República de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

DISEÑO DETALLADO DEL SUBPROCESO

“J03.03 REALIZAR CONCILIACIONES”

PERTENECIENTE AL MACROPROCESO
“J. GESTIÓN FINANCIERA”
Y PROCESO
“J03.CONTABILIDAD”

Enero de 2010
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Elaborado por: Razón de la actualización

[dd/mm/yy]

1.0 10/03/05 Edwin Linares – Luis Elaboración del Entregable

Eduardo Melo B.

2.0 12/01/10 Ana Lucía Castro  Modificación portada y pie de

Líder funcional SGCF página
– Andrés Ortega
 Se agrega descripción de la
Profesional de Apoyo
actividad del SGCF en los
Proyecto de
numerales 4.12
Modernización de SE
– MEN  Se incluye rol del área Gestión
Administrativa y financiera con el
SGCF
 Se actualiza el modo de
conservación de los reportes de
eficiencia de las operaciones.

Revisado por:

Nombre:
Cargo:
Fecha: ___________
[dd/mm/yy]

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 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN............................................................................4
2. OBJETIVO........................................................................................5
3. ALCANCE........................................................................................5
4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO J03.03
REALIZAR CONCILIACIONES..................................................6
5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE
CADA UNA.......................................................................................9
5.1. ÁREA / DEPENDENCIAS INTERNAS.........................................................................9
5.2. ENTES EXTERNOS (EN CASO QUE APLIQUE)...........................................................9
6. REGISTROS.....................................................................................9
7. DOCUMENTOS EXTERNOS......................................................10
8. ANEXO (DIAGRAMA DE FLUJO)................................................11

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 1. INTRODUCCIÓN
El presente documento describe el subproceso J03.03 Realizar conciliaciones, indicando su
objetivo, alcance, explicación detallada de cada una de las actividades que lo conforman,
las áreas involucradas en el mismo, los entes externos con los cuales tiene relación en caso
de aplicar, los registros que proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas y los
documentos de origen externo que pueden afectar o rigen dicho subproceso.
Este diseño detallado se complementa con un flujograma, que describe gráficamente las
actividades que conforman el subproceso.

4
2. OBJETIVO
Identificar las partidas pendientes entre los extractos bancarios y los libros auxiliares de
bancos; las cuales deben ser analizadas para conocer su origen y tomar las acciones que
sean necesarias para su debido registro en el siguiente periodo de la conciliación bancaria.

3. ALCANCE
Este subproceso inicia desde el suministro de información al ET, continúa con la recepción
y validación de la información de los registros contables, documentos soporte, sistemas de
información y movimientos bancarios en medio físico o magnético; sigue con la
identificación de las partidas en conciliación, para determinar los registros a realizar.
Termina con la realización de la conciliación bancaria definitiva.

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4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO J03.03
REALIZAR CONCILIACIONES
1. Suministrar Información de conciliaciones al ET: El Funcionario de Gestión
Administrativa y Financiera de la Secretaría de Educación, debe recopilar y suministrar la
información de conciliaciones que deban ser reportadas al ET, esta información debe
corresponder a registros contables de almacén, balance de entradas y salidas proveniente
del subproceso I02.01 Manejar almacén, activos fijos, nómina, presupuesto y los
documentos soporte de estos. Esta información es enviada mediante carta u oficio, ver
anexo instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita, a través de
correspondencia. Cuando no se reciba la información de conciliaciones de alguna de las
áreas involucradas, se debe enviar carta u oficio, ver anexo instructivo M03.01.F03 Acto
administrativo o comunicación escrita, con copia al Funcionario de Despacho de la SE.
2. Recopilar información de registros contables, documentos soporte, sistemas de
información y movimientos bancarios: El Funcionario designado de Contabilidad del
Ente Territorial recopila la información de los registros contables de Almacén, Activos
fijos, Nómina, Presupuesto y sus documentos soporte. De igual forma se recibe la
información de saldos de cierre proveniente del subproceso J03.02 Efectuar cierre contable.
Si la conciliación a realizar es Bancaria se verifica si los documentos se encuentran en
físico, si es así se ejecuta la actividad 4 de lo contrario se ejecuta la actividad 3; Si la
conciliación no es bancaria se ejecuta la actividad 10.
3. Convertir y cargar archivo recibido en el sistema: El Funcionario designado de
Contabilidad del Ente Territorial recibe los extractos bancarios en formato de cada uno de
los bancos. Carga el extracto recibido en medio electrónico y genera la funcionalidad para
que sea convertido al formato estándar. Los archivos planos de las entidades se convierten
al formato requerido y se suben para la conciliación bancaria. La interfase de los extractos
se realiza mensualmente.
4. Verificar e identificar la información de los extractos bancarios reconociendo el
concepto de los movimientos: El Funcionario designado de Contabilidad del Ente
Territorial compara los extractos bancarios con la información registrada en cada uno de los
libros respectivos, identificando los ingresos o egresos generados durante el período
evaluado.
5. Generar el reporte de partidas pendientes por conciliar: El Funcionario designado
de Contabilidad del Ente Territorial genera por medio del sistema el reporte de partidas
pendientes por conciliar.
Las partidas conciliatorias obedecen a los siguientes hechos:
 Valores que aparecen en el extracto y no tienen registro en el Libro de Bancos del Ente
Territorial, y no se encuentra explicación.

