Instructivo para Supervisores Sobre El Llenado de La Evaluación de Desempeño (ML-RH-02)

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INSTRUCTIVO PARA SUPERVISORES SOBRE EL LLENADO DE

LA EVALUACIÓN ANUAL DE DESEMPEÑO
Código ML-RH-02
Versión 2 – en elaboración
Fecha
Actualizó Ángel Aguilar
Revisó Mateo Bedoya
Instructivo para supervisores sobre el llenado de la evaluación anual de desempeño (ML-RH-01), v2 1

Versión controlada está disponible en el Google Drive. Cualquier documento impreso es una copia no controlada.
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Contenidos
1. Objetivo ................................................................................................................................... 3
2. Definición ................................................................................................................................ 3
3. Datos generales ....................................................................................................................... 3
4. Escala ....................................................................................................................................... 3
5. Orden de llenado de la evaluación de desempeño ................................................................. 3
6. Juntando la información necesaria para llenar los comentarios ............................................ 4
7. Llenado de comentarios de cada dimensión........................................................................... 4
8. Definiendo las notas de cada dimensión ................................................................................ 7
9. Definiendo las notas de cada dimensión ................................................................................ 7
10. Llenado de Matriz de Conocimientos ................................................................................. 8
11. Llenado de Comentarios Generales .................................................................................... 8
12. Llenado de Evaluación Global de Desempeño y Nivel Máximo .......................................... 9
13. Llenado de Matriz de Conocimientos ................................................................................. 9
14. Aspectos finales................................................................................................................. 10
15. Anexo 1: Ejemplo de autoevaluación y la posterior evaluación del supervisor................ 11

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1. Objetivo
Orientar a los supervisores en el llenado de la evaluación anual de desempeño de los miembros

del equipo.
2. Definición
Es el proceso por el que los supervisores alinean el desempeño de los trabajadores a los objetivos
de Multilab.
Mediante este proceso valoramos el rendimiento y las cualidades individuales mostradas por cada
uno de los trabajadores.
3. Datos generales
 Usa para el nombre del archivo Apellidos, Nombres Año.docx (Hahn Ruiz, Paola Benicia
2018.docx)
 En el cargo colocar el nivel bajo el cual se está evaluando y compensado económicamente.
Entre paréntesis puedes colocar algo más específico. Ejemplo: Técnico Nivel 2 (Supervisora
Los Olivos).
4. Escala
La nota final de cada colaborador, así como las notas de cada dimensión individual, se basan en la
siguiente escala:
EC –Consistentemente excede todas las expectativas
EA –Consistentemente cumple todo y excede algunas expectativas
CC –Consistentemente cumple las expectativas
CA –Cumple algunas expectativas
NC – No cumple las expectativas
5. Orden de llenado de la evaluación de desempeño
Recomendamos seguir el siguiente orden:

- Llenar el peso de cada dimensión (entre 0% y 100%)
- Llenar las fortalezas y aspectos por mejorar de cada dimensión sin leer la autoevaluación.
- Determinar las notas por dimensión.
- Leer la autoevaluación.
- Determinar si hay observaciones de la autoevalaución que valga la pena incluir en la
evaluación del supervisor.
- Determinar si con los nuevos comentarios incluidos varía alguna nota por dimensión.
- Promediar las notas de cada evaluación para determinar la nota final.
- Llenar la matriz de conocimientos (si aplica)
- Determinar si la persona será promovida, mantenida o desvinculada.
- Colocar los comentarios finales del supervisor.
- Validar la evaluación de desempeño con tu propio supervisor (si aplica)

