Importancia de los archivos

Los archivos se remonta desde los inicios de la humanidad con el origen de la

escritura misma, el significado de esta palabra nos muestra su importancia y esto
nos demuestra lo importantes que han sido para la evolución cultural, social,
política y científica de la humanidad ya que los archivos permiten recopilar,
conservar y difundir información registrada en ellos. Es así como vemos que los
archivos que constituyen parte esencial de los recursos de información de una
empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto en su documentación se
expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades.
Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, y la investigación.

Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma

ordenada documentación e información útil, ya que, dicha información puede
estar contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea
medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, memorias, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc., la cual se va a
ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente
la fácil ubicación de cualquier documento de forma rápida y sencilla, cuando así
se requiera. Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el
desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo
gobierno, entidad pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha producido o recibido, para poder determinar precedentes,
verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de los
archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo; con
archivos bien organizados no tendremos los empleados, funcionarios y
ciudadanos que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación y tiempo invertido,
produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta administración de la
información. Importancia de los archivos para la investigación Todos los archivos
tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento para todas
las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen información en
documentos que pueden y deben aprovecharse por parte de investigadores. Los
archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, sobre los
acontecimientos; son útiles para las investigaciones relacionadas a la historia, la
economía, la administración, la geografía, los procesos políticos, sociales, la
ciencia, la tecnología.

El archivo ha estado presente en la evolución cultural, social, política y científica

de la humanidad por lo que ha sido fundamental para el progreso humano, ya
que ha permitido ser un centro de consulta de información recopilada,
conservada, y difundida la cual a quedado registrada.
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