Tercera Entrega Compras y Aprovi

FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS
PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano
PROYECTO GRUPAL
CASO ENCUADERNADORA SA.
Integrantes:
Camila Andrea Roa Cod: 1711026432
Anderson Obregoso Leon Cod: 1721020958
Yumar Ledy Abella Diaz Cod: 1221090048
Rocio Galvis Torres Cod: 1311340091
Luz Stella Olano Cod: 1621024884
Jhon Alexander Vasquez Cod: 1711023612
Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano
Facultad de Ingeniería
Tecnología en Logística
Colombia
2019
CIENCIAS BÁSICAS
Contenido
1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL...................................................................................... 4
1.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS ............................................................................ 5
1.3. JUSTIFICACION .................................................................................................. 6
1.4. METODOLOGIA .................................................................................................. 7
1.5. CRONOGRAMA DE DIAGNOSTICO ............................................................... 8
1.6 ALTERNATIVAS Y CRITERIOS DE EVALUACION ...................................... 12
2. RESUMEN – ............................................................................................................ 19
3. RESULTADOS – ..................................................................................................... 19
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................... 20
4.1. CONCLUSIONES ............................................................................................... 20
4.2. RECOMENDACIONES ..................................................................................... 20
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 21
CIENCIAS BÁSICAS
1. INTRODUCCIÓN
Podemos ver que desde la época de la primera y segunda guerra mundial en nuestra historia
los negocios fueron creciendo y las empresas se convirtiendo en grandes organizaciones
dando necesidad de tener la capacidad de materia prima, suministros y servicios suficientes
para que esta siga operando adecuadamente, esto conllevó a la creación de la necesidad de
obtener políticas y procedimientos implementados en una función de compras surgiendo
como una actividad empresarial.
Es por eso que hoy en día la función de compras es un eje importante dentro de las
organizaciones poniendo los departamentos de compras como departamentos estratégicos
dentro de la misma; pues le permite a la organización competir exitosamente con empresas
nacionales o internacionales.
El departamento de compras con sus políticas y procedimiento de función de compra llega a
la necesidad de abastecer de materias primas e insumos permitiendo a la organización obtener
un sistema de producción continuo, haciendo que esta pueda competir libremente en el
mercado; es por eso que estas empresas ven la importancia de una función de abastecimiento
permitiéndole a la empresa obtener calidad, cantidad y tiempo de respuesta a la demanda de
producción que tiene su mercado.

CIENCIAS BÁSICAS
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL
Dar a conocer mediante este proyecto, las diferentes situaciones que se presentan para
solucionar la problemática que tiene la encuadernadora por la falta de materia prima de su
proveedor principal quien es Papelitos S.A a causa del paro de los corteros de la caña de
azúcar. Planteando las acciones que no lleven a riesgo la perdida de dinero, personal, calidad
y sostenibilidad en el mercado nacional e internacional.

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1.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS
✓ Generar un plan de mejoramiento con el proveedor de caña de azúcar, para así
mantener una relación que contribuya a los procesos de ambas partes para una
sostenibilidad de materia prima.
✓ Identificar los factores, causas y necesidades de la empresa que provee la materia
prima principal como lo es la caña de azúcar, buscando plantear las acciones que lleven
a la solución del paro y no afectar el futuro de muchas compañías que requieren de esta
materia prima
✓ Planear estrategias que contribuyan al bienestar de los trabajadores cañaleros y así
mejorar sus pagos para evitar futuros inconvenientes o de volverse a presentar la situación
que el proveedor principal siga manteniendo el suministro de la materia prima
✓ Generar un abastecimiento mayor que se adapte a todos los equipos que realizan la
operación de corte y que no se vea limitado a un solo equipo, con ello se minimiza el
riesgo de producción y/o entregas de producto terminado.

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1.3. JUSTIFICACION
Este proyecto está basado en las empresas que cotidianamente buscan mejorar sus compras
en costo y calidad es por eso que tomaremos como ejemplo una historia de una organización
que mantiene un alto nivel de ventas, sin embargo, presenta también situaciones y falencias
que muestran la realidad en los que se pueden ver involucrados por la economía en la que
está rodeada y es así como nos presenta un modelo de aprendizaje para la toma correcta de
decisiones.
El propósito de este proyecto es aprender a tomar medidas que no ponga en riesgo la
economía. La estabilidad y el prestigio de la organización. Permitiéndonos comprender el
propósito fundamental de la función de compras y abastecimiento, sus diferencias
características y la importancia que estas dos funciones tiene dentro de una compañía.
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1.4. METODOLOGIA
Durante el desarrollo de este proyecto, el grupo de trabajo ideará diferentes posibilidades
para solucionar el problema que presenta la compañía ENCUADERNADORA S.A.
Sin embargo, nuestra intención es enfocarnos en la que tenga más viabilidad de desarrollo
para la compañía, sin afectar en lo posible sus costos de producción y los valores de
rentabilidad durante la época de temporada alta.

