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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y 18/05/2019

COLAMOLINA S.A
FUNCIONES

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

PRESENTACIÓN

La Empresa COLAMOLINA S.A., es una empresa distribuidora de productos lacteos actualmente en

el Mercado y su destino especifico de distribucion es en el sur.

La filosofía de la empresa se orienta en ser una empresa de distribucion de productos Gloria, con
atención personalizada orientada a brindarle valor agregado al cliente y con personal altamente
motivado y capacitado.

En ese sentido, para alcanzar los fines y objetivos, es necesario diseñar una estructura organizacional
y funcional que con precisión y claridad exponga las responsabilidades, obligaciones, niveles de
autoridad y de coordinación que deben guardar los que integran la Empresa, con la finalidad que su
colaboración, esfuerzo y compromiso en el trabajo y lograr esos propósitos y metas.

El resultado de esta labor, es el presente documento denominado Manual de Organización y Funciones

– MOF instrumento técnico normativo de gestión que permitirá que los esfuerzos realizado sean
eficientes.

El MOF es fruto de un constante y permanente estudio y evaluación de la visión y misión de la

Empresa, teniendo en cuenta los requerimientos y necesidades que demanda el mundo profesional y
laboral cada vez más cambiante y exigente.

Así, se ha establecido funciones y responsabilidades, que complementadas con un Manual de

Procedimientos y un Sistema Computarizado de Información Integral, en etapa de elaboración,
beneficiaran no solo a quienes servimos; si no, harán de la Empresa y del trabajo que hacemos, un
esfuerzo eficiente, con calidad y competitividad para el desarrollo de la gestión del talento humano y
entregamos al país.

Lurin, Mayo de 2019

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TITULO I

ASPECTOS GENERALES

A. FINALIDAD DEL MANUAL

El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa Colamolina S.A. es un

documento normativo que tiene por finalidad:

1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa determinando
las funciones generales y específicas de su estructura interna, los niveles de responsabilidad
y autoridad, delegados a cada una de las áreas y las relaciones internas y externas de las
mismas.

2. Definir claramente su organización y funciones.

3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el personal que labora
en las diferentes áreas de la empresa. Para ello se distribuirán copias del presente Manual
de Organización y Funciones.

Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente Manual de

Organización y Funciones.

Las estructuras o actividades no consideradas en el presente documento deberán desarrollarse de

acuerdo a una lógica y práctica interpretación del espíritu del Manual.

B. ALCANCE

El presente Manual de Organización y Funciones, cubre la organización estructural funcional de la

Empresa ColamolinaS.A, siendo su ámbito de aplicación todo el Personal que labora en las distintas
áreas de la Empresa, desde la Gerencia General, Gerentes de las Áreas Administrativas,
Operativas, Jefes de las distintas áreas, y Personal que labora en los distintos niveles.

C. APROBACIÓN

El Manual de Organización y Funciones de la Empresa Colamolina S.A., será aprobado por el

directorio de la empresa.

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TÍTULO II

ESTRUCTURA ORGÁNICA

JUNTA DE
DIRECTORES

GERENCIA
GENERAL

Gerente de
Operaciones

ADMINISTRACION CONATBILIDAD

VENTAS JEFE DE ALMACEN TESORERIA FINANZAS

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TITULO III

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1. JUNTA DE DIRECTORES

El presidente de la empresa es la máxima autoridad inmediata. Se encuentra ubicado entre los

niveles más altos de la organización..

A. PRINCIPALES FUNCIONES

a) Establecer políticas de acuerdo a los lineamientos de los accionistas.

b) Establecer objetivos estratégicos en áreas como satisfacción de intereses, producción,
rentabilidad, eficiencia, inversiones, desempeño de la organización, entre otros.
c) Ejecutar las disposiciones del directorio, así como ejercer la rentabilidad jurídica, comercial y
administrativa de la sociedad, en concordancia con las atribuciones que le confieren los
estatutos y el manual de organización y funciones.
d) Asegurar una buena alineación estratégica de la empresa.
e) Traducir los objetivos estratégicos en metas operacionales específicas.
f) Encargado de designar al Gerente General Adjunto, de acuerdo a las necesidades que
considere.
g) Sugerir a la Asamblea y a la Junta Directiva los medios y acciones queconsidere para
la buena marcha de la gestión de la empresa.
h) Presentar a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades.
i) Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y laJunta Directiva

2. GERENCIA GENERAL

La gerencia general es responsable del éxito o el fracaso de una empresa, por tanto es
indispensable dirigir los asuntos de la misma.

