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Manual de Gestión
De la Calidad
NCh2728:2015
CONTENIDO
1. Introducción .......................................................................................................................................... 4
1.1 Alcance y Campo de Aplicación ................................................................................................ 4
1.2 Sistema de Calidad Electrónico ................................................................................................. 5
2. Referencias.............................................................................................................................................. 5
2.1 Referencias Normativas.............................................................................................................. 5
2.2 Términos y definiciones .............................................................................................................. 5
3. Antecedentes del OTEC y Planificación Estratégica ...................................................................... 6
3.1 Antecedentes del OTEC ............................................................................................................. 6
3.2 Planificación Estratégica ................................................................................................................. 6
3.2.1 Misión .............................................................................................................................................. 7
3.2.2 Visión ............................................................................................................................................... 7
3.2.3 Análisis FODA ................................................................................................................................ 7
4. Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad .................................................................................... 11
4.1 Requisitos generales ..................................................................................................................... 11
4.2 Requisitos de la documentación .............................................................................................. 12
4.2.1 Generalidades .............................................................................................................................. 12
4.2.2 Manual de Calidad ....................................................................................................................... 13
4.2.3 Control de Documentos .............................................................................................................. 14
4.2.4 Control de Registros de Calidad ................................................................................................ 14
5. Responsabilidad de la Dirección ..................................................................................................... 15
5.1 Compromiso de la dirección ......................................................................................................... 15
5.2 Enfoque al usuario ..................................................................................................................... 15
5.3 Política de la Calidad ................................................................................................................. 16
5.4 Planificación .................................................................................................................................... 18
5.4.1 Objetivos de la Calidad ......................................................................................................... 18
5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad ......................................................... 19
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación ........................................................................ 19
5.5.1 Responsabilidad y autoridad ................................................................................................ 19
5.5.2 Representante de la Dirección ............................................................................................. 19
5.5.3 Comunicación Interna ........................................................................................................... 20
5.6 Revisión de la Dirección ........................................................................................................... 20
6. Gestión de Recursos ......................................................................................................................... 21
6.1 Provisión de Recursos .............................................................................................................. 21
6.2 Recursos Humanos ................................................................................................................... 21
6.2.1 Generalidades ........................................................................................................................ 21
6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Capacitación ......................................................... 22
6.3 Infraestructura..................................................................................................................................... 22
6.4 Ambiente de Trabajo ................................................................................................................. 24
6.5 Recursos Financieros................................................................................................................ 24
7. Realización del servicio de capacitación ........................................................................................ 25
7.1 Planificación de la realización del servicio de capacitación .................................................... 25
7.2 Procesos relacionados con el usuario y participante ........................................................... 25
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio de Capacitación ........... 25
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio de capacitación ...................... 26
7.2.3 Comunicación con el usuario, participantes y otras partes interesadas........................ 27
1. Introducción
Nuestro Organismo Técnico de Capacitación es una persona jurídica cuyo único objeto
social es la prestación de servicios de capacitación, lo cual queda de manifiesto en la
escritura pública de constitución societaria suscrita el día xx del mes xxxx del año xxxx en
la notaría xxxxxxxxxx.
El presente Manual es usado como medio para establecer los lineamientos internos bajo
los cuales es controlada la planificación y ejecución de nuestros servicios de capacitación,
bajo los requerimientos de las norma NCh 2728:2015.
2. Referencias
Para los propósitos de este Manual de Calidad se aplican los términos y definiciones
indicados en la Norma NCh2728:2015 y adicionalmente los siguientes:
Parte Interesada: Persona, institución o grupo que tiene un interés en el desempeño del
OTEC, como por ejemplo asociaciones gremiales, el organismo de certificación, OTIC y
SENCE, entre otras.
Historia:
En un primer párrafo explicar cuáles son las motivaciones que llevan a crear este
OTEC.