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1.5. CRONOGRAMA DE DIAGNOSTICO
La compañía en mención, es una empresa dedicada al diseño, fabricación y distribución de
útiles escolares, su principal materia prima es el residuo de la caña de azúcar, para la época
se presenta una situación desfavorable para su principal proveedor, debido a que está
atravesando por dificultades, Puesto que sus trabajadores anunciaron un paro de labores; de
esta manera se produce un riesgo latente de desabastecimiento. Razón por la cual el
departamento de compras y aprovisionamiento se enfrenta con un tema importante, al cual
se le debe dar el mejor manejo y evitar que las diferentes partes de la cadena se queden sin
insumos para sacar adelante el proceso de producción.
Diseño, producción, y distribución de

Enfoque
productos de papelería escolar
Cuadernos argollados, cosidos, empastados,

grapados, agendas, blocks, libretas, pastas
Catálogo de argolla, carpetas escolares, colores de
madera, láices de grafito, libros de
contabilidad
México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica,

Presencia Colombia, Panamá, Venezuela, Ecuador,
ENCUADERNADORA S.A. Directa Perú, Brasil, Puerto Rico y República
Dominicana
Plantas de Colombia (12.000 m2, 150 máquinas)

Producción México, Brasil
Personal fijo: 400 personas

Empleados
Personal temporal: 700 personas
Competencia Anota, Fabio - Castillo

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Demanda de Productos: Temporada de fabricación
Demanda Nacional: Calendario A
Demanda Nacional: Calendario B
Demanda Internacional
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE
FECHA ACONTECIMIENTO
 Inicia el paro nacional de corteros de caña en el Valle del Cauca,

15/09/2008
Risaralda y Cauca
16/09/2008  Reunión de Humberto Plaza y Angela Mejía
17/09/2008  Reunión entre los encargados del área de la empresa y Papelito S.A.
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 Papelito S.A. no ha parado su producción; el molino 1 tiene bagazo de
caña para 15 días, el molino 2 no verá afectada su producción ya que su
proveedor no entró en paro
 Reunión entre los directivos de la empresa
 Capacidad del molino 2:
- 135 toneladas/semana en ancho 64,5 cm
 Necesidades actuales para mantener pedidos:
18/09/2008 - 1.280 toneladas/semana en ancho 124,5 cm
 Inventarios actuales:
- 430 toneladas en ancho 65,2 cm
- 1.600 toneladas en ancho 124,5 cm
 Duración del inventario actual con 3 turnos:
- Cuadernos grandes (papel 65,2 cm de ancho): Faltante de 195
toneladas a la semana 40, déficit de 3.335 toneladas a la semana 46

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- Cuadernos medianos y pequeños: Faltante de 6.840 toneladas a la
semana 48
Cronología del Problema:
La encuadernadora s.a se encuentra en la época donde tiene que elevar al max sus niveles de
producción, ya que los compromisos no paran y entre los meses de agosto y enero se presenta
el mayor número de ventas por la temporada estudiantil, También es cierto que para cumplir
con todo lo mencionado la empresa tiene unos costos de producción superiores a los otros
meses.
A raíz de esta noticia se consultó a un ejecutivo de cuenta de papelitos s.a. quien comento:
Papelitos aún no ha parado la planta, pues tienen bagazo de caña para 15 días, además
considera que ese paro no durara más de una semana, y las cosas continuarán como si nada.
El segundo molino de Papelitos S.A. no se verá afectado por el paro, porque el ingenio que
lo abastece de bagazo de caña no participo del paro presentado, pero que ese solo molino no
puede cubrir toda la demanda de la encuadernadora.

