EFECTIVO

El efectivo es una partida delicadísima dentro del Balance General de cada empresa. Este está
conformado por todo el dinero compuesto por billetes y monedas en las cajas de la empresa así como
el dinero contenido en los diferentes instrumentos bancarios que posea la organización. Cualquier
otro instrumento que sirva como mecanismo de intercambio por bienes y servicios de disponibilidad
inmediata también es considerado como efectivo.

Esta partida es de disponibilidad inmediata y es la más usada en las empresas ya que el efectivo es
beneficio resultante de las operaciones productivas de la empresa a través de sus ventas y permite a
la organización cumplir con obligaciones previamente convenidas como la compra de bienes,
suministros e inventarios para los procesos de producción y otros gastos necesarios de la empresa
como mano de obra y otros costes fijos.

El efectivo es la herramienta con la que las empresas trabajan para conseguir sus objetivos
operativos y financieros inclusive. La capacidad de producir ingresos que se transformen en efectivo
y la capacidad de controlar las emisiones y salidas del mismo es lo que hace a una empresa más
exitosa que otra. Esta es una de las muchas razones por las que los Gerentes de Finanzas y
Administración concentran tantos esfuerzos y tiempo en el control eficiente de esta partida.

CONFORMACIÓN Y UBICACIÓN EN BALANCE GENERAL

El efectivo y sus equivalentes es una partida de disponibilidad inmediata. Eso lo hace ubicarse en el
primer renglón dentro de los activos corrientes en el balance dado la facilidad para disponer de estos
recursos.

ESTADO DE ACTIVOS Y PASIVOS

EMPRESA, S.A.
AL 23-10-2012
Expresado en Bolívares
ACTIVOS
CIRCULANTE
Caja 125.000,00
Caja Chica 25.000,00
Banco Venezolano de Credito Cta. Cte. Nº 01040 2.826,00
Banco Venezolano de Credito Cta. Ahorro. Nº 0104 10.587,00
Banco Venezuela Cta. Ahorro Nº 0102 12.359,00
Banco Provincial Cta. Ahorro Nº 0108 124.940,00
Banco Venezolano de Credito Cta. Cte. Nº 0104 1.207,00
Anticipo Entregada a Proveedores 74.654,00
Efectos por Cobrar 356.750,00
Cuentas por Cobrar Clientes 1.500.325,00
Provision de Cuentas Incobrables -150.032,50
Cuentas por Cobrar Empleados 349.144,00
Inventario de Mercancia 450.652,00
Inventario de Productos para la Venta 459.852,00
Inventario de Produccion en Proceso 864.523,00
Inventario de Materia Prima 650.459,00
TOTAL CIRCULANTE 4.708.245,50

El efectivo generalmente, está conformado en el balance general por las cuentas “Caja Principal”,
“Caja Chica” y “Bancos”. Puede existir más de una cuenta por cada tipo. Todo depende de la
estructura de la empresa, del tamaño de la misma y de si existen una o más sedes de la misma. Por
ejemplo: Una empresa puede tener una caja chica en Administración y otra en la planta. También
puede tener una caja chica en dólares. Si tiene varias sedes o agencias de ventas, puede tener más de
una caja de cobranzas y de cajas chicas. Generalmente, las empresas mantienen su dinero en más de
una entidad bancaria. Así detallamos un poco más la conformación del efectivo:

CAJA PRINCIPAL
Dinero en efectivo y cheques resultante del cobro de ventas de contado o crédito que se recibieron en
las instalaciones de la empresa. Esta caja es un movimiento de transición entre la cobranza de la
venta y disposición final en bancos.

La cantidad de Cajas dispuestas en una empresa dependerá de lo que requieran las operaciones
comerciales de la misma. La contabilidad podrá contar con las cuentas que también crea necesario.

Aunque, generalmente, al tratarse la caja principal como un proceso intermedio y breve entre la
cobranza (o venta si es de contado) y el dinero en bancos, se suele omitir el registro contable de esta
cuenta para contabilizar directamente en bancos.

Indistintamente a lo anterior, la empresa debe mantener un control administrativo muy activo y

efectivo sobre esta partida, ya que recibe gran cantidad de efectivo por la cobranza de ventas y
retiene los recursos necesarios para soportar los gastos necesarios para la continuación de las
operaciones normales de la empresa. Algunas medidas de control que aplican son las siguientes:


 El efectivo (Monedas, Billetes o Cheques) recibido en un período de tiempo establecido por
la empresa (poder ser medio día o un día) debe ser depositado inmediatamente en las cuentas
bancarias de la empresa. Por lo general las cobranzas de un día se depositan al día siguiente con
la única excepción de las ventas del fin de semana (si las hubiera) que suelen depositarse el día
lunes si no existe quien pueda realizar esos depósitos en fin de semana.
 Segregación de actividades. El cajero debe ser diferente del que registra las operaciones
contables y de la persona que realiza los arqueos y revisiones continuas y de cierre de caja.
  El dinero en esta caja solo debe disponerse para ser depositado en las distintas cuentas bancarias
de la entidad.
 No puede usarse este efectivo como método para pagar operaciones normales de la empresa.
Para estos casos está el proceso normal de cuentas por pagar (Pagos con Cheques) y los pagos
de gastos menores deberán realizarse con la caja chica.