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6. Juntando la información necesaria para llenar los comentarios
- El supervisor recibirá un el formato de la autoevaluación del trabajador. La autoevaluación

nos permite asegurarnos que cuando llenemos la evaluación como supervisores nos
estemos acordando de incluir todos los comportamientos importantes. Incluso, es una
buena práctica revisar la autoevaluación después de que hayas llenado la evaluación como
supervisor. De esa manera empezarás a llenar los comentarios con una visión objetiva y
sin sesgos.
- Los pesos de cada competencia serán enviados por RRHH. También lo encontrarás en la
hoja de cálculo que se usa para ponderar las notas.
- Lo primero que debe hacer el evaluador es llenar el peso de cada dimensión. El peso varía
entre 0% y 100% y es determinado por RRHH.
- Tomen como principal input las observaciones sobre el desempeño que hayan tomado a lo
largo del año.
- No hay problema con consultar a colegas por observaciones que ellos puedan haber
observado sobre las personas que tú evaluarás. Aunque ustedes deben decidir si las
incorporan o no dado que han podido observación más detenidamente al colaborador
evaluado
- Asegúrate que tienes toda la información necesaria para realizar la evaluación. Puedes
encontrar esta información en ‘Fuentes para incluir en evaluación de desempeño (RE-RH-
10)’
7. Llenado de comentarios de cada dimensión
Llenando las fortalezas y aspectos por mejorar:

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- Sólo es necesario llenar comentario y definir una nota para las dimensiones con peso
mayor a 0%.
- Los comentarios deben específicos y, cuando sea posible, sustentado por ejemplos
puntuales. De esa manera, el trabajador podrá relacionar el comentario con acciones que
él haya hecho.
o Comentario menos útil: “Necesita tener más compromiso con sus tareas, mejorar
la administración, control de los tiempos de entrega."
o Comentario útil: "Debe avanzar con sus tareas sin la necesidad de tener un
seguimiento cercano. Cuando tuvo revisiones periódicas mostró avances
adecuados, sin embargo, en los momentos en los cuales no ha tenido reuniones
frecuentes de seguimiento el progreso fue pobre."
- Los comentarios, sobre todo los de aspectos por mejorar, deben evaluar el
comportamiento de la persona durante el periodo de evaluación y no las características de
la persona. De esa manera el colaborador podrá interiorizar el comentario en vez de
construirse barreras y buscar justificarse
o Comentario inadecuado: "Es una persona poco comprometida" (juzga la persona)
o Comentario inadecuado: "Le falta más compromiso" (juzga a la persona)
o Comentario adecuado: "Mostró poco compromiso a lo largo del año" (juzga el
comportamiento que la persona tuvo)
- En los aspectos por mejorar es importante que quede clara la sugerencia de mejora. No
basta indicar el comportamiento inadecuado.
o Comentario inadecuado: “Después de la primera capacitación del doctor, el
colaborador le dijo al supervisor que al capacitador parecía que no le interesaba la
capacitación.”
o Comentario adecuado: “Después de la primera capacitación del doctor, el
colaborador le dijo al supervisor que al capacitador parecía que no le interesaba la
capacitación. El colaborador pudo darle retroalimentación proactivamente al
capacitador sobre cómo le sería al colaboradormás efectiva la capacitación.”
- Fíjense en la autoevaluación del candidato para determinar si se están olvidando de algo.

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- Considera las observaciones de los comportamientos que hayas observado a lo largo del
año, las observaciones que colegas te compartan, así como los siguientes puntos:
Para saber en qué categoría debes colocar cada comentario utiliza la siguiente descripción de
categorías:
Competencias Descripción
Cumple a cabalidad con las funciones propias de su cargo. Comunica puntos

Administración
de controversia o dificultades de manera oportuna. Prioriza su trabajo de
del propio
manera efectiva. Lleva un buen control de sus actividades pendientes.
trabajo
Genera planes individuales de trabajo y mide avance constantemente.
Ejecución del Realizar las tareas de manera rápida, con la autonomía necesaria y lograr
trabajo propio resultados de alta calidad
Búsqueda de oportunidades nuevas. Proponer actividades adicionales a las

concebidas originalmente. Encuentra nuevas formas de hacer su trabajo o
Iniciativa y
el de la empresa. Cuando se presentan obstáculos, propone caminos
creatividad
distintos para obtener el objetivo. Reconoce y adapta sus propuestas a los
riesgos de hacer las cosas de manera diferente.
Esforzarse para conseguir los objetivos profesionales y los de la empresa.

