ANALISIS Y PROPUESTA DE REDUCCIÓN DE AVERÍAS EN LOS PROCESOS

DE ALISTAMIENTO DE BODEGA EN LA EMPRESA LA HARINERA DEL VALLE

ROBERT CAMAYO LOPEZ

VICTOR HUGO ESCOBAR URREGO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA LUMEN GENTIUM

FACULTAD DE INGENIERÍAS

TECNOLOGIA EN LOGISTICA

CALI- VALLE

2016
ANALISIS Y PROPUESTA DE REDUCCIÓN DE AVERÍAS EN LOS PROCESOS
DE ALISTAMIENTO DE BODEGA EN LA EMPRESA LA HARINERA DEL VALLE

ROBERT CAMAYO LOPEZ

VICTOR HUGO ESCOBAR URREGO

Proyecto de grado presentado como requisito para optar al título de Tecnólogo en

Logística

Asesor

ING.HERNANDO GONZALES GONZALEZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA LUMEN GENTIUM

FACULTAD DE INGENIERÍAS

TECNOLOGIA EN LOGISTICA

CALI – VALLE

2016
NOTA DE ACEPTACIÓN

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Firma del jurado

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Firma del jurado

Cali, 20 de Junio de 2016

 DEDICATORIA

Este trabajo está dedicado a todas las personas que nos apoyado desde el primer
momento cuando decidimos empezar esta carrera aun sabiendo que nos
conllevaría gran parte de nuestro tiempo.

A nuestros hijos por quitarles un poco de su tiempo

A nuestros compañeros por brindarnos su apoyo en el momento en que lo

necesitamos

A los docentes por compartir su conocimiento.

 AGRADECIMIENTOS

Gracias a Dios que nos ha permitido alcanzar un logro más. Por la sabiduría y
discernimiento q nos da cada día

A nuestra familia que nos apoya día a día a realizar nuestras metas, con su
paciencia, amor y comprensión…

Al señor JORGE HERNAN LLANOS quien con su ejemplo de vida y apoyo nos dio
fortaleza para terminar con grandes expectativas

A nuestros profesores por compartir su sabiduría y entendimiento.

 1 Contenido

1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................... 13

1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...............................................................15

1.2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA.........................................................15

2 OBJETIVOS .................................................................................................. 16
2.1 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................16

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .........................................................................16

3 JUSTIFICACION ........................................................................................... 17
3.1 ALCANCE ......................................................................................................19

3.2 LIMITACIONES ..............................................................................................19

3.3 RESULTADOS DEL PROYECTO .................................................................19

4 ANTECEDENTES ......................................................................................... 20
5 MARCO REFERENCIAL .............................................................................. 21
5.1 MARCO TEÓRICO ........................................................................................21

5.1.1 Logística ....................................................................................................... 21

5.1.2 Avería ........................................................................................................... 21

5.1.3 Gestión de la Calidad .................................................................................. 21

5.1.4 Diagrama de causa y efecto........................................................................ 22

5.1.5 Almacenamiento .......................................................................................... 22

5.1.6 Distribución .................................................................................................. 22

5.2 MARCO CONCEPTUAL ................................................................................23

5.2.1 Tpm .............................................................................................................. 23

5.2.2 Averías: ........................................................................................................ 23

5.2.3 Empaque: ..................................................................................................... 23

5.2.4 La gestión TQM (Total Quality Management): ........................................... 24

5.2.5 Movimiento dentro del almacén ...................................................................... 24

5.2.5 Picking .......................................................................................................... 24

5.2.6 Mala manipulación: ...................................................................................... 25

5.2.7 Inventario: .................................................................................................... 25

5.3 MARCO CONTEXTUAL ................................................................................25

5.3.1 La empresa .................................................................................................. 26

6 METODOLOGÍA ........................................................................................... 27
6.1 TIPO DE ESTUDIO .......................................................................................27

6.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN ...................................................................27

6.3 FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN .28

6.3.1 Fuentes primarias ........................................................................................ 28

6.3.2 Fuentes secundarias ................................................................................... 28

6.3.3 Tratamiento de la información ..................................................................... 28

7 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA DE

ESTUDIO ................................................................................................................. 28
8 ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL ...................................................... 33
9 DIAGRAMA CAUSA – EFECTO .................................................................. 35
10 PROPUESTA ................................................................................................ 36
10.1 PLANEAR ......................................................................................................37

10.2 HACER ...........................................................................................................37

10.3 VERIFICAR ....................................................................................................37

10.4 ACTUAR.........................................................................................................37

11 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ALISTAMIENTO ..................... 39

11.1 PROCEDIMIENTO.........................................................................................40

11.2 FORMATO .....................................................................................................42

12 CONCLUSIONES ......................................................................................... 44
13 RECOMENDACIONES................................................................................. 45
14 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................. 46

LISTA DE TABLAS

TABLA 1 AVERÍAS DE LA LÍNEA DE PASTAS 1ER SEMESTRE DEL 2016 ................................................................14

TABLA 2 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ALISTAMIENTO .........................................................................39

TABLA 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ...........................................................................................................41

TABLA 4 FORMATO RELACIÓN DE AVERÍAS .......................................................................................................42

 LISTA DE ILUSTRACIONES

ILUSTRACIÓN 1 ÁRBOL DEL PROBLEMA ............................................................................................................ 18

ILUSTRACIÓN 2 DIAGRAMA DE RECORRIDO ACTUAL DEL PROCESO CUANDO SE GENERA UNA AVERÍA ........ 32

ILUSTRACIÓN 3 GRÁFICOS DE LAS PRINCIPALES CAUSAS DE AVERÍAS ............................................................. 34

ILUSTRACIÓN 4 ESPINA DE PESCADO ................................................................................................................ 35

ILUSTRACIÓN 5 CICLO PHVA .............................................................................................................................. 38

 RESUMEN

El presente trabajo de grado tiene como finalidad presentar una propuesta que le
permita a la empresa objeto de estudio, minimizar las averías producidas en el
alistamiento del producto para despacho

Para la realización de dicha propuesta se utilizó las herramientas como entrevistas

al personal directo implicado en la operación, datos recolectados en diferentes
visitas realizadas en el área de bodega de despachos de la empresa

Se inició con el diagnóstico y análisis de la situación actual que presenta la

compañía, para definir las posibles causas que están generando el problema de las
averías en el alistamiento del producto para despacho, utilizando las herramientas
tales como la espina de pescado. La investigación se realiza específicamente en el
área de logística del Centro de distribución de Alimentos de la compañía HARINERA
DEL VALLE, en el estudio participa el personal líder de bodegas, auxiliares de
bodega, operarios, personal de apoyo) que labora en este espacio, se toma en
cuenta todo espacio físico materiales, herramientas y procesos pertenecientes al
mismo.

