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CONSELHO EDITORIAL
Prof. Dra. Solange Martins Oliveira Magalhães (UFG)
Prof. Dra. Rosane Castilho (UEG)
Profa. Dra. Helenides Mendonça (PUC GO)
Prof. Dr. Henryk Siewierski (UNB)
Prof. Dr. João Batista Cardoso (UFG – Catalão)
Prof. Dr. Luiz Carlos Santana (UNESP)
Profa. Ms. Margareth Leber Macedo (UFT)
Profa. Dra. Marilza Vanessa Rosa Suanno (UFG)
Prof. Dr. Nivaldo dos Santos (PUC GO)
Profa. Dra. Leila Bijos (UCB DF)
Prof. Dr. Ricardo Antunes de Sá (UFPR)
Profa. Dra. Telma do Nascimento Durães (UFG)
Profa. Dra. Terezinha Camargo Magalhães (UNEB)
Prof. Dra. Christiane de Holanda Camilo (UNITINS/UFG)
Profa. Dra. Elisangela Aparecida Perereira de Melo (UFT-TO)
MÁRCIO ROCHA CARNEIRO
CENTRAL DE SERVIÇOS DE TI
DO PLANEJAMENTO AO PRIMEIRO
CICLO DE MELHORIAS
Goiânia-GO
EDITORA ESPAÇO ACADÊMICO
2019
Copyright © 2019 by Márcio Rocha Carneiro
Contatos:
Prof Gil Barreto (62) 9 8345-2156
Larissa Pereira (62) 9 8230-1212
(62) 3946-1080
Capa:
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Fundo vetor criado por starline - br.freepik.com</a>
C289c
Carneiro, Márcio Rocha.
Central de Serviços de TI: do planejamento ao primeiro ciclo de
melhorias. - Márcio Rocha Carneiro. – Goiânia: Editora Espaço Acadêmico,
2019
144 p. 15x21cm
CDU: 004
DIREITOS RESERVADOS
Impresso no Brasil
Printed in Brazil
2019
A Sonia, Fernanda e meus quatro
irmãos, que sempre me apoiaram não
importando as circunstâncias, e a todos
que contribuíram com as informações de
suas organizações para a realização deste
trabalho.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ............................................................................... 9
TERCEIRIZAR OU ESTRUTURAR COM EQUIPE PRÓPRIA ...................10
CAPÍTULO 01
CONHECENDO A ORGANIZAÇÃO......................................... 15
PARQUE DE TECNOLOGIA .............................................................................15
USUÁRIO ...............................................................................................................20
ORGANIZAÇÃO .................................................................................................26
CAPÍTULO 02
CAPÍTULO 03
O CHAMADO ......................................................................................................72
ATENDIMENTO ...................................................................................................84
7
PROCESSO DE ATENDIMENTO .....................................................................88
BASE DE CONHECIMENTO ............................................................................98
CAPÍTULO 04
CAPÍTULO 05
8
INTRODUÇÃO
10
Prazo
Localização Física
Custo
INTRODUÇÃO
Equipe
12
Modelo Híbrido
INTRODUÇÃO
13
CAPÍTULO 01
CONHECENDO A ORGANIZAÇÃO
PARQUE DE TECNOLOGIA
Hardware
DICA
Tente manter um bom relacionamento com os setores
responsáveis pela compra e distribuição dos equipamentos.
Saber quando ocorrerá a aquisição, recebimento e distri-
buição, com consequente instalação, pode ajudar bastante
na hora de dimensionar força de trabalho e forças tarefa na
Central de Serviços.
Softwares
Atualização do Parque
USUÁRIO
Conhecendo o Usuário
Idade
Área de Formação
23
Tempo de Trabalho na Organização
Classificação
no atendimento.
