Excel - XP - Avanzado - (PG - 80 101)

Ed. 3.
1 Tema 5: Bases de datos en Excel (listas)
TEMA 5
BASES DE DATOS EN EXCEL (LISTAS)
5.1. Concepto de Base de Datos. Creación de una base de datos (lista)

en Excel
5.2. Ordenación de los datos
5.3. Gestión de los datos en formato Formulario
5.4. Utilización de filtros: Autofiltros
5.5. Utilización de filtros: Filtro Avanzado
5.6. Cálculos con bases de datos: subtotales
5.7. Control de datos: validación
5.1. Concepto de Base de Datos. Creación de una base

de datos (lista) en Excel
Una Base de Datos o Lista en Excel es una serie de datos con un

encabezado para cada columna utilizada. Para que Excel considere los
datos introducidos como una lista debemos cumplir algunas normas:
• No deben dejarse celdas en blanco.
• Es recomendable destacar (sombreado, bordes, colores…) la fila

de encabezados.
• La lista debe estar en una hoja independiente, y es recomen-

dable no introducir otros datos en la misma.
Copyright © 2009. Editorial Publicaciones Vértice. All rights reserved.
• Si desea tener siempre a la vista la fila de encabezados (lo cual

es recomendable), seleccione la opción Inmovilizar Paneles del
Menú Ventana (opción que se verá en el Tema 7)
En general, los datos de una lista suelen introducirse por teclado,

aunque podemos traer datos de una tabla de otras aplicaciones de
Microsoft Office (por ejemplo, Word o Access) mediante las opciones de
intercambio de información con el Portapapeles que ya conocemos
(copiar y pegar…)
Excel XP avanzado 71
Campos, Navas, Antonio Manuel. Excel XP avanzado, Editorial Publicaciones Vértice, 2009. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3196118.
Created from unadsp on 2019-03-01 13:10:38.
Tema 5: Bases de datos en Excel (listas) Ed. 3.1
Un ejemplo de lista creada con Excel la encontramos en nuestro

Libro de trabajo “Librería” que ya creamos en temas anteriores:
Aunque los datos podrían introducirse directamente por teclado,

podemos ahorrar trabajo cuando haya datos que se repitan en varias celdas
de la misma columna (por ejemplo, en el caso del campo PROVINCIA).
Cuando estemos situados en la celda donde hemos de introducir un dato,
debemos hacer un “clic” con el botón derecho del ratón (menú contextual)
y a continuación elegir la opción Elegir de la lista desplegable.
También puede obtenerse este menú utilizando la tecla de menú

desplegable/menú contextual (extremo inferior derecha del teclado
junto a la tecla “Control”). Excel mostrará los datos utilizados hasta
ahora en una lista, de la que podemos seleccionar el deseado (A. Pérez
Reverte en este ejemplo):
A través del mismo Menú contextual, también podemos seleccionar

la opción Insertar Comentario, lo que nos permitirá introducir un
comentario que sólo aparecerá en el momento de seleccionar la celda.
72 Excel XP avanzado
Ed. 3.1 Tema 5: Bases de datos en Excel (listas)
Otra forma de ayuda de Excel se produce cuando estamos intro-

duciendo un dato por teclado en una celda. En ese momento Excel repite
en pantalla la entrada que se haya producido anteriormente más
parecida a la que se esté introduciendo en ese momento. Si la propuesta
de Excel le satisface basta con pulsar el tabulador o la tecla Enter para
que aparezca el contenido en la celda (al introducir “Al” en nuestro
ejemplo el programa propondrá completar con “Alfaguara”. Bastará
pulsar el tabulador en ese momento para aceptar la propuesta y conti-
nuar la introducción de datos)
Esta opción se utiliza igualmente para las fórmulas y funciones, por

lo que Excel repetirá automáticamente la fórmula de las filas anteriores
en las celdas correspondiente de la fila actual.
5.2. Ordenación de los datos (lista)
Cualquier listado o conjunto de datos es lógico que deseemos orde-

narlos según un criterio específico (puede desear ordenar alfabética-
mente por apellidos un listado de empleados de la empresa, ordenar