La investigación se llevara a cabo en el año 2015 para ser proyectada en el año

2016.

Esta investigación se realizara con el fin minimizar el margen de los errores en el

despacho, y disminuir las quejas y reclamos de los clientes por presentar
inconformidades en la entrega de sus productos.

Palabras claves: Avería, bodega, despachos, Alistamiento, operarios

10
 ABSTRACT

This degree work is to present a proposal that will allow the company under study,
minimize damage occurring in the enlistment office product tools such as interviews
with personnel directly involved in the operation was used for the realization of this
proposal, data collected at different visits in the cellar area offices of the company It
began with the diagnosis and analysis of the current situation presents the company
to define the possible causes that are creating the problem of damage to the product
enlistment office, using tools such as herringbone. Research is done specifically in
the area of logistics Distribution Center Food Company HARINERA DEL VALLE, the
study involved staff leading wineries, auxiliary warehouse, workers, support staff)
working in this space, takes into account all materials, tools and processes belonging
to the same physical space. The research was carried out in 2015 to be projected in
2016.

This research will take place in order to minimize the margin of error in the office,
and reduce complaints and claims of customers for submitting dissents in the
delivery of their products.

Keywords: Fault, warehouse, offices, Enlistment, operators

11
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo está realizado con el fin de presentar una propuesta de mejora
para minimizar las averías presentadas, por la mala manipulación en el alistamiento
de los diferentes pedidos solicitados por nuestros clientes, permitiendo el
mejoramiento continuo del proceso.

En el departamento de recibo de averías, mediante indicadores mensuales los

cuales arrojan resultados que a la actualidad se tiene pérdidas en un 5% (dato
suministrado del departamento de calidad por medio de toma de información) en
las entregas mensual y del cual debemos tener efectos de control en las averías y
administración de recursos.

El departamento de despacho juega un papel importante porque es el encargado

de realizar las entregas de los productos a los clientes, logrando cumplir con sus
expectativas, en calidad y servicio, el problema radica en que el personal al
momento del alistamiento genera averías internas, lo cual genera un reproceso a la
operación y a su vez el incremento de los costos operacionales, también afectando
la calidad del producto ya que esta pasa al grado de avería afectando los costos de
producción.

La propuesta tiene como propósito realizar un análisis y diagnosticar la situación

actual, para a si mismo generar un plan de acción y corrección de los diferentes
procesos de alistamiento en bodega a su vez generar informe mediante indicadores
para evaluar donde se está generando la mayor cantidad de averías para minimizar
los costos operacionales y productivos, para que la propuesta tenga efectos de
control y administración, el área y el personal asignado para dicha operación, debe
ser capacitado, llevar un registro detallado de los envíos de mercadería realizados,
consolidar la información de los pedidos solicitados para alistamiento ,realizar
seguimiento paso a paso del personal operativo que realiza la tarea al momento del
alistamiento.

12
 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente en el área de logística de la empresa cuenta con dos grandes bodegas,

de donde se hace los despachos a clientes, abastecimiento de grandes superficies
y a su vez se maneja las exportaciones.

El principal son los canales de distribución tienda a tienda, en el proceso de

despacho de la mercancía se lograron determinar que se presentan averías en la
mercancía tales como los paquetes de pasta, corrugados, paquetes de harina y
frascos de aceite.

Generando costos adicionales en los materiales utilizados para la reparación de

empaques rotos, costos operativos, costos de producción. las averías que no se les
puede dar solución de inmediato son almacenadas en un espacio reducido
generando contaminación cruzada entre los productos comestibles “harinas, pastas
de todas las referencias” ocasionando una mala presentación en el área de
almacenaje y de lo cual no permite su reparación y reutilización a futuro.

En la actualidad se maneja un índice en averías muy alto, arrojando un incremento

de 5% en las ventas mensual, en daños de producto terminado afectando de
manera gradual los centros de costos, con pérdidas monetarias en averías por
mes.

(Véase tabla 1)

13
Tabla 1 Averías de la línea de Pastas 1er semestre del 2016

PASTA LA MUÑECA PASTA SAN REMO PASTA PUGLIESE

TALLARIN 250GR X ESPAGUETTI 500 GR X 24 ESPAGUETTI 250
24 UN GR X 24
HARINERA

Unidades Unidades Unidades

MES 50 20 50

FEBRERO 120 30 60

MARZO 110 100 70

ABRIL 100 80 80

MAYO 100 40 90

JUNIO 100 50 100

TOTAL
UNIDADES 580 320 110

TOTAL
PESOS $ 2.088.000 $ 1.152.000 $ 2.088.000

TOTAL AVERIAS POR MES $5,328,000

Fuente: Los autores con datos de la empresa

14
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuáles son las principales causas que generan las averías de producto terminado
en la empresa en la ciudad de Cali?

1.2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

 ¿Cuáles son los procesos involucrados en el alistamiento en bodega?

 ¿Cuáles son los motivos recurrentes de averías en la bodega del
Almacenamiento?
 ¿Cómo se garantiza la disminución de las averías y la mejora en el indicador
mensual?
 ¿Cómo se garantiza la disminución de pérdidas económicas y atrasos en la
productividad? Para garantizar esto se debe cumplir con los dos puntos anteriores
y trabajar acorde a las capacitaciones garantizando un excelente servicio del
cliente interno.

