ESTRUCTURA DEL SISTEMA

DE GESTIÓN - RUC.
La administración del Riesgo comprende el conjunto de Elementos de Control y sus
interrelaciones, para que la institución evalúe e intervenga aquellos eventos, tanto
internos como externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de
sus objetivos institucionales. La administración de riesgos a nivel empresarial es un
proceso que se realiza desde la gerencia y que involucra a todos los estamentos de la
organización y que tiene como fin último, el identificar eventos potenciales que
puedan afectar a la entidad y administrar los riesgos para proporcionar una seguridad
e integridad razonable referente al logro de objetivos.

Las etapas sugeridas para una adecuada administración del Riesgo son las siguientes:

Compromiso de las alta y media dirección, como encargadas de estimular la cultura

de la identificación y prevención del riesgo y de definir las políticas para la gestión de
los riesgos identificados y valorados entre las que se encuentran la definición de
canales directos de comunicación y el apoyo a todas las acciones emprendidas en este
sentido, propiciando los espacios y asignando los recursos necesarios. Así mismo,
debe designar a un directivo de primer nivel que asesore y apoye todo el proceso de
diseño e implementación del Componente.

Conformación de un equipo o de un grupo interdisciplinario: Es importante

conformar un equipo que se encargue de liderar el proceso dentro de la entidad y
cuente con un canal directo de comunicación con los designados de la dirección y de
las diferentes dependencias. Dicho equipo lo deben integrar personas de diferentes
dependencias que conozcan muy bien la entidad y el funcionamiento de los diferentes
procesos para que se facilite la aplicación de la metodología y la construcción de los
mapas de riesgos por proceso e institucionales.

Capacitación en la metodología: Definido el equipo o el grupo interdisciplinario,

debe capacitarse a sus integrantes en la metodología sobre administración del Riesgo
y su relación con los demás Subsistemas y Elementos del Modelo Estándar de Control
Interno- MECI, de modo que se conviertan en multiplicadores de esta información al
interior de cada uno los procesos donde sea que participen. Ellos se convertirán en
capacitadores de otros servidores o bien podrán acompañar el levantamiento de los
mapas al interior de sus procesos.
La guía RUC se desarrolla bajo un Sistema de Gestión que permite cumplir con la
legislación vigente y los requisitos en SSTA establecidos por las empresas
contratantes.

En el gráfico mostrado a continuación se observa la ubicación de este módulo en el

esquema general con el cual se desarrolla este proceso:

El contratista debe establecer procesos para la administración de los riesgos

inherentes a cualquier actividad que desarrolle. El proceso general, parte del
desarrollo de una planeación dentro del Sistema de Gestión, para identificar y tratar
los peligros y riesgos inherentes a la operación de la Organización y su interacción con
la Visión, la Misión, las Políticas, los Objetivos y metas definidos por la Organización,
los requerimientos de tipo legal.

El proceso demanda el establecimiento de un método sistemático que permita:

IDENTIFICAR: Existen riesgos asociados con cualquier actividad, pero no se pueden

evaluar hasta no haberlos identificado. La empresa debe establecer y aplicar
procedimientos para la continua identificación de peligros.

EVALUAR: Después de tener identificados los peligros se deben analizar y evaluar los
riesgos asociados. Para esto, existen metodologías cualitativas, semi – cuantitativas y
cuantitativas.

TRATAR: Una vez evaluados y priorizados los riesgos, se establecen los mecanismos
de tratamiento y las medidas de control necesarias para reducir los riesgos medidos,
por orden de importancia y dentro de los márgenes de viabilidad, sin dejar de
considerar ningún riesgo significativo, ni ninguna mejora posible, teniendo en cuenta
factores procedentes de los equipos y de la intervención humana relacionada con la
operación del mismo. Este tratamiento debe realizarse mediante programas de
gestión que llenen las expectativas del ciclo PHVA.

La metodología general requerida se esquematiza en el siguiente diagrama:

Se debe aplicar en las actividades llevadas a cabo por su propio personal, contratistas
y visitantes, no sólo a operaciones de planta y procedimientos normales o rutinarios,
sino también a operaciones y procedimientos periódicos u ocasionales, tales como
limpieza y mantenimiento de la planta, o durante el arranque y parada de la planta.

Es recomendable que la Identificación de peligros, evaluación y control de los riesgos,

cuente con la participación del personal expuesto al riesgo y expertos en las diferentes
disciplinas de Seguridad, Salud Ocupacional y ambiental, si este último es necesario.

Para lograr que la Administración del Riesgo funcione como un sistema, se debe lograr
que todos sus elementos interactúen o estén mutuamente relacionados, permitiendo
que las acciones que dan inicio al proceso, sean retroalimentadas o actualizadas por
las acciones que se desarrollen para su tratamiento y monitoreo.

IDENTIFICACION DE PELIGROS Y EVALUACION DE RIESGOS

GUÍA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA

CONTRATISTAS DEL SECTOR DE HIDROCARBUROS

ADMINISTRACION DEL RIESGO

Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos
Toda empresa contratista del sector hidrocarburos, debe establecer y mantener
procedimientos para la continua identificación de peligros, evaluación y control de
riesgos, los cuales deben incluir actividades rutinarias y no rutinarias. En armonía con
las disposiciones legales, debe demostrar que posee una continua identificación,
evaluación, priorización y control sobre los riesgos acorde al procedimiento en todas
las sedes de la empresa, actividades rutinarias y no rutinarias de todo el personal que
tenga acceso al sitio de trabajo, instalaciones en el sitio de trabajo provistas por la
organización y por terceros. Para el control de los riesgos identificados en las
actividades propias de la empresa contratista y una vez priorizados, se deben definir
las acciones encaminadas al control de los mismos, implementación y seguimiento,
teniendo en cuenta en primera instancia buscar la disminución del riesgo en la fuente
(involucradas en la selección de equipos, máquinas e instalaciones), en segunda
instancia, si lo anterior no es viable o suficientemente seguro, se debe controlar en el
(utilizando barreras, aislamientos, controles de ingeniería) y en última instancia, se
debe complementar con la protección directa en el trabajador (suministro de
elementos de protección personal). Cada una de las anteriores medidas de control se
debe complementar con acciones de motivación, formación y entrenamiento,
buscando que el trabajador conozca los riesgos, los pueda identificar y aplicar o
apoyar las medidas que se establezcan para mitigar su exposición y efecto en el
trabajador. Las anteriores medidas de control para cada riesgo formarán parte de los
subprogramas de Medicina preventiva y del trabajo, Higiene y Seguridad Industrial.
En consecuencia de lo anterior, toda empresa contratista del sector hidrocarburos, en
armonía con las disposiciones legales, debe demostrar que posee un programa de
medidas de control de riesgos, propias de su actividad, de acuerdo con la
Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos. Otorgado el contrato este
programa se debe ajustar de acuerdo con el programa de la compañía operadora y las
condiciones del contrato. Igualmente, exigirá lo mismo a sus contratistas.