Profesores: Rogelio Arroyo, Rodrigo Antonio Herrera De León

Crear, Cerrar y Abrir una Base de Datos

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Figura 2.1

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha.

La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos
partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una
plantilla (ver figura 2.1 y 2.2).

Figura 2.2

Elijas la opción que elijas, será necesario ingresar el nombre de la base de datos
que vamos a crear y la ubicación en donde la deseamos guardar. Esto es así
porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y

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guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base

de datos y guardarla cuando esté lista.

Figura 2.3

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos),
haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo (Figura 2.4):

Figura 2.4

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde

el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la
base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre.
Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la
pantalla anterior.

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Pulsar el botón Crear para crear la base de datos (Ver Figura 2.3).

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará

la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007 y 2010,
por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas
empezar a rellenar sus datos (Ver Figura 2.5).

Figura 2.5

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
demás objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde

donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base
de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de

qué forma.

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Cerrar la Base de Datos

Cerrar la base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar

- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.

Abrir una Base de Datos

Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:

Desde la pestaña Archivo > Abrir (ver figura 2.6)

Figura 2.6

Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.

En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir. (Ver figura 2.7)

Figura 2.7

Deberás ingresar a la pestaña de Equipo y en el navegador de archivos que abre,

ir al lugar donde se encuentra la base de datos.

O también desde la pestaña Archivo > Reciente

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En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al

igual que en el método anterior. Haz clic en la que quieras abrir.

También tienes la opción de abrir un archivo desde OneDrive, esta opción permite
abrir un archivo que tengas compartido en la nube y poder modificarlo.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su
acceso rápido, al hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación
que tenía la última vez que se abrió (Ver figura 2.8). Esto quiere decir que no es
"inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra
carpeta, la lista quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará
un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto,
deberás utilizar cualquiera de los dos primeros métodos y buscar manualmente el
archivo en su actual carpeta contenedora.

Figura 2.8

O al abrir Access podremos ver una lista de Recientes para poder abrir,
solamente seleccionamos el que deseamos y estará listo para trabajar (Ver figura
2.9).

Figura 2.9

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