DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN

RAZON SOCIAL : EMP. DIST. DE COMBUSTIBLES SOLEDAD ALEJANDRA GODOI SAEZ

E.I.R.L
RUT : 76.622.566-7
DIRECCION : ALBERTO MOLLER 98 NEGRETE
R. LEGAL : SOLEDAD ALEJANDRA GODOI SAEZ.

Empresa Distribuidora de Combustible Soledad Alejandra Godoi Saez E.I.R.L. A partir del año 2016
opera como concesionario en la Estación de Servicios de la comuna de Negrete marca LEM.
La empresa cuenta con diferentes colaboradores y funciones, el gerente general es el dueño de la
organización y es quien está encargado de coordinar todas las actividades para que todo marche
debidamente. Al ser una empresa relativamente nueva y de tamaño pequeño es el dueño quien encabeza
todas las áreas de trabajo de la organización; un contador externo, un jefe de patio o jefe de isla, un
vendedor de la sala de ventas y 4 operadores o vendedores (isleros) quienes desempeñan la función de
venta de combustible.
La EESS de Negrete cuenta con:
Una Isla
Tres Surtidores (Diesel, Gasolina 93 y Gasolina 95), además de una carga rápida de Diesel.
Dos baños públicos
Una Sala de Ventas
Zona de Descarga de Combustible.

Los Usuarios de esta EESS son los habitantes de la comuna de Negrete, tanto el Sector Urbano como
Rural este ultimo cumple un rol importante en las ventas de la Estación debido a que la comuna tiene un
alto desarrollo Agrícola y son estos los principales clientes de LEM.
La empresa trabaja arduamente para mejorar la atención a sus clientes de ahí nace la formulación a una
interrogante.

Formulación del Problema ¿La aplicación del modelo BPMN ayudará en la comprensión del Sistema
Organizacional de la Estación de Servicios de Negrete?
ORGANIGRAMA

GERENTE
GENERAL
DUEÑO

DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE COMPRA Y CONTADOR
DE FINANZAS DE LOGISTICA DE RRHH
VENTAS
DUEÑO DUEÑO MIRZA
DUEÑO BALBOA DUEÑO

JEFE DE ISLA ISLEROS CHOFER CAMIÓN

MARCOS FIGUEROA ELADIO CASTILLO

ESTACION DE SERVICIOS DE NEGRETE LEM MANUAL DE

FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Cargo : Gerente General
Ubicación Organizacional: Departamento Administrativo

PERFIL DEL CARGO

Conocimiento de las normativas SEC que están relacionadas con las Estaciones de Servicio. Posee
habilidades de Liderazgo, iniciativa, toma de decisiones, negociación, trabajo en equipo y comunicación
laboral.

FUNCIONES DEL CARGO

 Formular políticas Administrativas
 Controlar el estado de mantención y operación de las instalaciones.
 Autorizar la adquisición de un nuevo equipo.
 Atender reclamos y sugerencias por parte de los Clientes.
 Revisar las ventas, los cortes de turnos.
 Firmar cualquier tipo de contrato
 Autorizar créditos a clientes.
 Solicitar créditos a entidades financieras.
DEPARTAMENTO DE COMPRA Y VENTA
IDENTIFICACION DEL CARGO
Cargo : Administrativo
Ubicación Organizacional: Departamento Administrativo

PERFIL DEL CARGO

Conocimiento en temas administrativos y de planeación, Posee iniciativa, liderazgo, toma de decisiones,
trabajo en equipo, manejo de herramientas office.

FUNCIONES DEL CARGO

 Realizar seguimiento diario de inventario de combustibles y lubricantes
 Ordenar la documentación derivada de las operaciones de Compra y Venta realizadas por la
EESS.
 Elaborar las facturas de ventas
 Realizar cobros a los clientes.
 Actualizar la información y estados de pagos de los clientes.
 Realizar las compras de Combustibles y Lubricantes.

IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo : Jefe de Isla
Ubicación Organizacional: Departamento Ventas.

PERFIL DEL CARGO

Conocimiento de manual de seguridad existente en la empresa, iniciativa trabajo en equipo.

FUNCIONES DEL CARGO

 Verificar niveles de inventarios.
 Medir estanques de Combustibles.
 Recibir turnos de los Isleros.
 Elabora recuento de Existencias.
 Coordina y supervisa los trabajos de mantenimiento.

IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo : Isleros.
Ubicación Organizacional: Departamento Ventas.

PERFIL DEL CARGO

Conocimiento básico de matemáticas, Posee trabajo en equipo, comunicación laboral y buena atención a
clientes.

FUNCIONES DEL CARGO.

 Operar Surtidores.
 Recibir y verificar el punto de venta que tiene asignado.
 Mantener bajo su responsabilidad un punto de venta.
 Depositar el dinero recaudado deacuerdo al procedimiento autorizado.
  Efectuar la liquidez de la cuenta de su turno y hacer el recuento físico del dinero.
 Atender a los clientes con amabilidad.
 Mantener limpia la zona en donde desempeña sus funciones.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo : Administrativo
Ubicación Organizacional: Departamento Administrativo

PERFIL DEL CARGO

Posee Conocimientos en temas administrativos, gran iniciativa y liderazgo.

