DESARROLLO CURRICULAR GUÍA DE APRENDIZAJE

COMERCIANTES

Juan David Rodriguez Godoy

SENA

Notas del Autor

Juan David Rodriguez Godoy

GIRARDOT, SENA

La correspondencia de este taller debe ser dirigido a Marco Villanueva

SENA
Contacto: jdrodriguez2414@misena.edu.co
 Actividades de Reflexión inicial.

Por tal razón es importante que observe su entorno y responda lo siguiente:

¿Los títulos valores son aplicables a todos los seres humanos?

 Si, por que son unas evidencias que nos sirven para constar operaciones realizadas

¿Qué importancia tiene los documentos comerciales y títulos valores en el hogar?

 Tienen la función de garantizar el patrimonio autónomo de personas naturales o
jurídicas

¿En mi familia, se utilizan permanentemente los documentos comerciales y los títulos

Valores?
 Si se utilizan los títulos valores al realizarse una compra en centro comercial o en
un almacén de cadena

3.2 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

1. Consulte y realice un escrito sobre:

 Reseña histórica de los Títulos valores

Los títulos valores son una parte importante dentro del desarrollo comercial y la
Actividad mercantil y bursátil de toda sociedad y tienen la función de garantizar el
Patrimonio autónomo de las personas naturales y jurídicas.

A través de los tiempos los títulos valores han evolucionado en varios aspectos y esto de
acuerdo a la incursión de la tecnología y de nuevas tendencias en este campo mercantil,
han cambiado desde la forma de negociación hasta la forma tecnológica en que se da
vida a los títulos valores, situaciones que las ha definido el código de comercio a través
de nuevas leyes mercantiles, y a través de la creación y vigilancia de entidades
destinadas a encontrar un desempeño autónomo en la negociación de los títulos valores
llegando al punto de que no es necesario la presencia física de los mismos

Pero igualmente no podemos dejar de lado ciertos títulos valores que adquieren su
importancia por la regulación comercial y la vida practica que ellos tienen como es el
caso de los BONOS, títulos valores que en la actualidad son más comunes y necesarios
de lo que se piensa.

Dentro de este trabajo podemos encontrar aspectos importantes que se desarrollan a

partir de las nuevas leyes mercantiles, nuevas tendencias comerciales, DECEVAL S.A. y
los bonos mercantiles y como están expuestos cada uno de estos temas a la luz de la
actualidad y la regulación legal vigente.
LOS BONOS
Los bonos son definidos en el artículo 752 del código de comercio, como títulos valores
que incorporan una parte alícuota de un crédito colectivo constituido a cargo de una
sociedad o entidad sujetas a la inspección y vigilancia del Gobierno. Éstos son regulados
por los artículos 1.2.4.1 a 1.2.4.46 de la Resolución 400 de 1995 de la Superintendencia
de Valores. Cuando los bonos se colocan por oferta privada, la Superintendencia de
Sociedades ha interpretado que se aplica, en lo que sea pertinente, el Decreto 1026 de
1990, por el cual se modifica el régimen de emisión de bonos y se derogan los Decretos
1998 de 1972 y 1914 de 1983.

La financiación mediante la emisión de bonos funciona de la siguiente manera:

1. Con fundamento en presupuestos y requisitos legales, una compañía decide crear
bonos para captar dinero del público de acuerdo con su objetivo, o metas definidas en la
asamblea.
2. Hecha la oferta de bonos al público por determinada suma de dinero, los adquirentes
individuales de los títulos se convierten en acreedores de la entidad emisora en una
parte alícuota o fraccionada de la totalidad del crédito colecti

 Naturaleza jurídica de los Títulos valores

Teoría contractualista
Para unos, se origina en un negocio bilateral entre el emitente y el tomador. Pero, como
el título-valor está destinado a circular, se modificó la teoría original y se argumentó que
el contrato era entre el emitente y un sujeto indeterminado, incierta persona. Se acusa a
las teorías contractualitas de llevar a la consecuencia inadmisible de que los vicios del
contrato han de repercutir completamente y siempre sobre la obligación caratular y el
derecho que le corresponde, aunque el título se encuentre en poder de un poseedor que
haya sucedido al primer tomador. Además, las teorías contractualitas no explican cómo
el acreedor de la prestación mencionada en el título resulta siendo, casi siempre, un
tercer poseedor con derecho a exigir la prestación caratular sin haber tenido relación
contractual con el emisor del título.

