ACTIVIDAD 3

AUDITORIA INTERNA
NOMBRE:VICTOR RIVERA
FECHA:9 /06/2019

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un

Memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un
formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la
auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
Observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
Reunión de apertura y cierre de la auditoría.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestión Documental

Líder de Transferencias Documentales
Líder de Archivo Central
Líder de Archivo Inactivo
MEMORANDO

FECHA: JUNIO 02 de 2019

DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de

la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando
los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención
y
acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el
operador
de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado
para
Cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una
oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la
empresa.
La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y
debe ser
atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Transferencias
Documentales, el Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo Inactivo, el
31 de Marzo del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en
Las instalaciones de Archivo Central.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
El proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
Antes del 25 de Febrero próximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.

REUNIÓN DE APERTURA
GERENCIA DE CALIDAD FECHA JUNIO 02 2019
REPRESENTANTE DE CALIDAD CARLOS SANCHES
AUDITOR LIDER PAOLA GOMEZ
EQUIPO AUDITOR VERENICE VARGAS
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Determinación del grado de

conformidad del sistema de
gestión de calidad con los criterios
de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del
OBJETIVO sistema de gestión de
calidad para asegurar el
cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del
servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema
de gestión de calidad
para lograr los objetivos
especificados.
 • Identificar mejoramientos
potenciales en el sistema de

ALCANCE Auditoria interna de control y

seguimiento.proceso ndesarrollado
durante la fecha de auditoria interna.
CRITERIO ISO 9001 /2008
METODOLOGIA Lista de chequeo y procedimiento
establecidos el SGC empresarial para
el proceso de cuestión.En caso de
tener alguna observación o aclaración
a la agenda recibida o a alguna de sus
partes,por favor comunicarla al auditor
líder antes del antes de Enero 7
proximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES A LA REUNIÓN DE APERTURRA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

CARLOS SANCHEZ REPRESENTANTE DE

CALIDAD
PAOLA GOMEZ AUDITOR LIDER
VERENICE VARGAS EQUIPO A UDITOR
ANTONIO SABALETA EQUIPO AUDITOR

B) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

TRD. Procedimiento de transferencia

documental para
garantizar la integridad, autenticidad,
fidelidad y
 Confidencialidad de la información
transferida.

Manual de Calidad)
Procedimientos operativos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentos de Documentación completa
Referencia
Horario de apertura del servicio.
• Señalización y exhibición del
proceso a auditar en
Lugar visible.
• Tiempos de atención paso a paso
dentro del proceso.
• Registro de cada servicio con
observaciones y/o
hallazgos
• Procedimiento de atención de
trasferencias
documentales de Archivos de
gestión a archivo
Central.
• Procedimiento de entrega y
transferencia
Documental de archivo central
hacia archivo inactivo.
• Se comentan los hallazgos
encontrados al
Coordinador de Gestión
Documental.

C) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

Comunicación que usará durante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a

la alta
Gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el control.
Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de
comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama
Amplia de partes interesadas a desarrollar.

D) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o

estrategias de recolección y verificación de información usará durante la
auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO si no
Lista de Verificación: X
Manual de Calidad (Documentación X
nivel I)
Procedimientos operativos X
(Documentación nivel II)
Instrucciones de trabajo paso a paso X
(Documentación nivel III)
Instrucciones de trabajo paso a paso X
(Documentación nivel III)
Procedimientos operativos X
(Documentación nivel II)
Instrucciones de trabajo paso a paso X
(Documentación nivel III)
Formatos y registros (Documentación X
de nivel IV)
Documentación completa X
Horario de apertura del servicio. X

Señalización y exhibición del X

proceso a auditar en lugar
visible.

Tiempos de atención paso a paso X

dentro del proceso.
E) Generación de hallazgos de auditoría.
se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con
los
numerales:

5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1);

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1);
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1);
8.2.2 Auditoría interna (1);
8.5.2 Acción correctiva (1).

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las

No
Conformidades encontradas.

• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la

auditoría
Anterior.

F) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

3. INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES DE

AUDITORIA

• Verificación de la implementación y
mantenimiento eficaz del Sistema
de Gestión de la Calidad de acuerdo con los
requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el
día 31 de marzo de 2014 en
ACTIVIDADES las instalaciones de la empresa, en Neiva
DESARROLLADAS H.
• Verificación de la capacidad de la
organización para cumplir aspectos
reglamentarios
• Como se muestra en el perfil de calidad,
se detectaron cuatro (4) no
conformidades menores relacionadas con
los numerales 5.4.2
Planificación del Sistema de gestión de la
calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y
formación (1); 7.5.1 Control de la
 producción y de la prestación del servicio (1);
8.2.2 Auditoría interna (1);
y 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa
presentó las acciones
correctivas para dar respuesta a las No
conformidades encontradas.
• Verificación del cierre de dos (7) No
conformidades pendientes de la
auditoría anterior.