FUNCIONES DEL CARGO

 Administra los recursos monetarios con los que opera la empresa.
 Idea estrategias para obtención de recursos.
 Busca la forma mas eficiente de canalizar estos recursos a actividades propias de la empresa
maximizando su rendimiento.
 Encargado de cancelar facturas a proveedores.
 Realiza pago de impuestos, patentes municipales.

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA

IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo : Administrativo
Ubicación Organizacional: Departamento Administrativo

PERFIL DEL CARGO

Posee conocimientos en planeación y temas administrativos, posee gran iniciativa y liderazgo.

FUNCIONES DEL CARGO

 Se encarga de la gestión de los flujos físicos (combustible) y se interesa en su entorno. El entorno
corresponde en este caso a Recursos (Humanos, consumibles, energía….) Bienes necesarios a la
realización de la prestación ( camiones propios, sistemas informativos) y Servicios ( Prestación
de Transportes).
 Gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los flujos financieros y de información
asociados.
 Prepara los pedidos o la ejecución Cross-docking (transito).

IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo : Chofer de Camión.
Ubicación Organizacional: Departamento de Logística
PERFIL DEL CARGO
Conocimiento en mecánica, conocimiento del funcionamiento de los equipos que maneja. Trabajo en
equipo buena comunicación laboral.

FUNCIONES DEL CARGO

 Manejar y velar por la adecuada utilización del vehículo que tiene a su cargo.
 Transportar el combustible desde la planta hasta la estación de Servicios.
 Realizar la descarga de Combustible en os estanques asignados de acuerdo al procedimiento
exigido por la situación.
 Realizar mantenimiento y limpieza permanente a todo el equipo que hacen parte del carro tanque.

DEPARTAMENTO DE RRHH

IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo : Administrativo
Ubicación Organizacional: Departamento Administrativo

PERFIL DEL CARGO

Posee empatía con sus pares característica que le ayuda a seleccionar y formas a las personas de la EESS
necesita.

FUNCIONES DEL CARGO

 Realizar el pago a los empleados.
 Encargado de pagar leyes sociales.
 Encargado del reclutamiento.
 Planificación del Personal.
 Contratación del Personal.
 Evaluación del Personal

Si bien los departamentos de la empresa están dirigidos por una misma persona en este caso el dueño, no
es clara la información que cada uno de estos quiere entregar. Para este Caso práctico trabajare con tres
departamentos que están estrechamente ligados a la actividad que la empresa realiza.
Los Departamentos escogidos son:
 Departamento de Compras y ventas.
 Departamento de Finanzas
 Departamento de Logística

Anteriormente se hizo una descripción de cada uno de ellos lo que facilitará el entendimiento del S.I.A
que pondremos en acción.

Una empresa comercial tendrá detallado lo que piensa vender, y por tanto debe saber en qué momento
pedir el producto a sus proveedores.
Tomé como Compras el proceso número uno; este tiene una estrecha relación tanto con Finanzas y
Logística
Cuando nos referimos a Finanzas lo hacemos netamente a la Caja el Departamento que paga las cuentas.
El departamento de Compras elabora un plan de compras de acuerdo con la información que le ha
entregado el jefe de isla con respecto a la situación de la Estación de Servicios (nivel de stock de
mercaderías).
Este Departamento entrega el plan de compras al departamento de Finanzas para que ellos le den el visto
bueno y vean la forma de obtener los recursos financieros para poder costear todos los costos en los que
esta compra incurra. El Departamento de Finanzas revisa las cuentas por cobrar si es necesario.
Una vez que los dineros son aprobados para la compra esto se informa al Departamento de Compras
quienes se contactan con el proveedor y solicitan la carga.
Por último, el Departamento de Compras se contacta con el Departamento de Logística y este último es
el encargado de ver de que forma el producto llegará la estación de Servicios siempre buscando el mayor
grado de eficiencia.

OBJETIVO PRINCIPAL
A través del S.I.A. Gestionar una mejora en el proceso de adquisición de Combustible y Lubricantes en
la Estación de Servicios de Negrete.

OBJETIVOS ESPECIFICOS A SOLUCIONAR

 Identificar los indicadores de gestión que se van a utilizar y aplicar en la empresa.

 Realizar un diagnóstico interno de la EESS el cual permitirá formular una estrategia de mejora al
proceso de Adquisición de Combustible con su respectivo plan de acción.
 Reducir los Costos en el Proceso.
 Reducir los tiempos de Ejecución del proceso.
 Establecer precios más competitivos.
 Presentar una visión integral de cómo opera la Empresa.
 Precisar la secuencia lógica de las actividades del proceso de adquisición de combustible.
 Precisar la responsabilidad operativa de cada departamento.
 Elaborar un modelo para así facilitar la enseñanza del proceso a los empleados.

FALLAS QUE PUEDEN SER MEJORADAS CON EL BPMN

CONCLUSIONES