15
 2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar un análisis y proponer una herramienta que sirva para elaborar una
propuesta que modifique o mejore el despacho y entrega en el centro de distribución
de Harinera del Valle,

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Realizar un diagnóstico análisis y evaluación de la situación actual en el canal de

alistamiento, con base a los datos históricos recolectados, observaciones
directas, entrevistas al personal implicado, diagramas causa efecto con el fin de
conocer la condición real del Problema.
 Presentar una propuesta de mejoramiento por medio de la aplicación de diferentes
herramientas de la logística con el fin de disminuir los problemas que se están
generando en el área de despacho actualmente
 Identificar cuáles son las variables de la propuesta que sirva como herramienta
para minimizar las averías de productos.

16
 3 JUSTIFICACION

La importancia de este proyecto radica en el análisis de las averías presentadas

por la mala manipulación en el cargue de los productos en la bodega del sector B
de la empresa ya que representan pérdidas del orden del 5 % en promedio sobre
sus ventas mensuales, dentro de sus costos más representativos se encuentra el
pago al personal de maquila para su desguace, recuperación o destrucción de
producto. Cabe mencionar también que se está perdiendo el valor más importante
dentro de las políticas de la compañía que es un cliente satisfecho en sus tiempos
de entrega. (Ver fig.1)

Es necesario lograr un buen manejo de la mercancía, proporcionando la

optimización de tiempo y disminuyendo los re procesos en la operación diaria en el
despacho de la mercancía. La propuesta tiene como propósito realizar un análisis y
diagnosticar la situación actual, para a si mismo generar un plan de acción y
corrección de los diferentes procesos de alistamiento en bodega a su vez generar
informe mediante indicadores para evaluar donde se está generando la mayor
cantidad de averías para minimizar los costos operacionales y productivos.

Es importante evaluar el diseño de las bodega para su picking lo que puede

causar una incorrecta organización y estibado de la mercancía al igual que la poca
capacidad de almacenamiento; así como también la falta de un procedimiento, la
poca capacitación al personal sobre manipulación de productos, el despacho y el
transporte inadecuado; estas son variables que llevan al aumento de las averías ,
al inadecuado funcionamiento de la línea, conllevando a la disminución de la
productividad; generando perdida financiera ya que se incurre en los tiempos de
entrega y perdida de los recursos.

17
Ilustración 1 Árbol del problema

Averías presentadas por la mala manipulación en el cargue de los productos en la

bodega de la empresa harinera del valle planta Cali

Fuente: Los autores

18
3.1 ALCANCE

El alcance de la propuesta es generar herramientas que permitan minimizar los

costos de operación de alistamiento mediante seguimiento por indicadores
mensuales en conjunto del todo el equipo de logística y calidad llevando
documentación relacionada tabulando lista de las diferentes averías presentadas
para tener una estadística y así mismo tomar decisiones para el mejoramiento
continuo y a su vez sostenible, con el fin de identificar la causa raíz, por la cual se
generan las averías de producto terminado en las bodegas de alistamiento de
Harinera del Valle.

3.2 LIMITACIONES

La limitación en la implementación de esta mejora seria la decisión de los directivos

para poner en práctica dicha propuesta.

3.3 RESULTADOS DEL PROYECTO

El resultado de esta propuesta es mejora continua y sostenible del proceso de

alistamiento en función, que no se presenten averías considerables. Concentrando
todo el personal para reducir en un gran porcentaje las averías generadas por los
motivos antes mencionados, con el fin de conseguir reducir los costos generados
operativamente, para así aumentar la rentabilidad al evitar re procesos.

19
 4 ANTECEDENTES

Nos basamos en propuestas e investigaciones realizadas anteriormente con el

propósito de es estructurar el proceso de gestión de averías y devoluciones en la
empresa para esto hemos utilizado como base estudios en la empresa RTA
DESIGN, en la cual se realizó una investigación a través de la documentación y
definición de una metodología que permitiera llevar la trazabilidad de éstas y
recuperar su valor económico. Dando cumplimiento a la implementación de
métodos con el fin de reducir el costo y aumentando beneficio.

Nos basaremos en un estudio descriptivo que se han realizado anteriormente para

tener ideas para nuestro desarrollo de mejora en el procesos Involucrando el
personal de la empresa, en este estudio se implementaron unas herramientas para
controlar y realizar un seguimiento adecuado de la gestión de las devoluciones y en
su última fase se realizó una propuesta para el plan de mejora que contribuye a
prevenir las averías. Los resultados obtenidos en la primera etapa fueron diagramas
de flujo físico, de información y financiero correspondiente a cada tipo de devolución
con su respectivo análisis determinando los elementos con mayor impacto de
tiempo, además de un diagrama causa-efecto con la respectiva estratificación de
las causas. En la segunda etapa se obtuvo un documento con la descripción
minuciosa de cada uno de los indicadores a implementar, una base de datos
dinámica correspondiente a cada mes para el manejo de la información importante
de las averías, y un manual de procedimientos que controla el manejo de las averías
y permite que su nivel de almacenamiento disminuya por la rotación de éstas.

20
 5 MARCO REFERENCIAL

5.1 MARCO TEÓRICO

En la logística el tema de las averías es muy importante, ya que de este desprenden

gran parte de los costos operativos de cualquier producto que se desee
comercializar. El marco teórico se desarrolla iniciando con algunas
recomendaciones y luego se definirán los términos de mayor importancia para esta
mejora los cuales son:

5.1.1 Logística

En esencia la logística consiste en planificar y poner en marcha las actividades

necesarias para llevar a cabo cualquier proyecto. Para ello se tiene en cuenta las
variables que lo definen, estableciendo las relaciones que existen entre ellas. Así,
la logística no es un concepto realmente nuevo para nosotros: Se trata de un
proceso mental que antecede a cualquier situación final en la que pretendamos
tener éxito. (Aparicio, 2013)

