Sei sulla pagina 1di 38

MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 1 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Manual de Gestión
De la Calidad
NCh2728:2015

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 2 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

CONTENIDO

1. Introducción .......................................................................................................................................... 4
1.1 Alcance y Campo de Aplicación ................................................................................................ 4
1.2 Sistema de Calidad Electrónico ................................................................................................. 5
2. Referencias.............................................................................................................................................. 5
2.1 Referencias Normativas.............................................................................................................. 5
2.2 Términos y definiciones .............................................................................................................. 5
3. Antecedentes del OTEC y Planificación Estratégica ...................................................................... 6
3.1 Antecedentes del OTEC ............................................................................................................. 6
3.2 Planificación Estratégica ................................................................................................................. 6
3.2.1 Misión .............................................................................................................................................. 7
3.2.2 Visión ............................................................................................................................................... 7
3.2.3 Análisis FODA ................................................................................................................................ 7
4. Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad .................................................................................... 11
4.1 Requisitos generales ..................................................................................................................... 11
4.2 Requisitos de la documentación .............................................................................................. 12
4.2.1 Generalidades .............................................................................................................................. 12
4.2.2 Manual de Calidad ....................................................................................................................... 13
4.2.3 Control de Documentos .............................................................................................................. 14
4.2.4 Control de Registros de Calidad ................................................................................................ 14
5. Responsabilidad de la Dirección ..................................................................................................... 15
5.1 Compromiso de la dirección ......................................................................................................... 15
5.2 Enfoque al usuario ..................................................................................................................... 15
5.3 Política de la Calidad ................................................................................................................. 16
5.4 Planificación .................................................................................................................................... 18
5.4.1 Objetivos de la Calidad ......................................................................................................... 18
5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad ......................................................... 19
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación ........................................................................ 19
5.5.1 Responsabilidad y autoridad ................................................................................................ 19
5.5.2 Representante de la Dirección ............................................................................................. 19
5.5.3 Comunicación Interna ........................................................................................................... 20
5.6 Revisión de la Dirección ........................................................................................................... 20
6. Gestión de Recursos ......................................................................................................................... 21
6.1 Provisión de Recursos .............................................................................................................. 21
6.2 Recursos Humanos ................................................................................................................... 21
6.2.1 Generalidades ........................................................................................................................ 21
6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Capacitación ......................................................... 22
6.3 Infraestructura..................................................................................................................................... 22
6.4 Ambiente de Trabajo ................................................................................................................. 24
6.5 Recursos Financieros................................................................................................................ 24
7. Realización del servicio de capacitación ........................................................................................ 25
7.1 Planificación de la realización del servicio de capacitación .................................................... 25
7.2 Procesos relacionados con el usuario y participante ........................................................... 25
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio de Capacitación ........... 25
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio de capacitación ...................... 26
7.2.3 Comunicación con el usuario, participantes y otras partes interesadas........................ 27

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 3 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

7.3 Diseño y desarrollo de la actividad de capacitación ............................................................. 27


7.3.1 Planeación del diseño y desarrollo...................................................................................... 27
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo de las actividades de capacitación
28
7.3.3 Resultados del diseño ........................................................................................................... 28
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo de la actividad de capacitación ................................... 28
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo de la actividad de capacitación ............................. 29
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo de la actividad de capacitación ................................ 29
7.3.7 Control de cambios del diseño y desarrollo de la actividad de capacitación ................ 29
7.4 Compras ...................................................................................................................................... 29
7.4.1 Proceso de compras.............................................................................................................. 29
7.4.2 Información de las compras ................................................................................................. 30
7.4.3 Evaluación de las compras................................................................................................... 30
7.4.4 Verificación de los productos comprados........................................................................... 30
7.5 Prestación del servicio de capacitación.................................................................................. 31
7.5.1 Control de la ejecución del servicio de capacitación ....................................................... 31
7.5.2 Validación de los procesos de prestación del servicio de capacitación ........................ 31
7.5.3 Identificación y trazabilidad .................................................................................................. 32
7.5.4 Propiedad del usuario, participantes y otras partes interesadas ................................... 32
7.5.5 Preservación del material e insumos asociados al servicio de capacitación ................ 32
7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición ......................................................... 32
8. Medición, Análisis y Mejora .............................................................................................................. 33
8.1 Generalidades ................................................................................................................................ 33
8.2 Seguimiento y medición ............................................................................................................ 34
8.2.1 Satisfacción del usuario y participante ............................................................................... 34
8.2.2 Auditoría interna ..................................................................................................................... 34
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos ........................................................................... 35
8.2.4 Seguimiento y medición del servicio de capacitación ...................................................... 35
8.3 Control del servicio no conforme ............................................................................................. 36
8.4 Análisis de datos ........................................................................................................................ 36
8.5 Mejora .......................................................................................................................................... 37
8.5.1 Mejora continua ...................................................................................................................... 37
8.5.2 Acción correctiva .................................................................................................................... 37
8.5.3 Acción preventiva ................................................................................................................... 38

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 4 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

1. Introducción
Nuestro Organismo Técnico de Capacitación es una persona jurídica cuyo único objeto
social es la prestación de servicios de capacitación, lo cual queda de manifiesto en la
escritura pública de constitución societaria suscrita el día xx del mes xxxx del año xxxx en
la notaría xxxxxxxxxx.

Nuestra organización realiza acciones de capacitación destinadas a empresas,


organizaciones, personas naturales y trabajadores en general. Estas acciones se diseñan
y ejecutan a solicitud de las empresas, organizaciones y partes interesadas, o diseñadas
y ejecutadas por la propia iniciativa de nuestro organismo.

Deseamos demostrar nuestra capacidad y compromiso para proporcionar servicios de


capacitación que satisfagan y aumenten la satisfacción de todos nuestros clientes y partes
interesadas, esto por medio de la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad, el cual
se sustenta en un Enfoque de Procesos clave para el desarrollo, implementación y mejora
continua de su eficacia.

Nuestro organismo mantiene documentado su sistema de calidad de acuerdo a lo descrito


en este manual y se apoya en una aplicación web que nos permite manejar de forma
eficiente la información que generamos.

El presente Manual es usado como medio para establecer los lineamientos internos bajo
los cuales es controlada la planificación y ejecución de nuestros servicios de capacitación,
bajo los requerimientos de las norma NCh 2728:2015.

1.1 Alcance y Campo de Aplicación

Este Manual establece los requisitos para la implementación de nuestro sistema de


gestión de la calidad, lo cual nos permite:

a) Disponer de información relevante que servirá de apoyo para la toma de


decisiones estratégicas.
b) Orientar nuestra gestión hacia la satisfacción del usuario, participante y otras
partes interesadas de las actividades de capacitación que ejecutemos.
c) Definir y orientar las competencias de nuestro personal.
d) Generar periódicamente información de nuestros resultados financieros.
e) Documentar nuestro proceso de negocio de realización del servicio de
capacitación.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 5 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

El alcance de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad involucra a los procesos de


diseño de la propuesta, planificación, ejecución, control y cierre, los cuales
permiten la entrega eficaz de los servicios de capacitación que desarrollamos en las
áreas de: xxxxxx (ver solicitud de postulación a SENCE) y bajo la modalidad de
capacitación XXXX (presencial, e-learning, entre otros) para clientes que ejecutan
actividades asociadas a las áreas de XXXXX.

1.2 Sistema de Calidad Electrónico

Para mejorar la gestión documental de nuestro Sistema de Gestión de Calidad nuestra


empresa se apoya en la aplicación proporcionada en el sitio web www.redcapacitación.cl

2. Referencias

2.1 Referencias Normativas

Como referencia normativa se utiliza la Norma NCh2728:2015.

2.2 Términos y definiciones

Para los propósitos de este Manual de Calidad se aplican los términos y definiciones
indicados en la Norma NCh2728:2015 y adicionalmente los siguientes:

Cliente: se ocupa como sinónimo de usuario.

Parte Interesada: Persona, institución o grupo que tiene un interés en el desempeño del
OTEC, como por ejemplo asociaciones gremiales, el organismo de certificación, OTIC y
SENCE, entre otras.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 6 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

3. Antecedentes del OTEC y Planificación Estratégica

3.1 Antecedentes del OTEC

Historia:

En un primer párrafo explicar cuáles son las motivaciones que llevan a crear este
OTEC.

En un Segundo Párrafo indicar la fecha de conformación legal de la sociedad, y


quienes son los socios.

