INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

 MOF
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
 MOF
 El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que
describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales de la
empresa. Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de
documento, no solo porque todas las certificaciones de calidad lo requieren,
si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo equitativamente y fomenta el orden y la
disciplina.
MOF: Importancia
 El MOF es un documento muy importante para la empresa porque nos sirve
como un punto de partida para la organización, además nos ayuda a
solucionar problemas sobre todo en el área de Recursos Humanos.
 La importancia del MOF, se basa en las siguientes ventajas:
Recopila de manera organizada los procedimientos de la organización.
Reduce en gran proporción la improvisación, ya que todo está escrito.
Aclaran dudas con respecto a qué hacer en un momento determinado.
Mantiene la igualdad (estandarización) en la gestión organizacional.
Es una herramienta de control y de información.
Ahorro de tiempo, debido a que las instrucciones ya están establecidas.
Permite evaluar los estándares ya establecidos y busca la mejor forma de hacer
las cosas.
MOF: Elaboración

 1º. Se constituye el equipo técnico que va a elaborar el MOF.

 2º. Se diseña el perfil del puesto para determinar las aptitudes, cualidades y
capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas
que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución.
 3º. Se realiza el análisis de cada uno de los cargos de la empresa, se
determinará la dependencia jerárquica del puesto y con que unidades
orgánicas mantienen una relación directa, en base al organigrama ya
establecido.
 4º. Se recopila información mediante la investigación documental de archivos;
entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y
operaciones en que intervienen; la observación directa. Es recomendable
emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en
los casos especiales la entrevista.
 5º. A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos
realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para
mejorar los servicios que brinda. Se revisará la conducta requerida, a los
empleados de la empresa; las condiciones de trabajo y los requerimientos
humanos.
 6º. Se elaborará la descripción del puesto de trabajo, se especifica sus
actividades y responsabilidades, sus características más importantes y las
condiciones de trabajo. La especificación del puesto resume las cualidades
personales necesarias para el desempeño del puesto.
 7º. Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las
unidades, también se procederá a la redacción del MOF, en base a las pautas que
se muestra en la siguiente diapositiva.
 8º. Redactado el Manual, será presentado a la autoridad superior de la
dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y
otorgue el visado para su aprobación definitiva.
 9º. El Manual aprobado se hace imprimir, luego debe repartirse entre el personal
de la dependencia, y el personal directivo de las oficinas respectivas.
 10° Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha
cumplido con el objetivo; qué puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.
La principal información específica que
debe contener un MOF es la siguiente:
 a) Denominación del cargo, de modo que pueda identificarse fácilmente.
 b) Concepto que resuma la razón de ser del cargo o puesto de trabajo.
 c) Descripción de las diversas funciones que deba desarrollar el cargo.
 d) Relación de todo el personal asignado a dicho cargo.
Ejemplo Perfil del Puesto
NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA.

 Detalle del cargo: Ejecutar actividades de apoyo secretarial y administrativas que conllevan
un grado de responsabilidad y confiabilidad, requeridos por la Jefatura de Informática.
 FINALIDAD DEL CARGO: Servir como apoyo a la Jefatura de informática.
 FUNCIONES:
a. Clasificar, registrar y distribuir la documentación de la Oficina, así como cautelar y mantener
actualizado el archivo correspondiente.
b. Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el
seguimiento correspondiente.
c. Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la
Jefatura de la Oficina, programando las reuniones y citas respectivas.
d. Tomar dictado, redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones, así como
mecanografiar o digitar los textos encargados.
e. Organizar y mantener en óptimas condiciones el archivo de la Oficina
f. Realizar otras funciones afines que le sean asignadas.
 RELACIONES:
• Reporta a: Jefe Oficina de Informática.
• Supervisa a::No tiene.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.

 Lo que debemos saber es que para la elaboración del MOF nos debemos basar
en el organigrama de la empresa, porque en base a este, deberemos de
diseñar cada una de las funciones de cada una de las áreas y puestos de
trabajo que el organigrama genere, es obvio que si dicho organigrama no está
bien elaborado o no está actualizado, el MOF no resultará un documento útil;
porque las funciones que nos arroje no se van a ajustar a la realidad de la
Empresa. En resumen, un organigrama bien diseñado nos servirá para elaborar
un Manual de Organización de Funciones que será muy útil en el proceso de
organización de la empresa.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

 Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de

una organización. Por esta misma razón es que es importante su
ordenamiento y descripción individual.
 Las descripciones de puestos de trabajo nos sirven para articular los perfiles
de los contratados en el logro de los objetivos empresariales, esto quiere
decir que hacen parte de la estrategia en la entidad.
 La descripción de un puesto de trabajo delimita funciones, permite una
división del trabajo acertada y asignar responsabilidades dentro de la
organización.
PERFIL DE UN PUESTO DE TRABAJO

 Es la descripción del conjunto de conocimientos, capacidades y actitudes que

debe reunir una persona para desempeñar en forma adecuada las funciones
que tiene asignadas dentro de una estructura específica.
 Es muy importante contar con esta herramienta para utilizarlo en el proceso
de selección del personal y así elegir al más adecuado para le empresa.
CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL
(CAP)
 El CAP es un documento de gestión que contiene los cargos clasificados en la
estructura orgánica del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y a los
objetivos y metas establecidos en su Plan Estratégico.
 La conducción del proceso de elaboración y formulación del CAP de las
Empresas es responsabilidad del Gerente General de la Empresa. Esta
facultad puede ser delegada en otros cargos de la Empresa.
MODELO DE CUADRO DE ASIGNACIÓN DE
PERSONAL
Tarea: Elaboración de un Manual de Organización y Funciones.
El alumno de forma individual elaborará el MOF, en base al siguiente
organigrama, lo presentará y sustentará.