UNIVERSIDAD SANTA MARIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS SOCIALES

NUCLEO ORIENTE

CARTAS DE LA ORGANIZACION

Caraballo Santiago 26.564.384

Paulineth Yaguaratty 26.383.723

Alejandro Kerelys 25.224.664

Luz Pineda 26.237.133

Pedro Martinez 25.658.608

Nelson Ordoñez 24.666.096

Barcelona, 02 de Julio de 2018

 INTRODUCCIÓN
Al planificar la comunicación interna y el flujo de trabajo, planificar actividades o
estructurar algún proceso las cartas de organización son fundamentales para agilizar los
procesos, estos tienen como objetivo presentar, de forma clara, objetiva y directa, la
estructura de la empresa y los procesos que en ella se llevan a cabo. En el caso de un
organigrama se representa en él desde el presidente, pasando por los directores,
gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí. Ayuda a la división interna,
pero también contribuye a agilizar procesos y reducir barreras entre la empresa y
agentes externos, como proveedores y socios.

La estructura organizacional de una empresa depende de su naturaleza y dimensión, y

para esta planificación, es esencial desarrollar organigramas y flujogramas que
promuevan la interacción y comunicación frecuente entre las áreas de marketing, ventas
y producción.

2
 ORGANIGRAMA

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier

otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y
competenciales de vigor.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea

uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

 Desempeña un papel informativo.

 Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación
entre ellos.
 En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer
cómo es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

 Debe contener únicamente los elementos indispensables.

TIPOS DE ORGANIGRAMA

Basándose en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro

"Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la
Administración de Organizaciones"), se puede decir que los organigramas se clasifican:

1. Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Micro administrativo: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse
a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
 Macro administrativos: Involucran a más de una organización.
 Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso
administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. Por su finalidad: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con
el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como
información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben
expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades

3
 asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones.
 Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de
cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja
de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un
presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.
 Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de
su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se
considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
S.A.
 Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado
no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

3. Por su ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

 Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina.
Ejemplo:

 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.

4
 Ejemplo:

4. Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas
de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene
anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Ejemplo:

 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de

las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad
para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
Ejemplo:

5
  De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También
se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Ejemplo:

5. Por su presentación o disposición gráfica: Este grupo se divide en cinco tipos de

organigramas:
 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual,
los manuales de organización recomiendan su empleo.

6
Ejemplo:

 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular

en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas
dispuestas horizontalmente.

Ejemplo:

 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales

para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso
de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

Ejemplo:

7
  De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.

Ejemplos:

 Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor

jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno
de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el
centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el
menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican
sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas
que unen las figuras.

8
Ejemplo:

ELABORACION DEL ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA

 Trazar mediante un esquema las actividades

Lo primero que tienes que decidir a la hora de hacer el organigrama de una empresa es
si lo quieres esquematizar de forma horizontal o vertical. Suele ser más común el
formato vertical de unidad de comando, donde un subordinado será dirigido
únicamente por un superior. Esta forma es buena para evitar conflictos entre cargos y
el mal uso de recursos. El gráfico horizontal es más común en empresas grandes y suele
ser más extenso

 Tipo de estructura organizacional

Deberá definirse qué tipo de estructura organizacional conviene más al negocio como:

Estructura funcional: se organiza la compañía por departamentos o funciones

(contabilidad, RRHH, marketing, ventas, etc.).

Estructura por producto: cada producto principal está ubicado bajo la supervisión de
un ejecutivo. Se departamento el propio producto

 Definir cuántos niveles requiere tu compañía

Esto dependerá del tamaño de la empresa y del número de personas que trabajen en
ella. El organigrama probablemente vaya creciendo con el paso del tiempo, por lo que
es razonable empezar con un modelo básico para ir agrandándolo.

 Plasmar el organigrama sobre papel

Una vez que tengas clara la estructuración y jerarquías de tu empresa, será necesario
plasmar sobre papel el organigrama. En cuanto a la cuestión técnica, podrás usar tu

9
procesador de textos habitual como Microsoft Word o buscar programario específico
para la realización de organigramas.