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Siendo así, la alta gerencia de la empresa, revisó cuál era el estado de inventario para
revisar las acciones preventivas para no afectar la temporada principal de la empresa y
después de un análisis completo de esta situación encontraron que la
“ENCUADERNADORA S.A”, necesita tener 545 ton/sem y 1.280 ton/sem respectivamente,
para su debida productividad y no bajar el estándar de producción del cual dependen más de
700 personas en mano de obra, trabajando en todas las máquinas disponibles en la fábrica.
Con el análisis de esta información se logra establecer que la CUADERNADORA S.A, se
encuentra en un problema de abastecimiento frente a sus materias primas ya que su proveedor
e inventarios no aguantarían abastecer la empresa, si el paro se prolongara por un tiempo más
largo, pues su productividad está en el momento más alto de generación de productos para
la venta.
1.6 ALTERNATIVAS Y CRITERIOS DE EVALUACION
ALTERNATIVAS 1.
En esta alternativa lo que se plantea es seguir con la producción hasta donde lo permita el
inventario actualmente disponible en las bodegas de la empresa y papel que pueda llegar a
proveer el molino #2. También se puede plantear firmar un acuerdo de exclusividad
temporalmente con la empresa del molino #2, lo que garantizaría que toda su producción
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quede en manos de la empresa y reducir los inventarios de papel los posibles competidores
que también estén siendo abastecidos con el insumo.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
 Margen de utilidad al final del ejercicio. Se debe tener en cuenta el límite de producto
que se puede llegar a producir y así llegar finalmente al número y valor de ventas que se
puedan dar. Esto se verá reflejado como utilidades (ciertamente menores a las del
ejercicio del año inmediatamente anterior), o perdidas que se puedan dar.
 Incremento del costo de la materia prima. Con el posible acuerdo de confidencialidad que
se pueda llegar a dar, indudablemente el costo de materia prima tenderá al alza. Se debe
evaluar con esta alza en cuanto porcentaje se incrementará el costo final del producto y
sus repercusiones en el mercado con respecto a los demás competidores.
ALTERNATIVA 2. PARAR LA PRODUCCIÓN.
Ante la inminente falta de materia prima, parar la producción y no salir al mercado en esta
temporada es la alternativa que nadie quiere tomar, pero es una posibilidad que se debe
evaluar. Se debe pensar que la empresa ya tiene un prestigio creado y este paro de actividades
se puede aprovechar para volver a relanzar la marca, renovar su imagen y crear una campaña
de expectativa para la próxima temporada.

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CRITERIOS DE EVALUACIÓN
 Pérdidas que se puedan generar. Ciertamente el factor más crítico son las pérdidas que
esta drástica decisión pueda ocasionar, los despidos que pueda acarrear, las familias
afectadas, los inconvenientes legales ante la falta de pagos de posibles préstamos ante los
bancos y el cierre de algunas de sus sucursales.
 Pérdida de prestigio. La estrategia de salir del mercado y relanzar la marca puede llegar
a ser un arma de doble filo, porque, así como se ha ganado la fidelidad de la clientela
también se puede perder fácilmente, haciendo que en la siguiente temporada las ventas
de los productos no sean las esperadas e iniciando una posible quiebra de la empresa.
ALTERNATIVA 3.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES ADICIONALES
Una de las propuestas que tenemos para presentar a la empresa Encuadernadora SA es, la
selección de proveedores adicionales para manejo de contingencias como la actual. Para ello
es importante que se tengan en cuenta las siguientes observaciones antes de elegir una nueva
opción, debido a que es importante mantener o aumentar la calidad de la materia prima,
conservando o bajando el precio del costo de la misma.
De acuerdo a lo anterior, es importante tener en cuenta:

CIENCIAS BÁSICAS
Lo primero, es seleccionar con cuál tipo de proveedor voy a generar una relación; sí con el
Fabricante, Distribuidor, Importadores o Firmas Independientes.
Encontrar más de una opción antes de elegir un proveedor, pues es posible que finalmente se
adquieran los servicios de varios de ellos.
Recopilar toda la información que sea posible, con relación al precio, calidad, transporte,
experiencia, reputación dentro del mercado, métodos de pago, situación económica, etc.
Uno de los medios para adquirir información es la página web, y la página web de los clientes
del posible proveedor, pues esto brinda un parte de tranquilidad y confianza.
Considerando que el precio de las materias primas o productos que necesita del proveedor
puede negociarse (obteniendo descuentos por grandes volúmenes de compras), se debe tener
claro cuál será el costo máximo que está dispuesto a pagar, teniendo en cuenta los precios de
venta al público que maneja la Encuadernadora S.A.
Evaluar las formas y plazos de pago al proveedor, intentando encontrar la más conveniente.
Averiguar si existe la posibilidad de financiación, aplazamientos o si existe un coste adicional
por el retraso en el pago de la factura.
Al igual que los precios, es indispensable considerar la calidad de la materia prima. Por ello
es importante seleccionar proveedores cuyos productos cuenten estándares de calidad y
ofrezcan garantía tras la compra de la misma.
La ubicación del proveedor influirá en el tiempo de transporte y en el coste del mismo.