Para todos los anteriores Objetivos Estratégicos existe al menos un indicador de control,
al cual se hace seguimiento, medición y control, con el fin de asegurar el logro de su meta
en función de la ejecución de Planes de Acción los cuales se generan a partir del Análisis
FODA que se presenta en el punto 3.2.3 de este manual.
La evidencia de la gestión y control de estos objetivos se realiza por medio del GESTOR
PLUS ERP / Indicadores y Gráficos / Indicadores.
3.2.1 Misión
Nuestra misión es…Indicar cuál es el propósito u objetivo del OTEC debes estar alineada
a la Política de Calidad. Ejemplo: “Nuestra Misión es Fortalecer el rendimiento laboral de
los trabajadores con el fin de que estos sean un factor de éxito en el desempeño de los
procesos organizacionales en los cuales intervienen”.
3.2.2 Visión
Nuestra visión es…Indicar como se visualiza el OTEC en 10 años más respecto al logro
de su misión. Ejemplo: “Seremos reconocidos como un aliado estratégico en el éxito de
nuestras empresas clientes, esto al contribuir al logro de sus objetivos empresariales”.
Hemos desarrollado un FODA que tiene como fin detectar situaciones o escenarios, tanto
desde el Foco interno (Fortaleza y Debilidades) como desde el Foco externo
(Oportunidades y Amenazas), que pudiesen afectar en positivo o negativo el logro de las
metas para los indicadores de los objetivos. Todo lo anterior con el fin de proponer
acciones que disminuyan la ocurrencia de esas situaciones no deseados o acciones que
aseguran la mantención de un escenario positivo.
Acción Propuesta
Objetivo Indicador Foco FODA Detección Poner en () el año de compromiso para asegurar cada
acción propuesta, esto en un horizonte de 5 años.
Experiencia de los Asegurar que toda nueva reglamentación que
profesionales que pueda afectar la relación con los clientes o la
Fortaleza forman la otec ejecución de los cursos es de conocimiento y
manejo de nuestro equipo humano.
Falta de Revisar material existente en sitio web del
conocimientos de sence y de ser necesario contratar una
nuestro personal capacitación a un experto de otro otec.
Debilidad respecto al sistema
de la asistencia
Evaluación Final digital
de la Actividad Alta variedad en el Disponer de un listado de 3 proveedores
Meta 2019: ≥85%
mercado de oferta ofrezcan variedad de servicios en aquellas
Meta 2020: ≥86%
Meta 2021: ≥87% para servicios de regiones definidas como claves.
Oportunidad diseño e impresión
de material
didáctico
Relatores con poca Entregar competencias a relatores claves en
capacidad para temas relativos a movimiento dentro de una
transmitir sala, uso de la voz para destacar aspectos y
Amenaza
conocimientos de técnicas para lograr la atención de los alumnos.
Asegurar la forma dinámica que Reforzar las habilidades blandas de los
Calidad en los permita tener atento relatores
servicios de a los alumnos
capacitación Retroalimentación Realizar evaluaciones de los distintos servicios
con nuestros ofrecidos por la otec en la realización del curso
clientes y
participantes de los
Fortaleza
cursos
Relatores externos Realizar evaluaciones de Relatores previa
poco contratación y dejar clausuras en contrato
comprometidos donde su remuneraciones se vean afectadas
Debilidad ante una mala calificación
Tasa de Contamos con red Capacitaciones previas de habilidades blandas
Reclamos de relatores de los posibles relatores disponibles que
Meta 2019: ≤0.05 Oportunidad
reconocidos con cuente la otec
Meta 2020: ≤0.04
Meta 2021: ≤0.03
amplia experiencia
Los participantes Realizar dinámicas efectivas, donde la
del curso sientan participación al curso sea agradable, logrando
obligados a que los participantes se sientan premiados por
Amenaza realizarlos por sus estar realizando el curso
empleadores, no
teniendo deseos de
estar en el curso
Eficiencia Relatores que Ofrecer relatores con amplia experiencia y
Asegurar la Comercial
Fortaleza
forman parte de la renombre
Las acciones propuestas para cada Indicador se registran por medio del GESTOR PLUS
ERP / Indicadores y Gráficos / Indicadores.