Tratamento do Chamado: uma vez que o usuário VIP faz
uma solicitação, esta precisará ser visível ao atendente para evitar que
ela receba seu primeiro tratamento baseado na sua ordem cronoló-
gica de chegada. Após o primeiro tratamento, o acompanhamento
daquela demanda também deve ser feita de forma diferenciada. Não
incomum, em organizações de porte médio, alguns gestores elegem
líderes de equipe e mantém todos os chamados de usuários VIP nas
25
filas desses líderes de equipe. Ainda, em organizações menores, há
situações onde o próprio gestor acompanha esses atendimentos.
Evidente que todas as necessidades de tratamento citadas aci-
ma geram um custo agregado, tanto de tempo quanto de mão de
obra necessária para realizar as adequações. Mesmo não sendo algo
que possa ser decidido pelo gestor da Central de Serviços, meu con-
selho é que não exista tratamento diferenciado para os usuários, ou
que esse tratamento seja dado ao mínimo de pessoas dentro da Or-
ganização.
Eleger apenas o principal cargo da Organização e as pessoas
que estão diretamente ligadas a ele como usuários VIPs pode ser
uma alternativa para construir uma boa percepção da Central de
Serviços. Para apoiar seu posicionamento, adapteo grupo de usuá-
rios VIPs a sua realidade e use, além dos aspectos citados, os que
você perceba como sensibilizadores.
ORGANIZAÇÃO
Dependência da TI
Treinamento em TI
Nível de Interesse em TI
CONHECENDO A ORGANIZAÇÃO
29
CAPÍTULO 02
PLANEJANDO A CENTRAL DE
SERVIÇOS
Estrutura Física
Posto de Trabalho
Tecnologias de Comunicação
Fatores Externos
36
RISCO CONSEQUÊNCIA(S)
EQUIPE DE ATENDIMENTO
37
Perfil
38
Comunicação
Empatia
Resiliência
Relacionamento Interpessoal
42
• Inteligência Emocional - Avaliada pelos gestores de Cen-
trais de Serviços como fundamental, a inteligência emo-
cional no contexto de entender e controlar as próprias
emoções, além de entender e gerenciar as emoções dos ou-
tros é mais uma característica que se torna diferencial no
processo de atendimento. Algumas situações como conse-
guir “desarmar” um usuário mais irritado ou exaltado com
uma frase de efeito, ou ter a constante capacidade de focar
na solução do problema e não no problema em si, foram
citadas e julgadas de suma importância.
Capacitação
PLANEJANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
CATÁLOGO DE SERVIÇOS
mento.
Para as solicitações relacionadas ao serviço, vale a mesma re-
gra. Utilize nomes intuitivos e de fácil compreensão. “Aumento do
Espaço da Pasta Compartilhada” soa bem mais simples ao usuário
que “Incremento de Área de Dados Compartilhada”.
Descrição
49
Atualização e Visibilidade da Visão do Usuário
50
• Mantenha o usuário a par das mudanças, informando
quando ocorrer alguma alteração significativa, como reti-
rada ou inclusão de novo serviço na visão do usuário;
Estruturar o ANS
Responsabilidades
Negociar o ANS
Informar o ANS
Ajustar o ANS
Escopo de Utilização
Por outro lado, você terá o ponto único de falha, uma vez que
crescendo o número de utilizadores, cresce a dependência pela solu-
ção. Mas ainda assim, é melhor ter uma única solução e direcionar
esforços para garantir mecanismos de alta disponibilidade (redun-
dância ou clusterização, por exemplo) do que precisar manter uma
estrutura complexa, e por vezes custosa, para garantir que todos os
PLANEJANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
Hospedagem
60
Não havia infraestrutura de data Organização com estrutura de data
center para hospedagem da fer- center e equipe para gerenciar e
ramenta, o que levou a necessida- manter o serviço ativo.
de de adquirir o software como
serviço.
A quantidade de solicitações es- A quantidade de requisições não
timadas que seriam tratadas por justificava o custo de aquisição.
meio da ferramenta era grande.