En un tercer párrafo indicar cuáles serán las principales áreas de focalización de


cursos del OTEC.

3.2 Planificación Estratégica

Nuestra planificación estratégica nos permite asegurar, para un horizonte de 5 años, la


implementación de acciones en pos de garantizar el logro de nuestra política de calidad
(ver punto 5.3 de este manual), de nuestra misión y visión y de nuestros objetivos de la
Calidad (ver punto 5.4.1 de este manual). Estos últimos claves para hacer seguimiento,
medición y control de esta planificación.

Nuestra planificación estratégica considera los siguientes Objetivos Claves:

a) Asegurar la Calidad en los servicios de capacitación. Para asegurar su control


existen los siguientes indicadores de control:
(i) Evaluación Final de la Actividad. Indicador: Nota promedio ponderada
obtenida de las evaluaciones de participantes, cliente y organismo en todos los
cursos ejecutados.
(ii) Tasa de Reclamos. Indicador: Número de reclamos / total de cursos
ejecutados

b) Asegurar la Participación en el mercado. Para asegurar su control existen los


siguientes indicadores de control:
(i) Eficiencia Comercial. Indicador: N° propuestas aceptadas / Total
propuestas enviadas
(ii) Crecimiento del Negocio. Indicador: N° de requerimientos por año.

c) Asegurar la Estabilidad financiera.


(i) Flujo de Caja Acumulado. Indicador: Sumatoria acumulada de la
diferencia mensual de los ingresos menos los egresos. Esto de forma anual.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 7 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

(ii) Tasa de Utilidad. Indicador: Tasa de rentabilidad sobre los costos.


Promedio anual en la totalidad de los cursos ejecutados.

d) Asegurar el Mejoramiento del desempeño del OTEC.


(i) Indicador de Proactividad. Indicador: N° de acciones proactivas / N° total
de acciones de mejora realizadas en un año.

Para todos los anteriores Objetivos Estratégicos existe al menos un indicador de control,
al cual se hace seguimiento, medición y control, con el fin de asegurar el logro de su meta
en función de la ejecución de Planes de Acción los cuales se generan a partir del Análisis
FODA que se presenta en el punto 3.2.3 de este manual.

La evidencia de la gestión y control de estos objetivos se realiza por medio del GESTOR
PLUS ERP / Indicadores y Gráficos / Indicadores.

3.2.1 Misión

Nuestra misión es…Indicar cuál es el propósito u objetivo del OTEC debes estar alineada
a la Política de Calidad. Ejemplo: “Nuestra Misión es Fortalecer el rendimiento laboral de
los trabajadores con el fin de que estos sean un factor de éxito en el desempeño de los
procesos organizacionales en los cuales intervienen”.

3.2.2 Visión

Nuestra visión es…Indicar como se visualiza el OTEC en 10 años más respecto al logro
de su misión. Ejemplo: “Seremos reconocidos como un aliado estratégico en el éxito de
nuestras empresas clientes, esto al contribuir al logro de sus objetivos empresariales”.

3.2.3 Análisis FODA

Aseguramos la realización de acciones que logran el cumplimiento de las metas


establecidas para los indicadores de nuestros objetivos estratégicos, los cuales están
alineados a nuestra Misión, Visión y Política de Calidad.

Hemos desarrollado un FODA que tiene como fin detectar situaciones o escenarios, tanto
desde el Foco interno (Fortaleza y Debilidades) como desde el Foco externo
(Oportunidades y Amenazas), que pudiesen afectar en positivo o negativo el logro de las
metas para los indicadores de los objetivos. Todo lo anterior con el fin de proponer
acciones que disminuyan la ocurrencia de esas situaciones no deseados o acciones que
aseguran la mantención de un escenario positivo.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 8 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Acción Propuesta
Objetivo Indicador Foco FODA Detección Poner en () el año de compromiso para asegurar cada
acción propuesta, esto en un horizonte de 5 años.
Experiencia de los Asegurar que toda nueva reglamentación que
profesionales que pueda afectar la relación con los clientes o la
Fortaleza forman la otec ejecución de los cursos es de conocimiento y
manejo de nuestro equipo humano.
Falta de Revisar material existente en sitio web del
conocimientos de sence y de ser necesario contratar una
nuestro personal capacitación a un experto de otro otec.
Debilidad respecto al sistema
de la asistencia
Evaluación Final digital
de la Actividad Alta variedad en el Disponer de un listado de 3 proveedores
Meta 2019: ≥85%
mercado de oferta ofrezcan variedad de servicios en aquellas
Meta 2020: ≥86%
Meta 2021: ≥87% para servicios de regiones definidas como claves.
Oportunidad diseño e impresión
de material
didáctico
Relatores con poca Entregar competencias a relatores claves en
capacidad para temas relativos a movimiento dentro de una
transmitir sala, uso de la voz para destacar aspectos y
Amenaza
conocimientos de técnicas para lograr la atención de los alumnos.
Asegurar la forma dinámica que Reforzar las habilidades blandas de los
Calidad en los permita tener atento relatores
servicios de a los alumnos
capacitación Retroalimentación Realizar evaluaciones de los distintos servicios
con nuestros ofrecidos por la otec en la realización del curso
clientes y
participantes de los
Fortaleza
cursos
Relatores externos Realizar evaluaciones de Relatores previa
poco contratación y dejar clausuras en contrato
comprometidos donde su remuneraciones se vean afectadas
Debilidad ante una mala calificación
Tasa de Contamos con red Capacitaciones previas de habilidades blandas
Reclamos de relatores de los posibles relatores disponibles que
Meta 2019: ≤0.05 Oportunidad
reconocidos con cuente la otec
Meta 2020: ≤0.04
Meta 2021: ≤0.03
amplia experiencia
Los participantes Realizar dinámicas efectivas, donde la
del curso sientan participación al curso sea agradable, logrando
obligados a que los participantes se sientan premiados por
Amenaza realizarlos por sus estar realizando el curso
empleadores, no
teniendo deseos de
estar en el curso
Eficiencia Relatores que Ofrecer relatores con amplia experiencia y
Asegurar la Comercial
Fortaleza
forman parte de la renombre

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 9 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Participación Meta 2019: ≥0.30 empresa que sean


en el mercado Meta 2020: ≥0.31 conocidos en el
Meta 2021: ≥0.32 mercado
No utilizar las vías Analizar y evaluar cuales son las vías mas
de comunicación efectivas y con mayor resultado de concretar
Debilidad
efectivas negocio
Constante Buscar capacitaciones que sean del interés y la
necesidad de necesidad de nuestro cliente
Oportunidad capacitar al
personal
No realizar un Realizar revisión mediante indicadores de los
seguimiento resultados para lograr los objetivos planteados
continuo de las
Amenaza
actividades
realizadas
Redes de contactos Generar charlas informativas de lo ofrecido por
Fortaleza
de los socios la Otec
Que los clientes no Responder con un trabajo sólidos de calidad y
Crecimiento del Debilidad
crean en el proyecto de mejora continua
Negocio Contactos y Estudio de las necesidades de los clientes,
Meta 2019: ≥50
necesidades de para ofrecer lo que ellos necesitan. Estudio de
Meta 2020: ≥60 Oportunidad
Meta 2021: ≥70 empresas en las leyes, que obligan a los empleadores contar
diversas áreas. con trabajadores capacitados
Cada vez existen Ofrecer algo distinto al mercado, para lo cual es
Amenaza mas otec realizando necesario realizar estudios de mercado, para
capacitaciones diferenciarse del resto.
La capacidad
Fortaleza económica de los Solicitar apertura de cuenta corriente de la
socios. empresa.
Poco acceso a Buscar un socio que fortalezca este aspecto.
créditos por parte Desarrollar una estrategia de marketing para
Debilidad
Flujo de Caja de socios. asegurar ventas por más de 2 millones de
Acumulado pesos mensuales.
Meta 2019: ≥$2.000.000
Meta 2020: ≥$3.000.000
Alto potencial de Desarrollar fuerte estrategia de marketing para
Meta 2021: ≥$4.000.000 ventas de cursos captar mas clientes. Entregando cursos que por
Oportunidad
Asegurar la dada creciente ley se tengan que realizar
Estabilidad demanda.
Financiera Bajos costos que Revisar estrategia de costos asociados a
cobra la nuestros cursos para ser más competitivos.
Amenaza
competencia por Poseer un grado alto diferenciador donde no
cursos similares. influyan los costos
Los socios del Revisar demanda del mercado y ver en que
Tasa de Utilidad Fortaleza OTEC son relatores otras áreas podemos diseñar cursos donde los
Meta 2019: ≥0.30 relatores sean los socios.
Meta 2020: ≥0.31 No tener salas de Generar un listado de proveedores de salas y
Meta 2021: ≥0.32 clases equipadas espacios los cuales entreguen además servicio
Debilidad
propias para el de coffe de excelente calidad pero a un precio
desarrollo de cursos competitivo.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 10 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Alta demanda de : Generar una estrategia de marketing para