5.1.2 Avería

Daño, rotura o fallo que padecen los productos en sus especificaciones técnicas
las cuales impiden o perjudican su comercialización. Donde la palabra daño, es
considerada como una palabra que significa causar detrimento o echar a perder
alguna cosa. En forma general, se puede decir que avería es el “cese de la
capacidad de una entidad para realizar su función específica ( (ceroaverias.com),
Por Humberto Álvarez Laverde. Director ceroaverias.com) )

5.1.3 Gestión de la Calidad

Denominada también como sistema de gestión de la calidad, son aquel conjunto de

normas correspondientes a una organización, vinculadas entre sí y a partir de las

21
cuales es que la empresa u organización en cuestión podrá administrar de manera
organizada la calidad de la misma. La misión siempre estará enfocada hacia la
mejora continua de la calidad ((www.definicionabc.com))

5.1.4 Diagrama de causa y efecto

Un diagrama de Causa y Efecto es la representación de varios elementos (causas)

de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto). Algunas veces es
denominado Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por su parecido
con el esqueleto de un pescado. Es una herramienta efectiva para estudiar procesos
y situaciones, y para desarrollar un plan de recolección de datos. (1943), (Profesor
Kaoru Ishikawa – Tokio - 1943), (Profesor Kaoru Ishikawa – Tokio - 1943))

5.1.5 Almacenamiento

El almacenaje es el conjunto de actividades que se realizan para guardar y

conservar artículos en condiciones óptimas para su utilización desde que son
producidos hasta que son requeridos por el cliente. Dentro del sistema global del
manejo de materiales, el sistema de almacenaje proporciona las instalaciones, el
equipo, el personal, y las técnicas necesarias para recibir, almacenar, y embarcar
materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, el
equipo y técnicas de almacenamiento varían mucho dependiendo de la naturaleza
del material que se manejará. Para diseñar un sistema de almacenaje y resolver los
problemas es necesario tomar en consideración las características del material
como su tamaño, peso, durabilidad, vida en anaqueles, tamaño de los lotes y
aspectos económicos (Garavito)

5.1.6 Distribución

La distribución es el término empleado para describir las actividades relativas al

movimiento de la cantidad correcta de los productos adecuados al lugar preciso en

22
el momento exacto. La calidad del servicio, intrínseca a las operaciones de
distribución, es fundamental desde el punto de vista estratégico, pues constituye
para la empresa una importante ventaja competitiva que lleve a los clientes a su
elección aunque el producto sea muy similar o incluso inferior al de sus
competidores. (Manene, 2012)

5.2 MARCO CONCEPTUAL

En este trabajo se presenta con un glosario de palabras teóricas y conceptual del

surgimiento de la cadena de suministro, en la que contiene el departamento de
distribución y entrega al cliente final donde se presenta averías por diferentes
razones y en la que se busca con finalidad hacer referente y del conociendo las
tendencias logísticas entre ella se encuentra:

5.2.1 Tpm

En la actualidad uno de los sistemas fundamentales para lograr la eficiencia total,

en base a la cual es factible alcanzar la competitividad total. La tendencia actual a
mejorar cada vez más la competitividad supone elevar al unísono y en un grado
máximo la eficiencia en calidad, tiempo y coste de la producción e involucra a la
empresa en el TPM conjuntamente con el TQM. ((monografias.com),
(monografias.com))

5.2.2 Averías:

Daño causado al producto por manipulación inadecuada, por cambios de

temperatura, por estar almacenados en sitios no adecuados para su posterior
distribución. ((Carreño E & Cruz O, (Carreño E & Cruz O, 2010).)

5.2.3 Empaque:

Es la cubierta que protege un producto para su conservación, presentación y

posterior venta o envoltura para un producto. Su objetivo primordial es el de proteger

23
el producto, el envase o ambos y ser promotor del artículo dentro del canal de
distribución. (rempaques.blogspot.com.co), s.f.)

5.2.4 La gestión TQM (Total Quality Management):

Consiste en aplicar el concepto de “Calidad Total” a los sistemas de gestión de la

empresa. Con ello lo que se pretende es integrar la calidad en todos los procesos
de la organización, La implantación de un sistema TQM sirve para ayudar a la
organización a conseguir el máximo de eficiencia y flexibilidad en todos sus
procesos, enfocándola hacia la obtención de los objetivos a corto y medio plazo.
((http://www.pdcahome.com/tqm/), (http://www.pdcahome.com/tqm/))

5.2.5 Movimiento dentro del almacén

Entre los puntos de carga y descarga en una instalación de almacenamiento, los

bienes pueden trasladarse varias veces. El primer traslado es desde el punto de
descarga al área de almacenamiento. Después, el traslado avanza desde el muelle
de envío o desde la zona donde se recogen los pedidos para el reaprovisionamiento
de existencias. Usar una zona de recogida de pedidos en la operación de manejo
provoca un vínculo de movimiento adicional y de puntos nodales en la red del
sistema de almacenamiento. (Ballou R. , 2004)

5.2.5 Picking

Consiste en partir de una lista de artículos y ubicaciones en las que se encuentran,

ir recogiendo las unidades que especifica la lista para conformar uno o varios
pedidos. Dada la disparidad de productos que podemos encontrar la automatización
de esta tarea puede ser muy costosa y difícil técnicamente, por lo que acostumbra
a ser una tarea intensiva. ((expertoslogistica.com.ar, (expertoslogistica.com.ar,
2013))

24
5.2.6 Mala manipulación:

Se le conoce a este término como el trato inadecuado del producto que se está
manipulando puede ser tomándolo muy fuerte o arrojando con fuerza cuando es un
producto frágil

5.2.7 Inventario:

Es registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles de una empresa para

la venta a sus clientes y que por tanto son considerados como activo corriente,
también es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que
componen el patrimonio de una empresa. (definicionabc.com)

5.3 MARCO CONTEXTUAL

El área geográfica donde se encuentra ubicada la empresa harinera del valle es en

el departamento del valle del cauca, en el municipio de Santiago de Cali, en el barrio
salomia de la comuna 4.

