ENSAYO DE LOS CONCEPTOS BASICOS DE LA LEGISLACION DOCUMENTAL

ACTIVIDAD 1
El Estado surge como respuesta a necesidades de organización, se ve
delimitado a fijarse en la necesidad de buscar sus decisiones en las normas
que rigen la conducta humana.

La autoridad no podrá hacer que reinen el orden y la paz, si no comienza por

concebir las relaciones de los hombres entre sí sobre las bases de justicia.

El reconocimiento del Estado moderno debe de traer unos elementos

esenciales como son:

Población: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El

pueblo implica una multitud masa o pluralidad de personas consideradas
bajo un mismo territorio con intereses comunes, es decir, hace referencia de
simple agrupación de seres humanos dentro de un territorio donde un
estado ejerce su poder político

Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio aéreo y las aguas, en

que se lleva a cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus
potestades. Es el lugar geográfico en el que habita una población
determinada; es el soporte físico de la Nación y del Estado.

Gobierno: Es la estructura organizada asumida por cada país para el ejercicio

del poder del Estado. Gobernar implica la toma de decisiones apropiadas
para llegar al objetivo planteado.

El Gobierno es esencialmente la acción por la cual la autoridad impone una

línea de conducta, a individuos humanos. Los gobernados son los habitantes
del Estado, nacionales y extranjeros, que se encuentran en el territorio
estatal. La actividad de la autoridad en su aspecto de Gobierno es dar
órdenes. Su misión principal es ordenar. Naturalmente que esas órdenes no
deben ser arbitrarias, sino que han de dirigirse hacia la consecución del bien
público.

Esto es, la fuente material del Derecho positivo debe ser siempre el Derecho
natural entendiendo a éste como el recto ordenamiento de la conducta de
los hombres, que deriva de su peculiar naturaleza individual y social.

Esta función de elaboración del Derecho en su aspecto formal por medio de

las órdenes que dicta el Estado, se ve condicionada por la orientación hacia la
consecución del bien público. La nación puede caracterizarse como un grupo
social relativamente extenso cuyos integrantes poseen un sentido de
pertenencia a él debido a rasgos culturales y a una conciencia histórica
común.

Los integrantes de una nación tienen una conciencia más o menos explícita,
según los casos, de formar parte de una comunidad distinta a las demás. Esta
conciencia nacional implica la identificación con valores culturales comunes,
así como vínculos efectivos de solidaridad entre los integrantes de una
nación.

En Colombia la legislación sobre la documentación no es muy conocida, por

esta razón los funcionarios y personas atinentes a esta situación caigan en
muchas equivocaciones al momento de dar un concepto o dar trámite a un
documento. Esto siendo protegido por las leyes colombianas a cobijo de la
constitución colombiana, tratados internacionales y leyes acorde a la
necesidad del Estado. En cuanto a la legislación documental es preciso
referenciar lo siguiente: el objetivo esencial de los archivos consiste en
disponer de una documentación organizada, de tal forma que la historia
institucional sea recuperable para el uso de la administración y del servicio al
ciudadano y se constituya en fuente de la historia. Los archivos son
importantes para la administración y la cultura porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes.

SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN: Una sociedad de la información es aquella

en la cual las tecnologías que facilitan la creación, distribución y
manipulación de la información juegan un papel importante en las
actividades sociales, culturales y económicas. La noción de sociedad de la
información ha sido inspirada por los programas de los países
industrializados, surge para dar seguimiento a la evolución que tiene la
sociedades para generar, aplicar e intercambiar información y conocimiento
que esté encaminado a mejorar la productividad, que da origen a la Sociedad
del Conocimiento que transmite información y estimula a laceración de
nuevos conocimientos mediante la educación y las TIC(Tecnologías de
Información y Conocimiento).Tales sociedades se caracterizan por el fluido
de información, que viaja por todo el mundo mediante las TIC, para realizarlo
se requiere de un plan o proyecto que socorra y mejore la enseñanza e
infraestructura en las universidades, siendo estas la base del conocimiento, la
producción, el manejo, el control y el uso continuo de información, son
consustanciales al que hacer de toda entidad. Desde los trámites más
rutinarios hasta la integración de políticas y la toma de decisiones sobre las
actividades más trascendentales, se sustentan en la producción, integración y
uso de la información.

El archivista tiene un papel que hoy en día se concibe como una ciencia que
estudia la naturaleza de los archivos, su organización, los principios para su
conservación los medios para prestar un servicio. Tradicionalmente se ha
considerado que el manejo de información en instituciones públicas y
privadas se centra en aquellas etapas archivísticas de gestión y archivo
central para la documentación de carácter administrativo y una vez que ha
adquirido valor científico cultural, se envía a su destino final en los archivos
históricos, siempre basado en su procedencia y organicidad institucional.
La importancia que tiene para los archivos, el hecho de contar con personal
capacitado que asuma las tareas archivísticas en una forma profesional, que
ocupa un papel fundamental en esta misión, como custodios del patrimonio
documental. Los conocimientos que debe tener un archivista están señalados
por el objetivo o finalidad de los archivos que es proporcionar información y
testimonio a los usuarios. El cumplimiento de estos objetivos se consigue a
través de una serie de funciones que nos van marcando las materias cuyo
conocimiento es imprescindible y que serán unas de carácter técnico y otras
de carácter científico.

Los conocimientos teóricos de la Archivística que son los fundamentales,

desde el punto de vista teórico como desde el punto de vista práctico; no
solo con documentos de archivos, sino también con grupos documentales
que pueden ir desde los documentos que forman series hasta fondos
documentales completos, cuestión que sólo se puede resolver
satisfactoriamente en los propios archivos. La formación profesional de
personal calificado es esencial para el futuro de la profesión Archivística, es
condición básica para la misma supervivencia profesional, sin ella resulta
evidente el peligro de pérdida de la propia identidad de la profesión. En esta
época de transformación de las técnicas y las metodologías, se hace cada vez
más patente la necesidad de unos profesionales y plenamente capacitados;
cada vez se comprende mejor la necesidad y la importancia de toda
profesión.

Actualmente vivimos con unas nuevas tecnologías de la información y de la

comunicación TICS, iniciando su proceso de reestructuración con el entorno
político, económico, social y cultural. Nos lleva a replantear la posición
archivística y el tratamiento archivístico dado a la documentación en las
instituciones pública y privada de los nuevos cambios que ofrecen la
información, no solo a la administración interna, sino también a la externa de
otras empresas. Con una buena gestión de los archivos dependen en gran
medida del conocimiento que tenga la persona responsable de los
documentos, acerca de las normas legales administrativas y técnicas que
deben cumplir en la prestación del servicio.