cursos técnicos a captar la mayor cantidad de potenciales
Oportunidad ejecutar por parte clientes y así asegurar ventas.
de empresas y
personas
Crecimiento del Generar una propuesta de valor diferenciadora
número de OTEC respecto a nuestra competencia con el fin de
Amenaza
competidores captar la atención de muchos potenciales
clientes.
Competencias de Incentivar la detección de oportunidades de
nuestros mejora en nuestro equipo y relatores.
profesionales y
Fortaleza
relatores alineados
al concepto de la
mejora continua
Relatores externos Establecer en su contrato de honorarios una
Asegurar el Indicador de contratados sólo clausula asociada al compromiso con la
Proactividad Debilidad
mejoramiento para la mejora.
Meta 2019: ≥0.30
del Meta 2020: ≥0.31
capacitación.
desempeño Meta 2021: ≥0.32 Clientes mas Asegurar que las planificaciones de los cursos
del OTEC demandantes de consideran todos los aspectos claves
Oportunidad
servicios de demandados por el cliente.
excelencia
Algunos clientes Generar estrategias para abordar a estos
solo buscan la clientes, con la finalidad de llegar a una
Amenaza mejor oferta lo cual relación equilibrada entre precio, calidad y
atenta a la calidad satisfacción.
del servicio

Las acciones propuestas para cada Indicador se registran por medio del GESTOR PLUS
ERP / Indicadores y Gráficos / Indicadores.

Durante la revisión gerencial, revisar 5.6 de este Manual, se hará un seguimiento al logro
de las metas establecidas para el año en curso y a la ejecución de las Acciones
Propuestas, es pos del aseguramiento de dichas metas. En esta revisión la Planificación
Estratégica puede ser modificada, esto dado cambios en las metas o las acciones
propuestas, a raíz de la evolución de las mismas y el análisis FODA.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 11 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

4. Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad

4.1 Requisitos generales

Nuestro OTEC documenta, implementa y mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad,


el cual fue diseñado para mejorar continuamente nuestra eficacia, como un medio de
asegurar que los servicios de capacitación que ejecutamos satisfacen los requisitos de los
usuarios, participantes y de otras partes interesadas.

Nuestro OTEC:
a) Demuestra la ejecución de todos los procesos declarados dentro de nuestro
sistema de gestión de la calidad, lo cual implica la ejecución de servicios de
capacitación y el cumplimiento de los requisitos legales.
b) Identifica los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su
aplicación en nuestro organismo. Revisar Documento DI-01/Hoja Mapa.
c) Determina la secuencia e interacción de los procesos. Revisar Documento DI-
01/Hoja Mapa.
d) Determina para cada proceso los criterios y métodos necesarios para asegurar su
eficaz operación y control. Revisar Documento DI-01/Hoja Matriz
e) Asegura la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la
operación y seguimiento de los procesos. Documento DI-01/Hoja Matriz
f) Realiza seguimiento, medición y análisis para cada proceso. Documento DI-
01/Hoja Matriz y módulo de Indicadores y Gráficos (GESTOR PLUS ERP /
Indicadores y Gráficos).
g) Implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados en
cada proceso y así mejorarlos continuamente.
h) Gestiona los procesos de acuerdo con los requisitos de esta norma.
i) En caso de contratar externamente cualquier proceso que afecte a la conformidad
del servicio con los requisitos del usuario, participante y de otras partes
interesadas, asegura el control todo de dicho proceso.

En el documento DI-01 se muestra nuestro Mapa de Procesos, en el se aprecian los


procesos definidos para la realización de las actividades comprometidas en nuestro
alcance, así como la relación existente entre los procesos que conforman nuestro Sistema
de Gestión de la Calidad.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 12 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

4.2 Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades

Nuestra documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de nuestro


accionar. Su utilización aporta valor a nuestra gestión y contribuye a:

a) Lograr la conformidad con los requisitos del usuario, participantes y otras partes
interesadas, junto con la mejora de la calidad del servicio entregado.
b) Proveer la información apropiada.
c) Gestionar la información y la trazabilidad.
d) Proporcionar evidencia objetiva.
e) Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la calidad.

La documentación que forma parte de nuestro sistema de gestión de la calidad incluye:

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 13 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

a) Declaraciones documentadas de la Política de la Calidad y de los Objetivos de la


Calidad. Estos nos permiten contar con un punto de referencia para dirigir las
acciones y utilización de recursos por parte de nuestro OTEC.
b) Un Manual de la Calidad.
c) Los Procedimientos Documentados y los Registros requeridos por la norma
NCh2728:2015.
d) Los Documentos y Registros que determinamos necesarios para asegurar la
eficaz planificación, operación y control de nuestros procesos.

La documentación y registros de nuestro sistema de gestión de calidad se soporta, tanto


desde lo documental como desde lo relativo a herramientas de gestión, en una aplicación
web llamada ERP GESTOR PLUS a la cual se accede desde el portal web
www.redcapacitacion.cl. La aplicación se encuentra alojada en un servidor de alto
rendimiento y máxima seguridad, el cual posee servidores espejos y discos de respaldo
redundantes para evitar caídas de servicios y pérdidas de datos. Este servicio es
contratado a la empresa CDIEC Consultores Limitada en formato ASP (arrendamiento),
luego son ellos los encargados de temas de seguridad y mantención tanto desde la
mirada del software como del Hardware.

4.2.2 Manual de Calidad

Nuestra OTEC ha establecido y mantiene el presente Manual de Calidad el cual incluye:

a) El alcance del sistema de gestión de la calidad (véase punto 1.1 de este manual).
b) Referencia a los procedimientos documentados establecidos para el sistema de
gestión de la calidad.
c) Una descripción de la interacción de los procesos del sistema de gestión de la
calidad, la cual se muestra en el Documento DI-01.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 14 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

4.2.3 Control de Documentos

Controlamos los documentos requeridos por nuestro sistema según el Procedimiento de


Control de Documentos (PC-01), el cual nos permite asegurar que están completos,
actualizados, identificados y disponibles para cuando se requieran por quienes
conformamos este OTEC. Los Registros se tratan en el punto 4.2.4 de este Manual.

En el Procedimiento de Control de Documentos hemos definido los controles necesarios


para:

a) Aprobar los documentos para ver si son adecuados, antes de su emisión.


b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
c) Asegurar que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los
documentos.
d) Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso.
e) Asegurar que los documentos permanecen legibles y son fácilmente identificables.
f) Asegurar que los documentos de origen externo, que hemos determinado
necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad,
se identifican y se controla su distribución.
g) Prevenir y evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan.

4.2.4 Control de Registros de Calidad

Controlamos los registros establecidos proporcionando evidencia de la conformidad con


los requisitos normativos, así como del funcionamiento eficaz de nuestro sistema de
gestión de calidad.

En el Procedimiento de Control de Registros (PC-02) definimos los controles


necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la
retención y disposición de los registros.

Nuestros registros de calidad permanecen legibles, fácilmente identificables y


recuperables.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 15 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

5. Responsabilidad de la Dirección

5.1 Compromiso de la dirección

Nuestro Director ha mantenido un liderazgo, compromiso y una participación activa


durante el desarrollo y posterior mantención de nuestro sistema de gestión de la calidad,
lo cual nos permite ser eficaces en el logro de beneficios para todas las partes
interesadas.

Para evidenciar el compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión


de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia la dirección posee la
siguiente documentación:

a) Registros de capacitaciones y reuniones donde se evidencia la comunicación a


todo nuestro personal de la importancia de satisfacer tanto del usuario,
participantes y otras partes interesadas, así como los reglamentarios y legales.

b) Evidencia del establecimiento de la Política de la Calidad. Revisar punto 5.3 de este


manual.

c) Evidencia del establecimiento de los Objetivos de calidad. Revisar punto 5.4.1 de


este manual.

d) Evidencia de la realización de las Revisiones por la Dirección. Revisar punto 5.6 de


este manual.

e) Evidencia de la disponibilidad de los recursos necesarios. Revisar punto 6 de este


manual.

f) Evidencia del seguimiento, medición y mejora de los procesos definidos en el punto


4.1 de este manual. Revisar punto 8.2.3 de este manual.

