conservación y operación de todos los activos a su cargo.
la empresa.
12) Coordinar la recepción y despacho de objetos según estrategias de la compañía y medios de
transporte
13) Elaborar el plan operativo según requerimientos de los clientes, objetivos y estrategias de la
operación.

CARGO
Calidad de trabajo
Trabajo en equipo
1) Capacidad de coordinar y organizar eficazmente su(s) equipos de trabajo, propiciando un

adecuado ambiente de trabajo, orientando y dirigiendo a los demás para motivarlos e inducirlos a
que se llegue a las metas y objetivos planteados.
2) Capacidad de evaluar alternativas y seleccionar aquella que sea objetiva, lógica y acorde a la
situación presentada.
3) Habilidad para utilizar las herramientas verbales para convencer y/o persuadir con el fin de
materializar los objetivos del departamento.
4) Capacidad de interpretación de datos cualitativos y cuantitativos con el fin de establecer
estrategias útiles a los objetivos del departamento y de la organización.
5) Capacidad para mantener relaciones positivas con los clientes, escuchándolos, asesorándolos y/o
solucionando sus dificultades, entiende sus necesidades y requerimientos con el objetivo de
satisfacer o superar sus expectativas.
6) Capacidad para desarrollar actividades en conjunto hacia un objetivo común donde se suman los
conocimientos y habilidades de todo el grupo.

Liderazgo
Toma de decisiones
Negociación
Responsabilidad
Planeación
Seguimiento a Procedimientos.
Para ser Jefe de Centro de Distribución se deberá ser:
 Capaz de gestionar y motivar a la gente.

 Calmado y flexible cuando suceden cosas inesperadas.
 Capaz de prestar atención a los detalles.
 Bueno para la resolución de problemas y hacerse responsable de sus decisiones.
 Capaz de planificar y priorizar tareas.
Además, se debe tener:
 Buenas habilidades interpersonales y de negociación.

 Capacidad de organización, y habilidades numéricas y analíticas.
 Experiencia en la utilización de tecnologías de la información.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
Profesional en Ingeniería Industrial o Ingeniería Logística Formación en Nivel Avanzado Excel y

Sistemas de Información y CEDIS.
DE DESEMPEÑO:
Cuatro (4) años de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:

FECHA DE 23/04/2019
APROBACIÓN:

DENOMINACIÓN DEL CARGO Coordinador de Alimentos
CÓDIGO 1030
NUMERO DE CARGOS 1
ÁREA DE TRABAJO Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Jefe de Centro de Distribución
TIPO DE PROCESO Operativo
II. ÁREA FUNCIONAL
Coordinador de Alimentos
Misión del cargo: Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y

distribución.
2) Procesar la información de las requisiciones conforme a los procedimientos establecidos por
la empresa.
4) Establecer métodos de almacenamiento y manejo de inventarios según políticas y estrategias
de logística
6) Organizar los productos alimenticios en almacén según naturaleza del producto y técnicas de
almacenamiento.
7) Entregar productos alimenticios al cliente bajo condiciones de seguridad alimentaria
cumpliendo normatividad legal vigente.
8) Realizar adecuadamente la administración y control de los alimentos de consumo masivo.
14) Efectuar periódicamente el inventario de bienes de consumo masivo adquiridos para su
comercialización según procedimiento establecido por la empresa.
15) Garantizar condiciones de seguridad alimentaria durante el transporte de productos
alimenticios según naturaleza del mismo y normativa.
16) Definir los embalajes y empaques para la carga, según normatividad y medios de transporte.
17) Analizar los resultados de la ejecución según las estrategias de la operación e indicadores de
gestión.
22) Reportar a su superior inmediato sobre la ejecución de los trabajos o anomalías presentadas.
calidad.

CARGO
Calidad de trabajo
Trabajo en equipo

fluída y en el respeto por los demás.