Compromiso y Puntualidad. Responsabilidad. Buena disposición para realizar actividades
actitud fuera de las funciones definidas. Crea entusiasmo entre las personas de la
organización.
Identifica cuáles son los puntos críticos, estructura el problema de manera

Habilidades adecuada sin requerir excesiva orientación, aplica herramientas analíticas
Analíticas de manera eficiente para resolver situaciones complejas, define claramente
las conclusiones.
Trata al cliente con amabilidad y respeto. Busca fidelizar al cliente. Resalta

Relación con el los beneficios que Multilab ofrece. Toma iniciativas fuera de lo común para
cliente exceder las expectativas del cliente. Cambia la percepción negativa de
clientes insatisfechos.
Involucra a todos los participantes en el proyecto, tomando en cuenta sus

Gestión de puntos de vista. Maneja a personas difíciles, sin dañar la relación. Delega en
personas otros tareas rutinarias. Se preocupa por el desarrollo profesional y personal
de las personas a su cargo.

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Comunicación oral estructurada, persuasiva y fácil de entender. Escucha

Habilidades de
atentamente. Documenta adecuadamente su trabajo. Comunicación escrita
Comunicación
formal, clara y concisa.
8. Definiendo las notas de cada dimensión
El Supervisor debe asignar una nota para cada competencia.
- Entre más alto el nivel bajo el que se está evaluando al personal más alta es la expectativa.
Digamos que tres técnicos hacen exactamente lo mismo en relación a 'Administración del
trabajo propio'. Es posible que el Técnico en Nivel 1 sea calificado como EC, el Técnico en
Nivel 2 podría llevar la calificación EA y el Técnico en Nivel 3 podría llevar CC.
- Al momento de definir el desempeño comparen a los empleados con colegas del mismo
rango.
- Cuando asignes la nota EA (en vez de EC) trata de colocar algún comentario sobre punto
de desarrollo para que la persona sepa cómo conseguir el EC en el futuro.
9. Definiendo la nota general
- Para determinar la nota general (o el promedio ponderado) se sugiere usar 'Formula para
promediar el nivel.xlsx'.
- El promedio ponderado de las notas se puede considerar de la siguiente manera:
o EC: Desempeño sobresaliente. Es un colaborador que se espera que crezca
rápidamente en la empresa. Aplica a menos del 10% de los colaboradores.
o EA: Robusto desempeño. Es una persona con potencial para seguir creciendo en la
organización.

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o CC: Desempeño aceptable. Con más esfuerzo podría continuar creciendo en la

empresa.
o CA: El desempeño dejó algo que desear. Se debe continuar evaluando el
desempeño de manera informal para determinar si el colaborador tiene lo
necesario para continuar trabajando en la empresa.
o NC: El colaborador no tiene lo necesario para continuar creciendo. Se sugiere la
terminación laboral.
10. Llenado de Matriz de Conocimientos
La mayoría de cargos (ejm: técnicos, tecnólogos, representantes médicos etc.) cuentan con una
matriz de conocimientos. Hay otros cargos que no cuentan con una matriz de conocimientos y no
aplica el llenado de esta sección en la evaluación de desempeño.
Hay dimensiones en las cuales se llena directamente el nivel actual. En ese caso sombrear en
amarillo la dimensión correspondiente.
Otras dimensiones el nivel se determina por la suma de puntos. En ese caso sombrear en amarillo lo
que se está considerando como conocimiento adquirido en la primera columna y el puntaje total en
las columnas del nivel correspondiente. Ver imagen de ejemplo:
Utilicen como base la matriz de conocimientos de la evaluación del año anterior, en caso el
colaborador ya haya pasado por un ciclo de evaluación. Si no la tienen solicítenla a su supervisor.
Se debe colocar el máximo nivel al que corresponda el candidato en caso las descripciones de los
niveles sean iguales. En la imagen de abajo sería nivel 5 en vez de nivel 3.
11. Llenado de Comentarios Generales
- En los comentarios generales del supervisor colocar:

o La conclusión sobre la promoción, permanencia o desvinculación del cargo.

