Cómo ordenar por color en Excel (en menos de 10 segundos)

Excel tiene muchas opciones cuando se trata de ordenar datos.

Y una de esas opciones le permite ordenar sus datos según el color de la celda.

Por ejemplo, en el siguiente conjunto de datos, puede ordenar por color para obtener los nombres
de todos los estudiantes que obtuvieron un puntaje superior a 80 juntos en la parte superior y
todos los estudiantes que obtuvieron menos de 35 juntos en la parte inferior.

Con la función de clasificación en Excel, puede ordenar según el color de la celda.

En este tutorial, le mostraré diferentes escenarios en los que puede ordenar por color y los pasos
exactos que necesita para hacerlo.

Tenga en cuenta que en este tutorial, he tomado ejemplos en los que estoy clasificando en base a
valores numéricos. Sin embargo, estos métodos funcionan perfectamente bien incluso si tiene
texto o fechas en lugar de números.

Este tutorial cubre:

Clasificación basada en un solo color

Si solo tiene un color en su conjunto de datos, puede clasificarlo fácilmente en función de él.

A continuación se muestra un conjunto de datos donde todos los estudiantes que han obtenido
más de 80 puntos se han resaltado en verde.
Aquí están los pasos para ordenar por el color de las celdas:

1. Seleccione todo el conjunto de datos (A1: B11 en este ejemplo)

2. Haga clic en la pestaña de datos

3. Haga clic en la opción ‘Ordenar’. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.

4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que “Mis datos tiene encabezados” esté
seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede mantener esta
opción sin marcar.

5. Haga clic en el menú desplegable ‘Ordenar por’ y seleccione ‘Marcas’. Esta es la columna
en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
6. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en Color de celda.

7. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el color en función del cual desea ordenar los
datos. Como solo hay un color en nuestro conjunto de datos, solo muestra un color
(verde)
 8. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima. Este es el lugar donde
usted especifica si desea que todas las celdas de colores estén en la parte superior del
conjunto de datos o en la parte inferior.

9. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores le darían un conjunto de datos como se muestra a continuación.

Acceso directo del teclado para abrir el cuadro de diálogo Ordenar – ALT ASS (mantenga
presionada la tecla ALT y luego presione las teclas ASS una por una)

Tenga en cuenta que la clasificación basada en el color solo reorganiza las celdas para reunir todas
las celdas con el mismo color. El resto de las celdas quedan como están.

Este método funciona para las celdas que ha resaltado manualmente (dándole un color de fondo),
así como aquellas en las que el color de la celda se debe a las reglas de formato condicional .

Clasificación basada en múltiples colores

En el ejemplo anterior, solo teníamos celdas de un color que necesitaban ser ordenadas.

Y puede usar la misma metodología para ordenar cuando tiene celdas con varios colores.

Por ejemplo, supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación donde
todas las celdas donde las marcas son más de 80 están en color verde y las marcas donde menos
de 35 están en color rojo.
Y desea ordenar estos datos para que tenga todas las celdas con verde en la parte superior y todas
las que tengan rojo en la parte inferior.

A continuación, se presentan los pasos para ordenar por múltiples colores en Excel:

1. Seleccione todo el conjunto de datos (A1: B11 en este ejemplo)

2. Haga clic en la pestaña Datos.
3. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que “Mis datos tiene encabezados” esté
seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede mantener esta
opción sin marcar.
5. Haga clic en el menú desplegable ‘Ordenar por’ y seleccione ‘Marcas’. Esta es la columna
en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
6. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en Color de celda.
7. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el primer color en función del cual desea
ordenar los datos. Mostrará todos los colores que hay en el conjunto de datos. Seleccione
verde.
8. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima

9. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de
clasificación (como queremos ordenar en base a dos colores). Al hacer clic en este botón
se agregaría otro conjunto de opciones de clasificación.
10. Haga clic en el menú desplegable ‘Entonces por’ y seleccione ‘Marcas’

11. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en Color de celda.

12. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el segundo color en función del cual desea
ordenar los datos. Mostrará todos los colores que hay en el conjunto de datos. Seleccione
rojo.

13. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione En la parte inferior.

 14. Haga clic en Aceptar

Los pasos anteriores clasificarían los datos con todo el verde en la parte superior y todos los rojos
en la parte inferior.

