FACULTAD Negocios

CARRERA PROFESIONAL Administración

CICLO 8

CURSO Auditoria Administrativa

TEMA Auditoria Estaciones de Servicios

PECSA Trujillo

ESTUDIANTES: LEON ALCALDE, HENRY

OSORIO FERNANDEZ DANIEL
OCHOA PASAPERA HENRY
MANDROS CARAZAS
DOCENTE

Dra. Victoria Haydeé Vejarano García

TRUJILLO – PERÚ
2018
 I. OBJETIVOS DEL EXAMEN:

OBJETIVO GENERAL
La evaluación tendrá como objetivo la gerencia de Estaciones de Servicio
enfocando la Auditoria para determinar el grado de cumplimiento operacional.

OBJETIVO ESPECIFICO:

Se evaluara el cumplimiento de acuerdo a lo establecido al procedimiento:

“Manejo de Efectivo: Arqueos de Caja a representantes de servicio y montos
máximos permisibles”

II. ALCANCE DEL EXAMEN:

La presente auditoria se realiza de conformidad a las normas de auditoria de

control interno, políticas internas de las empresas y leyes. Abarcara el periodo del
año Mayo 2018 y en el área de Estaciones de Servicio.

Hecho por : R.M.C

Fecha :

Revisado por : V.V.G. P/T1

Fecha :
III. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD

La empresa PECSA se encuentra en la ciudad de Trujillo, departamento La

Libertad, se dedica a la Actividad de Venta al por menor de combustible a
vehículos. Con autonomía política, económica y administrativa en asuntos de su
competencia.
Constituida con escritura pública del 16 de Julio 1996, con domicilio Av. Anares
Reyes 360 San Isidro
IV. NORMATIVIDAD APLICABLE

Las normativas legales que son aplicables a la empresa El SOL SAC son las
siguientes:
- La Nueva Ley General de Sociedades ley Nº 26887.
- Escritura de constitución.
- Estatutos de la empresa
- Manual de Organización y Funciones del Área de Caja.
- Organigrama y Manual de Organizaciones y Funciones.
- Impuesto a la renta.
- Lista de principales ejecutivos
- Extractos de actas de Directorio y junta de accionistas.
- Norma referida a la depreciación. NIC 16
- Directivas y reglamentos internos.
- Plan de cuentas
- Plan operativo anual y su evaluación.
- Lista de libros y registros contables
- Revisión y sistemas de la empresa
- Extractos de observaciones y recomendaciones importantes de auditoria
interna y su seguimiento.
- Balance de comprobación y saldos, etc.
- Informes de auditoria.
 V. INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA

N° ACTIVIDADES A REALIZAR FECHA DE INICIO FECHADE TERMINO

1 Obtención del informe Preliminar 10/05/18 11/05/18
2 Formulación de Memorando de 11/05/18 14/05718
Planeamiento
3 Trabajo de Campo 11/05/18 07/06/18
4 Reunión de Gabinete 15/05/18 18/06/18
5 Desviación de Cumplimiento 08/06/18 12/06/18
6 Comunicación y Evaluación de 13/06/18 14/06/18
Desviación de Cumplimiento
7 Formulación de observaciones 15/06/18 18/06/18
8 Borrador de Informe 19/06/18 20/06/18
9 Reunión con Gerencia 21/06/18 21/06/18
10 Informe final 22/06/18 22/06/18
11 Presentación y sustentación 25/06/18 25/06/18
Informe final
12 Entrega de Informe

Hecho por : R.M.C P/T2

Fecha :

Revisado por : V.V.G.

Fecha :
 ACTIVIDADES MES DE MAYO 2018 MES DE JUNIO 2018
N°
A REALIZAR
10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 31 1 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18

Obtención del
1 informe
Preliminar

Formulación
2 Memorando de
Planeamiento

Trabajo de
3
Campo

Reunión de
4
Gabinete

Desviación de
5
cumplimiento

Comunicación y
6 Evaluación de
Hallazgo

Formulación de
7
observaciones

Borrador de
8
informe

Reunión con
9
gerencia

10 Informe final

Presentación y
11 sustentación
Informe final

Entrega de
12
Informe
VI. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS Y SIGNIFICATIVAS

Áreas Críticas Riesgos

 Caja (Valores Negociables) Alto

 Almacén Moderado
 Cuentas por cobrar. Alto
 Activo Fijo Bajo.
VII. PUNTOS DE ATENCIÓN:

- Los puntos de atención a considerar en la auditoria (arqueo de caja).

- Verificación de documentos fuentes (contables y no contables) de caja.
- Confirmación del efectivo.
- Verificación de documentos fuentes de Inventario.