Teoría del negocio unilateral

La teoría del negocio unilateral toma en cuenta el momento en que se origina la
obligación cartular como promesa unilateral, que, según algunos se perfecciona en el
momento de la emisión del título; y según otros, en el momento de la declaración no
receptivita, cuya eficacia está condicionada al hecho de la desposesión. La teoría
unilateral de la emisión, responde al propósito de garantizar a todo acreedor
subsecuente una posición autónoma, y explica en todo caso y de un modo conforme a
las exigencias prácticas y a los principios del derecho, cómo nace, en el caso de un
primer tomador incapaz, el derecho del poseedor subsecuente, aun respecto al
adquiriente por título originario.

Teoría de la legalidad
Sostiene que la obligación literal y autónoma que nace cuando comienza a circular el
título, proviene de la ley.

Posición Mixta
Una posición mixta, que considera que acto de emisión o de creación constituye un
negocio jurídico (contrato de promesa unilateral), productivo de efectos típicos, en
relación al tercero poseedor de buena fe, aparte, desde luego, de las relaciones
inmediatas entre el suscritor y el tomador, que se rigen por el negocio jurídico que dio
origen al título.

 Función Económica de los títulos valores

En el tráfico mercantil la función que cumplen los títulos-valores como

representativos del derecho en ellos incorporados es vital para el desarrollo del
mismo. En efecto, al documentarse en ellos una suma de dinero que puede exigirse
inmediatamente. Como en los cheques, o en un futuro próximo como en la letra de
cambio y cualquier otro título valor de contenido crediticio, o una mercancía que
puede exigirse también en un futuro, facilitan al máximo la circulación del dinero o
de la mercadería respectiva sin necesidad de que aquél o ésta tengan que circular y
transferirse física y materialmente.

 Resumen sobre la ley y el libro que los incorpora

Cada tipo de título valor tiene su propia ley de circulación, que está constituida por
los requisitos que el título reúna legalmente para pasar de una persona a otra en tal
Página 5 de
28
forma que legitime a su tenedor.
Por ello el artículo 647 del Código de Comercio establece que “Se considera tenedor
legitimo del título a quien lo posea conforme a su ley de circulación”.
Las formas de circulación están definidas en los artículos 648,651 y 688 del Código
de Comercio y ellas discriminan los títulos nominativos, a la orden, o al portador,
teniendo que escoger por parte del creador del título una sola de ellas, así que no
puedan existir un título valor que sea simultáneamente “al portador” y “a la orden”.

 Requisitos de cada título valor

LA LETRA DE CAMBIO

REQUISITOS COMUNES TITULOS VALORES.

Articulo 621 c.cio.
Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos valores deberán
llenar los requisitos siguientes:
1. La mención del derecho que en el titulo se incorpora, y
2. la firma de quien lo crea. La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del
creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente
impuesto.
3. lugar y fecha de creación.
REQUISITOS PARTICULARES.
Articulo 671 c.cio.
Además de lo dispuesto en el artículo 621 c.cio. La letra de cambio deberá contener:
1. la orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero.
2. el nombre del girado.
3. La forma de vencimiento,
4. la indicación de ser pagadera a la orden o al portador.

EL CHEQUE

1. La denominación de «cheque» inscrita en el propio documento.

2. La suma de dinero que se ha de pagar (en euros o moneda extranjera admitida a
negociación oficial), expresada tanto en número como en letra (si hay contradicción
entre el importe indicado en número y el indicado en letra, prevalecerá el indicado
en letra; por el contrario, en caso de cheques cuyo importe esté escrito varias veces
por sumas distintas, ya sea en letra o en número, prevalecerá la de menor cantidad).
3. El nombre del obligado al pago, que necesariamente deberá ser un banco o entidad
de crédito en la que el librador tenga fondos.
4. El lugar de pago.
5. La fecha y lugar de emisión del cheque.
6. La firma de quien expide el cheque (librador).

EL PAGARÉ

1. La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero.

2. El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago.
3. La indicación de pagadero a la orden o al portador.
4. La forma de vencimiento.

