ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Elaborado por: MAGDEMA CASTRO LOMBANA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
INSTRUCTOR: Diana Rocío Bermúdez Zapata

Desde los inicios de la humanidad siempre ha sido una necesidad primordial la de comunicarnos,
además de dejar esa información valiosa contenida en algún tipo de memoria para que fuera útil
a través del tiempo.

Es entonces que los primeros archivos conocidos surgen una vez la humanidad encuentra la manera
de llevar esas palabras a letras y a su vez a frases e imágenes dejándose así para ser compartidas
en el tiempo, prueba de ello están los primeros grabados en piedra Atribuidos a los egipcios,
Hindúes, Chinos, Romanos y Griegos entre muchos más destacándose los sumerios y babilonios que
tallaban sus cuentas, herencias, transacciones comerciales, en tablillas elaboradas a partir de arcilla
con utensilios de piedra, mármol, hierro o cualquier metal existente en dicha época.

Las personas encargadas de tan importante labor se conocían como escribas y eran pocos aquellos
que se dedicaban a este trabajo ya que estaba centralizado en los clérigos, filósofos, matemáticos
y comerciantes. De allí la importancia que hasta la fecha de esta época mencionada aparecen los
primeros informes de cuentas y transacciones comerciales.

Sobre los siglos XV y XVI España en cabeza de CARLOS PRIMERO, la historia le atribuye el primer
banco de archivo tanto de carácter histórico de linaje real como de transacciones económicas entre
la iglesia católica y todos los virreinatos en la nueva España. Pero solo hasta el siglo XIX en la época
de la revolución industrial y la imprenta es cuando la gestión documental como tal cobra aun mayor
importancia porque permite llevar de manera escrita mayor cantidad de información y la
funcionalidad de la misma.
Pero a donde vamos con esta masificación en la creación de documentos, pues bien con la facilidad
de crear en si acervos de Documentos existía la posibilidad de dejar una prueba de que labor se
ejecutaba, que bienes se prestaban, cuales bienes se tenían, que debías y que tenías generalizando
el nacimiento de los archivos centrales, generales y aquellos que permitían separar su orden en
Estatales, reales, distritales, nacionales y demás, hasta que llegamos al siglo 20 y la primera
computadora que ya digitaliza mediante los códigos binarios y tarjetas los primeros archivos
digitales, permitiendo la incorporación del concepto de Asiento descriptivo, el cual según el acuerdo
27 del 2006 del Archivo general de la nación lo caracteriza como un conjunto de elementos
informativos que individualizan la información como un instrumento de consulta y recuperación.

Dentro de esta recuperación que hablo específicamente me refiero a gestionar el documento en

primera instancia con una debida clasificación documental, una asignación de un código de
localización, establecer a que colección documental debe ir según criterios subjetivos creados por
las directivas de usuarios de dicha información.

Es así como la conservación documental y la preventiva adquieren la importancia relevante que

tiene hasta la fecha ya que al digitalizarse dicha información podría ser accedida por el usuario de
manera más oportuna y permitiendo la custodia y la fidelidad del mismo.

Lo anteriormente descrito nos acerca a la generación de las verdaderas razones motivo de este
ensayo que es la IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, Pues bien estos reúnen, recopilan conservan y
difunden información registrada, generada o recibida en función de las actividades que un ente
económico o natural realice. Esta Información contenida en documentos escritos en papel, o
cualquier otro soporte mecánicos o electrónicos, como cintas eletromagnicas, discos de
computadora, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.
constituyen parte de la información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en
forma original su desarrollo y de allí la importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, la comunidad (social, científico y tecnológico), y el fomento de la
cultura y la consolidación de la identidad nacional.

Dentro de los tópicos más relevantes encontramos la importancia que le da la administración ya

que es la base primordial para la toma de decisiones, si es para una comunidad en especifica los
archivos como tal tienen la característica primordial de ser la fuente primaria del funcionamiento
de una organización y dependiendo del grado en el cual se encuentren organizados permiten llevar
a cabo el desarrollo de proyectos a nivel económico y social. Generando la cultura y el desarrollo
de una identidad sea esta nacional o económica.