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1.

Base para construir tu futuro

¿Por Qué Es Importante Tener Metas Personales?

Hoy se habla de la importancia de tener y establecer propias metas personales


¿Por qué?
La respuesta es: porque se ha encontrado que el ser humano tiene un alto grado de
motivación y compromiso cuando cuenta con un plan de vida y va tras sus propios
logros.
Es tan importante tener metas, que no importa en qué ámbito se desarrolle
profesionalmente una persona; con frecuencia se le pregunta cuáles son tus metas,
qué quiere lograr en su vida, qué es importante para ella. ¿Por qué? Porque las
organizaciones quieren tener personas que sepan a dónde van, que sepan y
valoren las oportunidades que tendrás para crecer y que aporten positivamente al
logro de tus metas organizacionales.
Una persona con metas demuestra con sus acciones que tiene un norte, que sabe
dónde está, lo que tiene que hacer, que es responsable con su vida, que sus
acciones son coherentes y consistentes con lo que se propone y se le asigna. Se
convierte en una persona fiable, agradable y en muchas ocasiones, inspiradora
para otros. De hecho, en este camino el individuo aprende a valorar y trabajar con
otros, a ser cuidadoso con los recursos de que dispone, a ver y aprovechar
oportunidades, se convierte en un ser con carisma y magnetismo que atrae hacia sí
a otras personas que van a contribuir con el logro de sus metas.
El tener metas personales minimiza la incertidumbre en el constante cambio al que
te enfrentas a lo largo de tu existencia, te ayudará a la toma de decisiones
permanentemente: dónde y con quién estar, qué hacer y qué no hacer, qué tener,
cómo administrar tu tiempo y sus recursos, dónde poner énfasis, qué aprender,
qué habilidades desarrollar y muchas decisiones más, que te llevarán al logro de
tus objetivos y realización personal.

Metas

¿Qué es una meta?


 Es un logro que se desea alcanzar en el corto, mediano o largo plazo.
 Una meta es el final al que se dirige una acción o un deseo.
 Es un punto o un destino al que se quiere llegar.
 Es uno de los elementos de un plan, ya sea empresarial, social o personal.
 El ser humano por naturaleza quiere desarrollar proyectos y para su logro,
divide este trayecto en partes más pequeñas a las que se les denomina metas.
 Una meta significa un estímulo, pero también requiere un esfuerzo y unas
condiciones propias para su logro.

Características De Las Metas

Para el cumplimiento de metas, se requiere que estas tengan ciertas características


y estas se resumen en la sigla en inglés, SMART:
S (Specific): Especifica
M (Mesurable): Medible
A (Archievable): Alcanzable
R (Realistic): Realista
T (Timely): En un tiempo
Si las metas no tienen estas características, no hay posibilidades que se logren y se
puedan incluir en un plan de acción. Estas se pueden ver más en detalle en las
Reglas de Oro para Fijarse Metas.
“Quiero conocer el mundo” no es una meta, es un deseo, ya que su declaración es
vaga, no se puede medir, no es alcanzable (el mundo es muy grande) y no tiene un
tiempo específico para hacerlo.
Una persona que pesa 65 Kl, expresa: “Quiero pesar 55 kilos en 6 meses”. Ésta
declaración sí es una meta, ya que es específica, medible, alcanzable y tiene un
tiempo establecido para su logro.

Fijando Metas Personales


Establecer metas es un proceso, tiene una metodología y unas condiciones para
que al finalizar, salga un documento llamado plan, el cual si se sigue, te llevará
donde hayas establecido, ya sea en el ser, en el hacer o en el tener.
El fijar metas personales implica tener en cuenta algunos aspectos, además de las
características planteadas anteriormente:
 Deben ser personales, quererlas uno mismo. No tienen por qué parecerle bien a
nadie, sino a quien es el que va a poner el esfuerzo y la acción necesaria para
llevarlas a cabo.
 Eatablecer en qué área de la vida se quieren alcanzar: Salud, finanzas,
relaciones, espiritual, profesional, autorrealización.
 Qué es lo que realmente se quiere lograr, cuándo y por qué. ¡Te tienen que
generar emoción y ganas de comenzar ya mismo!
 Qué valores son los que rigen tu vida, ya que una meta puede ir en contravía con
un principio o valor personal.
 En qué punto de la vida se está, ya que algunas metas requerirán más tiempo,
aprendizajes, desarrollo de habilidades o superación de limitantes.
 Es importante tener muy claro cuál es el propósito y la visión de vida que se
tiene, ya que las metas a establecer te llevarán o no, al cumplimiento de este.
Aquí es importante preguntarse: ¿cuál es la vida que quiero para mí y para mi
familia o para los que me rodean?
 ¿Cuáles son tus fortalezas y talentos? ¿Cuáles son tus debilidades?
 Es necesario establecer la secuencia de las metas a seguir. El cumplimiento de
una le debe llevar al cumplimiento de la siguiente.
 Las metas deben estar registradas por escrito y leerlas constantemente. Esto
ayudará a mantenerlas, clarificarlas y dimensionarlas mejor; a entender su
importancia y a comprometerse a lograrlas.
El tener claro estos aspectos da dirección, orden, claridad y sustento al plan de vida
que se establecerá más adelante, para llevarlo a que vivas la vida que deseas para tí
mismo y los seres que amas.

Plan De Vida

Una vez establecidos los puntos anteriores, el siguiente paso es plasmar un plan de
vida que incluye: la declaración del propósito, los valores que rigen tu vida y la
enumeración de los objetivos que quieres lograr a lo largo de tu vida, así como una
guía que indique cómo se propone alcanzarlos.
Divida el plan de vida en:
 Planes anuales:
¿Qué quiero lograr este año?… ¿Cada año?
 Planes trimestrales:
¿Qué quiero lograr este trimestre?… ¿Cada trimestre?
 Planes mensuales:
¿Qué quiero lograr este mes?… ¿Cada mes?
 Planes semanales:
¿Qué quiero lograr esta semana?… ¿Cada semana?
 Planes diarios:
¿Qué debo lograr hoy para avanzar en mis metas de largo plazo?
Este plan incluye metas personales, profesionales, económicas y espirituales,
tiempos, recursos, fechas y acciones de seguimiento.
Importante:

 Todos los pasos mencionados deben ser


congruentes con la misión, visión y valores establecidos.
 Ponerles acción. La acción es el ingrediente que le dará vida a una meta. Si no se
actúa en su cumplimiento, se quedará como un mero deseo y en su vida habrá
frustración y desaliento. Como dice el proverbio chino: «No temas ir despacio;
solo ten miedo de quedarte quieto». Si se pone acción y el resultado no es el
deseado, se tiene ya un punto de reflexión y de redirección hasta llegar a la
meta.
 Evalúa tu progreso en tiempos acordes al tiempo establecido para el logro de la
meta. No dejes las evaluaciones cuando ya está por completarse el plazo. Házlo
oportuna y honestamente.
 Se flexible contigo mismo. Recuerda que es un plan para tu vida y que es un
proceso. No necesitas ser perfecto, solo necesitas ajustar tus planes. Algunas
metas no contribuirán realmente a tu sueño ni a tu propósito y tendrás que
eliminarlas. Otras necesitarán modificación. Esto ya es avanzar.
 Señala tus éxitos por pequeños y celebre que sean. No esperes hasta el logro
final. También necesitas estímulos por hacer el esfuerzo que estas haciendo
para avanzar hacia lo que te has propuesto lograr.
 Mantente enfocado en el logro. Trabaja cada día, cada momento en el logro de
tus metas y en la realización de tu propósito.
 Disfruta y comparte el viaje con otros.
 Ayúdate viendo diariamente una representación gráfica de tu plan de vida.
¿Por dónde empezar?
1. Visualiza su vida en positivo, como si ya estuviera en posesión de tus metas.
Ayúdate diariamente con la representación gráfica de tu plan de vida.
2. Emociónate con los resultados que esperas tener y por el proceso que acabas de
iniciar
Una Última Reflexión

Mientras trabajas en tus metas, ellas trabajan para ti. En el transcurso de este viaje,
habras ampliado su radio de acción, tu flexibilidad y habilidades, te habrás
convertido en una parte más cercana a tu verdadero yo: Un ser lleno de recursos y
potencialidades para compartir con otros y enriquecer sus vidas y la tuya propia.
Este momento es el que nos correspondió vivir. No sabemos cuándo nos toca partir
y en tanto llega ese momento, disfrutemos cada segundo de este maravilloso
instante. Busquemos el logro de nuestros sueños y metas; convirtámonos en la
mejor versión de nosotros mismos al buscar y vivir nuestro propósito, desarrollar
nuestros talentos, superar nuestras debilidades, compartir con otros nuestra
existencia haciéndolas más ricas y valiosas por el solo hecho de estar juntos y
buscar el logro de nuestras metas y sueños. Demos y tomemos lo mejor de cada
uno y seguro que este mundo será mejor por el solo hecho de que estamos en él.
“Elige vivir y no sobrevivir.
Elige volar y no quedarte sembrado
Elige ser feliz y no quejarte
Elige emprender tu proyecto y no el de otros.
Tu puedes y lo mereces”

2. Proponerse metas puede ser abrumador, Locke y Latham nos enseñan

el camino

Si quieres, puedes aprender sobre establecer metas mediante un vídeo.


Cuando se trata de proponerse metas, nadie queda exento del sentimiento de
ansiedad e inseguridad e incluso, muchos decidirán conscientemente evitar
crearse metas para no sentirse decepcionados. Si lo anterior te desalienta, no te
preocupes. Mientras más sepas sobre cómo debes planificar tu trayectoria, más
lejos estarás de fracasar. Sigue leyendo y podrás encontrar unos cuantos buenos
consejos para escoger correctamente tus metas; el secreto del éxito está en
mantenerse informado.
Por otro lado, esta teoría no sólo tiene relevancia personal, ya que también es muy
útil en el ámbito empresarial. Si deseas mejorar el entusiasmo de tu equipo y por
tanto la calidad de su trabajo, entonces deberías estar al tanto de los principios de
la teoría de la fijación de metas.

Establece Metas Coherentes


Las personas suelen olvidar que lo importante de una meta no es lo que podamos
conseguir con su realización. Lo realmente valioso es el cambio que pueda
provocar una meta en nosotros como personas. Ten en cuenta esto y podrás
enfocarte mejor en cualquier camino que escojas.
Edwin Locke y Gary Latham estuvieron investigando por varios años sobre la
teoría de la fijación de metas. En ese tiempo pudieron definir cinco elementos
imprescindibles que deberías tener en consideración:
Primero: La claridad
¿Estás confundido sobre si deberías escoger un camino u otro? Esta pregunta que
planteamos será parte esencial de este apartado, ya que la claridad supone de
certeza.
Para despejar nuestras ideas debemos pensar de forma ordenada. Si queremos
proponernos una meta pero no estamos seguros si deberíamos participar,
entonces ten cuenta estos puntos:
 Sé específico
Si tu meta no es clara y detallada perderás su foco rápidamente. No intentes
abarcar demasiadas cosas al mismo tiempo y siempre ve a tu ritmo.
 Tu objetivo debe ser medible
Debes ser capaz de medir tu progreso, porque de otra manera no podrás
determinar tu desempeño y tus avances. Evita metas en las cuales no puedas
definir con claridad los resultados pretendidos.
 Sólo metas alcanzables
Eres ambicioso, pero quizá lograr la paz mundial pueda ser una meta muy
grande. Es importante que definas tus posibilidades. Se trata de ir paso por paso
hasta conseguir fines mayores; no intentes lanzarte al fuego en el primer salto.
 Sino es relevante, olvídalo
Tu meta tiene que ser valiosa para ti. La relevancia es un factor especialmente
importante porque es la principal fuente de motivación, es lo que nos mantiene
en pie ante las situaciones más difíciles, así que elige algo que te apasione.
 El tiempo
Definir el período de tiempo que tomará tu meta es fundamental; ya sea unas
semanas o un par de años. Te recomendamos ser cuidadoso, metas de tiempo
prolongado pueden ser difíciles de seguir, así que asegúrate de estar totalmente
decidido.
 Tomar en consideración
Los cinco factores nombrados anteriormente describen perfectamente la
claridad que debes poseer para ser consistente con la meta que escojas. Todo
esto tiene un uso personal increíble, pero además, si eres un empresario y estás
al tanto de estos puntos, puedes tomarlo a tu favor. Establece metas claras a tu
equipo de trabajo y te lo agradecerán con su buen desempeño.
Segundo: Establece Retos
Los estímulos de una meta provienen del reto que representen. Si es muy sencillo,
se perderá interés rápidamente. Claro, retos muy complicados no son la idea
tampoco, ya que pueden hacer que desistas. Es importante mantener un equilibrio.
Graduarse en la universidad puede ser altamente gratificante. Son varios años de
carrera en las cuales invertiste una buena cantidad de tiempo y esfuerzo. Sin duda
obtener un título puede ser difícil, pero no es imposible. Habrás pasado por
muchos obstáculos y estos te habrán causado satisfacción al cumplirlos
exitosamente. No te olvides de este sentimiento, ya que si eres un empresario y
deseas motivar a tu equipo de trabajo, entonces deberías pensar en proponer retos
en su rutina. De esta manera, se sentirán valiosos y reconocidos: justo igual que
como cuando se graduaron o cuando lo hiciste tu.
Tercero: El compromiso
Este paso es el más obvio: si has elegido por ti mismo una meta, entonces
automáticamente deberías estar comprometido a ella, a menos de que hayas sido
forzado a participar. En ese sentido, sería más difícil que te sientas motivado a ser
responsable y constante.
Lo antes mencionado resalta muy bien el aspecto laboral. A menudo en las
empresas se presentarán tareas que no serán del agrado de los trabajadores y ante
esto comenzarán quejas que conducirán eventualmente a un bajo desempeño. Para
evitar este escenario, es importante que no fuerces a tu equipo. Debes mantener un
tono amistoso, escuchar sus opiniones y conversar sobre las tareas hasta que se
haya llegado a un acuerdo, en ese momento podrán estar realmente
comprometidos y su productividad se mantendrá.
Cuarto: La retroalimentación
La retroalimentación es una forma de medir tu progreso, ya que solamente una
persona no basta para decir con certeza si un objetivo está yendo en el camino
indicado. Además, la retroalimentación cumple una segunda misión: motiva.
Buenas críticas a tus empleados pueden beneficiar altamente su calidad de
ejecución. No te olvides de la retroalimentación, es una herramienta
de comunicación esencial, sin la que tu trabajador se sentirá ignorado y poco
valorado.
La retroalimentación no va en un único sentido, ambas partes deben expresar sus
opiniones. Eso formará una relación cliente-empleado más confiable.
Quinto: La complejidad de las tareas
En ocasionas las tareas pueden volverse muy complejas y llegar a paralizarte. Para
evitar este escenario es preferible que no pienses en tu objetivo como un todo,
divide por categorías lo que te propones, como si se tratasen de metas
individuales. Esto te ayudará a no perder los ánimos.
Debes considerar el tiempo; procura que tus tareas tengan fechas realistas que
puedas seguir y que además no sean demasiado estresantes. Si por otro lado,
empiezas a sentir que el estrés te supera y el tiempo asignado es abusivo,
probablemente tengas que pensar en redefinir tus objetivos.
Considera que tu equipo de trabajo podría necesitar de entrenamiento adicional
para cumplir con ciertas metas. Debes apoyarlos tanto como puedas para evitar un
trabajo mal realizado. Si además, las tareas que enfrentan son abrumadoras, quizá
necesiten de asesoramiento con un experto para ayudarles a mantener el ritmo.

Vídeo sobre establecer metas

Últimas Reflexiones

Metas bien elaboradas en el área de trabajo motivarán a tu equipo a mantener un


buen desempeño. No olvides que mientras más reconozcas sus capacidades, mejor
trabajo estarán dispuestos a brindar.
Escoger metas puede ser laborioso, así que asegúrate de definir claramente qué
quieres alcanzar y desde ese momento, tus metas se volverán una
gran satisfacción, desde el inicio hasta el final.
SMART en inglés significa inteligente, y sus siglas representan: S=específico,
M=medible; A=alcanzable, R=relevante, y T=tiempo. Estos son los pasos que logran
que una meta sea clara, tómalos en consideración.

3. Programa tu tiempo de manera efectiva

Cuando se habla de programación efectiva, realmente a lo que se está refiriendo es


a gestionar el tiempo eficazmente con el fin de aumentar la productividad y
equilibrio en tu vida.
Si quieres lograr productividad, rendimiento, efectividad, crecimiento,
organización y credibilidad es vital que sepas administrar tu tiempo, para realizar
las actividades que se requieren llevar a cabo y de esta manera los planes, metas y
objetivos se cumplan y no se queden escritos en el papel o perdidos en la mente.
No basta solo con establecer metas, plantear estrategias y elaborar planes de
acción. Todo esto se debe traducir en actividades que se llevarán a la acción y éstas
a su vez, requieren tiempo y recursos que hay que tener en cuenta para programar,
razón por la cual, la programación de las actividades es un paso vital e importante
para que todo se haga a tiempo y efectivamente y así nada quede sin hacerse y no
se dupliquen tareas innecesariamente.

Programando Efectivamente El Tiempo

Según Wikipedia el tiempo es un “periodo determinado durante el que se realiza


una acción o se desarrolla un acontecimiento”.
Tomando como base esta definición piensa en cuántas horas laboras al día, cuántas
dedicas a tu familia y cuántas a las actividades de recreación, desarrollo personal
y/o profesional.
Si deseas que tu vida esté en equilibrio, sea productiva y eficaz en todas las áreas
mencionadas anteriormente, le debes prestar atención, darles tiempo y que tus
acciones sean de calidad. De lo contrario, comenzarás a sentir una sensación de
agobio, impotencia y desazón. Por ello, si planificas tu tiempo efectivamente no
serás esclavo de él.
Los pasos para una programación efectiva
1. Para programar efectivamente tu tiempo, primero debes tomar conciencia de
que solo dispones, como cualquier ser humano, de 24 horas al día, 7 días a la
semana, 30/31 días al mes y 365 días al año. Es en estos períodos en los cuales
vas a lograr tus metas y objetivos, a través de las acciones que en ellos realices
personalmente, con o a través de otros.
2. Cuando interiorices esta premisa, el siguiente paso es establecer objetivos con
claridad y precisión.
3. Planteado lo anterior, hay que diseñar un plan de acción que responda a: ¿Qué
vas a lograr?, ¿Cuándo lo tendrás realizado?, ¿Cómo lo lograrás?, ¿Quién te
puede ayudar?, ¿Qué requieres para su logro? y ¿Qué actividades requieres
llevar a cabo?.
4. El siguiente paso es programar por escrito y en forma metódica, las actividades
a realizar:
o Comienza con una “lista general de actividades”, en la cual vas a plasmar las
tareas que se deben desarrollar, a qué proyecto u objetivo corresponden,
cuál es su aporte a éste y cuáles son las tareas en las que se puede
descomponer esta actividad. Por ejemplo, la venta, contribuye a generar
ingresos y comisiones; las tareas que hay que realizar para que vender sea
una realidad son prospectar, contactar, presentar, negociar y realizar un
seguimiento.
o Una vez listadas todas las actividades mayores y sus correspondientes tareas
se procede a registrar las fechas en que se deben ejecutar.
o Cuando tienes desglosadas y fechadas las tareas y actividades se continúa
priorizando el orden de ejecución. Puedes utilizar la nomenclatura que más
te apetezca. Por ejemplo, la priorización numérica donde 5 es la de más alta
jerarquía y 1 la de más baja o la alfabética donde A es la de mayor valor y E la
de menor. Esto lo decides tú.
5. Una vez haz fijado la prioridad de las diferentes tareas debes determinar qué
tareas realizaras tú, cuáles puedes delegar y cuáles no te corresponden.
6. Para que el paso anterior sea efectivo pasa estas tareas a un listado que puedes
denominar “tareas delegadas”, donde indiques el nombre de la actividad y de
quien la va a realizar, así como las fechas de verificación y de entrega.
7. Las tareas que vas a realizar, así como las fechas de verificación y entrega de las
tareas delegadas, las trasladarás entonces a la herramienta o sistema de
programación que manejes, bien sea en un dispositivo digital o en una agenda
física, en la fecha correspondiente que la debes ejecutarlas y el tiempo que vas a
utilizar en ellas.
8. Cuando la tarea sea realizada bórrala o archívala.
9. Si una de estas tareas requiere una verificación posterior registra la fecha en la
lista y en la agenda, de esta manera no se te pasará y la podrás dar por
concluida.
Como ves, el proceso no es complicado, pero sí requiere disciplina y tiempo.
Al principio te puede costar un poco más de tiempo, pero una vez lo haces un
hábito, será mucho más fácil, rápido y efectivo.
Date el tiempo suficiente para planear, ejecutar, revisar y concluir una tarea; es la
única forma de tener resultados efectivos de manera consistente y sistemática.

La Agenda

La agenda es un instrumento que puede ser físico o digital, cuya función es


permitir el registro por mes, día y hora de las actividades que realices, bien sea una
tarea, una reunión, un seguimiento, unas llamadas o un descanso.
Te es útil como archivo y como soporte de planeación, ya que al tener registrados
los tiempos que vas a utilizar en las tareas planificadas, sabrás con qué espacios del
día cuentas para otras actividades o bien para determinar qué momentos puedes
destinar para atender imprevistos o “urgentes”.
Para que esta herramienta te sea útil y no seas un esclavo de ella, es bueno que la
revises el día anterior y así tu mente y tú se preparen para las actividades del día
siguiente. Si se requiere, puedes adelantar o constatar que tienes lo necesario para
que éstas se realicen sin contratiempos.
Otra sugerencia es que programes la semana para prepararte y realizar los
cambios que consideres pertinentes, así como aprovechar y agendar las
actividades por bloques, bien sea por la naturaleza misma de la actividad o por el
lugar donde estés.
Sugerencias para programar efectivamente tus actividades
 Programa de acuerdo a la “Matriz de la gestión del tiempo” planteada por
Steven Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
Organiza tus actividades de acuerdo a tus prioridades y éstas de acuerdo a los
objetivos planteados. Por cada actividad sin importancia que programes, le estarás
diciendo NO a un asunto de importancia para tu vida o empresa.
 Céntrate en las tareas que te den el máximo resultado (Principio de eficiencia de
Pareto o del 80-20). Las otras delégalas efectivamente.
 Concéntrate en los resultados y prioridades, no en tener llena la agenda.
 Planifica las actividades diarias con una base semanal, esto te mostrará un
panorama más amplio, que te permitirá aprovechar zonas, horarios y
actividades.
 En lo posible programa actividades relacionadas en un mismo bloque de
tiempo.
 En las tareas es importante fijar una prioridad y un tiempo para ellas.
 Maneja mapas mentales. Son una herramienta increíble para ver la pertinencia
y coherencia de las actividades a realizar.
 Programa y asiste solo a las reuniones necesarias y haz lo que esté en tu mano,
para que en lo posible estén planificadas y organizadas para que sean efectivas.
 Programa las reuniones importantes al inicio del día.
 Ten claro qué debes hacer y qué no.
 No aceptes demasiados proyectos y responsabilidades. Recuerda, tienes un
tiempo y una capacidad. Es mejor dar resultados con poco, que no darlos o tener
pobres resultados.
 Deja un tiempo de reserva para imprevistos, “urgentes” o descansos activos.
 Divide una actividad en bloques manejables.
 Ten en cuenta los desplazamientos.
Reflexión final
El tiempo es aquel elemento que todos poseemos por igual, lo anhelamos pero lo
malgastamos y no lo usamos a nuestro favor.
Nos afecta malgastar el dinero, pero pareciera que no nos damos cuenta la forma
en que desperdiciamos nuestro tiempo, al utilizarlo en actividades sin sentido y sin
programación.
Prográmate de acuerdo a tus propósitos, valores y objetivos. Actúa en congruencia
con tu programación y tendrás la sensación de equilibrio y libertad.
Conclusión
Darle tiempo al tiempo, para planear, ejecutar, revisar y concluir una tarea, es la
única forma de tener resultados efectivos de manera consistente y sistemática.

