Aprenda a fazer o cálculo do valor de reembolso por KM rodado

Se você já usa o carro de seu funcionário e entende o quanto isto é vantajoso para a sua
empresa, então iremos falar, sobre como calcular o valor (R$) de reembolso por KM rodado.

É muito difícil você estipular um valor “aleatório” e esse valor agradar toda a sua equipe, não
havendo nenhuma discordância.É muito comum haver discussões acaloradas entre empresa e
funcionário, até que ambos fiquem satisfeitos.

Por isso, a decisão de estipular um valor de reembolso por KM rodado não precisa ser
“aleatória” e sim, uma decisão baseada em parâmetros e critérios técnicos, conforme irei lhe
mostrar, passo a passo, em um exemplo de cálculo.

PRIMEIRO PASSO:

Estipular um modelo padrão de veículo a ser usado

Esse padrão pode variar um pouco de acordo com o modelo de negócio, porém,em nosso
exemplo, iremos adotar o “GOL MIL 0 KM”, para definir os critérios de consumo de combustível
e manutenção.

SEGUNDO PASSO:

Estimar o KM rodado por ano de trabalho

Essa estimativa deve ser muito próxima a realidade, para que todos os cálculos sejam efetivos
e justos, para ambas as partes.

Estabeleça uma estimativa de valor de “KM RODADO” por ANO, e de preferência, que esse
valor seja acordado com a equipe.

Exemplos de “KM RODADO” por ANO:

Meu funcionário irá rodar 24.000 KM por ano, a trabalho.

Meu funcionário irá rodar 12.000 KM por ano, a trabalho.

No exemplo a seguir iremos adotar os 24.000 KM por ano (2.000 KM por mês)

TERCEIRO PASSO:

Definir quais serão os indicadores que seu reembolso por KM rodado irá restituir ao seu
funcionário, e fazer o cálculo do valor por KM:

a-) Combustível:

Conforme falado anteriormente, o padrão adotado nesse exemplo é o “GOL MIL 0 KM”, e o
consumo médio desse veículo, de acordo com o fabricante, é de 14,75 KM por litro.

Para chegar no valor correto de reembolso por “KM RODADO”, deve-se aplicar a seguinte
fórmula:

Custo do combustível (R$ por KM) = Preço do litro (R$ por Litro) / Consumo médio (KM por
Litro)

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo do combustível (R$ por KM) = 3,76 (fonte) / 14,75 (fonte)

Custo do combustível (R$ por KM) = 0,25

Esse valor, obrigatoriamente, entra na composição, pois o combustível é o mínimo que a

empresa deve considerar para um reembolso por KM rodado justo.

b-) IPVA + Seguro obrigatório + Licenciamento:

Se o custo do IPVA + Seguro obrigatório + Licenciamento for acertado entre as partes para
compor o valor (R$) de reembolso por KM rodado, a fórmula é essa:

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM) = (Valor do IPVA + SO + LIC) / (“KM RODADO”
por ANO)

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM” temos o seguinte resultado:

IPVA = 3% do valor do carro na tabela fipe

SEGURO OBRIGATÓRIO = R$ 105,65 (veículos particulares)

LICENCIAMENTO = R$ 80,07 (2016, em SP)

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM) = (R$ 1.200,00 + R$ 105,65 + R$ 80,07)
/ 24.000 (“KM RODADO”por ano)

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM) = R$ 0,06

c-) Manutenção:

A manutenção (revisão da concessionária), depende diretamente do tempo de vida do veículo

utilizado pelo funcionário, e também, se a empresa irá ou não, aceitar veículos acima de 03
anos de uso.
Nesse exemplo, iremos trabalhar com o “GOL MIL 0KM” e com o “KM RODADO” x ANO
de 24.000KM

Revisões obrigatórias do GOL Mil 0KM:

A recomendação das concessionárias, em geral, é que a revisão deve ser feita a cada
10.000Km ou 6 meses, de acordo com o que acontecer primeiro.

No exemplo que estamos adotando, haveriam duas revisões por ano, e iremos considerar o
custo do terceiro ano (5°. e 6°. Revisão), para chegarmos no custo (R$ por KM) da
manutenção.

Custo da manutenção (R$ por KM) = Valor das revisões do ano / “KM RODADO” por ANO

Em nosso exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo da manutenção (R$ por KM) = R$ 980,67 (5°. e 6°. Revisão) /24.000 (“KM RODADO”
por ANO)

Custo da manutenção (R$ por KM) = R$ 0,04

d-) Investimento inicial x Depreciação:

Esse item é recomendado pagar, caso exista uma exigência de renovação da frota, por parte
do funcionário.