BONOS

1. Requisitos que pide la superintendencia de valores y seguros para emitir bonos.

2. Inscripción del emisor y de la emisión en la Bolsa
3. Solicitud de La Bolsa de Valores ante la Superintendencia de Valores
4. Para dar trámite a estas dos inscripciones, se necesita:
5. Copias del testimonio de la escritura de constitución del emisor y sus reformas.
6. Nómina de socios o accionistas con su participación dentro del capital de las entidades,
administradores y apoderados administrativos.
7. Los estados financieros de los últimos tres ejercicios, debidamente auditados. En el caso
de
entidades que tengan menos de tres años de existencia, deberán presentar los estados
financieros auditados que posean a la fecha de la solicitud.
8. En caso que el emisor pertenezca a un grupo empresarial deberá proporcionar requisitos
adicionales.
9. En caso que las emisiones de valores se encuentren avaladas por una sociedad que no sea
banco o financiera, esta deberá proporcionar, en su caso, la información antes indicada.
10. En caso de que existan relaciones empresariales, deberá proporcionar la denominación
de las
sociedades relacionadas.
11. Acuerdo de la autoridad competente autorizando la emisión.
12. Clase de valor que se trata de registrar y sus características.
13. Prospecto de emisión.
14. Cuando la emisión se encuentre garantizada con bienes muebles o inmuebles deberán
de
presentarse los documentos que comprueben la existencia, el valúo y el documento de
constitución de garantía.
15. Análisis que sirvió de base a la bolsa para inscribirla emisor o a las emisiones de
valores.
16. La clasificación de riesgo de los valores a registrar, emitida por una clasificadora de
riesgo. En el
caso de acciones, se aceptará la clasificación del emisor.

2. Realice un cuadro sinóptico sobre la clasificación de los títulos valores

3. Cree un glosario en español e inglés con cada uno de los títulos valores.

El cheque, en la medida que se trata de un título valor en el cual va impresa una

orden de pago dirigida por el librador contra el librado, contra el banco, girado a fin de
que se pague la suma determinada de dinero inserta en el documento.

The check, insofar as it is a value security in which a order of payment directed by
the drawer against the drawee, against the bank, rotated in order that the determined
amount of money inserted in the document is paid

El pagaré, pues se trata de una promesa que hace el otorgante del título encaminado a pagar
una suma de dinero,

 The promissory note, it is a promise made by the grantor of the title.to pay a sum of
money,

Los bonos, porque representan una alícuota en un crédito colectivo que permite a su
tenedor obtener el reembolso de una suma determinada.

 Los bonos, porque representan una alícuota en un crédito colectivo que permite a su
tenedor obtener el reembolso de una suma determinada.
El certificado de depósito a término es un título valor de contenido crediticio, ya que le
permite al tenedor obtener la devolución de una suma de dinero por él depositada.

 The term deposit certificate is a security of credit content value, since it allows the
holder to obtain the return of a sum of money deposited by him.

La factura cambiaria de compraventa, en tanto que se trata de un documento librado por

vendedor contra el comprador, encausado a exigirle el pago de la mercancía que le ha
vendido, total o parcialmente.

 The exchange bill of sale, as it is a document issued by seller against the buyer,
accused to demand payment of the merchandise that has sold, in whole or in part.

La factura cambiaria de transporte es igualmente un título valor de contenido crediticio,

librada por el transportador para obtener el pago total o parcial de los fletes causados por el
transporte realizado.

 The transport exchange bill is also a credit content value title, issued by the carrier
to obtain the total or partial payment of the freights caused by the transportation
carried out.

El bono de prenda, como documento expedido por los almacenes generales de depósito, se
enmarca en los títulos valores de contenido crediticio en tanto que incorpora un crédito, con
la única salvedad que dicho crédito se garantiza con prenda de las mercancías depositadas,
es decir, se trata de una prestación principal que le permite a su tenedor cobrar el crédito. El
artículo 757 del Código de Comercio inicio final, indica que en el bono de prenda se
incorpora un crédito prendario sobre las mercancías amparadas por el certificado de
depósito y confiere por sí mismo los derechos y privilegios de la prenda.

 The pledge bond, as a document issued by the general warehouses of deposit, is

framed in the securities of credit content as it incorporates a credit, with the only
exception that said credit is guaranteed with pledge of the deposited merchandise,
that is to say, It is a main benefit that allows your holder to collect the credit. Article
757 of the Commercial Code, final start, indicates that the pledge bond incorporates
a pledge credit on the goods covered by the certificate of deposit and confers by
itself the rights and privileges of the pledge.

