INTRODUCCIÓN

En virtud a las normas establecidas por la DGPP a partir del año 2011, se
introdujo en el Módulo Administrativo del SIAF -SP, la pantalla: “Registro de
Certificación y Compromiso Anual”. Esta nueva pantalla tiene como finalidad,
registrar la primera etapa del proceso de Ejecución del Gasto presupuestal en
una Entidad. Esta primera etapa de registro está compuesta por el registro de
la Certificación y del Compromiso Anual que afecta definitivamente este último
al presupuesto institucional de una entidad. Dada la falta de orden en el registro
de operaciones correspondientes al año2011, el proceso de Conciliación del
Marco Legal y de Ejecución Presupuestal, ha presentado problemas para los
Entes Rectores. En este sentido, personal de Análisis y Capacitación del área
de Implantación y Asistencia Gubernamental de la Oficina General de
Tecnologías de la Información – OGTI ha elaborado algunas recomendaciones
y alcances respecto a la forma correcta de registro en la pantalla respectiva.
¿QUÉ ES EL SIAF?
El SIAF (siglas en español de Sistema Integrado de Administración Financiera
del Estado) es un sistema informático que permite administrar, mejorar y
supervisar las operaciones de ingresos y gastos de las entidades del Estado
peruano además de permitir la integración de los procesos presupuestarios,
contables y de tesorería de cada entidad.
Todos estos datos son transmitidos al MEF (Ministerio de Economía y Finanzas
de Perú), cabe destacar que esta información también se utiliza para la
elaboración de reportes y registros de otros organismos del estado peruano
como por ejemplo la Dirección General de Presupuesto Público, la Dirección
General de Tesoro Público y la Dirección General de Contabilidad Pública.
En el SIAF se registra la siguiente información:
 Fecha en que se realizó la operación
 Quién recibió el pago
 El concepto de gasto o ingreso
 Quién realizó el gasto
 La fuente de financiamiento que se utilizó
 Cuál es el proyecto en que se realizó el gasto
 Concepto por el cual se recaudaron los fondos
  La fuente de financiamiento por el cual se recaudan fondos
 Fechas de recaudación y depósito de los fondos
En este sistema están registrados “todos los gastos” del sector público
nacional, sector púbico regional y gradualmente se está incorporando a los
gobiernos locales (sector público local), el SIAF permite una mayor
transparencia al momento de administrar dichos recursos además de facilitar
las tareas de fiscalización y control.
FILOSOFÍA DEL SISTEMA
Es importante precisar, a la luz de lo observado en otros países, que el objetivo
de integración de procesos del Sistema de Administración Financiera, tiene
diferentes enfoques. En nuestro caso:
EL SIAF es un Sistema de Ejecución, no de Formulación Presupuestal ni de
Asignaciones (Trimestral y Mensual), que es otro Sistema. Sí toma como
referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas.
El SIAF ha sido diseñado como una herramienta muy ligada a la Gestión
Financiera del Tesoro Público en su relación con las denominadas Unidades
Ejecutoras (UEs).
El registro, al nivel de las UEs, está organizado en 2 partes:

 Registro Administrativo (Fases Compromiso, Devengado, Girado) y

 Registro Contable (contabilización de las Fases así como Notas
Contables).

El Registro Contable requiere que, previamente, se haya realizado el

Registro Administrativo. Puede realizarse inmediatamente después de cada
Fase, pero no es requisito para el registro de la Fase siguiente.
A diferencia de otros sistemas, la contabilización no está completamente
automatizada. Esto, que podría ser una desventaja, ha facilitado la
implantación pues el Contador participa en el proceso.
ÁMBITOS DEL SISTEMA
Podemos decir que el Sistema tiene 2 ámbitos claramente definidos, a saber:
REGISTRO ÚNICO
El concepto de Registro Único está relacionado con la simplificación del
registro de las UEs de todas sus operaciones de gastos e ingresos y el envío
de información a los Órganos Rectores:

 Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP), o Dirección

General de Tesoro Público (DGTP); y
 Contaduría Pública de la Nación (CPN).