PROCESO DE EFECTIVO EN CAJA Y CONTABILIZACIÓN

VENTA DE CONTADO.
Es cuando la empresa vende y cobra al instante lo que ha vendido en ese momento. Ejemplo claro
son las cajas de las farmacias, supermercados, cines, y otros. Si la empresa opta por llevar a la
contabilidad el proceso de recepción de efectivo en Caja, el asiento contable que resulta de esta
operación es el siguiente:
Cuenta Descripción Debe Haber
Caja - Caja Principal - Ventas de Contado del Día XX-XX- 150.000,00
Caja X XXXX
Ventas de Contado Ventas de Contado del Día XX-XX- 150.000,00
XXXX

COBRO DE VENTAS A CREDITO

En este momento el cajero solo está recibiendo efectivo. Este efectivo es por una venta anterior.
Algunas empresas que trabajan con ventas a personas jurídicas pueden trabajar bajo esta modalidad,
ya sea con créditos de corto o mediano plazo (7 a 15 días), se emite la factura para que el cliente
(persona jurídica, o sea, otra empresa) prepare el pago por el proceso normal de pagos, con
retenciones de impuestos aplicables incluidas y luego ese cheque y retenciones sean recibidas por el
cajero para aplicarlos a la factura. Otro ejemplo más convencional de este caso son las empresas de
servicios básicos: electricidad, agua potable, telefonía, televisión por suscripción. Si la empresa opta
por llevar a la contabilidad el proceso de recepción de efectivo en Caja, el asiento contable que
resulta de esta operación es el siguiente:

Cuenta Descripción Debe Haber

Caja - Caja Principal - Cobranzas de Ventas a Crédito del 150.000,00
Caja X Día XX-XX-XXXX
Cuentas por Cobrar Cobranzas de Ventas a Crédito del 150.000,00
Día XX-XX-XXXX

DISPOSICIÓN DE LA COBRANZA. DEPOSITO EN BANCOS.

Una vez recibido el efectivo, revisado y arqueada la caja, se realizan los vouchers bancarios
pertinentes y lleva el dinero para ser depositado en la(s) entidad(es) bancaria(s) donde la empresa
tenga relación. Este asiento que si es obligatorio se realiza dependiendo de si la empresa lleva o no
 contabilidad de la caja principal. En caso de no llevarla, en los asientos anteriores se hubiera
debitado directamente a la cuenta de bancos en lugar de utilizar la cuenta de caja. Si la empresa opta
por llevar a la contabilidad el proceso de recepción de efectivo en Caja, el asiento contable que
resulta de esta operación es el siguiente:

Cuenta Descripción Debe Haber

Bancos Deposito Por Cobranzas de Ventas a 150.000,00
Crédito y Contado del Día XX-XX-
XXXX
Caja - Caja Principal - Deposito Por Cobranzas de Ventas a 150.000,00
Caja X Crédito y Contado del Día XX-XX-
XXXX

CAJA CHICA
Contiene dinero en efectivo para cubrir montos menores de la empresa. Gastos que por sus
características deben cancelarse en efectivo, ya sea que existan empresas que por políticas internas
cobren solo en efectivo o compras y servicios cuya ejecución sea de carácter tan inmediato que no
puedan esperar por el procedimiento normal de emisión de cheques. Este fondo está controlado por
un custodio que entregará el efectivo a las personas que lo requieran para cumplir con los gastos
menores mediante previa autorización de los Gerentes de las Áreas que requieren el efectivo
amparado en disposiciones o normas de procedimientos previamente planteados.

El control de este fondo será más efectivo en la medida que se cumplan con procedimientos y
controles tales como:

 · Segregación de tareas. Típica. La persona que custodia el fondo debe ser diferente de la
persona que contabiliza. También debe ser diferente de la persona que realiza la revisión del
fondo y de las reposiciones y ambas personas deben ser diferentes de quien realiza el cheque de
reposición. Esto lo que procura es que una persona sola pueda realizar fraudes a la empresa.
Para necesitaría ayuda de otras personas de la empresa o de la negligencia de los
administradores.
 · Montos máximos de pagos. Sí. Es muy importante esta medida ya que este fondo solo
debe ser utilizados para montos y desembolsos menores. Entonces se debe delimitar la cantidad
por la cual ya un desembolso deja de ser menor y debe ser manejado por el proceso de pagos en
cheque o transferencias. Una base de ayuda para delimitar el monto máximo de desembolso
puede ser la legislatura impositiva de la región. Por ejemplo: en Venezuela existe una norma
emana por el máximo instituto de recolección de Impuestos Nacionales (Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria ”SENIAT”) sobre retenciones de Impuestos
al Valor Agregado IVA en la que indica que a todos aquellos pagos realizados por caja chica
mayores a 20 Unidades Tributarias (UT) debe practicarse la retención del impuesto. La
aplicación de este concepto traería muchas trabas a los procesos normales de las empresas. Dado
que la mayoría de los proveedores a los que se les cancela por esta vía no estarían de acuerdo
con dichas retenciones. Lo más sensato es, entonces, colocar un monto máximo de pago que sea
menor a 20 UT. En el caso de Venezuela, una UT equivale a Bs. 127,00, entonces 20 UTs serían
Bs. 2.540,00. El monto máximo de cancelaciones con este fondo podría ser un monto menor a
 este, Bs. 2.500,00 por ejemplo, y con esto la empresa no tendría problemas con la aplicación de
esta normativa.
 · Reposiciones periódicas del fondo. Por lo general se debería reponer el fondo 1 vez cada
15 días. De esta manera los desembolsos quedan contabilizados en el mes en que fueron
generados. En caso de necesitarse reembolsos más continuamente, se pueden realizar, sin
embargo, también debería revisar y actualizarse el monto del fondo fijo a menos que se trate de
un fenómeno momentáneo y no de una situación recurrente.
 · Las reposiciones deben ser revisadas por el Coordinador o persona de autoridad superior
al custodio. Clásico procedimiento del control interno. Ningún proceso debe ser realizado sin
revisión, menos alguno en que se maneje efectivo directamente.
 · Arqueos sorpresivos. El más clásico de los procedimientos de control. Consiste en
revisiones esporádicas y sin previo aviso que realiza el Supervisor del Custodio con el
Coordinador de la Tesorería del fondo fijo, en presencia del custodio, para verificar que la
cantidad de efectivo dispuesto en billetes y monedas sumado al total de documentos (facturas,
vales, viáticos, etc) que aún se encuentren en el fondo por reponer.

CONTABILIZACIONES EN CAJA CHICA

La cuenta caja Chica como tal solo se usa para cuatros operaciones solamente. Estas son para la
creación del fondo, un aumento o una disminución del mismo o para la eliminación de la caja chica,
por cualquiera que sea la razón. Los asientos por el reembolso o asientos resultantes del arqueo de la
caja chica no deben afectar la cuenta “Caja Chica”. Los asientos que involucran la cuenta “Caja
Chica” son los siguientes:

CREACION DEL FONDO FIJO O AUMENTO DEL

MONTO
Cuenta Concepto Debe Haber
Caja Chica Creacion (o Aumento) Fondo Caja Chica
5.000,00
Banco Creacion (o Aumento) Fondo Caja Chica
5.000,00

DISMINUCION DEL FONDO FIJO O ELIMINACION

DEL MISMO
Cuenta Concepto Debe Haber
Banco Disminucion (o Cierre) Fondo Caja Chica
2.000,00
Caja Chica Disminucion (o Cierre) Fondo Caja Chica
2.000,00
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
La reposición consiste en listar todos aquellos documentos que fueron cancelados con dinero del
fondo fijo con el objetivo de la emisión y cambio de un efecto por nuevo efectivo que reponga el
gastado y así volver a contar con el fondo fijo completo en efectivo. Esta relación de reposición debe
ser revisada por el Coordinador del área donde se encuentra la caja chica así como el coordinador de
Tesorería, quienes darán el visto bueno para la emisión del cheque.
Existen varias maneras para reponer el fondo. Una es realizando cheque a nombre del custodio o del
mensajero de la empresa y uno de ellos lo cambien en efectivo para insertarlo en la caja. Otra
manera es realizando transferencia a una entidad bancaria para que, previo convenio también con
una empresa de valores, esta última lleve el efectivo directamente al custodio del fondo en la
empresa. Este método es mucho más seguro ya que estas personas tienen mucha experiencia en este
proceso y están mejor preparadas.
El formato del reembolso puede ser de la siguiente manera:

NOMBRE DE LA EMPRESA, C.A. S.A. o S.R.L

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

FONDO PERMANENTE Bs. 20.000,00

MENOS: DISPONIBILIDADES Bs. 10.476,15
CANTIDAD A REEMBOLSAR Bs. 9.523,85

Fecha Nro. Recibo Descripción Beneficiario Monto Bs.

28/05/2014 CAMBIO DE CHEQUE PEDRO PEREZ 1.200,00
28/05/2014 CAMBIO DE CHEQUE JOHN DOE 600,00
28/05/2014 CAMBIO DE CHEQUE JANE DOE 600,00
28/05/2014 CAMBIO DE CHEQUE PETRA PEREZ 1.200,00
28/05/2014 CAMBIO DE CHEQUE PEDRO PEREZ 1.200,00
28/05/2014 V-3250 ENVIO VALIJA CLIENTE JOHN DOE 86,00
28/05/2014 V-3251 ENVIO VALIJA A GUAYANA JANE DOE 86,80
28/05/2014 V-3252 ENVIO VALIJA A GUAYANA PETRA PEREZ 90,00
28/05/2014 V-3253 RECEP. VALIJA DE FACILIT PEDRO PEREZ 86,00
28/05/2014 V-3254 CAPACIT PARA A/A FUNDAM JOHN DOE 500,00
28/05/2014 V-3256 RECEPCION DE HEADPHONES JANE DOE 111,80
28/05/2014 V-3257 PERMISO SANITARIO PETRA PEREZ 127,00
28/05/2014 V-3258 TIMB FISC P/PERMISO SANIT PEDRO PEREZ 50,00
28/05/2014 V-3259 CERTIFIC SALUD PERS JOHN DOE 750,00
28/05/2014 V-3260 VIATICO TALLER AUDIT ELEC JANE DOE 570,00
28/05/2014 V-3261 GASTOS MENSAJERIA PETRA PEREZ 103,68
28/05/2014 V-3262 PILAS AAA, CANDADO, MTTO PEDRO PEREZ 2.162,57