FLUJOGRAMA

El flujograma, también conocido como diagrama de flujo, es una muestra visual de una
serie de acciones o pasos que conlleva un determinado proceso. Esto significa que un
flujograma representa de manera gráfica movimientos, hechos, relaciones y situaciones
de todo tipo a través de símbolos.

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un

determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los
proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del proceso.

Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar las

oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual
aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas
intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los
procesos.

Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para

representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la
secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos.

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

 Flujograma de primer nivel o de dirección descendente: en el flujograma de

primer nivel se visualizan los principales pasos de un procedimiento y se puede
incorporar también resultados intermedios de cada paso (producto o servicio
producido) y los pasos secundarios. Es muy beneficioso usarlo para identificar y
elegir los miembros adecuados que forman parte y participan en el proceso,
también es conveniente usarlo para obtener indicadores con el fin de observar y
seguir el proceso porque se concentra en los resultados intermedios. Este tipo
de flujograma se utiliza para tener una perspectiva básica del procedimiento y
para determinar e identificar los cambios que se van produciendo. Como este
flujograma sirve para tener una panorámica básica del proceso es bueno que no
contengan más de 4 o 5 recuadros con los pasos y actividades del procedimiento.
 Flujograma de segundo nivel o detallado: este flujograma es más detallado
porque señala las actividades o pasos de un procedimiento incluyendo: periodos
de espera, puntos de decisión, repetición de tareas y fases de retroalimentación.
A diferencia del flujograma de primer nivel, este se utiliza inspeccionar áreas del
proceso de manera más detallada y para encontrar problemas o aspectos que no
están siendo eficientes.

10
 Flujograma de ejecución o matriz: como su nombre lo indica, en este tipo de
flujograma se representa de manera gráfica un proceso pero en base a los
sujetos que realizan los diferentes pasos y actividades del mismo. Como el
flujograma de ejecución indica los pasos entre los que participan en el proceso
es muy fácil identificar quién le proporciona qué a quién (productos o servicios)
y se puede visualizar las áreas en las que las mismas persona pudieran estar
ocupándose de la misma actividad o tarea.
 Flujograma en formato vertical: en el flujograma en formato vertical, las
secuencias y los pasos van de arriba hacia abajo convirtiéndolo en una lista
ordenada de los pasos de un procedimiento conteniendo toda la información
que se considera estrictamente necesaria.
 Flujograma en formato horizontal: el flujo de los pasos del proceso van de
izquierda a derecha.
 Flujograma en formato panorámico: en este, se representa todo el diagrama en
una sola carta donde se puede apreciar más rápidamente toda la información
que leyendo un texto, facilitando así su comprensión y ejecución (no importa si
la persona está familiarizada o no con el proceso). Por su forma panorámica,
contiene líneas tanto en formato vertical como horizontal permitiendo así
plasmar actividades distintas de manera simultánea y registrar la intervención
de más de un departamento que no es posible en el formato vertical.
 Flujograma en formato arquitectónico: el flujograma en este formato
pormenoriza el itinerario de ruta de personas, materiales o formas a través del
espacio de trabajo donde se mueve, emitiendo primero un diagrama de flujo
descriptivo y luego un flujograma eminentemente representativo.
 Flujograma de labores: en este se indica la secuencia de las actividades, quién
las realiza, en qué consisten y en qué lugar se llevan a cabo.
 Flujograma de método: en el flujograma de método se presentan las series de
operaciones, el sujeto que las realiza y cómo suele realizarlas.
 Flujograma analítico: en este, no solo se describen las actividades, quién y cómo
las hace sino también describe para qué sirven.
 Flujograma combinado: es aquel que contiene dos o más diagramas integrados.

11
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es un documento de control administrativo que está hecho para orientar al

personal, de la empresa en la ejecución de las labores asignadas, así como
delimitar las responsabilidades de cada órgano administrativo y evitar
duplicidades e identificar omisiones; además de que sirve como instrumento de
apoyo para la evaluación, control y seguimiento de los objetivos dentro de la
empresa. También sirve como medio de orientación para el público en general,
logrando implementar una correspondencia funcional entre puestos y estructura.

Según Rodríguez (1995):

“Los manuales de organización exponen con detalle la estructura
organizacional de la empresa, señalando los puestos y la relación que existe
entre ellos. Explican la jerarquía, los grados de responsabilidad, las funciones y
actividades de las unidades orgánicas de la empresa. Generalmente contiene
graficas de organización y descripción de puesto.”