Durante la revisión gerencial, revisar 5.6 de este Manual, se hará un seguimiento al logro
de las metas establecidas para el año en curso y a la ejecución de las Acciones
Propuestas, es pos del aseguramiento de dichas metas. En esta revisión la Planificación
Estratégica puede ser modificada, esto dado cambios en las metas o las acciones
propuestas, a raíz de la evolución de las mismas y el análisis FODA.
Nuestro OTEC:
a) Demuestra la ejecución de todos los procesos declarados dentro de nuestro
sistema de gestión de la calidad, lo cual implica la ejecución de servicios de
capacitación y el cumplimiento de los requisitos legales.
b) Identifica los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su
aplicación en nuestro organismo. Revisar Documento DI-01/Hoja Mapa.
c) Determina la secuencia e interacción de los procesos. Revisar Documento DI-
01/Hoja Mapa.
d) Determina para cada proceso los criterios y métodos necesarios para asegurar su
eficaz operación y control. Revisar Documento DI-01/Hoja Matriz
e) Asegura la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la
operación y seguimiento de los procesos. Documento DI-01/Hoja Matriz
f) Realiza seguimiento, medición y análisis para cada proceso. Documento DI-
01/Hoja Matriz y módulo de Indicadores y Gráficos (GESTOR PLUS ERP /
Indicadores y Gráficos).
g) Implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados en
cada proceso y así mejorarlos continuamente.
h) Gestiona los procesos de acuerdo con los requisitos de esta norma.
i) En caso de contratar externamente cualquier proceso que afecte a la conformidad
del servicio con los requisitos del usuario, participante y de otras partes
interesadas, asegura el control todo de dicho proceso.
4.2.1 Generalidades
a) Lograr la conformidad con los requisitos del usuario, participantes y otras partes
interesadas, junto con la mejora de la calidad del servicio entregado.
b) Proveer la información apropiada.
c) Gestionar la información y la trazabilidad.
d) Proporcionar evidencia objetiva.
e) Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la calidad.
a) El alcance del sistema de gestión de la calidad (véase punto 1.1 de este manual).
b) Referencia a los procedimientos documentados establecidos para el sistema de
gestión de la calidad.
c) Una descripción de la interacción de los procesos del sistema de gestión de la
calidad, la cual se muestra en el Documento DI-01.
5. Responsabilidad de la Dirección
Nuestro Director, apoyándose en sus colaboradores, asegura que los requisitos del
usuario se determinan (revisar 7.2.1 de este manual) y son cumplidos con la finalidad de
lograr la satisfacción del usuario, participante y otras partes interesadas (revisar punto
8.2.1 de este manual).
La política de la calidad y los objetivos de calidad los establecemos para contar con
puntos de referencia para la dirección estratégica de nuestro OTEC. Ambos determinan
nuestros resultados deseados y nos ayudan a aplicar los recursos que poseemos para
lograrlos. Nuestra política de la calidad nos brinda un marco de referencia para el
establecimiento y revisión de nuestros objetivos de la calidad.
a. Al personal directo por medio de una capacitación que tiene como fin
conocerla y comprenderla. Este hecho queda registrado en la ficha de
capacitación de cada miembro de la organización (ver Procedimiento
PA-02 y GESTOR PLUS ERP módulo Gestor RR HH / Plan de
Capacitación).
Versión: 00
Fecha Emisión: 29-09-2017
1. Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de la calidad y con la legislación
vigente.
4. Cumplir con los objetivos establecidos para cada uno de las actividades de
Capacitación en términos de costo, plazo y calidad.
5. Asegurar que todos los empleados sean competentes para cumplir con sus
obligaciones y responsabilidades y reciban la capacitación adecuada.
