1

GESTIÓN DE PROYECTOS – SESION 01

LA GESTION DE
PROYECTOS

Mg. Eric Canepa Montalvo

 2

I. Selección y Desarrollo de Idea de Proyecto

La Gestión de Proyectos
Conceptos introductorios
Tipología
Estudios de viabilidad
Etapas
Proceso de estudio del
proyecto

Mg. Eric Canepa Montalvo

Definición de proyecto

¿Qué es un Proyecto?

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y

controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las
limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad

en la gestión de proyectos”
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos

¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?
¿GESTIONAR MATERIALES?
¿CONSEGUIR PERSONAS?
¿CREAR CRONOGRAMAS?

 Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los

aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están
involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos
PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las
necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del
proyecto, equilibrando:
CALIDAD
Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad
Requisitos Objetivo
Las necesidades o requisitos identificados
Los intereses de las partes implicadas ALCANCE

COSTE Gestión de TIEMPO

riesgos
1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

4.5

• Fase inicial . Diseño 3.5

Nivel de coste y
2.5

• Fases intermedias .

personal
2

Ejecución 1.5

0.5
• Fase final. 0

s
io

al
ia

fin
ic

ed
in

m
s
se
fa
inicio fases medias final

Tiempo
1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS
Planificación y selección de ideas
¿Y vosotros? ¿Qué
Priorización de ideas (criterios) ciclos de vida tienen
(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*) vuestros proyectos?

FASES PROYECTO
Diseño del proyecto
Planificación (recursos/medios…)
 Fase de información, consenso
 Fase de ejecución
 Fase de seguimiento y revisión
 Difusión y comunicación
LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto

1.1 Análisis de los requisitos del proyecto

1.2 Definición del alcance

1.3 Definición de los objetivos

1.4 Identificación y segregación de tareas

1.5 Gestión de riesgos

3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto

F.06
REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
REQUISITOS
SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO

REQUISITOS DE LA
REQUISITOS DE REQUISITOS
REQUISITOS GESTIÓN DEL
COMERCIALES
LA JUNTA DEL PROYECTO
PROYECTO
REQUISITOS DE
MARKETING

REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIÓN
3.1.2. Definición del alcance

F.07

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo

necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma
con éxito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar
un servicio con las características y funciones especificadas.
 Procesos
 Lugar
 Participantes
3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto

F.07

Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:

 Specific * específico: definición

 Measurable * medible: control
 Assignable * asignable: responsabilidades
 Realist * realista: recursos
 Time related *relacionado con tiempo: plazos
3.1.4. Identificación y segregación de tareas

1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a:

Agrupar actividades/tareas relacionadas

dentro de un mismo paquete de trabajo

Escindir la responsabilidad entre los

distintos componentes del equipo

Minimizar los interfaces entre los

distintos paquetes de trabajo
3.1.4. Estructura del proyecto

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y

minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las

tareas del Proyecto.

Actividades:
– Sencillas
– Descomposición detallada  para evitar el desperdicio de recursos
– Completas: gestión autónoma
– Asignadas a un responsable único
– Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

DISEÑO DEL PROYECTO

Paquetes de
trabajo
PLANIFICACIÓN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS

ADQUISICIÓN
INFORMACIÓN, CONSENSO
MATERIALES/SERVICIOS

PREPARACIÓN DEL
PRUEBA PILOTO
MATERIAL

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y CIERRE DIFUSIÓN

 3.1.5. El riesgo

¿ A qué llamamos riesgo?

 Cualquier contingencia que puede

ocurrir, que provoque que el
resultado real de una actividad se
desvíe significativamente del
resultado esperado.

 Esa desviación puede ser tanto E.mail: me he dado cuenta de que

positiva como negativa. cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos más. Desde ahora queda
Efectos positivos  oportunidades prohibido resolver problemas.
Efectos negativos  amenazas
 3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

F.09
1. Identificación y caracterización de riesgos.
2. Cuantificación de riesgos.
3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
4. Supervisión y Control de los riesgos.

