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Objetivo
El presente documento se elabora con el fin de facilitar a las universidades el registro de
alumnos de las Universidad y su posterior gestión de solicitudes de carnés, en concordancia
con los lineamientos establecidos en el Oficio Múltiple N°007-2019-SUNEDU-02-15
referente al inicio del proceso de emisión y expedición de carnés universitarios 2019.
Para registrar la totalidad de alumnos matriculados (en cumplimiento con el Oficio Múltiple
N°007-2019-SUNEDU-02-15) existen dos (2) métodos: carga unitaria a través del SGCU y
carga masiva a través de un aplicativo instalable. En este procedimiento, se utilizará el
aplicativo de carga masiva, que conjuntamente permite la edición de los alumnos.
Para descargar el aplicativo de Carga Masiva se deben seguir los siguientes pasos:
3. Hacer clic en el botón Install para iniciar la descarga del instalador del aplicativo.
4. Instalar el aplicativo.
Para poder acceder al Inicio de sesión, bastará con dar doble clic al ícono respectivo
que se encuentra en el escritorio:
Nota: Las mismas credenciales que usa para ingresar al sistema web también son
usadas para acceder al aplicativo de Carga Masiva.
Esta sección muestra las principales características, funciones, accesos directos, otros
procesos, a fin de que el usuario final pueda realizar una carga masiva sin
contratiempos. Esta parte también mostrará algunas características de mensajes,
íconos y otros gráficos estándares que el usuario encontrará a lo largo del uso del
módulo: Carga Masiva de Estudiantes.
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Permite al usuario, una vez seleccionado el formato a importar (para la aplicación solo será
formato Excel). Descargar dicho formato en una ubicación específica en la PC. Cabe
recalcar que para esta aplicación no será necesaria la selección de un formato, al ser único,
bastará con un clic en el botón “Descargar Plantilla” para iniciar el proceso de descarga.
Una vez guardado el documento, podemos ver en detalle cual es el contenido de dicho
formato. A continuación, se explica cada sección de dicho formato.
2. Archivo de Carga:
Es la sección principal de todo el documento, y es la que contiene la información de
todos los estudiantes a registrar en el sistema.
NOTAS:
• Si no se han creado las Abreviaturas de Facultades o Escuelas de
Posgrado, estas deben registrarse en el sistema SGCU (Mantenimiento,
Facultades, Editar).
Los valores descargados por este formato, son solo ejemplos creados únicamente
para fines de capacitación.
Si por ejemplo, dentro de nuestra lista, la persona que se ingresará tiene como
carrera Arquitectura, el código que se debe ingresar es 571.
NOTAS:
• Si no se han creado las Abreviaturas de Escuelas/carreras o
especialidades de posgrado, estas deben registrarse en el sistema SGCU
(Mantenimiento, Carreras, Editar).
Si por ejemplo, dentro de la lista la persona que se ingresará tiene como tipo de
documento un D.N.I., entonces en el Campo DOCU_TIP irá el valor: 1 (que
corresponde al del Tipo de Documento), si por el contrario, la persona a ingresar
tiene un Tipo de Documento Pasaporte, entonces el Campo DOCU_TIP contendrá
el número: 7 (que corresponde al Tipo de Documento).
FIL: Almacena un valor con formato texto/ máxima longitud de 30 caracteres), que
nos indica la filial de la universidad. Los códigos de la Filial, lo podemos encontrar
en la siguiente hoja Filial.
NOTAS:
• Para efectos de simplificar la carga masiva de estudiantes, para el caso de
filiales, solo se debe cargar el código correspondiente, incluido en la lista
que aparece en la pestaña FILIAL.
3. Facultad:
Esta sección contiene una lista de las facultades debidamente registradas. El usuario
final deberá escoger el código de la Facultad e ingresarlo en el Campo “FAC_NOM-
ESC_POS”, en el formato a llenar.
4. Carrera
Esta sección contiene una lista de carreras debidamente registradas, para el centro
de estudio en mención. Esta lista será la que apruebe la Superintendencia Nacional
de Educación Superior Universitaria, conjuntamente con el código y el nombre de la
carrera, el usuario final deberá escoger el código de la Carrera e ingresarlo en el
Campo “ESC_CARR-ESP_POS”, en el formato a llenar.