5.2 Enfoque al usuario

Nuestro Director, apoyándose en sus colaboradores, asegura que los requisitos del
usuario se determinan (revisar 7.2.1 de este manual) y son cumplidos con la finalidad de
lograr la satisfacción del usuario, participante y otras partes interesadas (revisar punto
8.2.1 de este manual).

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 16 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

5.3 Política de la Calidad

La política de la calidad y los objetivos de calidad los establecemos para contar con
puntos de referencia para la dirección estratégica de nuestro OTEC. Ambos determinan
nuestros resultados deseados y nos ayudan a aplicar los recursos que poseemos para
lograrlos. Nuestra política de la calidad nos brinda un marco de referencia para el
establecimiento y revisión de nuestros objetivos de la calidad.

Nuestro Director, dentro de la estrategia de nuestro OTEC, utiliza la política de la calidad


como una herramienta para conducirnos hacia la mejora del desempeño.

Nuestro Director asegura que nuestra política de la calidad:

a) Es apropiada al propósito de nuestro OTEC.

b) Incluye un compromiso para cumplir los requisitos de nuestro sistema de gestión


de la calidad, los requisitos legales y de mejorar continuamente la eficacia del
mismo.

c) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de


calidad.

d) Se comunicada y se entienda por todos en nuestro OTEC. Nuestro Director


asegura que la política de la calidad se comunica a nuestro personal por medio de:

a. Al personal directo por medio de una capacitación que tiene como fin
conocerla y comprenderla. Este hecho queda registrado en la ficha de
capacitación de cada miembro de la organización (ver Procedimiento
PA-02 y GESTOR PLUS ERP módulo Gestor RR HH / Plan de
Capacitación).

b. A los relatores se les capacita en aspectos relevantes de la política,


dejando evidencia por medio de su firma en el Reglamento del Relator.

La comprensión de la política de la calidad se verifica realizando auditorías


internas (ver Procedimiento PC-05).

e) Se revisa para su continua adecuación. La Política se revisa al menos una vez al


año por medio del Procedimiento de Revisión por la Dirección (Ver 5.6 de esta
manual).

A continuación se Presenta la Política de Calidad.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 17 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

DECLARACION DE LA POLITICA DE CALIDAD

Versión: 00
Fecha Emisión: 29-09-2017

NOMBRE OTEC expresa en este documento su compromiso de asegurar la Calidad de


Las acciones de capacitación que ejecute, buscando la satisfacción de los usuarios,
participantes y otras partes interesadas. Consideramos esta Política como parte
integral de los negocios que emprendemos y por ello aseguramos su difusión,
comprensión y cumplimiento en todos los niveles de la organización.

Esta política, se fundamenta en los siguientes compromisos:

1. Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de la calidad y con la legislación
vigente.

2. Asegurar la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad, los


procesos y actividades que desarrollamos.

3. Asegurar la rentabilidad, a través de la mejora en la eficacia y eficiencia de los


procesos, reduciendo los costos y mejorando los ingresos.

4. Cumplir con los objetivos establecidos para cada uno de las actividades de
Capacitación en términos de costo, plazo y calidad.

5. Asegurar que todos los empleados sean competentes para cumplir con sus
obligaciones y responsabilidades y reciban la capacitación adecuada.

6. Seleccionar y evaluar a proveedores que cumplan con los requisitos de nuestro


sistema de calidad.

7. Proveer los recursos necesarios para el cumplimiento de esta Política y de los


Objetivos establecidos.

______________

Director
(Poner firma)

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 18 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

5.4 Planificación

5.4.1 Objetivos de la Calidad

Nuestra Dirección establece anualmente los objetivos de la calidad los cuales deben ser
consistentes con la Planificación Estratégica (ver punto 3.2 de este manual) y Política
de Calidad (ver punto 5.3 de este manual) definidas, junto con conducir la mejora del
desempeño de nuestro OTEC.

Nuestros objetivos de la calidad se establecen en las funciones y los niveles pertinentes


de nuestra estructura organizacional y son difundidos entre nuestro personal, con la
finalidad de que permitan el logro de los mismos.

Los objetivos de la calidad propuestos son:

 Mejorar la utilidad de nuestro OTEC


 Aumentar la eficiencia en el uso de los recursos
 Mejorar el rendimiento de los Relatores
 Mejorar el Rendimiento de los Proveedores
 Aumentar la satisfacción de los Participantes
 Aumentar la satisfacción de los usuarios
 Cumplir lo prometido al usuario
 Disminuir el potencial de multas
 Disminuir los reclamos de usuarios, participantes y otras partes interesadas
 Mejorar Continuamente
 Asegurar recursos para la mejora del sistema de calidad
 Mejorar la calidad de las capacitaciones internas
 Mejorar las competencias de los trabajadores de la empresa

Nuestro Director con el apoyo del Encargado de calidad, aseguran que los objetivos de la
calidad se gestionan en cuanto a su seguimiento, medición y control, esto gracias al uso
del módulo de Indicadores y Gráficos (GESTOR PLUS ERP / Indicadores y Gráficos).

Los objetivos de calidad se revisan al menos una vez al año antes de la revisión por la
dirección.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 19 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

El Director, con el apoyo del Encargado de calidad, planifica nuestro sistema de gestión
de la calidad. Esto implica que asegura:

a) El cumplimiento de lo definido en el punto 4.1 de este manual.


b) Que para nuestros procesos planificamos todas sus variables claves. Revisar DI-
01.
c) Garantizamos el logro eficaz de:
a. Nuestra estrategia.
b. Los objetivos de la calidad establecidos.
c. Los requisitos de nuestros usuarios, participantes y otras partes
interesadas.
d) Que mantendrá la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se
planifiquen e implementen cambios a éste.

La planificación se evidencia por medio del módulo Gestor de Calidad (GESTOR PLUS
ERP/Gestor de Calidad / Planificación SGC).

5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

Nuestra Dirección por medio del organigrama funcional (ver DI-03) y la descripción de
cargos (ver DI-04) aseguran que las responsabilidades y autoridades están definidas y
documentadas.

Para comunicar dichas responsabilidades y autoridades al personal, nuestra Dirección


ejecuta capacitaciones, las cuales quedan registradas en la ficha de capacitación de cada
miembro de la organización las cuales se encuentran en GESTOR PLUS ERP módulo
Gestor RR HH / Plan de Capacitación, ver Procedimiento PA-02. Estas capacitaciones
tienen como fin:

a) Comunicar responsabilidades y autoridad.


b) Comprensión de la contribución de su cargo al logro de los objetivos de la calidad.
c) Promover la participación, motivación y compromiso.

5.5.2 Representante de la Dirección

Esta función es desempeñada por El Director, quien independiente de otras


responsabilidades, tiene la responsabilidad y autoridad que incluye:

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 20 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

a) Asegurar que se establecen, documentan, implementan y mantienen los procesos


necesarios para el sistema de gestión de la calidad.

b) Informar a la dirección del desempeño del sistema de gestión de la calidad,


incluyendo las necesidades para la mejora.

c) Promover la toma de conciencia de los requisitos de los usuarios, participantes y


otras partes interesadas en todos los niveles de nuestro OTEC.

La responsabilidad de nuestro representante de la dirección incluye las relaciones con


partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestión de la calidad.

5.5.3 Comunicación Interna

Nuestro Director ha establecido que el medio más efectivo para la comunicación diaria de
nuestro OTEC es el correo electrónico, luego todo correo electrónico que evidencie dicha
comunicación debe gestionarse como un registro según lo dispuesto en el punto 4.2.4 de
este manual. Esto afecta a todo nuestro personal ya sea contratado o a honorarios.

Respecto a la forma de comunicar:

a) La política de calidad revisar 5.3 de este manual.


b) La responsabilidad y autoridad revisar 5.5.1 de este manual.
c) El relator debe comunicar según lo establecido en Reglamento del Relator DI-09.

5.6 Revisión de la Dirección

Nuestro Director, a lo más cada 12 meses, lidera la ejecución de la revisión del sistema de
gestión de la calidad, esto para asegurar su continua conveniencia, adecuación y eficacia.
Esta revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de
efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política de la
calidad y los objetivos de la calidad.