______________
Director
(Poner firma)
5.4 Planificación
Nuestra Dirección establece anualmente los objetivos de la calidad los cuales deben ser
consistentes con la Planificación Estratégica (ver punto 3.2 de este manual) y Política
de Calidad (ver punto 5.3 de este manual) definidas, junto con conducir la mejora del
desempeño de nuestro OTEC.
Nuestro Director con el apoyo del Encargado de calidad, aseguran que los objetivos de la
calidad se gestionan en cuanto a su seguimiento, medición y control, esto gracias al uso
del módulo de Indicadores y Gráficos (GESTOR PLUS ERP / Indicadores y Gráficos).
Los objetivos de calidad se revisan al menos una vez al año antes de la revisión por la
dirección.
El Director, con el apoyo del Encargado de calidad, planifica nuestro sistema de gestión
de la calidad. Esto implica que asegura:
La planificación se evidencia por medio del módulo Gestor de Calidad (GESTOR PLUS
ERP/Gestor de Calidad / Planificación SGC).
Nuestra Dirección por medio del organigrama funcional (ver DI-03) y la descripción de
cargos (ver DI-04) aseguran que las responsabilidades y autoridades están definidas y
documentadas.
Nuestro Director ha establecido que el medio más efectivo para la comunicación diaria de
nuestro OTEC es el correo electrónico, luego todo correo electrónico que evidencie dicha
comunicación debe gestionarse como un registro según lo dispuesto en el punto 4.2.4 de
este manual. Esto afecta a todo nuestro personal ya sea contratado o a honorarios.
Nuestro Director, a lo más cada 12 meses, lidera la ejecución de la revisión del sistema de
gestión de la calidad, esto para asegurar su continua conveniencia, adecuación y eficacia.
Esta revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de
efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política de la
calidad y los objetivos de la calidad.
6. Gestión de Recursos
Nuestra Dirección asegura que los recursos esenciales para la implementación de nuestra
estrategia y del sistema de gestión de la calidad han sido identificados y se encuentran
disponibles oportunamente, esto con el fin del logro de nuestros objetivos de la calidad y
de los requerimientos de nuestros usuarios, participantes y otras partes interesadas.
Para asegurar que los recursos estén disponibles en cantidad y oportunidad, nuestra
Dirección genera durante el primer mes del año la estructura presupuestaria, revisar 6.5
de este manual.
6.2.1 Generalidades
b) Determina las brechas del personal con respecto a las competencias definidas
para el cargo.
d) Cuando es aplicable, entrega formación o toma otras acciones para lograr la cerrar
la brecha de competencia.
Para cada miembro de nuestro OTEC poseemos una carpeta con su documentación esto
se archiva en forma electrónica o físico en Archivador Recursos Humanos o ver GESTOR
PLUS ERP módulo Gestor RRHH / Registro de personal.
6.3 Infraestructura
a) Controlar el uso del equipamiento durante la ejecución del curso, esto por medio
del GESTOR PLUS ERP módulo gestor de cursos/ cursos actuales / detalles /
planificación de actividades.
b) Analizar las encuestas de reacción que se toman a los participantes de la actividad
(ver Procedimiento PE-02). En caso de existir una mala evaluación a los puntos
asociados se debe levantar la acción correctiva necesaria.
Para la mantención de nuestros equipos y/o instalaciones, claves para la ejecución de los
cursos, realizamos actividades de mantención preventiva con la finalidad de evitar su falla.
Para esto utilizamos módulo gestor logística /manejar equipos, que permite verificar la
mantención. Es de responsabilidad del Encargado de la Gestión de Ejecución.
Para esto planificamos al menos una semana antes de la Revisión por la Dirección una
reunión liderada por el Director y en la cual deben participar todas las personas que
trabajan en aspectos administrativos del OTEC, incorporando a representantes de los
relatores, esto con el fin de determinar aspectos que afectan la normal ejecución de sus
actividades. Lo anterior permitirá proponer acciones para entregar a los empleados y
relatores un ambiente de trabajo que permita elevar sus potencialidades, comprometerse
con el éxito del sistema de Calidad. Esto se registra en el documento DI-022 Informe
Reunión Ambiente de Trabajo Empleados y Relatores.