Caso a empresa queira exigir que o funcionário utilize veículos com, no máximo, 03 anos para
trabalhos pela empresa, esse custo de renovação pode ser incluído no valor do reembolso por
km rodado.

Conforme falado anteriormente, o padrão adotado nesse exemplo é o “GOL MIL” e o valor
atual nesse exemplo é R$ 40.000,00

Custo atual do veículo: R$ 40.000,00

Taxa de depreciação 1°.ano: 20%

Taxa de depreciação 2°.ano: 10%

Taxa de depreciação 3°.ano: 10%

Valor líquido depreciado após 03 anos: R$ 24.000,00

Valor da depreciação: Valor atual – Valor depreciado líquido, após 03 anos

Valor da depreciação (03 anos): R$ 40.000,00 – R$ 24.000,00

Valor da depreciação (03 anos): R$16.000,00

Nesse exemplo que estamos adotando, o funcionário é obrigado a renovar o veículo a cada
3anos:

Custo da depreciação (R$ por KM) = Valor de depreciação (03 anos) / (“KM RODADO” x
ANO) x 03 anos

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0km” temos o seguinte resultado:

Custo da depreciação (R$ por KM) = R$ 16.000 / 72.000 (“KM RODADO” por ANO)

Custo da depreciação (R$ por KM) = R$ 0,22

e-) Limpeza:

Lembrando que existem situações, em que o carro é adesivado com a logomarca da sua
empresa, e não é nada saudável, o veículo transitar na rua estando imundo.

O primeiro passo, é definir a periodicidade que a empresa está disposta a arcar com esse
custo:

Limpeza Semanal (48 vezes ao ano)

Limpeza Quinzenal (24 vezes ao ano)

Limpeza Mensal (12 vezes ao ano)

Nesse exemplo irei adotar o período de “Limpeza Semanal”

O custo da lavagem completa em SP, gira em torno de R$ 35,00

Custo da limpeza (R$ por KM) = (Limpeza semanal x custo da lavagem) / “KM RODADO”
por ANO

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:

Custo da limpeza (R$ por KM) = (48 x R$ 35,00) / 24.000 (“KM RODADO” por ano)

Custo da limpeza (R$ por KM) = R$ 0,07

f-) Seguro:

O seguro é um custo importante e recomendamos adotá-lo em sua base de cálculo.

O valor do seguro muda muito de perfil para perfil, mas pode ser considerado, na média, em
6,5% do valor total do veículo.

Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o seguinte resultado:
Seguro = 6,5% do valor do carro

Valor do carro (exemplo) = R$ 40.000,00

Custo do seguro = R$ 2.600,00

Custo do seguro (R$ por KM) = R$ 2.600 / 24.000 (“KM RODADO” por ANO)

Custo do seguro (R$ por KM) = R$ 0,11

QUARTO PASSO:

Definir qual a % de reembolso por KM rodado, que a sua empresa irá utilizar:

Não é necessário a empresa arcar com todos custos do veículo, para que seu funcionário use
a trabalho, até porque, ele também irá utilizar para si o veículo, e por isso, tem que participar
também das despesas.

É prudente a empresa participar dos custos importantes, que garantam ao veículo pleno
funcionamento, pois uma vez esse veículo parado, o prejuízo será para ambos os lados, além
da empresa poder exigir mais responsabilidade e prestação de contas por parte do motorista.

Nesse exemplo, irei atribuir uma % de rateio, entre a empresa e o funcionário:

Custo do combustível (R$ por KM) = R$ 0,25 * (100%) = R$ 0,25

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM) = R$ 0,06 * (50%) = R$ 0,03

Custo da manutenção (R$ por KM) = R$ 0,04 * (100%) = R$ 0,04

Custo da depreciação (R$ por KM) = R$ 0,22 * (100%) = R$ 0,22

Custo da limpeza (R$ por KM) = R$ 0,07 * (50%) = R$ 0,035

Custo do seguro (R$ por KM) = R$ 0,11* (50%) = R$ 0,055

Valor do KM rodado (nesse exemplo) = R$ 0,63 por KM

Esse valor é baseado em critérios, e não em “achismo”, e pode ser discutido de forma
transparente entre as partes (empresa e funcionário).