Conservamos registros de las revisiones efectuadas por la dirección en el documento DI-


05, el cual muestra la información de entrada analizada, las acciones de mejora
propuestas, la planificación de dichas mejoras y las conclusiones.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 21 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

6. Gestión de Recursos

6.1 Provisión de Recursos

Nuestra Dirección asegura que los recursos esenciales para la implementación de nuestra
estrategia y del sistema de gestión de la calidad han sido identificados y se encuentran
disponibles oportunamente, esto con el fin del logro de nuestros objetivos de la calidad y
de los requerimientos de nuestros usuarios, participantes y otras partes interesadas.

Los recursos necesarios se determinan en función del análisis de nuestros procesos y de


las acciones necesarias para el logro de nuestros objetivos de calidad y de la planificación
estratégica.

Para asegurar que los recursos estén disponibles en cantidad y oportunidad, nuestra
Dirección genera durante el primer mes del año la estructura presupuestaria, revisar 6.5
de este manual.

Las responsabilidades respecto al uso de los recursos se establecen en cada


procedimiento.

6.2 Recursos Humanos

6.2.1 Generalidades

Nuestra Dirección mejora la eficacia del sistema de gestión de la calidad gracias al


involucramiento y apoyo de nuestro personal. Para lograr el involucramiento entregamos
capacitaciones en materias claves de nuestros procesos y revisamos dicho
involucramiento en la revisión de la dirección (ver punto 5.6 de este manual).

El personal que realiza trabajos que afectan la calidad de nuestros servicios de


capacitación es competente en base a la educación, formación, habilidades y experiencia.

Nuestro Director ha desarrollado un descriptor de cargos y competencias necesarias para


cada cargo, el cual es la base para desarrollar actividades de capacitación para nuestro
personal. Ver documento DI- 04.

Nuestro OTEC dispone de personal profesional, técnico y administrativo idóneo para


desarrollar todas las actividades definidas en los procedimientos. Este personal puede ser
contratado de forma permanente o temporal, para ello nos debemos regir según lo
estipulado en el Procedimiento PA-02.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 22 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Capacitación

Nuestro Director nos asegura que:

a) Determina la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que


afectan a la conformidad con los requisitos del servicio de capacitación.

b) Determina las brechas del personal con respecto a las competencias definidas
para el cargo.

c) Determina las medidas correctivas necesarias para disminuir las brechas de


nuestro personal.

d) Cuando es aplicable, entrega formación o toma otras acciones para lograr la cerrar
la brecha de competencia.

e) Evalúa la eficacia de las acciones tomadas.

f) Asegura de que nuestro personal es consciente de la pertinencia e importancia de


sus actividades y de cómo contribuyen ellos al logro de los objetivos de la calidad.

g) Mantiene registros apropiados de la educación, habilidades, formación y


experiencia del personal estable y del contrato para labores temporales
especificas que afecten a la calidad del servicio de capacitación como es el caso
de los relatores. (DI-18 Contrato a honorarios Profesionales y el DI-021
Contrato a Honorarios Relator)

Cuando proveemos de capacitación a nuestro personal evaluamos la efectividad. Esto se


realiza por medio de la evaluación del logro del Objetivo de la Actividad. Ver en
Procedimiento PA-02 y Módulo RR HH (GESTOR PLUS ERP/Plan de Capacitación).

Para cada miembro de nuestro OTEC poseemos una carpeta con su documentación esto
se archiva en forma electrónica o físico en Archivador Recursos Humanos o ver GESTOR
PLUS ERP módulo Gestor RRHH / Registro de personal.

Para los Relatores poseemos una carpeta en la cual se encuentra el Documento


Contrato del Relator DI-021 y el Reglamento del Relator DI-09.

6.3 Infraestructura

En nuestro OTEC para cada servicio de capacitación identificamos, proveemos y


mantenemos las infraestructura necesaria que se requiere para lograr la conformidad.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 23 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Esta actividad según lo establecido en el Procedimiento (PE-02) y se registra en el


GESTOR PLUS ERP módulo gestor de cursos/ cursos actuales / detalles /
planificación de actividades / sesiones de cursos.

La infraestructura incluye, cuando aplica:

a) Edificio, establecimiento, espacio de trabajo y servicios asociados.


b) Establecimiento y su equipamiento habilitado en las regiones donde ésta se
impartirá.
c) Equipos, hardware, software, elementos audiovisuales u otro tipo de tecnología
asociada a la capacitación pertinente.
d) Servicios de apoyo tales como transporte, comunicación, materiales, etc.

La infraestructura que utilizamos cumple con lo establecido en la Ley N°20.422, esto


respecto las normas de oportunidades e inclusión social de personas con discapacidad.

Garantizamos que la infraestructura e instalaciones que utilizamos para entregar nuestros


servicios de capacitación cuentan con las condiciones adecuadas de seguridad, higiene y
accesibilidad, entre otras.

Para controlar que las actividades se desarrollan con la infraestructura establecida se


deben:

a) Controlar el uso del equipamiento durante la ejecución del curso, esto por medio
del GESTOR PLUS ERP módulo gestor de cursos/ cursos actuales / detalles /
planificación de actividades.
b) Analizar las encuestas de reacción que se toman a los participantes de la actividad
(ver Procedimiento PE-02). En caso de existir una mala evaluación a los puntos
asociados se debe levantar la acción correctiva necesaria.

En el Procedimiento (PE-02) se establece como se deben comunicar los daños que


puedan ocurrir a la propiedad ya sea este del cliente, arrendada o propia.

Para la mantención de nuestros equipos y/o instalaciones, claves para la ejecución de los
cursos, realizamos actividades de mantención preventiva con la finalidad de evitar su falla.
Para esto utilizamos módulo gestor logística /manejar equipos, que permite verificar la
mantención. Es de responsabilidad del Encargado de la Gestión de Ejecución.

Establecemos una declaración de deberes y derechos de nuestros participantes y de


nuestro OTEC, esto a través de un reglamento interno que haga referencia al cuidado y
mantención de la infraestructura, el cual se encuentra a disposición de todo interesado.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 24 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

6.4 Ambiente de Trabajo

Identificamos y administramos los factores humanos y físicos del ambiente de trabajo,


necesarios para lograr la conformidad de nuestros servicios de capacitación, esto para
lograr la conformidad con los requisitos del usuario, participantes y otras partes
interesadas.

Para esto planificamos al menos una semana antes de la Revisión por la Dirección una
reunión liderada por el Director y en la cual deben participar todas las personas que
trabajan en aspectos administrativos del OTEC, incorporando a representantes de los
relatores, esto con el fin de determinar aspectos que afectan la normal ejecución de sus
actividades. Lo anterior permitirá proponer acciones para entregar a los empleados y
relatores un ambiente de trabajo que permita elevar sus potencialidades, comprometerse
con el éxito del sistema de Calidad. Esto se registra en el documento DI-022 Informe
Reunión Ambiente de Trabajo Empleados y Relatores.

En la Revisión por la Dirección se revisa el estado de las acciones propuestas para


mejorar el ambiente de trabajo de empleados y relatores.

Adicionalmente velamos por el ambiente de trabajo que se presentan en las actividades


de capacitación que realizamos. Esta actividad se desarrolla en el Procedimiento de
Gestión de la Actividad de capacitación (PE-02), donde se establecen los requerimientos
de la infraestructura, y en GESTOR PLUS ERP módulo gestor de cursos/ cursos
actuales / detalles / planificación de actividades, donde se realizan las gestiones para
cumplir con los requerimientos del ambiente de trabajo cuando se requieren.
Adicionalmente aseguramos:

 Analizar las encuestas de reacción que se toman a los participantes de la actividad


(ver Procedimiento PE-02). En caso de existir una mala evaluación a los puntos
asociados al ambiente de trabajo se debiese levantar una no conformidad (ver
Procedimiento Detección de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas
PC-03 y se debe registrar este hecho en GESTOR PLUS ERP módulo gestor de
cursos/ cursos actuales / detalles / bitácora actividad.

 Controlar el ambiente de trabajo durante la ejecución del curso, esto por medio de las
diferentes etapas del módulo gestor de cursos.