La compañía se encuentra distribuida de la siguiente manera:

El área administrativa se encuentra en la entrada principal junto con la cafetería,

enfermería y bodega de almacenamiento de producto terminado, seguido de la
bodega se encuentra la planta productora de pasta y harina; en el patio en la parte
central lejana de las oficinas se encuentran los silos y bodega de trigo, a un lado de
los silos esta la bodega de subproductos (mogolla, salvado de maíz), al lado
izquierdo de esta se encuentra el almacén de productos utilizados en las oficinas
(papelería) en medio de los silos y la bodega de subproductos esta la báscula, esta
se encuentra ya en la segunda portería la cual es la que recibe y da salida a los
vehículos cargados y sin cargar, en la parte de atrás del almacén y bodega de
subproductos esta la zona verde, el área de mantenimiento y el parqueadero, Al
lado del parqueadero se encuentra el cuarto de averías, seguido el de

25
mantenimiento , después la planta de pre mezclas (harinas saborisadas) y luego el
edificio de recursos humanos.

5.3.1 La empresa

Descripción general de la empresa

Harinera del Valle S.A. es una Empresa colombiana que cree e invierte en nuestro
país. Durante más de medio siglo ha logrado crecer con paso firme a través de
estrategias efectivas que le han permitido acelerar el ritmo en los últimos diez años,
proyectándose a la incursión exitosa en el siglo XXI.

Nació como molineros de trigo atendiendo la demanda industrial del gremio

panadero. Sin embargo a través de los años ha logrado ampliar su portafolio con
productos alimenticios de altísima calidad que participan en 8 categorías del
mercado, llegando a miles de hogares colombianos

MISIÓN

Alcanzar la satisfacción y lealtad de nuestros clientes atendiendo las necesidades

de alimentación de la población con productos y servicios de calidad.

Garantizar la realización personal y profesional de quienes trabajamos en la

organización, mediante el ejercicio de un liderazgo transformador, un estilo de
administración abierta, flexible, motivadora y de trabajo en equipo.

Mantener relaciones estables con nuestros proveedores basados en la mutua

confianza y beneficio.

Asegurar la supervivencia, rentabilidad y crecimiento de nuestra organización.

Actuar siempre con respeto por el ser humano, la sociedad y el medio ambiente

26
VISIÓN

En Harinera del Valle S.A. estamos comprometidos con ser una Empresa de Clase
Mundial y suministrar productos y servicios acordes con los mercados donde
estamos presentes

VALORES CORPORATIVOS

Actuar con integridad, buen trato, disciplina y austeridad.

Ser innovadores, globalizantes y agentes de Cambio Ayudarnos mutuamente,

trabajar en equipo con actitud de servicio y visión sistemática Buscar la excelencia,
agregar valor y marcar la diferencia.

6 METODOLOGÍA

6.1 TIPO DE ESTUDIO

Con este trabajo se busca realizar la evaluación económica en la toma de una

decisión estratégica logística como lo es el mecanismo de distribución En este
proceso se busca identificar las fuentes de información que suministren los datos
necesarios para la configuración del proyecto, con estos datos se efectúa un análisis
de costos para con estos datos tomar la decisión. Por lo anterior el estudio se define
como descriptivo

6.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

El método de investigación aplicado es el de análisis pues se parte de la

identificación de cada una de las partes que integran el proceso a partir de los
cuales se establécela relación causa – efecto

27
6.3 FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Para el desarrollo del trabajo se emplearon fuentes primarias y secundarias

6.3.1 Fuentes primarias

Entre las fuentes primarias se tienen la observación, entrevistas y encuestas

realizadas a las empresas y a los clientes de la zona. Con esto se busca identificar
las necesidades, los costos asociados al proceso de distribución, los competidores
y el potencial de mercado

6.3.2 Fuentes secundarias

Como fuentes secundarias, se tienen los datos estadísticos aportados por el DANE.
Otra fuente de datos secundarios se encuentra en la reglamentación existente frente
a la configuración y operación de este tipo de empresas en el territorio nacional por
parte del Ministerio de Transporte.

6.3.3 Tratamiento de la información

La información recolectada se emplea para la configuración de las tablas de análisis

el software empleado es Excel de Microsoft Office

7 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA DE

ESTUDIO

La compañía donde se efectúa el estudio es una empresa que cuenta con más de
66 años de tradición acompañando a las familias colombianas, Harinera del Valle
S.A. es una de las Compañías más importantes del país en la producción y
comercialización de alimentos procesados.

Actualmente Harinera del Valle S.A., cuenta con Plantas de Producción en el

suroccidente colombiano en Cali, Palmira, Dagua, Villa Rica y en Bogotá, distritos

28
comerciales ubicados en 10 ciudades del país y un sistema de distribución propio
que llega directamente a más de 700 municipios de Colombia.

El estudio se hace teniendo como objeto, el método como el personal de cargue

inicia labores diarias de alistamiento hasta el momento en que se carga el vehículo,
ya sea tracto camión sencillos

Esto se hace en la cede principal o casa matriz ubicada en Santiago de Cali, para
así llevar un control para el cual se tiene un propósito que es el de disminuir al
máximo los daños del producto, al realizar un procedimiento donde las personas
encargadas de separar el producto lo hagan de una forma más cuidadosa.

El proceso de alistamiento empieza con una orden de trabajo conocido en la

compañía como DT, la cual se lleva a la bodega proviniendo de facturación por el
auxiliar de facturación

Este documento conlleva toda la información necesaria para que el separador no

tenga inconvenientes para tomar las referencias que se les están pidiendo en el
la orden de trabajo, estos separadores se desplazan a lo largo y ancho de las
bodega ayudados por una estiba la cual llevan sobre un gato hidráulico

Para poder cumplir con el alistamiento a tiempo, el personal recolecta la mercancía

de una manera rápida, sin tener cuidado en la forma de recoger los paquetes de
pasta y llevarlos hasta la estiba en su afán por hacer la separación más rápida tiran
los paquetes generando la avería

por el lado de los montacarguistas es de otra forma a ellos les toca mover las
estibas completas de producto y también se les genera un documento para separar
la mercancía que se llama OT, estos también para hacer su trabajo más rápido
operan sus montacargas de manera óptima , pero estos aparatos tienen las
horquillas demasiado largas y sobre salen de la estiba por tal motivo al sujetar la