Aclaración : la clasificación por color funciona con números y con datos de texto. Puede pensar
que puede lograr los resultados que se muestran arriba simplemente clasificando los datos según
los valores. Si bien esto funcionará en este escenario específico, imagine que tiene una gran lista
de clientes / clientes / productos que ha resaltado manualmente. En ese caso, no hay un valor
numérico, pero aún puede ordenar según el color de las celdas.

Clasificación basada en el color de la fuente

Otra cosa sorprendente acerca de la clasificación en Excel es que también puede ordenar por color
de fuente en las celdas.

Si bien esto no es tan común como obtener datos sobre el color de las celdas, esto todavía es algo
que mucha gente hace. Después de todo, solo se necesita un clic para cambiar el color de la
fuente.

Supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar
estos datos para reunir todas las celdas con el color rojo.
A continuación se muestran los pasos para ordenar por color de fuente en Excel:

Seleccione todo el conjunto de datos (A1: B11 en este ejemplo)

1. Haga clic en la pestaña de datos

2. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
3. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que “Mis datos tiene encabezados” esté
seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede mantener esta
opción sin marcar.
4. Haga clic en el menú desplegable Ordenar por y seleccione ‘Marcas’. Esta es la columna en
función de la cual queremos que se ordenen los datos.
5. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en Color de fuente.
6. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el color en función del cual desea ordenar los
datos. Como solo hay un color en nuestro conjunto de datos, solo muestra un color (rojo)
7. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima. Este es el lugar donde
usted especifica si desea que todas las celdas de colores estén en la parte superior del
conjunto de datos o en la parte inferior.
8. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores clasificarían los datos con todas las celdas con la fuente en color rojo en la
parte superior.
Ordenar basado en iconos de formato condicional

El formato condicional le permite agregar una capa de iconos visuales que pueden hacer que sus
datos o sus informes / paneles se vean mucho mejores y fáciles de leer.

Si tiene dichos datos con iconos de formato condicional, también puede ordenar estos datos en
función de los iconos

Supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:

A continuación se muestran los pasos para ordenar por iconos de formato condicional:

1. Seleccione todo el conjunto de datos (A1: B11 en este ejemplo)

2. Haga clic en la pestaña de datos
3. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que “Mis datos tiene encabezados” esté
seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede mantener esta
opción sin marcar.
5. Haga clic en el menú desplegable ‘Ordenar por’ y seleccione ‘Marcas’. Esta es la columna
en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
6. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en “Icono de formato condicional”.
7. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el icono según el cual desea ordenar los
datos. Mostrará todos los iconos que hay en el conjunto de datos. Seleccione el verde
primero.
8. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima.
9. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de
clasificación (ya que queremos clasificar en base a tres iconos). Al hacer clic en este botón
se agregaría otro conjunto de opciones de clasificación.
10. Haga clic en el menú desplegable ‘Entonces por’ y seleccione ‘Marcas’
11. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en “Iconos de formato condicional”.
12. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el segundo icono en función del cual desea
ordenar los datos. Mostrará todos los iconos que hay en el conjunto de datos. Seleccione
amarillo.
13. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima.
 14. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de
clasificación. Al hacer clic en este botón se agregaría otro conjunto de opciones de
clasificación.
15. Haga clic en el menú desplegable ‘Entonces por’ y seleccione ‘Marcas’
16. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en “Iconos de formato condicional”.
17. En el menú desplegable ‘Orden’, seleccione el tercer icono en función del cual desea
ordenar los datos. Mostrará todos los iconos que hay en el conjunto de datos. Seleccione
rojo.
18. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima.
19. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores clasificarían el conjunto de datos y le darían todos los iconos similares juntos.

Tenga en cuenta que la clasificación seguirá el orden en que la tiene en el cuadro de diálogo de
clasificación. Por ejemplo, si todos los íconos están configurados para ordenar y mostrar en la
parte superior, primero se mostrarán todas las celdas con íconos verdes, ya que está en la parte
superior en nuestras tres condiciones. Entonces los datos resultantes tendrían los iconos amarillos
y luego los iconos rojos.

No perder el orden original de los datos

Cuando ordena los datos, pierde el orden original del conjunto de datos.

En caso de que también desee conservar el conjunto de datos original, es mejor crear una copia de
los datos y luego realizar la clasificación de los datos copiados.
Otra técnica para asegurarse de que puede recuperar los datos originales es insertar una columna
con números de fila.

Una vez que haya agregado esta columna, úsela cuando ordene los datos.

En caso de que necesite volver a ordenar los datos originales en una etapa posterior, puede
ordenar fácilmente estos datos en base a las columnas con los números.