Gestión de cambios

Alka Jarvis

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¡Los cambios!

La planificación estratégica es ahora y en el

futuro, ¡con cambios de los que hay que
encargarse!
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Algunos de los cambios

Cambio en
el proceso

Cambio en el
cronograma

Cambio en el
presupuesto

Cambio en el alcance

Cambio en el proyecto

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El proceso de cambio

 Un cambio organizacional no sucede con solo anunciarlo

 Las personas no cambian solo porque asistieron a una
capacitación o porque se les pidió que cambiaran
 Cuando hay un cambio, se pasa de lo conocido a lo
desconocido
 Hay malestar e inseguridad

Presente Transición Futuro

Comodidad Confusión Misterio

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 Cinco pasos para la gestión de cambios

Gestión de
Iniciar el cambio Sostenimiento
cambios • Desarrollar la
 Definir el cambio
estrategia futura
 Identificar el equipo de
gestión de cambios

Gestionar el cambio Tomar medidas

Hacer
 Desarrollar los planes de
seguimiento al • Enfatizar en el enfoque
gestión de cambios cambio continuo
 Emprender acciones e  Asegurarse de que el
implementar planes cambio sea un éxito

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Iniciar el cambio
 Cambiar los impulsores: competencia, necesidades
cambiantes de los clientes, nuevas tecnologías...
 Generar una conciencia básica sobre el cambio
 Convencer a toda la organización de la necesidad de
cambiar
 Crear un sentido de urgencia
 Implicaciones de no hacer cambios
 Discutir las alternativas
 Documentación relacionada
 Impacto del cambio
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Iniciar el cambio: impacto

Change Control Board

Análisis del Decisiones

impacto Ejecución •Fecha de la
•Costo decisión
•Tiempo
•Recursos
•Satisfacción del cliente
? •Explicación de la
decisión
•Condiciones
•Aprobaciones

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Gestionar el cambio: encargarse de la
preparación de las personas
 Las personas necesitan
tiempo para acostumbrarse a
una idea nueva
 También necesitan tiempo
para apartarse del estado
actual
 Conceda un tiempo de
transición para “quienes
adoptan el cambio de manera
tardía”
 Análisis de la resistencia al
cambio: razones
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Gestionar el cambio

 Es posible que los cambios no tengan éxito si no se

cuenta con el apoyo suficiente por parte de la
Dirección.
 Coalición poderosa entre el personal, algunos
gestores y otras partes interesadas
 La Dirección debe apoyar el cambio
responsabilizando a las personas que no cooperan
 Es necesario que el personal y la Dirección tengan
ciertas habilidades y capacidades, compromiso y
cierta disposición para asumir riesgos

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Gestionar el cambio
(continuación)
 Trabajar con equipos y designar encargados del
proceso de cambio
 Cada persona o grupo puede necesitar un apoyo
distinto, dependiendo de qué tan listo esté para el
cambio
 Identificar y encargarse de los obstáculos: como se
trata de un cambio nuevo, puede que se necesite una
pequeña “modificación”
 Tomar tiempo para reconocer los primeros éxitos y
planear el reconocimiento y celebración de los
triunfos a largo plazo
 Enfatizar los éxitos individuales y grupales
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Hacerle seguimiento al cambio
 Asumir una posición más
objetiva con respecto a todo el
programa y realizar un PPA
(Análisis posterior al
desempeño)
 Evaluar el síndrome de “dominó”
 Encargarse de la recopilación de
datos, el análisis de la
retroalimentación y las tareas
para corregir
 Tomar todas las medidas
relacionadas con el cambio y
realizar un análisis de tendencias

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Tomar medidas
 Comunicar regularmente los resultados al
personal y a la Alta Dirección
 Identificar los cambios de proceso para el
próximo proyecto
 Elaborar un manual de estrategia de todo
el proceso
 Elaborar una capacitación y un video por
demanda (VOD) para hacer capacitaciones
a tiempo

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Sostenimiento

 Continuar haciendo seguimiento a la

adherencia a los cambios
 Recuerde, el cambio debería incorporarse
en la rutina diaria de trabajo
 Identificar los cambios en los procesos
para el próximo proyecto
 Seguir evaluando el análisis de tendencias

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Implementación efectiva del cambio
Carretera normal Súperautopista

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 Al final...
Un cambio es exitoso cuando se
tiene:

¡FIN!
Una Dirección
satisfecha Empleados
felices

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 ¡Gracias!
!

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