TOTAL Bs. 9.523,85

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Fecha: 16/10/2014

Nota:
Es importante señalar que el formato debe tener el nombre de la empresa y el título del reporte
además de contar con los espacios para las firmas de las personas que lo elaboraron y revisaron de
manera que se constaten las medidas de control interno que maneja la empresa. Una vez firmada la
reposición, la misma pasará a Cuentas por Pagar o Pagos para la emisión del respectivo cheque de
reembolso.
¿COMO CONTABILIZAR EL REEMBOLSO DE CAJA CHICA?
En el reembolso de la caja chica se listaron los distintos gastos pagados de distinta naturaleza cada
cual. Cada desembolso repuesto debe ser contabilizado a la cuenta de gasto que Cuando se realiza
un reembolso del fondo se debe estar pendiente de no utilizar la cuenta “Caja Chica”. Como se
indicó anteriormente, esta cuenta solo se mueve para creación, variaciones de monto y cierre del
fondo fijo. Cuando se realiza una reposición no estamos variando el monto del fondo fijo, solo
estamos reintegrándose el efectivo que debería tener y ese efectivo está “saliendo” de las cuentas
bancarias de la empresa a través de la emisión de un cheque o de una transferencia bancaria. Por tal
motivo que la cuenta acreditada en este caso es la cuenta de Bancos.

Cuenta Concepto Debe Haber

Gastos de Mantenimiento Compra de tornillos maquina taller 400,00
Gastos de Viaticos Taxi Pedro Perez INCES 150,00
Gastos de Mensajeria Flete MRW a Bqto 118,00
Gastos de Mantenimiento Reemplazo de bombillo fachada 120,00
Gastos de Mensajeria Flete MRW a Ccs 118,00
Gastos de Viaticos Taxi Juan Aguirre Admon 200,00
Gastos de Viaticos Comidas Admon Cierre 800,00
Banco Reposicion Fondo Caja Chica 1.906,00

ARQUEO DE CAJA CHICA

Como se ha comentado anteriormente, el arqueo es una revisión ocular de la conformación en ese
preciso momento del fondo fijo para compararlo con el monto que debería tener el mismo y detectar
posibles diferencias por manejo descuidado o mal intencionado de la caja chica.

El arqueo debe ser realizado en su totalidad por la persona supervisora del custodio, pero a su vez él
debe estar presente durante el conteo para garantizar la veracidad tanto del manejo del fondo como
del proceso de revisión. En este proceso se totalizan las cantidades de dinero efectivo en monedas y
billetes y los documentos encontrados, facturas, vales y otros. Se suman los subtotales y el resultante
es comparado con el monto del fondo fijo para obtener la diferencia que puede resultar ser un
faltante o un sobrante, en caso de que exista.

Cuando existe un faltante en el arqueo del fondo fijo, el custodio debe reponer ese dinero tan pronto
como sea posible, ya sea devolviendo el dinero en el acto o mediante el descuento de ese monto el
próximo pago de su salario por nómina. Si es por la segunda opción, cuentas por pagar deberá emitir
un cheque para reponer esa diferencia faltante en el fondo con copia del arqueo del fondo como
soporte correspondiente de dicho cheque. Además de esto, el empleado puede sufrir una
amonestación escrita que ampare un posible despido justificado según la legislación laboral de cada
país. El empleado debería ser removido de sus funciones como custodio y reubicado en otro puesto
de trabajo en el caso en que deba o pueda seguir trabajando en la empresa.

La empresa, por políticas propias, puede asumir el faltante en caja chica como un gasto de la
 empresa sin descontárselo al custodio y mantenerlo en sus funciones normales, o alguna de las dos
opciones. Sin embargo, esta práctica no va en concordancia con la ejecución de un control interno
efectivo y coherente. Ya que no se puede mantener en un puesto a una persona que no tenga las
capacidades, aptitudes y actitudes necesarias para cumplir a cabalidad con el rol de ese puesto, y
mucho menos cuando se trata del manejo de efectivo de la organización, por pequeño que pueda ser
el monto del fondo fijo.

En caso de ocurrir un sobrante, ese dinero sobrante debe depositarse en las cuentas bancarias de la
empresa amén de realizarse un análisis del porqué del sobrante en el fondo, ya que puede resultar de
un manejo descuidado del custodio y dicho dinero deba ser cancelado a alguna otra persona.

CONTABILZACION RESULTANTE DEL ARQUEO DE CAJA CHICA.