Liderazgo
Toma de decisiones
Negociación
Responsabilidad
Planeación
Seguimiento a procedimientos
Manejo y análisis de la información
● Conocimientos básicos de normas de Higiene y Seguridad ● Conocimientos del Reglamento

Sanitario de los Alimentos. ● Manejar técnicas de comunicación, recepción y entrega de
información. ● Interpretar correctamente la información oral y escrita, ya sea de instrucciones,
indicaciones y otros documentos de su ámbito cotidiano ● Manejar técnicas de comunicación,
recepción y entrega de información. ● Capacidad analítica y de rápida reacción ante
emergencias. ● Habilidad para organizar y distribuir recursos y materiales. ● Identificar, analizar
y solucionar problemas. ● Hábil en detectar anomalías en productos en general • Manejo de
herramientas automatizadas para registrar física y/o digitalmente el ingreso de productos. •
Controlando stock e inventario de materias primas y productos en general. • Monitoreando el
estado de conservación y vigencia sanitaria de los productos almacenados. • Chequeando el stock
de bodega. • Organizando y clasificando las materias primas. Insumos y productos en general
(Material de embalaje, envases, productos congelados).
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
 Técnico o tecnólogo en las carreras de: Gestión logística o Administrador de Empresas o
profesiones afines.
 Formación en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS.
 Formación en servicio al cliente
DE DESEMPEÑO:
Certificar dos (2) años de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:
Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo

FECHA DE 23/04/2019
APROBACIÓN:
107

DENOMINACIÓN DEL CARGO Coordinador de Aseo
CÓDIGO 1030
NUMERO DE CARGOS 1
II. ÁREA FUNCIONAL
Coordinador de Aseo
Misión del cargo: Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y

distribución.
2) Procesar la información de las requisiciones conforme a los procedimientos establecidos por
la empresa.
4) Establecer métodos de almacenamiento y manejo de inventarios según políticas y estrategias
de logística
6) Organizar los productos alimenticios en almacén según naturaleza del producto y técnicas de
almacenamiento.
7) Entregar productos de aseo al cliente bajo condiciones de seguridad cumpliendo
normatividad legal vigente.
8) Realizar adecuadamente la administración y control de los productos de aseo de consumo
masivo.
14) Efectuar periódicamente el inventario de bienes de aseo de consumo masivo adquiridos para
su comercialización según procedimiento establecido por la empresa.
15) Garantizar condiciones de seguridad alimentaria durante el transporte de productos según
naturaleza del mismo y normativa.
16) Definir los embalajes y empaques para la carga, según normatividad y medios de transporte.
17) Analizar los resultados de la ejecución según las estrategias de la operación e indicadores de
gestión.
22) Reportar a su superior inmediato sobre la ejecución de los trabajos o anomalías presentadas.
calidad.

CARGO
Calidad de trabajo
Trabajo en equipo

8) Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parámetros de tiempo establecidos; orientando
sus acciones al cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos institucionales,
establecidos para la operacionalización de los procesos en los que participo.
9) Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, técnicos y/o económicos de que
dispone para la ejecución de sus labores, invirtiéndolos y/o utilizándolos de manera adecuada y
necesaria en torno al logro de resultados.

Liderazgo
Toma de decisiones
Negociación
Responsabilidad
Planeación
● Conocimientos básicos de normas de Higiene y Seguridad ● Conocimientos del Reglamento

Sanitario de los productos. ● Manejar técnicas de comunicación, recepción y entrega de
información. ● Interpretar correctamente la información oral y escrita, ya sea de instrucciones,
indicaciones y otros documentos de su ámbito cotidiano ● Manejar técnicas de comunicación,
recepción y entrega de información. ● Capacidad analítica y de rápida reacción ante
emergencias. ● Habilidad para organizar y distribuir recursos y materiales. ● Identificar, analizar
y solucionar problemas. ● Hábil en detectar anomalías en productos en general • Manejo de
herramientas automatizadas para registrar física y/o digitalmente el ingreso de productos. •
Controlando stock e inventario de materias primas y productos en general. • Monitoreando el
estado de conservación y vigencia sanitaria de los productos almacenados. • Chequeando el stock
de bodega. • Organizando y clasificando las materias primas. Insumos y productos en general
(Material de embalaje, envases, productos congelados).
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
 Técnico o tecnólogo en las carreras de: Gestión logística o Administrador de Empresas o
profesiones afines.
 Formación en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS.
 Formación en servicio al cliente
DE DESEMPEÑO:
Certificar dos (2) años de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:
Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo
FECHA DE 23/04/2019
APROBACIÓN:
111

DENOMINACIÓN DEL CARGO Coordinador Logístico
CÓDIGO 1040
NUMERO DE CARGOS 1
II. ÁREA FUNCIONAL
Coordinador Logístico
Misión del cargo: Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso,
almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes adquiridos y desarrollar,
mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia,
eficacia y optimización de los recursos de acuerdo a la normatividad vigente.
2) Recoger y entregar la carga según el plan de rutas y normatividad.
manipulación de carga según el manual del fabricante y normas de seguridad.
la empresa.
organización.
entregada.
documentos.