6.5 Recursos Financieros

Para asegurar que los recursos estén disponibles en cantidad y oportunidad, nuestra
Dirección genera durante el primer mes del año la estructura presupuestaria. Esta
estructura presupuestaria determina los costos fijos mensuales en función de los recursos
identificados, permitiendo estimar los ingresos necesarios para funcionar adecuadamente.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 25 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Ver el registro a estructura presupuestaria en el GESTOR PLUS ERP/ Módulo Gestor


Financiero / Gestión Presupuestaria.

Además para controlar los flujos monetarios durante la operación se trabaja con el flujo de
caja real (GESTOR PLUS ERP / Módulo Gestor Financiero / Flujo de Caja), el cual es
alimentado con los ingresos de las facturas emitidas por los servicios ejecutados durante
el año (ver GESTOR PLUS ERP módulo Gestor Financiero / ingresos) y los egresos
asociados a la operación (ver GESTOR PLUS ERP módulo Gestor Financiero /
egresos).

Por otra parte realizamos una revisión financiera cada 12 meses para la cual poseemos
información financiera contable asociada a balances, flujos de caja y la facturación total
del periodo de doce meses.

7. Realización del servicio de capacitación

7.1 Planificación de la realización del servicio de capacitación

Nuestro OTEC planifica y desarrolla los procesos y actividades necesarias para la


realización del servicio de capacitación, lo cual se establece en el Procedimiento de
Gestión de la Actividad de Capacitación (PE-02). La planificación de la realización de
nuestros servicios es coherente con los requisitos de los otros procesos de nuestro
sistema de gestión de la Calidad.

7.2 Procesos relacionados con el usuario y participante

Para relacionarnos con el usuario y el participante poseemos dos procedimientos


documentados:

 Procedimiento de Gestión de Clientes (PE-01).


 Procedimiento Comunicación y Atención de Clientes (PE-03).

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio de Capacitación

En el área de Gestión de Ejecución se determinan los siguientes requisitos necesarios


para el servicio:

a) Los requisitos especificados por el usuario y participantes, incluyendo los requisitos


del diseño curricular, de la ejecución de la capacitación y las actividades posteriores a
la misma.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 26 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

b) Los requisitos no especificados por el usuario y participantes necesarios para la


correcta ejecución del servicio de capacitación.

c) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio. Como:

o Normativas vigentes.
o Bases de licitación.
o Licencias requeridas para que el participante se desempeñe laboralmente.
o Normas de igualdad de oportunidades e inclusión social de personas con
discapacidad.
o Otras aplicables.

d) Cualquier requisito adicional que consideramos necesario.

Esta actividad se establece en el Procedimiento de Gestión de Clientes (PE-01).

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio de capacitación

El encargado de la Gestión de Ejecución garantiza que los requisitos relacionados con el


servicio son revisados antes de comprometernos con el usuario, y para ello aseguramos
que:

a) Están definidos los requisitos del servicio.


b) Están resueltas las diferencias entre los requisitos del contrato, bases de licitación u
otros y aquellos expresados previamente.
c) Tenemos la capacidad técnica, logística y financiera para cumplir con los requisitos
definidos para el servicio.

Registramos y conservamos los resultados de las revisiones del contrato, documento de


aceptación o cualquier otro documento donde se manifiesten las características y
condiciones del servicio ofrecido al usuario, con los requisitos confirmados, así como de
las actualizaciones que se realicen posteriormente.

En caso de que lleguen a cambiarse los requisitos del servicio, nos aseguramos que la
documentación correspondiente se actualiza también, y que el personal correspondiente
es informado de los cambios de los requisitos.

Esta actividad se establece en el Procedimiento de Gestión de Clientes (PE-01).

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 27 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

7.2.3 Comunicación con el usuario, participantes y otras partes interesadas

Es el área de Gestión de Ejecución la encargada de la comunicación inicial,


posteriormente la deriva al área específica encargada de dar solución. Ver
Procedimiento Comunicación de Clientes (PE-03). Entre los motivos que pueden
generar la comunicación están:

a) Proporcionar información del servicio en ejecución o ya ejecutado.

b) La información de nuestro OTEC: domicilio, correo electrónico del OTEC y de su


representante legal, teléfonos, nombre del contacto, entre otros. Si estos cambios
afectan la certificacion, esto se debe informar en un plazo no superior de 7 días
corridos a la Casa Certificadora.

c) La atención de consultas, contratos suscritos, pedidos, retroalimentación, incluyendo


reclamos, quejas y sugerencias.

d) La correcta coordinación del OTEC.

e) La declaración de deberes y derechos de los participantes y del OTEC, esto por medio
del Documento Reglamento del Participante DI-010.

f) Cuando actualicemos nuestro su certificado de recertificación, este deberá ser


presentado con la solicitud de actualización en SENCE, antes del término de la
vigencia del certificado anterior, independientemente de la fecha de emisión del nuevo
certificado.

7.3 Diseño y desarrollo de la actividad de capacitación

Este aspecto se trata en el Procedimiento de Gestión de Clientes (PE-01).

7.3.1 Planeación del diseño y desarrollo

El área de Gestión de Ejecución se encarga de planear y controlar el diseño y desarrollo


de las actividades de capacitación según los requerimientos de los usuarios, participantes
y otras partes interesadas considerando:

a) El diseño curricular entregado por la autoridad competente cuando aplica.


b) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.
c) Las competencias del personal especializado en diseño y desarrollo.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 28 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo de las actividades de


capacitación

Determinamos los elementos de entrada relacionados con los requisitos de la actividad de


capacitación y mantenemos registros. Esto incluye lo establecido en el punto 7.2.1 de este
manual y la información proveniente de diseños de capacitaciones previas similares
cuando aplique.

7.3.3 Resultados del diseño

Aseguramos que el alcance, las competencias y los resultados planificados de las


actividades de capacitación permiten satisfacer las necesidades de los usuarios,
participantes y de otras partes interesadas.

Los resultados del diseño y desarrollo de las actividades de capacitación se proporcionan


permitiendo la verificación respecto a los elementos de entrada, aprobándolos antes de su
entrega o ejecución.

Los resultados del diseño se documentan y especifican lo siguiente:

a) El currículo y medios de evaluación con el fin de reflejar que son apropiados para los
objetivos y los resultados de aprendizaje especificados.
b) La selección de métodos de aprendizaje, incluyendo el aprendizaje autónomo cuando
corresponda, que respondan a las competencias y requisitos del currículo y a las
particularidades de los participantes.
c) La información para la selección del Relator, la información para las compras y
contrataciones y entrega del servicio.
d) Los criterios para la aceptación del servicio.
e) Las características del servicio que son esenciales para su entrega segura y correcta.
f) Las funciones y responsabilidades de las partes interesadas como tambien, el
seguimiento y evaluación de las actividades de capacitación.

Revisar Documento DI-023 Diseño de Propuesta.

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo de la actividad de capacitación

En etapas planificadas, se realizan revisiones del diseño y desarrollo de la actividad para:

a) Evaluar la capacidad del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos del usuario,
participantes y otras partes interesadas.
b) Identificar problemas en el diseño y desarrollo y proponer las acciones necesarias
para su mejora.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 29 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Las responsabilidades por la ejecución de esta actividad, detalles de actividades y los


registros asociados se establecen en el Procedimiento de Gestión de Clientes (PE-01).

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo de la actividad de capacitación

Realizamos verificaciones para asegurar que los resultados del diseño y desarrollo
satisfacen los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo.

Las responsabilidades por la ejecución de esta actividad, detalles de actividades y los


registros asociados se establecen en el Procedimiento de Gestión de Clientes (PE-01).

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo de la actividad de capacitación

Realizamos la validación del diseño y desarrollo para confirmar que el diseño y desarrollo
de la actividad de capacitación resultante, es capaz de satisfacer los requisitos del
usuario, participantes y otras partes interesadas.

Las responsabilidades por la ejecución de esta actividad, detalles de actividades y los


registros asociados se establecen en el Procedimiento de Gestión de Clientes (PE-01).

7.3.7 Control de cambios del diseño y desarrollo de la actividad de capacitación

Los cambios de diseño y desarrollo son identificados, documentados y controlados. Los


cambios son revisados, verificados y validados, y son aprobados antes de su
implantación. Lo anterior incluye la revisión del efecto de los cambios en el servicio de
capacitación ya entregado.

Las responsabilidades por la ejecución de esta actividad, detalles de actividades y los


registros asociados se establecen en el Procedimiento de Gestión de Clientes (PE-01).

7.4 Compras

7.4.1 Proceso de compras

Nuestro proceso de compra asegura su eficacia gracias a las actividades definidas en el


Procedimiento de Gestión de Proveedores (PA-01).

