5-6-2019 Documentos de

oficina y
mercantiles
Organización de oficina

Ester Sánchez
3°B ADMINISTRACION
 Índice

Introducción 3
Documentos de oficina 4
Tipos de documentos 5
Anexo documentos 6
Mercantiles 7
Anexo 2: Facturas 8
Anexo 3: Cheques 9
Anexo 4: Pagares 10
Anexo 5: Letra de cambio 11
Anexo 6: recibos 12
Normas APA 13
Conclusión 14
 Introducción

Aprender el funcionamiento de los documentos de oficina y su uso para facilitar el trabajo, los
documentos nos sirven para tener la información necesaria pero no todos tiene una redacción
como la carta o el informe cada uno tiene diferentes estructuras y con este informe vamos a
entenderlo.

Los mercantiles son necesario para la contabilidad, el asiento contable ya que es necesario
comprender como es la diferente entre una factura o un cheque que nos servirá para optar
diferencia, mercantiles es una enseñanza básica de la contabilidad.

Para comprender mejor las normas APA que nos ayuda a como transcribir un informe
adecuadamente sin ningún error.
 documentos de oficina

 En los procesos empresariales los documentos fundamentan el opimo desarrollo

de la actividad indican procedimientos característicos, reglamentos y modo de
comunicación.
 Los documentos permiten la obtención de de EVIDENCIA de los diferentes
procesos o actividades realizadas en la empresa.
 En la correcta realización de entregas y documentos depende el óptimo
funcionamiento del proceso del procedimiento en la empresa
 Como principal medio de comunicación la empresa maneja flujo de documentos:
 DE PROCEDIMIENTOS Y PRODUCTOS
 INTERNO y EXTERNO
 Tipos de documentos
Acta
Es un documento en el que se registra
los sucesos y acuerdos que llevan a cabo
de una reunión.
Normalmente se escribe directamente
en un libro que se llama “libro de actas”.
Sin embargo, en las empresas se
archivan en el archivador de proceso.
Los requisitos estéticos que se exigen
para levantar actas se basan en las
consideraciones de cada empresa
asociada.
(formatos y procedimientos)
Informe
Es un texto en la que hay presente tanto
el discurso expositivo como el
argumentativo.
Gracias al cual es trasmitido una
información y se exponen ciertos datos
dirigidos a un destinatario que
normalmente debería tomar una decisión
respecto al texto
Circular
Comunicación interna o externa de
características general informativa o
normativa, se utiliza para dar a conocer
actividades internas de la constitución, así
como las normas generales, cambios,
políticas y asuntos internos común.
Memorando
Es una comunicación que se usa para
informar una situación o decisión en la cual
se reseñan los hechos, razones y
circunstancia que han de tenerse presente
ante la consideración de un asunto grave o
importante
Carta comercial
Es una comunicación escrito cuyo
contenido es formal y es usado para
transmitir solicitudes, compras, modos de
ventas, reclamos y agradecimiento
 Anexo 1 documentos

Carta
comercial

Circular
 Acta

Memorándum

Informe
 Mercantiles

 Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y
crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el
ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los
comprobantes de contabilidad.
 Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde
el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar
los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
 Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos
documentos.

A continuación, se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la

práctica de la contabilidad:

1. Facturas: La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un

vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y
servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa para el adquiriente la
prueba de propiedad de los bienes o servicios comprados, desde el punto de vista
contable.
2. cheques: El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser
pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos. Este documento mercantil
permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los
fondos depositados en poder del librado o Banco.
3. Pagares: El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o
determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar
firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago. Este es un documento privado de
crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el
reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.
4. Letras de cambio: La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una
persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto
de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha
futura fija o determinable.
5. Recibos: El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita
haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie
y sirve de comprobante de pago.
 Facturas

Anexo 2

 Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por
cobrar para el vendedor.
 Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de
una obligación, para el comprador.
 Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y
cuentas por cobrar.
Cheques

Anexo 3
Pagares

Anexo 4
Letra de cambio

Anexo 5
 Recibos

Anexo 6

Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso

Recibo de la caja de egreso

Recibo de alquiler
 Normas APA

Uno de los manuales para la elaboración de trabajos de investigación y publicaciones científicas

más conocido es editado por la American Psychological Association (APA), la cual recoge los
sistemas y criterios de mayor uso en el campo de las ciencias sociales. El uso de las normas APA en
los documentos investigativos tiene como fundamento:

 Definir estándares y rigurosidad en las comunicaciones académicas y científicas

 Establecer un conjunto de procedimientos o normas de estilo para organizar los distintos
componentes de la escritura académica y científica
 Procurar la claridad, la uniformidad, precisión y el respeto del conocimiento científico
 Fortalecer la concepción, realización y el consumo de conocimiento científico
 Asegurar la precisión del conocimiento
 Proteger los derechos y las garantías de los participantes en la investigación
 Proteger los derechos de propiedad intelectual

El manual de estilo establece las normas que regirán la redacción para publicar trabajos de
Investigación en una o varias disciplinas. Su propósito es uniformar las citas, referencias y
bibliografías de manera que se le haga más fácil al lector localizar las fuentes.

Además, detallan el formato general del trabajo. Los más utilizados en las universidades en
Estados Unidos y América Latina. Las reglas de estilo APA rigen la redacción científica en las
ciencias sociales y de la conducta, aunque su uso se ha extendido a otras disciplinas.
Establecen los estándares para la diseminación del conocimiento científico de forma clara,
precisa y uniforme, siguiendo los

principios éticos y legales del derecho de autor. La sexta edición de las normas contiene los
siguientes capítulos:}

1. Estilo de redacción para las ciencias sociales y conductuales

2. Estructura y contenido del manuscrito
3. Cómo escribir con claridad y precisión
4. Aspectos prácticos de estilo
5. Visualización de resultados
6. Citación de las fuentes
7. Ejemplos de referencias
8. El proceso de publicación
 Conclusión

Las diferencias de estructuras de documentos y mercantiles son necesario para entender

diferencia de un informe de una carta o un cheque y una factura las diferencia y todos tiene una
norma que se llama una norma APA que nos ayuda a hacer un excelente infirme con su estructura
título cuerpo etc.

Nos facilitar el entender de varias cosas para la organización de una oficina.