29
primera estiba si no se tiene cuidado dañan la segunda estiva ocasionando la
avería que no es de un solo paquete si no de varios paquetes a la vez

Después de hacer la separación total de la mercancía se lleva a un lugar donde se

encuentra la zona de pedidos completos para posteriormente ser revisados como
filtro para saber si no hubo errores en el alistamiento, en este paso el auxiliar de
piso mueve uno a uno los productos para poder contarlos y como hay mucho
movimiento de paquetes por segunda vez, se genera otra avería aunque en una
forma inferior

Aquí esta persona por sus obligaciones diarias no tiene el tiempo de separar estos
productos, dejándole la responsabilidad a la persona encargada de las averías, la
cual las lleva hasta un lugar específico donde se le da el tratamiento adecuado.

durante el cargue que es el momento más crítico donde se generan la mayor

cantidad de averías ya que los cargadores tiran los paquetes sin tener en cuenta
lo delicado de su empaque o colocan mucho peso sobre un producto delicado
que no lo soporta.

Hay producto que tiene que estar fresco porque conlleva una cadena de frio la
cual debe cargarse en un sitio donde no le dé mucho calor dentro del vehículo o e
n su defecto colocarlo en una nevera especial, labor que muchas veces no se lleva
a cabo de modo que cuando llega hasta el cliente llega deteriorado generando una
avería, la cual es devuelta por este afectando el centro de costos de la bodega por
motivos de transporte y más.

Actualmente la empresa no cuenta con un procedimiento que le permita al personal

llevar a cabo sus actividades de alistamiento o acopio de una manera organizada y
segura sin generar daños a los productos alimenticios.

30
Es por esta razón que se contrata una persona para recolectar todas las averías
generadas y llevarlas a su respectivo reproceso si es necesario o su proceso de
destrucción. Véase ilustración. 2

31
Ilustración 2 Diagrama de recorrido actual del proceso cuando se genera una avería

Fuente: los autores

32
 8 ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL

La labor ejercida por cada una de las personas que intervienen en este proceso es
muy importante porque conllevan a que la empresa crezca y sea catalogada como
una de las más importantes en el medio de la distribución de alimentos, razón por
la cual el personal involucrado debe estar altamente calificado para ejercer esta
función.

Contando con un procedimiento donde se generen menos averías que las que
existen hoy día, sabiendo que las marcas que maneja la compañía son unas de las
más reconocidas en el país ya que la rotación del producto es alta en ventas y que
la consecuencia de las averías da como resultado un alto porcentaje en pérdidas
financieras.

Teniendo en cuenta el diagnostico se elaboró unas graficas las cuales nos dan
como resultado las causas por las cuales se generan las averías y se saca la
siguiente concepción a los siguientes puntos

 Mala manipulación del producto pues el personal involucrado en esta labor no

está debidamente capacitado para ejercerla, lo que hace que no tengan el
compromiso y la conciencia necesaria para realizar sus tareas correctamente.
 Equipos no aptos para la manipulación de estibas, los montacargas no tienen las
medidas adecuadas para manipular las estibas existentes en bodega.
 Falta de capacitación al personal, dar unas charlas o capacitación acerca bpm y
de cómo manipular los empaques de modo que los trabajadores se concienticen
y tengan más sentido de pertenencia
 Desplazamiento con producto separado el personal que ejecuta esta labor de
transporte de producto debe hacerlo con más cuidado en el caso de los
separadores cuando el producto separado a las zonas de cargue en gato
hidráulico tiene que asegurar la mercancía con streh film.(véase ilustración 3)

33
Ilustración 3 gráficos de las principales causas de averías

MONTACARGA

1,5

1 Total

0,5

0
4018 4030 6066 11205 11227 11305 11701 11911 21205

ATRIBUIBLE A PRD

0,8

0,6 Total
0,4

0,2

0
4025 5231 11214

MANIPULACION
4
3,5
3
2,5
2
Total
1,5
1
0,5
0
4003
4009
4017
4027
4028
4032
4046
5224
5233
5238
6003
6004
6028
6068
11203
11209
11212
11216
11221
11230
21268

Fuente: los autores

34
 9 DIAGRAMA CAUSA – EFECTO

Una de las técnicas utilizada para ver claramente la relación y las causas que
provocan las averías en el proceso de separación y alistamiento de producto
terminado en bodega, es el diagrama de espina de pescado. Este diagrama muestra
una visión sencilla del análisis realizado de las causas que generan el problema.
(Véase ilustración 4)

Ilustración 4 Espina de pescado

fuente: los autores

35
 10 PROPUESTA

Basándonos en el estudio del análisis que se realizó en la bodega de alistamiento

de despachos y alas causas planteadas con la espina de pescado y el árbol de
problemas, se llegó a la conclusión que se necesita crear conciencia en los
trabajadores sobre la importancia de su labor dentro de la bodega, que permitan
mejorar los procedimientos evitando las averías así como la implementación
algunas herramientas logísticas, técnicas y operativas.

A partir de la información suministrada por el jefe de bodega de cómo se procede

con el alistamiento actualmente en la bodega, se elabora un plan de mejora que el
jefe de bodega y supervisores verifiquen corrigiendo lo que considera pertinente.

A si mismo Analizando todos los puntos mencionados anteriormente, se

determinó que se necesita mucha capacitación por parte de la empresa a todos
sus colaboradores desde el personal directo hasta el personal externo que labora
por medio de cooperativas, creando conciencia en ellos sobre la importancia de su
labor permitiendo mejorar los procedimientos de separación.

Una de las herramientas que se tiene que empezar a aplicar en el proceso para
lograr el objetivo principal que es la disminución de las averías es enfocarse y
apoyarse en el ciclo PHVA

Este permitirá conservar un orden para el análisis y desarrollo del proyecto,

mediante el uso de sus cuatro fases: el planear, que consiste en la recopilación de
datos, establecer los objetivos de mejora, analizar e interpretar los datos adquiridos,
sensibilizar y crear las estrategias necesarias para contrarrestar las diferentes
causas que más averías generan para darle una gran disminución o una posible
solución a este problema.