TECNICAS

8D – RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN EQUIPO


POR ADRIANA UGALDE

Como solventar un problema de forma estructurada

Cuando existe un problema recurrente que afecta negativamente a un


departamento, un proceso o ciertos resultados, es vital para la organización
encontrar soluciones, que en lo posible solventen tales situaciones de forma
definitiva.
Primero es importante acordar tres conceptos básicos:
 Problema: es todo aquello que requiere una solución para no entorpecer los
resultados deseados.
 Recurrente: situación que se presenta una y otra vez.
 Metodología: sistema que sigue pasos preestablecidos y fijos para el logro de un
fin específico.
Las organizaciones exitosas requieren la mayor fluidez posible en todos sus
procesos. De esta manera, se pueden predecir tiempos, costos, utilidades y
resultados. Cuando esto no sucede, es decir, cuando se altera de manera recurrente
una situación, se utilizan diferentes metodologías para solucionar estos problemas
recurrentes. Una de ellas es la metodología 8D, conocida también como la
metodología de las 8 disciplinas y en inglés “Global 8D Problem Solving”.

Metodología 8D

Son los 8 pasos que se utilizan para la resolución de problemas recurrentes y/o
para la mejora de productos, servicios o procesos.
Un poco de historia
Según Wikipedia fue el gobierno de los Estados Unidos el primero en estandarizar
la metodología 8D, refiriéndose a ésta como “Military Standard 1520: Corrective
action and disposition system for nonconforming material “, que en español
significa: Estándar Militar 1520: Acción correctiva y sistema de disposición para
material no conforme.
Pero fue la empresa de automóviles Ford quien la popularizó en los años 60 y 70,
aplicándola a la solución de problemas de ingeniería. Y es a partir de ese momento,
que la industria automovilística y otras más la utilizan para la resolución de
diversos problemas, por su contundencia y efectividad.
El Método 8D aplica 8 pasos o disciplinas (D) en un determinado orden:
Punto de Partida: Prepararse para la conformación del equipo y la aplicación de
la metodología e implementación de las soluciones. Planear este proceso es la base
del éxito en la solución de los problemas a enfrentar. Debe haber disposición,
apoyo, recursos, autoridad, delimitación de autoridad y acción.
D1. Conformar el equipo de solución: es importante que este equipo sea
interdisciplinario, tenga el tiempo, el conocimiento, la experiencia, la autoridad y
los recursos necesarios para el logro de su misión, así como las bases para trabajar
en equipo. Tendrá como todo equipo de trabajo eficaz, un coordinador o líder que
guiará el proceso y coordinará las áreas involucradas, las acciones a implementar,
la revisión y la corrección de las soluciones propuestas.
Una vez que el equipo se ha conformado, es importante que éste desarrolle el
proceso de conocimiento y adaptación como equipo, definición de roles y todo lo
pertinente a su función y misión.
D2. Identificar el problema: para plantear soluciones definitivas a un problema,
es vital identificar y definir el problema en forma real, cauntificando los síntomas
en términos medibles y concretos sobre los cuales trabajar en pos de su solución.
Hay que responder a: ¿qué está sucediendo o qué no debería estar pasando?
¿Dónde está pasando? ¿Quiénes están involucrados? ¿Cuáles son las consecuencias
identificables de lo que está pasando? ¿Cómo, dónde y por qué? y seguir así
formulando todas y cada una de las preguntas pertinentes y específicas del
problema que se va a resolver.
La importancia de este paso lo plantea Albert Einstein en su frase: “si me dieran
una hora para salvar al planeta, gastaría 59 minutos identificando el problema y
uno en la solución “.
De la exactitud en la definición del problema, dependerá la calidad, efectividad y
costo de la solución.
D3. Plantear acciones de contención o soluciones temporales: en tanto se
encuentran y superan las causas del problema hay que tomar medidas de urgencia.
Aquí, es importante verificar y estar atentos, para que éstas soluciones contengan
al problema y no lo dejan avanzar, en tanto el equipo encuentra las soluciones
definitivas.
D4. Identificar la causa raíz: aquí, como en la salud humana, cuando algún
aspecto no está funcionando bien, lo que se puede identificar inmediatamente son
los síntomas, que son una guía o signos de un problema, pero no muestran cuál es
su causa. Ésta se determina a través de análisis, evaluaciones, pruebas y
correlaciones. La causa o raíz se identifica si al proponer una solución se
comprueba que este problema no se volvería a presentar.
Por ello, es importante la calidad del equipo que puede abordar este diagnóstico
desde diferentes ángulos, llegando a una conclusión y solución, certeras y
confiables.
D5. Proponer y verificar las soluciones propuestas: Una vez encontrada la
causa raíz del problema, el equipo propone, analiza y define cuales son las
soluciones a este.
D6. Implementar y validar las soluciones planteadas: las soluciones definitivas
dadas por el equipo se transmiten, se implementan y así, se verifica que el
problema ya fue resuelto y no habrá recurrencia. Es importante realizar esta
verificación con hechos registrables.
D7. Prevenir la recurrencia: el realizar el proceso de solución de un problema
con esta metodología 8D, presupone que el problema no se volverá a presentar,
pero es necesario plantear los mecanismos de retroalimentación y verificación que
nos asegure que esto no suceda nuevamente.
D8. Felicite y retroalimente al equipo: una vez verificado que las soluciones
propuestas son definitivas, es necesario que el equipo se retroalimente a sí mismo
y con información de los involucrados en el proceso.
Es importante reconocer y felicitar al equipo y a su líder, así como dar estímulos
por el tiempo, dedicación y aportes dados en la superación del problema, ya que su
contribución, ayuda y beneficia a toda la organización.

Recomendaciones Sobre El Uso De Esta Metodología

Como se mostró, esta es una metodología valiosa ya que se centra en la solución


definitiva de un problema, encontrando su causa raíz, planteando soluciones
pertinentes y enfocadas, así como verificando éstas para evitar su recurrencia.
Las fortalezas principales de esta metodología son:
 El análisis se basa en los hechos y no en las opiniones. Todo debe ser
susceptible de medir y evaluar.
 Es vital encontrar la causa y no limitarse a evaluar los síntomas.
 Es vital seguir el proceso paso a paso. No buscar o crear atajos.
 Los resultados de un equipo eficaz, son mayores que los propuestos por un
individuo.
Todo esto requiere que la dirección:
 Sea consciente que la solución de problemas críticos es un aspecto que requiere
conocimiento, experiencia, tiempo, recursos y autoridad. Por lo tanto, es
importante constituir equipos para su solución.
 Brinde el apoyo necesario para que el equipo seleccionado logre su misión en el
menor tiempo y con los mínimos costo posibles.
 Tenga canales de comunicación abiertos con el departamento y el equipo, para
garantizar que la información y actividades fluyan apropiadamente.
 Lleve los registros de todo el proceso para su consulta, ya que uno de los
aspectos más valiosos de esta metodología es que todo el proceso, información
y conclusiones que se obtuvieron y desarrollaron, pueden ser útil para la
solución de otros problemas similares.
 Imponga en la organización una filosofía de excelencia, trabajo en equipo e
interdependencia entre todos sus miembros, ya que todos contribuyen al logro
y la acción de uno afecta los resultados del otro.
HERRAMIENTAS

INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO (KPIS)


POR ALEJANDRA GARCÍA AHUMADA

Todo lo medible es mejorable.

Seguramente te has topado con el término “Key Performance Indicators” que en


castellano suele conocerse como Indicadores Clave de Desempeño o Indicadores
Clave de Rendimiento. Es posible que como parte de tu rutina semanal o mensual
tengas que elaborar reportes de estos indicadores a tus superiores e incluso puede
ser que parte de tu retribución salarial o incremento anual de salario dependa de
uno o varios de estos indicadores. Sorprendentemente y pese a la importancia de
la medición de estas variables, es muy frecuente que quienes participan en la
operación de la empresa desconozcan su significado o su importancia.
En este artículo te proponemos romper con tres mitos que frecuentemente se
relacionan con los Indicadores Clave de Rendimiento[1]:
1. Los ICD miden inductores de éxito y no resultados: Es importante destacar
que estas medidas nunca están expresadas en términos monetarios. Un ejemplo
tomado del área de producción de alimentos es el número de volumen
entregado al cliente en una semana. Otro ejemplo vinculado a la estrategia de
marketing a través de redes sociales sería la cantidad de publicaciones en un
mes, que es conocida como una Métrica de Actividad; dentro de esta misma
estrategia una Métrica de Adquisición sería el número de clientes que se
obtuvieron a través de contacto promovido por actividad de la empresa en
Redes Sociales. Cada uno de los ejemplos de anteriores reporta una cifra en un
período dado, mas no una cantidad monetaria que sería el resultado de cerrar
una venta.

2. Los ICD adecuados son aquellos proporcionados por el ERP de la empresa:


Todo lo contrario, si bien es cierto que se puede aprovechar la información
generada por los softwares de gestión o herramientas de análisis de pٔáginas
web, los expertos coinciden en que los indicadores deben establecerse para el
caso específico de la empresa y sus circunstancias, el entorno competitivo
puede requerir que los indicadores tengan que ser rediseñados[2]. ¿Qué ocurre
en una microempresa que no cuenta con un software de gestión? Carlos
Barranco[3], experto en sistemas de Gestión, sugiere que el microempresario se
enfoque en 5 o 7 indicadores como máximo; otros sugieren que entre 4 y 10
indicadores clave son suficientes independientemente del tamaño de la
empresa[4].

3. Los indicadores de rendimiento más importantes son los de tipo


financiero: Este mito quizá se haya originado debido a que la mayoría de los
listados de indicadores clave de desempeño se enfocan en aquellos de índole
contable o que requieren de variables financieras para su cálculo. Sin embargo,
como ya te hemos mencionado en el punto uno, si tu objetivo es medir el
rendimiento de una estrategia de social marketing necesitarás indicadores
como el sentimiento negativo o positivo asociado a una publicación; medidas de
fidelización, por ejemplo el número de clientes que han regresado a solicitar tus
servicios después de haber logrado una primera venta a través de redes
sociales, entre otros.

Una vez que te hemos enumerado tres de los mitos más frecuentes en la
elaboración, elección e interpretación de Indicadores Clave de Desempeño
podemos definirlos como sigue: la medición de las variables que son importantes
para lograr los objetivos de la empresa a través de las estrategias previamente
elegidas por el equipo de administración.
¿Cómo debes definir estos indicadores? Para explicar esta
sección[5] ahondaremos en los Indicadores Clave de Rendimiento relacionados
con el desempeño de los empleados, la siguiente lista representa una guía y la
debes adaptar al tipo de indicador que estés analizando:
Preguntas para establecer el Contexto
1. ¿Cuál es la visión de tu empresa o departamento?
2. ¿Con qué estrategia se pretende lograr esa visión?
3. ¿Cuáles son los objetivos de la organización? ¿Qué requieres hacer para seguir
moviéndose en esa dirección?
4. ¿Cuáles son los Factores Críticos de Éxito? ¿Dónde debes enfocarte para lograr
la visión (de la empresa o departamento)

Preguntas para establecer los indicadores


1. ¿Qué medidas te dicen que estás persiguiendo la visión de la empresa?
2. ¿Cuántos índices debes tener? Recuerda que lo recomendable es no exceder
diez.
3. ¿Qué tan seguido debes medirlos?
4. ¿Quién será responsable de calcular qué métrica?
5. ¿Qué tan complejo debe ser un índice?
6. ¿Qué debes utilizar como benchmark?
7. ¿Cómo te asegurarás de que los índices reflejen los factores responsables del
éxito organizacional?
8. ¿Cómo podrían manipularse estos indicadores y cómo puedes prevenir que esto
suceda?
9. ¿Qué tipo de incentivos “perversos” podrían surgir a raíz del uso de este índice y
cómo puedes evitar que surjan este tipo de incentivos?
A continuación te presentamos un ejemplo que se relaciona con los puntos 8 y 9:
Ejemplo: Podría ocurrir que tu empresa tenga como objetivo ofrecer un servicio de
calidad y que un indicador de rendimiento sea el número de quejas por parte de
los clientes medidas en un mes. Los empleados podrían no dar a conocer a los
clientes que tienen la posibilidad de quejarse si el servicio ofrecido no ha sido de
su agrado de tal modo que no se reporten quejas no porque no existan sino porque
los clientes no conocen que tienen la posibilidad de externarlas. Por lo tanto,
podrías determinar que dentro del estándar de servicio se informe a los clientes
que los empleados están obligados a proporcionar un cuestionario de
retroalimentación una vez concluido el servicio.
¿Cómo debes reportar los indicadores? Te proponemos el siguiente modelo que
es adaptable a cualquier giro empresarial[6] y además es una lista que permite
verificar la consistencia de tus indicadores.

Del departamento a tu cargo y de la


empresa pues de esta forma le permites
Vincúlalos con la estrategia al lector del reporte evaluar las
estrategias de la empresa y la
probabilidad de éxito de éstas.

Agrega una Definición y método de Este paso es de especial importancia si el


Cálculo reporte va dirigido a personas que no
son expertas de la industria. Si te
decides por métricas que son relevantes
para tu empresa pero que no
necesariamente son aplicables a otras
empresas de la industria asegúrate de
aclarar los componentes del índice.

¿Por qué es importante este indicador?


Idealmente la respuesta debe ser que te
acerque a lograr objetivos estratégicos
Define un Propósito
en tu unidad de negocio y que estos
estén alineados con las estrategias de la
empresa.

Si el indicador ha sido creado de forma


Provee fuentes de información, interna de dónde se ha obtenido la
supuestos y limitaciones. información y qué tipo de suposiciones
estás haciendo al crear el índice.

Del valor del indicador, pues permite a


tu audiencia saber qué tan cerca se
Enlista objetivos futuros encuentran de lograr dicho objetivo. Te
permitirá incluso comparar tu empresa
con otras de la industria.

Si identificas métricas financieras y éstas


Reconciliación con los Principios de representan una variación de aquéllas
Contabilidad Generalmente requeridas por estos principios añade
Aceptados. una explicación de las diferencias entre
estas.

No basta con un indicador, mucho más


perspicaz es incluir información del
mismo indicador en períodos anteriores
Añade información de tendencia.
y con ello evaluar si la estrategia es la
adecuada para lograr el objetivo
correspondiente.

Si determinada área del negocio o


producto está vinculada a un objetivo
Segmenta. global es de mayor utilidad tener
indicadores a este nivel que un indicador
grupal.

Realiza un Benchmarking. Elige a un grupo de competidores y


compara los indicadores de este grupo
con los de tu empresa, permite
establecer el indicador en contexto y
medir el progreso de la entidad en
comparación con empresas del mismo
ramo. Dependiendo de la naturaleza del
indicador, también puedes aplicar la
comparación de tu área con respecto a
otras áreas de negocio.

Conclusión:
Te hemos presentado tres de los mitos más comunes al trabajar con indicadores de
rendimiento. Asimismo te hemos propuesto una forma de definir y reportar estas
medidas. El reto consiste en adaptar estas propuestas a tu contexto, sin dejar de
lado la explicación clara de estos índices a todos los involucrados. Tampoco debes
olvidar el análisis de los incentivos a los que pueden dar lugar estos indicadores.

CÓMO MEJORAR TUS HABILIDADES DE COMUNICACIÓN


POR SANDRA MONTEVERDE

¿Por qué las habilidades de comunicación son tan importantes?

Una comunicación es básicamente una relación que se establece entre un emisor y


un receptor que utilizan una clave común y cuyo propósito es transmitir un
mensaje que resulte claro y sin ambigüedades.
Esto implica un esfuerzo conjunto, tanto del remitente del mensaje como del
receptor del mismo. Y es un proceso que puede contener errores, lo cual lleva a
menudo a que los mensajes se malinterpreten y la consecuencia directa de ello es
una tremenda confusión, un desperdicio de esfuerzos y una oportunidad perdida.
De hecho, la comunicación sólo tiene éxito si como resultado de la misma, tanto el
remitente como el receptor terminan siendo poseedores de la misma información,
exacta y sin tergiversaciones ni equívocos.
El problema se plantea cuando ésta no se realiza correctamente. Si los
pensamientos y las ideas que transmites no reflejan necesariamente lo que querías
expresar, esto provoca una interrupción en las comunicaciones que crea una serie
de obstáculos que se interpondrán en el camino de tus objetivos, tanto personales
como profesionales.

Sabias Palabras
En una reciente encuesta de reclutadores pertenecientes a empresas con más de
50.000 empleados, las habilidades de comunicación fueron citadas como el factor
determinante y más importante en la elección de los administradores.
Dicha encuesta que fue realizada por la Universidad de Pittsburgh Katz Business
School, señala que las habilidades de comunicación, incluyendo las presentaciones
escritas y orales, así como la capacidad de trabajar con otros, son el principal factor
que contribuye al éxito del trabajo.
A pesar de la creciente importancia que sin duda tienen las comunicaciones,
muchas personas continúan luchando contra este problema, sintiéndose incapaces
de comunicar sus pensamientos e ideas con efectividad, ya sea en formato oral o
escrito.
Esta incapacidad comunicativa hace que sea casi imposible que puedan competir
eficazmente a nivel laboral y es la causa de que muchos individuos muy capaces y
preparados se queden por el camino en la carrera de su evolución profesional.
Saber transmitir tu mensaje es de suma importancia para que puedas progresar.
Para ello, hay que entender cuál es su mensaje, a qué público va dirigido y cómo se
le percibirá. También debe ser capaz de tener en cuenta cuáles son las
circunstancias que rodean a tus comunicaciones, como son el contexto situacional
y el cultural.

Componentes De La Comunicación

Una comunicación tiene una serie de partes que la componen y su desarrollo se da


en etapas sucesivas enfocadas a completar el proceso de comunicación; todas ellas
deben ser llevadas a cabo con eficiencia, si no se quiere que al resultado sea
confuso, indeterminado o incierto.
Para ser un comunicador eficaz y lograr que el mensaje llegue de forma clara,
concreta y concisa, tu objetivo debe ser disminuir la frecuencia de los obstáculos
que puedan presentarse, por lo que es fundamental que tengas muy presente cuál
es el proceso que siguen las comunicaciones.

La fuente o emisor
La persona que sea el origen del mensaje, debe tener claro por qué se está
comunicando y qué es exactamente lo que pretende informar. También es
necesario que se esté seguro de que la información que se está transmitiendo es
útil y precisa.

El mensaje
El mensaje es la información que desea comunicar y que tras pasar las
mencionadas barreras debe ser recibido de manera exacta y sin ambigüedades.
La codificación
Este es el proceso de transferencia de la información que se quiere comunicar de
forma que pueda ser enviada correctamente y decodificada en el otro extremo. El
éxito en la codificación dependerá en parte de tu habilidad para transmitir
información de manera clara y sencilla, pero también de tu capacidad para prever
y eliminar las fuentes de confusión, por ejemplo, las cuestiones culturales, las
suposiciones erróneas y la falta de información.
Algo que resulta clave en este punto es el conocimiento de la audiencia: si quienes
deben recibir el mensaje son incapaces de interpretar el código, la comunicación
será imposible. Un ejemplo claro de esto es que tengas que dirigirte a personas que
no hablan tu idioma, si no sabes el suyo debes buscar un intérprete.

El canal
Los mensajes se transmiten a través de diferentes canales que pueden ser verbales,
como una conversación cara a cara, las videoconferencias o las charlas telefónicas
o escritos, como los emails, los mensajes instantáneos, las notas e informes o las
cartas.
Los diferentes canales tienen distintas fortalezas y debilidades. Por ejemplo, no es
particularmente eficaz dar una larga lista de direcciones verbalmente, mientras
que si realizas una fuerte crítica por correo electrónico, ésta puede ser
malinterpretada o un motivo de discordia.

La decodificación
Del mismo modo que codificar con éxito es una habilidad, una decodificación
apropiada implica esfuerzo y concentración; por ejemplo no se comprende el
contenido de un mensaje, sin tomarse el tiempo de leerlo cuidadosamente o
de escuchar activamente a nuestro interlocutor.
Una confusión puede surgir tanto de los errores cometidos en el proceso de
codificación como en el de decodificación. Un ejemplo muy claro de este problema
se suele presentar si el receptor no tiene suficientes conocimientos que le
permitan entender el mensaje, como se da en el caso de que usar terminología
técnica que él no conoce.

Receptor
Cada persona es un mundo y tiene sus propias creencias, principios y conceptos,
que sin duda pueden influir en la recepción de los mensajes. Por ello es importante
tener en cuenta que cada individuo entra en el proceso de comunicación con un
bagaje de ideas y sentimientos que influirán en su comprensión e interpretación
del mensaje y en su respuesta al mismo.
Para ser un comunicador de éxito, se deben considerar estos puntos a la hora de
dar un mensaje y actuar en consecuencia. Si sabes que tu interlocutor es sensible a
algunos temas y debes hablar de ellos, hazlo con consideración y empatía.
La retroalimentación
El receptor suele proporcionar retroalimentación, que puede ser verbal o no
verbal (gestos, ademanes, etc.) o escrita, como reacción directa al mensaje
comunicado. Es fundamental prestar mucha atención a esto, ya que es el único
medio que se tiene para estar seguro de que se ha entendido nuestro mensaje.
Cuanto antes captes que existe un malentendido o el mensaje no fue captado como
tú lo deseabas, te será más fácil reenviarlo o aclarar las dudas que se presenten
para que el contenido que quieres comunicar llegue efectivamente a su destino.
El contexto
La situación en la que se entrega el mensaje es el contexto. Esto puede incluir el
medio ambiente circundante, si estás teniendo una conversación o la cultura
general, la cultura corporativa, las costumbres internacionales y todo lo que se
relacione con ellas.