GESTIÓN DE PAGADURÍA:

(Sólo para las operaciones financiadas con recursos de Tesoro Público). Las
UEs sólo pueden registrar sus Girados en el SIAF cuando han recibido las
Autorizaciones de Giro de parte del Tesoro Público. En base a estos Girados la
DGTP emite las Autorizaciones de Pago, las que son transmitidas al Banco de
la Nación (BN), cuyas oficinas a nivel nacional pagan sólo aquellos cheques o
cartas órdenes cargadas en su Sistema, afectando recién en ese momento la
cuenta principal del Tesoro Público.
En verdad, más allá que luego tenga que intervenir el Tesoro Público para la
Autorización de Pago , el Girado registrado por la UE termina en el BN, por lo
que podríamos decir que los equipos SIAF que operan en las UEs son como
terminales del Tesoro Público para realizar el proceso de Pago a través del BN.
IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
En el período 1997-1998 la tarea primordial del MEF ha sido la Implantación del
SIAF-SP en todas las UEs del Gobierno Central y Regiones, para cuyo logro se
han realizado programas de entrenamiento, difusión y pruebas. Ha sido
fundamental el nivel de credibilidad de los Usuarios en el Sistema, el mismo
que se ha consolidado durante este período. Debe destacarse muy
especialmente el enorme esfuerzo de los funcionarios de las UEs que han
participado en la etapa de Implantación. Al respecto, debemos destacar
algunos elementos importantes:
Coordinación permanente con los Órganos Rectores. El Sistema debía
adecuarse a sus procedimientos y Normas, así como instrumentos operativos
(Tablas).
Acercamiento, desde fines de 1996, con los usuarios (UEs) a través de los
Residentes, nexo permanente. Registro manual paralelo en 1997. Permitió
conocer el ámbito de operaciones de las UEs para su adecuado tratamiento
en el Sistema. Además hizo posible un relevamiento del uso de Clasificadores.
Presupuestales así como operaciones contables, insumos para la primera
versión de la Tabla de Operaciones. Igualmente se prestó mucha atención al
tema de los documentos fuente. Se logró establecer la figura del expediente u
operación, unidad de registro del sistema. En los últimos meses de 1997 las
UEs registraron sus operaciones en una primera versión en Fox del Módulo de
Registro SIAF-SP.
En enero de 1998, el MEF entregó 506 equipos (Computador Personal,
Módem, Impresora, Estabilizador o UPS) a igual número de UEs. El equipo
tiene instalado además de un software general (MSOffice97), el Módulo Visual
de Registro SIAF-SP. El Sistema incluye un mecanismo de correo electrónico
para la transferencia de información.
Registro automatizado paralelo en 1998, utilizando los equipos y sistemas
entregados. Las UEs registraron y transmitieron más de un millón de
operaciones por un valor cercano al 50% del total del Presupuesto Anual, las
mismas que se reflejaban en la Base de Datos ORACLE de la sede MEF. Este
registro permitió reforzar el entrenamiento, así como identificar nuevas
operaciones para la Tabla de Operaciones. Un aspecto muy importante de esta
etapa fue la revisión del tratamiento a las operaciones típicas (planillas,
compras, encargos, caja chica, entre otras).
Personal entrenado en cada UE. A fines de 1998, antes de ponerse en marcha
el Sistema existía al menos una persona adecuadamente entrenada en cada
UE. Progresivamente se ha incorporado un mayor número de funcionarios,
especialmente en aquellas UEs que trabajan en Red.
Organización y Puesta en Marcha de la Mesa de Atención, como centro de
recepción de llamadas de los usuarios y su derivación a las diversas áreas
(Soporte, Análisis, Contadores, Control de Calidad, Informática).
Organización del Equipo de Soporte a Usuarios, con 12 técnicos entrenados en
la instalación del Sistema, conectividad, hardware. Cuentan con un stock de
equipos y partes (PCs, UPS, discos duros, tarjetas de red). Este equipo
asegura que una UE restablezca su capacidad operativa en un máximo de 72
horas.
Equipos de Trabajo en la Sede:
 Análisis, para revisar el tratamiento de las operaciones, preparación
de manuales;
 Control de Calidad, para revisar cada versión de software y apoyar a
las UEs para un adecuado registro;
 Contadores, encargados de elaborar y dar mantenimiento a la Tabla
de Operaciones);
 Informática (grupos de Análisis de Sistemas, Visual, ORACLE,
Conectividad, Soporte Técnico);
 Usuarios (Sectoristas) para monitorear el trabajo de Residentes.