CARGO
Calidad de trabajo
Trabajo en equipo


Liderazgo
Toma de decisiones
Negociación
Responsabilidad
Planeación
• Nociones básicas de documentación contable y tributaria. • Nociones de servicio al cliente. •

Normativas de calidad y etiquetado. •Conceptos básicos de merciología. • Productos
recepcionados
, almacenados, preparados y despachados acuerdo a los estándares de la empresa y
requerimientos de clientes internos o externos. • Controlar el inventario mediante tomas,
ejercicios de trazabilidad, conteos u otro reporte asociado, realizada en el período adecuado, para
asegurar el flujo de productos, unidades y cargas. • Devoluciones de materiales, productos y
cargas ingresadas con su debida documentación. • Equipo de trabajo con sus elementos de
protección personal y seguridad. • Operaciones realizadas con herramientas y tecnologías de
apoyo. • Reportes de indicadores de gestión por área supervisada.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS.
 Técnico o Tecnólogo en gestión logística.
 Conceptos básicos de merciología.
 Seguridad Informática
 Manejo de herramientas ofimáticas.
DE DESEMPEÑO:
Experiencia (1) un año.
PREFERIBLE:
FECHA DE 23/04/2019
APROBACIÓN:

114
Profesional
ÁREA Y/O NIVEL
Asesores Comerciales Junior
DENOMINACIÓN DEL CARGO
1050
CÓDIGO
1
NUMERO DE CARGOS
Comercial
ÁREA DE TRABAJO
Coordinador de Alimentos y/o Coordinador de
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
Aseo
TIPO DE PROCESO
Operativo
II. ÁREA FUNCIONAL
Coordinador de Alimentos y/o Coordinador de Aseo
Asesores Comerciales Junior
Misión del cargo: Asesorar el proceso de planeación, formulación y puesta en práctica de
políticas de comercialización y mercadeo, el diseño de programas y estrategias de la oferta y el
portafolio de productos y servicios en función integral al cliente, satisfaciendo las necesidades
mercado-cliente, creando un ambiente sólido de vínculos comerciales que proyecten en el futuro
un crecimiento sostenido y uniforme del instituto, a través de la captación de recursos
financieros, en cumplimiento del plan estratégico, acorde con su Visión, Misión y gestión con
calidad logrando los objetivos y metas institucionales, posicionando la imagen corporativa a
través de campañas de promoción permanente.
1) Realizar una gestión con calidad, es decir, cumpliendo los objetivos en término de logro de
las metas institucionales mensuales y anuales, desempeñando la función, focalizados y
motivados por la Visión y Misión.
2) Dirigir, coordinar y promover el servicio integral excelente y oportuno al cliente o usuario
con un alto nivel de eficiencia, eficacia, efectividad, regidos por los valores de calidad,
compromiso y transparencia.
3) Formular a la Gerencia, políticas, planes, programas y proyectos para las captaciones,
recursos financieros, de mercadeo, la promoción y publicidad, con orientación a la
excelencia en el servicio integral al cliente, acorde con el direccionamiento estratégico,
visión y misión y valores corporativos de la Distribuidora LAP.
4) Asesorar la prestación de los servicios de capacitación, asesoría y asistencia técnica a
cliente o usuarios de créditos.
5) Dirigir la promoción y venta de los productos y servicios del portafolio de la Distribuidora
LAP.
6) Liderar y dirigir el servicio Integral a los clientes o usuarios con calidad y excelencia
satisfaciendo las necesidades del mercado-cliente, estimulando lealtad y confianza y
posesionando la buena imagen corporativa del Instituto.
7) Liderar y dirigir la gestión de mercadeo, las perspectivas de oferta, portafolio de productos
y servicios, entorno competitivo, etc.
8) Hacer despliegue de objetivos estratégicos y operacionales de las metas mensuales y
anuales institucionales, comprometiendo a todos los colaboradores, seleccionado y
diseñando indicadores de gestión que permitan hacer seguimiento, controlar y evaluar la
gestión, focalizados con la Visión y Misión de la Distribuidora LAP.
9) Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las dependencias afines, integrando
equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad, cumplimiento oportuno
de los objetivos y metas institucionales.