numéricamente por precio un listado de productos...)
En primer lugar, disponemos de un sistema básico de

ordenación a través de los botones Orden Ascendente y
Orden Descendente de la Barra de herramientas Estándar, si-
tuándonos primero en cualquier celda de la columna por la que que-
remos ordenar (por ejemplo, podemos ordenar los libros por título
haciendo “clic” en la celda B2 y haciendo “clic” sobre el botón “Orden
ascendente”). El orden ascendente será más habitual en columnas de

texto, mientras que ambos (ascendente y descendente) se utilizarán por
igual en columnas numéricas (por ejemplo, ordenar precios de mayor a
menor o de menor a mayor)
Vemos como los datos aparecen a continuación ordenados por la

columna B (por Título)
Si queremos una forma más completa de realizar una ordenación de

los datos, entonces debemos utilizar la Opción Ordenar del Menú
Datos.
En el ejemplo de la izquierda estamos seleccionando en Orden

Ascendente por Editorial (como primer criterio de ordenación), en Orden
Ascendente por Autor (como segundo criterio de ordenación) y en Orden
Ascendente por Título (como tercer criterio de ordenación). Indicar
también que no es obligatorio cumplimentar los tres criterios de
ordenación, y que normalmente debe estar activada la opción “Sí” en lo
referente a si existe “fila de encabezamiento.
En los criterios de ordenación establecidos en el ejemplo de la

derecha se ha decidido ordenar por Autor en orden Ascendente (como
primer criterio), por PVP en orden Descendente (como segundo criterio)
y por Título en orden Ascendente (como tercer criterio) si se produce que
hay dos precios de venta al público iguales.
Puede comprobar también que existe

un botón llamado Opciones. Lo utilizare-
mos cuando el criterio de ordenación no

pueda ser una ordenación alfabética o
numérica ascendente o descendente (por
ejemplo, días de la semana o meses del
año). En esta opción podemos seleccionar
criterios de este tipo.
Si lo que necesitamos es establecer nuestro propio criterio, debemos

crear una lista a través de la pestaña Listas Personalizadas, que
podemos encontrar en la Opción Opciones del Menú Herramientas.
5.3. Gestión de los datos en formato Formulario
Excel permite la introducción, visualización y/o gestión (búsqueda,

eliminación…) de los datos de una forma individual, es decir a través de
una ventana que los muestra uno a uno en la pantalla (filas).
Especialmente es útil este tipo de presentación cuando las listas son
demasiado largas, ya que sería más cómodo y más rápido poder introducir
los datos a través de una ficha individual. Esta opción podemos
encontrarla en Excel a través del Menú Datos, Opción Formulario.
A través de esta opción que podemos denominar “Formularios” la

entrada de datos será probablemente más rápida y más segura (mu-
chas veces tener todos los datos a la vez en una lista puede llevar a equi-
vocaciones). Además, nos encontramos con diversas opciones tales como:
• Introducir un nuevo registro (fila): haga “clic” sobre el botón

Nuevo y las casillas del formulario quedarán en blanco para
introducir nuevos datos. Puede comprobar, en nuestro ejemplo,
como no pueden introducirse datos en las celdas “Iva €” y “PVP”

ya que se trata de fórmulas que se calcularán automáticamente.
• Moverse entre los campos del Formulario (celdas): para mo-

vernos entre los distintos campos (celdas) de la Ficha Formulario,
podemos utilizar el ratón o la tecla de salto de tabulación.
• Eliminar un registro (fila): para eliminar un registro nos

situamos sobre el mismo (es decir, que estemos visualizándolo
en pantalla) y hacemos “clic” sobre el botón Eliminar.
• Búsqueda de registros con criterio: una de las opciones más