Uno de los aspectos más importantes del trabajo desarrollado en estos 2 años,
ha sido el dominio del aspecto logístico, especialmente en las UEs ubicadas
fuera de Lima (aproximadamente 320). Los equipos de Soporte a Usuarios,
Control de Calidad y Contadores han visitado todas las UEs varias veces,
familiarizándose con el acceso y reforzando la vinculación de la Sede con los
Usuarios. La presencia del Residente facilitó toda esta coordinación.
PUESTA EN MARCHA OFICIAL DEL SISTEMA.
A partir de enero de 1999 el SIAF se ha constituido en un Sistema Oficial de
registro de las operaciones de Gasto e Ingreso de las UEs, sustituyendo
diversos registros y reportes de la DNPP, la DGTP y la CPN.
Cada mes las UEs reciben, a través del SIAF, su Calendario de Compromisos
(CALCOM) elaborado por la DNPP.
Las UEs registran en el SIAF sus operaciones de gastos e ingresos,
información que luego es transmitida al MEF para su verificación y aprobación.
En el Ciclo de Gasto las UEs registran sus operaciones (expedientes), cada
una de las cuales incluye las Fases de Compromiso, Devengado y Girado.
.-El registro del Compromiso implica el uso de un Clasificador de Gasto a nivel
de Específica, una Fuente de Financiamiento y la Meta correspondiente
asociada a ese gasto. El sistema verificará si esa operación está acorde al
CALCOM aplicando el criterio de techo presupuestal. La UE sólo puede
comprometer dentro del mes de vigencia del Calendario.
.-El registro del Devengado está asociado a la verificación del cumplimiento de
la obligación por parte del proveedor, esto es la entrega de bienes. Esta fase
requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos y otros criterios.
El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del
Compromiso.
.-El registro del Girado requiere no sólo un Devengado previo (que a su vez
establece techos) sino la correspondiente Autorización de Giro por parte de la
DGTP, que aplica el criterio de Mejor Fecha. El Girado puede darse en el
mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado.
.-La DGTP emite la Autorización de Pago de los Girados (cheques,
cartas órdenes) de las UEs, transmitiéndose al BN, quien actualiza sus
archivos con cada lote enviado, atendiendo a los beneficiarios de los Girados.
.-El registro de la Fase Pagado en la UE es procesado automáticamente
por el Sistema, con la información de los cheques y cartas órdenes pagados
remitida por el BN.

En el Ciclo de Ingreso, las UEs registran las Fases de Determinado y

Recaudado.
Las operaciones de gastos, ingresos y otras, complementarias, son
contabilizadas utilizando la Tabla de Operaciones (TO SIAF), matriz que
relaciona los Clasificadores Presupuestales con los Cuentas del Plan Contable
Gubernamental. Estos registros son procesados por el Sistema, permitiendo la
obtención de los Estados Financieros y Presupuestarios exigidos por el Ente
Rector Contaduría Pública de la
Nación (CPN) en el marco de la elaboración de la Cuenta General de la
República. Cabe señalar que, 29 Pliegos (109 UEs) realizaron el Cierre
Contable 1999 a través del Módulo Contable SIAF.

PRODUCTOS DEL SISTEMA

Mejora en la Gestión Financiera del Tesoro Público.
.-Base de Datos con información oportuna, confiable y con cobertura adecuada.
Monitoreo por los Sectores y Pliegos de la Ejecución del Presupuesto.

VENTAJAS DE LA BASE DE DATOS

Proporciona a los Órganos Rectores información oportuna y consistente.
Permite obtener reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y
contables. Permite un seguimiento de la ejecución presupuestaria en sus
diferentes fases.