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o Los principales motivos para llegar a la conclusión.

o El punto que necesita desarrollar para continuar creciendo en la matriz de
conocimientos. Por ejemplo, si un candidato está en nivel 3 o 4 en la mayoría de
dimensiones pero tiene nivel 2 en Conocimiento de Informática se le deberá
incluir una recomendación de cómo mejorar este aspecto (ejm: llevar un curso de
Excel intermedio).
o En esta sección no es necesario colocar ejemplos para sustentar los comentarios
generales. Dicho sustento deberá ser incluido en los comentarios de la sección de
‘Fortalezas’ y ‘Aspectos para mejorar’
- Dejar vacío los comentarios generales del evaluado
12. Llenado de Evaluación Global de Desempeño y Nivel Máximo
Apóyense en las plantillas de Excel con fórmulas para determinar la 'Evaluación Global de
Desempeño' y ‘Nivel Máximo según matriz de experiencia'
13. Llenado de Matriz de Conocimientos
La 'Conclusión de Evaluación' es 'Promovido a nivel X', 'Permanece en nivel X', 'Desvinculado'

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14. Aspectos finales
- Revisen si han completado todos los puntos de la evaluación siguiendo el siguiente

checklist:
o Nivel del cargo especificado (ejm: Técnico Nivel 2)
o Auto evaluación del colaborador incluida
o Evaluación del supervisor incluida
o Matriz de conocimientos llena
o Comentarios generales del supervisor detallados
o Nota final de matriz de conocimientos especificada
o Nota final de autoevaluación especificada
o Nota final de evaluación del supervisor especificada
o Conclusión de la evaluación definida
- Envíen para validación de su supervisor director el Word de las evaluaciones y el archivo
'Formula para promediar el nivel.xlsx'
- Pueden encontrar un ejemplo de una autoevaluación y la posterior evaluación en el Anexo
1

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15. Anexo 1: Ejemplo de autoevaluación y la posterior evaluación del supervisor
Auto evaluación
COMPETENCIAS DE LIDERAZGO Evaluar cada una
Pes No
Competencia Fortalezas Aspectos por mejorar
o ta
- Realizo adecuadamente mi - Desarrollar mejor mi función de

rol de supervisión supervisión por las distintas sedes
(organización del personal multilab. (Izaguirre con múltiples
cuando hay faltas, cubrir en problemas en cuanto a su proceso
sedes, distribución del trabajo de muestras)
Administración de laboratorio, distribución de - Realizar mejor el seguimiento a
del propio 10% CA deliveries). actividades importantes (Me olvidé
trabajo - Ante de tomar decisiones de reportar los resultados de la
sobre quejas de paciente campaña de XXX)
recurro a la consulta con mi - Mejorar mi supervisión en área
supervisor (Paciente que no de anatomía patológica.
están de acuerdo con sus
resultados, se le ofrece nueva
toma de muestra).
- Cumplí de manera oportuna - Mejorar la actualización de los
con los requisitos necesarios datos del archivo de personal de
para la auditoria del ISO 9001, apoyo para cubrir ante faltas del
a pesar de que hubo charlas personal.
Ejecución del de capacitación y avances que
25% EA
propio trabajo desconocía durante mi
periodo de maternidad.
- Elaboré adecuadamente
manuales y check list
necesarios para la auditoria
ISO 9001.
- Propongo acciones - Ante cualquier examen solicitado
correctivas para las no por cliente debo buscar
conformidades (Agregar proveedores (Busque el proveedor
puntos en la guías y de cocaína y marihuana
manuales). cuantitativa porque se me fue
- Realicé los chek list de delegado, a pesar de que ya me
manera que abarque todo lo habían informado en ocasiones
Iniciativa y
5% EA que se debe realizar a los sobre la solicitud de este examen).
creatividad
distintos equipos.
- Realicé estudio de los gell
pack en el coler de
motorizados, urocultivos con
removedor de antibióticos.
- Adapté las loncheras de
toma de muestra de manera
que se vea ordenada y limpia.