útiles de este formato de Formulario es la posibilidad de localizar
uno o varios registros a través del botón Criterios. La ventana
quedará con todos los campos (celdas) en blanco y donde
podemos introducir el/los criterio/s deseado/s, pudiendo usar los
operadores > (mayor que), < (menor que); <> (distinto), =
(igual), >= (mayor o igual) y <= (menor o igual).
En este primer ejemplo, al establecer como criterio “Alfaguara” en el

campo “Editorial”, Excel localizará en la base de datos (lista) todos los
registros (filas) que cumplan el requisito “Editorial=Alfaguara”. Para
visualizarlos, uno a uno, haremos “clic” sobre el botón Buscar Siguiente
(Excel mostrará en pantalla el primer registro donde se cumple el criterio
establecido). En pantalla podrá ver los datos correspondientes a la obra “El
capitán Alatriste” (primer libro que cumple la condición)
En el segundo ejemplo, se pretende que Excel nos muestre aquellos

libros cuyo Precio de Venta al Público (PVP) sea inferior a 15 €. Como puede
comprobar hemos utilizado el operador “menor (<)” necesario para que
pueda cumplirse la condición al hacer “clic” en el botón Buscar Siguiente.
Cuando finalice su trabajo, para regresar a la ventana normal, haga

“clic” sobre el botón Cerrar.
5.4. Utilización de filtros: Autofiltros
Hasta ahora hemos utilizado algunas opciones básicas sobre bases

de datos (introducción de datos, ordenación, búsqueda…). Pero una base
de datos avanzada es aquella que permite filtrar la información de tal
forma, que podamos visualizar en cada momento la información que nos
interese y no siempre todos los registros.
Una primera forma de visualizar y/o filtrar la información es el

Autofiltro y que podemos encontrar en el Menú Datos, Opción Filtros,
subopción Autofiltro. Una vez seleccionada esta opción, Excel convierte
la fila de encabezados en listas desplegables.
Si hacemos “clic” sobre cualquiera de las listas desplegables po-

demos realizar varios tipos de selección que conllevarán métodos dife-
rentes y resultados diferentes:
• Seleccionar uno de los datos introducidos por teclado en

la lista desplegable (por ejemplo, “Alfaguara” en el campo
“Editorial”): de esta forma, se filtrarán todos los registros y sólo
se visualizarán aquellos cuyo campo “Editorial” coincide con el
dato seleccionado. Por ejemplo, veamos como queda la tabla
anterior filtrada a través del campo “Editorial” y seleccionando

“Alfaguara”:
Es decir, sólo se muestran los libros de la Editorial “Alfaguara”,

apareciendo la lista desplegable del campo “Editorial” de otro
color (azul normalmente) para indicarnos que la lista está
filtrada a través de dicho campo y estamos visualizando todos
los registros (filas)
Para volver a visualizar todos los registros nuevamente ha de

hacer “clic” sobre la opción Todas de la lista desplegable: volve-
remos a visualizar todos los registros de la base de datos (lista)
• Seleccionar la Opción “Personalizar…”: lo que nos permitirá

establecer los criterios del filtro como se muestra en este cuadro
de diálogo:
Podemos establecer la condición en la lista desplegable de la

izquierda (igual a, mayor que, menor que, comienza por…) y el
valor de la comparación en el cuadro de la derecha. Podemos
también, gracias a los operadores Y / O establecer un
segundo criterio. En el ejemplo mostrado a la izquierda se
pretenden visualizar aquellos registros cuyo PVP es igual o
superior a 10 € e igual o inferior a 15 € (utilizando el operador
“Y”), siendo el resultado el siguiente:
En el ejemplo situado a la derecha se pretenden visualizar

aquellos libros de la Editorial “Alfaguara” y de la Editorial
“Maeva” (para ello utilizamos el operador “O” ya que deseamos
visualizar los libros de una editorial o los libros de otra editorial):
• Seleccionar la opción “Diez mejores…”(sólo para campos

numéricos): permite indicar a Excel si se muestran los valores
superiores o inferiores deseados del campo seleccionado:
Aquí, podemos elegir entre “Superiores” o “Inferiores” e introducir un

valor. Por ejemplo, al elegir “Superiores” e introducir el valor 7 en el
campo “PVP” Excel nos mostrará los 7 libros con precio superior:
Como ya se dijo con anterioridad, siempre que desee volver a

mostrar todos los registros de la base de datos (lista) basta con hacer
“clic” sobre la opción “Todas” del campo filtrado (cuya flecha del menú
desplegable aparece en azul)
5.5. Utilización de filtros: Filtro Avanzado
Podemos mejorar aún más los filtros si utilizamos la subopción