4. Elabore un listado de cada uno de los títulos valores y sus diversas clases.

LA LETRA DE CAMBIO
LETRA EN BLANCO: es un efecto privado en el momento de su emisión de uno
Página 9 de
28 o varios de sus requisitos formales, pero al menos con la firma de un obligado cambiario

LETRA INCOMPLETA: antes de estar completa la letra, se pone en circulación

EL CHEQUE
CRUZADO: dos líneas paralelas se trazan en uno de los ángulos superiores del cheque,
indica que el documento no se puede cobrar por la ventanilla del banco, debe ser
consignado

ESPECIALMENTE CRUZADO: cuando entre las líneas dice páguese al primer

beneficiario, que es la única persona que lo puede cobrar

CERTIFICADO: el banco a certificado, a solicitud del girador, que existe suficiente

provisión de fondos

GERENCIA: expedido por el banco, para pagarse por sus propias dependencias, se utiliza
para efectuar pagos en otras ciudades o para ser giros

VIAJERO: lo expide el banco para ser pagadero por la misma entidad bancaria o por sus
sucursales

EL PAGARE
A LA ORDEN: designan a una persona como titular del derecho, a favor de la cual habrá
de satisfacerse. Siempre realizan una función de giro. Este tipo de pagarés permiten que el
legítimo tenedor transmita mediante endoso el pagaré a un tercero.
NOMINATIVOS: sin cláusula a la orden, en este caso la operatoria es similar a la de los
pagarés a la orden.

NOMINATIVOS NO A LA ORDEN: mediante esta fórmula el firmante expresa la

prohibición de que el título sea transmisible mediante endoso, aunque se podrá transmitir
mediante la cesión ordinaria para su cobranza.

SIN VENCIMIENTO: en este caso nos encontramos con un pagaré con vencimiento a la
vista, puesto que tan sólo con la cumplimentación de la fecha de vencimiento al momento
de cobro lo podemos cobrar.

PARA ABONAR EN CUENTA: incluyen una cláusula en su anverso donde se indica que
para su cobro se deberán abonar en cuenta.

FACTURAS
FACTURAS CAMBIARIAS DE COMPRA VENTA: “Factura cambiaria de
compraventa es un título valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al
comprador. No podrá librarse factura cambiaria que no corresponda a una venta
Página 10 de
28 efectiva de mercaderías entregadas real y materialmente al comprador”.

FACTURAS COMERCIALES: Son aquellos documentos que no cumplen con todos

o algunos de los requisitos para ser facturas cambiarias de compra venta, sus derechos se
transfieren mediante la cesión de derechos económicos.

BONOS
Bonos temporales: Se registran al costo. Usualmente se venden antes de que venzan. No se
tiene intención de conservarlos hasta su vencimiento. El precio de venta será determinado
por el precio corriente. Se mantiene al costo hasta que se vendan, no hay necesidad de
amortizar primas y descuentos.

Bonos permanentes: Se registra al costo o precio de compra que es su valor en el mercado

determinado por el riesgo y la tasa de interés establecida comparada con la tasa de interés
(rendimiento) que prevalece en el mercado. O al valor nominal registrando en cuentas
independientes de prima o descuento, el exceso o defecto pagado con relación al valor de
vencimiento. La prima o descuento se amortiza entre el tiempo que media desde la fecha de
adquisición y la de vencimiento. La amortización ajusta el interés que pagan los bonos
adquiridos al interés deseado (generalmente el de mercado).

Bonos en serie: Bonos que el tenedor los adquiere completos, pero paga una parte cada
año.

Bonos redimidos: Bonos devueltos antes de su vencimiento

Bonos de Tesorería: Obligaciones emitidas en moneda nacional por el Tesoro

Público, extendidos al portador y libremente negociables, con el fin de financiar
operaciones del gobierno.
Bonos de Arrendamiento Financiero: Son aquellos emitidos por un banco o empresa
especializada con la única finalidad de financiar las operaciones propias de arrendamiento
financiero. Tienen un plazo de redención no mayor de tres años.

Bonos Subordinados: Son obligaciones emitidas por empresas bancarias y financieras que
pueden ser incorporadas para el cómputo de su patrimonio efectivo (50%). Adicionalmente,
su vida útil no debe ser inferior a cinco años, deben ser emitidos por Oferta Pública, no
pueden ser pagados antes de su vencimiento, ni proceder a su rescate por sorteo. En caso de
situaciones de insolvencia son convertidos en acciones para capitalizar la empresa.