5. Filial:
Esta sección contiene una lista de filiales debidamente registradas. Esta lista será
agregada a través del módulo Filial, el usuario final deberá escoger el código de la
filial e ingresarlo en el Campo “FIL”, en el formato a llenar.
Este proceso permite cargar el archivo “Formato de Estudiantes” elaborado con anterioridad
en el proceso “Elaboración del Formato de Estudiantes”, explicado con anterioridad. Se
pasará describir a continuación, las características del proceso:
Carga de Datos
1. Llenar la plantilla con los datos correspondientes, y guardarla
Imagen de referencia.
Descripción:
Las 4 primeras columnas, muestran íconos de validación de campos.
• El primero, indica una validación en los datos ingresados en el registro
(información como: código de estudiante, estado y formatos de ingreso;
son validados en esta sección.).
• La segunda columna, indica una validación en el tamaño, formato de la
imagen.
• La tercera columna, indica una validación de los parámetros de la
herramienta de carga de imágenes (posición de ojos y boca, relación de
ambos con el tamaño del marco de la imagen, etc.).
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De esta forma el aplicativo relaciona la fotografía con el estudiante. Se pasará a describir las
características del proceso:
1. Ruta de Importación: Permite la carga de la carpeta donde se encuentra el conjunto
de fotografías en formato estándar de imágenes: JPG
Imagen Referencial
Validación de Información
• Validación de Información del Estudiante, como son los datos principales (códigos de
estudiantes, números de documento de identificación, etc.).
• Validación de Fondo de Imagen, que está por defecto a un fondo blanco, con su
correspondiente relación con la posición de ojos y boca.
Modificación de Valores
Este proceso, muestra la manera correcta en cómo el usuario modificará los valores
establecidos para validar las fotografías de los estudiantes. Se pasará a describir con detalle
las principales acciones a considerar:
Al finalizar la carga masiva, se muestra un mensaje con los archivos subidos y los excluidos
de ser el caso, además el sistema envía un correo al administrador de la universidad con los
datos de la carga masiva. Repita este procedimiento hasta haber registrado todos los
alumnos matriculados de su universidad.
Con este primer paso habrá cumplido con el requisito establecido en el Oficio
Múltiple N°007-2019-SUNEDU-02-15
Lo siguiente será inactivar a todos los Alumnos registrados en el SGCU, para que luego
pueda activarlos en la medida que estos soliciten sus carnés.
Este módulo se utiliza para activar y desactivar de manera masiva a los alumnos
registrados en el sistema.
Para acceder se hace clic en el módulo Mantenimiento y elegir la opción Edición Masiva de
Alumnos.
Buscar alumnos
En este módulo se realiza la búsqueda de alumnos utilizando los filtros de ser necesario.
Desactivar Alumnos
1. Se filtra la búsqueda de alumnos con estado Activo. Se muestra la lista de Alumnos
en la grilla.
2. Se selecciona con un check los alumnos que serán desactivados, hacer clic en botón
Desactivar. Hay que recordar que el número de Alumnos Seleccionados
corresponderá a la cantidad de Alumnos que se muestran por página. Si desea que
se muestre un número mayor de Alumnos por página, seleccione la cantidad en la
lista desplegable “Mostrar Registros”.
Para realizar la Carga Masiva para activar Alumnos, se ejecuta el mismo procedimiento
descrito en el paso 1. Es importante señalar que este paso 3 se realiza en la medida en que
se deseen realizar solicitudes de carnés para cuando inicie el proceso 2019. Así, por
ejemplo, sí desea solicitar 500 carnés a los alumnos que ya estén registrados en el sistema
y que estén en estado Inactivo, realice una carga masiva únicamente con estos 500
alumnos y estos cambiarán a estado Activo, tras lo cual podrán ser incluidos en una
solicitud.
De esta manera, podrá visualizar los alumnos en la grilla de resultados cuando registre su
solicitud en el SGCU a través del módulo Solicitud Carnés:
El procedimiento para realizar las solicitudes de carnés para el proceso 2019 será el
habitual a través del SGCU. Para mayor información acerca de este y otros procedimientos,
descargue y consulte los manuales disponibles en el módulo Ayuda.