Filtros Avanzados de la opción Filtros del Menú Datos. A través de
esta opción, según los datos introducidos por separado en otra zona
de la hoja, podemos realizar filtros más específicos.
Así, en este ejemplo podemos comprobar como se ha filtrado la

información estableciendo el criterio que el Título comience por la letra
“E” (“E*” significa “que empiece por E”)
Para lograrlo, el cuadro de diálogo correspondiente ha de mostrar el

siguiente aspecto (cuadro que se obtiene al seleccionar la subopción
“Filtro Avanzado” de la opción “Filtros”, Menú Datos):
Otro ejemplo podría establecer, además del criterio anterior (que el

título comience con “E” usando el asterisco como carácter comodín:
“E*”), que los libros fuesen de la Editorial Maeva. Con los mismos datos
introducidos en “Filtro avanzado” el resultado sería el siguiente:
Finalmente, cuando desee visualizar de nuevo todos los datos de la

base de datos (lista), ha de seleccionar el Menú Datos, la opción Filtro
y la subopción Mostrar Todo.
5.6. Cálculos con Bases de datos: Subtotales

Otra operación de interés que nos permite Excel sobre las listas son
los cálculos agrupados por subtotales (para ello, la lista ha de estar
ordenada).
Supongamos, por ejemplo, una tabla donde nos interesa conocer la

suma de los distintos saldos agrupados por provincias y,
finalmente, también la suma total. Dicha tabla tendrá los siguientes
campos: Empresa, Población, Provincia, Teléfono y Saldo. Además, se
encuentran ordenados por el campo Provincia (primer criterio de
ordenación), Población (segundo criterio) y Empresa (tercer criterio).

Guarde el libro como “Base de Datos empresas”.
Para realizar este tipo de operaciones,

hemos de desplegar el Menú Datos y
seleccionar la opción Subtotales. Nos encon-
tramos con el siguiente cuadro de diálogo:
En él podemos comprobar como se ha

seleccionado el campo PROVINCIA como
campo de agrupación, la operación
Suma (podemos seleccionar entre varias
operaciones matemáticas posibles) y el
campo SALDO para realizar el cálculo.
Según estos criterios, el resultado obtenido
será el siguiente (el programa creará automáticamente las líneas “Total
Cádiz”, “Total Granada”, “Total Málaga” y “Total General” con el resultado
de los correspondientes cálculos en la columna saldo):
Podemos analizar este cuadro de diálogo a continuación:
• “Para cada cambio en”: seleccionamos el campo que quere-

mos agrupar (es decir, el campo a través del cual se va a realizar
el cálculo)
• “Usar función”: operación (cálculo) a aplicar sobre el campo

indicado en el siguiente punto. Los cálculos posibles a realizar
pueden ser: Sumar, Cuenta, Promedio (media aritmética), Máx
(máximo), Mín (mínimo), Producto, Contar números, Desvest
(desviación estándar), Desvestp, Var (varianza) y Varp.
• “Agregar subtotal a”: seleccionamos el campo que se va a cal-

cular (pueden ser uno o varios campos, pero siempre una sola
operación)
• Botón “Quitar todos”: anula la agrupación, los textos y todos

los cálculos realizados desde esta opción de Menú.
5.7. Control de datos: Validación
En este punto vamos a tratar la posibilidad de controlar la intro-

ducción de datos en una base de datos (lista). Podemos conseguir que
sólo se admitan un tipo determinado de valores (por ejemplo, en el campo
SALDO sólo deben admitirse números), que Excel muestre mensajes al
respecto, ya sea al introducir el dato en la celda (que aparezca un mensaje
indicando que ha de introducirse un número) o cuando se cometa un error
(mensaje que indique que el dato introducido no es correcto).
En primer lugar, hemos de seleccionar las celdas sobre las que