Bonos Corporativos: Aquellos que son emitidos por las empresas para captar fondos que
les permitan financiar sus operaciones y proyectos. Son emitidos a un valor nominal, que en
la mayoría de los casos es pagado al tenedor en la fecha de vencimiento determinada.
Asimismo, el monto del bono devenga un interés que puede ser pagado íntegramente al
vencimiento o en cuotas periódicas.

CERTIFICADO DE DEPÓSITO
Tradicional
Un certificado de depósito tradicional es una cuenta en la que depositas dinero en una
cantidad fija de tiempo y acumulas ganancias de una tasa de interés predeterminada durante
ese período. Tras el final del período de tu CD, puedes retirar el dinero o tomar todo el
dinero y establecer otro CD. Aunque las instituciones financieras por lo general te permiten
realizar depósitos en el CD durante su vigencia
Página 11 de
28 o cuando lo vuelves a establecer, los CD tradicionales conllevan penas significativas por
el retiro anticipado. Las instituciones financieras deben dejar asentadas estas sanciones en
el momento de la compra.

5. De manera gráfica en la herramienta de Excel, elabore y diligencie cada uno de los

títulos valores.

RTA/

6. Determine la importancia de los títulos valores en las organizaciones y en el comercio a

través de una entrevista a un Instructor o experto en el tema diferente al Instructor asignado.

RTA/
  ACTIVIDAD No.2 DOCUMENTOS COMERCIALES

1. Elabore un mapa mental con el término “Documentos Comerciales” y sus tipos.

2. Represente de manera gráfica los antecedentes de los documentos comerciales.

El hombre durante toda su historia, se ha visto en la necesidad de registrar todas sus labores
diarias, utilizando medios como la piedra, trozos de arcilla hasta llegar al papel.

EN PIEDRA ARCILLA
1746 Después su proceso fue mecánico, mediante una máquina de escribir.

(MANUSCRITO 1746) PAPEL

3. Describa cual es la función jurídica, de control, contable e impositiva de los documentos

comerciales.

Función contable: proporciona a la Teneduría de Libros los datos necesarios para efectuar
las registraciones contables.

Función de control: permite individualizar a las personas que intervienen en las

negociaciones, estableciendo sus responsabilidades.

Función jurídica: es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de sus

correspondientes registraciones en los libros de Contabilidad.

Función impositiva: los comprobantes contables cumplen la función no solo de demostrar

lo que expresan los libros, sino también la de justificar lo manifestado en las declaraciones
juradas, y al mismo tiempo para facilitar la fiscalización que se realiza mediante las
inspecciones.
4. Realice un cuadro sinóptico con los documentos comerciales.
5. Elabore un cuadro en Word donde se evidencie las características de cada uno de los
documentos comerciales.
7. Presente un flujo grama del proceso para Factura de Venta a crédito y de contado, uno para
Comprobante de Egreso y uno para Recibo de Caja.
9. Identifique similitudes y diferencias entre los términos: Documentos comerciales,
soportes de contabilidad y títulos valores.

 ACTIVIDAD No.3 ARCHIVO Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Elabore una cartilla sobre que contenga

2. Consulte y realice un mapa conceptual de la Ley General de Archivo

3. Consulte los siguiente en el texto “Organización de Archivos”. Beatriz González de Ríos

y Amparo Sánchez de Laguna. Editorial Norma. 1995. Capítulo 2: Los Archivos
Administrativos, Capítulo 4: Evaluación y selección de los Documentos de Archivo, Capítulo
6: Manejo Automatizado de la Información.

Los documentos al igual que todo ser viviente, tiene un momento de creación Página 19 de
28 (nacimiento), trámite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad), y
destino final, que en el caso de los documentos se presenta de dos formas: destrucción
(muerte) o conservación (recuerdos).

Se divide en 3 fases:

Fase1: denominada también etapa pre archivística o fase de creación de los documentos

Fase2: llamada etapa archivística donde interviene el control y la administración de los

documentos a través de un sistema organizado de archivo

Fase3: es la etapa o edad de la conservación permanente de la documentación con fines de

carácter, administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su
destrucción.
Un documento debe realizar en el cumplimiento la acción administrativa, legal o
informativa del objetivo que lo genero.