B. FUNCIONES GENERALES

a) Realizar actos y contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos clientes.

b) Firmar contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos clientes.
c) Fijar objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y
establecer procesos de control.
d) Traducir los objetivos estratégicos en metas operacionales específicas de cada área de la
empresa y verificar su cumplimiento.
e) Informar al Directorio las operaciones celebradas con accionistas, filiales o
vinculadas de los mismos.
f) Someter al Directorio, para su aprobación, los proyectos de la memoria y los
estados financieros, los presupuestos de la sociedad para cada año, así como
los programas de trabajo y demás actividades.
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g) Crear una estructura organizacional en function de la competencia del Mercado, de los

agentes esterno para ser mas competitivos y ganar mas cuotas de Mercado.
h) Definir a donde se va a dirigir la empresa en un corto, medio y largo plazo, entre otras muchas tareas

3. GERENTE DE OPERACIONES

Es el encargado de la administración de los recursos necesarios para el correcto funcionamiento

de una empresa.

C. FUNCIONES GENERALES

• Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos operativos del área a su cargo
y de los servicios de seguridad, vigilancia y resguardo.
• Diseñar Sistemas de Seguridad y planes operativos de acuerdo a lo establecido por la
gerencia general.
• Fijar los estándares de calidad de los productos que permitan asumir la responsabilidad del
patrimonio.
• Dictar los lineamientos de políticas, objetivos y metas del área traduciéndolos en planes de
acción, los mismos que deberán ser concordantes con las metas y objetivos de la gerencia.
• Administrar al personal operativo en cuanto a la asignación de puestos, descansos,
vacaciones, retenes y otros.
• Administrar eficientemente los recursos de la empresa tales como las maquinarias e equipos,
implementos de seguridad, vehículos y otros necesarios para sus operaciones, de tal forma
que éstos se encuentren en óptimas condiciones de uso y operatividad.
• Será el Representante del SGI para la Alta Dirección, se encargará de establecer,
implementar y mantener los objetivos del Sistema de Gestión Integrado en la organización.
• Evaluar la incorporación de nuevas tecnologías en todos los ámbitos de la Gerencia de
Operaciones, propiciando un ambiente adecuado para la innovación y desarrollo.

4. ADMINISTRACION

El administrador es el encargado de que el negocio alcance las metas financieras

marcadas para cada periodo

D. FUNCIONES GENERALES

 Es el representante legal de la empresa, con todo lo que ello, implica.

 Se encarga de las transferencias de dinero desde las cuentas de la empresa.
 Lleva al día – al menos en cuanto a funciones – los movimientos económicos de la empresa,
 Es el supervisor de las operaciones comerciales de compraventa de inmuebles, materiales,
bienes… de la empresa; así como de las inversiones que esta pudiera realizar.
 Responsable directo del logro de los objetivos que la organización se ha planteado.
 Planificarlas necesidades operativas y estratégicas y la disposición de los medios para
satisfacer a las mismas informar y responder ante la junta de accionistas el logro de las metas
establecidas

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5. CONTABILIDAD

Se encarga de gestionar y distribuir con eficiencia los recursos económicos de un negocio, además
el de realizar análisis financieros que ayuden a la compañía a crecer.

E. FUNCIONES GENERALES

 Planificar, organizar, dirigir, programar y controlar las actividades del área de contabilidad.
 Elaborar y presentar mensualmente los Estados financieros de la empresa, de acuerdo a los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Internacionales de
Contabilidad y las NIIF’s.
 Preparar y verificar la información contable de la empresa para fines tributarios.
 Revisar reportes o estados financieros y demás documentos contables resultados de la
gestión.
 Preparar la declaración y liquidación de impuestos mensuales.
 Análisis de cuentas contables listando el mayor o analítico del sistema automatizado para
revisar el detalle, verificar los datos ingresados con la documentación que la sustenta y
corregir los errores encontrados.
 Elaboración de Reportes Gerenciales que faciliten la interpretación correcta de la
información contable financiera.

6. VENTAS

el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de venta edemas
planear, ejecutar y controlar actividades en este campo.

F. FUNCIONES GENERALES

 Incrementar las ventas rentables.

 Optimizar las actividades de ventas
 Obtener de los recursos humanos y materiales rendimientos con el minino de esfuerzo
 Corregir la problemática surgida al ejecutar dichos planes y organizaciones.
 Superar Objeciones, si el cliente tiene objeciones deberán contestar con éxito.
 Finalización, después de eliminar objeciones, quedaría en cerrar la venta, puede implicar
escribir una factura y proporcionar cualquier información final al cliente.
 Seguimiento, es la ultima etapa. Después de que el producto o servicio ha sido entregado,
debes hacer un seguimiento a tu cliente para averiguar si esta satisfecho.y si no lo esta,
puedes trabaajar con tu cliente para conseguir resolverlos.
 Prospección, el representante de ventas buscan clientes nuevos y potenciales.
 Antes del Acercamiento, Se debe preparar para el primer contacto con el cliente potencial.
 Acercamiento, en esta etapa se da a conocer la perspectiva de la situación.
 Presentación, es cuando se presenta el producto o servicio que se ofrece.
 Verificar de manera oportuna las facturaciones finales a clientes, asi como administración de
los diferentes bonos y rebates que brinda la empresa.