A ferramenta foi adquirida como Não havia previsão de aquisição de
componente de uma solução alguma solução relacionada à TI no
maior e o valor pago justificou a momento da implantação da cen-
aquisição. tral de serviços.
A ferramenta foi pensada para Ferramenta é utilizada apenas para
suportar diversos processos e o processo de atendimento.
áreas da Organização.
Implantar o SGC
Controle de Acesso
Treinamento
Divulgação
66
• Organização e padronização da forma de atendimento às
solicitações dos usuários;
• Facilidade para o usuário em localizar e acompanhar uma
solicitação;
• Priorização e atendimento das solicitações baseados na
ordem de chegada, filas prioritárias e acordos de nível de
serviço;
• Melhoria da segurança no processo de atendimento;
• Histórico e informações para subsidiar melhorias no aten-
dimento das demandas do usuário.
Ajustes e Feedback
Tudo isso deve ser feito no mais curto espaço de tempo possí-
vel, mas prezando pela agilidade tanto no registro quanto na mudan-
ça e resultados. Se você não tem um processo de mudança para siste-
mas, utilize uma planilha eletrônica ou um quadro com post-its para
documentar, e, não deixe de comunicar as mudanças para a equipe
envolvida no atendimento. Crie uma rotina de reunião diária, no es-
tilo “Daily Scrum” para comunicar o andamento da implantação do
PLANEJANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
68
CAPÍTULO 03
Ações de Divulgação
O CHAMADO
Serviço
Solicitação
Chamado
73
Requisição (de Serviço)
Pedido de Informação
Incidente
Problema
aos dados fornecidos pelo usuário é que eles podem ser de 3 tipos:
obrigatórios, condicionados e opcionais.
Dados Obrigatórios - Os dados obrigatórios são os manda-
tórios. Aqueles que se não forem informados, inviabilizam o atendi-
mento da solicitação após sua abertura, sendo necessário pelo me-
nos um contato da equipe de atendimento com o usuário para coleta
das informações necessárias.
Dados Condicionados - Os dados condicionados serão infor-
mados apenas se uma determinada circunstância seja verdade. Para
ilustrar sua utilização, no caso de uma solicitação de mudança de aces-
77
so a um repositório de dados (pasta compartilhada) para um usuá-
rio, é perguntado se o acesso é definitivo ou temporário. Se o usuário
informar que é temporário (para um projeto ou demanda específica)
será solicitado a ele a data em que o acesso deve ser revogado.
Dados Opcionais - Os dados opcionais estão mais voltados
para a coleta de informações em caso de incidentes. Essas informa-
ções não são fundamentais para o atendimento da solicitação, mas
podem apoiar tanto no processo de atendimento, quanto em outros.
Numa situação em que o usuário abre uma solicitação infor-
mando que seu computador trava constantemente, sendo necessário
o reinício, uma informação adicional que pode ajudar no atendi-
mento da solicitação é saber se existem problemas com a energia elé-
trica da localidade, pois sabemos que a variação de corrente e quedas
constantes de energia impactam diretamente no hardware e sistema
operacional do equipamento.
A coleta desses dados é realizada predominantemente de duas
formas: pelo atendente ou pelo sistema de gestão de chamados.
Na coleta dos dados realizada pelo atendente é necessário o
contato com o usuário e tal atividade deve ser realizada seguindo-se
um script para tal, a fim de garantir a padronização e observação de
aspectos de segurança. O contato pode ser realizado por telefone,
chat, e-mail, sistemas de gestão de chamados ou qualquer outra for-
ma de comunicação possível, desde que seja adequada ao usuário.
Considere características dos consumidores dos serviços e da orga-
OPERANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
Prioridade
DICA
Não deixe o critério de prioridade a escolha de seu
usuário, para evitar que todos os chamados sejam abertos
com prioridade alta, urgente, grave e etc. Baseie a priorização
em critérios objetivos e, especialmente para incidentes, que
os prazos de atendimento sejam informados ao usuário logo
após o tratamento inicial do chamado.