Controlar el ambiente de trabajo durante la ejecución del curso, esto por medio de las
diferentes etapas del módulo gestor de cursos.
Para asegurar que los recursos estén disponibles en cantidad y oportunidad, nuestra
Dirección genera durante el primer mes del año la estructura presupuestaria. Esta
estructura presupuestaria determina los costos fijos mensuales en función de los recursos
identificados, permitiendo estimar los ingresos necesarios para funcionar adecuadamente.
Además para controlar los flujos monetarios durante la operación se trabaja con el flujo de
caja real (GESTOR PLUS ERP / Módulo Gestor Financiero / Flujo de Caja), el cual es
alimentado con los ingresos de las facturas emitidas por los servicios ejecutados durante
el año (ver GESTOR PLUS ERP módulo Gestor Financiero / ingresos) y los egresos
asociados a la operación (ver GESTOR PLUS ERP módulo Gestor Financiero /
egresos).
Por otra parte realizamos una revisión financiera cada 12 meses para la cual poseemos
información financiera contable asociada a balances, flujos de caja y la facturación total
del periodo de doce meses.
o Normativas vigentes.
o Bases de licitación.
o Licencias requeridas para que el participante se desempeñe laboralmente.
o Normas de igualdad de oportunidades e inclusión social de personas con
discapacidad.
o Otras aplicables.
En caso de que lleguen a cambiarse los requisitos del servicio, nos aseguramos que la
documentación correspondiente se actualiza también, y que el personal correspondiente
es informado de los cambios de los requisitos.
e) La declaración de deberes y derechos de los participantes y del OTEC, esto por medio
del Documento Reglamento del Participante DI-010.
a) El currículo y medios de evaluación con el fin de reflejar que son apropiados para los
objetivos y los resultados de aprendizaje especificados.
b) La selección de métodos de aprendizaje, incluyendo el aprendizaje autónomo cuando
corresponda, que respondan a las competencias y requisitos del currículo y a las
particularidades de los participantes.
c) La información para la selección del Relator, la información para las compras y
contrataciones y entrega del servicio.
d) Los criterios para la aceptación del servicio.
e) Las características del servicio que son esenciales para su entrega segura y correcta.
f) Las funciones y responsabilidades de las partes interesadas como tambien, el
seguimiento y evaluación de las actividades de capacitación.
a) Evaluar la capacidad del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos del usuario,
participantes y otras partes interesadas.
b) Identificar problemas en el diseño y desarrollo y proponer las acciones necesarias
para su mejora.
Realizamos verificaciones para asegurar que los resultados del diseño y desarrollo
satisfacen los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo.
Realizamos la validación del diseño y desarrollo para confirmar que el diseño y desarrollo
de la actividad de capacitación resultante, es capaz de satisfacer los requisitos del
usuario, participantes y otras partes interesadas.
7.4 Compras
Controlamos el proceso de compra de tal manera que aseguramos que las adquisiciones
realizadas cumplen con los requisitos de compra especificados. Según nuestro sistema de
gestión de calidad nuestros relatores se consideran como proveedores, por ser externos a
la organización.
Según el impacto o efecto que tienen las adquisiciones sobre la ejecución de actividades
de capacitación y sus resultados, se ha establecido el tipo y alcance del control a ejercer
tanto al proveedor, como al producto o servicio adquirido.
Por lo anterior hemos definido los criterios que se aplican para la selección, evaluación y
re-evaluación periódica de los proveedores, registrando dichas evaluaciones, así como
acciones subsecuentes.
En el caso que esta actividad se realice en dependencias del proveedor, se debe informar
esto en la información de compra junto con el método de liberación de dicho producto o
servicio.