Controlamos el proceso de compra de tal manera que aseguramos que las adquisiciones
realizadas cumplen con los requisitos de compra especificados. Según nuestro sistema de
gestión de calidad nuestros relatores se consideran como proveedores, por ser externos a
la organización.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 30 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

Según el impacto o efecto que tienen las adquisiciones sobre la ejecución de actividades
de capacitación y sus resultados, se ha establecido el tipo y alcance del control a ejercer
tanto al proveedor, como al producto o servicio adquirido.

Por lo anterior hemos definido los criterios que se aplican para la selección, evaluación y
re-evaluación periódica de los proveedores, registrando dichas evaluaciones, así como
acciones subsecuentes.

7.4.2 Información de las compras

En las solicitudes de adquisiciones el área que genera la necesidad incluye la información


y detalle el producto o servicio que se necesita adquirir para que se genere correctamente
la compra, incluyendo:

a) La identificación de las necesidades y especificaciones del producto o servicio a


comprar o contratar.
b) Requisitos de calificación del personal a contratar en forma temporal cuando aplique el
caso.
c) Requisitos establecidos en el diseño y desarrollo de cada curso en el caso del relator.
d) Requisitos para la aprobación de productos, servicios y personal temporal a contratar.

7.4.3 Evaluación de las compras

Aseguramos que la evaluación de o los productos o servicios comprados incluye:

a) La evaluación de la existencia de garantías para productos o servicios comprados,


cuando aplique.
b) La evaluación de la capacidad del proveedor para suministrar los productos
requeridos, sus referencias y datos disponibles sobre satisfacción del usuario.
c) La evaluación de la capacidad logística del proveedor incluyendo la infraestructura,
herramientas y equipamiento.
d) Registros de los resultados de las evaluaciones realizadas.

7.4.4 Verificación de los productos comprados

Realizamos las actividades relevantes para la inspección de los productos o servicios


adquiridos, para asegurarnos que tales productos cumplen con los requisitos de compra
especificados.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 31 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

En el caso que esta actividad se realice en dependencias del proveedor, se debe informar
esto en la información de compra junto con el método de liberación de dicho producto o
servicio.

Aseguramos la existencia de registros para esta actividad en el Gestor ERP módulo


gestor logístico / Adquisiciones /Detalle de cada Adquisición / Editar

7.5 Prestación del servicio de capacitación

7.5.1 Control de la ejecución del servicio de capacitación

Nuestra organización asegura que planifica y ejecuta la prestación del servicio de


capacitación de manera controlada. Las condiciones contraladas incluyen:

a) La selección de los participantes de la capacitación, la comunicación de dicha


información a los postulantes al curso y la ejecución de dicha selección, esto
siempre que aplique.
b) La modalidad de de la capacitación a ejecutar a disposición del relator y de todo
nuestro personal que se vincula al servicio de capacitación.
c) Información a los participantes del curso con la descripción de las características
del servicio de capacitación a entregar.
d) Disponibilidad de instrucciones de trabajo cuando sea necesario.
e) Disponibilidad y buen funcionamiento del equipamiento y material previsto como
necesario para la realización del servicio.
f) Disponibilidad de infraestructura y/o herramientas informáticas apropiadas para el
servicio de capacitación a entregar.
g) Implementación de actividades de liberación del servicio de capacitación, entrega
y posteriores a la entrega.

Para el control de las operaciones aplicamos el procedimiento PE-02, esto se evidencia


por medio del Gestor ERP módulo Gestor de cursos.

7.5.2 Validación de los procesos de prestación del servicio de capacitación

Validamos todo proceso de prestación del servicio de capacitación, esto para demostrar la
capacidad del proceso de capacitación para alcanzar los resultados planificados.

Revisar (PE-02) Gestión de la Actividad de Capacitación punto 7.10.4.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 32 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

7.5.3 Identificación y trazabilidad

En el procedimiento (PE-01) Gestión de Clientes y (PE-02) Gestión de la Actividad de


Capacitación, ha quedado definido como se identifica el servicio de tal manera que
puede lograrse su identificación a lo largo de su ejecución. Para nosotros es calve
identificar tanto las propuestas que se envían, como las actividades de capacitación que
se ejecutan.

7.5.4 Propiedad del usuario, participantes y otras partes interesadas

Identificamos las responsabilidades con relación a los bienes y otros activos de propiedad
del usuario, participantes y otras partes interesadas que se encuentren bajo nuestro
control, esto a fin de proteger su valor.

Por ello protegemos y cuidamos dicha propiedad mientras esté bajo el control y/o uso
nuestro y en caso de daños, pérdidas o no fuera adecuado para su aplicación, se registra
la situación y se comunica a fin de tomar las acciones necesarias.

En el procedimiento (PE-02) Gestión de la Actividad de Capacitación y en el Gestor


ERP módulo gestor de cursos/ cursos actuales / detalles / planificación de
actividades se detalla y evidencia tratamiento de este punto.

Para asegurar el cuidado de la propiedad intelectual y los datos personales, hemos


incorporado en todos nuestros contratos del personal y honorarios una clausula de
confidencialidad.

7.5.5 Preservación del material e insumos asociados al servicio de capacitación

Preservamos la conformidad del material e insumos asociados al servicio de capacitación


durante el proceso interno y la entrega al usuario y/o participante.

Para lo anterior poseemos un proceso el cual incluye el almacenamiento, la conservación


y entrega de de todas las partes constitutivas del servicio de capacitación, esto de modo
de prevenir el deterioro, daño o mal uso. Esto se trata en Procedimiento Gestión de
Proveedores (PA-01).

En el caso de los manuales o cualquier material a entregar a los alumnos, estos se


almacenan en la empresa hasta su uso, se les debe identificar con el código del curso.

7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición

Aseguramos que cada vez que utilicemos un equipo de seguimiento y medición en los
servicios de capacitación estos serán:

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 33 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

a) Calibrados o verificados, o ambos a intervalos especificados o antes de su uso.


b) Ajustarse o reajustarse según sea necesario.
c) Identificarse para determinar el estado de calibración.
d) Protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición.
e) Protegerse contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el
mantenimiento y almacenamiento.

Lo anterior aplica al huellero que se utiliza para informar la asistencia a la plataforma


informática provista por el SENCE.

Llevamos en paralelo la asistencia en libro físico y al término del curso la comparamos


con la que arroja la plataforma provista por el SENCE, esto con el fin de detectar
diferencias que afecten a nuestro usuario, participantes y otra parte interesada. De existir
diferencias informamos a SENCE.

En el módulo de mantenciones dejaremos evidencia de aquellas veces en que se detecto


desviación y se informó a los entes implicados

8. Medición, Análisis y Mejora

8.1 Generalidades

En los diferentes procedimientos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad se


establecieron los lineamientos para planificar e implementar los procesos de seguimiento,
medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del servicio y
asegurarnos de la conformidad del sistema de gestión de la calidad, así como para
mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Nuestro OTEC define en punto 8.2.3 de este manual cómo medimos el comportamiento
de nuestros procesos.

Para la medición, análisis y mejora consideramos:

a) Los datos de las mediciones se deben convertir en información beneficiosa para


nuestro OTEC y otras partes interesadas.
b) La información es utilizada para establecer prioridades de acción y mejorar el
desempeño de nuestro OTEC.
c) Nuestros métodos de medición se revisan al menos una vez al año, junto con
verificar la exactitud e integridad de los datos.

La información respecto al análisis de las mediciones se informa a los integrantes de


nuestra organización por medio del informe de la revisión por la dirección y cuando la

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 34 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

situación lo amerita vía correo electrónico. Respecto a la comunicación a otras partes


interesadas esta está disponible cuando sea requerida.

8.2 Seguimiento y medición

8.2.1 Satisfacción del usuario y participante

Fundamental en nuestro sistema de gestión de la calidad es realizar el seguimiento de la


información sobre la satisfacción o insatisfacción del usuario y participante, esto respecto
al cumplimiento de sus requisitos en los servicios que nos adquirió. Hemos establecido un
procedimiento para conseguir y analizar esa información. Ver Procedimiento Gestión de
la actividad de Capacitación (PE-02).