Estado
82
Métricas e Indicadores
83
DICA
O custo para acompanhar alguma métrica e/ou indi-
cador pode ser alto e gerar um desgaste maior que os be-
nefícios trazidos pelo controle. Foque nos indicadores que
estejam diretamente ligados com sua meta e em caso de não
ter um planejamento formal, concentre seus esforços na sa-
tisfação do usuário.
ATENDIMENTO
Padronização e Scripts
86
Tratamento Inicial do Chamado - A padronização da forma
como qualquer chamado aberto pelo usuário, através do sistema de
gestão de chamados, é tratado, garante mecanismos de controle de
ANS (inicial, e nas situações em que o chamado é movido de fila,
o ANS de atendimento das equipes de segundo e terceiro níveis),
e também de informar ao usuário que aquela solicitação foi vista e
tratada de alguma forma. Uma resposta simples como “chamado re-
cebido pela Central de Serviços” e “chamado movido para a fila res-
ponsável” nos casos da solicitação não ser escopo de atendimento de
primeiro nível e estar com todas as informações iniciais necessárias
é suficiente para cumprir o objetivo de manter o usuário ciente do
tratamento de sua solicitação.
87
É possível estender a utilização de scripts para praticamente to-
das as atividades realizadas pela equipe da Central de Serviços. Essa
necessidade é percebida de formas diferentes e varia do tipo de Or-
ganização e tipo do usuário. Um acompanhamento mais ativo do
processo de atendimento normalmente mostra onde ocorre a maior
necessidade de criação de scripts e procedimentos para evitar e tratar
desvios.
Os principais objetivos da padronização aplicado aos proces-
sos e procedimentos executados na Central de Serviço são:
PROCESSO DE ATENDIMENTO
89
Um exemplo de como isso pode ser registrado é demonstrado
na tabela abaixo.
Atividade Situações
Solicitar Atendimento • Usuário liga para qualquer setor da TI;
• Usuário envia e-mail para o chefe da TI;
• Setor envia documento formal (ofício ou
equivalente) para o departamento de TI;
• Usuário vai ao setor de atendimento de TI
com equipamento defeituoso em mãos;
Atender o Usuário • Técnico de suporte orienta o usuário pelo
telefone;
• Técnico responde e-mail após realizar as
alterações solicitadas;
• Técnico vai até onde está o usuário para
prestar suporte;
• Usuário trás seu dispositivo danificado
para trocar por um que funcione;
90
Abrir a Solicitação
Receber a Solicitação
92
Verificar a Categorização da Solicitação - Após passar pelas
tratamento inicial, o próximo passo é verificar se a solicitação foi
aberta na categoria certa. Não é incomum o usuário utilizar a requi-
sição que está em primeiro lugar em uma lista suspensa pelo simples
fato de não querer procurar pela requisição correta. Isso é ainda mais
comum em casos de incidentes, onde o serviço conta com vários ti-
pos (como já dito, não recomendado) e o usuário, na dúvida, utiliza
o primeiro da lista.
Por vezes, as informações constantes da solicitação estão com-
pletas do ponto de vista do atendimento, mas o chamado está clas-
sificado como um tipo de requisição e na verdade todas as informa-
ções prestadas apontam para outra.
Essa situação é mais comum onde o usuário escolhe, em
meio a uma lista de serviços e sub-serviços, e o sistema de gestão de
chamados tem apenas um campo de texto livre para relatar a situa-
ção. Então o usuário ou seleciona o primeiro serviço/sub-serviço da
lista e após isso escreve o que deseja, ou copia e cola informações de
uma solicitação anterior que ele tenha aberto para o mesmo fim.
