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Aplicación de 2S – Orden
Se asignan indicaciones para mantener un orden basado en la frecuencia de uso y
espacio para disposición documental y de archivos digitales en el ordenador:
Crear habladores o etiquetas de identificación para carpetas o folders(AZ) de
documentos.
Tener un archivador cerca para disposición de carpetas y folders.
Tener herramientas de papelería cerca.
En el ordenador crear carpetas con titulo guía según la información contenida
en el archivo digital.
Definir itinerancia de la información, organizándola en carpetas principales.
Aplicación de 3s – Limpieza
Se asignan pautas de Limpieza e higiene del área de trabajo y de archivo de
documentos:
En el ordenador eliminar archivos innecesarios, para evitar confusión y
administración de información errada.
Hacer limpieza al ordenador y a sus accesorios para garantizar un adecuado
funcionamiento.
Revisar que los documentos, las carpetas y los folders estén en buen estado
y dispuestos en el lugar asignado.
Limpiar el archivador del polvo y algún tipo de desecho que pueda ocasionar
daño a los documentos.
Aplicación de 4S – Estandarización
Se definen normas de acción para la correcta aplicación de las anteriores pautas de
las 1S, 2S y 3S:
Realizar inspecciones por parte de los líderes del Área.
Capacitar y dar retroalimentación al personal de las maneras correctas de
actuar en su Área.
Disponer de un procedimiento para la debida administración documental y de
archivos digitales.
Mantener orden, limpieza y actualización según corresponda.
Aplicación de 5S – Mantener la disciplina
En este punto lo importante es mantener la conciencia de los líderes y de los
trabajadores sobre la mejora continua:
Insentivar al personal para que mantenga las medidas de orden, limpieza y
cumplimiento de normas y procedimientos.
Dar informes sobre el progreso obtenido con la implementación de la
metodología 5S.
Aplicar el método y dar ejemplo a las diferentes Areas.