VIII. FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD A EXAMINAR

Los funcionarios que laboran en la empresa son:

N NOMBRE Y DIRECCI TELEF
º APELLIDOS CARGO ON ONO DNI VIGENCIA.

Av. La
0 Administra Marina 45678
1 Escobedo Daniel dor 559 207681 958 Actual
Representa Av. La
0 nte de marina 56473
2 Argomedo Milagritos servicio 559 207681 894 actual
Representa Av. La
0 nte de marina 48392
3 Leitas Alex servicio 559 207681 745 actual
 PRESUPUESTO DE TIEMPO

El presupuesto de tiempo asignado para el desarrollo de los trabajos es:

Nº de
Nombres y Apellidos Cargo Costo Total
horas x hora
Victoria Vejarano García Supervisora 256 S/48.00 S/12,282
Jefe de
Roberto Mandros Caraza comisión 256 S/45.00 S/11,520
Auditor
Henry Ochoa Pasapera Senior 256 S/40.00 S/10,240
Auditor
Daniel Osorio Fernandez Junior 256 S/35.00 S/8,960
Henry León Alcalde Auditor 256 S/30.00 S/7,680
TOTAL S/ 50,682

Trujillo 07 de Julio del 2018

____________________ _________________________

Auditor Encargado Supervisor de Comisión

Henry León Alcalde Dra. Victoria Vejarano García
 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTOS REF HECHO POR FECHA TERMINO

DE AUDITORIA P/T
Verificar si se tiene 11/05/18 IDOF 08/06/18
definido con
objetividad, la
misión y visión de la
empresa

Ahora solicitaremos la misión y visión de la empresa.

MISION, nuestro momento actual

En el grupo PECSA tenemos como objetivo principal cumplir en el sentido más

amplio posible con nuestros clientes, ejecutando nuestros proyectos y obras
conforme a sus expectativas y proponiendo soluciones innovadoras que
contribuyan al progreso y la mejora de los proyectos en los que participamos, con
una política de precios muy competitiva.

VISION, lo que nos orienta en el camino que vamos a recorrer

Ser un grupo innovador en permanente actualización y mejora de estrategias y

modelos de gestión, que unido a nuestra experiencia y seriedad, siga siendo
referente en la ejecución de cualquier tipo de trabajo dentro del mundo de la
Promoción, Construcción y Restauración.

Con ello hemos logrado en estos más de 75 años de trayectoria: fidelidad de

nuestros clientes, rentabilidad a largo plazo para nuestros accionistas y una
estabilidad a toda prueba en el sector, aún en los momentos más difíciles.

Conformidad
Se audito a la empresa PECSA,solicitando la misión y visión de la empresa.
Se constata la misión y visión de la empresa en su pagina web y también gracias a
2 acontecimientos importantes que son vitales para el crecimiento de la empresa,
ya que con esto cumplen la misión y visión de la empresa en ser un grupo
innovador permitiendo asi desarrollo empresarial como son:
 Se implementó un almacen para abastecimiento de combustible.

 En el año 2016, PECSA inicia la implementación de su nuevo ERP SAP,

uno de los proyectos más importantes de la empresa.
Con esta nueva herramienta, PECSA prevé mejorar el control de sus
procesos y la calidad de la información de gestión, agilizando la toma de
decisiones y pudiendo así adecuarse rápidamente a los diversos cambios
en el entorno que enfrentan las organizaciones de mayor crecimiento en el
país.

La ejecución de este proyecto le permitirá a la empresa de distribución y

comercialización de combustibles y derivados de hidrocarburos en el país,
optimizar los procesos administrativos, logísticos y comerciales, además de
contar con un sistema que posee soporte local y mundial.
PROCEDIMIENTOS REF HECHO POR FECHA TERMINO
DE AUDITORIA P/T
Verificar si la 11/05/18 HALA 08/06/18
empresa cumple
con las
obligaciones de
gestión ambiental
y seguridad.

Se pudo verificar que si se ejecutan constantemente monitoreo ambientales de

acuerdo con los compromisos asumidos y obligaciones establecidas a través de
los estudios ambientales existentes en todas las Estaciones de Servicio y Planta
de Envasado de GLP, reportándose todos los resultados a las autoridades
correspondientes.
También se encargan de gestionar los riesgos, planificando e implementando
procedimientos, instructivos y programas de gestión donde se establecen los
controles operativos para el desarrollo de actividades seguras; teniendo como
base la capacitación, comunicación y participación del personal, verificando y
seguimiento de los planes de acción y entrenamiento a las brigadas
asegurándonos una respuesta adecuada ante cualquier contingencia.
 Trujillo 10 de Mayo del 2018
Carta N° 001 – 2018
Señor(es):
Peruana de Combustibles S.A.C. - PECSA
Sr. José Rivas
Gerente Sucursal Trujillo

Asunto: requerimiento de documentación e información auditoria

2018 - rubro operaciones y seguridad financiera.

