Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Introducción:
ServoEscolar XXI es un sistema cuya finalidad es ayudar a los planteles a llevar un
control mas preciso de sus dos procesos mas relevantes.
El Primer proceso hace referencia al control del área de servicios escolares, en donde es
necesario llevar toda la logística de las asignaturas que cursara el alumno, las
evaluaciones que se le aplicara durante el o los ciclos escolares que este curse, así como
la emisión de los reportes correspondientes.
OBJETIVO
El objetivo de este manual es el orientar de una manera global al personal que maneje
el sistema ServoEscolar XXI respecto a cuales son los puntos principales que deben
cubrirse tanto en el área de servicios escolares como en el área administrativa.
CAPITULO 1
PLANTEL
1.1 Generalidades
Icono cuya finalidad es agregar un registro nuevo a la base de datos
Icono cuya finalidad es borrar un registro de la base de datos
Icono cuya finalidad es modificar un registro de la base de datos
Icono cuya finalidad es guardar un registro
Icono cuya finalidad es cancelar la edición de un registro
Icono cuya finalidad es refrescar los registros de cargas masivas
Icono para imprimir
Icono para consultar o desplazarse entre los registros de la Base de
datos
En la parte de ciclos escolares es donde se deben definir los ciclos que cursara el
alumno.
ServoEscolar XXI puede llevar el control de ciclos:
Anuales
Semestrales
Cuatrimestrales
Bimestrales
Semanales
Para subdividir los ciclos ServoEscolar cuenta con un campo denominado SubCiclo, en
el cual se le puede asignar un numero a cada uno de los SubCiclos. Cabe mencionar que
para llevar un determinado orden se recomienda utilizar el siguiente esquema:
NOTAS:
Este proceso deberá realizarse cada vez que se abra un nuevo ciclo escolar.
1.4 SECCIONES
1.4.1 REGISTRO DE SECCIONES
Una Sección representa una división académica del Plantel.
Desde los niveles básicos hasta el Nivel Medio Superior, una Sección representa un
Nivel de Escolaridad como Preescolar, Primaria, Secundaria, Bachillerato
A Nivel Superior las diferentes carreras o postgrados que el Plantel ofrece pueden ser
representados como Secciones.
Al implantar ServoEscolar XXI por primera vez en un Plantel, se deben de identificar y
codificar apropiadamente las diferentes Secciones que integran el Plantel.
Ejemplo:
K KINDER
P PRIMARIA
S SECUNDARIA
B BACHILLERATO
LD LIC. EN DERECHO
LCP LIC. EN CONTADURIA PUBLICA
IC ING. CIVIL
ARQ ARQUITECTURA
MA MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN
ME MAESTRIA EN EDUCACION
MCC MAESTRIA EN CIENCIAS COMPUTACIONALES
NOTAS:
Este proceso se debe realizar al Implementar ServoEscolar XXI y cada vez que
se incremente una sección a la Institución Educativa.
Bajo este esquema se puede controlar la inscripción del alumnado, permitiendo un total
de hasta 9999 alumnos por cada ciclo escolar en cada una de las secciones del plantel.
Asimismo, también permite identificar por medio de la matricula desde cuando el
alumno se encuentra en la institución educativa.
También se cuenta con un campo para especificar el horario que regirá a dicha sección.
Cabe mencionar que este se definirá en el modulo correspondiente ubicado dentro de la
sección correspondiente a escolar.
NOTAS:
Este proceso se debe realizar cada vez que se incremente un ciclo escolar en la
Institución Educativa.
En caso de que el plantel decida no manejar la matricula automatizada NO
DEBERA DEFINIRSE NADA EN LOS CAMPOS DE BASE Y FORMATO
DE MATRICULA.
En caso de que el plantel tenga su matriculación con caracteres alfanuméricos
consecutivos, este modulo NO servirá para la generación automatizada, y la
matricula deberá de ser controlada y capturada manualmente por parte de la
institución educativa
1.5 GRUPOS
1.5.1 REGISTRO DE GRUPOS
En este modulo es donde se registrarán cada uno de los grupos disponibles en cada una
de las secciones del plantel.
Notas:
Los grupos deben generarse cada vez que se abra un ciclo escolar.
Se recomienda dar de alta todos los grupos que se ocupen dentro del plantel, aun que no
sean ocupados, ya que estos pueden ser duplicados.