36
10.1 PLANEAR

En este ciclo la idea principal es concientizar a todos los empleados implicados

directamente en el proceso el alto porcentaje de reprocesos y pérdidas originadas
por las averías capacitándolos de modo que cada uno tome parte en el seguimiento
que se realizará. Se les debe hacer tener en cuenta las fallas y porque se producen?
Y cuál es el paso a seguir.

10.2 HACER

Luego se analiza en detalle la información recogida diariamente por los empleados

que se dieron cuenta cuales son las fallas que están generando la mayoría de
averías por mala manipulación de producto y falta de orden en el área así como el
manejo inadecuado de equipos como montacargas y gatos hidráulicos.

10.3 VERIFICAR

Cuando lleguemos a este paso, lo que se procede es a realizar periódicamente un

control de los datos que se recopilaron en el “HACER”, ya sea por medio de
auditorías internas, que permiten establecer los problemas que se presentan para
alcanzar los objetivos propuestos. En este paso es donde se empiezan a colocar
las posibles soluciones, trabajando en equipo, aportando ideas y no buscando a
quien culpar; es aquí donde se debe pensar en las acciones correctivas para tratar
de evitar lo que no queremos que ocurra.

10.4 ACTUAR

Ya en este paso final, donde se puede decir que se tiene el control del proceso, tal
vez es el punto que más valor agrega a todo el ciclo, ya que se puede evaluar,
revisar y optimizar todo lo aprendido dentro del mismo. En este paso tomándolo
como una acción de mejora hay que tener en cuenta dos interrogantes, el ¿ahora
qué? Se refiere a que si el ciclo ya ha terminado, se vuelve a empezar el planear
pero ya con la experiencia que se ha adquirido y conociendo los puntos

37
fuertes; Y ¿hasta cuándo? El ciclo no tiene caducidad, siempre hay que estar
mejorando y retroalimentándolo hasta llegar a la calidad total.

Ilustración 5 Ciclo PHVA

Fuente: (Javier Díaz, 2010)

Con base en el diagnóstico y el análisis realizado en la bodega de alistamiento y

despachos es importante actuar ordenadamente con los siguientes puntos:

 Caracterización del proceso de alistamiento en la línea de detergentes

 Procedimiento

38
 Formato de seguimiento de avería
 Capacitación, validación y seguimiento

11 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ALISTAMIENTO

La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos

que hacen parte del proceso, tales como: quién lo hace?, ¿Para quién o quienes
se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ¿Qué se
requiere para hacerlo

Esta herramienta sirve para conocer hasta donde llega un proceso, la forma de
interactuar con otros procesos y cuáles son las personas encargadas de cada uno
de ellos.

Tabla 2 Caracterización del proceso de alistamiento

CARACTERIZACION DEL PROCESO HARINERA DEL VALLE S.A

nombre del proceso PROCESO DE ALISTAMIENTO DE PRODUCTOS EN LA BODEGA DE DESPACHOS VERSION 1
Definir planes,actividades,cronogramas y presupuesto para lograr disminuir las causas de averias que se presentan en
OBJETIVO
este proceso de alistamiento
P desde el inicio de la actividad,registro de averias, controles hasta terminar el proceso,logrando la satisfacion del cliente
L ALCANCE interno, teniendo en cuenta el uso adecuado de los formatos establecidos y lograr los objetivos en tiempos
determinados
A RESPONSABLE AUXILIAR LOGISTICO,JEFE DE BODEGA,SUPERVISORES DE TURNO,OPERARIOS
N seguimiento (INDICADORES) control (METAS)
E EFICACIA
# actividades ejecutadas/ # actividades
lograr el 90% del plan de actividades
programadas
A
# costo $ de las actividades programadas x
R EFICENCIA no superar el costo del presupuesto en las capacitaciones de los operarios
empleado
# de unidades averias / # de unidades
EFECTIVIDAD lograr el 95 % de no averias
despachadas
ACTIVIDADES ACTUAR VERIFICAR
H Estrategia para minizar las averias en alistamiento detencion de fallas plan de alistamiento de pedidos
A llevar un control y registro detallado de las averias encontradas formatos diligenciados y firmados plan diario de averias
C supervision de las herramientas utilizadas en el alistamiento buen estado de los equipos y maquinariarequerimientos en el area y equipos
realizar mantenimientos preventivos a las herramientas
E Control de mantenimientos preventivos proceso de mejoramiento continuo
utilizadas para el alistamiento
R
realizar formatos donde se registren las averias formatos diligenciados y firmados plan diario de averias
REVISO: AUTORIZO:
FIRMA:
CARGO:

39
11.1 PROCEDIMIENTO

Constituir un procedimiento para efectuar las tareas diarias en el proceso de

alistamiento de producto para despacho con el fin de disminuir de gran manera los
riegos que puedan ocasionar averías. Ver tabla N°3

Mejorar la condición de los equipos pesados como montacargas para evitar la

generación de averías, ya que estos equipos son los que transportan la mayor
cantidad de producto porque no mueven saldos si no estibas completas para ello es
necesario ajustar los parámetros (recortar un poco sus horquillas) que nos ayuden
a mejorar las técnicas de manipulación.

En cada sector de alistamiento se dispondrán dos jaulas debidamente marcadas

para depositar las averías recolectadas de modo que se puedan clasificar los
diferentes tipos de avería para que no se mezclen tanto harinas como pasta para
así poder darles su debido tratamiento.

en cuanto al transporte se debe concientizar al personal de que el material de

empaque sirve para proteger el producto pero es un material flexible que tiene que
manipularse con cuidado para no dañarlo al momento de la separación del
despacho o su cargue.

