O PROGRAMA 5S

1º Módulo

1. INTRODUÇÃO

Você sabe o que as pessoas estão buscando hoje em dia com maior ênfase?
“Qualidade de Vida”

Você sabe o que significa qualidade de vida?

Esta é uma pergunta que tem resposta muito particular para cada pessoa, para você
pode significar ter um bom plano de saúde, pode ser uma renda que lhe permita usufruir
as coisas boas da vida ou conhecer os lugares mais lindos do mundo.

E no seu ambiente de trabalho, o que significa para você “Qualidade de vida?”

Trabalhar com segurança, ter um rendimento elevado, trabalhar em um ambiente

descontraído, climatizado, com pessoas positivas e incentivadoras.

Como se pode conseguir todas essas coisas no ambiente de trabalho?

Através dos programas de qualidade desenvolvidos para as empresas. Dentro deste

contexto, podemos implantar Programa 5S, aparece como propulsor e projeto piloto para
a qualidade.

Por isso o Programa 5S está ai para promover essa qualidade de vida.

2. O QUE É O PROGRAMA 5S?

O Programa 5S é uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na

empresa através de consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente
de trabalho agradável, seguro e produtivo.

O Programa recebeu esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas
que sintetizam as cinco etapas do programa.

Senso, segundo o Aurélio, é a “Faculdade de apreciar, de julgar”. Significa,

também, “entendimento; tino”. Portanto, rigorosamente falando, nunca se “implanta” um
senso, mas se “planta” e se “cultiva”, num processo educacional que exige lideranças
competentes, pacientes, e persistentes, que realmente gostem de pessoas.

Chegou-se à conclusão que, no Brasil, de forma análoga ao Japão, deveria ser

amplamente difundido o Sistema 5S, ou os sensos de: utilização, arrumação, limpeza,
saúde e autodisciplina, para se criar o ambiente da qualidade. Com o desenvolvimento
desses sensos, supunha-se poder estimular a educação e a re-educação para a
sobrevivência com dignidade. Os resultados alcançados até o momento mostraram que a
expectativa de uns poucos se confirmou, tornando-se hoje uma certeza de muitos.

No Japão, o sistema ou programa 5S foi formalizado no ambiente empresarial no

início da década de 50, apesar de sua longa existência informal como fundamento da
educação moral daquele país. Segundo Masao Umeda, um destacado líder da Qualidade
no Japão, o 5S foi introduzido nas empresas japonesa para “acabar com o trabalho
forçado”. O sistema foi redescoberto em países como Taiwan e Cingapura, na década de
80, como uma excelente maneira de se comunicar, pronta e eficazmente, a idéia de
qualidade como um hábito, e não como um mero ato. Esses países, após pesquisarem a
fundo a essência da qualidade e da produtividade no Japão, concluíram que o 5S está na
base da pirâmide. Essa conclusão não foi imediata, pois foi necessário pesquisar além das
aparências.

São cinco as palavras japonesas que deram origem ao 5S: seiri, seiton, seiso,
seiketsu e shitsuke; entretanto, é conveniente realçar que o autor, analisando os contextos
culturais do Japão e do Brasil, fez uma interpretação totalmente adaptada à realidade
brasileira. Essa interpretação surgiu da análise do ambiente da qualidade em dezenas de
organizações e, especialmente, naquelas que implementaram o 5S com diferentes níveis
de profundidade.

Do ponto de vista organizacional, o 5S deve ser implementado com o objetivo

específico de melhorar as condições de trabalho e criar o “ambiente da qualidade”.

O programa 5S consiste de cinco “sensos”, cujas palavras em japonês iniciam com

a letra S.

1º S – Seiri (Utilização, Arrumação, Organização, Seleção)

2º S – Seiton (Ordenação, Sistematização, Classificação)
3º S – Seiso (Limpeza, Zelo)
4º S – Seiketzu (Asseio, Higiene, Saúde, Integridade)
5º S – Shitsukei (Autodisciplina, Educação, Compromisso)

Em sua aplicação, devem-se seguir cada um dos sensos, aplicando um após o

outro. Nesse processo deve-se contar com a participação de todos para o sucesso do
programa.

