Módulo 1 - Manual Excel Avanzado

Capacitación y Desarrollo UC - Teleduc
CURSO HERRAMIENTAS DE MANEJO AVANZADO

DE LA PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL PARA WINDOWS
Manual Herramientas de manejo

avanzado de la planilla de cálculo
Excel para Windows – Módulo 1
“Creación de fórmulas y uso de herramientas para la
restricción del ingreso de datos en Excel”
Marcela Contreras
Manual Herramientas de manejo avanzado de la planilla de cálculo Excel para Windows – Módulo 1 1
Contenidos
1. Introducción ................................................................................................................................................. 3
2. Referencias Mixtas ..................................................................................................................................... 4
2.1 Tipos de Referencias .......................................................................................................................... 4
2.1.1. Referencia Relativa ......................................................................................................................... 4
2.1.2. Referencia Absoluta ....................................................................................................................... 4
2.1.3. Referencia Mixta.............................................................................................................................. 5
3. Validación de datos ................................................................................................................................... 8
3.1 Pestaña Configuración .................................................................................................................... 10
3.2 Pestaña Mensaje de Entrada ......................................................................................................... 12
3.3 Pestaña Mensaje de Error .............................................................................................................. 13
3.3.1. Información ..................................................................................................................................... 13
3.3.2. Advertencia ..................................................................................................................................... 14
3.3.3. Detener ............................................................................................................................................. 15
1. Introducción
A través de este manual aprenderás fórmulas con mayor complejidad para el uso de la
planilla de cálculo.
Contenidos:
• Referencias Mixtas
• Validación de datos
Consideraciones
Cabe mencionar que si trabajas con las versiones anteriores de Excel, ya sea Excel 2007 –
Excel 2010, no debes preocuparte puesto que, aunque encuentres distinto el diseño del
entorno de Excel, las fórmulas y funciones se trabajan de la misma forma.
2. Referencias Mixtas
2.1 Tipos de Referencias
Excel maneja varios tipos de referencias de celdas: Relativas – Absolutas – Externas - Mixtas
– con Nombre – 3D.
2.1.1. Referencia Relativa
Usada en fórmulas con Tipo de Relación Uno a Uno, dado que al copiar necesitamos que
tome los distintos valores asociados en la fórmula.
2.1.2. Referencia Absoluta
Usada en fórmulas con Tipo de Relación Uno a Varios.
Una referencia absoluta es aquella que no cambia al ser copiada a otra celda, no depende
de su ubicación, es siempre igual. En este tipo de referencias debemos fijar la celda
anteponiendo el símbolo $ antes de la letra que indica la columna, y antes del número que
indica la fila. También puede utilizar la tecla F4.
2.1.3. Referencia Mixta
Usada en fórmulas con Tipo de Relación Varios a Varios.
Una referencia mixta es una mezcla entre una referencia relativa y una referencia absoluta.
Por lo tanto, se dice que una referencia es mixta cuando tiene una columna absoluta y una
fila relativa ($A1), o una fila absoluta y una columna relativa (A$1).
La idea es generar una sola fórmula que al ser copiada entregue el resultado de todos los
datos de la tabla o matriz.
Dicho de otra forma, según estén dispuestos los datos se deben fijar las celdas. Es decir, si
los datos se encuentran incorporados en columnas, se debe fijar la letra que representa a la
columna donde están ingresados los datos:
En este caso, la fórmula debe fijar la letra que identifica a la columna donde están
ingresados los precios:
Si los datos se encuentran incorporados en filas, se debe fijar el número que representa a la
fila donde están ingresados los datos:
En este caso, la fórmula debe fijar el número que identifica a la fila donde están ingresados
los porcentajes:
Ejercicio Referencias Mixtas
En un libro nuevo digite los siguientes datos:
Luego confeccione una fórmula única que permita rebajar el precio de los productos
en base a los porcentajes de descuento asociados a cada día.
La fórmula a aplicar quedará de la siguiente forma:
Luego copie la fórmula:
El resultado será el siguiente:
3. Validación de datos
La validación es una herramienta de base de datos, que se utiliza para restringir y evitar el
ingreso de datos erróneos en celdas o rangos y que es muy útil cuando se necesita compartir
un libro con otras personas y quiere que los datos que se escriban en él sean exactos.
Se usa validación de datos para:
 Limitar las entradas a elementos determinados en una lista.