CIENCIAS BÁSICAS
Y la más importante, el proveedor debe ofrecer fiabilidad y estabilidad a la hora del reparto
y abastecimiento, teniendo en cuenta que el calendario de producción está claros y
estipulados al interior de la compañía.
Teniendo en cuenta que la elección de un buen proveedor es una de las decisiones más
importantes que se toman a la hora de poner en marcha la actividad de una empresa, saber
cómo elegir proveedor no es tarea fácil, debido a que son varios los elementos a tener en
cuenta.
CRITERIO DE EVALUACION
Incumplimiento de pedidos: de acuerdo a las temporadas del año puede haber bajas en la
producción de la materia prima generando atrasos para la producción y distribución del
producto solicitado, dándole así argumentos al cliente para que en el momento de la entrega
desee hacer la cancelación del contrato por incumplimiento.
ALTERNATIVAS 4.
IMPORTAR PRODUCCION TERMINADA
Con la situación actual de los proveedores de suministros de la compañía, se puede recurrir
a la producción de alguna parte de los pedidos en otros países, ya que el control de estas
plantas es algo que se puede manejar desde las directivas, mientras que la problemática de
los corteros de caña y de las compañías que se benefician de su fuerza de trabajo es algo
incierto y que no depende de encuadernadora SA. Un gran número de compañías que tienen
CIENCIAS BÁSICAS
algunas de sus dependencias en otros países utilizan mucho este recurso, cuando hay
problemas para un buen abastecimiento, el margen puede ser un poco menor, pero se
conserva la relación comercial con los clientes y esto en los negocios tiene un valor muy alto.
Criterio de Evaluación
• Calidad de los productos elaborados por las fábricas consideradas, teniendo en cuenta
que si se facilitan las especificaciones de los productos propios podría resultar favorable para
ellas, aumentando su demanda y disminuyendo la nuestra al manejar los mismos estándares
de calidad.
• Relación costo-beneficio de la compra de los productos a las compañías consideradas.
• Rapidez y accesibilidad a la mercancía para cubrir la demanda en la temporada alta.
• Garantía y confiabilidad en el proceso de compra de productos a estas compañías.
ALTERNATIVAS 5.
IMPORTAR MATERIAS PRIMAS
Importar solo las materias primas, en este caso el residuo de caña, se convierte en una opción,
de esta manera se cumple con la condición de inventario necesario para cumplir con los
compromisos comerciales adquiridos, con esta opción se puede ver afectado el margen de
ganancia, pero no se para la planta de producción, ya que finalmente la manufactura se
realizara dentro de las instalaciones de la compañía y se utilizara la capacidad de fabricación
sin exponer las condiciones actuales de los empleados. Para importar estas materias primas
CIENCIAS BÁSICAS
tienen varias opciones, como México y Brasil, siendo el primero la mejor opción por el
respaldo y experiencia que tienen las compañías de este país.
Criterio de Evaluación:
• Calidad Del Producto: se debe realizar una importación que cumpla con todos los
estándares internacionales de calidad, ya que, de no ser así, se puede incurrir en gastos de
devolución, que afectarían directamente la operación de la compañía.
• Costos Totales De Inversión: el estudio de esta importación debe ser riguroso, ya que
el hecho de traer materia prima de otro país implica pago de impuestos adicionales y la
transacción en general sale mucho más costosa por temas de tasa de cambio; por esta razón
se deben controlar y analizar todas las decisiones que se tomen para esta opción.
• Tiempos Y Proceso Logístico: Se debe evaluar el tiempo en los nuevos procesos de
adquisición del material como el despacho por parte del proveedor, transporte del producto
y logística de importación con el fin de asegurar y mantener los tiempos de producción de
manera que no se vea afectado el proceso de abastecimiento ni el nivel de servicio con los
clientes.
CIENCIAS BÁSICAS
2. RESUMEN –
Incluya un pequeño resumen de los conceptos de hilos conductores:
3. RESULTADOS –
CIENCIAS BÁSICAS
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1.CONCLUSIONES
 Al realizar el análisis de la problemática del caso LA ENCUADERNADORA S.A