A maior dificuldade encontrada na implantação de um programa 5S é a resistência

que as pessoas têm em relação às mudanças.
2º Módulo

3. OBJETIVOS

3.1. S’s Operacionais

- Seiri – Senso de Utilização

- Seiton – Senso de Arrumação
- Seiso – Senso de Limpeza

3.2. S’s Comportamentais

- Seiketsu – Senso de Saúde e Higiene

- Shitsuke – Auto-Disciplina
 Melhorar a qualidade de vida das pessoas (no trabalho e fora dele)
 Aumentar a produtividade (das pessoas e dos processos)
 Diminuir desperdícios (de espaço, de tempo e de material)

4. VANTAGENS NA SUA APLICAÇÃO

 Simples de implementar
 Baixo custo
 Resultados a curto prazo
 Ótimo termômetro para testar se a organização está preparada para iniciar
projetos mais complexos

5. IMPLICAÇÕES NO PROGRAMA 5S

 É um processo que deve envolver a todos

 Envolve mudanças de comportamento, hábitos
 Defronta com resistências

6. VONTADE DE MUDAR

 A importância da vontade:
 Entre televisores ligados sem ninguém assistindo, luzes acesas em cômodos
vazios, etc. São gastos anualmente em energia o equivalente gerado pela usina
Angra
 A cada 10 andares 2 vão para o lixo em forma de entulho
 Acidentes de trabalho
 Fortunas pagas ao sistema previdenciário pagos aos acidentados e aos
fraudadores*
 Fraudadores devido a impunidade, devido a morosidade, devido a falta de
padronização de fazer as coisas
  Má especificação do serviço falta de comunicação, falta de costume de
recolocar as coisas no lugar após o uso, etc…
 Nossos exemplos: nosso cotidiano contribui para essa lentidão, perda de
tempo procurando as coisas, atrasos a compromissos, retrabalhos, prev. saúde

7. NASCIMENTO E MORTE

ABRIU => FECHE!

ASCENDEU => APAGUE!
LIGOU => DESLIGUE!
DESARRUMOU => ARRUME!
SUJOU => LIMPE!
EMPRESTOU => DEVOLVA!
PROMETEU => CUMPRA!

8. MOSTRAR QUE TRABALHANDO CONSEGUE

 Precisamos acreditar que vale a pena se esforçar

Uma forma de demonstrar é resolvendo problemas que saltam aos olhos,

prosseguindo com a resolução dos demais de forma cada vez mais elaborada e detalhista

9. FACILITAR ACERTOS

 O ser humano deseja sentir-se hábil e inteligente, se erra se sente mal,

frustrado e irritado
 Usar comunicação e controles visuais
 Criar dispositivos (ex. gabaritos, marcas, sons, etc.)
3º Módulo

10. 1º S – SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO

Em sentido amplo significa:

“utilizar os recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando
ociosidades e carências”.

Em sentido restrito, para possibilitar ação imediata, significa:

“manter no ambiente considerado, somente os recursos necessários”.

Cada organização cria uma frase curta e esclarecedora para expressar esse
conceito restrito, levando-se consideração a capacidade de absorção imediata da
totalidade dos seus colaboradores.

Eis algumas frases típicas para expressar o senso de utilização, por meio de cartazes:
 Mantenha somente o necessário no trabalho;
 Selecione somente o que você precisa;
 Combata o desperdício.

Benefícios do senso de utilização:

 Liberação de espaços para diversos fins;
 Reciclagem de recursos escassos;
 Re-alocação de pessoas que não estejam sendo bem utilizadas;
 Combate ao excesso de burocracia;
 Diminuição de custos etc.

Usando dados do Instituto de Engenharia, o colunista Joelmir Beting (Estado de

Minas, 29/09/94) estima em 75 bilhões de dólares anuais (15% do PIB) os desperdícios
aparentes e mensuráveis no Brasil. Segundo esse colunista, “Os desperdícios ocultos
ajudam a explicar a degradação da qualidade de vida da população brasileira “deitada em
berço esplêndido”. Somos a 10ª economia do mundo em tamanho, mas ocupamos a 63ª
posição no ranking mundial do desenvolvimento humano, segundo a ONU.

“Ou seja: estamos jogando muita riqueza pelo ralo”.

Como aplicar o senso de utilização, imediatamente?

1 – Seguir um fluxograma, para as ações de curto prazo.
2 – Persistir na educação a longo prazo, principalmente por meio da identificação e
solução de problemas em equipe.

Desenvolver este senso a longo prazo significa, simultaneamente, desenvolver o

senso de autodisciplina.
 Ao diminuir os diversos itens em estoque, caminha-se, naturalmente, para o
sistema JIT – just-in-time ou “simplesmente a tempo”, muito famoso no mundo
inteiro.
  Aplique o princípio “um é o melhor”. Uma ferramenta; uma cópia; e um dia
definido para providências; uma hora de reunião etc.