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- Disponibilidad para - Mejor la puntualidad en la hora

quedarme fuera del horario de entrada.
cuando hay sobrecarga de - Realizar mejor seguimiento a
trabajo y/o falta de personal distancia los días que no estoy en
Ejm: cubría el horario del turno el laboratorio.
tarde, José Puente Piedra,
Compromiso y María Izaguirre.
15% EC
actitud - Me identifico con la Empresa
y sus logros (Mostré un
compromiso al 100% durante
el proceso de certificación
quedándome fuera del horario,
no tomando mi refrigerio
completo para lograr el
objetivo)
- Explico adecuadamente los - Tratar de realizar más
resultados a los pacientes sin seguimiento a cotizaciones
brindarle un diagnóstico. solicitadas por visitadores
- Despejo dudas acerca de médicos.
pruebas y preparación de
Relación con el
20% CC prueba a pacientes de manera
cliente
sencilla.
- Trato con amabilidad y le
ofrezco soluciones a pacientes
que tienen alguna queja
(Paciente de sexo fetal,
tiempo de protrombina).
- Mantengo buena - Al delegar una tarea a un
coordinación con el personal personal tratar de sentir que el
de laboratorio. Personal personal se sienta obligado.
muestra respeto hacia mi (Alberto sintió presión de mi parte
persona. al mandarlo a cañete a toma de
Gestión de
5% CC - Delego cargos en personal muestra a domicilio).
personas
técnico para realizar - Tratar de apoyarme en los
determinadas funciones técnicos de sedes para tareas
(Juana supervisión de llenado fáciles.
de check list, Javier
inventarios, Pedro preparación
de medios).
- Transmito adecuadamente - Mejorar la comunicación ante
mis ideas al momento de cualquier cambio a todo el
realizar una capacitación personal (Se informó al personal
utilizando un lenguaje correcto sobre el cambio en la rotulación de
Habilidades de
20% EC y despejando dudas al los tubos excepto a Catalina).
Comunicación
personal (Capacitación en ISO
9001).
- Me expreso de manera clara
durante las reuniones
técnicas.

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Evaluación del supervisor
COMPETENCIAS DE LIDERAZGO Evaluar cada una
Pes No
Competencia Fortalezas Aspectos por mejorar
o ta
- Tienen bajo su - Necesita hacer mejor

responsabilidad una operación seguimiento a las tareas de la
amplia y la mantiene reunión técnica para por lo menos
controlada. realizar las que demandan poco
- Ha mejorado la puntualidad tiempo
de llegada a reuniones en - Mostrar menos optimismo al
relación al año pasado. definir la fecha en la que será
- Tuvo un importante aporte capaz de entregar sus actividades.
Administración con la documentación - Asignar su dedicación de tiempo
del propio 15% CC requerida para la certificación de acuerdo a la necesidad de cada
trabajo en ISO 9001. operación. Pudo estar más
involucrada en Izaguirre cuando la
operación era inestable
- Cuando estuvo a cargo de hacer
seguimiento a paternidad e
indicadores mostró inconsistencia.
- No reportó a tiempo los
resultados de la campaña de XXX.
Inicialmente por un problema del
sistema y luego por descuido.
- Muestra experiencia en - Con frecuencia no responde el
diversas áreas del laboratorio. celular en horario de oficina ni
- Cuando tiene que apoyar envía mensajes indicando que no
validando resultados lo hace está disponible
de manera eficiente
- Fue una de las dos personas
Ejecución del con mayor puntaje en el quiz
15% EA
trabajo propio de recepción
- Realizó entrevistas de
selección de personal filtrando
de manera adecuada a los
candidatos.
- Colabora con efectividad con
la gestión de no
conformidades
- Aporta ideas para el Optimus
Iniciativa y de laboratorio
15% CC
creatividad - Adaptó las loncheras de
toma de muestra de manera
que se vea ordenada y limpia.
- Muestra alto compromiso y - Mejorar puntualidad a la hora de
Compromiso y esfuerzo para conseguir los entrada
10% EA
actitud objetivos, incluso si en - Estar pendiente que el
ocasiones implica extender su laboratorio tenga los recursos
horario de trabajo suficientes cuando no está en su