podernos evaluar los diferentes factores que pueden afectar e impactar la
producción, distribución y servicio.
 Para la problemática presentada la empresa LA ENCUADERNADORA no tiene
una contingencia para cuando la empresa Papelitos S.A.S, no pudiera suministrar el
pedido solicitado y por este motivo tuvo que tomar medidas inmediatas para la
solución a su situación.
 Se determinó la manera de como cumplir con los compromisos pactados
recopilando la producción para la distribución de los pedidos teniendo en cuenta la
temporada alta.
4.2.RECOMENDACIONES
 Hay que tener en cuenta que la problemática presentada en la actualidad puede

suceder nuevamente por este motivo se recomienda estudiar la posibilidad de tener
más de un proveedor para garantizar la existencia que se necesita para cumplir con
lo pactado a los clientes.
 Analizar el bodegaje de la producción para que se pueda tener una muy buena
reserva en caso de volverse a presentar los diferentes bloqueos.
 Manejar y analizar los diferentes costos a nivel internacional para obtener uno o
más proveedores del exterior, buscando nivel de calidad y costo.
 Analizar un o varios puntos estratégicos para crear su propia producción y hacia un
futuro ser independientes.
CIENCIAS BÁSICAS
BIBLIOGRAFÍA
https://www.emprendepyme.net/claves-para-elegir-proveedores.html
https://www.entrepreneur.com/article/264325
https://www.buenosnegocios.com/proveedores-7-criterios-seleccion-n457

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CASO ENCUADERNADORA SA.

Camila Andrea Roa Cod: 1711026432

Anderson Obregoso Leon Cod: 1721020958

Yumar Ledy Abella Diaz Cod: 1221090048

Rocio Galvis Torres Cod: 1311340091

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Jhon Alexander Vasquez Cod: 1711023612

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los negocios fueron creciendo y las empresas se convirtiendo en grandes organizaciones

dando necesidad de tener la capacidad de materia prima, suministros y servicios suficientes

obtener políticas y procedimientos implementados en una función de compras surgiendo

como una actividad empresarial.

organizaciones poniendo los departamentos de compras como departamentos estratégicos

dentro de la misma; pues le permite a la organización competir exitosamente con empresas

El departamento de compras con sus políticas y procedimiento de función de compra llega a

la necesidad de abastecer de materias primas e insumos permitiendo a la organización obtener

un sistema de producción continuo, haciendo que esta pueda competir libremente en el

permitiéndole a la empresa obtener calidad, cantidad y tiempo de respuesta a la demanda de

producción que tiene su mercado.

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1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

solucionar la problemática que tiene la encuadernadora por la falta de materia prima de su

y sostenibilidad en el mercado nacional e internacional.

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1.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS

✓ Generar un plan de mejoramiento con el proveedor de caña de azúcar, para así

sostenibilidad de materia prima.

✓ Identificar los factores, causas y necesidades de la empresa que provee la materia

✓ Planear estrategias que contribuyan al bienestar de los trabajadores cañaleros y así

que el proveedor principal siga manteniendo el suministro de la materia prima

riesgo de producción y/o entregas de producto terminado.

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El propósito de este proyecto es aprender a tomar medidas que no ponga en riesgo la

economía. La estabilidad y el prestigio de la organización. Permitiéndonos comprender el

propósito fundamental de la función de compras y abastecimiento, sus diferencias

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Durante el desarrollo de este proyecto, el grupo de trabajo ideará diferentes posibilidades

para solucionar el problema que presenta la compañía ENCUADERNADORA S.A.

rentabilidad durante la época de temporada alta.

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1.5. CRONOGRAMA DE DIAGNOSTICO

La compañía en mención, es una empresa dedicada al diseño, fabricación y distribución de

esta manera se produce un riesgo latente de desabastecimiento. Razón por la cual el

departamento de compras y aprovisionamiento se enfrenta con un tema importante, al cual

insumos para sacar adelante el proceso de producción.

Diseño, producción, y distribución de

Cuadernos argollados, cosidos, empastados,

México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica,

Plantas de Colombia (12.000 m2, 150 máquinas)

Personal fijo: 400 personas

Competencia Anota, Fabio - Castillo

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Demanda de Productos: Temporada de fabricación

Demanda Nacional: Calendario A

Demanda Nacional: Calendario B

 Inicia el paro nacional de corteros de caña en el Valle del Cauca,

16/09/2008  Reunión de Humberto Plaza y Angela Mejía

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 Papelito S.A. no ha parado su producción; el molino 1 tiene bagazo de

caña para 15 días, el molino 2 no verá afectada su producción ya que su