Objetivos:

Según manifiesta Rodríguez (1995):

El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir
la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como
tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Para proceder a la elaboración del manual de organización es indispensable hacer
una recopilación de información, para obtener los elementos básicos de análisis que
nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la
empresa. Esto se hace con una metodología conformada por una serie de actividades
que se dividen en tres fases, de la siguiente manera:
1- Recopilación de la información
2- Análisis de la información
3- Integración del manual

1- RECABACION DE LA INFORMACION

Para la realización de esta fase, es necesario contar con técnicas de investigación que
permitan recopilar información acerca de la estructura existente. Estás técnicas son la
investigación documental y la investigación de campo.

12
1.1- INVESTIGACION DOCUMENTAL

El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la situación de la

empresa mediante el análisis de los documentos internos de la misma, como:

1.1.1- Marco Jurídico

1.1.2- Objetivos Institucionales
1.1.3- Antecedentes

1.2- INVESTIGACION DE CAMPO

Es conveniente también recopilar la información de forma directa, utilizando las

entrevistas, que es una buena forma de obtener información a través del diálogo
personal con los responsables de las unidades operativas.

2- ANALISIS DE LA INFORMACION

Una vez obtenida la información requerida del primer paso, se procede a su respectivo
análisis que comprende la identificación estructural de la empresa.

2.1- CLASIFICACION DE FUNCIONES

Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se proceden
a hacer su clasificación atendiendo dos criterios: Por su forma y por su contenido, lo
cual facilitara la agrupación de los mismos.

2.2- ANALISIS ESTRUCTURAL

En base al análisis se detecta la naturaleza de las áreas funcionales.

2.3- ELABORACION DE ORGANIGRAMAS

En función al análisis estructural, se realiza una representación gráfica de la estructura

general de las áreas en específico de la organización. Esta representación gráfica se
muestra en un organigrama que tendrá las siguientes características:

- Ubicación funcional
- Nivel jerárquico
- Líneas de autoridad
- La naturaleza de la unidad en referencia
2.4- REVISION Y AUTORIZACIÓN

Las propuestas elaboradas se someten a revisión y autorización por las autoridades

competentes, para asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento en
su terminación.

13
3- INTEGRACION DEL MANUAL

3.1- CODIGO NUMERICO

Es necesario elaborar un código numérico para identificar los puestos de cada uno de
una forma más fácil y entendible. Esta identificación debe corresponder a la
clasificación de las áreas funcionales, así como están representadas en el organigrama
de la organización

3.2 – DISEÑO DE FORMAS DE PRESENTACION

Se debe hacer una elaboración del contenido que presente los siguientes aspectos:

- El área funcional donde está ubicada la unidad

- El nombre de la unidad o puesto
- El objetivo de esa unidad o puesto
- La dependencia de esa unidad, es decir, si hay alguna unidad jerárquicamente por
encima de ella
- El puesto con su número de identificación
3.3- CONTENIDO DEL MANUAL

Se ordena el manual dependiendo del tipo de presentación de la misma tomando en

cuenta todo su contenido y sus características. Por ejemplo:

- Presentación
- Instrucciones
- Objetivos
- Organigramas
- Funciones Generales
- Descripciones de las funciones

14
 CONCLUSIÓN
Es importante contar con una correcta organización ya que esta es una herramienta para
poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su
funcionamiento / estructuración, organización e integración de los recursos y unidades
organizativas de una compañía, además del establecimiento de las atribuciones y las
relaciones entre ellos y conocer la jerarquía que rige una empresa. Esta permite realizar
una utilización más eficiente de los medios de la empresa para que pueda desarrollar
tus tareas y actividades en la búsqueda de los objetivos de la empresa marcados. Esto
supone también que haya una mejor coordinación entre las distintas escalas de la
compañía, y un mayor control sobre el trabajo del personal.

15
 BIBLIOGRAFÍA

www.monografias.com
www.promonegocios.net
www.retos-operaciones-logistica.eae.es
www.destinonegocio.com
www.negocios.uncomo.com
www.definicionabc.com
www.lucidchart.com
www.luismiguelmanene.com

16