40
Tabla 3 Manual de procedimientos
HARINERA DEL VALLE S.A
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
ALCANCE
RECURSOS
DESCRIPCION
entrega de documentos para alistamiento
el cual contiene las Ots para su
ubicación en bodega
organizacion de predespachos para
entregarlos al supervisor de los separadores
revision de herramientas de trabajo
dezplazamiento de operario de alistamiento
por bodega en busca de los productos
alistamiento de estibas completas desde la
estanteria con montacarga electrica
desplazamiento de producto separado,
desde la estanteria hasta la zona de cargue
revision de prealistamiento consolidado
en zona de cargue
revisar si en el momento del alistamiento
se generaron averias
seleccionar las averias encontradas ( si las
hay) y ubicarlas en su area correspondiente
registrar la averia y reemplazarla por produto
en buen estado
dar visto bueno para empezar el cargue
llevar documento listo para su facturacion
Fuente: los autores
EMISION version 17
REVISION N° codigo: GLSC.GL.BOD-166
Describir la metodología utilizada
para el manejo de productos terminados en las
etapas de recibo, almacenamiento y Cargue de tal
forma que se garantice la conservación de las
características de calidad de los mismos, evitando
así su daño y/ o deterioro
Este procedimiento aplica para toda la
organización Harinera del Valle S.A.,
incluye harina de trigo industrial y familiar,pastas
alimenticias y abarca desde el recibo de productos
terminados hasta el cargue de los vehiculos.
estibas en buen estado , gatos hidrahulicos
personal de alistamiento y cargadores
RESPONSABLE REGISTRO
sistema
auxiliar de facturacion
SAP
auxiliar logistico de piso bitacora
operario de alistamiento
operario de alistamiento
operario de montacarga electrica
operario de alistamiento y
operario de montacarga de combustion
confirmacion
auxiliar logistico de piso
por correo
auxiliar logistico de piso
formato de
auxiliar de piso y operario de alistamiento
averias
formato de
auxiliar logistico de piso
averias
confirmacion
auxiliar logistico de piso
por correo
auxiliar logistico de piso sistemaSAP
41
11.2 FORMATO

El formato de registro de averías permite llevar el control de la cantidad de unidades

que se encuentran antes, durante y después del proceso de alistamiento, así como
la capacidad del auxiliar para determinar si la avería encontrada se puede recuperar
o definitivamente hay que relacionarla en dicho formato.

Tabla 4 Formato relación de averías

REGISTRO DE AVERIAS

codigo localizacion
Material Fecha de causa de la Concepto Ubicación
Fecha
referencia
Cantidad de la de la observaciones auxiliar
vencimiento averia devolucion WM
averia averia

averia recibida por:

accion tomada:
Anexo D-GLSC.GL.BOD-167

Fuente: los autores

42
CAPACITACION, VALIDACION Y SEGUIMIENTO

Con el fin de sensibilizar al personal directamente involucrado; realizando un

cronograma de capacitaciones y talleres donde puedan participar activamente y se
establezcan todas las temáticas a tratar sobre las buenas prácticas de manufactura,
lo que no se debe hacer en el momento de realizar el alistamiento de estos
productos que generen averías,

Para las validaciones se deben realizar periódicamente recorridos por cada pasillo
y verificar los pickin donde se encuentran ubicados los productos para confirmar la
labor que está desempeñando el personal en cuanto a la relación de las averías.

Dentro del seguimiento está el diligenciar el formato de averías; esto con el fin de
poder llevar un control diario de los productos averiados, ya sean en el proceso de
acopio o en el proceso de despachos

43
 12 CONCLUSIONES

Las propuestas presentadas permiten que el personal realice sus labores de acopio
de manera ágil y segura, como resultado de la disminución de averías que
actualmente se encuentran en este proceso.

Por medio de las capacitaciones al personal, la empresa aumenta productividad, ya

que será más eficiente al momento de realizar sus tareas diarias; en cuanto al
procedimiento a seguir, se disminuirán las averías que se ocasionan a los productos
detergentes y se lograran controlar.

se observó que son muchas las falencias que hay en el momento y más que todo
es por la falta de capacitación y conciencia de las trabajadores de la compañía,
además no se cuenta con un excelente procedimiento el cual nos permita reducir
las averías de manera considerable.

Al hacer unas capacitaciones más seguidas el personal aumentara la productividad

porque se le generaría más sentido de pertenencia lo cual se reflejara al momento
de realizar sus tareas diarias.

Se requiere el compromiso y dedicación de todos los involucrados en el proceso,

así como las opiniones de mejora que puedan aportar.

44
 13 RECOMENDACIONES

Las siguientes recomendaciones se deben de tener siempre presentes y se deben

de llevar a cabo en el proceso de alistamiento y así lograr tener mejores resultados.

 Tener una buena comunicación entre los involucrados de la gestión de alistamiento

(operario), en este caso, el operario que es el encargado de utilizar las
herramientas y el jefe del proceso, que será el encargado de tomar los pedidos y
verificar los mismos.
 Implementar un proceso de alistamiento en la bodega debido a que este proceso
no es claro, incurriendo en excesos de productos averiados y por consiguiente en
el vencimiento de los alimentos.
 Contratar una persona experimentada, para que realice el debido proceso de
recolectar, identificar y dar soluciones y a su vez clasificarlas por los diferentes
tipos de averías.
 Llevar formatos WMS (Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es una
aplicación de software que da soporte a las operaciones diarias de un almacén.
Los programas WMS permiten la gestión centralizada de tareas, como el
seguimiento de los niveles de inventario y la ubicación de
existencias.(TechTarget,2005 - 2016 )
 Cada vez que se realice un reproceso de averías y sea llevada físicamente a su
ubicación, sea de entrada o de salida de los productos averiados en la bodega
para controlar dichos movimientos evitando pérdidas y desajustes en el inventario.
 Capacitar al personal involucrado en el proceso de alistamiento y clasificación de
producto junto al jefe del área en el buen manejo de las herramientas tecnológicas,
así garantizar que esta implementación se aplique en la bodega desde ahora en
adelante sin la ayuda de personas ajenas a la misma evitando que se filtre
información de los procesos, inventarios y manejos que se dan ahí.

45
 14 BIBLIOGRAFIA

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