Se pueden capturar los dos tipos de estudio con los que puede contar una institución
educativa:
NOTAS
El registro de planes de estudio se manejará solo durante la implementación del sistema
y cuando haya cambios en alguno de los planes de estudio con los que cuente la
institución educativa.
Las asignaturas deben ser capturadas con su clave oficial o con las claves que designe el
colegio cuando no existan estas claves oficiales. En el caso de que no existan claves
oficiales se recomienda ampliamente que se estructuren de la siguiente manera:
S HIS 1
Sección a la cual pertenece Nombre de la asignatura Grado en la que se imparte
la asignatura la materia
NOTAS:
Las etiquetas de las asignaturas que se impartan en un grado de escolaridad no deberán
repetirse ya que puede causar confusión al momento de realizar la captura de resultados
y/o al traer información de las mismas.
La institución educativa deberá de seleccionar entre la descripción y la descripción corta
para que sea mostrado en las boletas internas.
Este proceso se realizara cada vez que se incremente una asignatura a un nuevo plan de
estudio.
Se deberá pasar cada una de las materias que se imparten en cada grado al área de
asignaturas (derecho).
FIGURA 2
Se deberán especificar las propiedades de la asignatura (Número de Horas que se
imparte la asignatura, carácter obligatorio u optativo, número de créditos de la
asignatura, máximo de faltas, y la seriación en caso de ser requerido)
La seriación sirve para validar si la materia previamente debió ser acreditada, cursada
(que la haya llevado el alumno) o en curso (puede estar cursando el alumno en paralelo
la materia).
El icono sirve para mostrar los planes de estudio de manera que muestre las
asignaturas que se imparten por cada grado como se ve en la figura siguiente.
NOTAS:
La estructuración de planes deberá de realizarse al hacer la implementación del
sistema, cada vez que se estructure un nuevo plan de estudios y cuando haya
cambios en los créditos o máximo de faltas.
1.7 PERSONAL
1.7.1 REGISTRO DEL PERSONAL
En este modulo es en donde se realizara la captura de todos y cada uno de los
empleados dentro de la institución. Cuando se cuente con el modulo de servicios
escolares deberá de registrarse al menos el personal del departamento docente, ya que
estos serán indispensables para realizar la programación de clases que se vera en el
apartado de servicios escolares.
El registro del personal se realiza por medio de un asistente el cual solicitara los datos
necesarios para realizar dicha captura. Un punto muy importante dentro de este modulo
es el estructurar de una manera adecuada las claves que estos llevaran. Ya que esa clave
se manejara mas adelante para la emisión de algunos reportes. Cabe mencionar que la
longitud de la clave no deberá exceder los 5 dígitos.
ESTRUCTURA 1
Esta estructura se compone a base de las iniciales del nombre empezando por apellido
paterno, Materno, Nombre(s). en caso de que exista ya capturado algún personal con la
misma nomenclatura se añadirá un numero consecutivo al final de la clave.
Nombre Clave
Barrientos Reyes Isela Samantha BRIS
Esparza González Miriam Guadalupe EGMG
Bernal Ríos Ivonne Sandra BRIS1
ESTRUCTURA 2
Esta estructura estará conformada por los primeros 4 dígitos del RFC del personal, y al
igual que en la estructura anterior en caso de repetirse se incrementara un numero
consecutivo al final de la clave
Nombre Clave
Barrientos Reyes Isela Samantha BARI
Esparza González Miriam Guadalupe EAGM
Bernal Ríos Ivonne Sandra BERI
Las pantallas que mostrara el asistente de registro del personal serán las siguientes:
Datos generales (Obligatorio)
Currículo del personal (informativo)
Áreas en las que puede impartir Clases (Informativo)
Registro de plazas
Los departamentos podrán darse de alta en el icono que se encuentra en la parte
superior izquierda de la pantalla de registro de plazas del personal.
Los puestos podrán darse de alta en el icono que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla de registro de plazas del personal
Cabe mencionar que en esta ultima pantalla, la fecha de contrato deberá estar siempre
llena, y la fecha de termina contrato deberá estar vacía, pues de lo contrario el personal
NO aparecerá en reportes.