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horario de trabajo y comunicar al

equipo que está pendiente para
apoyarlos.
- Estableció una relación - Al atender llamadas telefónicas

adecuada con el doctor de la de clientes prestarles toda su
Clínica XXX atención y evitar realizar
Relación con el
10% EA - Realiza buenas actividades en paralelo.
cliente
explicaciones de exámenes a - Tratar de realizar más
los pacientes seguimiento a cotizaciones
solicitadas por visitadores
médicos.
- Se organiza con el equipo - Al momento de solicitar el
para delegar las cumplimiento de actividades a
responsabilidades entre ellos miembros del equipo asegurarse
- Organiza charlas de de hacerlo sin causar
comunicación con el equipo desmotivación en ellos (ejm: José)
de Los Olivos
- Mantiene buena - Su impuntualidad en el horario de
Gestión de coordinación con el personal llegada puede comprometer el
15% EA resto del equipo que dirige.
personas de laboratorio y la respetan.
- Maneja adecuadamente los
horarios del personal.
- Es suficientemente directa
en el momento de brindarle
retroalimentación a miembros
del equipo
- Está aprendiendo a delegar
más actividades a su equipo
- Envía los mensajes escritos - Podría reforzar sus correos
masivos de una manera clara electrónicos al equipo de manera
Habilidades de
15% EA y profesional verbal y con seguimiento individual
Comunicación
- Transmite claramente sus (ejm: Control de Stocks en Google
ideas al equipo, de manera Drive)
individual o en reuniones.


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Orientar a los supervisores en el llenado de la evaluación anual de desempeño de los miembros

5. Orden de llenado de la evaluación de desempeño

Recomendamos seguir el siguiente orden:

Instructivo para supervisores sobre el llenado de la evaluación anual de desempeño (ML-RH-01), v2 3

6. Juntando la información necesaria para llenar los comentarios

- El supervisor recibirá un el formato de la autoevaluación del trabajador. La autoevaluación

7. Llenado de comentarios de cada dimensión

Llenando las fortalezas y aspectos por mejorar:

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Instructivo para supervisores sobre el llenado de la evaluación anual de desempeño (ML-RH-01), v2 5

Cumple a cabalidad con las funciones propias de su cargo. Comunica puntos

Búsqueda de oportunidades nuevas. Proponer actividades adicionales a las

Esforzarse para conseguir los objetivos profesionales y los de la empresa.

Identifica cuáles son los puntos críticos, estructura el problema de manera

Trata al cliente con amabilidad y respeto. Busca fidelizar al cliente. Resalta

Involucra a todos los participantes en el proyecto, tomando en cuenta sus

Instructivo para supervisores sobre el llenado de la evaluación anual de desempeño (ML-RH-01), v2 6

Comunicación oral estructurada, persuasiva y fácil de entender. Escucha

8. Definiendo las notas de cada dimensión

El Supervisor debe asignar una nota para cada competencia.

9. Definiendo la nota general

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o CC: Desempeño aceptable. Con más esfuerzo podría continuar creciendo en la

10. Llenado de Matriz de Conocimientos

11. Llenado de Comentarios Generales

- En los comentarios generales del supervisor colocar:

Instructivo para supervisores sobre el llenado de la evaluación anual de desempeño (ML-RH-01), v2 8

o Los principales motivos para llegar a la conclusión.

12. Llenado de Evaluación Global de Desempeño y Nivel Máximo

13. Llenado de Matriz de Conocimientos

La 'Conclusión de Evaluación' es 'Promovido a nivel X', 'Permanece en nivel X', 'Desvinculado'

Instructivo para supervisores sobre el llenado de la evaluación anual de desempeño (ML-RH-01), v2 9

14. Aspectos finales

- Revisen si han completado todos los puntos de la evaluación siguiendo el siguiente

Instructivo para supervisores sobre el llenado de la evaluación anual de desempeño (ML-RH-01), v2 10

15. Anexo 1: Ejemplo de autoevaluación y la posterior evaluación del supervisor

COMPETENCIAS DE LIDERAZGO Evaluar cada una

- Realizo adecuadamente mi - Desarrollar mejor mi función de

Instructivo para supervisores sobre el llenado de la evaluación anual de desempeño (ML-RH-01), v2 11

- Disponibilidad para - Mejor la puntualidad en la hora

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Evaluación del supervisor

COMPETENCIAS DE LIDERAZGO Evaluar cada una

- Tienen bajo su - Necesita hacer mejor

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horario de trabajo y comunicar al

- Estableció una relación - Al atender llamadas telefónicas

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