 Herramientas:
 Cuantificar riesgos OBJETIVO I MUY
I BAJO I MEDIO I ALTO
I MUY
PROY. BAJO ALTO
 Matrices de
priorización. Coste ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

 Árbol de decisión Tiempo ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

 Check list
 DAFO Plazos ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
3.1.5. Tipos de riesgos

 Aceptables y no aceptables
 Evitables e inevitables
 A corto y largo plazo
 Positivos y negativos
 Gestionables y no gestionables
 Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o
previsibles)

PERSONAL COSTES CALENDARIO

Coste externos no
Personal desmotivado Inadecuada planificación
planificados
Responsabilidad toma de Mayores costes
Retraso en financiación
decisiones indefinida subcontratas
 3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

F.09

“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”

El control y prevención de los riesgos consiste en:

 Descripción del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de acción)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”

 La elaboración de un
proyecto se justifica según
dos factores:
 Económicos, expresados
como la necesidad de evitar
desperdicios, ahorrar costos,
conseguir recursos, etc.-
Justificación de los  Logros, que se manifiestan
Proyectos (I) en términos de alcanzar los
objetivos propuestos,
asegurar los efectos
deseados, evitar desvíos en
resultados pero también en
uso de recursos, conseguir
las metas en tiempo y
calidad, etc.
 Justificación de los Proyectos (II)
Se pretende entonces, que los
recursos se asignen eficientemente
para solucionar un problema y que la
solución así obtenida sea eficaz para
satisfacer al cliente. Se pretende
también la satisfacción de los
intereses privados y de la sociedad en
su conjunto. Dentro del concepto de
“bienestar” no esposible mantener
estos dos puntos de vista en contravía.
FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN (I)
Debe quedar claro que la
Formulación y Evaluación de
Proyectos obliga a precisar unos
objetivos, establecer unos
cursos de acción y a pensar
anticipadamente en los
resultados de un proyecto, para
garantizar la asignación
adecuada de los recursos para
satisfacer las necesidades de la
comunidad
  El proyecto se convierte en
la Unidad específica
mediante la cual se planea
dar solución a una
necesidad determinada
aprovechando una
oportunidad o solucionando
Formulación un problema.
y Evaluación  La formulación y evaluación
de Proyectos de proyectos puede
considerarse como la
herramienta idónea de la
(II) gerencia para permitir el
análisis y el control
adecuado de los procesos
de inversión contenidos
integralmente en un
proyecto.
  El Objetivo de la
Formulación y evaluación de
proyectos es verificar que los
Formulación y efectos e implicaciones
Evaluación de económicas , técnicas,
Proyectos (III) financieras, institucionales,
políticas y organizativas de
asignar recursos hacia el
logro de un objetivo,
generen una relación
beneficio-costo adecuada.
 En el proceso de
elaborar el PROYECTO
de inversión hay una
secuencia lógica que
coincide con las etapas
ETAPAS DE propias de los procesos
UN de decisión, pero en este
caso específico hacen
PROYECTO (I) referencia a las
actividades y estudios
previos, debidamente
agrupados en etapas o
fases para la realización
del proyecto.
 FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
INTRODUCCIÓN

OBJETIVO:
Definir si se justifica la inversión de recursos en un
proyecto.

•Escasos
Descartar otras •Costosos
posibilidades de
proyectos
DECISION
RESPONSABILIDAD
 PROYECTO

DEFINICION GERENCIAL:
Unidad para la gestión de recursos de manera eficiente
UNIDAD DE GESTION
QUE QUE
HACER PROYECTO QUIERO
HOY MAÑANA

BENEFICIO / COSTO
•Utilidad •Dinero
•Impacto personal •Tiempo
•Cobertura •Esfuerzo Humano
•Impacto social •Maquinaria y Equipo
•Impacto ambiental •Tecnología
 IMPORTANCIA DEL PROYECTO

Hacer un proyecto antes de hacer las cosas es importante

porque nos permite ser más dueños de las circunstancias

PROYECTO RESULTADOS

COMPARAR

CORREGIR
 FASES DEL PROYECTO

PROYECTO RESULTADO
IDEA

FORMULACION Y PUESTA EN
EVALUACION MARCHA
NECESIDAD IMPACTO

NUEVA
MODIFICACION DEL ESTADO INICIAL DE LA NECESIDAD
NECESIDAD

•PREINVERSION GERENCIA del

•CONOCIMIENTO EVALUACION
de la REALIDAD •PREFACTIBILIDAD POROYECTO “EX POST”
•ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD

HASTA AQUÍ RESPONSABILIDAD

HASTA AQUÍ ESTUDIAREMOS
DEL LIDER
 PRIMERA PARTE: FORMULACIÓN
DEL PROYECTO

1.- LA IDEA

La idea de un proyecto nace del conocimiento de la

realidad para:
IDENTIFICAR
•aprovechar una oportunidad UN
•satisfacer una necesidad PROBLEMA
•corregir una situación

CONOCIMIENTO Y CREATIVIDAD
VISION DE FUTURO
CAPACIDAD DEL LIDER
 1.- LA IDEA

METODOLOGIA DE TRABAJO

Cosas de la realidad
•QUE QUIERO CAMBIAR? que me gustaría
modificar

•CRITERIOS DE SELECCIÓN Con qué bases voy

a decidir

•DEFINIR PRIORIDADES Definir prioridades

para diferentes
grupos de interés
TALLER#1:
IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS DEL ENTORNO

La siguiente hoja de trabajo le ayudará a identificar qué oportunidades, necesidades o

defectos de su entorno le gustaría cambiar.

Por favor:
•Llénela primero cada uno
•Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales
•Saque sólo una cosa por grupo.

Para llenar las casilla,observe su formato siguiente y tenga en cuenta:

•Qué le gustaría cambiar: Liste todo lo que ha venido pensando sobre cosas que Ud. y su
grupo podrían hacer y que signifique oportunidad de negocio.
•Necesidad/Oportunidad: Marque con una x,según corresponda. Después le ayudará a
definir su proyecto.
•Criterios: Corresponde a las bases con las cuales Ud. va a elegir en qué quiere trabajar.
En este caso son Interés para la empresa, el fondo de empleados, la comunidad de la
localidad, el propio gusto.
•Prioridades: Son la calificación que Ud. asigna a cada cosa que quiere cambiar, según
el grado de importancia que tenga en cada criterio. Califique de 1 a 4, en donde 1 es muy
poco interés y 4 muy alto interés.
 2.- DEFINIR EL PROBLEMA

Es expresar claramente, en palabras, la situación que

queremos cambiar. Tiene 2 aspectos:

UBICACION
Cómo son las cosas? Esta DIFERENCIA
es, realmente,
Cómo deberían ser?
nuestro problema
DESCRIPCION
Qué? Identidad
Dónde? Ubicación
Cuándo? Tiempo
Cuáles,Cuántos? Magnitud
 2.- DEFINIR EL PROBLEMA

METODOLOGIA DE TRABAJO

•Revise la cosa que le gustaría cambiar, que ya su grupo

escogió
•Cómo es la situación actualmente?
•Cómo debería ser?
•Identifique la diferencia entre las dos situaciones
•Describa con precisión esta diferencia, usando las
preguntas. Qué?, Dónde, Cuándo?, Cuánto?
 TALLER#2:
DEFINICION DEL PROBLEMA
La siguiente hoja de trabajo le ayudará a definir con precisión su problema

Por favor:
• Preferiblemente llénela primero cada uno
•Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales
•Saque sólo una definición del problema por grupo.

Para llenar las casilla,observe su formato siguiente y tenga en cuenta:

•Cómo son las cosas: Liste las características que actualmente tiene la situación
•Cómo deberían ser: Utilizando su visión del futuro y la de su grupo, piense cómo
deberían ser las cosas. Sueñe y a la vez sea realista. No pesimista.
•Diferencia: Cuál o cuales diferencias encuentra entre estas dos situaciones.Tache
aquéllas que en las que Ud. no puede hacer nada.Señale la diferencia principal.Esta es
su verdadero problema
•Descripción :
•Qué? Qué es lo que realmente está mal? En que objeto se observa la diferencia? En que
objeto recae la oportunidad?
•Dónde? En qué lugar o área geográfica se ve la diferencia? En qué parte del proceso?
•Cuándo? Cuándo apareció la diferencia? Cuándo empieza la oportunidad
•Magnitud: Cuántas veces se repite el problema? Cuántos objetos están dañados? Cuántos
(individuos procesos,negocios) están cobijados por la oportunidad?
•Definición final del Problema : En un párrafo resuma este trabajo
 3.- CAUSAS DEL PROBLEMA

Hasta ahora, UD. TODAVÍA NO TIENE UN PROYECTO! Sólo

encontró un problema y lo pudo expresar claramente!

Ahora averiguará cuál es la verdadera causa del problema.