Como podrá observarse en la imagen anterior, todos los reportes traen combos de
filtrado, y por medio de ellos se pueden obtener reportes que contengan la información
de forma mas precisa. Y dichos combos variaran según el reporte que se desee obtener.
CAPITULO 2
ALUMNOS
Este capitulo tiene como finalidad realizar las inscripciones y reinscripciones de cada
uno de los alumnos pertenecientes a la institución educativa.
2.1 DOCUMENTACION
En este modulo es en donde se capturan cada uno de los documentos que se le pedirán a
los alumnos para realizar su inscripción o reinscripción, ya que el sistema puede tener
un control de que documentación ha sido ya entregada y cual se encuentra pendiente de
entregar para los alumnos de Nuevo Ingreso, Corrientes o Repetidores.
Dichos documentos pueden darse de alta con el icono ubicado en la parte superior
derecha, y podrán darse de alta tantos documentos como la institución educativa lo
requiera.
Al igual que en el modulo de estructuración de planes de estudio, el modulo de
documentación cuenta con el icono , el cual permite visualizar bajo una estructura
de árbol de datos los documentos que se pedirán por cada uno de los grados existentes
en la sección. Así como también cuenta con el icono , el cual permite duplicar la
documentación de un ciclo escolar a otro, en caso de que esta sea la misma que el ciclo
anterior.
2.2 INSCRIPCIONES
Este asistente nos permitirá realizar las inscripciones y reinscripciones de los alumnos
que integran la institución educativa, así como también nos permitirá asignarle la
sección y el grado que cursará durante el ciclo escolar.
Dicho asistente se conforma de las siguientes pantallas:
Inscripción de alumnos (obligatorio)
En esta parte del asistente será necesario definir en que ciclo escolar se desea inscribir el
alumno, así como la sección y el tipo de ingreso que desea ser registrado. Los tipos de
ingreso son: Nuevo Ingreso, Corriente y Repetidor.
Asimismo se puede observar que al escribir el nombre del alumno, y darle la tecla Enter
el sistema pone diagonales por cada espacio que encuentre, esto es con la finalidad de
intentar distinguir los apellidos paterno y materno del nombre, funcionando de manera
adecuada la mayoría de los casos, pero cuando se encuentra con un apellido compuesto
como es el caso de “DE LA PEÑA” el sistema pondrá diagonales de forma inadecuada.
Estas diagonales deberán corregirse manualmente en caso de que se encuentren
diagonales de mas, es decir, debe de existir únicamente DOS diagonales en todo el
nombre del alumno, una que distinga apellido paterno de apellido materno, y otra que
distinga el apellido materno del nombre.
Carga Académica
En esta ventana del asistente se podrá modificar, agregar y eliminar asignaturas que el
alumno llevará, así como el grupo en donde las cursara, en caso de que el alumno
recurse alguna asignatura, este será el apartado en donde se le asignara o desde el
modulo de consultas si este ya se encuentra inscrito.
Documentación Solicitada
En este apartado es donde se le dice al sistema cuales son los documentos que se están
recibiendo y cuales quedan pendientes de entregar.
Asimismo, existe en esta pantalla el icono Definir Documentos, desde el cual se podrá
acceder al modulo de documentación, en caso de que haga falta definir o modificar
algún documento.
2.3 CONSULTAS
Al seleccionar algún alumno nos traerá todos y cada una de las ventanas que fueron
capturadas en el asistente de inscripción. A al igual que el modulo de consultas del
personal, en este modulo, se adiciona una sección en la cual se podrá capturar la
fotografía del alumno
Cabe mencionar que aun que se puede capturar la fotografía de los alumnos de forma
manual, no siempre es lo mas idóneo, pues el proceso es muy lento.
Para agilizar dicho proceso se encuentra el icono localizado en la esquina superior
derecha, con el cual podremos cargar todas las fotografías de un grupo de forma rápida
y fácil, e invertirlas 90, 180 o 270 grados de ser necesario.
2.4 REPORTES DE LOS ALUMNOS
En este modulo es donde podremos obtener los reportes correspondientes a los alumnos
con los datos que han sido capturados hasta el momento.
El módulo Control Escolar integra todos los procesos relacionados con el Control
Académico del Plantel, los cuales debido a la naturaleza de las tareas académicas
automatizadas, este módulo se divide en tres secciones primordiales para llevar el
control, dichas secciones son::
PERIODO ORDINARIO: Este periodo agrupa todo el proceso escolar y tareas que se
llevan a cabo durante el tiempo ordinario de las clases.