Nesse caso, o atendente deve recategorizar a solicitação para a
correta e é ideal que o sistema de gestão de chamados faça esse regis-
tro. Caso não haja como registrar a mudança de forma automatizada,
o atendente deve pelo menos inserir uma nota no chamado infor-
mando a alteração. Essas informações servem tanto para estatísticas
de chamados quanto para ações de melhorias, nos casos em que a
OPERANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
Tratar a Solicitação
Atender o Chamado
DICA
De forma geral, após a introdução de qualquer documen-
tação relacionada ao atendimento, estabeleça um prazo (de al-
guns dias, no máximo) para que a mesma seja posta em prática e
que possa ser alterada de forma ágil, seguindo um fluxo simples
de correção ou até de edição direta pelos atendentes.
96
Atendimento Não Validado pelo Usuário - Nesse caso, após
o contato com o usuário, o mesmo informa que não teve sua requisi-
ção atendida ou seu problema resolvido. O caminho a ser tomado é
documentar a situação e devolver o chamado para a fila responsável
com as novas informações.
BASE DE CONHECIMENTO
• Data da Ocorrência
• Serviço Relacionado
• Cenário Técnico - qualquer informação que seja relevante
para compreensão do incidente, como o modelo do equi-
pamento, sistema operacional (no caso de computadores)
e etc;
• Cenário Externo - fatores externos que podem influenciar
na ocorrência do incidente, como variação de energia elé-
trica ou umidade alta do ambiente;
• Passos para Solução do Incidente - descrição dos passos
necessários para a solução daquele incidente com quantas
informações forem possíveis e em qualquer tipo de mídia
que seja suportada (imagens, textos, vídeos, áudios e etc);
• Responsável pelo Registro - Atendente responsável por
realizar a ação de correção e documentação do procedi-
mento.
OPERANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
100
CAPÍTULO 04
Periodicidade
Formas de Divulgação
Aspectos Abordados
103
1. Muito Insatisfeito
2. Insatisfeito
3. Parcialmente Satisfeito
4. Satisfeito
5. Muito Satisfeito
CENTRAL DE SERVIÇOS
FORMAS DE COMUNICAÇÃO
FREQUÊNCIA DA COMUNICAÇÃO
FACILIDADE NO USO
106
INFORMAÇÕES DE APOIO
ATENDENTE
CORDIALIDADE
CELERIDADE
SATISFAÇÃO COM A TI
Adesão
AVALIANDO A CENTRAL DE SERVIÇO
110
Sistema de Gestão de Chamados
Atendentes e Atendimento
112
Satisfação Geral com a TI
113
Plano de Ação de Melhoria Baseado na Pesquisa de Satisfação
• Motivação;
• Descrição - descrição sucinta da ação;
• Objetivo;
• Resultados Esperados - uma meta clara e objetiva;
AVALIANDO A CENTRAL DE SERVIÇO
• Responsável;
• Custo.
114
Por Exemplo:
Capacitação Técnica da Equipe de Atendimento de Primeiro Nível
115
Assim que o plano for aprovado, divulgue! É importante que
o usuário perceba que a TI está atenta aos seus clientes e tenta tomar
providências para melhorar o atendimento. Faça um documento sín-
tese com as ações, seus objetivos e resultados esperados. Mais uma
vez, utilize os meios de divulgação comuns à sua estrutura.
Quanto a prazos, o plano de ação não deve durar muito. Caso
sua pesquisa seja realizada anualmente, após a coleta e análise dos
resultados, inicie o planejamento. Sua execução deve ser realizada no
menor espaço de tempo possível. Considere concluir o plano em um
período máximo de noventa dias após o seu início, para evitar que
a iniciativa se confunda com outras ações realizadas ou que ações
muito longas fiquem caracterizadas como a operação em si, difíceis
de serem medidas e analisadas.