De nuestra considideración.

Con el objetivo de dar inicio al presente examen de Auditoria Administrativa en

operaciones y seguridad financiera a su reperesentada en el presente año
agradeceré remitir la documentación e información solicitada:

Documentos Institucionales y Normativos:

1. Documentación con la Misión y Visión de la Empresa

2. Procedeimientos en Manejo de Efectivo: Arqueos de caja a representantes
de servicio y montos máximos permisibles.
3. Certicicados de Salud Ambiental y Responsabilidad Social
4. Listado de personal Representante de Servicio (RS)

La presente solicitud documentaria es para dar inicio a la auditoria; si es

conveniente en el transcurso de la misma se estara solicitando la documentación
necesaria para el desarrollo optimo de la presente auditoria.

Solicitamos la documentación para el dia Lunes 12-06-2018 para la preparación y

verificación en el trabajo de campo dentro del proceso del mismo; atento a
cualqueier sugerencia sobre la presente.

Agradecido de su amable atención.

Atentamente
 REF HECHO FECHA
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OBSERVACIONES
P/T POR TERMINO

Verificar el procedimiento
"Manejo de Efectivo: Arqueos
de caja a representantes de 11/05/2018 HJOP 07/06/2018
servicio y montos máximos
permisibles"

De acuerdo a lo establecido en el procedimiento "Manejo de Efectivo: Arqueos de

caja a representantes de servicio y montos máximos permisibles", los
Representantes de Servicios (RS) en las Estaciones no podrán portar una
cantidad de efectivo mayor a la que se hubiese determinado y comunicado por
parte de la gerencia. Es así que, como parte de las visitas de auditoría, se
procedieron a realizar las verificaciones correspondientes sobre los controles
establecidos relacionados con el manejo de efectivo por parte de los RS. Las
pruebas realizadas se basaron en los siguientes aspectos:

1. Flujogramas sobre manejo de efectivo firmados para todos los empleados

de la estación.
2. Revisión de los registros de spot check para los últimos 2 meses (Abril 2018
y Mayo 2018).
3. Ejecución de un spot check junto con el Jefe de estación.
4. Revisión de los comprobantes de depósito para un día seleccionado por la
auditoría.

Como resultado de las pruebas realizadas, se identificaron las siguientes

situaciones:

1- Empleados por los que no se entregó evidencia de la firma al Flujograma de

Manejo de Efectivo
De acuerdo al procedimiento de manejo de efectivo vigente, el total de empleados
que se encuentre laborando en las estaciones de servicio debe haber firmado el
correspondiente “Flujograma de Manejo de Efectivo”, documento en el cual se
detalla información como:

 monto máximo permisible por estación,

 procedimiento de rendición en caja fuerte, entre otros.
Sin embargo, de la visita a las estaciones de servicio, se observó que en la
estacion al menos 1 RS no contaba con evidencia del documento firmado. A
continuación se resume el hallazgo
 N° de empleados sin % de empleados sin
Estación N° de empleados
flujograma flujograma

Chalan 20 11 55%

9 de octubre 15 6 40%

Total 35 17 48.6%

2. Empleados con montos mayores a lo permitido para la estación durante la

ejecución del spot check
Adicionalmente, durante las visitas realizadas a las 2 estaciones seleccionadas, se
acompañó al Jefe de Estación durante la ejecución del Spot check del turno en
curso. Es así que en las 2 estaciones, se observó que el personal contaba con
montos de efectivo superiores a los indicados en la política de la Compañía, a
continuación se muestran los casos observados por estación:

- Estación El Chalan: Spot check realizado el día 03/06 entre las 12:58 pm, el
Jefe de Estación seleccionó a 3 RS que se encontraban laborando en pista;
se observó que 2 empleados habían superado el monto de efectivo
permitido:

Monto máximo Monto observado en Monto por encima de

Nombre de empleado % por encima
permisible (S/.) spot check (S/.) permisible (S/.)

Lorena Luna 508.6 158.6 45%

José Antonio Luque 350 377.8 27.8 8%

Yenny Dávalos 322.4 - -

- Estación 9 de Octubre: Spot check realizado el día 04/06 alrededor de las

7:15 pm, el Jefe de Estación seleccionó a 2 RS que se encontraban
laborando en pista; se observó que ambos empleados habían superado el
monto de efectivo permitido

Monto máximo Monto observado en Monto por encima de

Nombre de empleado % por encima
permisible (S/.) spot check (S/.) permisible (S/.)