HISTORIA: Este periodo es el que mostrara todo el historial académico del alumno
durante toda su estancia en el colegio e incluye los procesos comunes y generación de
informes relacionados.
ESCALAS DE LITERALES
En esta sección es donde se definen cada una de las escalas de literales a presentar por
aspecto, es decir, una calificación numérica el sistema se encargara de evaluarla, y
presentar ya sea una letra o una imagen que represente el rango de la calificación.
ACTIVAR ASPECTOS
En esta sección es donde se definen los parámetros que conformaran cada uno de los
aspectos que se crearon, ya sean, calificaciones, faltas, conducta, etc etc.
Es importante mencionar que las calificaciones y conducta se activan de forma distinta a
las faltas, ya que las dos primeras se evalúan por lo general del 0 al 10, y las faltas
pueden ir del 0 a 30,60. según el esquema que presentemos en nuestros sistemas de
evaluación (Evaluaciones mensuales o evaluaciones bimestrales)
Es simple lo que se debe definir en este apartado, simplemente se le dice cual será la
calificación mínima que se podrá recibir (0) y cual será la calificación máxima (10 O
100 cuando se evalúe bajo esta escala). Posteriormente nos preguntara cual es la
calificación mínima aprobatoria (por lo general es 6), nos preguntara también cuantos
decimales contaran nuestros aspectos, el digito que deseamos de redondeo (por lo
general 5 es para calificaciones y conducta cuando se manejan decimales y 0 se deberá
definir siempre que la activación del aspecto corresponda a las faltas), y por ultimo la
escala de literales que deseamos ocupar.
No hay un estándar de la activación de los aspectos, ya que cada institución educativa
puede manejar de forma distinta sus evaluaciones internas.
Cabe también mencionar que esta activación deberá existir en cada ciclo escolar en los
que se vayan a evaluar las distintas actividades académicas de la institución educativa.
SISTEMAS DE EVALUACION
En este apartado es donde se estructurara todas y cada una de las evaluaciones que se
tendrán en el transcurso del ciclo escolar. Estas pueden definirse fácilmente observando
una boleta de la institución educativa.
Los sistemas de evaluación se componen de dos tipos de campos, los primeros son
campos de datos que por lo general son cada una de las evaluaciones mensuales o
bimestrales que se tienen (ejm Parcial 1, Parcial 2, etc etc). El segundo corresponde a lo
que son datos calculados o formulas. Estas llamaran datos de dos o mas filas de datos
para realizar sumas, promedios, redondeos, truncados numéricos y condicionales.
Las claves que sean elegidas para identificar cada uno de los parciales a evaluar NO
DEBERAN SER DUPLICADAS, pues además de ser la principal manera de identificar
sus evaluaciones, estas permiten almacenar los datos en las tablas del sistema, y si
contienen valores duplicados podrían causar confusión tanto al sistema como a usted
mismo cuando desee emitir reportes.
Por ejemplo
En una primaria se pueden realizar evaluaciones mensuales, requerir calificaciones
bimestrales y una calificación final (promedio final).
Dicho esquema descrito se expresaría de la siguiente forma
DATOS
SEP, OCT, NOV, DIC, ENE, FEB, MAR, ABR, ETC ETC.
FORMULAS:
BIMESTRE 1 = ((SEP + OCT)/2)
BIMESTRE 2 = ((NOV + DIC)/2), ETC ETC.
CALIFICACION FINAL = ((B1 +B2+B3+B4+B5)/5)
Sin embargo a lo mejor en una primaria lo único que les interesa evaluar son cada uno
de los bimestres y tener como resultado una calificación o promedio final.
Bajo este esquema, la forma de estructurar el sistema de evaluación seria el siguiente:
DATOS:
BIM 1, BIM 2,BIM 3, BIM 4, BIM 5
FORMULAS:
CALIFICACION FINAL = ((B1+B2+B3+B4+B5)/5)
En una universidad podría ser que solamente se tengan dos parciales y una calificación
final.
Bajo dicho esquema, el sistema de evaluación se estructuraría de la siguiente forma.