Luego de realizado el arqueo puede ocurrir varios escenarios. La primera situación es que del arqueo
no se haya detectado diferencia alguna, billetes, monedas y documentos cuadran con el monto del
fondo. En este caso, no hay registro contable que realizar. Un escenario con faltante en caja chica
puede ser registrado de dos maneras; en caso de que la empresa acepte el faltante como un gasto (no
recomendado) y otro en el que se descuente al custodio el monto. Quedando los asientos de esta
manera:

FALTANTE DE CAJA
CHICA
FALTANTE ASUMIDO POR LA EMPERSA
Cuenta Concepto Debe Haber
Faltante en Caja Chica Reposición del Fantante Fondo Caja
Chica 500,00
Banco Reposición del Fantante Fondo Caja
Chica 500,00
FALTANTE DESCONTADO AL TRABAJADOR
Cuenta Concepto Debe Haber
Faltante en Caja Chica Reposición del Fantante Fondo Caja
Chica 500,00
Banco Reposición del Fantante Fondo Caja
Chica 500,00
Nota: Se acredita a la cuenta de bancos porque es de allí donde proviene el dinero con el
que
se repone el fondo mediante el cambio de un cheque o transferencia al banco para
remesa.

SOBRANTE DE CAJA
CHICA
Cuenta Concepto Debe Haber
Bancos Depósito de Sobrante Fondo Caja Chica
500,00
Sobrante en Caja Chica Depósito de Sobrante Fondo Caja Chica
500,00
Nota: El débito a bancos obedece a que ese dinero sobrante es depositado en la cuenta
bancaria.
Esta diferencia se registra entonces como otros ingresos. En caso de sobrante, el empleado
No se
queda con ese efectivo. Se debe mantener un control subsecuente ya que ese sobrante
puede
generar un faltante a futuro.

BANCOS
Está constituido por todo el dinero depositado o mantenido en los diferentes instrumentos de manejo
de efectivo que ofrecen las entidades bancarias, siempre que dicho efectivo pueda estar fácilmente
disponible para su uso. Los bancos ofrecen cuentas corrientes, cuentas de ahorro o depósitos a plazo
fijo. Es el modo mayormente usado por las organizaciones para manejar el efectivo procedente de
sus operaciones de ventas.

Las empresas colocan su efectivo en estas entidades dado las facilidades de manejo y beneficios que
estas ofrecen, transferencias electrónicas, pagos programados, intereses devengados por
colocaciones de efectivo, posibilidades de préstamos entre otros.
Aunque las instituciones bancarias son también reconocidas por su confiabilidad en el manejo del
efectivo, la empresa también debe considerar medidas de control de los recursos colocados en
cuentas bancarias dado lo considerable de las cantidades colocadas en ellas.

Las medidas de control del efectivo en bancos basan su importancia en estas premisas básicas:

 · La importancia del efectivo para las operaciones de la empresa,

 · Controlar los desembolsos y emisiones de dinero y el motivo de cada erogación de
efectivo,
 · Hacer seguimiento concreto de las cuentas por cobrar y cobranzas,
 · Construir los flujos de efectivo de la empresa. Esto permite conocer el grado de liquidez de la
empresa. Así se determinan las medidas a emplear para optimizar las cobranzas de la empresa
además de concretar la planificación de los pagos a proveedor por un período de tiempo
determinado.

Los controles de efectivo también buscan evitar el fraude empresarial y la fuga del recurso
financiero vital de las organizaciones. Por eso, en el manejo de las cuentas bancarias, se realizan las
siguientes medidas:

 Realización continua de Conciliaciones Bancarias para comparar diferencias entre los

movimientos de contabilidad y de bancos,
 Segregación de tareas:

o Una persona para cobranzas,

o Una para registros de cobranzas,
o Una persona para compras,
o Otra persona para pagos,
o Una persona realiza las conciliaciones bancarias,
o El Coordinador de Finanzas,
o El Coordinador de Operaciones.

Esta segregación de tareas permite que la persona que cobre, cobre a nombre de la empresa y que el
dinero vaya a las cuentas de la misma y que sea registrado el monto correcto y exista un seguimiento
de las deudas de los clientes. También que la persona que compra no realice los pagos de sus propios
gastos agregando transparencia al proceso de compras-pagos. Los Gerentes y Coordinadores de area
y de Finanzas servirán de controladores y garantes de los buenos procesos y la Conciliación
Bancaria aportará una herramienta valiosa de control del buen registro de las operaciones bancarias y
seguimiento a su vez de las mismas.

CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa
tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por
medio del estado de cuenta.

Por lo general, el saldo del estado de cuenta nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus
libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores
no coinciden.