La vigencia de un documento puede definirse como aquella fuerza interna que tiene un
documento de archivo para dar testimonio, obligar o informar.

La vigencia se termina en 5 maneras:

1. Por vencimiento del plazo establecido en el documento.

2. Por disposición legal.
3. Por qué se produce un documento que modifica al anterior
4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento
5. Por enterarse de contenido del documento, como el caso de los documentos de carácter
informativo

La selección documental es un proceso que se inicia con la evaluación propiamente dicha y

continua con la elección de los documentos que se han de conservar determinando el
tiempo y lugar de conservación.

Objetivos

 Obtener una corriente fluida de los documentos

 Lograr ahorros sustanciales de la búsqueda de la información
 Dejar paquetes de información completa y coherente para que reflejen claramente
Página 20 de 28 la actividad de la institución productora.

4. Defina el método y el término de duración del archivo contable y no contable en una

organización.

ARCHIVO CONTABLE:

Lo constituye el conjunto de la documentación original, consistente en libros de

contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de contabilización
o de afectación contable, justificativa y comprobatoria del ingreso y gasto públicos, y en su
caso, los autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Forman parte de este
archivo.

ARCHIVOS NO CONTABLES:

Estos se llaman documentos informativos, y son de carácter solamente de soporte. Estos

documentos son los utilizados en los procesos contables y son registrados por su área
respectiva. Estos no afectan ni realizan modificaciones en la contabilidad de nuestra
empresa.
METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO:

Determinan cómo se almacenan, localizan y recuperan los registros de un sistema. La

forma en que se organizan los registros dentro de un archivo en particular, repercutirá en la
agilidad y velocidad de las consultas, es por esto que existen diferentes métodos de
organización donde las necesidades de consultas establecerán la utilización de uno u otro
método.

 ORGANIZACIÓN SECUENCIAL:
 Es una organización que consiste en almacenar y recuperar datos en forma contigua
(uno tras otro). Para acceder al registro n deben procesarse los n-1 registros previos.
Una de las ventajas que ofrece esta organización es el buen aprovechamiento que se
hace del medio de almacenamiento, así como la facilidad (relativa) en su
implementación y el bajo costo de operación al no requerir de un medio de
almacenamiento direccionable. Para leer un archivo secuencial, el sistema siempre
comienza al principio del archivo y lee un registro a la vez hasta llegar al registro
deseado. Los archivos secuenciales no utilizan llaves de registro físico, los registros
se acceden por su orden de aparición en el archivo por medio de una llave de
búsqueda. Se realiza un proceso de comparación y búsqueda continua hasta alcanzar
el final del archivo. Organización de acceso directo

 ORGANIZACION DE ACCESO DIRECTO:

 La organización directa de archivos permite el acceso aleatorio de los registros de
los archivos.

Este método solicita al sistema que establezca dónde se almacena un registro. Los
Página 21 de 28 archivos de acceso directo son archivos con llave. Asocian un
registro con un valor llave específico y un lugar particular de almacenamiento.
Todos los registros se almacenan mediante las llaves en las direcciones en vez de
posiciones; si el programa conoce la llave del registro, puede determinar la
dirección de localización de un registro y recuperarlo en forma independiente de los
demás registros del archivo.

El uso de la llave del registro como la dirección de almacenamiento se llama

direccionamiento directo. El direccionamiento directo debe tener un conjunto de
datos con las siguientes características:

El conjunto de llaves o Las llaves de los registros corresponden con los números de
las direcciones de almacenamiento; existe una dirección de almacenamiento en el
archivo para cada valor real o posible de la llave y no hay valores duplicados de la
llave.
  ORGANIZACIÓN INDEXA:

Este tipo de organización de archivos utiliza archivos de índice separados para

localizar registros. Un archivo secuencial indexado está formado por dos archivos:

 Un archivo que contiene los datos clasificados y ordenados por un campo llave
 Un archivo que tiene una serie de índices utilizados para el acceso de los datos.

 DURACION DE ARCHIVO
Según esta teoría los documentos pasan por tres etapas desde su creación:

Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es

frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina.

Segunda Edad: Los documentos carecen de valor administrativo, pero su

conservación es necesaria ya que tienen un valor legal y/o fiscal y son consultados
con mucha frecuencia por la Administración o los ciudadanos. Forman el Archivo
Intermedio.