Proporciona una visión global y permanente de la disponibilidad de los recursos

financieros del Estado. Pone a disposición de la CPN, información para la
elaboración de la Cuenta General de la República. Permitirá la obtención de los
reportes COA para SUNAT.
Pondrá a disposición de la Contraloría General de la República, información de
detalle, reduciendo los requerimientos de reportes y mejorando la capacidad de
Control en oportunidad, cobertura y selectividad.
Contribuye a una mejor asignación de recursos y toma de decisiones.
FLUJO DE INFORMACIÓN
Las entidades del Sector Público pueden consultar los datos registrados en la
Base de Datos Central del SIAF, esto según su área de responsabilidad y nivel
de acceso (ver Diagrama):
Organismos Rectores del MEF (DNPP, DGTP y CPN) Organismos Sectoriales
y Pliegos.
Otras instituciones usuarias de la información (Contraloría General de la
República y SUNAT).
CONCLUSIONES
De la revisión de estas experiencias, incluyendo las entrevistas telefónicas y
personales, podemos avanzar las siguientes conclusiones:
 En general los SIAFs, se han concentrado en gestionar y producir
información financiera, con muy poco desfase en tiempo, dirigida
básicamente a dos tipos de usuarios principales:
i. Tomadores de decisiones financieras / presupuestarias, típicamente:
Oficinas de Presupuesto, Tesorería, Banco Central. Se cumple así
con el objetivo general de sustentabilidad del gasto, otorgando apoyo
a la coherencia de la programación financiera del sector público y
acrecentando la responsabilidad de las autoridades financieras.
ii. Clientes internos de las unidades de administración de recursos en el
resto de la administración, típicamente oficinas de presupuesto en las
diversas reparticiones públicas. Por esta vía se reducen costos de
transacción y se trasparentan decisiones de carácter presupuestario
y de utilización de recursos.
 Los beneficios más relevados para las autoridades del nivel financiero
central, tiene que ver con la oportunidad y calidad de la información
agregada y la capacidad de administrar ordenadamente la caja,
obteniéndose importante beneficios financieros y acotamiento de las
posibilidades de fraude.
El conocimiento detallado de los efectos de la suma de compromisos
financieros que van realizando los gobiernos, es otro gran beneficio que
se le reconoce a estos sistemas.
 Todos los sistemas implantados o en implantación han introducido
reducciones importantes de costos en la administración de las
transacciones, básicamente por dos vías:
i. Reducción de tiempo y de recursos al eliminar cientos de procesos
paralelos, redundante y obsoletos, y
ii. En muchos casos la reducción drástica, sino eliminación, de prácticas
corruptas, que utilizaban la demora en los procesos como
mecanismo de extorsión sobre proveedores o beneficiarios.
iii. Por cierto, este ahorro aún no es observado como un valor neto, por
cuanto el estado no ha hecho la segunda parte del trabajo, cual es
 re-entrenar y reasignar a labores más productivas, al personal que se
libera de los antiguos procesos
 Los clientes externos, llámense estos: ciudadanos, poder político,
centros de investigación, empresas privadas, son atendidos bastante
desigualmente según cada país. Teniendo como declaración común la
transparencia de los sistemas, no se observa una sistematización para
satisfacer requerimientos comunes o “típicos” por tipo de requirente. Así
por ejemplo, en el caso Argentino se dispone en la WEB de una amplia y
excelente información analítica, pero no existe la posibilidad de ingresar
a la base de datos, en el caso Perú es posible ingresar hasta el último
detalle de compromisos y gastos, pero no están disponibles para el
público resúmenes analíticos, o herramientas que faciliten la
composición de información.
 Es importante destacar el caso de Bolivia, que aunque el acceso directo
a información por la WEB, es aún muy limitado, dispone de un sistema
de relación directa con todos los que tiene alguna transacción con el
estado, mediante un sistema de ingreso con clave. Así por ejemplo,
cualquier proveedor puede conocer el estado del proceso de un pago sin
recurrir ningún oficial u oficina de gobierno.
 Todos los sistemas revisados se mantienen substantivamente en el rol
que los define primariamente, es decir, como proveedores de
información financiera para mejorar la gestión del sector público, lo cual
es a nuestro juicio muy acertado. Intentar ir más allá de las fronteras del
ámbito que le es propio, dispersaría energía y pondría en peligro la
efectividad de estos sistemas. Sin embargo, es importante destacar el
caso de Perú, el cual además de haber avanzado y consolidado el
sistema de información financiera, ha desarrollado una línea de gestión
estratégica, la cual es posible de diseñar, seguir y controlar en parte
importante por la existencia de SIGFE, y de otros sistemas de
construcción reciente como el de Inversión Pública.
 Los sistemas, hasta ahora revisados, entregan información de gastos, y
en algunos casos, avances de tipo patrimonial (Activos del Estado,
Deuda Publica). Teniendo en cuenta los sistemas de contabilidad
subyacentes, no es posible por ahora disponer de información de costos
 por programas y actividad, aunque países como Argentina y Perú han
iniciado proyectos en ese sentido.
 No se observa un lineamiento común respecto de la generación de
Informes Gerenciales, a distinto nivel, concentrándose en general estos
informes en el ámbito de las altas autoridades financieras, y muchas
veces según demanda. Se resta de esta manera un tipo de beneficio de
apoyo a la gestión de directivos de Agencias y mandos medios, que el
sistema podría generar a un mínimo de costos.
 A excepción de Perú, no se registró la opinión positiva de
administradores respecto del uso de esta herramienta como un elemento