La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del
efectivo. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el
extracto bancario no coincidan, tenemos:

 — Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
 — Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado
en su auxiliar.
 — Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha
registrado en sus auxiliares.
 — Errores de la empresa al momento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
 — Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

LAS TRANSACCIONES QUE GENERAN DIFERENCIAS SON LAS SIGUIENTES:

1.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN EL BANCO Y NO EN LA EMPRESA,
originadas por:
a) Notas de Débito- disminuyen el saldo de la empresa :

 — Devoluciones de cheques recibidos de los clientes

 — Devolución de efectos por cobrar que habían sido descontados, los cuales no fueron
cancelados a su vencimiento por los clientes
 — Cargos por concepto de chequeras entregadas a la empresa
 — Cargos por la cancelación de préstamos obtenidos por la empresa
 — Cargo por intereses, comisiones u otros servicios prestados a la empresa
 — Cargo por transferencias hechas a otras cuentas bancarias

b) Notas de Crédito -aumentan el saldo de la empresa:

 — Recepción de un préstamo concedido por el banco

 — Transferencias recibidas de otras cuentas bancarias
 — Abono del monto neto correspondiente al descuento de efectos por cobrar a favor de la
empresa
 — Abono recibido por un depósito realizado por un cliente directamente a nuestra cuenta
bancaria
 — Abono por intereses correspondientes a colocaciones mantenidas en el banco

2.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN LOS LIBROS DE LA EMPRESA Y NO EN EL

BANCO:

 — Cheques en tránsito, es decir emitidos y/o entregados a sus beneficiarios pero que no han
sido presentados para su cobro
 — Depósitos en tránsito, Son depósitos pendientes por consignar al banco

3.- ERRORES DE LA EMPRESA

 — Omisión del registro de un cheque o un depósito en los libros

 — Registrar un cheque, deposito, nota de debito o de crédito por su monto diferente.

4.- ERRORES DEL BANCO

 — Registro de cheques o depósitos por montos diferentes

 — Abono por el banco de depósitos o notas de crédito por diferentes conceptos que no
corresponden a la empresa.
 — Omisión del registro de cheques o depósitos entregados

En resumen, las diferencias provienen de las omisiones de registro de las operaciones por alguna de
las partes (Contabilidad o Bancos) así como del registro de un monto incorrecto de alguno de ellos.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS EN LA CONCILIACION BANCARIA

En una conciliación bancaria se debe tener a la mano los siguientes documentos:

 — Movimiento Contable de la Cuenta de Bancos del Mes a Conciliar,

 — Estado de Cuenta Emitido por la Entidad Bancaria del mes a Conciliar, y
 — Reportes de Conciliación del Mes anterior.

MÉTODOS DE CONCILIACIÓN
Las conciliaciones Bancarias pueden realizar, por lo menos, de las dos siguientes maneras:

MÉTODO DE SALDOS ENCONTRADOS.

Consiste en partir del saldo final del estado de cuenta bancario para llegar al saldo del banco según
libro de la empresa o viceversa. La suma o resta de las partidas de conciliación va a hacer que el
saldo de los libros de contabilidad se conecte con el saldo del estado de cuentas.

Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de
Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o
cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo
contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
MÉTODO: SALDOS
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
ENCONTRADOS
DESCRIPCIÓN PARCIAL TOTAL
SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06 725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 -177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00 40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00
Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 -27.000,00
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 565.900,00

Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se
reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al
final se "encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).

MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS

Consiste en partir al mismo tiempo de los saldos que reflejan los libros y los estados de cuenta
bancarios para llegar a dos saldos iguales o correctos. Es un método de razonamiento lógico, porque
permite conocer con claridad el saldo correcto de la Cuenta Banco.
Una conciliación por este método se presenta de estas dos maneras:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCO
Saldos al 30/06/06 230.000,00 -185.900,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
17/06/06 Cheque Nº 4506 25.000,00
20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00 65.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
30/06/06 Deposito Nº 2365 153.800,00 -153.800,00
ERRORES DE EMPRESA
Deposito Nº 1956 registrado 18.500,00
Deposito Nº 1956 correcto 185.000,00 166.500,00
Cheque Nº 4505 mal ubicado 61.300,00 -122.600,00
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 273.900,00 -273.900,00

En este método se parte de los saldos finales tanto de contabilidad como de bancos y se procede a
listar las diferencias en el reglón del libro que deba ser ajustado para llegar a su saldo correcto. Por
ejemplo: El cheque en tránsito debe ser listado en la columna de bancos ya que es una partida
pendiente por este de procesar. Las partidas se registran en una sola columna, lo que hace que deban
cargarse los montos positiva o negativamente según el impacto que tengan en el saldo a corregir.
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN LIBROS BANCO
DEBE HABER DEBE HABER
Saldos al 31/07/06 565.900,00 725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Corrección del Cheque Nº 4510 27.000,00
SUBTOTALES 592.900,00 5.000,00 177.100,00 765.000,00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 587.900,00 587.900,00

En este método también se parte de los saldos finales tanto de contabilidad como de bancos y se
procede a listar las diferencias en el reglón del libro que deba ser ajustado para llegar a su saldo
correcto. Por ejemplo: El cheque en tránsito debe ser listado en la columna de bancos ya que es una
partida pendiente por este de procesar. Pero dado que se cuenta con un formato de 4 columnas
(columnas “debe” y “haber” para cada libro), las partidas se registran sin el signo negativo e irían en
la columna debe o haber del libro a corregir según el caso. El cheque en tránsito del ejemplo se
registra en el libro de bancos en la columna “debe” ya que en el estado de cuentas, los débitos
representan movimientos por derechos del banco.

TERMINOLOGÍA EN CONCILIACIONES BANCARIAS

Para entender mejor el proceso de conciliaciones bancarias, es necesario conocer y manejar la
terminología del proceso. Acá se listan algunos conceptos con sus respectivas definiciones:

Cheques en Tránsito: O cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido
un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario
en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los libros de la empresa y no estará Cargado en el
estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos
no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en
estado de cuenta del mes.

Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos
de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han
cargado en nuestros libros.

Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de
intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la
información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.

Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca
fueron asentados en los libros de la empresa.

Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su
correspondiente registro.

Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todos los errores y equivocaciones por
parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la
empresa.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y
viceversa.

Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros,
pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos
bancos.

Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no
se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el
monto del mismo.

Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las
omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.

Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco,
pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

DISPONIBILIDAD BANCARIA Y FLUJOS DE CAJA

Además de los procedimientos anteriores del control del efectivo (Arqueos y Conciliaciones),
existen otros métodos que les permiten a las empresas conocer cómo se conforma el efectivo que
tienen a disposición en un momento dado, como está distribuido en sus cuentas contables, detectar
variaciones extrañas así como también poder planificar apartados y salidas de efectivo por un tiempo
determinado y también revisar, regular y optimizar los procesos de cobranzas para que se mejoren o
mantengan los niveles de entrada de efectivos (cobranzas) en niveles óptimos. Estos procedimientos
son la Disponibilidad Bancaria y El Reporte de Flujo de Efectivo o Flujo de Caja.

DISPONIBILIDAD BANCARIA
Este procedimiento consiste en la revisión de los saldos según estados de cuentas de cada una de las
cuentas bancarias que posee la organización. A estos saldos se les descuenta el monto de los cheques
emitidos que no han sido cobrados aún (cheques en tránsito) así como aquellos montos que se
encuentren apartados para un pago futuro de gran envergadura que necesite irse provisionando a lo
largo de un período de tiempo antes de su efectiva cancelación. La sustracción de estos montos al
saldo del estado de cuenta, nos genera un Saldo Disponible en Bancos (En Cuentas o De
Efectivo) que es con el que realmente cuenta la empresa para poder seguir emitiendo pagos y
cancelando sus obligaciones normales y especiales.

Este procedimiento es de realización recurrente. En un excelente manejo de los bancos, la

disponibilidad bancaria no debería realizarse menos de una vez por semana. Mediante Internet, las
empresas pueden ingresar a las páginas web de las entidades bancarias con quienes tengan relación
para imprimir cortes de los movimientos bancarios y saldos actualizados para el respectivo análisis.
Este análisis se realiza, generalmente, en el departamento de Administración, Finanzas o Tesorería.

Este es un formato de como se puede realizar una disponibilidad bancaria a una fecha dada:

INDUSTRIAS, C.A.
DISPONIBILID BANCARIA
AL 15-10-XX
Banco Fomento Banco Real
Saldo Edo. Cuenta Saldo Edo. Cuenta
AL 15-10 5.705.600,00 5.818.450,00
Cheques en Transito
Banco
Fomento
Chq 245 166.000,00
Chq 259 75.000,00
Chq 261 90.000,00 -331.000,00
Banco Real
Chq 136 342.000,00
Chq 140 125.000,00 -467.000,00
Saldo Disponible
5.374.600,00 5.351.450,00
S/Apartados
Apartados
Utilidades -1.025.000,00
Vacacaiones -700.000,00
Prestaciones -1.075.000,00
Remodelacion -550.000,00
Seguros -105.000,00
Otros -250.000,00
Saldo Disponible 2.574.600,00 4.446.450,00
En este otro método, se pueden apreciar las variaciones de saldos entre una semana y otra al revelar
los montos de entradas y salidas de efectivos desglosados por los rubros de gastos y el modo de
ventas:

INDUSTRIAS, C.A.
DISPONIB. BANCARIA
AL 15-10-XX
Banco Fomento Banco Real
Saldo Edo. Cuenta Saldo Edo. Cuenta
AL 07-10 1.500.000,00 1.850.000,00
Entradas
Cobranzas 850.000,00 756.450,00
Venta
1.280.600,00 961.500,00
Contados
Intereses - -
Salidas
Proveedores Materia Prima -1.105.500,00 -765.000,00
Nomina -950.500,00
Tributos -554.500,00
Servicios Basicos -65.000,00 -50.000,00
Honorarios y Servicios -350.000,00 -485.000,00
AL 15-10 1.555.600,00 1.317.450,00
Cheques en Transito
Banco
Fomento
Chq 245 166.000,00
Chq 259 75.000,00
Chq 261 90.000,00 -331.000,00
Banco Real
Chq 136 342.000,00
Chq 140 125.000,00 -467.000,00
Saldo Disponible
1.224.600,00 850.450,00
S/Apartados
Apartados
Utilidades -425.000,00
Vacacaiones -250.000,00
Prestaciones -355.000,00
Remodelacion -350.000,00
Seguros -105.000,00
Otros -250.000,00
Saldo Disponible 194.600,00 145.450,00
FLUJO DE CAJA
Una vez contado con el efectivo realmente disponible para las cancelaciones de pasivos y gastos, una
entidad escrupulosa y seria debe, levantar la información de todas aquellas cancelaciones que deben
realizar por un período de tiempo que resulta concreto, manejable y confiable para la empresa. Si
bien es cierto, que a principio de año se levanta un flujo de caja proyectado para el año en curso, ese
presupuesto de pagos puede detallarse más y mejor en reportes semanales o quincenales de pagos
proyectados para dar a la Administración y resto de las gerencias una visión más amplia y veraz del
futuro de los recursos con que cuenta la institución y da las directrices sobre cómo van a estar las
operaciones de la misma.

