CARTA IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL

CARGO: Página 1 de 5
AUXILIAR DE FACTURACIÓN

I. MARCO ORGANIZACIONAL

1. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL

Efectuar la labor de
facturación de la sede,
además de presentar los
Gerente de Coordinador Auxiliar de informes necesarios
Operaciones logístico PAI facturación para la toma de
PAI decisiones encaminadas
al mejoramiento del
proceso logístico de la
empresa.

2. PROPOSITO O MISION DEL CARGO

Efectuar la labor de facturación de la sede, además de presentar los informes necesarios

para la toma de decisiones encaminadas al mejoramiento del proceso logístico de la
empresa.
3. DIMENSIONES DEL CARGO

Personal a cargo 0
Equipo de cómputo 1

4. METAS RETADORAS / INDICADORES DE GESTIÓN

OBJETIVOS INDICADORES DE GESTION META

Implementar acciones que permitan un Pedidos completos 95%
aumento de la satisfacción del cliente,
en cuanto al incremento de los pedidos
completos y la disminución de los Tiempo Entrega 1ra vuelta 2 días
tiempos de entrega
Garantizar un inventario confiable tanto
Confiablidad del inventario >=95%
física como en sistema
Reducir las devoluciones por problemas
Devoluciones – causales
o errores en la logística de despacho de % específico por sede
logísticas
mercancía
Velar porque se cumpla la relación del
flete/venta, según lineamientos % Fletes/Venta % específico por sede
gerenciales
 CARTA IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL

CARGO: Página 2 de 5
AUXILIAR DE FACTURACIÓN

II. MARCO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES POR PROCESO

LOGISTICA DE DISTRIBUCIÓN
RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES PRINCIPALES
Asignar ,imprimir y enviar listas de picking al Coordinador
Logístico
Asignar las pre-facturas por módulo de empaque
Digitar e imprimir la Revisar la orden de pedido y facturar luego de la revisión de los
facturación necesaria para el productos en la zona de despachos
despacho de mercancía en Facturar sólo a quienes estén codificados y al día en los pagos,
de lo contrario pedir autorización al Coordinador administrativo
la sede
Trasladar todos los pedidos de las sedes
Entregar las facturas al Coordinador logístico o a el auxiliar de
despachos para que se efectué la planeación de las rutas
urbanas para el mensajero-conductor
Realizar un resumen de las facturas del día
Seguimiento diario a remisiones pendientes por facturar
Seguimiento y recepción de facturas entregadas para ser
archivadas por cartera
Apoyar evaluación a proveedores de transporte urbano
Cumplir con la normatividad Cumplir con políticas internas y seguridad industrial. Uso de
establecida EPP
Reemplazar a Coordinadores de turno cuando se requiere

RESPONSABILIDADES
Apoyar el servicio de
garantías de la empresa
Apoyar las ventas en el
mostrador de la sede
VENTAS
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Buscar y enviar al asesor interno o externo las facturas de los
clientes que solicitan garantías
Apoyar con la facturación de los clientes de industria crédito
que llegan por mostrador.

ABASTECIMIENTO
RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES PRINCIPALES
Informar al Coordinador logístico y al operador de compras los
Informar pedidos pendientes productos que quedan pendientes en cada uno de los
despachos realizados a los clientes
por despachar
Elaborar notas crédito cuando se le solicite
 CARTA IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL

CARGO: Página 3 de 5
AUXILIAR DE FACTURACIÓN

Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el

Trabajo.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado
Cumplir con los Roles Y de salud.
Responsabilidades SG-SST Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la
empresa.
Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las
actividades que se realicen en la empresa.
Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
Participar efectivamente en las capacitaciones de seguridad y
salud en el trabajo.
Utilizar cuidar y reponer los elementos de protección personal
que se le suministran

NOTA: Las funciones descritas, definen las funciones y actividades más sobresalientes del cargo y no deberán
considerarse como una limitante a las funciones que puedan ser asignadas por el Jefe Inmediato

LIBERTAD DE ACCIÓN

Autonomía para tomar decisiones

 Actividades enmarcadas dentro de una política establecida.

Debe consultar

 Digitación de facturas solicitadas por los asesores

 Elaboración de notas crédito
 Determinar los despachos con facturación o remisión
 Solicitud de permisos

RELACIONES

Relaciones Externas

 Clientes

Relaciones Internas

 Todo el personal de la empresa

Comités

 No participa en comités
 CARTA IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL

CARGO: Página 4 de 5
AUXILIAR DE FACTURACIÓN

III. PERFIL OCUPACIONAL

1. PERFIL DE RIESGOS

ELEMENTOS DE
RIESGOS ASOCIADOS PROTECCION CONSECUENCIAS
PERSONAL
Fatiga visual, cefalea, disminución de
Físicos – Iluminación, Radiaciones la destreza y precisión, alteraciones en
Ninguno
no ionizantes la piel, alteraciones en algunos tejidos
blandos (ojos),
Psicosocial – Altas demandas Fatiga, estrés, disminución de la
cualitativas y cuantitativas de la destreza y precisión. Estados de
Ninguno
labor, iniciativa, autonomía, tarea ansiedad y/o depresión y trastornos
con altas cargas mentales del aparato digestivo.
Fatiga, lesiones del sistema músculo
Biomecánicos – Postura, esquelético, alteraciones lumbares,
Ninguno
movimientos repetitivos dorsales, cervicales y sacras,
alteraciones del sistema vascular
Fibrilación ventricular, quemaduras,
Seguridad – Eléctricos, locativos, golpes, heridas, contusiones,
Ninguno
tecnológicos, públicos. fracturas, esguinces, luxaciones,
laceraciones, amputaciones, muerte
Naturales – Sismos, terremotos, Perdidas materiales, politraumatismos
Ninguno
inundaciones y muerte

2. PERFIL CUANTITATIVO DE COMPETENCIAS

ESCALA VALORATIVA
Sobresa/
Excelente
Dominio Dominio - Genera
COMPETENCIAS nivel de
No Aplica elemental General valor
dominio
(25%) (50%) agregado
(75%)
(100%)
Apertura al cambio X
Eficacia y Eficiencia X
Iniciativa X
Orientación al cliente interno y externo X
Orientación al logro de objetivos X
Orientación al mejoramiento continuo X
Trabajo metódico X
Liderazgo y Dirección X
Pensamiento estratégico X
 CARTA IDENTIFICACIÓN OCUPACIONAL

CARGO: Página 5 de 5
AUXILIAR DE FACTURACIÓN

3. PERFIL ACADEMICO

 Título: Preferible Tecnólogo con conocimientos administrativos o de servicio al cliente

 Especialización: No necesaria

4. CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS

 Manejo de herramientas ofimáticas

 Normas administrativas enfocadas al servicio al cliente
 Contabilidad

5. PERFIL DE LA EXPERIENCIA

 Experiencia Externa: Preferible 6 meses en labores administrativas

 Experiencia Interna: Preferible 6 meses en servicio al cliente

6. FORMACIÓN

 Jaivaná

IV. VALIDACIÓN

Fecha de Elaboración: Enero 2015

Fecha actualización: Febrero 2017

NOMBRE CARGO FIRMA

Luz Adriana Murillo Patiño Gerente de Operaciones