Las Barreras En La Comunicación

Para entregar tus mensajes de manera efectiva debes comprometerte a romper las
barreras que existen, en cada una de estas etapas del proceso de comunicación que
hemos visto y analizado hasta ahora.
Vamos a empezar con el propio mensaje. Si éste es demasiado largo, desorganizado
o contiene errores, se puede esperar que sea mal entendido y mal interpretado. El
mal uso del lenguaje verbal y corporal también puede confundir al receptor.
Las barreras en el contexto suelen ser fruto de que los remitentes ofrecen
demasiada información con mucha rapidez. En caso de duda, ten en cuenta que a la
hora de comunicarte menos es más, esto quiere decir que es preferible decir poco
pero que se entienda, a expresar mucho y que el receptor quede en la inopia de la
mitad de lo que se explicó.
Lo mejor es tener en cuenta que las personas suelen tener poco tiempo a causa de
sus diversas ocupaciones, especialmente en el tipo de sociedad en el que vivimos,
llena de horarios y cosas por hacer, así que ser conciso puede evitar ambigüedades
o confusión por parte del receptor.
Una vez que entiendas esto, es importante que tengas en cuenta las limitaciones de
cultura o educación de aquellos a quienes debes transmitir mensajes. Asegúrate de
ser capaz de conversar y dar información a personas de diferentes orígenes y
culturas dentro de tu propia organización, de otras e incluso del extranjero.
Una reflexión final
Comunicarse es fundamental en todos los aspectos de la vida, por lo que aprender
a hacerlo de manera efectiva y sin errores durante el trascurso del proceso, no solo
te ayudará a progresar laboralmente, sino que te evitará disgustos, malos
entendidos y confusiones en todos los aspectos de tu vida.
También puede serte de utilidad a la hora de reforzar tus habilidades como
comunicados tomar nuestro cuestionario ¿Qué tan bueno eres en el ámbito de la
comunicación? y leer nuestro interesante artículo acerca de cuáles son las claves
de la comunicación

LA GESTIÓN DEL CAMBIO


POR JOSÉ PESTANA

Todo lo que debes saber para gestionar el cambio en tu organización

La gestión del cambio es esencial en las organizaciones de hoy. Las empresas que
carecen de un proceso consistente para conducir el cambio o aquellas que
simplemente nunca se arriesgan a cambiar, están condenadas al fracaso y a la
desaparición. Piensa en Blockbuster, Kodak y otras empresas que otrora eran
líderes en sus respectivos mercados y que fueron literalmente barridas por la
aparición de nuevos actores. En buena medida estas organizaciones
desaparecieron porque no fueron capaces de cambiar.
Como administrador o gestor de cambios, tu función será facilitar el viaje de la
organización hacia nuevas formas de trabajo, y para ello necesitarás servirte de un
conjunto de herramientas a lo largo del camino. En este artículo te enseñaremos
todo lo que debes saber para convertirte en un gestor del cambio exitoso.

¿Qué Es La Gestión Del Cambio?

La gestión del cambio es una expresión que suele emplearse de forma muy ligera. A
veces aparece como chivo expiatorio para justificar los malos resultados: “Esa
iniciativa falló porque no nos enfocamos lo suficiente en la gestión del cambio”. Y
otras veces se utiliza como un cliché para referirse a las actividades del proyecto
que de otro modo podrían ser pasadas por alto: “Cuando implementamos ese
nuevo proceso, no olvidemos la gestión del cambio”.
Es empleada como un sustantivo: “La gestión del cambio es clave para el proyecto”.
Es un verbo: “Realmente necesitamos cambiar la gestión de ese proceso.” Es un
adjetivo: “Mis habilidades de gestión del cambio están mejorando”. Y es también
una expletiva: “¡Cambio de gestión!”
Sin embargo, en realidad, la gestión del cambio es un enfoque estructurado para
asegurar que los cambios se apliquen minuciosamente, sin sobresaltos y con
beneficios duraderos.
El enfoque se centra en los impactos más amplios del cambio, particularmente en
las personas y cómo se ven afectadas, como individuos y equipos, por pasar de una
situación actual “x” a una situación nueva “y”. El cambio en cuestión podría
implicar desde un simple ajuste en el proceso hasta cambios importantes en la
política o estrategia de la organización para permitirle alcanzar todo su potencial.

Objetivos De La Gestión Del Cambio

Las teorías sobre cómo cambian las organizaciones se basan en muchas disciplinas,
desde la psicología y la ciencia del comportamiento hasta la ingeniería y el
pensamiento sistémico. El principio subyacente es que el cambio no ocurre de
manera aislada: afecta a toda la organización (sistema) y a todas las personas
involucradas.
Para gestionar el cambio con éxito, es necesario considerar sus impactos en un
sentido amplio. Además de considerar los impactos tangibles del cambio, es
importante considerar el impacto personal sobre los afectados y cómo éstos
enfrentarán el hecho de tener que adoptar nuevas formas de trabajo y conductas
para apoyar el cambio. La Curva del Cambio es un modelo que describe con buen
nivel de detalle el proceso personal y organizativo del cambio y te puede ser de
gran utilidad en esta labor.
A este punto ya debes tener claro que la gestión del cambio es un campo muy basto
y que los enfoques para abordarlo varían ampliamente, de organización a
organización y de proyecto a proyecto. Muchas organizaciones y consultores se
suscriben a metodologías formales de gestión del cambio. Estas
proporcionan kits de herramientas, listas de verificación y esquemas de todo lo que
debe ser ejecutado para gestionar los cambios con éxito.
Cuando tú eres el encargado de administrar el cambio (independientemente de si
te suscribes o no a un enfoque de gestión del cambio en particular), la primera
pregunta que debes hacerte es lo que realmente significa la gestión del cambio en
tu situación. La gestión del cambio se centra en las personas y consiste en asegurar
que el cambio se aplique a fondo, sin problemas y de manera duradera. Y para
saber lo que eso significa exactamente en tu situación debes profundizar en la
definición de tus objetivos específicos de gestión del cambio. Típicamente, estos
objetivos cubrirán:
 Patrocinio: Asegúrate de que existe un patrocinio activo para el cambio en los
niveles ejecutivos altos de la organización, y comprometido para lograr los
resultados deseados.
 Buy-in: Adquiere el buy-in de los implicados y afectados por los cambios, ya sea
directa o indirectamente.
 Participación: Involucra a las personas adecuadas en el diseño y la
implementación de los cambios, con el fin de asegurarte de que se hacen los
cambios correctos.
 Impacto: Evalúa y aborda la forma en que los cambios afectarán a las personas.
 Comunicación: Informa a todos los afectados sobre el proceso de cambio.
 Preparación: Prepara a la gente para adaptarse a los cambios, asegurándote de
que tengan la información correcta y la debida formación y ayuda.

¿Quiénes Son Los Responsables De La Gestión Del Cambio?

Durante la definición de tus objetivos y actividades relacionadas con la gestión del


cambio, deberás coordinar estrechamente con otros actores: los gerentes de
proyectos, los gerentes de negocio y el departamento de recursos humanos, entre
otros. Pregúntate “¿quién es el responsable?” Por ejemplo, ¿quién es el responsable
de identificar a los agentes de cambio?, ¿quién es el responsable de definir el plan
de re-entrenamiento?, ¿quién es el responsable de cambiar las descripciones de
trabajo y los contratos de trabajo?, etc.
Como cada cambio es diferente, las responsabilidades variarán dependiendo de
cómo se organicen las actividades y el proyecto. Sólo cuando sepas quién es el
responsable de cada cosa y cómo está todo organizado, entenderás lo que está
dentro del alcance y cómo puedes trabajar con otras personas para lograr el
cambio.

Las Actividades De La Gestión Del Cambio

Una vez que hayas considerado los objetivos y el alcance de la iniciativa de gestión
del cambio que te ocupa, tendrás que abordar sus tareas específicas. La gama de
actividades posibles es sumamente amplia. Aquí no se trata de aplicarlas todas
sino de averiguar cuáles podrían ayudarte a llevar adelante de la mejor forma
posible el proceso delineado en tus objetivos y alcance. Además, deberás entender
las responsabilidades y actividades de otras personas y sus proyectos. La esencia
de esta etapa es identificar las tareas que son necesarias para incrementar la
probabilidad de éxito del proceso de cambio.
Las actividades involucradas en la gestión del cambio pueden incluir:
 Asegurarte que haya una declaración clara de las razones para el cambio y
ayudar al patrocinador a comunicarla.
 Identificar a los “agentes de cambio” y las personas que deben participar en
actividades específicas del proceso (el diseño, las pruebas y la resolución de
problemas, etc.) y que puedan actuar como embajadores del cambio.
 Evaluar a todas las partes interesadas y definir la naturaleza del patrocinio, y el
grado de participación y comunicación que se requerirá.
 Planificación de la participación y las actividades del proyecto de los
patrocinadores del cambio.
 Planificar cómo y cuándo se comunicarán los cambios y coordinar y/o conducir
la entrega de los mensajes de interés.
 Evaluar el impacto de los cambios en las personas y estructura de la
organización.
 Planificar las actividades necesarias para abordar los impactos del cambio.
 Asegurarte que las personas involucradas y afectadas por el cambio
comprendan el proceso.
 Asegurarte que los involucrados o afectados tengan ayuda y apoyo durante
tiempos de incertidumbre y agitación.
 Evaluar las necesidades de capacitación que surgen a raíz del cambio y
planificar cuándo y cómo se cubrirán.
 Identificar y acordar los indicadores de éxito para el cambio, y asegurarte de
que se midan y reporten periódicamente.
Recuerda que estas son sólo algunas actividades típicas de gestión del cambio.
Quizá otras podrían ser requeridas en tu situación específica. Igualmente, algunas
de las actividades anteriores podrían estar fuera de tus competencias, así que
planifica cuidadosamente y coordina con los demás actores involucradas.

Herramientas Para La Gestión Del Cambio

A continuación te mencionamos las herramientas que podrían servirte para salir


airoso de cada etapa del proceso de gestión del cambio:

Comprender el cambio
 La curva del cambio: Este poderoso modelo describe las etapas de transición
personal involucradas en la mayoría de los procesos de cambio organizacional.
Te ayudará a entender cómo reaccionará la gente ante los cambios para poder
planificar mejor cómo apoyarlos durante el proceso.
 Modelo de gestión de cambios de Lewin: Este modelo se basa en que
generalmente tienes que cambiar el estado actual de las cosas con el fin de
hacer mejoras, utilizando el concepto de “descongelar – cambiar – volver a
congelar”.
 Modelo de cambio de Beckhard y Harris: Describe cómo las iniciativas
relacionadas con el cambio se nutren de una insatisfacción con el estado actual
de las cosas y una visión de por qué un nuevo estado sería mejor. Además
clarifica los primeros pasos para llegar al nuevo estado de forma exitosa.

Planificación del cambio


 Análisis de impacto: Esta es una técnica útil para descubrir las consecuencias
“inesperadas” del cambio.
 Modelo de cambio Burke-Litwin: Este modelo complejo te ayuda a abordar
los efectos del cambio empleando 12 elementos de diseño organizacional.
 Marco McKinsey 7S: Similar al modelo de Burke-Litwin, esta herramienta bien
conocida te ayuda a entender la relación entre siete aspectos “duros” y
“blandos” de las organizaciones.
 Diamante de Leavitt: En la misma línea que los modelos McKinsey 7S y Burke-
Litwin, esta herramienta te permite trabajar los impactos de un cambio
propuesto en 4 elementos interrelacionados en la organización, a saber: tareas,
personas, estructura y tecnología.
 Diseño de la organización: Aunque cada organización es única, existen varias
estructuras comunes. Esta herramienta describe los aspectos que debes
considerar con el fin de elegir el mejor diseño para tu situación particular.
 Diagramas SIPOC: Una herramienta completa para comprobar el impacto de
un cambio propuesto en tus proveedores, insumos, procesos, productos y
clientes.

Implementar el cambio
 Modelo de cambio de 8 pasos de Kotter: El conjunto básico de actividades de
gestión del cambio que hay que ejecutar para llevar a cabo el cambio y
mantenerlo en el largo plazo.
 Evaluación de necesidades de formación: Los proyectos de cambio casi
siempre demandan que las personas adquieran nuevas habilidades. Una
evaluación de las necesidades de formación es una forma estructurada de
garantizar que las personas adecuadas reciban la formación adecuada en el
momento adecuado.
 Por qué el cambio puede fallar: El cambio es complejo, y saber qué no hacer
es tan importante como saber qué hacer.

Comunicando el cambio
 Análisis de los interesados: Un método formal para identificar, priorizar y
comprender a las partes interesadas de tu proyecto.
 Gestión de los interesados: Un proceso que consiste en planificar las
comunicaciones de las partes interesadas para asegurarte que le brindas el
mensaje correcto a las personas adecuadas en el momento adecuado y para
obtener el apoyo que necesitas para tu proyecto.
 Declaraciones de misión y visión: Las declaraciones de misión y visión son
una forma bien estructurada de comunicar lo que el cambio pretende lograr, así
como motivar a los interesados con una visión inspiradora y compartida del
futuro.
Una reflexión final
La gestión del cambio es un enfoque estructurado que busca garantizar que los
cambios se apliquen minuciosamente, sin sobresaltos y con beneficios duraderos.
Es un proceso esencial en las organizaciones de hoy para garantizar su
subsistencia. Como administrador o gestor de cambios, tu función será facilitar el
viaje de la organización hacia nuevas formas de trabajo, y para ello necesitarás
servirte de un conjunto de herramientas a lo largo del camino.
La gestión del cambio se centra en las personas y consiste en asegurar que el
cambio se aplique a fondo, sin problemas y de manera duradera. Y para saber lo
que eso significa exactamente en el proceso que te ocupa debes profundizar en la
definición de tus objetivos específicos de gestión del cambio.
Una vez considerados los objetivos y el alcance del proceso de gestión del cambio
emprendido, tendrás que abordar sus tareas específicas. Para ello, conviene que
averigües cuáles podrían ayudarte a llevar adelante de la mejor forma posible los
objetivos y alcance trazados. Además, deberás entender las responsabilidades y
actividades de otras personas y sus proyectos.
Recuerda que el cambio es un proceso que requiere un abordaje integral y que en
cada una de sus etapas puedes valerte de un conjunto de herramientas
proveniente de diferentes áreas del saber para ayudarte a salir airoso.

ANÁLISIS FODA PERSONAL


POR YOLANDA PATARROYO

Saca el mayor provecho de tus habilidades y talento personal

Si quieres, puedes aprender sobre foda personal mediante un vídeo.


El Análisis FODA también conocido como DAFO y en inglés como SWOT, es
una herramienta de gestión, generalmente utilizada como método de diagnóstico
empresarial con el fin de apoyar la planificación estratégica, donde se establecen
planes de acción a corto, mediano y largo plazo para el cumplimiento de los
objetivos establecidos previamente.
Esta herramienta ayuda a la gerencia a tomar decisiones, a optimizar recursos,
aprovechar oportunidades que presenta el mercado o a cubrir vacíos que la
competencia no ha llenado y no menos importante, ayuda a minimizar las
amenazas a las que se ve enfrentada la organización.
Así como las empresas para sobrevivir, crecer, avanzar y dominar en este mundo
competitivo, realizan con cierta periodicidad el análisis Foda, en donde definen
cuáles son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, las personas
conscientes que son constructoras de su propio destino, también realizan el
análisis Foda y así apoyan su Desarrollo estratégico personal, para el logro de los
objetivos y propósitos que han definido en su proyecto de vida.

La Técnica
El análisis Foda se realiza en una matriz donde se establecen aquellos factores a
evaluar: Debilidades, Oportunidades y Amenazas en las diferentes áreas de
desarrollo del sistema.
Fortalezas: Son factores, elementos, fuerzas internas que apoyan el desarrollo y
crecimiento: claridad en objetivos, metas y valores, talentos y habilidades
desarrolladas, conocimiento especializado en áreas requeridas, actitudes positivas
hacia el cambio y manejo de crisis, proactividad, autoestima positiva,
reconocimiento del valor del otro, entusiasmo y disposición a trabajar en equipo,
carisma positivo, facilidad de empatía, disciplina. Las fortalezas son una fuente de
energía que nos impulsa y sostiene a lograr lo que deseamos.
Oportunidades: son aquellos factores externos que brindan la posibilidad de
llenar vacíos, diferenciarse y sacar el máximo beneficio basándose en las fortalezas
y diferenciaciones que se poseen.
Debilidades: son aquellas limitaciones, resistencias o factores internos que limitan
el desarrollo, como el miedo al cambio, temores, actitudes negativas, necesidades
básicas insatisfechas, rencores, conflictos no resueltos, conductas reactivas o
pasivas, diálogos internos limitantes, conocimientos desactualizados, limitaciones
físicas, emocionales o mentales, habilidades técnicas, sociales o profesionales no
desarrolladas, falta de disciplina, no concluir lo que se inicia, ausencia de un plan
de vida por escrito. Las debilidades son susceptibles de mejoramiento y convertirse
en fortalezas.
Amenazas: son los factores externos que desestabilizan temporal o
permanentemente y sobre los cuales no se tiene control, pero que en algunas
ocasiones se pueden anticipar y prepararse para enfrentarlas cuando se presenten,
sacando el mayor beneficio posible de esa situación. Por ejemplo, la dependencia
económica o emocional que se tiene de alguna persona o evento, puede ser una
amenaza, ya que cuando esta no esté, afectará y desestabilizará a quien tenga la
dependencia.
Aquí se plantea una Matriz sencilla que cubre las principales áreas de exploración.
Sin embargo, si se tiene un área específica que se quiera evaluar, se puede agregar
al cuadro.
Como toda herramienta, ésta debe obedecer a un propósito superior, es decir para
qué se quiere hacer. Lo que es bueno para uno, no necesariamente lo será para el
otro, ya que cada uno de nosotros tiene talentos únicos, fortalezas y debilidades
propias, así como expectativas y visiónes diferentes. Se requiere valor, visión,
compromiso, honestidad y amor por sí mismo, para desarrollar esta matriz.

Descarga la hoja de trabajo interactiva del Análisis FODA Personal:

Analisis de FODA personal

Como se observa, se puede hacer una radiografía de los recursos disponibles para
enfrentar y avanzar hacia el logro de metas y objetivos planteados en cada área,
desarrollando un plan de vida completo, coherente y realizable. El análisis Foda
tiene sentido en la medida que se aplique a ayudar a maximizar los recursos y
talentos, superar debilidades para aprovechar las oportunidades y minimizar las
amenazas que este entorno competitivo exige, con el propósito de avanzar en el
proyecto de vida planteado.Por eso, esta herramienta debe ser realizada de forma
individual, totalmente honesta y tenendo presente que es una herramienta de
conocimiento y desarrollo personal. Una vez se tenga la matriz diligenciada, se
debe realizar un análisis frente al proyecto de vida u objetivo a trabajar. Con base
en estos dos parámetros, el paso siguiente es establecer un plan de acción para
utilizar las fortalezas y así aprovechar las oportunidades, al igual que se trabajará
en superar las debilidades hasta convertirlas en fortalezas, para aprovechar
oportunidades y minimizar las amenazas que se presenten.

Video sobre de FODA personal

Una Última Reflexión

En el trayecto de la vida, uno de los mayores retos que se tiene, es ser quien se
quiere ser. Por ello, el proyecto de vida, apoyado en el análisis Foda que se realice,
dará dirección, enfoque, energía, creatividad y ayudará a desarrollar talentos y
habilidades, a superar debilidades y a prepararse para enfrentar las amenazas y
aprovechar las oportunidades que el entorno brinda y plantea. Se recomienda
preguntarse: ¿Realmente qué es importante para mí? ¿La salud, el bienestar
personal y de mi familia, la riqueza? ¿Qué objetivos tengo? ¿Poseo todo lo
necesario para lograrlo o necesito adquirir algunos conocimientos adicionales o
desarrollar mis habilidades? ¿Qué talentos hay en mi baúl de tesoros? ¿Que podría
hacer? ¿Parar o volver? ¿Qué impulsará mis acciones hasta el infinito y más allá? Se
requiere valor para establecer la matriz Foda, pero más valor se requiere para
recorrer el camino que necesitas andar para llegar al destino exitoso que te
mereces.

Recomendaciones para tener resultados satisfactorios y de valor:

 Establecer a dónde se quiere llegar con el proyecto de vida: Meta, Objetivos,


Sueños.
 Establecer donde se está: Análisis Foda.
 Hacer un plan personal basado en metas, objetivos y en el resultado Foda.
 Recorrer el camino.
 Realizar retroalimentación y cambios.
 Disfrutar, aprender y compartir el andar.
ARBOLES DE DECISIÓN
POR ALEJANDRA GARCÍA AHUMADA

Utilizando el valor esperado para decidir una línea de acción

¿Qué Es?

Esta herramienta utiliza la noción del beneficio promedio que se obtendría de


seguir una línea de acción en relación con el costo que implica dicha acción y su
utilidad radica en que nos induce a estimar los beneficios de estos escenarios y a
asignar probabilidades de éxito o fracaso a cada uno de ellos.
Si se conocen las probabilidades de que ocurran dichos escenarios y se sabe el
costo de incurrir en cierta acción, la toma de decisiones se simplifica. Claro que es
imprescindible tener en cuenta que el árbol es solo una herramienta y debe
complementarse con el uso del sentido común y de otras herramientas de toma de
decisiones.

¿Cómo Generar Un Árbol De Decisión?