10) Participar activamente en los programas de inducción, reinducción, entrenamiento,
capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos por el Instituto.
11) Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas, capacidad de
coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio, mejoramiento continuo, calidad en
la gestión, orientación y servicio integral al cliente.
12) Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión oportunos al superior inmediato y
ejercer el control interno de la Oficina Asesora Comercial.
13) Propender por la aplicación de los procedimientos establecidos en el Manual de Procesos y
procedimientos de la Distribuidora LAP, en la ejecución de sus funciones y eliminando
tramites innecesarios.
14) Asesorar el diseño e implementar metodología de investigación de Mercados que permitan
diagnosticar y sustentar planes, programas y proyectos de mercadeo que se puedan ejecutar.
15) Realizar periódicamente estudios de mercadeo que permitan evaluar el entorno
(competencia, comportamiento de los clientes potenciales, políticas, etc.), determinando las
tendencias y oportunidades que se deben considerar en la identificación y diseño de
estrategia competitivas y las perspectivas de oferta (ampliación de portafolio de productos y
servicios).
16) Realizar estudios de investigación que permitan identificar los aspectos que afectan positiva
o negativamente la imagen de la Distribuidora LAP, evaluando las características de los
productos y servicios prestados (conocimiento de los servicios, servicio al cliente, agilidad
en los sistemas de información, velocidad de respuesta, beneficios, tramites, etc.), la
satisfacción de necesidades y expectativas de los clientes o usuarios.
17) Preparar y ejecutar la planeación de visitas a los Clientes y usuarios en general acorde con
un cronograma de prioridades, objetivos y metas mensuales y anuales optimizando los
recursos, racionalizando costos.
18) Identificar, diseñar, proponer y ejecutar políticas, planes, programas y proyectos de
promoción del portafolio de productos y servicios y ampliación de cobertura, mercado
potencial, en cumplimiento con los objetivos, metas mensuales y anuales, Direccionamiento
Estratégico, Visión y Misión de la Distribuidora LAP.
19) Presentar informes oportunos y diseñar indicadores que permitan evaluar la gestión de la
entidad y sus resultados.
20) Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión oportunos al superior inmediato y
ejercer el control interno del área comercial.

CARGO
Calidad de trabajo
Trabajo en equipo

fluída y en el respeto por los demás.
8) Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parámetros de tiempo establecidos; orientando
sus acciones al cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos institucionales,
establecidos para la operacionalización de los procesos en los que participo.
9) Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, técnicos y/o económicos de que
dispone para la ejecución de sus labores, invirtiéndolos y/o utilizándolos de manera adecuada y
necesaria en torno al logro de resultados.

Liderazgo
Toma de decisiones
Negociación
Responsabilidad
Planeación
 Características del producto y/o servicio, beneficios que dichas características le pueden reportar
al cliente.
 Las condiciones de venta.
 Las condiciones de pago.
 Las condiciones de entrega.
 Datos relativos al servicio postventa
 Habilidades para relacionarse con las personas, espíritu de trabajo en equipo, disposición amplia
de servicio al cliente, capacidad de negociación.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
Título universitario en Economía, Administración público o de Empresas, Contaduría, Ingeniería

Industrial, financiera, o disciplinas académicas afines. Título de especialización, en
Administración Financiera o Finanzas públicas o Alta Gerencia o Mercadeo o disciplinas afines.
Tecnólogo en gestión administrativa, Financiera o disciplinas afines.
DE DESEMPEÑO:
Certificar Dos (2) años de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:
Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo o Titulo de
especialización en Administración o Alta Gerencia o Mercadeo.
FECHA DE 23/04/2019
APROBACIÓN:

118
ÁREA Y/O NIVEL Profesional

DENOMINACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Transporte
CÓDIGO 1060
NUMERO DE CARGOS 1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Coordinador Logístico
II. ÁREA FUNCIONAL
Coordinador Logístico
Misión del cargo: Apoyar la labor integral del transporte del Centro de Distribución para
satisfacer las necesidades del cliente externo e interno, basado en nuestra promesa de servicio y
7) Apoyar la labor integral del transporte del Centro de Distribución para satisfacer las
necesidades del cliente externo e interno, basado en nuestra promesa de servicio y
8) Validar constantemente que las tarifas de fletes cargadas en el aplicativo concuerden con lo
negociado y aprobado por el jefe de Centro de Distribución
9) Revisar facturas de fletes garantizando que lo facturado sea igual a lo negociado.
10) Coordinar que las Compañías de Transporte envíen las facturas en el tiempo y condiciones
solicitadas
12) Recoger y entregar la carga según el plan de rutas y normatividad
manipulación de carga según el manual del fabricante y normas de seguridad
la empresa.
organización.
entregada.
documentos.

CARGO
Calidad de trabajo
Trabajo en equipo

3) Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga

Liderazgo
Toma de decisiones
Negociación
Responsabilidad
Planeación
 Relaciones Externas  Compañías de transporte  Proveedores  Clientes; Relaciones Internas 

Todo el personal vinculado al centro de distribución.  Autonomía para tomar decisiones. 
Cotización y Solicitud vehicular garantizando las tarifas establecidas y negociadas previamente.
 Solicitud de permisos.  Cambios en los proveedores de servicio.  Negociación de tarifas.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS.
 Técnico en Gestión Logística
 Conocimiento en manejo de herramientas ofimáticas.
DE DESEMPEÑO:
 Experiencia (1) un año.
PREFERIBLE:
FECHA DE 23/04/2019
APROBACIÓN:

121
Formato 1
Construcción Perfil
ANÁLISIS Y DESCRIPCION DEL CARGO:
DESCRIPCION DEL CARGO:
1. Nombre del Cargo
2. Posición del cargo en el Organigrama.

(nivel del cargo, subordinación, supervisión,
comunicaciones colaterales)
SISTENSIS DEL PUESTO (MISIÓN, OBJETIVO)
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL CARGO. Tareas o Atribuciones

del Cargo.
(diarias, semanales, mensuales, anuales, esporádicas)
Tareas o Atribuciones del Cargo.
(diarias, semanales, mensuales, anuales,
esporádicas)
122
REQUISITOS DEL PUESTO
1. Requisitos intelectuales
(instrucción básica, experiencia anterior,
iniciativa necesaria, y aptitudes
necesarias)
2. Requisitos Físicos
(esfuerzo, concentración y complexión
necesaria)
3. Responsabilidades incluidas
(por supervisión de personal, materiales y
equipos, métodos y procesos, dinero,
títulos o documentos, información
confidencial y por seguridad de terceros)
4. Condiciones de trabajo
(Ambiente de trabajo, riesgos inherentes)
COMPETENCIAS REQUERIDAS
COMPETENCIAS GENERALES (ser) NIVEL
REQUERIDO
Grado
importancia para
el cargo
(calificar de 1 a
5)
Sentido de pertenencia 1 2 3 4 5
X
COMPETENCIAS TECNICAS ESPECIFICAS CARGO (saber y NIVEL
conocer) REQUERIDO
Grado
importancia para
el cargo
(calificar de 1 a
5)
Orientación cliente 1 2 3 4 5
X
124
Formato 2:
Nombre del Cargo
Área
Supervisión Recibida
Supervisión realizada
2. Misión, función básica u objetivo del