11. 2º S – SEITON – SENSO DE ARRUMAÇÃO

A ordenação facilita a utilização, diminuindo o tempo de busca. A proximidade

entre os dois sensos é tal que não há uma linha divisória clara entre eles sendo que, no
Japão, geralmente se faz referência ao seiri/seiton como constituindo um conceito
unitário. A distinção feita aqui é apenas didática. Uma vez que a ordenação segue,
naturalmente, a seleção de itens necessários e desnecessários, mas, exige atenção especial.

Sentido amplo adotado:

“dispor os recursos de forma sistemática e estabelecer um excelente sistema de
comunicação visual para rápido acesso a eles”.

A comunicação desse senso dentro das organizações é feita com algumas frases do
tipo:
 Mantenha cada coisa no seu lugar;
 Um lugar para cada coisa; cada coisa no seu lugar;
 Deixe tudo à vista;
 Encontre em 30 segundos.

Benefícios:
 Economia de tempo;
 Diminuição do cansaço físico por movimentação desnecessária;
 Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;
 Rapidez na movimentação e resgate de pessoas em caso de emergência;
 Diminuição do estresse por buscas mal sucedidas, etc.

Como praticar?

Melhor o layout de forma a facilitar o fluxo das atividades e pessoas.

 Identificar todos os locais e recursos de forma bem visível.
 Dispor os itens de acordo com a freqüência de uso, por exemplo:
- colocar ao alcance da mão o que se usa toda hora;
- colocar próximo ao local de trabalho o que se usa todo dia;
- colocar no almoxarifado o que se usa toda semana;
 Padronizar os termos importantes de uso comum na organização.
 Usar rótulos e cores vivas para identificar os itens, seguindo as regras já existentes
para o uso de cores.
 Guardar os objetos semelhantes no mesmo local.
 Expor visualmente todos os pontos críticos, tais como locais perigosos, partes das
máquinas que exigem atenção especial etc.
 Cuidar para que a comunicação seja fácil e rápida, por exemplo:
 Não escrever frases longas; comunicar apenas uma idéia-chave por painel; ilustrar
a idéia com um desenho, preferencialmente.
4º Módulo

12. 3º S – SEISO – SENSO DE LIMPEZA

Entre os vários significados que o Novo Dicionário Aurélio dá à palavra limpeza,

destaca-se: “qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento; coisa bem feita,
acabada, caprichada”. Entre os vários significados do verbo limpar, destacam-se: “tornar
limpo, asseado; livrar de impureza(s), purificar”.

Portanto, ter um senso de limpeza, equivale a:

“praticar a limpeza de maneira habitual e rotineira e, sobretudo, não sujar”.

Num sentido mais restrito, a limpeza conste em:

“eliminar o pó e a sujeira do ambiente e dos equipamentos”,

O estado dos banheiros deve merecer especial atenção, pois impacta diretamente
as pessoas e, em especial, os clientes. Algumas empresas, querendo dar a impressão de
excelência, exageraram construindo banheiros de luxo para seus empregados. Obviamente
que eles preferem salários melhores.

Algumas frases típicas usadas para divulgar a idéia são:

 Jogue limpo;
 Mais importante do que limpar é não sujar;
 Ser limpo é estar limpo;
 Limpeza é educação.

Benefícios da Limpeza:
 Sentimento de bem-estar nos empregados;
 Sentimento de excelência transmitido aos clientes;
 Prevenção de acidentes;
 Manutenção dos equipamentos etc.

Como fazer acontecer?

 Definindo responsáveis por áreas e criando tabelas de rodízio. Essa prática
poderia ser estendida às escolas, induzindo-se os alunos a sugeri-la e a adotá-la
como um ato de carinho.
 Estabelecendo horário definido, lembrado por um sinal sonoro, para que todos
façam suas limpezas durante períodos de 5 minutos diários.
 Treinamento todos os operadores para que sejam capazes de conhecer
completamente o equipamento que usam, de dentro para fora, e estabelecer
periodicidade para inspeções detalhadas durante a limpeza.
 Elaborando, junto com os operadores, listas de verificação de todos os pontos do
equipamento que mereçam atenção especial durante as inspeções periódicas.
 Distribuindo, amplamente, recipientes de coleta de lixo.
  Criando áreas-modelo em ambientes de ampla circulação, para que todos se
contaminem com a idéia. Essas áreas deverão ser mantidas limpas, “custe o que
custar”,

Um toque de humor
Cliente número 1 – Por favor, dê-me um café com leite.
Cliente número 2 – Pra mim também, mas num copo bem-limpo.
Atendente, ao trazer os pedidos: - Estou com a memória ruim. Qual de vocês
exigiu que o copo estivesse limpo?

