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ESTUDIO DE CASO AA4

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

PRESENTADO POR

FRANCISCOJAVIER OSPINA FORERO

PRESENTADO A

JAIME SARAZA YUSTY

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD - NTC ISO 9001

SENA

BOGOTA 2019
ESTUDIO DE CASO AA4
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Informe de
Clasificac
Auditoría Interna Descripción del Hallazgo ISO 9001:2015
ión
Proceso
Numeral 7.5: Información Documentada.
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.2 Para el control de la información
Procesos de documentada, la organización debe abordar las
Dirección Se cuenta con un mecanismo de control de siguientes actividades según corresponda:
documentos internos y externos “Lista de Nota: Se debe implementar en cada formato un
M
Documentación del SGC”, actualmente no se cuadro de control de cambios y en el listado maestro
ha implementado la herramienta de control. de control de documentos ir actualizando las
versiones de acuerdo al caso. De igual forma se
deben recoger las versiones obsoletas de los
documentos y socializar las versiones actuales con
los encargados del proceso.
Numeral 8.1: Planificación y control operacional.
Se detecta que no en todos los casos se
La organización debe planificar, implementar y
cuenta con la identificación y formatos
controlar los procesos necesarios para cumplir los
estandarizados de los registros utilizados
Procesos de requisitos para la provisión de productos y servicio, y
para el control de la operación de los M
dirección para implementar las acciones determinadas en el
procesos (ejemplo: “inscripción de los
capítulo 6 mediante:
proyectos de investigación” algunos registros
d. La implementación del control de los procesos de
no contaban con títulos.
acuerdo con los criterios
Se detecta falta de manejo de la Numeral 7.2: Competencia.
documentación del Sistema de Gestión de la La organización debe:
Procesos
Calidad en el personal. Ejemplos Ubicación M a) Determinar la competencia necesaria de las
de Dirección
del “Modelo de Identificación de Procesos” e personas que realizan bajo su control, un trabajo que
Indicadores Clave para la medición de los afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión
procesos y objetivos de calidad documentado de calidad.
en el manual de planeación de la calidad.

Numeral 4.4: Sistema de gestión de la calidad y sus


procesos
4.4.2 En la medida en que sea necesario, la
Se recomienda generar evidencia de los
organización debe:
Procesos de acuerdos definidos en las juntas realizadas
O a) Mantener la información documentada para apoyar
Dirección en los distintos procesos, así como el
la operación de sus procesos
seguimiento a los mismos
Conservar la información documentada para tener la
confianza de que los procesos se realizan según lo
planificado.
Numeral 9.1 Seguimiento, medición, análisis y
evaluación
Se tiene documentado en la Matriz de
9.1.1: Generalidades. La organización debe
Proceso de Competencia el mecanismo para la medición
determinar:
Servicios de la competencia de los funcionarios de la M
d) Cuando se deben analizar y evaluar los resultados
Administrativos ENEO, sin embargo, no se muestra evidencia
del seguimiento y la medición. La organización debe
de su aplicación.
conservar la información documentada apropiada
como evidencia de los resultados.
La coordinación de investigación cuenta con
un registro de control y seguimiento de los
Numeral 7.5: Información documentada
Proceso de proyectos de Investigación “Relación de
7.5.3: Control de la información documentada
Registro, Proyectos de Investigación Realizados por
7.5.3.2: La información documentada de origen
Aprobación y Profesores de la ENEO” en el cual se
M externo, que la organización determina como
Seguimiento de identifican los nombres de los proyectos,
necesaria para la planificación y operación del
Proyectos de integrantes, estatus, fechas de inicio y
sistema de gestión de calidad, se debe identificar,
Investigación término, este mismo no esté referenciado en
según sea apropiado, y controlar.
el procedimiento operativo siendo este un
registro básico de control.
En el semestre que inició el 2 de febrero de Numeral 8.2: Requisitos para los productos y
Proceso de
2010 se identificó que a la fecha no era servicios
Servicios M
impartida la asignatura de “Proceso de Salud 8.2.4: Cambios en los requisitos para los productos y
Académicos
y Enfermedad en el Niño” y el registro de servicios. La organización debe asegurarse de que,
“Asignación de horario” de ésta no estaba cuando se cambien los requisitos la información
firmado, cuando el procedimiento gestión y documentada pertinente sea modificada y que las
control de la operación del curso PSA 05 personas pertinentes sean conscientes de los
establece esta actividad como previa al inicio requisitos modificados.
del curso.
En el desarrollo del plan de estudios de
“Administración de los Servicios de
Enfermería” no se obtuvo la evidencia que
establece el procedimiento PSA 01 Rev. 0. de
acuerdo a lo siguiente:
- Falta la identificación de la necesidad del
desarrollo de éste.
Numeral 8.3: Diseño y desarrollo de los productos y
- Existe la firma de recibido en 2009 por parte
servicios
de la sede, sin haber sido aprobada la
8.3.6: Cambios del diseño y desarrollo.
liberación de este plan de estudios.
Proceso
- Falta las firmas o constancias de la revisión
de Servicios M La organización debe identificar, revisar y controlar
hecha por el grupo curricular.
Académicos los cambios hechos durante el desarrollo de los
- Falta las firmas o constancias de la
productos y servicios o posteriormente en la medida
verificación hecha por la Jefatura
necesaria para asegurarse que no haya un impacto
correspondiente.
adverso en la conformidad con los requisitos.
- Evidencia de entrega del plan de estudios
de Administración de los Servicios de
Enfermería al H. Consejo Técnico de la
ENEO para su validación y emisión del
dictamen correspondiente.