Para explicar cómo trazar un árbol de decisión utilizaremos este ejemplo: se debe
optar entre comprar o cultivar plantas exóticas. Esta decisión representa el punto
de partida y tanto ésta, como todas las decisiones subsecuentes se representan con
un cuadrado y a partir de ahí se extienden dos ramas:
Figura 1. Árbol de Decisión[1]
La rama superior presenta la decisión de cultivar plantas exóticas y el costo en el
que se incurre al construir un invernadero para su cultivo aparece entre paréntesis
y asciende a 60 mil euros. Después de invertir y construir el invernadero existen
dos escenarios posibles, ambos son eventos inciertos pero se conoce la
probabilidad de ocurrencia de cada uno.
Para representar eventos inciertos se utiliza un círculo y a partir de ahí se abren
otras dos ramas: la rama superior representa el evento “hay clima favorable”, con
una probabilidad de 70% y el beneficio asociado a este evento es 80 mil euros. La
rama inferior representa el evento “NO hay clima favorable” con una probabilidad
de 30% y el beneficio asociado a este evento es de 50 mil euros. ¿Cómo calculas el
beneficio neto de seguir esta primera línea de acción?
Muy sencillo: a cada uno de los beneficios se le resta el costo efectuado de 60 mil
euros por inversión inicial y esos resultados se multiplican por la probabilidad
correspondiente, de tal forma que el beneficio esperado de construir un
invernadero es el siguiente:
Beneficio de que haya clima favorable: 80,000 – 60,000 = 20,000
Beneficio cuando el clima NO es favorable: 50,000 – 60,000 = -10,000
Beneficio esperado: 20,000*(.7) + 10,000*(.3) = 11,000
De forma similar, después del primer cuadrado la segunda rama representa la
alternativa a construir un invernadero, que es comprar las plantas a vendedores y
gastar 40 mil euros. A partir de esta decisión también existen dos posibles
resultados: 1) que haya buen clima o 2) que no haya buen clima, con la mismas
probabilidad que en el caso anterior: 70% y 30%, respectivamente.
El beneficio esperado de comprar las plantas a vendedores es el siguiente:
Beneficio de que haya clima favorable: 60,000 – 40,000 = 20,000
Beneficio cuando el clima NO es favorable: 40,000 – 40,000 = 0
Beneficio esperado: 20,000*(.7) + 0*(.3) = 14,000
Comparando los beneficios esperados de cada una de las líneas de acción es fácil
darse cuenta que comprar las plantas a vendedores sería la decisión óptima.

Puntos Claves

Algunos puntos importantes que debes tener en cuenta al trazar un árbol de


decisión y calcular su valor:
1 – Separa las ramas entre sí lo más que se pueda, ya que conforme avances en el
proceso de recopilar información sobre los resultados posibles es muy probable
que tengas que agregar más escenarios de los que originalmente habías planeado o
incluso es posible que después de que ocurra un evento sea necesario tomar en
cuenta un evento posterior que requiera trazar nuevas ramificaciones.
2 – Las probabilidades de ocurrencia (tal como en el caso de nuestro ejemplo) se
expresan como porcentaje, en ese caso deben sumar 100%. Sin embargo, también
pueden expresarse como proporciones, como lo hicimos cuando calculamos el
beneficio esperado; en ese caso deben sumar 1. Quizá esta recomendación está de
más para aquellos de ustedes que son muy observadores, tienen formación en
ingenierías o ciencias económicas, pero es importante mencionarlo.
3 – En este ejemplo hemos sustraído el costo inicial del beneficio de cada uno de
los eventos, ANTES de calcular el beneficio esperado. Algunos sitios web también
toman como válido calcular el beneficio esperado y posteriormente restar el costo
inicial; ambos enfoques son correctos y llegan al mismo resultado.
En el caso de nuestro ejemplo los cálculos resultantes serían los siguientes[2]:

A – Línea de acción 1: Construir un invernaderoBeneficio Esperado: 80,000*(.7) +


50,000*(.3) = 71,000
Beneficio Esperado menos costo inicial: 71,000 – 60,000 = 11,000

B – Línea de Acción 2: Comprar las plantas a un vendedor

60,000*(.7) + 40,000*(.3) = 54,000


54,000 – 40000 = 14,000
Una reflexión final
El árbol de decisión es una herramienta que te permitirá (durante su elaboración)
cuestionarte si estás teniendo en cuenta todos los eventos que resultarán de una
línea de acción. A la vez, si se desconocen las probabilidades de que cada uno de
estos eventos ocurran, te hará consultar otros casos similares al tuyo o incluso
usar información histórica de tu empresa para deducir estas probabilidades.
Recuerda que esta herramienta no es la única que debe ser utilizada para llegar a
una decisión; ten por seguro que hay muchas otras que puedes encontrar
en Aulainteractiva y que también te auxiliarán de manera eficaz en este proceso.

MANEJO DE LA IRA
POR ADRIANA UGALDE

Consejos para controlar la hostilidad

Cuando te sientes alterado, es posible que la hostilidad no te permita tener una


visión apropiada de lo que sucede y por tanto te será difícil actuar adecuadamente,
por eso es importante que aprendas a controlar esa sensación.
Aunque es natural que todos experimentemos ira de forma puntual, cuando esto
sucede muy frecuentemente o afecta nuestras relaciones personales y de trabajo
resulta preocupante, ya que la ira puede ser muy destructiva.
Si, efectivamente, cuando no eres capaz de controlar tus estados de ira, puede
resultar dañada tu reputación, tus relaciones tanto personales como laborales,
limitar tus oportunidades e incluso afectar tu salud.

Entendiendo La Ira

¿Por qué nos enfadamos?


En nuestro día a día tenemos muchas razones por las que podemos enfadarnos;
algunas de las causas más recurrentes son:
 Frustración.
 Cuando algo nos daña.
 Si sufrimos algún tipo de acoso.
 Injusticia, ya sea real o porque pensemos que algo es injusto.
 Críticas que no consideramos ciertas o que no han sido expresadas de la mejor
forma.
 Amenazas sobre personas, cosas o ideas que valoramos o queremos.
Está claro que una misma situación no afecta por igual a todas las personas; lo que
a uno le puede causar mucho enfado a otro puede apenas irritarle. Por esto,
entender la ira es difícil y manejarla aún más.

¿Cuáles Son Los Riesgos De La Ira?

La ira en sí misma no es negativa, excepto cuando se pierde el control sobre la


misma. Un nivel de ira razonable te puede llevar a tomar decisiones, actuar e
incluso a resolver situaciones de forma constructiva. Cierto grado de molestia o
enojo puede ser el impulso que necesitas para dar un determinado paso.
Pero cuando pierdes el control sobre la ira que experimentas, las consecuencias
pueden ser muy negativas, tanto a nivel personal como en el trabajo.
A nivel laboral puede llegar a dañar tus relaciones con los jefes o con los
compañeros de trabajo, porque las personas pierdan la confianza y el respeto que
sentían por ti. Esto es especialmente cierto cuando tu reacción no está justificada
ante los ojos de los demás.
Para colmo, debido a que cuando estás realmente enfadado se puede ver afectada
tu capacidad para tomar decisiones y buscar soluciones creativas a los problemas
que enfrentas, tu rendimiento en el trabajo puede verse claramente perjudicado.
En cuanto a tu salud, numerosos estudios señalan que las personas que sienten ira
con mayor frecuencia tienen más probabilidades de sufrir ansiedad, depresión,
enfermedades coronarias, problemas con el sueño, desórdenes alimenticios y
obesidad.

¿Cómo Manejar La Ira?

Aprender a manejar la ira significa ejercitarse con el fin de calmarla antes de que
se convierta en un sentimiento destructivo y afecte nuestras vidas en todos o
algunos de los ámbitos antes mencionados.
A continuación, compartiremos contigo algunas estrategias o consejos señalados
en el libro “La ira mata” de los doctores Redford y Virginia Williams.
1. Reconoce que tienes un problema
Hasta que no reconozcas ante ti mismo que tienes problemas para controlar la ira,
no podrás plantearte soluciones para corregir esa situación.
2. Empieza un registro de “momentos hostiles”
Aunque todos nos enfrentamos a momentos de ira, muchas veces no tenemos muy
claro cuáles son las circunstancias o personas que nos hacen sentir así, ni la
frecuencia con que los tenemos.
Una recomendación que puede resultar muy útil para conocer cuáles son los
motivos de tu ira es llevar un registro de “momentos hostiles”, esto significa que
anotes el momento y/o las circunstancias que generaron que reaccionaras con ira.
Indica cuál fue el nivel de tu reacción en cada caso, desde una simple situación que
te incomodó o molestó, hasta aquellas en las que perdiste el control. De esa
manera, podrás controlar la frecuencia con la que experimentas esta sensación y la
magnitud de la misma.
Puedes utilizar esta tabla:

¿Estaba
¿Qué te hizo
DIA ¿Cómo reaccionaste? justificada esa
enfadar?
reacción?

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes
Sábado

Domingo

Una vez que registres durante cierto tiempo esos “momentos de hostilidad” podrás
ver si suceden de manera repetitiva y si existen motivos que disparan más
frecuentemente de lo deseado estos sentimientos; solo conociendo los motivos
podrás buscar soluciones para canalizar la ira de forma efectiva.
3. Apóyate en otras personas
En ocasiones intentar cambiar una conducta sobre la que no tienes control es más
difícil si lo intentas hacer tú solo, por lo que es recomendable que dejes saber a las
personas importantes en tu vida los cambios que estás proponiéndote.
Te pueden servir no solo como motivación sino también como un punto de vista
más objetivo y para apoyarte en ello si tiendes a reincidir en tus comportamientos
hostiles.
Además, pasar tiempo con gente que te quiere puede liberarte del estrés que
muchas veces es lo que te pone a punto de un estallido de ira.
4. Interrumpe el ciclo de la ira
¿Qué haces cuando empiezas a sentirte molesto con alguna persona o situación?
Prueba alguna de estas sencillas técnicas:
 Grita mentalmente “¡Para!”. Esta simple técnica puede interrumpir el ciclo de la
ira al tomar el control de la misma.
 También puedes usar técnicas de relajación como la respiración profunda o la
concentración.
 Antes de responder a una persona que te esté alterando cuenta hasta 20.
 Utiliza las técnicas del pensamiento positivo así como el uso de imágenes
mentales para visualizar situaciones positivas y nada hostiles.
 Si te es posible, aíslate a un sitio tranquilo donde puedas meditar durante cinco
minutos. Si puedes cerrar la puerta de tu oficina ya con eso bastará.
 Si te encuentras muy molesto, busca algo que te distraiga como puede ser
escuchar algo de música, visitar un sitio web que te guste o simplemente
caminar un poco.
Está claro que cada situación es diferente y que cuando analices una situación
específica debes considerar los hechos lo más objetivamente posible, evaluando a
la persona o la situación y no aquello que tú piensas sobre esa situación o sobre
cuáles son las intenciones de la persona que te está causando la ira.
Plantéate estas interrogantes: ¿Realmente es algo a lo que le debes prestar tanta
atención? ¿El sentimiento de ira que estás experimentando es proporcionado a su
importancia? En muchas ocasiones, te darás cuenta que le estás dando demasiada
importancia a algo que no la tiene y eso ya te permitirá controlar tus emociones al
respecto.
5. Haz uso de la empatía
Cuando te sientas alterado por lo que te ha dicho o ha hecho otra persona, lo
primero que tienes que hacer es intentar ver la situación desde la perspectiva de
esa persona, aquello de “ponerte en sus zapatos”.
Luego intenta hacer un análisis objetivo para llegar si es posible, a un punto de
encuentro y en caso de haber errores de parte de una de las partes, es importante
que éstos se asuman y se corrijan. Para lograrlo se requiere que la otra persona
también esté dispuesta a llegar a un acuerdo y tu ira no ayudará en nada, así que
apárcala y dialoga.
6. Pon un toque de humor
Aunque puede que en un momento de ira te resulte difícil encontrar la parte
amable, debes aprender a reírte de ti mismo y no tomarte las cosas tan a pecho.
La próxima vez que te sientas tentado a ser hostil en una situación o con una
persona, trata de imaginarte lo graciosas que pueden resultar tus reacciones para
otros, por ejemplo, imagina una reacción exagerada a una situación de poca
importancia que te hace sentir enfadado y luego ríete de la importancia que le has
dado sin realmente tenerla.
Si realmente dramatizas la situación al extremo y luego vuelves a la realidad, te
encontrarás a ti mismo riéndote de la situación. Por ejemplo, supón que un
proveedor ha quedado de llevarte un catálogo para presentárselo a tu jefe en una
reunión y no lo ha hecho; es lógico que te enfades, pero antes de llamar y discutir
con el proveedor o mentirle a tu jefe, puedes imaginar que probablemente vas a
ser despedido por eso, que tu jefe no lo va a entender y que tu proveedor lo ha
hecho porque no quiere tratar contigo y solo con el jefe (o sea una exageración
total), al final te darás cuenta que puedes hablarlo con tu jefe y que el proveedor
debe tener alguna razón válida para no haber cumplido.
Otra forma de ver el tema con humor es imaginarte que alguien te cuenta que lo
que estás sintiendo tú le ha pasado a otra persona. Si lo ves como una anécdota de
un tercero, sin dudas puedes hallarle gracia a la situación y relajarte con una
sonrisa en los labios. Tu secretaria le ha puesto demasiada azúcar al café y está
intomable: si te haces a la idea de que te lo están comentando de otra persona, sin
dudas terminarás riendo en lugar de enfadándote y compadecerás a la pobre chica
que está trabajando bajo presión, en lugar de “echarle la bronca”.
7. Relájate
Más allá de que las técnicas de relajación pueden serte muy útiles, son difíciles de
utilizar en determinados momentos de la jornada laboral, por lo tanto, si hay algo
que sebes aprender si o si es a tomarte las cosas con calma y a no permitir que
hechos de poca importancia y a veces insignificantes te afecten.
Además, otros consejos que en términos generales te ayudarán a estar más
relajado son:
 Realizar ejercicio de forma regular puede ayudar a relajarte en situaciones
tensas. No hay necesidad de que sea un ejercicio de alta intensidad; para
algunas personas caminar o simplemente respirar profundamente a la vez que
practica ejercicios de estiramiento pueden ayudarles a controlar la ira.
 Sigue una dieta saludable.
 Mantente debidamente hidratado.
 Duerme el tiempo que tu organismo necesita.
8. La confianza es importante
Confiar en quienes te rodean (amigos o compañeros de trabajo) puede resultar
vital para evitar enfadarse frecuentemente con ellos. Cuando nos enfadamos con
alguien en quien no tenemos confianza tendemos a pensar que esas personas
hacen o dicen las cosas para molestarnos, pero cuando tenemos confianza en
alguien, no asumimos esto con tanta facilidad
La confianza debe ser algo recíproco. Para ganarte la confianza de otra persona
debes ser claro, honesto, actuar de forma consistente y no temer explicar tus
acciones cuando sea necesario. Además actuando así, por lo general recibirás el
mismo trato de la otra parte.
9. Aprende a escuchar de forma activa
Gran cantidad de los conflictos que dan lugar a estallidos de ira se deben a
problemas de comunicación. Aprende a escuchar; esto te ayudará a manejar mejor
las situaciones para no resolverlas con una respuesta hostil de tu parte. Escuchar
te ahorrará muchos enfados.
Escucha con atención, procura no distraerte intentando elaborar la respuesta antes
de que la otra persona termine de hablar y cuando así lo haga, resume sus ideas
para demostrar que has prestado atención y que has entendido el mensaje; si no es
así, será la misma persona quien se encargará de aclarar la situación.
10. Asertividad no es lo mismo que agresividad
Muchas personas confunden la asertividad con agresividad, pero la diferencia es
clara. Cuando asumes una actitud agresiva en una conversación, te enfocas en
ganar la discusión, por lo que te importan poco los sentimientos de las otras
personas, sus derechos y/o sus necesidades; mientras que si tu actitud es asertiva,
aunque expresas claramente tu punto de vista y lo que quieres, lo harás
respetando las necesidades y opiniones de los demás.
Ya hemos hablado de la dificultad para expresarnos claramente cuando estamos
enfadados; por esta razón es importante usar la asertividad para hacerles saber a
los demás nuestras expectativas, límites y valoraciones. Esto te permitirá no solo
sentirte más confiado, sino que también inspirarás más respeto en otros y
mejorarás tus relaciones con los demás.

Elige No Enojarte

Los anteriores puntos pueden ser una guía de mucha utilidad, pero no por ello
exhaustiva. Cada persona puede encontrar otros mecanismos que le ayuden a
manejar la ira. No merece la pena estar permanentemente enfadado con todos y
por todo, porque eso te impedirá disfrutar de la vida personal y también te hará
perder muchas oportunidades en tu carrera profesional.
Además, es importante aprender a perdonar y olvidar, no es bueno ir llenando la
mochila de la vida o de la carrera profesional de conflictos mal resueltos. Si sabes
cuáles son tus puntos débiles, serás capaz de elegir enojarte o ser comprensivo.
Si tu falta de control de la ira es tal que empieza a causarte problemas a nivel
personal o laboral o si incluso el límite se excede hasta causar daño a otras
personas, lo mejor es buscar ayuda de un profesional cualificado.
Resumen
Enojarnos eventualmente es algo normal, el problema surge cuando ese momento
de enojo que puede ser positivo si nos mueve a actuar, tomar decisiones
importantes o a ser más honesto en cuanto nuestras propias necesidades, pasa a
ser algo destructivo que puede poner en riesgo tus relaciones, tu trabajo e incluso
tu salud.
Si tienes problemas para mantener tu ira bajo control, es el momento de tomar
cartas en el asunto. Algunos de los consejos aquí planteados se refieren a la manera
a través de la cual se pueden hallar las causas más frecuentes de nuestra ira, así
como a todas aquellas actividades que podemos hacer y cuáles son las actitudes
que debemos asumir para tomarnos las cosas con más calma.
Como casi todo en la vida, en lo que se refiere al manejo de la ira lo que puede
funcionar para una persona no tiene por qué hacerlo para otra, pero lo importante
es hacer algo; esto es fundamental si notamos que esa falta de control está
dañándonos de forma personal o profesional o afectando a terceras personas.
Aprende a escuchar, a ser asertivo, a relativizar las cosas, a perdonar y a olvidar.
Está en ti tomar la decisión de llevar las riendas de tu vida y eso incluye ser capaz
de controlar esos malos momentos causados por la ira.
LA TÉCNICA DE LA ESCALERA
POR ALEJANDRA GARCÍA AHUMADA

Asegúrate de tomar en cuenta las contribuciones de todos los miembros del

equipo

Cuando buscamos la solución a un problema específico siempre es recomendable


incorporar a los miembros del equipo. Existe una técnica que consiste en realizar
esta incorporación de forma escalonada, de ahí su nombre: Técnica de la escalera.
El objetivo perseguido con esta técnica es que todos los miembros del grupo
contribuyan en la toma de decisiones de una forma estructurada. Los pasos a
seguir para llevar este proceso se mencionan a continuación:
 Paso 1: El facilitador del equipo debe presentar el problema o tarea a cada uno
de los miembros. Hay que darles tiempo para pensar en una solución o
alternativas sobre la mejor forma de resolver el problema o tarea. El tiempo de
reflexión deberán pasarlo a solas, sin comentar nada con el resto de los
compañeros de equipo.
 Paso 2: Forma un grupo inicial con dos personas e invítalos a discutir el
problema/tarea a resolver.
 Paso 3: Añade a un tercer miembro al grupo inicial. El tercer miembro
presentará sus ideas al grupo antes de escuchar las posibles soluciones que los
otros dos ya han discutido. Una vez que los tres miembros han expuesto sus
soluciones e ideas de manera individual, entonces habrá una discusión grupal.
 Paso 4: Repite el proceso del paso 3 hasta que todos los integrantes hayan
expuesto sus ideas al grupo inicial. Después de cada exposición, debes dar
tiempo suficiente para que exista un intercambio de ideas grupal.
 Paso 5: Llega a una decisión final una vez que todos los miembros del equipo
han tenido oportunidad de exponer frente a los demás.
Algunas recomendaciones que debe seguir quien actuará como facilitador y
características ideales del mismo son las siguientes:
 Materiales: Papel y lápices para escribir opciones/ideas para solucionar el
problema.
 Lugar: Recinto con espacio suficiente. Puede ser un salón de conferencias o de
clase.
 Trabajo preliminar: El facilitador debe estar familiarizado con el método y el
problema que el grupo requiere resolver. Tener conocimiento preliminar del
grupo también es de ayuda.
 Tamaño del grupo: Se recomienda un máximo de cuatro personas y que al
grupo inicial se le otorgue un tiempo de 10 a 15 minutos para discutir.
 Cantidad de grupos: Si el número de personas excede cuatro, por ejemplo que
12 personas estén involucradas en esta decisión, se recomienda que se creen
subgrupos. Para este ejemplo se trabajaría con tres grupos diferentes. Una
extensión de este método es que subgrupos cuatro personas se encarguen de
diferentes partes del problema.
 Tiempo óptimo dedicado a este ejercicio: Una hora.
 Características del facilitador: Que cuente con la capacidad de proporcionar
instrucciones claras y de comunicar el propósito del ejercicio. Todo el proceso
debe ser guiado por el facilitador.

¿Por Qué Incorporar A Los Miembros De Un Equipo De


Esta Manera?

McFadzean (1999) menciona que en el caso de la Lluvia de Ideas, quizá la técnica


más popular de generación de ideas de forma grupal, cada uno de los miembros del
grupo está presente en la sesión en todo momento y es posible que aquellas
personas que son por naturaleza dominantes intimiden a aquellas personas que
son más introvertidas o que quizá no se sienten en confianza para expresar sus
ideas.
Otro problema que suele ocurrir durante un ejercicio de Lluvia de Ideas es que los
participantes alcanzan una decisión demasiado pronto, sin hacer un análisis
acucioso de las opciones. A este fenómeno se le conoce como “Groupthinking” y se
debe a que los miembros del equipo se conocen tan bien que sus respuestas son
cohesivas. También se ha reportado que la dinámica del grupo puede ocasionar
que los involucrados estén mucho más preocupados por encontrar el momento
adecuado para hablar que por generar ideas originales.
¿Cuál es la ventaja de este método con respecto a otros métodos grupales? Tanto el
método de Grupos Nominales como el método Delphi toman en cuenta las ideas de
cada miembro del equipo. Sin embargo, para alcanzar una decisión final, los
Grupos Nominales asignan una calificación a cada una de las ideas y con base en
esa calificación se alcanza un consenso. El método Delphi tiene como ventaja que
no es necesario que los participantes del grupo se reúnan sino que un moderador
externo se encarga de reunir las ideas de todos los integrantes del equipo y, con
base en éstas, proponer una solución óptima.
En el método de la escalera los integrantes reportan estar satisfechos con la
decisión alcanzada no sólo porque las ideas grupales fueron mejores que las
individuales, sino porque se llegó a ellas de una forma consensuada. En virtud de lo
anterior, suele existir la percepción de que se trabajó excepcionalmente bien con
los otros miembros del equipo. Con respecto a la efectividad de los grupos, se ha
reportado que aquellos que son dirigidos por un coordinador que desde un
principio les comunica los tiempos que se dedicarán a cada actividad, llegan a
decisiones de mejor calidad que aquellos que se basan en un sistema
computarizado para llevar el tiempo y la coordinación de la actividad.
Una reflexión final
Seguramente reconoces el valor del trabajo en equipo para producir ideas. En Aula
Interactiva te hemos proporcionado información sobre una técnica estructurada
para resolver problemas en equipo, de forma efectiva y evitando que la dinámica
del grupo conlleve una pérdida de ideas valiosas y tiempo en discusiones
infructuosas. Te hemos brindado además algunos consejos a tener en cuenta si
tuvieras la oportunidad de asumir la posición de facilitador en un equipo que desee
aplicar la técnica de la escalera. Ahora ya tienes toda la información necesaria para
realizar una búsqueda efectiva de soluciones a los problemas de tu empresa.