13. 4º S – SEIKETSU – SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

Saúde, no Aurélio, tem, entre outros, os seguintes significados: “[Do
lat. Salute, ‘salvação’, ‘conservação da vida’] S. f. 1. Estado do indivíduo cujas funções
orgânicas, físicas e mentais se acham em situação normal; estado que é sadio ou são. 2.
Força, robustez, vigor.... 4. disposição moral ou mental ... “

Por tanto, não pode haver empresa excelente com empregados sem um ”senso de
saúde”. Não adianta mandar “consertar” os empregados em hospitais quando eles ficam
doentes, pois, sem senso de saúde, eles estarão, permanentemente, doentes.

No 5S, o senso de saúde refere-se ao estado atingido com a prática dos três esses
anteriores, acrescido de providências rotineiras e habituais em termos de higiene,
segurança no trabalho e saúde pessoal.

Em uma frase, significa:

“manter as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis à saúde”.

Algumas frases para transmitir a idéia, ainda que de forma incompleta, poderiam
ser:
 Mantenha um ambiente agradável e seguro;
 Esteja atento às condições de segurança e de saúde;
 Trabalhe seguro;
 Mantenha-se saudável.

Excesso de materiais, má ordenação e sujeira são, reconhecidamente, causas já

significa uma grande iniciativa para conserva a vida da empresa e dos empregados em
boas condições.

Benefícios Relativos ao Senso de Saúde são evidentes por si mesmo, já que o

objetivo é preservar a vida pelo seu valor intrínseco e, obviamente, para que o empregado
possa transformar a sua energia, física e mental em bens a serviços.

Cada dia afastado do trabalho e cada dia trabalhado sem energia e entusiasmo
significam perdas financeiras para a empresa e perda de vida para o empregado.

Como a Organização pode estimular o senso de saúde?

 Trabalhando para manter os sensos de utilização, ordenação e limpeza.
 Mapeando e eliminando, sistematicamente, as situações inseguras.
  Mantendo excelentes condições de higiene nos banheiros, restaurantes etc.
 Garantindo que todos os seus dependentes tenham uma alimentação balanceada.
 Difundindo material educativo sobre saúde em geral.
 Incentivando a prática de esportes.
 Estimulando o embelezamento do local de trabalho.
 Promovendo atividades rápidas para restauração do equilíbrio, mental e
emocional.
 Distribuindo as tarefas de forma racional, de modo que elas sejam efetuadas
naturalmente, mesmo que em ritmo forte.
 Estimulando um clima de confiança, amizade e solidariedade.
 Pagando, se possível, salários dignos.

5º Módulo

14. 5º S – SHITSUKE – SENSO DE AUTODISCIPLINA

Se fosse possível desenvolver nas pessoas apenas o senso de autodisciplina, não

seria necessário fazer qualquer referência ao desenvolvimento dos outros sensos, pois a
pessoa auto-disciplinada toma a iniciativa para fazer o que deve ser feito. Entretanto, a
própria tecnologia de desenvolvimento da autodisciplina passa pela prática dos sensos
anteriores.

Pode-se dizer, então, que o tempo todo estivemos falando no desenvolvimento da

autodisciplina. Nas fases iniciais do 5S, essa tentativa baseia-se em artifícios para criar os
novos hábitos com uma forte indução externa. Auditorias, competições, prêmios,
reconhecimentos, tudo isso é usado, apesar das divergências sobre a melhor maneira de
ajudar as pessoas a se desenvolverem.

Em sentido amplo, o senso de auto-disciplina pode ser expresso, no 5S, como:

“ter todas as pessoas comprometidas com o cumprimento dos padrões técnicos e
éticos e com a melhoria contínua em nível pessoal e organizacional”.

Para efeito de divulgação imediata, ele poderia ser apresentado por frases do tipo:
 Tome a iniciativa;
 Cumpra os padrões técnicos e éticos da organização;
 Pense por si mesmo;
 Pratique os 4S;
 Melhore sempre etc.