cargo
3. Funciones específicas Cargo
ESPECIFICACIONES DEL CARGO

Educación Básica
(Bachillerato, universidad, posgrado etc.)
Formación Complementaria
(Cursos, diplomados, etc.)
Otros Conocimiento
(ej. Conocimiento sistemas, manejo de
comodín, etc.)
Experiencia
(En qué y de cuantos tiempo)
Responsabilidades incluidas
(por supervisiónYde
CONTACTO RELACIONES
personal, materiales
(con quien
y tiene contacto el cargo: internos
equipos, métodos
empleados jefes, subalterno)
y procesos,ydinero,
externos clientes, proveedores, instituciones públicas o
títulos o documentos,
privadas, etc.) Frecuencia
información
(Diaria, semanal, quincenal, mensual, ocasional,
confidencial y por seguridad de terceros)
frecuentemente)
INTERNOS EXTERNOS
FRECUENCIA(Diaria FRECUENCIA
2. Requisitos Físicos
(esfuerzo, concentración y complexión
necesaria)
4. Condiciones de trabajo
(Ambiente de trabajo, riesgos
profesionales)
COMPETENCIAS REQUERIDAS
COMPETENCIAS DEL Ser (humanas y sociales) Grado importancia
para el cargo
(calificar de
COMPETENCIAS TECNICAS ESPECIFICAS CARGO Grado importancia

(saber y conocer) para el cargo
126
CONCLUSIONES
El manual de Funciones y el Diccionario de Competencias Laborales contribuye por medio de
su descripción a la delimitación de responsabilidades y competencias; siendo así reconoce la
importancia de la participación de cada uno de los colaboradores y el debido cumplimiento de
cada empleado en las funciones asignadas para el cumplimiento de los objetivos y estrategias del
negocio.
La formalización de las competencias mínimas requeridas por niveles de cargo y
responsabilidad, son determinantes para garantizar que las personas son aptas para desempeñarse
en el puesto de trabajo.
Actualizar y mejorar las descripciones de los perfiles de cargo en el manual de funciones,
permite establecer los requisitos básicos para identificar y seleccionar el personal más
competente para desempeñarse en el cargo de trabajo.
Los manuales de funciones minimizan el riesgo de seleccionar personal que no se ajusta al
perfil del cargo necesario en la compañía.
El manual de funciones de la empresa, se ajusta a los requisitos documentales exigidos por los
entes certificadores para optar por el sello de empresas aprobadas con un sistema de gestión
Integral.
El manual de funciones facilita la creación de otras herramientas útiles y necesarias en la
gestión del talento humano, como son las evaluaciones de desempeño, los procedimientos
específicos de cada tarea o el plan de formación y entrenamiento de cada colaborador.
Establecer el diccionario de competencias laborales y actualizar los comportamientos que
llevan al éxito, de acuerdo a las transformaciones a la que se ve sometida la organización, mejora
la calidad del trabajo, optimiza los procesos y favorece la productividad de los colaboradores.
Establecer las responsabilidades de cada cargo, evita conflictos con otros puestos y fortalece
el trabajo en equipo.
128
Recomendaciones
Realizar una revisión con una periodicidad anual del manual de funciones, con el propósito de
verificar que las funciones están debidamente ajustadas a las necesidades actuales de la empresa
Incluir al ocupante del cargo, a jefes inmediatos y subalternos en la actualización del manual
y competencias laborales.
Socializar con todos los colaboradores cada revisión o mejora al manual, y su respectiva
evaluación de desempeño.
Establecer el criterio de tiempo de ejecución requerida para el desempeño de la tarea, que
posibilite la valoración de la carga de trabajo y de esta forma justificar la existencia del cargo o
la necesidad de ampliar una nueva vacante.

129
Lista de Referencias
Argyris, C. (1975). A integraçao individuo organizacao. Sao Paulo, Brasil: Atlas.
Beltrán, L. Auditoría en Entidades de Salud. Universidad Nacional de Colombia. Tomado de

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/91337/. Licencia: Creative Commons
BY-NC-ND.
Bernard C. (1971) As Funçoes do Executivo. Sao Paulo, Brasil: Atlas.
Chiaventato I. (2000). Administración de Recursos Humanos (5ª ed.). Buenos Aires, Argentina:
Mc Graw Hill.
Franklin, B. & Gómez, G. (2002). Organización y Método. México D.F., México: McGraw
HILL.
Robbins, S. & Judge, T. (2000). Introducción al Comportamiento Organizacional. Madrid,

España: Prentice Hall Pearson
Rodríguez J. (2002). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. México D. F., México:
Thompson Learning.
Rodríguez, J. (2006). Dirección Moderna de Organizaciones. México D. F., México: Thompson

Learning
Well F. (1976). Métodos de desarrollo organizacional para ejecutivos. Madrid, España: Fondo
Educativo Interamericano S.A.
Diaz Pividal Fernado (MBA- Edición 2006). Guía básica para la redacción del manual de
definición de funciones.
Definición de las competencias tomadas de la prueba KOMPE DISC ® de Psigma Corporation.