DATOS:
PARCIAL 1, PARCIAL 2
FORMULAS:
CALIFICACION FINAL = ((PARCIAL1 + PARCIAL 2)/2)
Sin embargo las formulas pueden complicarse aun mas. Supongamos que en el caso de
la universidad el primer parcial vale el 40% y el segundo parcial el 60% restante
En este caso la formula podría quedar de la siguiente forma
CF=((PARCIAL1*0.4)+(PARCIAL2*0.6)
3.1.2.2 HORARIOS
En este modulo es en donde se realizan los horarios para nivel secundaria, bachilleratos
y superiores. Esto es debido a que las primarias por lo general no tienen intercambio de
clases entre horas y por lo general los profesores de nivel preescolar y básico deciden
que clases impartirán y que días e incluso varían las horas y el orden el que se impartirá.
Es por ello que esta estructura no será funcional para la generación de horarios de
dichos niveles.
CONCENTRADOS DE HORARIOS.
Como en el sistema ya se encuentran perfectamente vinculadas las materias, con los
profesores y las aulas y grupos en las que se impartirán se pueden realizar los distintos
cruces de información para generar informes como lo son los concentrados. En estos
puede aparecer todas las asignaturas que se impartirán por horas, los profesores a que
horas les tocara impartir clases, y las aulas como se encontraran ocupadas en cada unas
de las horas.
En este tipo de captura se pueden registrar de una asignatura, todos los periodos que se
hayan registrado en el sistema de evaluación.
Este método por lo general se ocupa para realizar cambios específicos de calificación en
caso de algún error en la captura.
La captura automatizada esta comprendida por el registro de resultados a través de
archivos de Excel, que se dividen en:
ARCHIVOS POR MAESTRO
En ambos tipos de captura se encuentra tanta el Generar archivo como el Recibir
archivo.
Cabe mencionar que en ambos tipos de recepción se deben de realizar desde el modulo
que fueron generados, es decir, si se genero el archivo por profesor, también deberá ser
recibido por profesor, y si fue generado por grupo, este deberá de ser también recibido
desde la opción respectiva.
Una rejilla será un recuadro en el cual se definirán cada una de las columnas y los datos
que podrá tener el reporte y el orden en el cual se presentaran dichas columnas. Y
podrán crearse desde el icono que se encuentra al costado derecho del combo para
seleccionar la misma.
Los datos principales que se utilizan son: Numero de lista (numero Consecutivo),
Nombre (Nombre Completo del alumno), Apellido paterno, Apellido Materno, Nombre
de pila, Aspecto (Un espacio e blanco que podrá emitirse como tal o con una
calificación proveniente de una evaluación), Letra (indica la calificación de una
evaluación con letra (mas utilizados en las actas), Resultado (indica si la evaluación
seleccionada es aprobatorio o reprobatorio, Grupo (indica la clave del grupo) y Grado
(indica el grado al que pertenece el grupo que se emita)
Cabe mencionar que en el diseño de rejillas se encuentra un apartado del lado derecho
en el que se podrá definir o modificar el encabezado de cada una de las columnas, así
como el ancho, tipo de letra, y color que tendrá cada una de ellas. (el instructor podrá
profundizar mas acerca del manejo de rejillas.
Una vez explicado la función de las rejillas y creado al menos alguna, continuaremos
con las listas generales.
Las Listas generales es un reporte en donde solamente debemos seleccionar el o o los
grupos de los cuales queremos generar dichas listas y se le deberá especificar en
ordenamiento que deseamos que tenga nuestro reporte, la orientación de la hoja
(horizontal o vertical), si deseamos poner una línea mas gruesa cada X numero de filas,
así como otros parámetros de filtrado como son sexo, e imprimir alumnos (activos,
bajas o Todos).
Cabe mencionar que cuando se manda a emitir la lista de mas de un grupo, se puede
palomear la casilla de consolidar grupos. Dicha casilla al ser palomeada juntara todos
los alumnos (elementos) de los grupos seleccionados y los ordenara bajo el criterio de
ordenamiento que se haya seleccionado (Nombre, Matricula, Sexo o clave alterna)
Dicho reporte nos dará como resultado algo como este ejemplo:
Histogramas
CONCENTRADOS
En este apartado de los reportes es en donde se diseñaran los concentrados que se
desean obtener, siendo que se debe emitir un concentrado al menos por cada uno de los
grados que se tengan dentro de la sección.