 Limitar el ingreso de números a un rango específico.
 Limitar las fechas a un período de tiempo específico.
 Limitar las horas a un período de tiempo específico.
 Limitar el número de caracteres de texto a incorporar.
 Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas.
Para acceder a esta opción, debe ir a Pestaña Datos – Herramienta de datos – Validación
de datos.
El cuadro de Validación tiene tres pestañas a trabajar: Configuración – Mensaje de entrada

– Mensaje de error.
3.1 Pestaña Configuración
En esta pestaña se configuran los distintos criterios de validación que dispone Excel para
validar una celda o rango de celdas.
En la ficha Configuración debajo de la palabra Permitir hay un botón de lista que dice:
Cualquier valor, al hacer un clic en él, se desplegarán los tipos de validaciones que es
posible realizar.
Al seleccionar una de estas validaciones dando clic en cualquiera de ellas, habilitará

automáticamente el cuadro de lista que está debajo del texto Datos, en este cuadro de lista
aparecerán los tipos de evaluación que Excel hará al ingresar un dato a nuestra celda
validada.
La única validación que no habilita este cuadro es la validación de tipo Lista.
En la imagen hay un óvalo denotando un botón de selección, este permite hacer referencia
a un valor contenido en una celda en el mismo libro que contiene la celda validada, de
encontrarse en otro libro este debe estar abierto simultáneamente con el libro que
contiene la celda validada.
Por defecto la casilla de verificación omitir blancos está habilitada ( ) esto

permite que en nuestra celda validada pueda quedar en blanco (valor nulo). Al estar
deshabilitada no permite que la celda validada contenga valores nulos.
Antes de dar un clic en el botón Aceptar, podemos dar un mensaje entrante y un mensaje
de salida cada vez que seleccione la celda validada. Estos mensajes son configurados a través
de las otras dos fichas de que dispone el cuadro de diálogo Validación de datos y son
opcionales.
3.2 Pestaña Mensaje de Entrada
El primero es el mensaje entrante, en esta ficha se define un título para el mensaje y un

cuerpo de texto, éste es opcional. Debe hacer clic en la Pestaña Mensaje de entrada.
Al incorporar el mensaje de entrada, si usted selecciona la celda validada aparecerá en

pantalla el siguiente mensaje:
3.3 Pestaña Mensaje de Error
También se puede incorporar un mensaje de error, si el valor que será ingresado en la

celda validada no cumple la condición.
Para ello debe ir a la ficha Mensaje de error, que es donde uno establece el tipo de
mensaje que se mostrará en pantalla cuando el valor no cumple la condición que se ha
dado en la ficha configuración.
Al igual que mensaje entrante posee un título y un mensaje que el usuario pueda ingresar
a su gusto (máximo 225 caracteres).
Existen tres tipos de Estilos de mensajes de error, estos son:
3.3.1. Información
Indica a los usuarios que los datos indicados no son válidos, pero sin evitar que los escriban.
Este tipo de alerta de error es el más flexible de todos.
Para mostrar un mensaje informativo que no evite el ingreso de datos no válidos,