vamos a establecer una “Validación”. A continuación, hemos de desplegar
el Menú Datos y seleccionar la opción Validación. En el cuadro de diálogo
que aparece vamos a encontrarnos con las siguientes fichas:
• Pestaña Configuración: donde indicaremos, para las celdas

seleccionadas, cuál es el tipo de valor permitido (cualquier

valor, número, fecha, hora…) e incluso, establecer un límite
mínimo y un límite máximo (por ejemplo, que los valores estén
entre 10 y 20), un valor determinado…
• Pestaña Mensaje Entrante: donde introduciremos el mensaje

que debe aparecer al seleccionar la celda donde vamos a
introducir un valor (por ejemplo, podemos indicar que “Ha de
introducirse un valor de Fecha” para un campo de estas
características). El mensaje aparecerá en un cuadro amarillo

(tipo Comentario) junto a la celda en la que estemos situados.
• Pestaña Mensaje de Error: donde introduciremos el mensaje

que debe aparecer si se comete un error al introducir el
dato (por ejemplo, que aparezca el mensaje de error “No es un
número válido”, cuando en dicha celda puede introducirse sola-
mente un valor numérico). Pueden establecerse tres Estilos:
“Límite” (una “X” es el símbolo que lo identifica: si no se
introduce el valor adecuado no permite la entrada de datos y la
celda queda vacía), “Advertencia” (el símbolo que lo identifica
es “!”: mediante un mensaje de aviso se puede aceptar o
rechazar la entrada de datos) e “Información “ (su símbolo es
una “i”: se avisa mediante un mensaje, sólo a título informativo,
del error en la introducción de datos).
En nuestro ejemplo vamos a seleccionar las celdas numéricas de la

columna E (Saldo) desde E2 hasta E8 y, después de acceder a la opción
“Validación” del Menú “Datos”, vamos a aplicar las siguientes condiciones:
• En la Pestaña Configuración vamos a “Permitir” valores

numéricos no iguales a 0.
• En la Pestaña Mensaje Entrante vamos a introducir como Título

la palabra “¡Importante!” y como Mensaje Entrante “Sólo es
válido un valor numérico”.
• En la Pestaña Mensaje de Error vamos a establecer un Estilo

“Límite” (no permite la entrada si no se cumple), como Título
“AVISO” y como Mensaje de Error “No se permiten valores no
numéricos”. Finalmente, haga “clic” sobre el botón Aceptar.
De esta forma, cuando nos situamos sobre una de las celdas de la

columna del saldo E, el programa sólo nos avisará con el mensaje
“Importante… Sólo es válido un valor numérico”. En el caso de no
introducirlo aparecerá el mensaje “AVISO…No se permiten valores no
numéricos” y no permitirá la entrada actual debido a que se ha estable-
cido un Estilo “Límite”.
IDEAS CLAVE
• Una forma concreta y habitual de introducir datos en una Hoja de

Cálculo son las Bases de Datos o Listas. Éstas requieren la
existencia de un encabezado (campos) y que no existan columnas
o filas completamente en blanco.
• Los datos pueden introducirse por teclado o a través de la opción

Formulario del Menú Datos. A través de esta opción, no sólo
vamos a introducir los datos de una forma más cómoda, sino
que nos permite desplazarnos entre registros, eliminar uno y
buscar según el criterio establecido.
• Lógicamente, una Base de Datos suele contener un número

elevado de registros por lo que se hace necesaria la ordenación
de los mismos. Podemos hacerlo a través de los botones
correspondientes de la Barra de Herramientas Estándar o a
través del Menú Datos, opción Ordenar, donde podemos
establecer hasta tres criterios de ordenación.
• En otras ocasiones necesitaremos filtrar la información de tal forma

que sólo aparezcan algunos registros según el criterio establecido.
Para ello, podemos establecer dos tipos de Filtros: los Filtros
Automáticos (que nos permiten seleccionar qué registros han de
aparecer según el criterio establecido en la lista desplegable que
aparece automáticamente junto al encabezado cuando selecciona-
mos esta opción) y los Filtros Avanzados (que nos permiten
ampliar las posibilidades de filtrar la información mediante la
introducción de criterios en la misma Hoja de Cálculo)
• Otra operación de interés a realizar con Listas o Bases de Datos,

