La siguiente matriz de riesgos y controles, tiene como objetivo servir como guía en la identificación de riesgos o factores de

controles. Puede incluir los campos que considere dentro de la matriz, así como diligenciar información clave tal como la fr
el impacto que usted considere, dentro de una escala de alto, medio o bajo, y según los criterios establecidos en su organiz

Riesgo y/o Factor de Riesgo

Adquisición

Destinación de recurso para la adquisición

de activos que no corresponden al objeto de
la organización o que no se requieren

Los registros contables de activos fijos no

corresponden con los activos adquiridos o
los autorizados.

La información contable no refleja la

realidad de los activos fijos, dada la falta de
oportunidad en su registro y en las
obligaciones tributarias, así como por los
errores en el cálculo de la depreciación o el
registro de ajustes no autorizados.
Registro
Registro

Modificaciones en la información de los

activos no autorizada,

Malversación de los activos por parte de los

empleados registrando erróneamente las
cuentas, los códigos de identificación, los
pagos de mantenimiento o la utilización de
los activos para uso personal

Mayor o menor valor en la depreciación de

los activos por errores en el cálculo y/o la
parametrización
Mantenimiento

Deficiencias en los estándares de

mantenimiento para los activos fijos,
generando gastos fuera de su garantía.

Gastos de mantenimiento que podrían ser

cubiertos por las garantías de los activos.

Duplicidad en los registros de activos en el

sistema .
Baja de Activos
Baja de Activos

Baja de activos que tiene vida útil o que son

utilizados para fines personales

Perdida de los activos fijos por daño o robo.

mo objetivo servir como guía en la identificación de riesgos o factores de riesgos y/o controles que se pueden tener en la Administración
entro de la matriz, así como diligenciar información clave tal como la frecuencia del control, el impacto del riesgo y las oportunidades d
la de alto, medio o bajo, y según los criterios establecidos en su organización.

Matriz de Riesgos y Controles pa

Identificación de Controles

Control 1

Se tiene establecida la política para la adquisición,

registro, administración, venta y baja de Activos Fijos,
de acuerdo con las normas contables; especificando
los gastos, las amortizaciones, depreciaciones,
enajenaciones, conciliaciones y gravámenes, entre
otros.

La adquisición de activos como su financiación es

autorizada por niveles de aprobación de acuerdo al
valor del activo e independientes a la administración
del activo.

Todo activo adquirido es identificado por medio de un

código especial asociado a su ubicación, descripción y
responsable de su mantenimiento y custodia.

Periódicamente se verifica y documenta la existencia,

validez e integridad de los activos fijos registrados
contablemente, de acuerdo con el documento origen
de la operación (contrato, escritura, titulo o
documento similar) y el consecutivo asignado
internamente para su inventario.
El sistema tiene una parametrización para clasificar
los activos fijos de acuerdo a su naturaleza y
depreciación

Cada vez que se adquiere, vende o se da de baja un

activo, se verifica que la información registrada en el
sistema corresponda con el destino del activo

El retiro de un activo fijo debe estar autorizado por

__________________ y dicha autorización debe
justificar las razones del retiro de acuerdo con los
trabajos a realizar

Los cálculos de la depreciación son verificados

periódicamente, validando su exactitud y correcta
aplicación para su registro contable, así como se
realiza un análisis de su variación.

Se realizan análisis del presupuesto de forma

periódica, haciendo un seguimiento a la compra de
activos y gastos de mantenimiento , identificando
desviaciones e implementando oportunamente las
acciones correctivas.

Todos los pagos por mantenimiento o son verificados

por un nivel independiente al responsable de la
administración de activos y de su registro contable.

Los accesos a la información están disponible solo

para el personal autorizado y los mismos son
revisados periódicamente, considerando las funciones
desempeñadas y por tanto procediendo a realizar los
ajustes que se consideren necesarios.
Periódicamente se verifica que los activos dados de
baja efectivamente son retirados y no son utilizados
nuevamente.

Se han establecido controles de acceso y custodia, así

como de utilización de los activos únicamente por el
personal capacitado y asignado.

Se cuenta con un política que regula la custodia de los

activos, la cual ha sido divulgada a todos los niveles
de la organización.
gos o factores de riesgos y/o controles que se pueden tener en la Administración de Activos Fijos en la organización. Los casos enuncia
ve tal como la frecuencia del control, el impacto del riesgo y las oportunidades de mejora que se pueden identificar frente a los contro
os en su organización.