Numeral 8.4: Control de los procesos, productos y


No se mostró la aplicación de la Evaluación servicios suministrados externamente
Proceso de
de Proveedores de acuerdo a lo establecido 8.4.1: La organización debe determinar y aplicar
Servicios M
en el Manual de Gestión de la Calidad MGC criterios para la evaluación, la selección, el
Administrativos
01. seguimiento del desempeño y la reevaluación de los
proveedores externos.
El manual de Planeación de la Calidad y el
procedimiento de Gestión y control de la
operación del curso PSA 05, mencionan al
formato de “Checklist de Supervisión del Numeral 4.1: Sistema de gestión de la calidad y sus
Cumplimiento del Plan Académico”, como procesos
Proceso de
uno de 4.4.2: En la medida en que sea necesario, la
Servicios M
los mecanismos para evidenciar el control del organización debe:
Académicos
proceso de Servicios Mantener información documentada para apoyar la
Académicos y de la asistencia de los operación de sus procesos.
profesores, tanto en aula como en los
campos clínicos o sedes, sin embargo no se
encontraron registros de éste.
Se cuenta con la identificación de
problemáticas o situaciones de mejora en los
servicios proporcionados, sin embargo no se
Numeral 10.2: No conformidad y acción correctiva.
han generado las correcciones o acciones
10.2.2: La organización debe conservar información
correctivas o preventivas para su solución.
documentada como evidencia de:
Ejemplos:
a) La naturaleza de las no conformidades y cualquier
- En el área de Servicios Escolares de
acción tomada posteriormente.
Posgrado solo se cuenta con una persona
b) Los resultados de cualquier acción correctiva.
para la atención, afectando así el servicio a
Procesos de
los alumnos en el turno de la tarde y en los M
Dirección Nota: En el formato de la acción correctiva o
casos de ausencia del personal.
preventiva se debe establecer el plan de acción a
- De acuerdo al reporte de indicadores del
seguir para lograr corregir o mejorar un proceso, en
SGC de la Secretaría Administrativa de Julio
este debe encontrarse plasmado las fechas en las
a diciembre de 2009 “Medición y Análisis
cuales se realizarán las actividades, la
reprogramación de este si es el caso y relacionarse la
de Indicadores del Proceso de Presupuestos”
evidencia de cumplimiento.
se detecta una baja en los trámites aceptados
ante la Unidad de Procesos
Administrativos
CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:

Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero
de 2010, los involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría,
aún cuando se presentaron situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la
reprogramación de los tiempos planeados ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios
Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación, Coordinación de Metodología,
Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán auditadas
en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantación,


Líder Auditor: ABCDE________
se considera el logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su
ejecución. (Nombre y firma)

CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora
F04 PDI02 Rev.0

NOTA: De ser necesario utilice anexoss