es la creación de Subtotales (a través del Menú Datos). Una
vez que la Lista está ordenada podemos hacer que Excel realice
alguna operación matemática sobre los datos indicados (por

ejemplo, que calcule el promedio obtenido de ventas por pro-
vincias). El programa creará automáticamente los rótulos
(textos), las fórmulas y los resultados obtenidos.
• Por último, indicar que también se pueden establecer controles a la

hora de introducir los datos para evitar una entrada incorrecta de los
mismos. Por ejemplo, en una celda correspondiente a las ventas
realizadas no puede permitirse la entrada de un texto. Para utilizar
esta opción seleccionaremos la opción Validación del Menú Datos.
AUTOEVALUACIÓN DEL TEMA 5
1. En una lista no pueden existir:
a) Celdas con formatos.

b) Filas o Columnas en blanco.
c) Celdas con fórmulas.
d) Celdas con textos.
2. Las listas pueden ordenarse en orden:
a) Ascendente.
b) Descendente.
c) No se pueden ordenar.
d) A) y b) son correctas.
3. Puede ordenar una lista hasta por:
a) 1 criterio de ordenación.
b) 2 criterios de ordenación.
c) 3 criterios de ordenación.
d) 4 criterios de ordenación.
4. La opción “Ordenar” se encuentra en el Menú:
a) Edición.
b) Formato.
c) Herramientas.
d) Datos.
5. La opción “Formulario” aplicada sobre una lista permite:
a) Dar formato a la información.

b) Disponer sus datos en forma de ficha.
c) Imprimir los contenidos de la lista.

d) Ninguna es correcta.
6. Si desea aplicar un filtro y que al lado de cada campo aparezca

una lista desplegable seleccionará:
a) Autofiltro.
b) Filtro Avanzado.
c) Mostrar todo.
7. La opción personalizar de los Autofiltros le permite establecer:
a) Un criterio de filtro.
b) Dos criterios de filtro.
c) Tres criterios de filtro.
d) Tantos criterios como necesite.
8. La opción “Diez mejores…” de los Autofiltros muestra:
a) Los n primeros o últimos registros.

b) Los 10 últimos registros utilizados.
c) Los 10 registros que más se acercan a una condición.
9. Por defecto, la opción “Filtro avanzado”:
a) Filtra la lista sin moverla.

b) La duplica en otro lugar de la misma hoja.
c) La duplica en otro lugar de otra hoja.
d) Le solicita donde duplicar la lista.
10. La opción “Subtotales” le permite calcular:
a) Sumas.
b) Promedios.
c) Máximos.
d) Todas son correctas.
EJERCICIOS
1. Realice los ejercicios del tema planteados en los puntos 5.1, 5.2,
5.3, 5.4, 5.5, 5.6 y 5.7.
2. A través de la ficha Formulario realice las siguientes operaciones

en las Hojas:
3. Cree una lista con los empleados de una empresa (por ejemplo, 9
empleados) con los siguientes campos: DNI, NOMBRE, APE-
LLIDOS, FECHA ALTA, PUESTO, SUELDO. Dé a dicha lista un
formato de cuadrícula, y con la cabecera en negrita y sombreada.
Guarde el libro de trabajo como “Base de Datos Empleados”.
4. Ordene la Lista anterior estableciendo los siguientes Criterios de

Ordenación: 1º) Fecha Alta; 2º) Apellidos; 3º) Nombre.
5. Vuelva a ordenar la lista según los siguientes criterios: 1º)

Puesto, 2º) Apellidos, 3º) Nombre. A continuación utilice la op-
ción “Subtotales”, agrupando los sueldos según el puesto de-
sempeñado. Es decir agrupando por el campo PUESTO y vol-
cando la suma sobre el campo SUELDO.
6. Establezca criterios de validación y mensajes de error para los

campos FECHA ALTA y SUELDO (evitando así que puedan intro-
ducirse datos que no corresponden a este tipo de campos)
7. Filtre la lista para obtener sólo los empleados que desempeñan

el PUESTO “Administrativo”. Establezca un Filtro avanzado con
este mismo criterio que copie el resultado del Filtro en otra hoja.