Matriz de Riesgos y Controles para la Administración de Activos Fijos

Identificación de Controles

Control 2

Se cuenta con un manual para la adquisición, venta o baja

de activos fijos.

La autorización de compras, ventas o bajas de activos se

realiza en el sistema por cada uno de los niveles que
corresponde.

Se tiene un nivel de segregación de funciones para los

niveles de preparación, revisión y aprobación de las
operaciones relacionadas con los activos fijos, así como
entre quien administra, registra las operaciones y maneja el
maestro de activos en el sistema.

Se tiene establecida la metodología para el archivo y

salvaguarda de la documentación soporte de los activos
adquiridos o vendidos junto con la etiqueta de
identificación y el registro contable, protegiéndolos de la
pérdida o la alteración de su información.
Acceso restringido a la compra, venta o baja de activos
fijos, así como a su creación y parametrización en el sistema

Acceso restringido a la compra, venta o baja de activos

fijos, así como a su creación y parametrización en el sistema

Todo colaborador que recibe un activo de la organización

para el desarrollo de su trabajo, suscribe un acuerdo de uso,
donde acepta que el mismo no puede ser utilizado para
fines personales.

Los ajustes realizados a los activos son registrados en el

periodo al que corresponden y autorizados por el nivel de
___________________.

Periódicamente se verifica que los activos retirados por

mantenimiento, así como los entregados por restitución
para mantenimiento, efectivamente estén en
funcionamiento o que fueron devueltos una vez ha finalizó
su utilización temporal.

Se tiene un plan de mantenimiento periódico para cada uno

de los activos, de acuerdo a su fecha de adquisición y
garantías, dejando registro documentado de cada uno.

Periódicamente se monitorean los cambios en el modulo de

activos fijos, se verifica que los mismos fueron autorizados y
que toda la información es valida.
Se han establecido los niveles responsables de autorizar la
baja de activos y el procedimiento a seguir para su donación
y/o venta

Los activos fijos cuentan con pólizas de seguro contra

terrorismo, hurto, terremoto y demás posibles siniestros
que puedan tener, así como se monitorea la vigencia de las
pólizas, renovándola según sea necesario

Todos los activos de la organización son identificados con un

código y/o plaqueta, la cual es verificada al momento del
inventario de activos.
n la Administración de Activos Fijos en la organización. Los casos enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones, razón por la
as oportunidades de mejora que se pueden identificar frente a los controles establecidos. Un riesgo puede tener más de un control, se

y Controles para la Administración de Activos Fijos

Impacto del Frecuencia del Contro

Riesgo
Control 3 Control 1

Toda adquisición de activos fijos tiene un estudio técnico y

financiero que soporta la razón de su compra Alto

Periódicamente se evalúa el uso del activo adquirido y si el

mismo esta siendo utilizado para los fines requeridos. Medio

Alto

Se concilia periódicamente los saldos contables y del

modulo de activos fijos, identificando oportunamente
diferencias. Medio
La compra, baja o venta de activos fijos es autorizada por el
nivel que corresponde de acuerdo al valor de la misma, el
cual es independiente al administrador o dueño del
proceso. Bajo

Las políticas contables establecen los lineamientos para el

registro de los activos según su fecha de adquisición, venta,
baja, cierre contable, deducciones fiscales y depreciación Alto

Medio

Se cuenta con una política y procedimiento para realizar la

depreciación. Bajo

Se tiene un cronograma anual de mantenimiento, el cual es

revisado y autorizado por __________, Dicho cronograma
es diseñado partiendo del vencimiento de las garantías y los
periodos de mantenimiento requeridos según el tipo de
activo. Medio

Los gastos de mantenimiento son aprobados una vez se ha

realizado el proceso de selección del proveedor, de acuerdo
a la política de contratación.

Toda transferencia de activos, es autorizada por el ente

asignado de acuerdo al valor del activo, así como debe
requerir que se constituya un documento formal y pre
numerado para controlar su salida. Bajo
La donación de activos es confirmada periódicamente con
los beneficiarios de dicha donación por medio de un
proceso de confirmación.

El retiro de un activo fijo debe tener la autorización del líder

del área, junto con el aval de las áreas que se considere
pertinente según su naturaleza y los lineamientos
establecidos en la política Alto

Alto
das las situaciones, razón por la cual es necesario que se revisen los objetivos del proceso, sus riesgos y
uede tener más de un control, según se considere. En la columna de impacto del riesgo, podrá seleccionar

Frecuencia del Control Oportunidades de Mejora

Control 2 Control 3