aparecerá en pantalla el siguiente cuadro de diálogo:
Al dar un clic en Aceptar admite el ingreso de valores no válidos y cierra el cuadro.
Al dar clic en Cancelar borra los valores no válidos y cierra el cuadro.
3.3.2. Advertencia
Advierte a los usuarios que los datos ingresados no son válidos, pero depende del usuario
aceptar o no el ingreso de estos datos.
Cuando aparece un mensaje de alerta de Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí
para aceptar la entrada no válida, No para editarla o Cancelar para quitar la entrada no
válida.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite el ingreso de datos no válidos. Éste,
al insertar datos no válidos a una celda aparece el siguiente cuadro de diálogo en pantalla:
Al dar clic en el botón Sí cierra el cuadro y acepta el ingreso de valores que no cumplan la
condición que especificó en la ficha configuración.
Al dar clic en No el cuadro se cierra y deja el valor ingresado en la celda, seleccionado para
ser modificado.
Y por último, al dar clic en Cancelar el valor ingresado en la celda se borra y el cuadro se
cierra.
3.3.3. Detener
Evita que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Escriba el título y el texto del
mensaje de error a usar.
Un mensaje de alerta de Detención tiene dos opciones: Volver a intentar o Cancelar.
Este tipo de mensaje no dejará ingresar el dato en la celda, si no es el que esté definido en
la validación.
Si intenta ingresar datos no válidos en una celda, se mostrará el siguiente cuadro de

diálogo:
El cuadro tiene dos botones:
 Reintentar - al dar clic en este cuadro se cierra y el cursor de inserción de datos

queda activo en la celda validada.
 Cancelar - al dar clic en este cuadro se cierra el cuadro y borra el valor ingresado.
Después de decidir qué tipo de estilo de mensaje de error y escribir un título y un mensaje
haga clic en Aceptar, esto hará que la celda seleccionada esté validada. Para aplicar la
misma validación al resto de la columna solo debe copiar la celda vacía para el resto de la
columna.
Ejercicio Validación
A continuación, en un libro nuevo de Excel, siguiendo la explicación anterior genere las

validaciones en las siguientes columnas de esta tabla:

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Caricato da

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2.1.1. Referencia Relativa

2.1.2. Referencia Absoluta

Usada en fórmulas con Tipo de Relación Uno a Varios.

2.1.3. Referencia Mixta

Usada en fórmulas con Tipo de Relación Varios a Varios.

Ejercicio Referencias Mixtas

En un libro nuevo digite los siguientes datos:

La fórmula a aplicar quedará de la siguiente forma:

Luego copie la fórmula:

El resultado será el siguiente:

Se usa validación de datos para:

 Limitar las entradas a elementos determinados en una lista.

El cuadro de Validación tiene tres pestañas a trabajar: Configuración – Mensaje de entrada

3.1 Pestaña Configuración

Al seleccionar una de estas validaciones dando clic en cualquiera de ellas, habilitará

La única validación que no habilita este cuadro es la validación de tipo Lista.

Por defecto la casilla de verificación omitir blancos está habilitada ( ) esto

3.2 Pestaña Mensaje de Entrada

El primero es el mensaje entrante, en esta ficha se define un título para el mensaje y un

Al incorporar el mensaje de entrada, si usted selecciona la celda validada aparecerá en

3.3 Pestaña Mensaje de Error

También se puede incorporar un mensaje de error, si el valor que será ingresado en la

Existen tres tipos de Estilos de mensajes de error, estos son:

Este tipo de alerta de error es el más flexible de todos.

Para mostrar un mensaje informativo que no evite el ingreso de datos no válidos,

Al dar un clic en Aceptar admite el ingreso de valores no válidos y cierra el cuadro.

Al dar clic en Cancelar borra los valores no válidos y cierra el cuadro.

Un mensaje de alerta de Detención tiene dos opciones: Volver a intentar o Cancelar.

Si intenta ingresar datos no válidos en una celda, se mostrará el siguiente cuadro de

El cuadro tiene dos botones:

 Reintentar - al dar clic en este cuadro se cierra y el cursor de inserción de datos

A continuación, en un libro nuevo de Excel, siguiendo la explicación anterior genere las

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