APRENDE A PREPARAR LISTAS DE “PENDIENTES”


POR ADRIANA UGALDE

Serán muy útiles en tu camino a la eficiencia

¿Te ves frecuentemente saturado por la cantidad de trabajo que tienes pendiente
de terminar? ¿Te pasas el día pensando en todo lo que te queda por hacer antes de
que finalice el día? ¿Te sucede frecuentemente que al terminar tu jornada te das
cuenta que te has dejado sin hacer cosas importantes, mientras que le has
dedicado tiempo a labores de menor prioridad?
Si todo esto te sucede estás en problemas, muy probablemente tienes una mala
gestión del tiempo, pero lo bueno es que existen soluciones para ello. Si sigues los
consejos que aquí te damos, notarás cómo harás un mejor uso de tu tiempo y
dejarás de olvidar tareas importantes o de no tenerlas listas a tiempo por no
haberte programado adecuadamente.
Todas las situaciones descritas en los anteriores párrafos suceden porque no
tienes una ‘lista de tareas pendientes’ hecha de forma apropiada.

¿Qué Es Una Lista De Pendientes Y Para Qué Sirve?

Una lista de pendientes como su nombre indica es una lista de las tareas que tienes
que llevar a cabo y en la cual se ha indicado la prioridad de cada una de las mismas.
Estas listas se pueden organizar de diferente forma; lo más usual es que se
coloquen de primera en la lista, aquellas tareas que son más urgentes y en último
término las que si bien deben hacerse, tienen menos prioridad.
Este tipo de listas te sirven para tener escrito en un solo lugar todo lo que tienes
que hacer para que así no se te olvide nada importante, esto incluye citas,
llamadas, informes, lecturas, etc. Además al establecerse una prioridad en las
tareas se está determinando el orden en que vas a realizarlas, para que lo más
urgente se realice primero y lo menos importante o menos urgente se deje para
más tarde o para otro día.
Las listas de pendientes te ayudarán a dar una mejor impresión delante de tus
compañeros de trabajo y de tus superiores, quienes te verán como alguien
organizado y confiable. Esto se suma al hecho de que te sentirás menos estresado,
porque aunque las cosas están pendientes de hacer, sabes que esta lista de
pendientes te ayudará a no olvidar ninguna tarea o fecha importante y por tanto
estás más tranquilo lo que a su vez te permite trabajar mejor.
Además, si has establecido tus prioridades adecuadamente, el uso de tu tiempo
será más adecuado ya que lo dedicarás a tareas más importantes y urgentes, antes
que a otras menos relevantes. Esto logrará que tú y tu equipo sean más
productivos y en términos generales la empresa también lo sea.
¿Pero por qué si son tan útiles las personas que usan este tipo de listas?
Básicamente porque un gran porcentaje de trabajadores no saben cómo hacerlas.
Por esa razón, una vez que aprendas a confeccionarlas y a utilizarlas notarás
enseguida como baja tu estrés y mejora tu productividad, lo cual sin duda te
ayudará a avanzar en tu camino hacia el éxito profesional.

¿Cómo Preparar Una Lista De Pendientes?

El procedimiento para hacer la lista es el siguiente:


1. Escribe todas las tareas que necesitas realizar. Puedes hacer una lista diaria o
bien una semanal o mensual, pero lo ideal es tener una diariamente para no
necesitar modificarlas cada vez que se surjan cambios.
2. Revisa las tareas anotadas e intenta determinar la prioridad de cada una de
ellas. Puedes utilizar diferentes formas para indicarla:
o Numérica: asígnale el Nº 1 a la tarea más prioritaria, el 2 a la que le sigue en
urgencia y así sucesivamente hasta la última.
o Según prioridad: estableces categorías, por ejemplo: la categoría 1 para
aquellas tareas que son extremadamente urgentes y la categoría 6 para
tareas que deben realizarse, pero que son las que menos urgencia tienen en
tu lista. Define las categorías que consideres oportunas, pero sé consecuente
y constante en su uso, no te pongas a hacer una tarea con categoría 6 hasta
que no termines todas aquellas que tienen mayor prioridad. Cuando
establezcas la prioridad debes diferenciar entre URGENTE e IMPORTANTE;
un asunto puede tener mucha relevancia pero ser menos urgente.
o Según el término: otra forma de priorizar las tareas es considerar el
momento en el tiempo para el que deben estar terminadas. Por ejemplo:
Categoría 1 para todas las tareas que deban ser terminadas durante ese día,
Categoría 2 para todas las tareas que deben ser terminadas durante las
próximas 72 horas y Categoría 3 para aquellas tareas que pueden terminarse
a lo largo de la semana.

Consejos Para Que La Lista Sea Efectiva

1. Si son tareas que te van a llevar mucho tiempo es aconsejable hacer una
secuencia de sub-tareas para tener un mayor control del tiempo requerido para
realizarlas. Se recomienda incluir en la lista las tareas que te van a llevar como
máximo 1-2 horas, así que tomando en consideración esto, si lo que tienes
pendiente te insumirá más de ese tiempo, divide esta gran tarea en pasos o sub-
tareas.
Por ejemplo, si la tarea es preparar el presupuesto del Departamento para 2017,
de allí se pueden desprender diferentes sub-tareas, la primera de ellas o 1º sub-
tarea: estimar los costes de personal para el departamento. Entonces en
nuestra lista debería aparecer como: Estimar costes de personal (Presupuesto
del Departamento). Siempre asociada a la tarea principal.
2. Algunas personas encuentran útil hacer diferentes listas para los diferentes
aspectos de su vida o sea una lista de pendientes de carácter personal, una lista
de pendientes para el trabajo, una lista de pendientes para los estudios, etc. Sin
embargo, muchas personas encuentran más práctico tener una sola lista para
organizarse mejor. Esta es una decisión que debes tomar según tus
preferencias.
3. Si al realizar la primera lista terminas con una gran cantidad de actividades de
alta prioridad, debes volver a revisar y dejar con esa calificación solo las que
realmente debas terminar con urgencia.

Usar La Lista

De nada vale invertir tiempo en realizar una lista completa y establecer bien las
prioridades entre todas las tareas que incluyas, si luego no la usas adecuadamente.
Es muy sencillo, pero se debe ser consistente; simplemente se trata de ir haciendo
las tareas según la prioridad que has marcado: si has indicado que hay 3
actividades con prioridad 1, esas son las primeras cosas que deben realizarse.
Conforme vayas realizando las tareas márcalas como terminadas. Para que una
lista de pendientes sea realmente una ayuda para aumentar la productividad debes
incluir las actividades realmente prioritarias a corto plazo; no merece la pena
incluir una actividad que sabes que vas a ir postergando por no ser relevante o por
falta de recursos para realizarla.
No conviene hacer listas excesivamente largas porque esto puede desmotivarte, es
mejor ir añadiendo nuevas tareas conforme vayas terminando las primeras.
Además, esto también depende mucho de tu personalidad y del tipo de trabajo que
realices.
En un trabajo donde las tareas a realizar son de corta duración plantearse tareas
para terminar durante el día es lo más aconsejable, sin embargo, si tienes un
trabajo en el que las tareas pendientes son de larga duración o dependen en gran
medida de la actividad de otras personas, puede que sea más efectivo desarrollar
una lista a un plazo más largo e ir seccionándola en sub-tareas para el día a día.
¿Cuándo hacer la lista de pendientes?
Al finalizar tu día de trabajo revisa tu lista de pendientes. ¿Te ha quedado algo sin
hacer? ¿Podrás hacerlo mañana? ¿Debes aumentar su prioridad o no? Además,
piensa en si han surgido nuevas tareas prioritarias para incluirlas al día siguiente.
Al invertir estos 10-15 minutos al fin del día, podrás organizar de mejor manera tu
siguiente día laboral y al llegar al trabajo empezar directamente a trabajar.
También puede permitirte determinar si vas a necesitar información de otro
miembro del equipo o de algún cliente y enviar un correo o hacer una llamada para
que al día siguiente lo tengas todo preparado.

¿Lista Manual O Software?

Aunque muchas personas encuentren más fácil hacer una lista en cualquier hoja o
en su agenda para el día siguiente, hoy en día existe una gran variedad de
aplicaciones tanto para dispositivos móviles como para el ordenador, muchas de
ellas gratuitas, que te pueden ayudar a ser más eficiente a través de las listas de
pendientes.
La ventaja de utilizar algún programa con este fin es que tienen funcionalidades
como alarmas que te avisarán cuando se aproxime a la hora de una cita o la entrega
de un informe, además algunos pueden sincronizarse con el Smartphone o con tu
cuenta de correo electrónico por lo que puedes enviar información a otros
miembros del equipo o a tu jefe.
Otra gran ventaja de las aplicaciones de administración de tiempo frente a las listas
de tareas pendientes en papel es que son fácilmente actualizables, no tendrás que
hacer la lista todos los días borrando las que ya has terminado, con acciones
simples podrás añadir nuevas tareas, cambiar su prioridad o borrarlas.
Estas aplicaciones de administración del tiempo son bastante populares tanto
entre profesionales liberales como en cualquier persona que al final del día siente
que podría haber aprovechado mejor su día. Algunas de las más populares
son Remember the Milk, TimeGT, Astrid, Todoist, Toodledo, entre muchos otras.
También existen otros programas como Word y Excel de Office y Gmail que tienen
características que te pueden permitir hacer una lista de tareas pendientes.
Ahora bien, no todos los programas te resultarán igualmente útiles, lo que puede
funcionar para tu compañero de oficina puede no ser el ideal para ti y viceversa. Se
trata de que investigues un poco y a la luz de tu trabajo y de tus características
personales escojas aquella que mejor te resulte.

Listas De Pendientes Para Un Equipo

Si estás a cargo de un grupo de trabajo debes saber que para un equipo también
son importantes las listas de pendientes, ya que son una forma muy efectiva de
seguir el ritmo planeado en un proyecto importante para la empresa, así como de
asumir una gran cantidad de tareas siguiendo la prioridad adecuada.
Lo que se aconseja en esta situación es elaborar una lista de tareas pendientes por
cada miembro del equipo, de esta forma tanto tú como el responsable de la tarea
sabrá qué debe hacer y para cuándo.
Como líder de un equipo saber cuáles tareas se van completando te ayudará a
tener un mejor control del equipo, a la vez que te permitirá planificar de forma más
eficiente el trabajo que vas a asignar a cada miembro, para evitar cuellos de botella
o confusiones debido a que no se consideraron la interdependencia entre las
labores de un miembro y las de otro.
Sin embargo, las listas de asuntos pendientes también tienen limitaciones, son
útiles cuando tenemos una cantidad no muy grande de actividades/tareas por
incluir, pero para proyectos más grandes o con muchos miembros es más
aconsejable definir un programa de acción que permite la organización de
situaciones más complejas
Conclusiones
Las listas de asuntos o tareas pendientes son unas herramientas muy útiles para
aprovechar el tiempo del que disponemos. Nos sirven tanto a nivel personal como
laboral, tanto a nivel individual como colectivo, ya que también podemos hacer una
lista de tareas pendientes para un equipo que lideremos.
Es muy sencillo, se trata de hacer una lista de las actividades/tareas pendientes de
realizar durante determinado período de tiempo (diario, semanal, mensual) y
establecer unas prioridades para saber cuáles son más urgentes de realizar o
tienen más relevancia para la empresa.
Puedes hacerlo de forma manual, en una hoja de cálculo como Excel o en una
plantilla de Word, pero también existen gran cantidad de programas/aplicaciones
útiles, incluso algunas gratuitas que podrás instalar en tu ordenador o Smartphone
o bien trabajar directamente de forma online.
Las listas de tareas pendientes te servirán para:
 Recordar todas las tareas que necesitas terminar en determinado período de
tiempo.
 Concentrarte en realizar los trabajos más importantes y urgentes antes que los
menos relevantes.
 Que tu nivel de estrés se vea disminuido porque tendrás un mejor control del
tiempo.
 Que tu productividad se vea mejorada de forma importante, ya que los demás
también te percibirán como alguien más responsable y organizado.

PLAN DE CONTINGENCIA
POR ALEJANDRA GARCÍA AHUMADA

Reduce el riesgo de tu empresa o organización

La Real Academia de la Lengua Española define a la palabra contingencia como la


“posibilidad de que algo suceda o no suceda” y como una “cosa que puede o no
suceder”, también se le asigna la palabra “riesgo” como sinónimo[1]. Generalmente
se asocia el término Plan de Contingencia a la serie de pasos a seguir en caso de
fenómenos naturales como huracanes, inundaciones, altos niveles de
contaminación en el aire, ataques terroristas, entre otros.
Sin embargo, las organizaciones también pueden beneficiarse de la elaboración de
este documento. En primer lugar, invitará a los involucrados en su elaboración a
pensar en los factores que podrían afectar la realización de sus actividades diarias
y a identificar qué recursos requerirían en caso de que ocurriera una contingencia.

Pasos Para Elaborar Un Plan De Contingencia Adaptado A


Tus Necesidades.

 Identifica cuál es tu meta: Puede que sea restablecer la operativa común del
negocio, lo que en inglés se conoce como “business as usual”. Otra opción es que se
elabore un Plan de Contingencia B para cubrir la posibilidad de que no se cumplan
las condiciones estipuladas en un Plan de Contingencia A.

 Identifica las operaciones críticas del negocio: Y establece las medidas que
minimizarían pérdidas en caso de que se interrumpieran dichos procesos.

 Realiza una evaluación de riesgos: Una vez identificados los procesos


críticos, define qué causaría que se interrumpieran dichos procesos y qué impacto
negativo tendrían en tu negocio.

 Prioriza los riesgos: Para realizar este paso es necesario que no inviertas
tiempo y energía en riesgos que tienen muy baja probabilidad de materializarse en
beneficio de planear adecuadamente la forma de contrarrestar los riesgos que
tienen mucho mayor probabilidad de ocurrencia. Para ello puedes utilizar
herramientas complementarias a esta guía como la matriz de impacto del riesgo y
probabilidades.
 Es importante hacerte notar que no todos los riesgos de tu negocio tendrán
un apartado en el plan de contingencia, puede darse el caso de que identifiques
riesgos que son mitigables haciendo ajustes en tus procesos, riesgos que son
transferibles, es decir que puedes contratar un seguro para cubrirlos, y
contingencias para las que es más eficiente no hacer nada y actuar una vez que se
presenten.

 El giro de la empresa influirá el tipo de contingencias a analizar y el grado


de dificultad de continuar con las operaciones una vez que la contingencia ha
ocurrido.

El punto seis pone de relieve la importancia de realizar no solo un Plan de


Contingencia, sino también un Plan de Continuidad. El enfoque que te proponemos
no establece dos planes por separado; sin embargo, tú puedes hacer la distinción
en la redacción del Plan de Contingencia.
Al respecto, algunos ejemplos de contingencia que podrían requerir un proceso de
planificación más largo son los siguientes: Una empresa productora de cajas sufre
un incendio en su planta, lo cual interrumpe las operaciones por más de un año en
lo que se reconstruyen las instalaciones; una empresa hidroeléctrica sufre un
ataque terrorista, lo cual impide que se pueda suministrar a sus clientes por un
período de cinco años; una empresa de ventas al detalle despide a un empleado
como consecuencia del cobro de cuotas a clientes fuera del proceso de negocios
usual[2].
Estas industrias y riesgos requieren enfoques distintos. En el primer ejemplo se
contempla la posibilidad de firmar un acuerdo con otra fábrica de cajas para
continuar con la producción, a través de la renta de sus instalaciones y maquinaria;
en el segundo caso se enfatiza la necesidad de contar con planes de suministro de
electricidad alternos, pues aunque se asegurara a la compañía contra un ataque
terrorista es poco probable que se reparara del todo la pérdida de no poder servir
a sus clientes por un período de cinco años. En el último ejemplo, aunque se
despidiese al empleado, también sería necesario informar a los clientes que las vías
de comunicación a partir de ahora son otras y los motivos.

Otros Factores A Tomar En Cuenta En La Elaboración De


Un Plan De Contingencia

 Mantener los procesos clave del negocio funcionando debe ser el objetivo
del plan. Define períodos de tiempo para las acciones del plan. ¿Qué debe
realizarse durante la primera hora después de la contingencia? ¿Durante el primer
día? ¿Durante la primera semana?

 Identifica el o los detonadores: Qué situación hará que se implemente el


plan, quién tendrá que hacer qué. Asegúrate de comunicarle a los participantes qué
se espera de ellos. Mantén el plan simple: En términos de lenguaje, que sea
accesible para cualquier persona que pudiera estar a cargo de implementarlo.

 Considera la capacidad de funcionamiento de la empresa: Si se


implementara el Plan de Contingencia B ¿Tendría la empresa las mismas
posibilidades de producción o de entrega de servicios? Si no fuera el caso ¿Cuáles
serían las limitantes?

 Identifica las necesidades de los demás: Ya se ha mencionado que todos


deben responder qué necesitan como mínimo para seguir llevando a cabo su rol.
Responde la pregunta: ¿Qué tendrías que hacer para regresar al estatus normal de
operaciones? Al responder esta pregunta quizá requieras elaborar un Plan de
Continuidad.

 Asegúrate de organizar una sesión de entrenamiento para el Plan de


Contingencia y mantén a todos al tanto de las actualizaciones de éste. Identifica las
ineficiencias operativas con el objetivo establecer un estándar para tu planeación y
de mejorar tu desempeño.

Después de la realización del Plan de Contingencia es necesario mantenerlo


actualizado, principalmente cuando ocurran cambios en los procesos de negocio. Si
necesitas inspiración para iniciar, puedes consultar el ejemplo de una empresa
zapatera.[3]

Pasos Sugeridos Para Mantener El Plan De Contingencia


Actualizado

 Comunica el Plan a todas las personas de la empresa:


o Infórmales sobre las responsabilidades que tienen como parte de su
participación en éste.
o Proporciona entrenamiento a los involucrados para que puedan desempeñar
este rol y sus responsabilidades.
 Realiza simulacros de desastre cuando sea posible. Asimismo, evalúa los
resultados de estos simulacros para realizar cambios necesarios en el plan.
 Revisa el plan regularmente para incorporar cambios, ya sean operacionales, de
personal o tecnológicos.
 Cuando esté disponible una actualización del Plan de Contingencia, distribuye el
plan a todas las personas involucradas y asegúrate que la versión anterior se
deseche.
 Mantén copias del plan accesibles desde fuera de los edificios del negocio.
 Audita el plan de forma periódica:
o Re-evalúa los riesgos del negocio.
o Compara los esfuerzos realizados con aquellos descritos en el plan para
mitigar los riesgos de la empresa.
o Enlista recomendaciones y cambios a realizar en el plan.

Otras Recomendaciones Que Debes Tener En Cuenta


Trabajando Con Un Plan De Contingencia

Si estás a cargo de recopilar la información para realizar el Plan de Contingencia


en tu empresa, asegúrate que las personas involucradas inviertan la misma energía
en el Plan de Contingencia B que en el A, suele suceder que la versión B recibe
menos atención y esfuerzo debido a que la versión A agotó las energías de los
involucrados.
Establece fechas de entrega en la elaboración de ambos planes pues los
involucrados tienden a procrastinar y dejar de lado estas actividades con el
argumento de que no es urgente.

Reflexión Final

Te hemos presentado una herramienta que te servirá para identificar los procesos
que son vitales para la operación de tu negocio, que te demandará ser crítico para
priorizar los riesgos que enfrenta esta operación y definir lo que necesitarías para
regresar a un estatus de “business as usual” en caso de que uno o más de los
riesgos se materializaran. También te hemos recomendado evaluar
constantemente la vigencia de esta herramienta y modificarla para tener en cuenta
nuevos procesos, personal y tecnologías. La ventaja de invertir tiempo en su
elaboración te evitará costos mayores en caso de que el peor escenario tuviera
lugar.

CÓMO MEJORAR TUS HABILIDADES DE COMUNICACIÓN


POR SANDRA MONTEVERDE

¿Por qué las habilidades de comunicación son tan importantes?

Una comunicación es básicamente una relación que se establece entre un emisor y


un receptor que utilizan una clave común y cuyo propósito es transmitir un
mensaje que resulte claro y sin ambigüedades.
Esto implica un esfuerzo conjunto, tanto del remitente del mensaje como del
receptor del mismo. Y es un proceso que puede contener errores, lo cual lleva a
menudo a que los mensajes se malinterpreten y la consecuencia directa de ello es
una tremenda confusión, un desperdicio de esfuerzos y una oportunidad perdida.
De hecho, la comunicación sólo tiene éxito si como resultado de la misma, tanto el
remitente como el receptor terminan siendo poseedores de la misma información,
exacta y sin tergiversaciones ni equívocos.
El problema se plantea cuando ésta no se realiza correctamente. Si los
pensamientos y las ideas que transmites no reflejan necesariamente lo que querías
expresar, esto provoca una interrupción en las comunicaciones que crea una serie
de obstáculos que se interpondrán en el camino de tus objetivos, tanto personales
como profesionales.

Sabias Palabras

En una reciente encuesta de reclutadores pertenecientes a empresas con más de


50.000 empleados, las habilidades de comunicación fueron citadas como el factor
determinante y más importante en la elección de los administradores.
Dicha encuesta que fue realizada por la Universidad de Pittsburgh Katz Business
School, señala que las habilidades de comunicación, incluyendo las presentaciones
escritas y orales, así como la capacidad de trabajar con otros, son el principal factor
que contribuye al éxito del trabajo.
A pesar de la creciente importancia que sin duda tienen las comunicaciones,
muchas personas continúan luchando contra este problema, sintiéndose incapaces
de comunicar sus pensamientos e ideas con efectividad, ya sea en formato oral o
escrito.
Esta incapacidad comunicativa hace que sea casi imposible que puedan competir
eficazmente a nivel laboral y es la causa de que muchos individuos muy capaces y
preparados se queden por el camino en la carrera de su evolución profesional.
Saber transmitir tu mensaje es de suma importancia para que puedas progresar.
Para ello, hay que entender cuál es su mensaje, a qué público va dirigido y cómo se
le percibirá. También debe ser capaz de tener en cuenta cuáles son las
circunstancias que rodean a tus comunicaciones, como son el contexto situacional
y el cultural.