Es importante mencionar que el orden de los datos del concentrado, deberá coincidir
con cada uno de los datos que se definan en la rejilla.
Una vez seleccionados los elementos de los cuales deseamos que se calcule la función,
se deberá pasar al apartado de columnas del concentrado con el icono .
ESTADISTICAS
BOLETAS
En este modulo es en donde se crearan todas y cada una de las boletas de evaluación
que se desean tener en la institución educativa, y al igual que los concentrados estas
también contienen distintas pestañas que nos permitirán ir diseñando nuestra boleta con
los datos que nosotros seleccionemos.
En este modulo también se recomienda ampliamente tener claves nemotécnicas que nos
permitan identificar de forma fácil para la sección y grado que fueron creadas.
En la pestaña de datos generales, se seleccionará la sección, el grado, los planes de
estudio, el numero de boletas (tablas(mas información con el instructor) que
conformaran nuestra hoja de evaluación y la plantilla grafica (Machote) que se utilizara
para la emisión de boletas.
En la segunda pestaña se deberá indicar las asignaturas (filas) que se desea contenga la
boleta. Y deberá indicarse si se desea que se incluya la clave y el nombre (Descripción
Cortao o descripción larga de la asignatura).
En la tercera pestaña deberá de seleccionarse las evaluaciones que contendrá la boleta y
deberá seleccionarse la casilla de verificación de presentar títulos en caso de que así lo
requiera la institución educativa. Esta opción presentara las claves de las evaluaciones
en la parte superior de cada columna.
Una vez diseñada nuestra boleta, nada mas tenemos que darle clic en el icono de
imprimir para que nos muestre la pantalla de parámetros para la impresión de boletas.
Como se puede ver en la imagen anterior, las boletas se pueden emitir por alumno (un
alumno en lo particular, o por grupo (opción mas frecuentemente utilizada).
Bajo la boleta diseñada en este ejemplo, se obtiene como resultado el siguiente.
Es importante hacer mención que cuando se opte por la impresión por grupo, Se
seleccione uno o dos grupos a la vez, ya que en algunas ocasiones cuando la carga de
trabajo de impresión es considerable y las impresoras llevan rato trabajando, es
frecuente que se lleguen a pasmar o empezar a arrugar hojas. Por lo cual se recomienda
ampliamente que este proceso este siendo supervisado por el personal designado por la
institución educativa.
ACTAS ORDINARIAS
En esta opción es donde se mandaran a emitir las actas ordinarias. Siendo la única
peculiaridad que la rejilla de las actas ordinarias deben contener como datos principales
el número, la matricula, nombre completo del alumno, un aspecto, un dato letra y
resultado.
Esta impresión contiene los mismos parámetros que la lista con calificaciones, salvo que
en las actas ordinarias se encuentra el campo fecha del acta ordinaria, No de folio del
acta y el texto que se desea mostrar en caso de que el resultado sea aprobatorio o
reprobatorio. Obteniendo como resultado un reporte como el siguiente
POBLACION ESCOLAR
EXISTENCIAS POR EDAD
3.2.1 Se debe dar de alta primero que nada una evaluación para cada uno de los
extraordinarios a manejar. Esto se realizara en el modulo de PERIODO ORDINARIO
EVALUACIONES SISTEMAS DE EVALUACIÓN. Este deberá tener los
decimales necesarios según quiera mostrarse el resultado (Como se puede ver en el
sistema 1EX y 2EX).
3.2.2 Una vez dados de alta los extraordinarios en periodo ordinario, se procederá a dar
de alta las evaluaciones correspondientes al PERIODO EXTRAORDINARIO
(Seleccionando para el Final Ordinario la Calificación Final y para los extraordinarios
su Evaluación respectiva 1EX, 2EX en las cuales se depositara la calificación del
extraordinario a realizar) .
3.2.5Ya que fue aplicado el examen, se procederá a realizar la captura de los resultados,
seleccionando el número de examen correspondiente al extraordinario aplicado.
3.2.6 Imprimir los reportes respectivos, Actas Extraordinarias, Constancias, Kardex,
Auditorias, Boletas. Etc en el MODULO DE HISTORIA.