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7. JEFE DE ALMACEN

La coordinación con otras áreas empresariales es capital para que el almacén pueda
gestionarse de manera adecuada y sea un centro de beneficio.

G. FUNCIONES GENERALES

 La dirección de las operaciones de entrada y salida de la mercancía. Lo que incluye la

elección y posterior supervisión de los procedimientos de manipulación de la mercancía en
su recepción y en su expedición; el control de la preparación de los pedidos y su posterior
carga en los vehículos de transporte; además de un control de la calidad de los productos
recibidos.
 El control de la circulación de los vehículos que transporten la mercancía de manera que
ésta resulte rentable y que cumpla con los criterios de seguridad.
 La verificación del cumplimiento de las órdenes de pedido, asegurándose de que los
procedimientos planeados se cumplan en el tiempo, con la calidad y la seguridad previstas.
 El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores y agilizar los procesos de
recepción de las mercancías y preparación de los pedidos.
 Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya sean medios materiales o humanos.
 Decide sobre los procedimientos de control de inventario y supervisa su cumplimiento.
Además, tiene que controlar los stocks y las condiciones en las que éste se almacena.
Decidiendo también la ubicación de la mercancía en el almacén, teniendo en cuenta las
características de la misma y las manipulaciones que vaya a sufrir.
 Gestionar el almacén en su sentido más amplio, eligiendo las políticas más rentables y de
acuerdo con la estrategia de la empresa.
 Mantener actualizada la información del stock del almacén.

.
8. TESORERIA
Velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepción y control de los
ingresos de la Institución y su adecuada y correcta distribución, coordinando y supervisando la ejecución
de los planes y programas de la unidad a su cargo.

H. FUNCIONES GENERALES

 Planifica las actividades a realizar por la Unidad de Tesorería, delegando

responsabilidades en cada sección y/o unidad a su cargo.
 Dirige, coordina y supervisa las actividades realizadas por las secciones y/o
unidades a su cargo.
 Dirige el proceso de emisión de cheques de acuerdo a las políticas financieras.
 Suministra información confiable sobre las disponibilidades bancarias para que las
unidades de Administración, Planificación y Programación Presupuestaria y
Vicerrectorado Administrativo puedan programar los desembolsos a realizarse.
 Suministra información confiable para que la Unidad de Administración,
conjuntamente con las autoridades tomen decisiones en relación a: colocaciones,
aperturas y cierres de cuentas bancarias.
 Coordina el proceso de transferencia de los recursos asignados por el Ejecutivo
Nacional, a las cuentas bancarias, de acuerdo con el presupuesto y la
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programación de gastos aprobados.

 Coordina el proceso de apertura de cartas de crédito y el trámite de su cancelación
a proveedores del exterior, a través de los bancos.
 Controla el movimiento de las diferentes cuentas bancarias mediante los procesos
ejecutados por las secciones y/o unidades adscritas al departamento.
 Mantiene informado al Jefe de Administración de cualquier irregularidad detectada
en el movimiento contable y/o financiero del departamento a su cargo.
 Analiza y controla el rendimiento por concepto de colocaciones financieras.
 Examina, analiza y evalúa el movimiento de ingresos y egresos de la institución.
 Dirige, coordina y supervisa los flujos de caja.
 Aprueba mediante firma: cheques, oficios y demás correspondencia del
departamento a su cargo.

9. FINANZAS

se encarga de supervisar el flujo de dinero y los activos que entran y salen de una empresa.

I. FUNCIONES GENERALES

 Planificación financiera.
 Flujos de caja real y proyectados.
 Negociación y relación con bancos.
 Preparación y programación de pagos y manejo de plataformas electrónicas
 Mantener al día el registro contable de las operaciones de ingresos y egresos de la
empresa.
 Emisión de cheques, vouchers, conciliaciones bancarias diarias, posición de bancos diaria.
 Dirigir el control y gestiones de cobranza de las cuentas por cobrar.
 Elaboración de reportes a gerencia: cuotas por cobrar, líneas de crédito, financiamientos,
reportes previsionales
 Asegurar la disponibilidad de los fondos
 Operaciones de pago externo e interno
 Emisión y seguimiento de las cartas fianzas
 Emisión de reportes financieros.
 Desempeñar las demás funciones afines que le asigne

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