• El liderazgo del coordinador de Gestión

Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de
gestión de calidad bajo
ASPECTOS RELEVANTES parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a
través de la coordinación y
participación activa en el desarrollo de los
procesos del sistema.
• El liderazgo del coordinador de Gestión
Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de
gestión de calidad bajo
parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a
través de la coordinación y
participación activa en el desarrollo de los
procesos del sistema.
• Se destaca el compromiso del personal
del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar
un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un
enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos
propuestos.

• La definición y ubicación explícita de las

Acciones de Mejoramiento, del
ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los
procesos, realizadas a
partir del análisis de los resultados de los
indicadores de seguimiento y
medición, con el fin de resaltar la importancia y
ASPECTOS POR beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados
MEJORAR planificados y facilitar la gestión
de los procesos por el personal responsable.
• La ampliación del listado de documentos
externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo
General de La Nación, con el
propósito de evitar que en el transcurso del
tiempo se pueda perder
información valiosa sobre la actualización de
los procesos inherentes.
 • La planificación de los cambios que
puedan afectar la integridad del
Sistema de Gestión de la Calidad,
considerando entre ellos los que
surgen de los cambios en la
reglamentación aplicable al objeto del
negocio de la empresa.
• La metodología para hacer seguimiento a
la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante
definición de plazos y criterios que
permitan asegurar el cumplimiento de los
objetivos previstos, respecto
RESPONSABILIDAD DE tanto a la prevención de los problemas
como a la eliminación de sus
LA DIRECCION causas. La metodología para hacer
seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas,
mediante definición de plazos y
criterios que permitan asegurar el
cumplimiento de los objetivos
previstos, respecto tanto a la prevención
de los problemas como a la
eliminación de sus causas
• La empresa cuenta con personal
calificado para la realización de
auditorías internas de calidad. Para cada
CONFIABILIDAD DE LA auditoria se desarrolla un Plan
AUDITORIA INTERNA y un Informe en el que se registran los
hallazgos, se analizan las causas
de las No conformidades, y a partir de ellos se
establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un
adecuado control y seguimiento
del cumplimiento de las actividades
relacionadas con la auditoria por
parte del auditor principal.
• En la planificación y realización de las
auditorías es importante
asegurar que se cubren todos los procesos
del Sistema de Gestión de la
Calidad y se evalúe con la profundidad
requerida, el nivel de
cumplimiento de cada uno de los requisitos
de la Norma ISO 9001
asociados a los diferentes procesos.
 • Se verificó el cumplimiento a las acciones
propuestas por la empresa
para eliminar las causas de siete No
conformidades menores pendientes,
RESULTADO DEL de diez que habían sido detectadas en la
SEGUIMIENTO DE LAS auditoría anterior.
ACCIONES • Estas no conformidades hacían referencia a
CORRECTIVAS DE LA los elementos 4.2.3 (2),
4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1).
AUDITORÍA ANTERIOR. Los planes de acción
implicaron revisión de aspectos específicos en
algunos procedimientos
y capacitación y sensibilización al personal,
principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicación de las
normas establecidas.

Fecha de ejecución: 02 JUNIO de Reunión de apertura: Archivo Central

2019 Hora: 8:00 a.m

Reunión de cierre: Archivo Central Hora: 3:00 p.m.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

REUNION DE CIERRE

GERENCIA DE CALIDAD FECHA:JUNIO 02 2019

REPRESENTANTE DE CARLOS SANCHEZ
CALIDAD
AUDITOR LIDER PAOLA GOMEZ
SECTOR GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO Determinación del grado de

conformidad del sistema de
gestión de calidad con los
criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
• Evaluación de la capacidad
del sistema de gestión de
calidad para asegurar el
cumplimiento de los requisitos
del
cliente, legales y
reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del
sistema de gestión de calidad
para lograr los objetivos
especificados.
• Identificar mejoramientos
potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se
están aplicando los procesos
inherentes a servicio al
cliente, horario, oportunidad
de
atención y acción de las
transferencias documentales
dentro
del edificio y con el operador
de archivo inactivo dentro de
los estándares establecidos
como modelo.
• Determinar la eficacia y
eficiencia del sistema de
calidad
implementado para cumplir
objetivos específicos de
calidad.
• Proporcionar al auditado
una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad
implementado en la empresa.
Alcance:
Auditoria Interna de
Observación y Seguimiento.
Proceso
desarrollado durante la fecha de
la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Metodología
 Lista de chequeo y
procedimiento establecidos el
SGC
empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración
a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor
comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Marzo próximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES A LA REUNIÓN DEL CERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

CARLOS SANCHEZ REPRESENTANTE DE

CALIDAD
PAOLA GOMEZ AUDITOR LIDER
VERENICE VARGAZ EQUIPO AUDITOR
ANTONIO SABALETA EQUIPO AAUDITOR

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o
incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los
procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de
mejora continua)

La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC

y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe
tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con
una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus
procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su
campo económico.