Actividad 2 Fase 1 Manual de Funciones Distribuidora LAP Maria Patricia

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i

Manual de Funciones Distribuidora LAP

María Patricia Saavedra Borja & Alexandra Fernández Valdivieso

(Fichas 1855321 & 1855814)

Servicio Nacional de Aprendizaje “Sena”

Regional Distrito Capital

Especialista Tecnológico en Gestión del Talento Humano Por Competencias-Metodología

Complementos del Manual de Funciones 32

Los manuales de Funciones y Competencias Laborales constituyen una herramienta útil,

La importancia de elaborar un manual de funciones dentro de la organización como un

Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento instrumental de información

detallado y las responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las

distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en la

organización, en todas sus áreas.

El documento servirá como instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y

personal, en cumplimiento de la misión, visión, objetivos, procedimientos para que éstos se

En desarrollo del proceso de mejoramiento planteado, y con relación al diagnóstico realizar en

la empresa “Distribuidora LAP S.A.S.”, se observa la necesidad de establecer roles y

encaminadas al cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.

manera, ayuda a evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en

pérdidas de tiempo sino también en la solución de responsabilidades entre los funcionarios de la

empresa, o peor aún de una misma sección.

redundan el a calidad del servicio al cliente.

funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos

puestos responsables de su ejecución, permite auxiliar la inducción del puesto al adiestramiento y

establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente; para uniformar y controlar

el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; para determinar en

el desempeño eficiente del cargo, el establecimiento de parámetros de eficacia y criterios de

de conocimiento, aumentar su productividad y la sostenibilidad de la compañía.

términos, que dada su importancia merecen claridad en su concepto unificado y apropiado,

podríamos listar los siguientes conceptos:

y responsabilidades, fijando limites a cada labor.

de manera global que el manual es una recopilación de procesos.

Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es “la gestión del proceso”. Es

como cuando hablamos de administración y gestión administrativa; la administración es el

conjunto de pasos y principios, y la gestión es la ejecución y utilización de esos principios.

Función: Actividad específica que debe asumir un empelado implícita en su cargo.

comprometer a la organización mediante documentos contractuales y ejecutar de manera total,

parcial o limitada el presupuesto de gastos e inversiones de un área o proyecto, con aprobaciones

de niveles superiores o rangos previamente definidos.

de algún superior y modificar y definir formas de operar.

nombre. Unidades de trabajo específicas e impersonales, constituidas por un conjunto de tareas

sus titulares y las tareas que deben realizar.

Clelland, D. en Cinterfor, 2003)

Requiere la interacción de conocimientos, habilidades y destrezas; verificables y evaluables.

(SENA, 2007, p.10)

Departamento: Grupo de personas que se relacionan por especialidad o actividad puntual

estratégicos y tácticos puntuales y a determinadas perspectivas del mapa estratégico de la

Manual de procedimientos: Documento que contiene la descripción detallada de las

actividades (funciones) que deben ejecutarse en un cargo.

Niveles jerárquicos: Eslabón dentro de la estructura organizativa en el cual se encuentran

empresa, independientemente de la función o actividad que realicen dichos órganos.

Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra

Procesos: Los procesos de la organización son el conjunto de actividades interrelacionadas,

necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y de mejora. (NTCGP

1000, 2009. p.13)

propias del cargo.

coordinan e interconectan las unidades administrativas (órganos) y pueden ser: De

subordinación, de asesoría, funcionales o de mando especializado, de representación personal, de

servicio, de coordinación y de revisión.

Responsabilidad: Asignación de deber y poder para el logro de objetivos de las áreas.

constituyen un puesto de trabajo.

Diseñar un manual de funciones y el perfil de cargos por competencias laborales de 3 cargos

administrativos de la empresa “Distribuidora LAP S.A.S.