3.3 HISTORIA
En este modulo es donde se podrá observar todos los informes derivados del proceso de
los ciclos escolares ordinarios y extraordinarios, siendo que este procesamiento de
varios ciclos escolares en la institución educativa se le denomina Banco de Historia
Cabe mencionar que si no se encuentran ligadas las evaluaciones del periodo
extraordinario, el banco de historia no se dará como tal, ya que se manejaría la
información como si fuesen ciclos escolares independientes.
3.3.1 GENERACIONES:
Permite buscar alumnos y emitir informes con los alumnos que formaron las diferentes
generaciones egresadas de las diferentes secciones del Plantel.
Los informes que se pueden obtener de dicho modulo son:, Ciclos cursados por alumno,
relación de egresados y listado de alumnos desertores.
REPORTE DE CICLOS CURSADOS POR ALUMNO
Este reporte nos dará in informe de cada uno de los ciclos escolares en los que estuvo
inscrito el alumno, el grupo y la fecha de inscripción respectivamente por cada ciclo
escolar.
3.3.4 KARDEX
En este módulo se emiten los informes con las calificaciones parciales, finales y
extraordinarias de cada asignatura cursada por el alumno en cada sección.
Para su diseño se maneja exactamente igual que las boletas. Nada mas que en este al
cambiar de numero de boleta se incrementaran las materias a las del siguiente grado.
Cabe mencionar que si la carga académica es variable, se puede meter varas veces el la
asignatura denominada SIN DEFINIR, esta mostrara la(s) asignaturas que haya cursado
el alumno en ese ciclo escolar.
3.3.5 AUDITORIA:
En este modulo se presenta un informe que indica el estado académico actual del
alumno, presentando sus Calificaciones, la Seriación de las asignaturas.
CAPITULO 4
ADMINISTRACION
En este modulo es en donde se lleva la parte central de la administración de la
institución educativa, desde su cobranza, becas, reportes de ingresos, reportes de
adeudos y enlaces con bancos..
4.1 PARAMETROS
En este apartado es donde se le deberá indicar al sistema los parámetros principales para
poder empezara a operar nuestro modulo administrativo tan solo tienen que darse de alta
cada una de las formas y métodos de pagos que recibe la institución educativa, Los tipos
de monedas en caso de existir colegiaturas en dos denominaciones, definirle los tipos de
cambio en caso de que se manejen colegiaturas en varias denominaciones, y las tasas de
impuestos que cobrara la institución educativa. Por lo general esta ultima no aplica, mas
que a colegios que desean tener conceptos de cobro que se integren por algún impuesto
(poco frecuente)
Siendo que los recargos pueden definirse ya sea en cantidad o porcentaje y pueden ser
cobrados con frecuencia única, repetitivo cada N días, o cada N día del mes. Es
importante remarcar que el sistema solo puede controlar una cantidad o un porcentaje
específico, y por tanto NO SOPORTA recargos variables (ejm 7, 10, 12 y 18%). Para
mas detalles con el instructor.
Las últimas columnas sirven para definir si se requiere tener algún impuesto en el
subconcepto.
Es importante que la institución educativa defina cada uno de sus conceptos
correspondientes a colegiaturas, pudiendo ser estas colegiaturas a 10 meses, 12 meses,
anual, semestral, bimestral o cualquier tipo que maneje la institución educativa.
Cabe mencionar que los conceptos de cobro se podrán duplicar de un ciclo escolar a
otro con la finalidad de ahorrar tiempos de captura, y solo deberán modificarse las
fechas y los importes en caso de que estos hayan cambiado (esto podrá hacerse con el
icono ubicado en la parte inferior izquierda)
4.2.3 SUPERCONCEPTOS
Un superconcepto es un elemento que ocupa el sistema de ServoEscolar para realizar
una agrupación de uno o varios subconceptos de cobro y manejar de manera mas ágil y
sencilla la emision de los reportes administrativos.
Los subconceptos pueden ser agrupados de distintas formas a criterio y manejo de cada
institución educativa. Por ejemplo, se podrían agrupar todas las mensualidades del mes
de Septiembre de Todos y cada uno de los conceptos de colegiaturas existentes.
O bien, podrían agruparse también todos los meses de los distintos tipos de colegiatura
existentes en una sección.
O bien, también podrían agruparse todos los subconceptos de todos nuestros tipos de
colegiaturas existentes en la institución académica.