Portanto, o estímulo ao desenvolvimento da autodisciplina deve ser entendido

como a luta permanente para manter e melhorar os 4S. Ampliando o significado do senso
de utilização para “identificação e solução dos diversos problemas comuns a uma equipe,
e sob a exclusiva responsabilidade de equipe”. Maslow já dizia que “as pessoas crescem
resolvendo problemas em equipe”.

Como estimular a auto-disciplina?

Algumas lições podem ser aprendidas com as melhores organizações do mundo e,
principalmente, com os grandes educadores e líderes de todos os tempos. São elas:
  Compartilhar missão, visão e princípios fundamentais.
 Educar para a criatividade;
 Ter padrões simples;
 Melhorar as comunicações em geral;
 Atribuir responsabilidades e dar autoridade;
 Criar um clima de confiança, amizade e solidariedade.
 Lançar desafios compatíveis com as habilidades;
 Ter paciência e perseverança na educação e treinamento etc.

Do ponto de vista pessoal, recomendo os seguintes passos para o desenvolvimento

da autodisciplina:
1. Mude o ambiente físico
 Classifique, ordene, limpe e as coisas começarão a melhorar.

2. Mude o ambiente social

 Lute com paciência e persistência para manter um ambiente agradável e seguro.
 Coloque-se no lugar do outro.
 Eduque-se e eduque continuamente, sem tréguas.

Enfim, pratique e divulgue o 5S e você estará dando um passo gigantesco para

criar qualidade de vida!

15. ORIENTAÇÃO PARA IMPLANTAÇÃO E CONTROLE

1. A Coordenação do Programa 5S no Departamento deverá fazer o levantamento de

todos locais das áreas onde será implantado o Programa 5S.

2. Em consenso com os funcionários e gerencias que atua nos locais, a área será
dividida em Postos 5S.

3. Em cada Posto deverá ser nomeado um responsável pelo mesmo.

4. O responsável do Posto 5S deverá, em consenso com as demais pessoas que trabalham

ou utilizam o Posto, fazer as "Planilhas de Inspeção 5S" do Posto no formulário-padrão
conforme exemplos. A avaliação é mensal e é auto-explicativa.

5. Após impressa a Planilha, anexar a ela as folhas das "Pendências 5S" e "Rotina 5S".
Colocá-las no plástico transparente, que possibilite a remoção mensal para anotar a
pontuação, as Pendências e olhar a Rotina 5S.

6. O plástico transparente com as três folhas deverá ser afixado na porta de entrada da
sala principal do Posto ou no mural dentro da sala.

7. A "Rotina 5S" fornece informações necessárias para fazer as avaliações dos Postos e
encaminhar as Pendências.

8. O Coordenador do Programa 5S deverá afixar a folha de "Resultados Mensais do 5S"

no mural da secretaria ou sala dos professores dentro de um plástico transparente que
possibilite a fácil remoção da mesma pelos responsáveis para anotação dos resultados de
inspeção.

9. Próximo a esta folha afixar três canetas hidrocor para pintar as cores correspondentes
às notas do mês.

16. CONCLUSÃO

O 5S é um programa para todas as pessoas da empresa, do presidente aos

operadores, para as áreas administrativas, de serviço, de manutenção e manufatura.

O programa 5S visa mudar a maneira de pensar das pessoas na direção de um

melhor comportamento para toda vida.

Você deve fazer todo esforço para que o 5 S seja muito bem sucedido em sua
empresa.

O programa deve ser liderado pela alta administração da empresa e é baseado em

educação, treinamento e prática em grupo.

TAREFAS COMPLEMENTARES

Você deve definir o que é essencial e realizar as tarefas complementares, para aprender a
aplicar o conhecimento adquirido e, também selecionar o conteúdo complementar para
permitir que se aprofunde no conteúdo do curso, questione e relacione outros tópicos do
conhecimento.

Tarefas Complementares:
1) Procure sites na internet relacionados ao assunto;
2) Leia livros sobre o assunto;
3) Aplique o que você aprendeu em casa, na sua vida pessoal e principalmente no
trabalho;
4) Converse com seus colegas sobre o assunto, pois trocando informação se aprende
muito;
5) Faça outros cursos relacionados ao assunto;
6) Nunca desista de seus sonhos.

Agindo desta maneira será uma excelente forma de ampliar seus conhecimentos e
melhorar a sua empregabilidade. Em tempos de crise ou onde se precisa de pessoas
capacitadas, o melhor é investir em sua carreira.

Aproveite novas oportunidades de aprender.