8.2.2 Auditoría interna

Hemos implantado un procedimiento documentado que contempla las responsabilidades y


requisitos para la ejecución de las auditorías internas, de tal manera que podemos
asegurar que mediante las auditorías internas el sistema de gestión de la calidad es
conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la Norma NCh 2728 y
con los requisitos establecidos por nosotros y otras partes interesadas; y verificar que el
sistema está implantado y que se mantiene de forma eficaz.

En el Procedimiento de Auditoría Interna (PC-05) se establecieron los lineamientos


para la realización de las auditorías internas, desde la planeación de los programas
tomando en consideración los siguientes aspectos:

a) Estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar.


b) Resultados de auditorías anteriores, tanto internas como externas.
c) Los requisitos de otras partes interesadas.
d) Quejas y reclamos de usuarios y participantes.
e) Cuando corresponda, el porcentaje de rechazo de las postulaciones a programas
del SENCE.

En el procedimiento de Auditoría Interna se encuentra definido la transmisión del informe


de resultados y la conservación de los registros.

Los auditores internos han sido seleccionados según lo definido en el Documento


Descriptores de Cargo DI-04, de tal manera que aseguramos que la ejecución de las
auditorías se llevan a cabo de manera imparcial y objetiva, evitando siempre la auto-
auditoría. Los auditores internos pueden ser de origen externo.

Los responsables de cada una de las áreas que se estén auditando conocen la
importancia de tomar acciones rápidas sin pérdidas de tiempo, para eliminar las no

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 35 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

conformidades detectadas y sus causas. Es responsabilidad de éstos y de los auditores


internos realizar las actividades de seguimiento incluyendo la verificación de las acciones
tomadas y el informe de los resultados de la verificación.

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

Establecemos métodos apropiados para el seguimiento de los resultados de los


procesos que forman parte del sistema de gestión de la calidad (ver mapa de proceso en
DI-01). A través de dicho seguimiento demostramos la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcanzan los resultados planificados,
se llevan a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para
asegurarse de la continuidad del servicio de capacitación.

Medimos todos los procesos que se hayan ejecutado en el periodo. Para eso utilizamos el
Gestor ERP módulo de indicadores y gráficos, el cual facilita el análisis permanente
del comportamiento de estos procesos respecto al cumplimiento de los indicadores
propuestos. Si no se cumple con la meta del indicador del proceso o existen antecedentes
suficientes para detectar problemas se debe levantar la no conformidad respectiva y
realizar la acción correctiva o preventiva necesaria, implicando incluso la reestructuración
de dicho proceso de acuerdo a nuestros objetivos.

8.2.4 Seguimiento y medición del servicio de capacitación

El Encargado de Gestión de Ejecución, se encarga de medir y hacer un seguimiento de


las características del servicio de capacitación para verificar que se cumplen los requisitos
del usuario, participantes y otras partes interesadas. Además registramos los aprendizajes
adquiridos por los participantes en el Gestor ERP Módulo gestor cursos/actividades
del relator/Contenidos. Esto se realiza en las etapas apropiadas de la ejecución del
servicio de acuerdo con las disposiciones planificadas en el Procedimiento Gestión de
la Actividad de Capacitación (PE-02).

Al seleccionar los métodos de seguimiento y medición consideramos:

a) Las características del servicio de capacitación.


b) La secuencia de realización del servicio de capacitación.
c) Las características a medir, la documentación y los criterios de aceptación a
utilizar para constatar la conformidad del servicio, incluyendo la evaluación del
relator.
d) La medición del aprendizaje de los participantes, utilizando las directrices dadas
por la Autoridad Competente y sólo en caso de ausencia de esta nosotros
determinamos la metodología que se estime pertinente.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 36 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

e) Las fiscalizaciones llevadas a cabo por las autoridades legales, reglamentaras u


otras partes interesadas.

Al término de toda actividad de capacitación realizamos una evaluación global del curso
que tiene como finalidad analizar el comportamiento de todos los procedimientos
involucrados en una actividad de capacitación. Para esto se evalúan el cumplimiento de
objetivos e indicadores de desempeño. Ver Gestor ERP módulo gestor de cursos/
cursos actuales / detalles / cierre de la actividad.

Conservamos evidencia del seguimiento y medición efectuados, así como la conformidad


con los criterios de aceptación.

8.3 Control del servicio no conforme

Aseguramos que el servicio de capacitación que no sea conforme con los requisitos del
usuario, participantes y otras partes interesadas, se identifica y controla para prevenir su
entrega no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas
con el tratamiento del servicio no conforme están definidas en el Procedimiento servicio
no conforme (PC-04) y se evidencia por el uso del Gestor ERP módulo gestor de
calidad / control servicio no conforme.

En cualquiera de los casos anteriores se mantienen registros conforme lo describe el


Procedimiento de Control de los Registros (PC-02), en los cuales se describe la
naturaleza de las no conformidades, el tratamiento dado, la verificación posterior realizada
y cualquier acción tomada posteriormente.

8.4 Análisis de datos

Nuestras decisiones se basan en el análisis de datos obtenidos a partir de las mediciones


e información recopilada, lo cual incluye los datos generados del seguimiento y medición
(ver 8.2 de este manual) y de cualesquiera otras fuentes pertinentes, como las auditorías
internas o las revisiones efectuadas por la dirección.

Determinamos, recopilamos y analizamos los datos apropiados para demostrar la


idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde podemos
realizar la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Nuestro análisis de datos proporciona como mínimo información sobre:

a) La satisfacción del usuario, participante y otras partes interesadas (ver 8.2.1 de esta
manual).

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 37 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

b) La conformidad con los requisitos del servicio de capacitación (ver 7.2.1 de esta
manual).
c) Las características y tendencias de los procesos, incluyendo las oportunidades para
llevar a cabo acciones preventivas.
d) La conformidad con los proveedores y relatores.
e) El nivel de aprendizaje de los participantes.
f) La conformidad con las metas propuestas para los objetivos de la calidad.

Para mejorar el análisis de datos nuestro sistema permite obtener múltiples gráficos junto
con entregar semáforos asociados a todos los indicadores de control.

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

El mejorar continuamente nuestro sistema de gestión de la calidad incrementa las


posibilidades de aumentar la satisfacción de los usuarios, participantes y de otras partes
interesadas. Por eso nuestra dirección nos transmite la importancia de buscar
permanentemente mejorar la eficacia de nuestros procesos y no esperar a que ocurran
problemas o no conformidades para mejorar.

En nuestro OTEC es obligatorio mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión


de la calidad mediante el uso de la Política de la Calidad, los objetivos de la calidad, los
resultados de las auditorías Internas y externas, el análisis de datos, el análisis de los
reclamos, quejas y sugerencias, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la
dirección.

8.5.2 Acción correctiva

Tomamos acciones para eliminar la causa de las no conformidades con objeto de prevenir
que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las
no conformidades encontradas. Contamos con el Procedimiento para la detección de
no conformidades, Acciones correctivas y preventivas (PC-03) para definir los
requisitos para revisar las no conformidades; determinar las causas de las no
conformidades, evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir, determinar e implementar las acciones necesarias,
registrar los resultados de las acciones tomadas y revisarla eficacia de las acciones
correctivas tomadas.

Dejamos registros de esta actividad en Gestor ERP módulo gestor de Calidad / Control
Acciones de Mejora.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR


MGC-01: MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

VERSION FECHA DE APROBACION PAGINA DE LA SECCION


Nº 00 29-09-2017 Página 38 de 38
GENERADO POR APROBADO POR
Encargado de Calidad Director

8.5.3 Acción preventiva

Determinamos las acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales


para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas son apropiadas a los efectos de los
problemas potenciales. Establecimos el Procedimiento para la detección de no
conformidades, Acciones correctivas y preventivas (PC-03) para definir los requisitos
para determinar las no conformidades potenciales y sus causas, evaluar la necesidad de
actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, determinar e implementar las
acciones necesarias, registrar los resultados de las acciones tomadas, y para revisar la
eficacia de las acciones preventivas tomadas.

Dejamos registros de esta actividad en Gestor ERP módulo gestor de Calidad / Control
Acciones de Mejora.

Nuestra Dirección nos compromete a que durante la revisión por la dirección (ver 5.6 de
este manual) y durante la Evaluación Interna del Curso (ver procedimiento PE-02), se
den las instancias para realizar un análisis de los resultados del sistema y a partir de
estos proponer acciones preventivas.

DOCUMENTO CONTROLADO - REPRODUCCION PROHIBIDA SIN AUTORIZACION EXPLICITA DEL APROBADOR

Potrebbero piacerti anche