SGC-EMPA-PR-RH-001

PROCESO DEL DEPARTAMENTO SEPTIEMBRE 7 DEL 2015

DE RECURSOS HUMANOS VER1.0

1. Objetivo:
Seleccionar el candidato idóneo y elevar las competencias del personal.

2. Alcance
Desde el Proceso de reclutamiento hasta la desvinculación.

3. Autoridad y Responsabilidad.

3.1 Autoridad
De las decisiones a tomar en las disposiciones de este procedimiento está dada por el Gerente
General.
3.2 Responsabilidad.
De la correcta implementación de las disposiciones de este procedimiento, es de la Jefe de
Recursos Humanos.

4. Definición

4.1. Computrabajo: Aplicación para ofertar Empleos.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES BÁSICAS

Etapa Registro Descripción Responsable

Reclutar Requisición Buscar las hojas de vida a través de las siguientes
Personal de la vacante fuentes de reclutamiento:
SGC-EMPA-
FR-RM-001 Internas Jefe de Recursos
a) Conocidos de los empleados de la propia Humanos.
empresa
b)Promociones de alguno de los empleados o
traslados de área
Externas
a) Pagina Web Computrabajo o similares.
b) Anuncios a través de los medios de
comunicación o los medios especializados.
c) Solicitudes de los candidatos. Candidatos que
nos envían sus Hojas de Vida directamente
d) Instituciones educativas.
e) Recomendaciones de proveedores o clientes

Una vez definidas las hojas de vida se hace una

preselección donde se eliminan los candidatos
poco interesantes o que se alejan del perfil de la
vacante.
Esto se hace con base en la documentación
presentada por los aspirantes (Hoja de Vida y sus
anexos).
Por política de la empresa no se tendrán en cuenta
las hojas de vida de candidatos que sean familiares
de los empleados de la empresa, a no ser que
exista autorización previa por parte de la Gerencia
General.

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Seleccionar Hojas de Vida  Llamar candidatos a entrevista preliminar

 Confrontar si el candidato cumple con la
descripción del perfil.
 Solicitud de documentos soportes de
Formato estudios y experiencia.
Datos básicos  Entrevista con dueño del proceso que
empleado generó la vacante
nuevo  Entrevista con el Gerente General o el
Gerente Operativo. (según el cargo).
 Aplicación de pruebas de conocimientos
del cargo según el área y pruebas de
habilidades. Si no pasa el examen en su
totalidad, se revisa cuáles son los
requerimientos mínimos indispensables de
la vacante y se evalúa si con capacitación
se puede llegar al perfil requerido.
 Solicitud de estudio de seguridad y
verificación de datos y referencias (según
procedencia del candidato).
 Orden de Examen Médico SGC-EMPA-
FM-RH-003
 Se entrega al seleccionado la relación de
documentos requeridos para su vinculación
a la empresa y se solicita diligencie. el
Formato datos básicos empleado nuevo
SGC-EMPA-FM-RH-007. Los documentos
son los siguientes y deben ser entregados
antes de su ingreso:
 - Fotocopia certificado judicial actualizado.
 - Fotocopia cédula de ciudadanía.
 - Fotocopia libreta militar.
 - Certificaciones Laborales
 - Dos recomendaciones personales
 - Fotocopia certificados de estudios.
 - Certificado de la Eps
 - Certificado del Fondo de Pensión
 - Foto fondo azul 3 x 4
Contratar Contrato de  Se diligencia conjuntamente con el Jefe de Recursos
Trabajo seleccionado el formato de novedades de Humanos.
Formato de nómina donde se especifican los datos
Novedades necesarios para realizar el contrato y las
Afiliaciones a afiliaciones a salud y pensión.
EPS y  Se le solicita al seleccionado diligencie los
Pensión. formularios de salud y pensión. Estos
SGC-EMPA- documentos deben ser radicados en estas
FM-RH-002 entidades el día del ingreso del candidato.
Existen dos tipos de inducción Dueño del proceso que
a) Inducción General: Dictada por el Jefe de Recursos genero la vacante
Humanos, donde se le informa la estructura
organizacional de la empresa, las unidades de negocio

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que la conforman, las políticas de calidad y demás datos

Inducciones y Presentación relevantes que lo ubique en el contexto general de la
Capacitaciones Compañía. Se hace la presentación del nuevo
funcionario a toda la Compañía, por medio de Correo Jefe de Recursos
Electrónico.
b) Inducción en el puesto de Trabajo: Es realizada por el
Humanos.
jefe directo en el cual lo sitúan en la labor diaria que va a
realizar y las herramientas de trabajo que utilizará. Se
diligenciara el SGC-EMPA-FM-RH-008, el cual deberá
ser enviado en original al Jefe de Recursos Humanos.