Componentes De La Comunicación

Una comunicación tiene una serie de partes que la componen y su desarrollo se da


en etapas sucesivas enfocadas a completar el proceso de comunicación; todas ellas
deben ser llevadas a cabo con eficiencia, si no se quiere que al resultado sea
confuso, indeterminado o incierto.
Para ser un comunicador eficaz y lograr que el mensaje llegue de forma clara,
concreta y concisa, tu objetivo debe ser disminuir la frecuencia de los obstáculos
que puedan presentarse, por lo que es fundamental que tengas muy presente cuál
es el proceso que siguen las comunicaciones.

La fuente o emisor
La persona que sea el origen del mensaje, debe tener claro por qué se está
comunicando y qué es exactamente lo que pretende informar. También es
necesario que se esté seguro de que la información que se está transmitiendo es
útil y precisa.

El mensaje
El mensaje es la información que desea comunicar y que tras pasar las
mencionadas barreras debe ser recibido de manera exacta y sin ambigüedades.

La codificación
Este es el proceso de transferencia de la información que se quiere comunicar de
forma que pueda ser enviada correctamente y decodificada en el otro extremo. El
éxito en la codificación dependerá en parte de tu habilidad para transmitir
información de manera clara y sencilla, pero también de tu capacidad para prever
y eliminar las fuentes de confusión, por ejemplo, las cuestiones culturales, las
suposiciones erróneas y la falta de información.
Algo que resulta clave en este punto es el conocimiento de la audiencia: si quienes
deben recibir el mensaje son incapaces de interpretar el código, la comunicación
será imposible. Un ejemplo claro de esto es que tengas que dirigirte a personas que
no hablan tu idioma, si no sabes el suyo debes buscar un intérprete.

El canal
Los mensajes se transmiten a través de diferentes canales que pueden ser verbales,
como una conversación cara a cara, las videoconferencias o las charlas telefónicas
o escritos, como los emails, los mensajes instantáneos, las notas e informes o las
cartas.
Los diferentes canales tienen distintas fortalezas y debilidades. Por ejemplo, no es
particularmente eficaz dar una larga lista de direcciones verbalmente, mientras
que si realizas una fuerte crítica por correo electrónico, ésta puede ser
malinterpretada o un motivo de discordia.

La decodificación
Del mismo modo que codificar con éxito es una habilidad, una decodificación
apropiada implica esfuerzo y concentración; por ejemplo no se comprende el
contenido de un mensaje, sin tomarse el tiempo de leerlo cuidadosamente o
de escuchar activamente a nuestro interlocutor.
Una confusión puede surgir tanto de los errores cometidos en el proceso de
codificación como en el de decodificación. Un ejemplo muy claro de este problema
se suele presentar si el receptor no tiene suficientes conocimientos que le
permitan entender el mensaje, como se da en el caso de que usar terminología
técnica que él no conoce.

Receptor
Cada persona es un mundo y tiene sus propias creencias, principios y conceptos,
que sin duda pueden influir en la recepción de los mensajes. Por ello es importante
tener en cuenta que cada individuo entra en el proceso de comunicación con un
bagaje de ideas y sentimientos que influirán en su comprensión e interpretación
del mensaje y en su respuesta al mismo.
Para ser un comunicador de éxito, se deben considerar estos puntos a la hora de
dar un mensaje y actuar en consecuencia. Si sabes que tu interlocutor es sensible a
algunos temas y debes hablar de ellos, hazlo con consideración y empatía.

La retroalimentación
El receptor suele proporcionar retroalimentación, que puede ser verbal o no
verbal (gestos, ademanes, etc.) o escrita, como reacción directa al mensaje
comunicado. Es fundamental prestar mucha atención a esto, ya que es el único
medio que se tiene para estar seguro de que se ha entendido nuestro mensaje.
Cuanto antes captes que existe un malentendido o el mensaje no fue captado como
tú lo deseabas, te será más fácil reenviarlo o aclarar las dudas que se presenten
para que el contenido que quieres comunicar llegue efectivamente a su destino.
El contexto
La situación en la que se entrega el mensaje es el contexto. Esto puede incluir el
medio ambiente circundante, si estás teniendo una conversación o la cultura
general, la cultura corporativa, las costumbres internacionales y todo lo que se
relacione con ellas.

Las Barreras En La Comunicación

Para entregar tus mensajes de manera efectiva debes comprometerte a romper las
barreras que existen, en cada una de estas etapas del proceso de comunicación que
hemos visto y analizado hasta ahora.
Vamos a empezar con el propio mensaje. Si éste es demasiado largo, desorganizado
o contiene errores, se puede esperar que sea mal entendido y mal interpretado. El
mal uso del lenguaje verbal y corporal también puede confundir al receptor.
Las barreras en el contexto suelen ser fruto de que los remitentes ofrecen
demasiada información con mucha rapidez. En caso de duda, ten en cuenta que a la
hora de comunicarte menos es más, esto quiere decir que es preferible decir poco
pero que se entienda, a expresar mucho y que el receptor quede en la inopia de la
mitad de lo que se explicó.
Lo mejor es tener en cuenta que las personas suelen tener poco tiempo a causa de
sus diversas ocupaciones, especialmente en el tipo de sociedad en el que vivimos,
llena de horarios y cosas por hacer, así que ser conciso puede evitar ambigüedades
o confusión por parte del receptor.
Una vez que entiendas esto, es importante que tengas en cuenta las limitaciones de
cultura o educación de aquellos a quienes debes transmitir mensajes. Asegúrate de
ser capaz de conversar y dar información a personas de diferentes orígenes y
culturas dentro de tu propia organización, de otras e incluso del extranjero.
Una reflexión final
Comunicarse es fundamental en todos los aspectos de la vida, por lo que aprender
a hacerlo de manera efectiva y sin errores durante el trascurso del proceso, no solo
te ayudará a progresar laboralmente, sino que te evitará disgustos, malos
entendidos y confusiones en todos los aspectos de tu vida.
También puede serte de utilidad a la hora de reforzar tus habilidades como
comunicados tomar nuestro cuestionario ¿Qué tan bueno eres en el ámbito de la
comunicación? y leer nuestro interesante artículo acerca de cuáles son las claves
de la comunicación

EL CICLO DE PLANIFICACIÓN
POR JOSÉ PESTANA

Una alternativa de planificación para proyectos medianos

Una de las labores más importantes de gerente de proyecto es planificar. Una


buena planificación incrementa la probabilidad de éxito de cualquier proyecto. El
Ciclo de Planificación brinda un marco de trabajo para garantizar la sustentación,
enfoque, resiliencia, practicidad y rentabilidad de tu plan. También te permitirá
aprender de los errores cometidos en proyectos pasados y emplear este
aprendizaje como insumo en la planificación y toma de decisiones futuras.
El Ciclo de Planificación es una herramienta que te será de utilidad para planificar
y gestionar proyectos de nivel de complejidad media. Para proyectos que
involucren a muchas personas durante un largo período se necesitarán
metodologías y enfoques más formales.
En este artículo te explicaremos en qué consiste el Ciclo de Planificación y cómo
emplearlo para planificar tus proyectos.

El Ciclo De Planificación
El Ciclo de Planificación se muestra en la figura 1:

A continuación se explican las etapas del proceso:

Etapa 1. Análisis de Oportunidades


Lo primero que debes hacer es identificar el trabajo que debe realizarse. Esta
infromación será empleada para generar un objetivo formal en la siguiente etapa
del proceso. Un buen punto de partida es examinar la situación actual del proyecto
y decidir cómo puede ser mejorada. Existe una serie de técnicas que te facilitarán
esta labor:
 Análisis FODA: Consiste en realizar un análisis formal de las fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas que enfrentas.
 Análisis de riesgo: Sirve para detectar los riesgos en el proyecto y las
debilidades en tu organización u operación. También te permite identificar los
riesgos a los que estás expuesto. Con esta información podrás planificar las
acciones necesarias para neutralizar algunos riesgos.
 Comprender las presiones para el cambio: Quizá, otras personas (por
ejemplo, los clientes) pueden estar presionando para cambiar la forma de hacer
las cosas. Quizá, tu entorno puede estar cambiando y es posible que tengas que
anticipar o responder a esta realidad. Las presiones pueden surgir de cambios
en la economía, nueva legislación, la competencia, cambios en las actitudes de la
gente, nuevas tecnologías o cambios en el gobierno.
Otro enfoque podría ser emplear cualquiera de la amplia gama de herramientas de
creatividad existentes para determinar en qué áreas es posible realizar mejoras.

Etapa 2. Identificación del objetivo del plan


Una vez que hayas completado un análisis realista de las oportunidades de cambio,
el siguiente paso es identificar con precisión cuál es el objetivo de tu plan. Decidir y
definir un objetivo te permite mantener el foco y evitar la pérdida de tiempo y
energía en cuestiones secundarias o irrelevantes.
Trata de emplear una frase simple para expresar el objetivo. Esto facilitará que se
fije de forma clara en tu mente.
Si tiene dificultades para formular el objetivo de tu plan, pregúntate:
¿Qué tipo de futuro quiero lograr?
¿Qué beneficios quiero dar a mis clientes?
¿Qué tipo de retornos busco?
¿A qué estándares estoy apuntando?
¿En qué valores creemos mi organización y yo?
Puedes presentar este objetivo como una “Declaración de Visión” o “Declaración de
Misión”. Las Declaraciones de Visión expresan el beneficio que una organización
proporcionará a sus clientes, mientras que las declaraciones de misión dan
expresión concreta a la declaración de la visión, explicando cómo se va a lograr.

Etapa 3. Exploración de opciones


Al iniciar la tercera etapa ya deberías saber en qué punto estás parado y qué
deseas lograr. El paso siguiente es averiguar cómo hacerlo. Para ello debes invertir
tiempo generando tantas opciones como sea posible. Evita quedarte con la primera
idea que te venga a la mente. Al tomarte algo de tiempo para generar tantas ideas
como sea posible, puedes llegar a soluciones menos obvias pero mejores.
Adicionalmente, es probable que puedas complementar tus mejores ideas con
otras no tan buenas.

Etapa 4. Selección de la mejor opción


Una vez que hayas explorado las opciones disponibles, es el momento de decidir
cuál usar. Si tienes el tiempo y los recursos disponibles, puedes decidir evaluar
todas las opciones, llevar a cabo una planificación detallada, cálculo de costos,
evaluación de riesgos, etc. para cada una de estas opciones. Sin embargo, recuerda
que no siempre podrás darte ese lujo.
Dos herramientas de utilidad para seleccionar la mejor opción son el Análisis de
Matriz de Decisión y los Árboles de Decisión. El Análisis de Matriz de Decisión te
ayuda a decidir entre diferentes opciones en las que a su vez debes considerar un
abanico de factores. Los Árboles de Decisión te ayudan a visualizar los posibles
resultados que obtendrás al seguir diferentes cursos de acción.

Etapa 5. Planificación detallada


Al iniciar esta etapa de planificación detallada, ya debes tener una buena idea de
dónde te encuentras, lo que deseas lograr y la gama de opciones disponibles para
conseguirlo. Incluso puede que ya a estas alturas hayas seleccionado una de estas
opciones como la mejor y la que probablemente generará los mejores resultados.
La planificación detallada es el proceso que te permite diseñar la forma más
eficiente y efectiva de alcanzar el objetivo planteado. Es el proceso de determinar
quién hará qué, cuándo, dónde, cómo, por qué, y a qué costo.
Técnicas como el Diagrama de Gantt y el Análisis de Camino Crítico pueden ser
sumamente útiles en la determinación de prioridades, plazos y recursos
requeridos para llevar a cabo el plan.
Mientras te concentras en las acciones que deben ser llevadas a cabo, asegúrate de
pensar también en los mecanismos de control que necesitarás para supervisar el
desempeño. Estos incluyen las actividades tales como la realización de informes,
aseguramiento de la calidad, control de costos, etc. que son necesarios para
detectar y corregir cualquier desviación del plan.
Recuerda que un buen plan:
 Describe la situación actual.
 Tiene un objetivo claro.
 Utiliza los recursos disponibles.
 Detalla las tareas a realizar y quién las realizará, así como sus prioridades y
plazos.
 Detalla los mecanismos de control que te alertarán sobre los obstáculos para
lograr el objetivo.
 Identifica los riesgos y los planes de contingencia. Esto te permite brindar
respuesta rápida y eficaz a las crisis que se presenten.
 Considera esquemas de transición que te permita mantener las demás cosas en
marcha mientras implementas el plan

Etapa 6. Evaluación del plan y su impacto


Una vez que hayas elaborado los detalles del plan, la siguiente etapa es revisarlo
para decidir si vale la pena implementarlo. Aquí debes ser objetivo. Sin importar
que tanto trabajo te haya llevado llegar a esta etapa, quizá podrías llegar a la
conclusión de que no vale la pena implementar el plan. Esto puede ser frustrante
después de un arduo trabajo de planificación detallada. Sin embargo, es mucho
mejor averiguarlo en este momento que cuando hayas invertido tiempo, recursos y
personal en el éxito de un plan inadecuado.
La evaluación del plan te da la oportunidad de investigar otras opciones que
podrían tener más éxito, o simplemente aceptar que no se necesita llevar a cabo un
plan.
Dependiendo de las circunstancias, las siguientes técnicas pueden ser de utilidad
para evaluar el plan:
 Análisis cuantitativo de pros y contras: Una técnica muy simple para sopesar
los pros y los contras de una decisión. Implica enumerar los aspectos positivos
del plan en una columna y los aspectos negativos en otra. A cada aspecto se le
asigna una puntuación positiva o negativa, según sea el caso.
 Análisis coste-beneficio: De gran utilidad para confirmar que el plan tiene
sentido financiero. Consiste en sumar todos los costos contemplados en el plan
y compararlos con los beneficios esperados.
 Análisis de campo de fuerzas: Proporciona una visión general de todas las
fuerzas a favor y en contra del plan. Esto te permitirá ver en qué partes podrías
ajustar el plan para que incrementar las posibilidades de éxito.
 Flujo de caja proyectado: Cuando una decisión tiene principalmente
implicaciones financieras, como en la planificación comercial y de marketing, la
elaboración de un “pronóstico” del flujo de efectivo puede ser extremadamente
útil. Éste te permitirá evaluar el comportamiento de los costos y los ingresos en
el tiempo. También te ayudará a evaluar la dimensión de los principales flujos
de efectivo positivos y negativos involucrados. Si preparas la proyección del
flujo de caja en una hoja de cálculo, mucho mejor, pues tendrás a mano un
modelo que te permitirá visualizar el efecto de variar las premisas financieras
del plan.
 6 sombreros del pensamiento: Gran técnica para obtener una visión global
del plan y sus implicaciones. Te proporciona un contexto para examinar el plan
de manera racional, emocional, optimista, pesimista y creativa.
Todas las técnicas anteriormente mencionadas pueden funcionar bastante bien,
siempre y cuando no dejes de lado el sentido común. Si tu análisis demuestra que
el plan no dará los beneficios suficientes, entonces es mejor que vuelvas a la etapa
anterior en el ciclo de planificación o abandones el proceso por completo.

Etapa 7. Implementación el plan


Una vez que hayas completado el plan y tengas la certeza de que funcionará
satisfactoriamente, es hora de implementarlo. Tu propio plan, si está bien logrado,
te explicará cómo hacerlo. Adicionalmente, debes detallar los controles que
utilizarás para supervisar su ejecución

Etapa 8. Cierre del plan


Una vez que hayas logrado ejecuta el plan por completo, puedes proceder a cerrar
el proyecto. En este punto vale la pena llevar a cabo una evaluación retrospectiva
del proceso para identificar algunas lecciones que puedan ser aprendidas. La idea
general es evaluar la planificación del proyecto con el fin de determinar si la misma
podría ser mejorada en el futuro.
Si vas a llevar a cabo muchos proyectos similares, puede que valga la pena la
creación y refinamiento de un Aide Memoire, es decir, una lista de puntos claves a
ser considerados durante la planificación. Con esto te asegurarás de tener
presentes y aplicar las lecciones aprendidas.

Cómo Utilizar La Herramienta

Lo mejor es pensar en la planificación como un ciclo y no como un proceso lineal.


Una vez ideado el plan, debes evaluar su probabilidad de éxito. Esta evaluación,
basada en el costo u otras herramientas analíticas, pondrá de manifiesto si el plan
tendrá consecuencias no deseadas, costos demasiado altos o simplemente no
funcionará. Si este último fuera el caso, debes volver a la etapa anterior del proceso
de planificación o abandonar el plan por completo (si es que el análisis demuestra
que no vale la pena ejecutarlo).
Finalmente, debes aplicar lo que has aprendido en el siguiente proceso de
planificación que enfrentes.
Una reflexión final
Una buena planificación incrementa la probabilidad de éxito de cualquier proyecto.
El Ciclo de Planificación es un proceso que te ayuda a hacer buenos planes. Sin
embargo, recuerda que la herramienta es de utilidad para planificar y gestionar
proyectos de nivel de complejidad media; para proyectos que involucran a muchas
personas durante un largo período se necesitan metodologías y enfoques más
formales.El primer paso en El Ciclo de Planificación es el análisis de las
oportunidades, el cual te ayudará a aterrizar el plan en la realidad. El segundo, la
definición del objetivo, le dará enfoque. El tercero, la exploración de opciones, te
permitirá vislumbrar las diferentes vías para alcanzar el objetivo.
Lo siguiente en el proceso es la escogencia de la mejor opción y la realización de un
plan detallado para implementarla. Luego, debes evaluar el plan en su conjunto
para asegurarte de que valdrá la pena ejecutarlo. Si no lo vale, regresa a la etapa
anterior y mejora el plan o haz otro diferente. Si ningún plan parece producir el
beneficio suficiente para justificar el costo, es preferible que no hagas nada.
Una vez que te hayas decidido por un curso de acción y estés convencido de que es
viable, procede a llevar a cabo el plan. Cuando hayas terminado, examínalo y extrae
las lecciones aprendidas. Finalmente, emplea este conocimiento en los procesos de
planificación futura.

LIDERAZGO ÉTICO
POR SANDRA MONTEVERDE

Cómo hacer Siempre lo correcto

No importa dónde vivas, sin dudas has sido testigo del fracaso estrepitoso de
algunos líderes al descubrirse que han actuado sin la ética que conlleva su posición
o cargo. Desde la corrupción política hasta las acciones de personajes que contaban
con una reputación y que luego se vio que no era “oro todo lo que relucía”. Estas
situaciones han llevado a la gente a plantearse que las cuestiones éticas son un
tema fundamental para todas las organizaciones.
También pone de relieve lo difícil que puede resultar para los líderes determinar lo
que está bien y lo que está mal. Algunos hacen las elecciones equivocadas y
terminan en las portadas de periódicos y telediarios y/o en los tribunales.
Lo que rara vez se ve a nivel mediático son historias sobre las numerosas empresas
que sí son administradas por líderes éticos. Mientras que las normas parece que
estén en “caída libre” en algunas corporaciones y organismos, otros líderes “elevan
el listón” e inspiran a sus equipos a hacer lo mismo.
Estos líderes son los que vale la pena imitar y de los que se debe tomar ejemplo y
aprender de ellos, ya que hacen lo correcto, en el momento adecuado y por razones
pertinentes. Son quienes ponen su ética por encima de todo y, como resultado,
tienen equipos dedicados y eficaces, que harían casi cualquier cosa por ellos.
Si te preguntas: ¿cómo es posible que estos líderes sean capaces de saber qué
hacer y cómo actuar ante cada situación?, ¿qué posibilidades hay de que yo lo logre
también?, sigue leyendo, porque en este artículo te mostraremos cómo definir tus
propios estándares éticos y de qué manera comenzar a ponerlos en práctica.

Define los valores de tu organización


Para guiar a tu equipo con carácter e integridad debes comenzar por dar el
ejemplo. Eres el líder, ¿recuerdas?, tu equipo busca en ti orientación y criterio, así
que, para comenzar debes conocer tus propios valores y los de tu organización.
Existen muchas empresas que son bien conocidas por sus valores. ¿Por qué?
Debido a que todo el equipo, desde los altos ejecutivos hasta el que hace los
recados, vive y respira una serie de principios de honestidad e integridad todos los
días.
Dichas organizaciones comunican claramente qué quieren que su personal haga,
desde mantener promesas y hacerse cargo de sus errores, hasta respetar a todos y
cada uno de los empleados de la compañía. Y los primeros en cumplir con dichas
normas son los líderes, por lo que se convierten en el espejo en el cual se mira el
resto de los trabajadores.
Es fundamental que cada empresa tenga reglas claras sobre cómo quiere que los
miembros del equipo actúen. Como líder, depende de ti conocer estas reglas y
códigos de conducta y asegurarte de cumplirlas al pie de la letra y de que los
demás también lo hagan.
Pero tus valores personales también son importantes. Si las reglas escritas de la
compañía no dicen que debes ser justo con todos, pero este valor es importante
para ti, eso significa que serás una persona justa por tu naturaleza y eso es un plus
para tu empresa.
Pregúntate lo siguiente:
¿Qué normas de conducta son realmente importantes para mi empresa?
¿Qué valores específicos admiro en ciertos líderes? ¿Me identifico con esos
valores?
¿Seguiría defendiendo esos valores, incluso si me ponen en una desventaja
competitiva?
Ahora que conoces los valores básicos de tu empresa, puedes comenzar a
establecer el entorno adecuado para que tanto tú como tu equipo y tu organización
se mantengan siempre dentro de los límites de la ética.
Recuerda que lo importante no es lo que tú digas, sino lo que hagas. Esto significa
que tus actos no pueden ir en contra de tus principios o de los valores que resaltes,
porque de esa manera perderás la confianza y el respeto de tu equipo.
Por lo tanto, si tu empresa valora la honestidad por encima de todo, asegúrate de
ser honesto con todo el mundo. Si tu empresa ensalza la libertad de expresión,
permite que tu equipo comunique sus ideas abiertamente y sin censuras.
A continuación, establece cuáles serán las consecuencias que tendrán que afrontar
los miembros del equipo que no siguen los valores corporativos y cumple con lo
que dispongas. Si un empleado excepcionalmente se retrasa un día, no hay
problemas, pero si permites que alguien llegue tarde continuamente sin
compensar las horas, ese no será un buen ejemplo para el resto del equipo.
También es bueno establecer algún tipo de sistema de recompensa para los
miembros del equipo que constantemente actúan de acuerdo con los valores de la
empresa; no caigas en el error de dar por sentado que lo bueno es lo natural y no
necesita ser exaltado y lo malo sí debe ser castigado. Se ecuánime y aplica
disciplina o premiación, según se dé el caso.
Compartir historias es una excelente manera de reforzar y comunicar estos
valores. Si tu o tus compañeros conocen situaciones en las que determinadas
personas actuaron éticamente en situaciones difíciles, fomenta que éstas anécdotas
sean compartidas. Si logras que tu equipo se interese realmente en practicar una
conducta ética, será un gran paso para tu trabajo y el de toda la organización.