de apoyo a su gestión. Lo anterior, aunque entendible dado el nivel de
madurez de los sistemas, es también una gran pérdida de posibilidades
de generación de beneficios.
 Teniendo en cuenta las bases de contabilidad y presupuesto utilizadas,
los sistemas aún no están preparados para entregar una información
genuina de costos, aun cuando todos disponen de un buen avance en
cuanto a la posibilidad de identificar gran parte de los gastos incurridos
por programas o proyectos, y la posibilidad de cálculo de imputaciones
para partidas de gastos generales y eventualmente la aplicación por
utilización de activos.
 Todos los entrevistados reportaron un ciclo de resistencia, adaptación,
apropiación de parte de los funcionarios directamente involucrados en
los SIAFs, el cual fue más corto cuanto más profundo se realizó el
cambio. No fue tan claro la observación respecto de los funcionarios
intermedios, en tanto que en muchos casos los directivos superiores de
agencias (a excepción de las de carácter económico- financiero por
cierto) aun perciben los benéficos de información gerencial para apoyo a
su gestión, que le puedan proporcionar los sistemas.
 Por ultimo, un elemento notable de esta investigación fue constatar lo
poco que “conversan” los encargados de estos sistemas entre los
países, y como cuando lo hacen es más bien por iniciativas aisladas que
como un esfuerzo común y orientado a obtener los beneficio de la
cooperación.
RECOMENDACIONES
La anterior revisión nos sugiere las siguientes recomendaciones generales,
para apoyar el desarrollo de este instrumento:
 Avanzar en la normalización de los SIAFs, y generación de estándares
de información a producir, siguiendo una lógica de cliente/producto,
aparece como una primera tarea a desarrollar en el ámbito regional.
En efecto, disponer de un mínimo común de diseño y productos de
información del sector público, permitiría realizar conversaciones
muchos más fluidos y apoyaría los procesos de integración
gubernamental que se desarrollan. El Apoyo de instituciones regionales
como la CEPAL y el BID, pueden ser muy útiles en la normalización y
estándares de:
i. Reportes a organismos internacionales
ii. Cobertura, temporalidad
iii. Información gerencial
iv. Información estandarizada a públicos específicos: ciudadanía,
órganos del estado, entidades de investigación
 Una iniciativa complementaria con la anterior, sería la de crear una red
de Benchmarking, en el ámbito de los SIAFs, que permitiera el
mejoramiento acelerado de sus resultados y el entrenamiento de mayor
alcance entre los agentes administradores de los sistemas.
.Un avance critico de los sistemas que están más adelantados a una evolución
hacia el apoyo gerencial de las Agencias (servicios públicos), de tal manera de
transformarse en herramientas de Información Gerencial destinadas a:
i. Autoridades superiores
ii. Directivos al nivel de agencia
iii. Directivos intermedios
.La realización de un Seminario- Taller Regional, que ponga en evidencia más
profunda las potencialidades de estos sistemas podría ser la forma de
materializar las iniciativas propuestas.
En términos específicos se pueden deducir de la experiencia compartida
por diversos agentes involucrados, algunas recomendaciones en la
implantación del SIAF:
.Estructurar un SIAF integral, único y uniforme, que permita apoyar el proceso
de descentralización de la gestión financiera, tanto en el plano operacional
como gerencial. En el sistema de administración financiera, debe estar
subyacente el criterio de que dicho sistema debe formar un conjunto
indisoluble, ya que no es factible desarrollar una eficiente política de control, si
la misma no está basada en el plan de organización de las instituciones y en
los reglamentos y manuales de procedimientos que regulan la administración
de sus recursos.
.Revisar el marco doctrinario presupuestario y contable, en términos que sea
compatible con la formación de una base de datos y que permita la generación
de información en la forma y contenido que sea demandada por los usuarios. El
sistema contable es el sistema integrador de la información financiera del
sector público, sin desmedro de las informaciones propias y específicas que se
originan y se requieren en cada uno de los restantes sistemas.
.Consultar todas las herramientas de administración financiera, los medios que
faciliten las acciones operativas y las interfaces con otros sistemas. La teoría
de sistemas brinda dos aportes básicos esenciales: la interrelación de sistemas
y los criterios de centralización normativa y de descentralización operativa.
Estos dos aportes de la teoría llevados al campo específico de la
administración financiera y de recursos reales gubernamentales, permiten fijar
los siguientes criterios básicos de diseño: a) concebirlo como un macro sistema
operante en la administración pública, conformado a su vez por un conjunto de
sistemas interrelacionados y, b) en el funcionamiento de cada sistema
componente exista una clara diferenciación entre las áreas centralizadas y
descentralizadas.
Configurar un sistema de información integral y uniforme, que se constituya en
un efectivo apoyo a la gestión, afianzando el proceso de descentralización de la
gestión financiera, en sus aspectos operativos y gerenciales. En el mediano
plazo, los servicios que alcancen las metas globales definidas deben estar en
condiciones de garantizar un nivel de responsabilidad en su gestión que los
debería hacer acreedores a un estatus institucional diferenciado.
.Producir información en tiempo real sobre la ejecución presupuestaria, reducir
el costo de oportunidad en el manejo de la caja fiscal y relacionada con otros
sistemas de información del sector público o externos.
Aprovechar la experiencia alcanzada en otras aplicaciones en la estructuración
del SIAF.
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