AVALIANDO A CENTRAL DE SERVIÇO
116
CAPÍTULO 05
MELHORANDO A CENTRAL DE
SERVIÇOS
CICLO DE MELHORIAS
DICA
Muita das informações gerenciais e relatórios podem
ser extraídas do banco de dados do sistema de gestão de
chamados, fazendo uso de uma ferramenta de Business Intel-
ligence. Existem várias ferramentas no mercado, sejam pagas
ou gratuitas. Considere o esforço de utilizá-las, pois eles pos-
suem uma curva de aprendizado considerável, mas uma vez
implantada, a capacidade de extração de informações geren-
ciais é ilimitada.
Painel de Chamados
Painel de Atendentes
PROCESSO DE ATENDIMENTO
Tempo de Atendimento
MELHORANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
• Experiência do atendente;
• Capacidade do atendente;
• Clareza da comunicação do atendente para o usuário e vice
versa;
• Preenchimento dos dados requeridos para a abertura da
solicitação;
124
• Volume de chamados da Central de Serviços e por aten-
dente;
Backlog
MELHORANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
Direção do Contato
MELHORANDO A CENTRAL DE SERVIÇOS
Base de Conhecimento
de validação da solução;
• Que a todo chamado seja associado um item de conheci-
mento da base, e em caso de não haver artigo, que aquela
requisição seja o início de um subprocesso de alimentação
da base;
• Que cada incidente tenha a ele vinculado pelo menos um
item de conhecimento e esta informação seja registrada no
chamado, de modo que seja possível por meio de buscas
encontrar a quantidade de referências feitas a um mesmo
item;
128
• Que ocorra a revisão periódica da base de conhecimento,
para retirada/inabilitação dos itens que não são mais perti-
nentes à execução do trabalho.
EQUIPE DE ATENDIMENTO
Incentivo à Capacitação
Aproveitamento
131
REFERÊNCIAS
133
DE OLIVEIRA, Bruno Souza. Métodos Ágeis e Gestão de Serviços
de TI. Brasport, 2018.
134
MELENDEZ FILHO, Rubem. Service Desk Corporativo: Solução
com base na ITIL. Novatec Editora, 2017.
Hardware
ITEM Descrição
Tipo de Equipamento Qual o tipo do hardware pesquisado (ex:-
desktop, notebook, impressora e etc)
Marca/Modelo Fabricante e modelo próprio do equipa-
mento
Quantidade Número total daquele tipo de equipamento
presente no parque
Percentual de Presença Número percentual em relação ao número
total de equipamentos do mesmo tipo
Data da Aquisição Data em que os equipamentos foram adqui-
ridos
Data do Fim da Garantia Data do final da garantia (mesmo que já es-
teja expirada)
tabela.
137
Softwares
ITEM DESCRIÇÃO
Nome Nome do software pesquisado
Fabricante Fabricante da aplicação
Versão Versão pesquisada
Quantidade Número de instalações por versão da aplicação
Sistemas
ITEM DESCRIÇÃO
Nome do Sistema -
Arquitetura Arquitetura da solução (cliente servidor,
web)
Quantidade de Usuários Quantidade total de usuários (internos e
externos) que fazem uso da aplicação.
Pré Requisitos Pré requisitos de software necessários
para rodar a solução
138
APÊNDICE B - CRONOGRAMAS SIMPLIFICADOS (MODELO)
Figura 01
Open Proj - Visualização do Gráfico de Gantt
APÊNDICES
139
Cronograma da fase de Levantamento de Informações
Figura 02
Open Proj - Visualização do Gráfico de Gantt
APÊNDICES
140
Cronograma da fase de Implantação do Sistema da Gestão de
Chamados
Figura 03
Open Proj - Visualização do Gráfico de Gantt
APÊNDICES
141
APÊNDICE C - INDICADORES DE ATENDIMENTO (SUGESTÃO)
142
Indicador: Tempo Médio de Atendimento por Tipo de Solici-
tação
Descrição: Tempo médio de atendimento para um determinado
tipo de solicitação. Pode ser medido por semana, quinzena ou
mês.
Objetivos: Priorizar ações de melhoria para determinado tipo de
solicitação; realizar treinamento da equipe; ajustar para menos
o ANS