Validamos todo proceso de prestación del servicio de capacitación, esto para demostrar la
capacidad del proceso de capacitación para alcanzar los resultados planificados.
Identificamos las responsabilidades con relación a los bienes y otros activos de propiedad
del usuario, participantes y otras partes interesadas que se encuentren bajo nuestro
control, esto a fin de proteger su valor.
Por ello protegemos y cuidamos dicha propiedad mientras esté bajo el control y/o uso
nuestro y en caso de daños, pérdidas o no fuera adecuado para su aplicación, se registra
la situación y se comunica a fin de tomar las acciones necesarias.
Aseguramos que cada vez que utilicemos un equipo de seguimiento y medición en los
servicios de capacitación estos serán:
8.1 Generalidades
Nuestro OTEC define en punto 8.2.3 de este manual cómo medimos el comportamiento
de nuestros procesos.
Los responsables de cada una de las áreas que se estén auditando conocen la
importancia de tomar acciones rápidas sin pérdidas de tiempo, para eliminar las no
Medimos todos los procesos que se hayan ejecutado en el periodo. Para eso utilizamos el
Gestor ERP módulo de indicadores y gráficos, el cual facilita el análisis permanente
del comportamiento de estos procesos respecto al cumplimiento de los indicadores
propuestos. Si no se cumple con la meta del indicador del proceso o existen antecedentes
suficientes para detectar problemas se debe levantar la no conformidad respectiva y
realizar la acción correctiva o preventiva necesaria, implicando incluso la reestructuración
de dicho proceso de acuerdo a nuestros objetivos.
Al término de toda actividad de capacitación realizamos una evaluación global del curso
que tiene como finalidad analizar el comportamiento de todos los procedimientos
involucrados en una actividad de capacitación. Para esto se evalúan el cumplimiento de
objetivos e indicadores de desempeño. Ver Gestor ERP módulo gestor de cursos/
cursos actuales / detalles / cierre de la actividad.
Aseguramos que el servicio de capacitación que no sea conforme con los requisitos del
usuario, participantes y otras partes interesadas, se identifica y controla para prevenir su
entrega no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas
con el tratamiento del servicio no conforme están definidas en el Procedimiento servicio
no conforme (PC-04) y se evidencia por el uso del Gestor ERP módulo gestor de
calidad / control servicio no conforme.
a) La satisfacción del usuario, participante y otras partes interesadas (ver 8.2.1 de esta
manual).
b) La conformidad con los requisitos del servicio de capacitación (ver 7.2.1 de esta
manual).
c) Las características y tendencias de los procesos, incluyendo las oportunidades para
llevar a cabo acciones preventivas.
d) La conformidad con los proveedores y relatores.
e) El nivel de aprendizaje de los participantes.
f) La conformidad con las metas propuestas para los objetivos de la calidad.
Para mejorar el análisis de datos nuestro sistema permite obtener múltiples gráficos junto
con entregar semáforos asociados a todos los indicadores de control.
8.5 Mejora
Tomamos acciones para eliminar la causa de las no conformidades con objeto de prevenir
que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las
no conformidades encontradas. Contamos con el Procedimiento para la detección de
no conformidades, Acciones correctivas y preventivas (PC-03) para definir los
requisitos para revisar las no conformidades; determinar las causas de las no
conformidades, evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir, determinar e implementar las acciones necesarias,
registrar los resultados de las acciones tomadas y revisarla eficacia de las acciones
correctivas tomadas.
Dejamos registros de esta actividad en Gestor ERP módulo gestor de Calidad / Control
Acciones de Mejora.
Dejamos registros de esta actividad en Gestor ERP módulo gestor de Calidad / Control
Acciones de Mejora.
Nuestra Dirección nos compromete a que durante la revisión por la dirección (ver 5.6 de
este manual) y durante la Evaluación Interna del Curso (ver procedimiento PE-02), se
den las instancias para realizar un análisis de los resultados del sistema y a partir de
estos proponer acciones preventivas.