Marisol Bernal 459.4 109.4 31%

350

Mery Berrocal 442.1 92.1 26%

3. Comprobantes de depósito en los que se evidencian abonos por montos de
dinero superiores a los que está autorizado el personal a manejar

- En el formato de "Depósitos en efectivo soles y dólares", el personal

registra el total de depósitos en efectivo que realiza diariamente a la caja
fuerte de la estación.
- Es así que como parte de la auditoría, se seleccionó aleatoriamente una
muestra de 2 empleados por la estación, por los cuales se revisaron los
formatos de depósito que hubiesen completado en un día determinado.
- Cabe mencionar que en todos los depósitos observados, esta situación se
identificó pues fueron registrados como depósitos por montos permisibles
(por debajo de los S/350) pero realizados de forma simultánea. A
continuación se detallan los hallazgos encontrados:

Hora N° depósitos Monto Total Monto por encima del

Nombre de empleado
depósito simultáneos Depositado (S/.) permisible (S/.)

Yenny Dávalos 08:38 2 600 250

09:30 2 600 250

10:55 2 600 250

12:29 3 900 550

13:20 2 600 250

14:01 2 600 250

14:30 2 668.7 318.7

Martín Huerta 17:11 2 600 250

 Hora N° depósitos Monto Total Monto por encima del
Nombre de empleado
depósito simultáneos Depositado (S/.) permisible (S/.)

17:47 2 600 250

18:53 2 600 250

19:41 2 600 250

20:12 2 600 250

21:32 2 600 250

Sofía Torres 18:12 2 600 250

19:40 2 600 250

21:37 2 600 250

22:40 2 575.5 225.5

Lorena Luna 08:43 3 900 550

10:58 2 600 250

14:30 3 369.3 19.3

Jose Antonio Jarpi 10:52 2 600 250

- Por esta estación, se realizó una verificación adicional, recurriendo a la

información de ventas registrada en el sistema para cuantificar cuánto
dinero en total tenía el RS previo al depósito observado. Se seleccionaron 2
situaciones para analizar. A continuación se resume la prueba realizada:
-

Hora depósito Monto total por Monto por encima del

Empleado % por encima
seleccionado transacciones (S/.) permisible (S/.)
Lorena Luna
08:43 1,162.00 812.00 232%

Yenny Dávalos
12:29 1,028.89 678.89 194%

Total 2,190.89 1,490.89 213%

- Riesgo Potencial: El impacto importante se generaria en pérdidas

económicas por asaltos de delincuentes comunesy el propio personal por la
falta de control del efectivo que manejan los RS.

- Origen: Inadecuados mecanismos de control para el manejo de efectivo en

las estaciones de servicio.

- Recomendaciones:
 Regularizar la firma de los Flujogramas de Manejo de Efectivo para
los empleados identificados.
 Elaborar un cronograma para el seguimiento a la renovación de la
firma del Flujograma de Manejo de Efectivo.
 Reforzar a través de capacitaciones con los representantes de
servicio (RS) que laboran en las estaciones los siguientes aspectos:
 Implementación de control dual en los procedimientos de Manejo de
Efectivo para los RS Y Jefes de estación.
 Monto máximo permisible e importancia de no superarlo durante su
turno de trabajo.
 Forma adecuada para completar los formatos de control y
requerimientos para su validación correspondiente (firmas
obligatorias).
 REF HECHO FECHA
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OBSERVACIONES
P/T POR TERMINO

Verificar el procedimiento
"Vigencia de los Carnet de 12/05/2018 RCMC 08/06/2018
Sanidad de los Colaboradores"

De la solicitud de las credenciales por el total de empleados que laboran en las 3

estaciones de servicio visitadas, se identificó que en las 3 estaciones, al menos 1
empleado no contaría con la credencial vigente. A continuación se resumen los
casos identificados por estación:

N° de empleados sin % de empleados sin

Estación N° de empleados
carné vigente carné vigente
La Calera 40 16 40%
Principal 19 7 37%
Santa Amalia 17 1 5%
Total 76 24 32%

Cabe mencionar que, en caso de una posible fiscalización municipal, el identificar

trabajadores laborando sin la credencial correspondiente podría exponer a la
Compañía tanto a sanciones económicas como a la clausura temporal de sus
establecimientos dependiendo el distrito.

- Riesgo Potencial: Posibles sanciones debido a que los trabajadores de las

estaciones de servicio propias no cuenten con el carné de salud / sanidad
obligatorio.

- Origen: Inadecuados mecanismos de supervisión en la documentación de

los colaboradores.

- Recomendaciones:

 Implementar el registro de vencimiento de los documentos de los

colaboradores en el ERP SAP