Enfrenta los dilemas éticos


Imagina que estás en una reunión con otros altos ejecutivos y te das cuenta de que
uno de tus colegas ha realizado algunos cambios en el informe que previamente
había comentado contigo. Para colmo en cuanto comienza hablar solo lo hace para
alabar las acciones de su propio equipo y encima exagera las cosas.
Cuando llega el momento de dar plazos para acabar con un gran proyecto, él dice
que podrán terminarlo en 4 semanas, cuando tú sabes bien que será necesario el
doble de tiempo para hacerlo. Y en vez de aceptar que las ganancias serán de un 5
%, promete que superarán el 11%.
Si bien es un colega y amigo, está siendo poco ético y exagerando los méritos
propios y de su equipo, además de prometer algo imposible en cuanto a plazos y
resultados. ¿Qué haces? ¿Le apoyas con tu silencio o dices la verdad al resto de
ejecutivos?
A menudo es necesario enfrentar este tipo de situaciones que requieren de tomar
decisiones difíciles, como la que acabamos de plantearte y ello sucede tanto en el
lugar de trabajo como en otros ámbitos. La mayoría de las veces, sin embargo, los
dilemas éticos no son tan obvios y pueden resultar difíciles de descubrir.

¿Cómo se reconocen estos dilemas?


Identifica situaciones “desencadenantes”: hay ciertas áreas de trabajo dónde es
más probable que se den dilemas éticos como ventas, contratación de proveedores,
depósitos, etc. Sabiendo que estos departamentos son más susceptibles de que se
den este tipo de conflictos será más fácil para ti y para la empresa controlarlos y/o
saber si algo realmente sucede.
Prepárate de antemano: imagina situaciones en las que tengas que decidir si
involucrarte o no, ante un dilema ético. ¿Qué harías si supieras que uno de tus
colegas está a punto de ser despedido, pero legalmente no puedes decirle nada?
Pregúntate: cuando te equivocas ¿eres capaz de admitirlo ante tu superior y tratas
de aprender de tus errores? Si descubres que alguien se comporta de forma poco
ética ¿protegerás a esa persona o tomarás las medidas necesarias para
solucionarlo ¿Influye en ti en ese momento, el grado de conocimiento y/o afinidad
que tengas con la persona involucrada?
Ponerse en estas situaciones imaginarias puede ayudarte a resolver tus
sentimientos y a decidir lo que harías si ocurriera tal o cual situación. En la vida
real, quizá solo tengas unos segundos para optar por una u otra solución.
Por supuesto, no serás capaz de imaginar todos los posibles escenarios en los que
podrías enfrentarte a un dilema ético, pero este ejercicio te ayudará a conocer tus
valores y a prepararte para las decisiones que tengas que tomar.
Escucha tu “voz interior”: tu conciencia a menudo te dice que algo no está bien,
aunque sea solo una sensación de malestar a veces inexplicable. Si te enfrentas a
una situación que te hace sentir incómodo o va en contra de tus valores o creencias
principales, no permitas que esto continúe y racionaliza la mejor manera de
evitarla o solventarla.
Reevalúa tus decisiones antes de actuar: cada vez que tengas que tomar
decisiones difíciles, antes de actuar pregúntate: ¿cuáles serán las consecuencias de
esta acción? ¿Me gustaría que estos resultados fueran de conocimiento público?
¿Me enorgullece hacerlo o al menos no va contra mis principios? Si este tipo de
interrogantes te plantea dudas, recapacita, porque quizá no estés siendo todo lo
ético que deberías.
A veces, tomarás una decisión y aun así te preguntarás si has hecho lo correcto.
Quizá por la naturaleza de la situación te puedas sentir incómodo (por ejemplo, si
has tenido que despedir a alguien), pero estas experiencias te servirán para
reforzar tu autoconfianza. Cálmate, desecha tu ansiedad, haz caso a tus instintos y
seguramente te darás cuenta que no te has equivocado.

Puntos clave
Ser ético tanto en el trabajo como en la vida diaria requiere de una buena dosis de
coraje y convicción. Significa hacer lo correcto, incluso cuando ello no sea popular
o fácil. Tomar decisiones basadas en tus valores personales es una forma de
demostrar a los demás que no es posible comprarte y que eres capaz de liderar a tu
equipo con el ejemplo.
Una vez que identifiques los valores centrales de tu empresa, así como los tuyos,
puedes comenzar a trabajar con tu equipo y tu organización, para que éstos se
cumplan. Las acciones siempre hablan más que las palabras, así que asegúrate de
hacer lo que desearías que otros hicieran.
ESTABLECIENDO CREDIBILIDAD
POR YOLANDA PATARROYO

Para generar confianza y resultados de valor

Cuando te dicen: ¡te creo! ¿Qué crees que te están diciendo? ¿Que confían en ti y
en que lo que estás diciendo? ¿Que eres confiable?

Son diferentes posibilidades, pero todas llevan a un mismo punto, la confianza


que siente quien te escucha, frente a lo que planteas en tu comunicación.

Credibilidad

La credibilidad, de acuerdo a la Real Academia de la Lengua Española, significa que


algo tiene “la cualidad de creíble”, independientemente de si es verdad o no.
La credibilidad es uno de los elementos de la comunicación asertiva, ya que quien
escucha será receptivo a lo que se le dice y no crea bloqueos para que la
información que se le está dando no se quede sin ser recibida.
La credibilidad es un concepto subjetivo que se crea mediante una serie de
simbolismos, hechos, percepciones e interacciones e involucra dos partes: el
emisor y el receptor.
En la generación de credibilidad hay dos caras como en una moneda y las dos son
parte del mismo resultado. Una es que la credibilidad es una consecuencia, es la
suma de diferentes aspectos que ha construido consistentemente el emisor y que
el resultado de su comunicación así lo transmite; la otra parte, tiene que ver con las
percepciones y creencias que tiene el receptor frente al emisor, al mensaje, lugar o
momento en que se está recibiendo la información. Es un juicio de valor de una
persona sobre otra, respecto a qué tan creíble es su comunicación para ella.
La credibilidad se relaciona con valores humanos, como la veracidad, la fidelidad,
la confianza, el conocimiento, la congruencia y honestidad, etc.

Cómo Se Construye La Credibilidad

No se nace con la credibilidad, esta se desarrolla y se “gana” cuando:


 Se es congruente, es decir, que lo que se hace es lo que se piensa y se dice en
tiempo, espacio y forma. Cuando algo “no encaja”, no se genera credibilidad,
sino una sensación de falsedad y vacío.
 Se es consistente, por que se mantiene una línea de pensamiento y acción en el
tiempo.
 Se cumple lo que se promete.
 Se es veraz consistentemente. Quien no es veraz de esta manera, tarde o
temprano, verá derrumbarse su credibilidad y perderá la confianza de quienes
han creído en el o en ella.
 Se actúa con honestidad. Nadie que pretenda ser creíble, puede comportarse de
manera doble o conveniente únicamente para sí mismo/a.
 Se tienen los resultados de lo que se propone.
 El lenguaje no verbal espresa lo mismo que dicen las palabras.
 Se transmite y actúa con seguridad. La vacilación genera más dudas.
 Se reconoce un error y si se puede, se enmienda.
 Uno confía en sí mismo, en sus valores, en sus talentos y conocimientos, en sus
acciones, en sus sueños. Así lo transmite y así lo vive.
Hay personas que sin proponérselo generan credibilidad, porque con sus acciones,
palabras y sentimientos han “demostrado” que es una persona en quien confiar, es
decir, que es confiable.

La Credibilidad En El Mundo Empresarial

Así como las personas con sus hechos y dichos pueden generar credibilidad, las
empresas también.
Recuerda que las empresas son desarrolladas por personas y sus actos le
transmitirán a su personal, al mercado y a su entorno, si se puede confiar en ella o
no.
La credibilidad que tengan los colaboradores en la empresa, en los procesos, en
las personas y en las políticas de ésta, definirán el clima laboral, la creatividad y los
resultados.
De igual manera, el grado de credibilidad que tengan sus asociados externos, como
son los proveedores, los clientes, la sociedad y el estado, determinarán el apoyo y
respaldo que reciba de estos.

Credibilidad Y Liderazgo
Con respecto al liderazgo que se observa y vive en la organización en sus
diferentes niveles, hay tres aspectos que son importantes y se deben tener muy en
cuenta, porque de la manera en que estos factores se presenten, se transmitirá
credibilidad o no. El líder debe tener tres características: competencia, integridad y
carácter y buen trato.
1. Competencia: ¿Qué tan competente es? ¿Tiene resultados?
2. Integridad y carácter: ¿Es honesto? ¿Cumple sus promesas? ¿Sigue y hace seguir
las normas y procedimientos de la empresa?
3. Trato: ¿Trata a todos por igual? ¿Utiliza su posición para beneficio personal o
actúa con responsabilidad y buen juicio? ¿Es humilde o prepotente?

La Confiabilidad Como Estrategia De Posicionamiento En


El Mercado

Para posicionarse en el mercado no es suficiente con tener productos y servicios


competitivos, por más que satisfagan necesidades y solucionen problemas a sus
clientes y colaboradores; también es necesario que estos tengan confianza en ella,
ya que la gente prefiere hacer negocios con personas y empresas confiables.
Los clientes quieren negociar con empresas que cumplan lo que ofrecen, que le
responden por la garantía en el caso de ser requerida, que tratan bien a sus
empleados y son responsables y cuidadosas del medio ambiente.
Los colaboradores, de igual manera, prefieren trabajar en y con organizaciones que
cumplen con sus compromisos y obligaciones pactadas, que brindan un trato
digno, amable y un medio de desarrollo personal y profesional.
Si una empresa quiere posicionarse de manera confiable, sus actos tienen que ser
congruentes y oportunos con sus postulados. Esto lo debe hacer siempre, en todo
momento, en todo lugar, ya que la credibilidad se construye paso a paso, momento
a momento, permanentemente y se pierde en un instante, en una acción
inapropiada, siendo muy difícil y/o costoso recuperarla, ya sea de un hijo, un
amigo, un cliente o una comunidad.

Consecuencias De Generar Credibilidad

Cuando una persona o empresa transmite credibilidad en lo que hace, dice y siente,
genera a su alrededor, confianza, tranquilidad y certeza.
La persona confiable, atrae y genera armonía, oportunidades, apoyo y genera en
otros individuos el deseo de estar a su lado, lo cual le vuelve una persona más
valiosa para su entorno.
La empresa confiable, genera confianza en el mercado, lo que lleva a que el mismo
adquiera sus productos o servicios; los empleados o colaboradores desearán
continuar allí; la comunidad le dará su respeto y respaldo y los proveedores y
aliados de valor le concederán créditos, avales y otros recursos, que le son
necesarios para su crecimiento y desarrollo.

Una Última Reflexión

Si tú quieres influir en otros, lograr metas, atraer gente valiosa a tu alrededor y ser
una persona provechosa, un punto de referencia y un ejemplo positivo para otros,
es importante que trabajes en tu credibilidad. El primer paso es que confíes en ti
mismo, en quien eres, en lo que sientes, piensas y haces. Esta fuerza la transmites a
tu entorno y de esa forma le imprime un sello personal a tu devenir diario.
La credibilidad se construye en la convivencia e interacción, paso a paso, momento
a momento, acción tras acción. Pero recuerda que se puede perder en un solo
momento, en una palabra o en un acto.
Ser confiable es el mayor activo, después de la vida misma, de una persona u
organización, en cualquier momento y en cualquier lugar.

ESCRIBIR UN PROCEDIMIENTO O TRÁMITE


POR FELIPE BERNAL

Cómo elaborar procedimientos sin omisiones o errores

¿Te gustaría realizar un complicado procedimiento solo para tener una pluma
extra o una hoja de papel? Por supuesto que no.
Los procedimientos – junto a sus primas, las políticas – pueden ser un verdadero
dolor de cabeza. A veces, estos procedimientos son demasiado restrictivos o
estrictos y otras son vagos o carentes de detalles. Pero por ejemplo, si tu colega
llama para decir que está enfermo tú serás el responsable de que la nómina se
termine a tiempo y para esto es útil tener un procedimiento detallado y bien
escrito para ayudar a guiarse.
Si los procedimientos se hacen bien pueden tener un efecto importante en tú
organización. Cuando se ha escrito de manera clara y correcta pueden ayudar a los
sistemas y a las personas a trabajar mejor. Si los trabajadores saben qué hacer,
cómo hacerlo, cuándo hacerlo y hasta cómo evitar errores, se reducirá la
frustración de ellos y hasta se ahorrará una gran cantidad de tiempo y esfuerzo.
Escribir un procedimiento que sea preciso, breve y fácil de leer no es para nada
sencillo. Pero se puede lograr. Si se tiene el conocimiento y la práctica e factible
aprender habilidades efectivas, procedimientos de redacción, etc. También debes
aprender a reconocer las oportunidades en las que puedas mejorar la calidad de
las cosas que haces.

¿Qué Es Un Procedimiento?

Un procedimiento o trámite puede ser comparado a “caballos de batalla de la


empresa”. Es cierto que las políticas guían la forma de tomar decisiones, pero los
procedimientos muestran “cómo” se hace para completar X tarea o proceso.
Los procedimientos están orientados a la acción, en estos se debe describir los
pasos que se deben seguir y el orden en que deben tomarse. A menudo son de
instrucción, por lo que son utilizados para la formación y orientación. ¿Cómo sería
un procedimiento bien escrito? Debe ser preciso, sólido, objetivo, corto e ir
directamente al punto importante.

¿Cuándo Se Necesita Hacer Un Procedimiento?

No todo lo se hace necesita de un procedimiento, no es necesario crear uno para


las tareas básicas, porque de todas formas serían ignorados. La primera regla de la
escritura de procedimientos es que haya una razón para crearlos: quizá porque los
trabajadores olvidan realizar ciertas acciones, hacen las cosas mal o tal vez dicha
tarea es tan larga y compleja que la gente necesita una lista de verificación para
poder hacer las cosas bien.
Un procedimiento es válido sólo si el tema es importante o si habrá un beneficio
significativo al aclarar dicho proceso. Antes de comenzar dicho procedimiento
pregúntate si la gente realmente lo necesita o quiere saber al respecto.
Ejemplos de cuándo es necesario hacer un procedimiento:
 Es muy largo, tal como el inventario de fin de año.
 Complejo, como la administración de beneficios.
 Es algo rutinario pero esencial para la empresa, tal como las nóminas.
 Exige constancia, como en el caso de una solicitud de reembolso.
 Involucra documentación, como en el caso de tener que disciplinar a un
miembro del personal.
 Implica un cambio significativo, como por ejemplo la instalación de un nuevo
sistema informático.
 Tiene graves consecuencias si el proceso se hace mal, como pautas de
seguridad.
En una empresa es típico y normal que muchas cosas no se hagan mediante
procedimientos escritos, sino mediante reglas no escritas o procedimientos
informales. Pero en ocasiones sí es necesario establecer dichas reglas en el
procedimiento, por ejemplo cuando:
 Se repiten preguntas al respecto.
 Hay confusión entre las personas.
 Hay muchas formas en que el personal interpreta dicho procedimiento.

¿Cómo Se Escribe Un Procedimiento?

Un procedimiento debe comunicar lo que un lector necesita saber, no sólo lo que


quieren saber. Puede ser que tenga que saber cómo hacer el proceso
correctamente, más rápido o con menos residuos. También le gustaría saber
porqué tiene que hacer algo de determinada manera, dónde puede buscar ayuda, lo
que sucede si algo sale mal. Cuando sea necesario, asegúrate de que el
procedimiento se ocupa también de cuestiones técnicas, así como de elementos
subjetivos.
También es importante que tus procedimientos tengan el nivel adecuado de
detalles; para ello puedes poner en consideración las siguientes preguntas:
 ¿Los usuarios tienen suficiente información para completar la acción?
 ¿Hay suficiente información para guiar a los usuarios?
 ¿Es el nivel de detalle apropiado para el tema?
 ¿Es el nivel de detalle apropiado para los lectores?
 ¿Qué tan cómodos estarán los lectores con dicho tema?

Paso 1. Reunir información


Antes de comenzar a escribir es recomendable que empieces a reunir información
detallada sobre el proceso que se está haciendo en un procedimiento. Hablar con
los expertos en el tema, así como otras personas que tengan información clave, los
antiguos miembros del personal, partes interesadas, personal técnico y las
personas que van a utilizar el procedimiento.
Lleva todas tus notas y siéntate con la información para solucionar el problema.
Como escritor del procedimiento quieres una comprensión clara de lo que está
pasando con el mayor detalle posible. A partir de ahí, comienza a reducir la
información a lo que realmente necesita el usuario final para entender mejor el
proceso. Una buena herramienta que puedes utilizar para esto es hacer un mapa
mental, de esta manera te aseguras de que has agregado y conectado cada una de
las piezas.
Paso 2. Empezar a escribir
Al escribir el primer borrador de tu procedimiento no te preocupes por el formato
o las palabras exactas. El primer objetivo es incluir la información que se necesita.
Una vez que hayas hecho esto se puede trabajar en las palabras y la organización.
Aquí están algunas reglas que puedes seguir:
 Escribe las acciones en el orden en que se producen, comienza con la primera
acción y termina con la última.
 Evita demasiadas palabras. Debes ser solamente lo suficientemente específico
para comunicarte con claridad.
 Usar la voz activa.
 No seas demasiado breve ya que entonces te puede faltar claridad.
 Explica sus supuestos y asegúrate de que éstos son válidos.
 Usa los modismos de tu idioma (jerga) con cuidado.
 Escribe en un nivel de escritura apropiado.

Paso 3. Evalúa los elementos de diseño


Puedes darte cuenta que a veces las palabras por sí solas no suelen ser suficientes
para explicar el procedimiento. A veces otros elementos pueden ayudar a su
presentación. Aquí hay algunos formatos comunes:
 Diagrama de flujo. En este se muestra el procedimiento en forma de diagrama.
Se hace uso de una serie de símbolos y flechas para indicar el flujo y la acción,
puedes esbozar el proceso para que sea fácil de seguir. Asegúrate de no
complicar tu carta con demasiados símbolos sobre todo si no son muy
conocidos, ni pongas demasiado texto. Puedes también dividirlo en una serie de
diagramas de flujo más pequeños.
 Reproducir la escritura. Evita que parezca un guion para una obra de teatro
con muchos personajes. En estos casos, la lista de los diferentes miembros del
personal se debe agregar con sus diferentes responsabilidades. Reproducir
puede ser útil cuando más de una persona está involucrada en el proceso.
 Preguntas y respuestas. Se trata de un formato útil cuando los procedimientos
son confusos o cuando hay muchas variaciones. También ayuda a la dirección o
si hay problemas. Por ejemplo, ¿Qué pasa si las columnas de X archivo no
cuadran? R/ en primer lugar no se asuste, trabaje hacia atrás o busque los
errores de transcripción, etc.
 Haz tablas y conecta las variables. Donde las variables se unen, la celda
muestra la acción apropiada. Este tipo de mesas son muy apropiadas para fines
de referencia, ya que eliminan la necesidad de una búsqueda constante. Se
puede usar para muchas aplicaciones como saber que tareas llevar a cabo,
ayudar a los usuarios a tomar decisiones, saber que formularios o informes
usar, etc.
Una Reflexión Final

Un procedimiento bien escrito mejorará la calidad de trabajo dentro de tu equipo o


empresa, así evitaras que se comentan errores o se caiga en omisiones. También es
útil cuando se recluta nuevo personal o se deben hacer tareas complejas. Escribir
bien los procedimientos es una habilidad necesaria para evitar errores y no perder
tiempo y para esto se puede hacer uso de reglas como las que hemos mencionamos
en este artículo.

BRAINSTORMING
POR ADRIANA UGALDE

Excelente técnica para promover el pensamiento creativo

Si quieres, puedes aprender sobre la herramienta de brainstorming mediante


un vídeo.

¿Qué Es El Brainstorming?

La tormenta de ideas, también conocidas por su nombre en inglés “Brainstorming”,


es una de las técnicas más efectivas para el desarrollo creativo de ideas y/o
soluciones para algún problema.
Tuvo su origen allá por los años 50, cuando un alto ejecutivo del sector de la
publicidad publicó las bases del Brainstorming en su libro “Imaginación aplicada”.
Desde entonces, la técnica al igual que los entornos de trabajo, la forma de
comercializar y las relaciones con los clientes ha evolucionado.

Beneficios Del Brainstorming

Las tormentas de ideas son beneficiosas para la búsqueda de soluciones ya que al


tratarse de una técnica que se desarrolla en un ambiente distendido, se estimula la
participación de todos de una forma abierta. La experiencia de cada participante
entra en juego, enriqueciendo las ideas que emerjan del proceso.
Además, si tus empleados participan en una sesión de Brainstorming para buscar
la solución a determinado problema o para el desarrollo de planes, es más
probable que se sientan comprometidos con la idea final.
Por último, como se trata de una técnica que puede ser muy divertida, favorece el
ambiente laboral, al estrechar los lazos entre los participantes.

Características Del Brainstorming

Se trata de una técnica con un enfoque informal que se basa en el uso del
pensamiento lateral. Consiste en que las personas expresen todos los
pensamientos e ideas que tengan, en torno a determinado asunto.
Algunas de estas ideas, inicialmente pueden parecer descabelladas o inútiles, pero
una vez elaboradas pueden llegar a ser soluciones muy creativas a problemas de
todo tipo. Aún en el caso de aquellas ideas que no deriven en una solución, si se
trabajan adecuadamente, pueden generar nuevas ideas más efectivas.
El poder expresarse con libertad, sin ser enjuiciado, hace que las personas
aprendan a pensar de una forma diferente, con una mentalidad más abierta.
En el caso del Brainstorming grupal, en esta primera etapa de generación de ideas
es indispensable que ninguna de las personas que esté participando critique o
apoye directamente una idea. Normalmente, cuando existe un problema, ya sea
consciente o inconscientemente, limitamos las posibles soluciones que puede
tener. La tormenta de ideas ayuda a romper esos límites que muchas veces no
tienen ninguna base real.
Por eso, mientras estáis realizando una tormenta de ideas se debe evitar ir
evaluando cada una de las ideas, ya habrá tiempo para eso. Expresar nuestras
objeciones a cada idea o favorecer directamente alguna, solo puede causar que se
detenga el flujo de nuevas ideas o que se coarte la creatividad para evitar el juicio.