Tercera Edad: Los documentos tienen un valor histórico y su consulta se lleva a

cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el Archivo
Histórico.

5. Elabore un crucigrama que referencie la información anterior.

6. Consulte el artículo “Administración y manejo de archivos electrónicos” de autoría de

Carlos Alberto Zapata y elabore un ensayo que fundamente su opinión frente al manejo de
los archivos electrónicos en las organizaciones.

 ACTIVIDAD No.4 SIMULACIÓN

Diligencie los documentos comerciales que soportan los siguientes hechos económicos de
la empresa Hoyos Rodríguez Ltda., identificada con el NIT 890.704.481-9, dedicada a
comprar y vender prendas de vestir para la familia, ubicada en la Avenida 28 carrera 18-22
del Barrio Piedra Pintada de la ciudad de Ibagué, teléfono 2642580 – 2730698, Gran
Contribuyente, responsable de IVA y con tarifa de ICA de 7/1000:
1. 1 de febrero de 2019. Aportes: Socio Federman Hoyos Medina: Efectivo $38.000.000,
edificio por valor de $357.000.000, vehiculó tipo furgón por valor de $60.000.000
Socia Derly Milena Rodríguez Vargas: Cheque $102.450.000, mercancías por valor de
$43.000.000, Maquina para elaborar cajas y bolsas por valor de $89.000.000
Socio Julián David Arcila Yossa: Efectivo $23.000.000, computadoras por $20.000.000,
equipo de oficina por $55.000.000.

2. 10 de febrero de 2019. Compra de mercancías a Coltejer S.A., por valor de

$48.360.000, IVA $9.188.400, se cancela con cheque No. K293080 de Bancolombia.
 El cheque es consignado en la cuenta del proveedor Noo.109070456 del Banco
Occidente.

3. 11 de febrero de 2019. Venta de mercancía a Almacén La Pinta, por valor de

$100.000.000, IVA %19.000.000, nos cancela en efectivo el 50% y el saldo a un mes
firmándonos una letra.

4. 13 de febrero de 2019. Coltejer omitió el cobro de 10 vestidos cada uno a $120.000

e IVA de $22.800. Los vestidos fueron entregados, pero no facturados en la compra
del 10 de febrero de 2019.

5. 20 de febrero de 2019. El Almacén La Pinta nos cancela en efectivo el saldo

pendiente, la empresa le concede un descuento del 2% sobre el saldo.

6. 25 de febrero de 2019. El banco Bogotá concede un préstamo a la empresa por

valor de $39.000.000 con interese anticipados mensuales de 0,7% e interés moratorio
mensuales de 1%. El crédito se debe pagar en cuotas mensuales de $1.350.000
($890.000 a capital y $460.000 a intereses) durante 2 años.

Actividades de transferencia del conocimiento.

1. Realizar una lista de chequeo donde se evidencie la utilización de los títulos valores
y documentos comerciales en el Ente económico donde está desarrollando el
proyecto formativo.
2. Mediante técnica de observación analice y describa las características de los títulos valores
y los documentos comerciales utilizados por una empresa.

RTA/

3. Con la experiencia de la observación realizada complete las siguientes oraciones

Librador o firmante es...

a. La persona a cuyo favor se libró un cheque. Página 23 de 28

b. El banco contra el cual se libró un cheque y que deberá pagarlo.

c. La persona que ha trasferido mediante endoso.

d. La persona que emite el cheque.

Endosante es...

a. La persona a cuyo favor se libró un cheque.

b. El banco contra el cual se libró un cheque y que deberá pagarlo.

c. La persona que ha trasferido mediante endoso.

d. La persona que emite el cheque.

Girador o pagador es...

a. La persona a cuyo favor se libró un cheque.

b. El banco contra el cual se libró un cheque y que deberá pagarlo.

c. La persona que ha trasferido mediante endoso.

d. La persona que emite el cheque.

Beneficiario es...

a. La persona a cuyo favor se libró un cheque.

b. El banco contra el cual se libró un cheque y que deberá pagarlo.

c. La persona que ha trasferido mediante endoso.

d. La persona que emite el cheque.

4. Verificar y realizar un diagnóstico sobre las condiciones de archivo relacionadas a la

estructura, condiciones ambientales y físicas de los documentos comerciales y los títulos
valores de la empresa.

RTA/

5. Informe al comerciante sobre la relevancia de los documentos comerciales y títulos

valores.