Evaluar el Análisis de El Jefe de Recursos Humanos, al mes y medio de Dueño del proceso que
Periodo de desempeño labores del recién contratado, pasará al dueño del genero la vacante
Prueba periodo de proceso la Evaluación del Análisis de Desempeño
prueba del periodo de prueba el cual debe ser diligenciado
SGC-EMPA- y devuelto al Departamento de Recursos
FR-RH-004 Humanos. Si el funcionario no aprueba la Jefe de Recursos
evaluación, se procederá a la desvinculación del Humanos.
mismo o si requiere capacitación, se efectuará la
solicitud correspondiente
Programar Formato Los funcionarios que han cumplido un año de Funcionario involucrado
Vacaciones solicitud de labores, tienen derecho a quince días hábiles de
vacaciones vacaciones remuneradas. La época de las
SGC-EMPA- vacaciones debe ser señalada por la empresa y
FM-RH-006 deben ser concedidas oficiosamente o a petición
del funcionario, sin perjudicar el servicio de la
empresa. El funcionario diligencia el formato Jefe de Recursos
solicitud de vacaciones y lo entrega al jefe de Humanos.
Recursos Humanos, previamente aprobado por su
jefe inmediato, para su correspondiente liquidación.
Es permitido solicitar liquidación de vacaciones en
Dinero, máximo la mitad de un periodo de
vacaciones causadas, para lo cual se debe
diligenciar el formato Solicitud Vacaciones en
Dinero
Descuentos Autorización Con el fin de legalizar los descuentos por nómina, Funcionario Involucrado
por Nómina de descuento realizados a los funcionarios de la Empresa, se
por nómina debe tramitar previamente el formato Autorización Jefe de Recursos
SGC-EMPA- de descuento por nómina, el cual debe ser Humanos
RM-RH-005 entregado al Jefe de Recursos Humanos, quien a
su vez informa al área contable, para realizar los
correspondientes registros

Desvincular Carta de Cuando por cualquier causal algún funcionario Jefe de Recursos
despido deba ser despedido, el jefe directo deberá reunirse Humanos.
con el dueño del proceso y discutir la situación.
Una vez se reitere la desvinculación, deberán
informar al Jefe de Recursos Humanos para la
elaboración de la carta de despido, la cual será
entregada directamente por el dueño del proceso.
Copia de la carta y el SGC-EMPA-FM-RH-009,
será remitida al Departamento de Contabilidad
para la Elaboración de la liquidación de sus
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prestaciones.

Por renuncia Cuando el funcionario decida por su voluntad

Voluntaria. retirarse de la compañía, deberá presentar su carta
de renuncia, al Jefe directo, el cual se reunirá con
el funcionario y discutirá el motivo de la renuncia, si
después de esto no se puede cambiar la decisión
el jefe directo firmara la carta y la entregar a Jefe
de Recursos Humanos y copia de la carta y SGC-
EMPA-FM-RH-009 será remitida al Departamento
de Contabilidad para la Elaboración de la
liquidación de sus prestaciones.

Desvincular Certificación Se entregara el formato SGC-EMPA-FM-RH-003, Jefe de Recursos

laboral, Carta el ex funcionario se remitirá a la empresa que Humanos.
retiro de presta este servicio, una vez realizado el examen,
cesantías, el ex funcionario remitirá el certificado al jefe de
Orden de
examen
recursos humanos.
médico de Junto con la liquidación del contrato de trabajo, se
retiro realizara la entrega de la certificación laboral, carta
de retiro de cesantías.

6. REGISTROS.

SGC-EMPA-FM-RH-001 Requisición de personal

SGC-EMPA-FM-RH-002 Novedades de nómina
SGC-EMPA-FM-RH-003 Examen médico de ingreso
SGC-EMPA-FM-RH-004 Análisis de desempeño periodo de prueba
SGC-EMPA-FM-RH-005 Autorización descuento por Nómina
SGC-EMPA-FM-RH-006 Solicitud de Vacaciones.
SGC-EMPA-FM-RH-007 Requisitos Documentales Para Ingreso
SGC-EMPA-FM-RH-008 Requisitos Documentales Soporte de Capacitación de Puesto.
SGC-EMPA-FM-RH-009 Requisitos Documentales Soporte De Paz Y Salvo De Retiro

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