Tipos De Brainstorming

Aunque suele asociarse más el término “tormenta de ideas” a su aplicación en


grupos, también puede ser una técnica muy efectiva a nivel individual. De hecho,
algunos estudios muestran que el Brainstorming individual produce en general,
más y mejores ideas que las tormentas de ideas grupales, porque no te da miedo la
opinión de los demás y porque no ves interrumpido tu proceso creativo con las
aportaciones de los otros.
Para que el Brainstorming grupal sea efectivo se debe mantener centrada la
atención en la generación de ideas, con el fin de no caer en una guerra de egos o en
una pérdida de enfoque. El mayor error de las tormentas de ideas grupales es que
si no se sigue la técnica como se debe, este hecho da lugar a una falta de foco poco
productiva.
Por otro lado, si bien el Brainstorming individual te permite tener ideas que
probablemente no dirías en una sesión de grupo, también es cierto que estando
solo puede resultarte más complicado desarrollar las ideas.
En términos generales, podemos decir que es más efectivo el Brainstorming
individual cuando se trata de resolver un problema sencillo, generar una lista de
ideas o bien tratar un asunto no muy específico. Sin embargo, si estamos hablando
de problemas complejos, lo mejor es el Brainstorming grupal, donde lo
recomendable es que los participantes, entre 5 y 7, sean de diferentes disciplinas
para que así sea más fácil aprovechar su experiencia.

Pasos De Una Sesión De Brainstorming

1. Ambiente: la tormenta de ideas debe hacerse en un ambiente confortable, que


invite a la relajación pero que esté bien iluminado y donde tengas todas las
herramientas y suministros que vayas a necesitar, por ejemplo, pizarra,
rotuladores, proyector, etc.
2. Participantes: elige cuidadosamente a los participantes de la sesión; no se trata
de juntar un grupo de gente que tenga un pensamiento homogéneo. Entre más
diverso sea el grupo, mayor puede ser el potencial del mismo en cuanto a la
generación de ideas.
3. Roles: elige a una persona para que se encargue de anotar todo lo que surja en
dicha sesión, preferentemente que no sea participante o encargado del grupo.
4. Confraternidad: si los participantes no se conocen o no están acostumbrados a
trabajar juntos se debe preparar alguna dinámica para romper el hielo.
5. Presenta el problema: es importante definir muy bien el problema a resolver,
así como establecer cualquier criterio que se considere indispensable. Debes
recordar a los participantes que el fin de la sesión es generar la mayor cantidad
de ideas/soluciones posible.
6. Tiempos: deja a los participantes un plazo de tiempo para que escriban las
ideas. Una vez que lo hayan hecho, pídeles que las compartan con los otros
miembros del grupo. Es recomendable que todos aporten.
7. Discusión: nota que no decimos “criticar” las ideas o “evaluar”, no nos interesa
decir si son buenas o malas ideas, sino simplemente aportar algo para
desarrollar esa idea. De esta discusión pueden surgir nuevas ideas o evolucionar
algunas de las que se plantearon originalmente.
8. Mantén el control del grupo: no dejes que se desvíen del tema, ni que dejen de
ser constructivos. Enfoca la conversación de forma que se trate un aspecto a la
vez y procurando que todos participen. Si están allí es para aportar.
9. Estimula la creatividad: básicamente motivando y felicitando la generación de
ideas. Existen dinámicas para ejercer este tipo de estimulación.
¿Cuándo Se Evalúan Las Ideas?

El momento de evaluar las ideas, sus pros y sus contras, eliminar aquellas que no
son viables o eficientes y escoger una solución, es al final de la tormenta de ideas.
Se pueden utilizar técnicas como los Diagramas de Afinidad o el método de los Seis
Sombreros para ir discriminando hasta llegar a una decisión final.
En resumen, probablemente habrás utilizado esta técnica alguna vez en tu vida, lo
verdaderamente importante es ejecutarla de forma correcta para que resulte una
herramienta provechosa en la resolución de problemas.

CÓMO SUPERAR EL MIEDO AL FRACASO


POR SANDRA MONTEVERDE

Para avanzar necesitas enfrentar tus miedos

¿Alguna vez has tenido tanto miedo de fallar en algo, que finalmente ni siquiera lo
intentaste? ¿O el miedo a equivocarte significó que, subconscientemente, auto
limitaste tus esfuerzos para evitar la posibilidad de un fracaso mayor?
La mayoría hemos experimentado estos temores, en uno o varios momentos de
nuestras vidas. El miedo al fracaso puede ser inmovilizador, lo que se traduce en
que acabamos por anclarnos y no avanzar. El problema estriba en que en el
momento en el que permitimos que el miedo nos detenga, lo más probable es que
desperdiciemos oportunidades fabulosastanto para nuestra vida personal como
profesional.
En este artículo vamos a examinar el miedo al fracaso: qué es lo que significa, qué
lo causa y cómo superarlo, para disfrutar del verdadero éxito, tanto en el trabajo
como en la vida familiar, social y hasta con nuestros propios colegas.

Causas del miedo al fracaso

Para encontrar las causas del miedo al fracaso, primero necesitamos entender qué
es lo que realmente significa el término “fracaso”, ya que todos tenemos diferentes
definiciones de esta palabra, simplemente porque cada individuo tiene sus propios
puntos de referencia, valores y sistemas de creencias.
Concéntrate en tu propia definición y ten en cuenta que, lo para una persona
significa un rotundo fracaso, para otra, con diferentes puntos de vista y/o
motivaciones podría ser simplemente una gran experiencia de aprendizaje, un
obstáculo a vencer o un desafío personal.
Muchos de nosotros tenemos temor a fracasar, al menos una parte del tiempo. Pero
este miedo (también llamado “atiquifobia” en sus casos más graves) sobreviene y
es negativo, cuando permitimos que nos impida hacer todo aquello que sabemos es
fundamental para lograr nuestros objetivos.
El miedo al fracaso puede estar relacionado con muchas causas. Por ejemplo, tener
padres muy críticos o sentir que no se cuenta el apoyo o el aval de los progenitores
es una causa para algunas personas, debido a que durante la infancia no se
sintieron seguros y/o secundados en sus metas, proyecten esta negatividad a la
edad adulta.
Experimentar un evento traumático en algún momento de la vida también puede
desencadenar temores. Por ejemplo, una persona que debía hacer la presentación
de un determinado producto delante de un público numeroso y le dominó el
“pánico escénico”, llevándolo a hacerlo realmente mal, no querrá volver a pasar
por experiencias similares, no importa el tiempo que transcurra.

Signos de miedo al fracaso

Zona de confort: las personas deciden no arriesgarse a probar cosas nuevas, por
temor a fracasar o a involucrarse en proyectos desafiantes, por lo que se
mantienen en la seguridad del entorno conocido.
Auto-sabotaje: se puede dar en forma de ansiedad excesiva, que detiene y paraliza
al individuo o se caracteriza por esgrimir motivos insólitos con tal de dilatar el
momento de enfrentar el motivo del miedo o presenta pautas similares, que
acaban en el no cumplimiento de los objetivos.
Baja autoestima: si la persona involucrada no tiene la suficiente confianza en sí
mismo empleará una serie de declaraciones negativas como: “soy incapaz de
hacerlo” o “nunca seré lo suficientemente bueno para obtener esa promoción”, con
las que socava aún más la poca fe en sus propios actos.
Perfeccionismo: esta es la disposición que tienen algunas personas a realizar
aquellas tareas que sabe que terminarán exitosamente. Quién cae en
el perfeccionismo, para todo lo que le plantee algún temor, buscará excusas y no
emprenderá nuevos retos.

“Fallar” es una cuestión de perspectiva

Es casi imposible pasar por la vida sin experimentar algún tipo de fracaso. Las
personas que lo logren probablemente vivan con tanta cautela que, en pocas
palabras, en realidad no están viviendo, sino casi vegetando.
Lo maravilloso del fracaso es que depende de nosotros decidir de qué manera
afrontarlo. Podemos optar por la forma negativa: es decir, verlo como “el fin del
mundo” o como una prueba más de lo poco que somos y/o valemos.
O, en cambio, podemos ver el fracaso positivamente, como la experiencia de
aprendizaje increíble que a menudo resulta. Cada vez que fallamos en algo
podemos elegir asimilar una lección y aprender de nuestros errores.
Estas lecciones son muy importantes, porque nos forjan y nos dan todas las
herramientas para no caer nuevamente en el mismo error, recuerda que aquello de
“tropezar dos veces con la misma piedra” es una justificación de derrotados. Los
fracasos nos detienen solo si lo permitimos.
Es fácil encontrar gente exitosa que haya experimentado fracasos: Albert Einstein
suspendió matemáticas varias veces en el Instituto, a Michael Jordan su profesor
de baloncesto de la escuela secundaria le dijo que no tenía talento y Richard
Branson, dueño de Virgil, abandonó sus estudios en secundaria, porque se sentía
incapaz de estudiar.
La mayoría de nosotros tropezaremos y caeremos, la vida nos dará más de un
golpe, tomaremos malas decisiones y muchas puertas se nos cerrarán. Pero es
bueno que recordemos que si Albert Einstein ganó el Premio Nobel de Física fue
porque no sucumbió a la desesperación cuando suspendía “Mates”.
Lo mismo puede decirse del resto de los nombrados anteriormente. Ninguno dejó
de luchar, de enfrentar sus temores y de superar sus defectos o aprender de los
errores, a sabiendas de que, si el temor al fracaso los detenía, perderían
oportunidades preciosas de ser lo que realmente deseaban y de hacer realidad sus
sueños.
El fracaso también puede enseñarnos cosas sobre nosotros mismos que nunca
habríamos aprendido de otra manera, dado que, en el momento de enfrentar una
situación, si sacamos fuerzas de flaqueza y la superamos o recibimos apoyo y
fortaleza de nuestros amigos y/o de la familia o encontramos una motivación
inesperada para tener éxito, el sentimiento que nos invade es el de victoria.
La realidad es que mucho más a menudo de lo que tú te crees, las ideas valiosas
vienen sólo después de un fracaso. Aceptar y aprender de esas ideas es clave para
tener éxito en la vida, ya que nuestros errores están para alimentar nuestro deseo
de superación.

Superando los miedos

Es importante darse cuenta de que cada vez que emprendemos una tarea, por
nimia que sea, siempre existe la posibilidad de que fracasemos. Enfrentar cada
oportunidad como si fuera la más importante de nuestras vidas es un acto de
valentía y además, nos dará una vida más plena y gratificante.
Sin embargo, aquí hay algunas herramientas que puedes emplear para reducir tu
miedo al fracaso:
Analiza todos los resultados potenciales: muchas personas experimentan miedo
al fracaso porque temen a lo desconocido. Cuando se consideran todos los
resultados potenciales de una decisión, es muy posible que dichos temores se
desvanezcan por sí solos.
Aprende a pensar de manera más positiva: el pensamiento positivo es una forma
increíblemente poderosa de construir confianza en uno mismo y de neutralizar el
auto-sabotaje.
Imagina el peor escenario: en algunos casos, el peor de los casos puede ser
realmente desastroso y puede ser perfectamente racional temer el fracaso. En
otros casos, sin embargo, este peor caso en realidad no puede ser tan malo y el
reconocimiento de esto te ayudará a superar el temor a equivocarte.
Ten un plan de contingencia: cuando una persona se enfrenta a un desafío y tiene
miedo de fallar en algo, tener un “Plan B” puede ayudarle a sentirse más seguro y a
darle fuerzas “extra” para seguir adelante.

Establecer metas puede hacer la diferencia

Si tienes miedo al fracaso, puede ser que no te sientas cómodo al momento de


determinar tus metas. El artículo Reglas de oro para fijarse metas puede serte de
gran utilidad, ya que te explica claramente cómo tener objetivos claros nos ayudan
a definir dónde queremos ir en la vida y que sin metas, no tenemos un destino
seguro.
Muchos expertos recomiendan la visualización mediante Imágenes Guiadas como
una poderosa herramienta para el establecimiento de metas. Imaginar cómo será
la vida después de haber alcanzado tu meta es un elemento sumamente motivador
para luchar por tus objetivos.
Sin embargo, la visualización podría producir los resultados opuestos en las
personas que tienen demasiado miedo al fracaso. Las investigaciones demuestran
que las personas que temen equivocarse a menudo, se frustran con el solo hecho
de visualizar algo que “a priori” creen inalcanzable.

Entonces, ¿qué puedes hacer en su lugar?

Comienza estableciendo metas pequeñas y alcanzables. Deben ser objetivos que


realmente desees obtener, pero que no te resulten abrumadoramente desafiantes.
Piensa en estas metas como “victorias tempranas”, que están diseñadas para
ayudarte a aumentar la confianza en ti mismo. Estas pequeñas victorias deben ser
vistas como “un paso más” en el logro de metas mayores.
Un ejemplo muy claro se da cuando la persona es tímida por naturaleza. Si este es
tu caso, imagina algo que no te atreverías a hacer, como hablar con un nuevo jefe y
proponerle alguna iniciativa. El primer paso será romper el hielo y comenzar a
comunicarte.
Trata de elegir metas pequeñas que se convertirán en los pasos que debes dar para
encaminarte hacia objetivos mucho más grandes. No te concentres solo en la
imagen, sino enfócate en dar el siguiente paso: preséntate ante el nuevo jefe y
salúdale con cortesía, lo demás llegará poco a poco.
Nota
A veces, tener demasiado miedo al fracaso puede ser un síntoma de una condición de
salud mental más seria de lo que aquí se plantea. Si estos temores afectan de forma
muy pronunciada tu vida cotidiana, es importante que hables con un médico para
obtener asesoramiento y ayuda.
Puntos clave
Muchos de nosotros, a veces, tenemos miedo de fracasar, pero no debemos
permitir que ese miedo nos impida seguir adelante, porque podemos perder la
oportunidad de alcanzar nuestros sueños.
El miedo al fracaso puede tener varias causas: desde situaciones que te marcaron
en la infancia hasta los errores que hemos cometido a lo largo de nuestra vida. Es
importante darse cuenta de que siempre tenemos una opción: podemos elegir
tener miedo o enfrentar los retos y poner empeño en superarlos.
Si eres de los que padece de miedo al fracaso comienza por establecer metas
pequeñas, que te ayudarán a afianzar tu auto confianza y ve paso a paso hasta
llegar a plantearte metas mayores. En algunos casos, incluso lograrás estas metas
mayores sin apenas darte cuenta al ir consiguiendo las más pequeñas.
Aprende a explorar y a evaluar todos los posibles resultados racionalmente,
desarrolla planes de contingencia y practica el pensamiento positivo. Ten en
cuenta que el hecho de avanzar lenta pero constantemente será la forma adecuada
de superar tus miedos.

PREPARACIÓN DE UN WORKSHOP
POR YOLANDA PATARROYO

Garantizando El Éxito de esta Herramienta de Aprendizaje Práctico

Es importante recordar que las empresas y organizaciones en sus diferentes


niveles, requieren de personas motivadas, comprometidas, capacitadas y
actualizadas para desempeñar sus funciones y lograr sus objetivos. Si se desea
optimizar tiempo y recursos desarrollando procesos de capacitación y aprendizaje,
los workshops o “talleres de capacitación“, son una herramienta muy poderosa,
rentable y efectiva. Siempre que hay aprendizaje se notan cambios de
comportamiento y percepción, lo que es útil para el proceso de adaptación y
evolución a nivel empresarial.
El Aprendizaje se da cuando hay Información + Experiencia
La información sin experiencia no sirve para nada. Hay que poner en práctica la
información para que exista aprendizaje. Un ejemplo real: el niño no puede
aprender a escribir solo escuchando a la maestra, él debe tomar el lápiz y seguir las
instrucciones que se le dan. Allí nace el aprendizaje, el niño “sabe” que a través de
la escritura se puede comunicar y expresar de una manera diferente a como lo
venía haciendo.
Albert Einsten lo decía sabiamente: “Si no hay experiencia no hay aprendizaje, lo
que hay es información”.
A continuación mostramos qué es un workshop y cómo realizarlo con éxito.

Workshops

En el ámbito de la educación, un “Taller”, es un espacio donde se alcanza el


aprendizaje entre y con los participantes, combinando la teoría, la práctica y un
entorno confiable hacia el logro de un objetivo o tema específico.
Para lograr un correcto aprendizaje, el punto de partida es conocer lo que los
participantes hacen, saben, viven y sienten, es decir su realidad, así como las
expectativas que ellos tienen sobre lo que se viva en el taller. Mediante el diálogo,
el juego y las diferentes herramientas y estrategias de aprendizaje se estimula la
asimilación de nuevos conceptos, la reflexión y la búsqueda de alternativas,
llevando al participante por voluntad propia a procesos de mejoramiento, donde
pondrá en práctica los conocimientos que ha adquirido en el proceso.
En base a lo anterior, un taller es una experiencia de trabajo: activa, pues los
participantes se involucran en el proceso. No hay y no se promueve el aprendizaje
silencioso o pasivo; creativa, ya que las experiencias y reflexiones construyen
nuevas percepciónes y realidades; colectiva, generada por la actividad promovida
para los participantes; vivencial, ya que la materia prima de los talleres son las
experiencias y expectativas que traen y experimentan los
participantes; sistemática y puntual, puesto que obedece a una estructura de
desarrollo y tiene objetivos a lograr, previamente establecidos.
Proceso
Al realizar un taller las personas son convocadas para un proceso de aprendizaje
que tiene como objetivo aprender o desarrollar alguna habilidad, técnica social o
mental y la solución de un problema planteado. Desarrolla
una metodología propia para enseñar, donde se combina la teoría y la experiencia,
mediante el uso de estrategias y técnicas de facilitación de estos procesos, el
diseño de herramientas apropiadas, dinámicas y reglas de juego que promuevan la
participación de los concurrentes. Cuando se participa se es activo y se abren las
puertas al aprendizaje.
El taller se debe desarrollar en un ambiente propicio sin elementos de interrupción
o distracción, preferiblemente en un lugar fuera de la empresa, con un tiempo
determinado, objetivos previamente planteados y bajo la guía de un facilitador,
quien debe poseer habilidades en la conducción de estos procesos, así como los
conocimientos propios del tema que se desarrolla y es en quien se delega la
responsabilidad de planear, desarrollar y concluir el taller.
Etapas
El proceso del taller se desarrolla en 3 etapas básicas:

1. Preparación:
Aquí se diseña y se planea el taller, los procesos, metodologías, herramientas y
tiempos.

2. Ejecución:
Se tienen en cuenta tres fases: Inicial, Central y Final.

3. Conclusión:
Se expresan y cotejan los conceptos adquiridos, se acuerdan compromisos y se
realiza la evaluación del taller.
Los tres momentos en la preparación de un taller

Para que un taller tenga éxito la fase de preparación es crucial y nada se puede
dejar al azar. Desde el momento en que se decide que el “taller de capacitación” es
la estrategia adecuada, se procede a prepararlo para que se logren los objetivos
propuestos.
Dentro de la preparación se pueden distinguir tres momentos:
 El diseño: Es el momento en el que se elabora el concepto del taller, incluyendo
los objetivos, contenidos y la metodología del mismo.
 La planificación: consiste en detallar los pasos y las sub fases en las que se va a
dividir el taller, fijando tiempos, técnicas, actividades, materiales,
responsabilidades y recursos necesarios.
 La elaboración de los materiales: de acuerdo al grupo, tema y metodología
seleccionados se elaboran o establecen los materiales necesarios: videos,
música, papelógrafos, presentaciones, tarjetas, juegos, material de apoyo, etc.
7 preguntas en el diseño de un Taller:
Para que un taller tenga éxito en la consecución de los objetivos planteados se
deben responder 7 preguntas básicas:

1. ¿Para qué?
¿Qué se desea lograr? Para encontrar la respuesta se puede plantear de la siguiente
manera: “Al final del taller, los participantes estarán capacitados para…”

2. ¿Quiénes?
¿Cuál y cómo es el grupo al que se va a dirigir el taller? ¿Cuáles son sus
características, condiciones, necesidades? ¿Quién va a facilitar el Taller? ¿Cuáles
son sus conocimientos del tema, sus habilidades y experiencias en el manejo de
talleres? ¿Está en la empresa o se debe contratar externamente?

3. ¿Qué?
¿Qué contenidos son necesarios manejar?

4. ¿Cómo?
¿Cuáles métodos y técnicas se van a aplicar? Aquí se debe tomar en cuenta el nivel
de formación y las experiencias previas del grupo participante en el manejo y
entendimiento de los materiales didácticos que se planean utilizar. Se recomienda
utilizar siempre historias, éstas quedaran en la memoria ayudando a interiorizar y
asimilar el mensaje.

5. ¿Con qué?
¿Qué medios de apoyo se requerirán? se debe evaluar los pros, los contras de cada
uno y su suplemento en caso que falle. Por ej., se prepara un video y
desafortunadamente se daña el proyector, en ese caso se utilizar el papelografo y
determinada dinámica.

6. ¿Cuándo?
Fechas y tiempo disponibles, ¿cuál es la agenda que se manejará?

7. ¿Dónde?
Lugar: dentro o fuera de la empresa.
Al responder estas 7 preguntas se cubren los aspectos básicos para el diseño y
desarrollo de un taller que va a tener mayores probabilidades de éxito.

El Plan De Facilitación

El plan de facilitación es una herramienta útil para tener en forma estructurada y


visualizada la planificación de un taller de capacitación en sus diferentes
elementos, etapas y metodologías. Se debe plantear de acuerdo a las necesidades y
contenidos de cada taller.
Es importante tener en cuenta todos los momentos de un taller incluyendo recesos
y dinámicas, para así vincular claramente las actividades con los horarios
respectivos y los materiales necesarios.
El plan de facilitación también es útil como instrumento de retroalimentación, ya
que se pueden anotar en el mismo los cambios y resultados que se dieron y las
observaciones pertinentes en cada etapa.

Formulario Con Los Pasos Fundamentales Para Un Plan De


Facilitación.

1. Tema del taller:


2. Participantes:
3. Fecha y lugar:
Fase inicial:
 Bienvenida y presentación de participantes.
 Agenda / aspectos organizativos, reglas de juego.
 Expectativas.
 Objetivos.
 Tiempos.
 Dinámicas.
 Recursos a utilizar.
Fase central
 Presentación de los contenidos.
 Actividades.
 Fases.
 Tiempos.
 Recesos.
 Dinámica.
 Recursos a utilizar.
Fase final
 Plan de acción.
 Conclusión.
 Evaluación.
 Certificados.
 Tiempos.
 Dinámicas.
 Recursos a utilizar.

Reflexión Final

Un Taller es una herramienta de alto impacto en el aprendizaje práctico, que da a


sus participantes posibilidades reales de superación. Cada Taller se debe planear
con antelación, responsabilidad y respeto. No se puede dejar nada al azar, ya que
no solo se están comprometiendo recursos de la empresa representados en tiempo
y dinero, sino que a la vez involucra la percepción y experiencia que van a tener los
participantes y su disposición a futuros eventos que realice la organización, para
así crear una cultura de aprendizaje sólida y duradera basada en la participación,
la planeación, la efectividad y la integración.
Cuando se participa se es activo y de esta forma se abren las puertas al
aprendizaje.