ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano
Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la
documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma
autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación
unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto, la fecha de emisión también estará a su
cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario
documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con
instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la
información documentada ó montar los procedimientos operativos?
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información
Documentada y justifique su respuesta.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa
Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
DESARROLLO
1. Primero que todo se realizara las dos cosas al mismo tiempo, porque según como lo
establece la NTC ISO 9001:2015, la información documentada va ligada a la constancia del
resultado de dicha aplicación de los respectivos procedimientos operativos. Y por tal razón
los controles van de acuerdo a los procedimientos establecidos. Se recomienda realizar los
mecanismos al mismo tiempo para que el diseño de la documentación, formatos, orden,
nomenclaturas son precisos para estandarizar los procesos y a medida que se van
estableciendo ir haciendo las respectivas correcciones.

2. El proceso que correspondería para el procedimiento de control de la información

documentada es la Elaboración de procedimientos e Instrucciones de Trabajo. Ya que son
una etapa importante para la elaboración de los diferentes procesos y procedimiento de la
organización.

3. DISEÑO DE INFORMACION

INFORMACION GENERAL
OBJETIVO: Control de la documentación de la empresa CONFECCIONES SAS.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los

documentos del SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CONFECCIONES SAS.
DEFINICIONES:
Creación: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los
siguientes lineamientos :
 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la
Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada
mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
 Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos: deberán ser
aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o
guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y
quién utiliza el formato.
Revisión Y Aprobación:
La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará a cargo del
líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina). La
responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo
de la Oficina Asesora de Planeación.
Identificación: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de
acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
Divulgación: Es necesario divulgar el sistema de calidad, ya sea capacitando o
involucrando al personal en las tareas de implementación del sistema de calidad. Esto
último es recomendable ya que al lograr la participación y el compromiso del personal se
obtiene un proceso de implementación más efectivo, y al mismo tiempo se está
capacitando en la implementación del sistema.
Control De Cambios: Cuando la empresa determina que existe una necesidad de cambiar
el Sistema de Gestión de la Calidad, se realiza de forma controlada. Todos los cambios se
tienen que planificar y después se deben ratificar. Se debe evaluar la integridad del
Sistema de Gestión de la Calidad ya que puede verse comprometida como el resultado al
realizar el cambio.
Referencias De Documentos:
 ISO 9001:2015Sistemas de Gestión de Calidad.

PROCESO CODIGO
PROCESOS ESTRATEGICOS 1. Gestión Gerencial A1
2. Gestión De La Calidad A2
1. Diseño y Patronaje B1
2. Extendido y Mercado y Corte B2
PROCESOS MISIONALES 3. Confección, Revisado, Y B3
Etiquetado
4. Acabados B4
PROCESOS DE APOYO 1. Clientes C1
2. Compras C2
3. Mantenimiento C3
4. Talento Humano C4

DOCUMENTO CODIGO
CARACTERIZACION DE PROCESOS CP
PROCEDIMIENTOS PR
FORMATO FT
GUIA GA
INSTRUCTIVOS IS
PROTOCOLO PO
MATRIZ DE RIESGOS MS