En este reporte también se toman en cuenta las entradas de efectivo proyectadas, las cuales deberían
coincidir con el presupuesto de ventas y plan de cobranzas de estos departamentos. Así se tiene una
visión holística de todo el proceso y la Gerencia puede hacer hincapié en aquellos casos en que se
estén desviando recursos innecesariamente o el caso en que los recursos no estén alcanzando debido
al bajo nivel de cobranzas.

Esta herramienta, como se ha explicado, permite proyectar tanto los ingresos por ventas y cobranzas
como los pagos por los diferentes conceptos dentro de un período de tiempo. Así se generan las
metas tanto de ingresos como de recolección y se da dirección y destino a los recursos de la
organización.

La planificación y ejecución cabal de un presupuesto de efectivo permite a la empresa mantener

estados de solvencia y liquidez estupendos que den tranquilidad a la gerencia y una mejor reputación
comercial y bancaria que permita la obtención de mejores líneas de créditos comerciales y bancarios
y establecer una mejor relación comercial con sus proveedores que redundará, al final, en mejoras en
precios, calidad y entregas de los productos necesitados para producir y mantenerse en operaciones.

Una manera de realizar el flujo de caja (pueden haber otras maneras de presentación) puede ser la
siguiente:

INVERSIONES, C.A.
FLUJO DE CAJA SEMANAL (Puede ser Quincenal o Mensual también)
2014
Al 07-10 Al 15-10 Al 22-10 Al 29-10
Saldo Inicial 3.803.102,50 3.350.000,00 2.873.050,00 2.757.107,50
Entradas
Cobranzas 1.526.127,50 1.606.450,00 1.847.417,50 2.124.530,13
Venta Contados 2.129.995,00 2.242.100,00 2.578.415,00 2.965.177,25
- - - -
Intereses

- - - -
Salidas

Proveedores Materia Prima -1.776.975,00 -1.870.500,00 -1.964.025,00 -2.062.226,25

Nomina -902.975,00 -950.500,00 -998.025,00 -1.047.926,25
Tributos -526.775,00 -554.500,00 -582.225,00 -611.336,25
Servicios Basicos -109.250,00 -115.000,00 -120.750,00 -126.787,50
Honorarios y Servicios -793.250,00 -835.000,00 -876.750,00 -920.587,50
Saldo Final 3.350.000,00 2.873.050,00 2.757.107,50 3.077.951,13
En transito -798.000,00
Apartados
Utilidades -425.000,00 -425.000,00 -425.000,00 -425.000,00
Vacacaiones -250.000,00 -250.000,00 -250.000,00 -250.000,00
Prestaciones -355.000,00 -355.000,00 -355.000,00 -355.000,00
Remodelacion -350.000,00 -350.000,00 -350.000,00 -350.000,00
Seguros -105.000,00 -105.000,00 -105.000,00 -105.000,00
Otros -250.000,00 -250.000,00 -250.000,00 -250.000,00
Saldo Disponible 1.615.000,00 340.050,00 1.022.107,50 1.342.951,13

Este reporte se puede levantar Semanal, quincenal, mensual independiente del flujo de caja
proyectado que se levanta a principio del ejercicio y que es para todo el año o año y medio
generalmente. Lo importante es que los saldos y movimientos pasados coincidan con lo reportado en
el informe de disponibilidad. La información de las cancelaciones en tránsito te indica el período
actual de la información, ya que la última casilla donde haya información sobre cheques en tránsito
debe ser la fecha actual del reporte debido a que no puedes estimar los pagos futuros que van a
quedar en tránsito también.

CONCLUSIONES
En el mundo empresarial el efectivo, sobre todo en banco, es visto como la parte más importante y
delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa
nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo.

Es la primera partida, de las más importante y las más circulante que aparece en el Balance General
(En el Activo), es la disponibilidad inmediata que la empresa cuenta en el momento de dinero de
curso legal (moneda legal de un país); como monedas, billetes, cheques y que se utiliza para fines
generales o para cubrir obligaciones o responsabilidades. (Pago a proveedores, compra de activos
fijos, pago de dividendos, pago de nómina, gastos operacionales, etc.)

Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o
servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de
la tenencia del mismo en cuentas bancarias así como en fondos fijos para gastos menores y el fondo
transitorio de caja principal.

Por estas razones, la ejecución de buenas políticas de procedimientos y control interno de la

organización le permitirá a la misma una óptima recaudación de dinero (Políticas de Ventas y
Cobranzas), una excelente planificación de la disposición de los recursos (Flujos de Cajas
Proyectados y Disponibilidad Bancaria) y el control y conocimiento exacto de las erogaciones
realizadas para cumplir con obligaciones contraídas en pro de mantener las operaciones normales de
la empresa (Políticas de Compras y Pagos).