Excel - XP - Avanzado - (PG - 80 101)

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1 Tema 5: Bases de datos en Excel (listas)

5.1. Concepto de Base de Datos. Creación de una base de datos (lista)

5.1. Concepto de Base de Datos. Creación de una base

Una Base de Datos o Lista en Excel es una serie de datos con un

• No deben dejarse celdas en blanco.

• Es recomendable destacar (sombreado, bordes, colores…) la fila

• La lista debe estar en una hoja independiente, y es recomen-

• Si desea tener siempre a la vista la fila de encabezados (lo cual

En general, los datos de una lista suelen introducirse por teclado,

Un ejemplo de lista creada con Excel la encontramos en nuestro

Aunque los datos podrían introducirse directamente por teclado,

También puede obtenerse este menú utilizando la tecla de menú

A través del mismo Menú contextual, también podemos seleccionar

Otra forma de ayuda de Excel se produce cuando estamos intro-

Esta opción se utiliza igualmente para las fórmulas y funciones, por

5.2. Ordenación de los datos (lista)

Cualquier listado o conjunto de datos es lógico que deseemos orde-

mente por apellidos un listado de empleados de la empresa, ordenar

En primer lugar, disponemos de un sistema básico de

ascendente”). El orden ascendente será más habitual en columnas de

Vemos como los datos aparecen a continuación ordenados por la

Si queremos una forma más completa de realizar una ordenación de

En el ejemplo de la izquierda estamos seleccionando en Orden

En los criterios de ordenación establecidos en el ejemplo de la

Puede comprobar también que existe

mos cuando el criterio de ordenación no

Si lo que necesitamos es establecer nuestro propio criterio, debemos

5.3. Gestión de los datos en formato Formulario

Excel permite la introducción, visualización y/o gestión (búsqueda,

A través de esta opción que podemos denominar “Formularios” la

• Introducir un nuevo registro (fila): haga “clic” sobre el botón

como no pueden introducirse datos en las celdas “Iva €” y “PVP”

• Moverse entre los campos del Formulario (celdas): para mo-

• Eliminar un registro (fila): para eliminar un registro nos

• Búsqueda de registros con criterio: una de las opciones más

En este primer ejemplo, al establecer como criterio “Alfaguara” en el

En el segundo ejemplo, se pretende que Excel nos muestre aquellos

Cuando finalice su trabajo, para regresar a la ventana normal, haga

5.4. Utilización de filtros: Autofiltros

Hasta ahora hemos utilizado algunas opciones básicas sobre bases

Una primera forma de visualizar y/o filtrar la información es el

Si hacemos “clic” sobre cualquiera de las listas desplegables po-

• Seleccionar uno de los datos introducidos por teclado en

anterior filtrada a través del campo “Editorial” y seleccionando

Es decir, sólo se muestran los libros de la Editorial “Alfaguara”,

Para volver a visualizar todos los registros nuevamente ha de

• Seleccionar la Opción “Personalizar…”: lo que nos permitirá

Podemos establecer la condición en la lista desplegable de la

En el ejemplo situado a la derecha se pretenden visualizar

• Seleccionar la opción “Diez mejores…”(sólo para campos

Aquí, podemos elegir entre “Superiores” o “Inferiores” e introducir un

Como ya se dijo con anterioridad, siempre que desee volver a

5.5. Utilización de filtros: Filtro Avanzado

Podemos mejorar aún más los filtros si utilizamos la subopción

Así, en este ejemplo podemos comprobar como se ha filtrado la

Para lograrlo, el cuadro de diálogo correspondiente ha de mostrar el

Otro ejemplo podría establecer, además del criterio anterior (que el

Finalmente, cuando desee visualizar de nuevo todos los datos de la

5.6. Cálculos con Bases de datos: Subtotales

Supongamos, por ejemplo, una tabla donde nos interesa conocer la

ordenación), Población (segundo criterio) y Empresa (tercer criterio).

Para realizar este tipo de operaciones,