GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

DEL PROYECTO
• Planificar la Gestión de las Comunicaciones
• Gestionar las Comunicaciones
• Controlar las Comunicaciones

Luis Llaque
3. Controlar las
Comunicaciones
 3. Controlar las Comunicaciones

Área de Inicio Planificación Ejecución Monitoreo & Cierre

Conocimiento Control
Comunicaciones 10.1 Planificar la 10.2 Gestionar
Gestión de las las
Comunicaciones Comunicaciones
3.1 Descripción del Proceso
Es el proceso de monitorear y controlas las comunicaciones para asegurar que se
satisfagan las necesidades de información de los interesados el proyecto.

Beneficios:
• Asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de información entre todos los
participantes de la comunicación

Entradas Herramientas Salidas

• Plan para la dirección del
proyecto.
• Comunicaciones del proyecto
• Registro de incidentes
• Datos de desempeño del
trabajo
• Activos de los procesos de la
organización
• Sistemas de gestión de la
información
• Juicio de expertos
• Reuniones
• Información de desempeño
del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
• Actualizaciones a los activos
de los procesos de la
organización
 Herramientas y
Técnicas

3.2 Flujo del Proceso • Sistemas de gestión

de la información
Grupo de Grupo de • Juicio de expertos
Procesos de Procesos de • Reuniones
Planificación Ejecución

Desarrollar el Dirigir y
Integración Plan para la Gestionar el
Dirección del Trabajo del
Proyecto Proyecto Grupo de Procesos
Monitoreo y Control
Interesados Gestionar la
Participación de Realizar el Control
los Interesados Integración
Integrado de
Cambios
Comunicacio Gestionar las
nes Comunicacione Monitorear y
s Controlar el Trabajo
del Proyecto

• Plan para la Dirección del

Proyecto
• Datos de Desempeño del
Trabajo
• Registro de Incidentes 3. • Actualizaciones al Plan de Dirección
• Activos de los • Comunicaciones del Proyecto Controlar las del Proyecto
procesos de la
Comunicacion • Información de Desempeño del
organización Trabajo
es
• Solicitudes de Cambio
3.3 Entradas
Entradas
• Plan para la dirección del
proyecto.
• Comunicaciones del proyecto
• Registro de incidentes
• Datos de desempeño del
trabajo
• Activos de los procesos de la
organización
3.3.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Proporciona información valiosa para el procesos de Controlar las Comunicaciones:

• Los requisitos de comunicación de los interesados

• El motivo de la distribución de la información
• El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida
• El individuo o grupo responsable de la comunicación de la información
• El individuo o grupo que recibe la información

3.3.2 Comunicaciones del Proyecto

Las comunicaciones del proyecto provienen de múltiples fuentes y pueden variar
considerablemente en cuento a su formato, nivel de detalle, grado de formalidad y
confidencialidad.

Pueden incluir:

• El estado de los entregables

• El avance del cronograma
• Los costos incurridos
3.3.3 Registro de Incidentes
Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la resolución de
incidentes.

Se puede utilizar para facilitar la comunicación y asegurar un compromiso común

de los interesados.

Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quién es el responsable de la

resolución de los incidentes específicos antes de una fecha límite.

Durante la resolución de incidentes se abordan los obstáculos que pueden impedir

al equipo alcanzar sus objetivos.

Esta información es importante para el proceso Controlar las Comunicaciones

debido a que proporciona tanto un repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto,
como una plataforma para la entrega de comunicaciones subsiguientes.
3.3.4 Datos de Desempeño del Trabajo
Los datos de desempeño del trabajo puede incluir detalles sobre las comunicaciones
que se han distribuido realmente, realimentación sobre las comunicaciones,
resultados de encuestas de eficacia de la comunicación u otras observaciones
identificadas a lo largo de las actividades de comunicación.

3.3.5 Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos organizacionales necesarios para gestionar las
comunicaciones son:

• Plantillas de informes
• Políticas, estándares y procedimientos que definen las comunicaciones
• Tecnologías específicas de comunicación disponibles
• Medios de comunicación permitidos
• Políticas de conservación de registros
• Requisitos de seguridad
3.4 Técnicas y Herramientas
Herramientas
• Sistemas de gestión de la
información
• Juicio de expertos
• Reuniones
3.4.1 Sistema de Gestión de la Información
Proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto
capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos,
al avance del cronograma y al desempeño del proyecto.

3.4.2 Juicio de Expertos

Permite evaluar el impacto de las comunicaciones en el proyecto, la necesidad de
acción o intervención, las acciones que se deben emprender, la responsabilidad de
emprender dichas acciones y el plazo para llevarlas a cabo.

3.4.3 Reuniones
Controlar las comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del
proyecto para determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar el
desempeño del proyecto, y de responder a las solicitudes de información por parte
de los interesados.
3.5 Salidas
Salidas
• Información de desempeño
del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
• Actualizaciones a los activos
de los procesos de la
organización
3.5.1 Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo organiza y resume los datos de
desempeño recopilados. Estos datos de desempeño normalmente proporcionan
información sobre el estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle
requerido por los diferentes interesados. Esta información luego se comunica a los
interesados adecuados.

3.5.2 Solicitudes de Cambio

Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste, de
acción y de intervención. Como resultado, se generarán solicitudes de cambio como
salidas. Estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios.

3.5.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección

del Proyecto
Controlar las Comunicaciones puede desencadenar actualizaciones al plan de
gestión de las comunicaciones así como a otros componentes del plan para la
dirección del proyecto.
3.5.4 Actualizaciones a los Documento del
Proyecto
Los documentos susceptibles a actualizarse son:

• Pronósticos
• Informes de desempeño
• Registro de incidentes

3.5.5 Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización
• Formatos de informe
• Documentación de las lecciones aprendidas