6
 Valores que no coinciden lo registrado en el banco contra lo registrado en el extracto.
 Notas debito o crédito que no tienen soporte en el Ente Territorial y por tanto no se ha
generado su contabilización.
 Asientos por mayor o menor valor registrados o girados.
De este modo se realiza el análisis, si existen partidas en el extracto que no están en el libro
de bancos se ejecuta la actividad 7 de lo contrario se ejecuta la actividad 6.
6. Aclarar las partidas registradas en los libros que no aparecen en los extractos: El
Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial revisa las cuentas y verifica las
transacciones en los libros para identificar su adecuado registro. Luego se realiza la
actividad 8.
7. Solicitar a Entidades Financieras Notas Débito y Crédito: El Funcionario designado
de Contabilidad del Ente Territorial genera la correspondencia a los bancos por medio de
carta u oficio, por partidas pendientes de conciliar que aparecen en el movimiento del
banco, para su respectiva aclaración.
8. Verificar con los soportes: El Funcionario designado de Contabilidad del Ente
Territorial, una vez identificadas las partidas a modificar, verifica con los soportes que las
Entidades Financieras y entes internos del Ente Territorial han remitido los soportes para
aclarar las partidas pendientes de conciliar, como son las notas débito o crédito.
9. Registrar los ajustes correspondientes en el sistema: El Funcionario designado de
Contabilidad del Ente Territorial realiza los ajustes en el Software Integrado. De las
respectivas conciliaciones realizadas en el periodo inmediatamente anterior y fin del
subproceso.
10. Efectuar el comparativo entre los sistemas de información y los auxiliares
contables: El Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial realiza un
comparativo entre los datos arrojados entre sistemas de información y los auxiliares
contables.
Si existe diferencia entre los Sistemas de Información y los auxiliares contables se realiza la
actividad 11, de lo contrario se verifica si hay conciliaciones mayores a un periodo si es así
se ejecuta la actividad 12 de lo contrario fin del subproceso.
11. Solicitar a áreas correspondientes para que se depuren cuentas pendientes por
conciliar: El Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial solicita mediante
oficio al área involucrada del Ente Territorial o Secretaría de Educación la debida
depuración de las cuentas pendientes por conciliar, mencionando en dicho oficio la fecha
límite para la conciliación a conformidad de la(s) respectiva(s) cuenta(s). luego se ejecuta
nuevamente la actividad 1.
12. Informar a áreas correspondientes para que se depuren cuentas pendientes por
conciliar: El Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial informa mediante
oficio a las áreas correspondientes, solicitando la depuración de las cuentas pendientes por
conciliar mayores a un periodo, igualmente procede a tomar acciones preventivas o
correctivas de acuerdo con los lineamientos preestablecidos en los subprocesos N01.02
Acciones Correctivas, N01.03 Acciones preventivas. Luego se realiza nuevamente la

7
actividad 1. Para efectuar la depuración de las cuentas pendientes por conciliar de cada
áreas, estas con base en el comunicado recibido proceden a identificar la inconsistencia
consultando la información fuente con el fin de proceder a realizar el ajuste antes de
finalizar el siguiente cierre contable.
El Funcionario de Gestión Administrativa y Financiera de la SE consultará el módulo de
“Análisis de Información”, menú “Carpetas Públicas”, submenú “Aplicación analítica”,
carpeta “Ejecución de los recursos”, carpeta “Eficiencia en la Operación contable”
visualizando los correspondientes reportes.

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5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES
DE CADA UNA

5.1. Área / dependencias internas

Área / Dependencia Rol

Gestión Administrativa y Suministrar la información correspondiente a conciliaciones

Financiera al Ente Territorial.
Apoyar el proceso de elaboración del Presupuesto con la
utilización del Módulo de proyecciones y Simulaciones del
SGCF.

5.2. Entes externos (en caso que aplique)

Nombre del ente externo Rol

Ente Territorial Realizar conciliación, verificando la consistencia de la

información y solicitando los ajustes cuando se requieran.

Bancos Notas débito y crédito.

6. REGISTROS
Registro Responsable Como Donde Tiempo de Que se hace
conservarlo conservarlo conservación después

Libro auxiliar Profesional Documento Archivo de Según tabla de Archivo central,

de bancos (1) Universitario físico en gestión de retención Backup
de Financiera carpeta de Financiera documental del servidor
conciliaciones, ET
Medio
magnético en el
equipo de
computo del
Profesional
Universitario
de Financiera

Conciliación Profesional Documento Archivo de Según tabla de Archivo central,

bancaria (1) Universitario físico en gestión de retención Backup
de Financiera carpeta de Financiera documental del servidor
del ET conciliaciones, ET
Medio
magnético en el

9
 Registro Responsable Como Donde Tiempo de Que se hace
conservarlo conservarlo conservación después

equipo de
computo del
Profesional
Universitario
de Financiera

Reporte Profesional Documento Archivo de Según tabla de Archivo central,

partidas Universitario físico en gestión de retención Backup
pendientes por de Financiera carpeta de Financiera documental del servidor
conciliar (1) conciliaciones, ET
Medio
magnético en el
equipo de
computo del
Profesional
Universitario
de Financiera

Reporte de Profesional Medio virtual Plataforma Permanente n.a.

eficiencia de las Universitario en el SGCF, SGCF
operaciones de Financiera cuando sea
cargado el
archivo de
“Presupuesto
Aprobado”

M03.01.F03
Acto
Las disposiciones frente a este registro, se definen en el documento: detalle del subproceso:
administrativo
M03.01 Revisar actos administrativos
o comunicación
escrita (2)

(1) Reporte generado por el Sistema de Información del Ente Territorial.

(2) Este registro se genera en acto administrativo o comunicación escrita, que puede ser Resolución,
decreto, circular o carta u oficio

7. DOCUMENTOS EXTERNOS
Versión o fecha de
Documentos externos Fuente del documento
emisión según aplique
n.a.

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8. ANEXO (DIAGRAMA DE FLUJO)
Ver Anexo Diagrama de Flujo J03.03 Realizar Conciliaciones.
Este anexo se compone de 1 página.

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