No se deje engañar! La relación entre las causas y el
problema no siempre es directa, Generalmente existen
árboles de causas. Esto es, que unas dependen de otras.
Asegúrese de llegar a las causas más profundas!
 3.- CAUSAS DEL PROBLEMA

Ud. sabe que está ante la verdadera causa del problema

cuando al eliminar esta causa, se elimina el problema.

Problema
Causa
aparente

síntomas Causa
aparente
Causa
aparente

Verdadera Causa Buscar Solución

Causa final
 3.- CAUSAS DEL PROBLEMA

METODOLOGIA DE TRABAJO

•Retome el problema que ya su grupo definió

•Haga un listado de las posibles causas del problema.
•Analice las causas para saber si están relacionadas entre sí
en un árbol de causas
•Seleccione todas las últimas causas
•Analice estas últimas causas desde la óptica de la causa
más probable. Válgase de la experiencia y el conocimiento.
Sea analítico y creativo.
•Elija una, como la causa verdadera, siempre utilizando un
método de la calificación.
TALLER#3:
DEFINICION DEL PROBLEMA
La siguiente hoja de trabajo le ayudará a buscar la causa más probable de su problema.

Por favor:
• Sea muy creativo. Trate de ver las cosas desde una óptica diferente
•Trabaje en grupo generando lluvia de ideas. Acepte todos los planteamientos.
•Discuta y llegue a un acuerdo.

Para llenar las casilla,observe el formato siguiente y tenga en cuenta:

•Definir el Problema: Resuma la definición del problema que tiene en el formato del
taller 2. Esto le ayudará a fijar la idea central
•Posibles Causas: Anote todas las causas que salgan de la lluvia de ideas, aún las que le
parezcan absurdas.
•Probar las Posibles Causas: Analice cada una y establezca relaciones de dependencia.
Utilice la columna de números para identificar con el mismo número las que tienen un
árbol común. De cada árbol identifique la causa última.
•Analizar las hipótesis basadas en la experiencia: Es un paso opcional que enriquece el
análisis. Documente la experiencia sobre hechos. Evite las anécdotas.
•Verificar la Causa más probable: Seleccione entre las causas profundas la que aparezca
como causa más probable. Someta a discusión el procedimiento y la decisión. Si es
posible, haga una prueba. Discuta, escuche. decida.
 4.- Alternativas de Solución

Consiste en encontrar una forma de atacar

directamente la causa profunda del problema, para
darle solución.

Esta solución que Ud. plantee ahora, será

verdaderamente su PROYECTO.

Está listo para FORMULAR EL PROYECTO y después

evaluarlo.
 3.- Causas del Problema

METODOLOGIA DE TRABAJO (1)

•Retome el problema y su causa verdadera

Qué condiciones
LIMITES
necesita cumplir la
solución?
Que condiciones DESEABLES
quisiera que tuviera?

BASES PARA DECIDIR

 3.- Causas del Problema

METODOLOGIA DE TRABAJO (2)

Plantear todas las

soluciones posibles

Calificar las soluciones

según los criterios
 Estudiar Riesgos

DECIDIR
TALLER#4:
ALTERNATIVA DE SOLUCION
La siguiente hoja de trabajo le ayudará identificar la solución del problema planteado.
Por favor:
• Sea muy creativo. Trate de ver las cosas desde una óptica diferente. Averigüe
•Trabaje en grupo generando lluvia de ideas. Acepte todos los planteamientos.
•Discuta y llegue a un acuerdo.

Para llenar las casilla,observe el formato siguiente y tenga en cuenta:

Objetivo de la Decisión: Solución a la causa más probable.
•Criterios:
•Límites:Escriba las condiciones que de todos modos debe tener la solución.
•Deseables: Anote las condiciones que Ud. quisiera que tuviera la solución.
•Valor de ponderación: Dele un valor en número, a cada condición deseable
según su importancia.
•Alternativas: Escriba todas las posibles decisiones. Aún las que parezcan ridículas
•Limites: Analice cada una y revise si cumple con cada uno de los límites.Tache las
que no cumplen con todos los límites.
•Deseables:
•Calificación: Califique con un número qué tanto cumple la alternativa con
cada uno de los criterios deseables.
• Ponderación: Escriba el valor de ponderación.
•Puntaje Total: Multiplique los dos números anteriores