Como ya se había mencionado, estos superconceptos darán mucha flexibilidad para la
emisión de los reportes administrativos. Y al igual que los conceptos de cobro estos
pueden duplicarse de un ciclo escolar a otro.
Con este tipo de generación solo tenemos que definir las mascaras que tendrán nuestras
claves y descripciones, el concepto sobre el cual deseamos hacer la generación
automatizada de becas o descuentos, seleccionar si será en cantidad o porcentaje, los
meses a los cuales se afectara y por ultimo se le indicara todos y cada uno de los
porcentajes o cada una de las cantidades que deseamos que se generen así como las
columnas que deseamos afectar (cargo, descuento por pronto pago y/o recargos).
Cabe mencionar que este método de generación es muy recomendado, ya que además de
permitir una estandarización de claves y descripciones, facilitan enormemente el trabajo
del personal administrativo, ya que no deberá perder tiempo en realizar la captura
manual de todas las becas y descuentos.
Las becas conceptos de cobro se podrán duplicar de un ciclo escolar a otro con la
finalidad de ahorrar tiempos de captura (esto podrá hacerse con el icono ubicado en
la parte inferior derecha).
4.4 INGRESOS
En este modulo es donde realizara la captura de todos los ingresos que se tengan en la
institución por conceptos de colegiatura y algunos conceptos eventuales que se hayan
definido previamente.
Para registrar el pago de una subconcepto fijo basta con posicionarse en el concepto a
En caso de querer pagar dos o mas conceptos simplemente nos debemos posicionar en
la columna que dice su pago y darle la tecla F12
Este procedimiento desplegara el siguiente subconcepto que no haya sido liquidado,
pudiendo modificar el subconcepto a pagar en cualquier momento por el deseado.
Cabe mencionar que en caso de querer realizar un pago eventual, simplemente deberá
de desplegarse el combo del concepto y cambiarlo por el concepto eventual deseado
como se observa en la figura siguiente. Y siendo que el concepto eventual puede ser
variable se puede cambiar a la cantidad deseada en la columna denominada su pago.
En acaso de haberse capturado pago con algún error, existe el botón de corregir, tan solo
se debe posicionarse en el concepto a ser corregido, el cual nos mostrara la siguiente
ventana. (esto solo funciona en los conceptos que no hayan sido facturados)
En la que se podrá hacer modificaciones del pago al cargo, modificar el pago al recargo
y en caso de que haya sido capturado por equivocación podrá borrarse todo el pago.
También si se desea hacer la modificación del cargo de un concepto fijo, esta la opción
de condonación, que sirve en los casos cuando se desea condonar por ejemplo, los
recargos.
En esta seccion es donde nosotros como usuarios podemos agregar claves alternas al
sistema en dado caso que aparte de la matricula y el nombre del alumno podamos
identificar a nuestros alumnos
Para dar de alta las claves alternas se tiene que seguir los siguientes pasos:
1. Definir las claves
1. Descripción
3. Autofoliacion
4. Validar
2. Generar
Después de registrar nuestras claves el siguiente paso es el de generarlas las claves
en esta pantalla tenemos que poner que clave es la que vamos a generar el numero
de digitos que va tener y por ultimo el tipo de proceso
2 5
3 4
Este sirve en dado caso de que se cambie el plan de estudios de los alumnos de una
sección y se desee actualizar los registros automáticamente
1. Seleccionar ciclo escolar
2. Seleccionar la sección a la cual se va afectar
3. Seleccionar los grupos
4. Señalar los planes de estudio a corregir
2 4
1 2 3
Al igual que con los alumnos podemos incluir a todo el personal a la base de datos por
medio de un archivo de Excel
Lo único que se tiene que hacer es poner el archivo de Excel y darle un clic en aceptar
NOTA
Los archivos deben tener cierto formato para poder importarlos a las base de datos
1 2
2 POR GRUPO
Seleccionar la seccion
El grupo donde esta el alumno o los alumnos que se desee cambiar su matricula
2 4
1 4
Muestra aquellos alumnos que fueron inscritos y no se les puso el grupo al que
iban
Para ver cualquier registro de estos se tiene que hacer los siguiente:
1. Seleccionar el metodo de depuración
2. Dar clic en buscar
3. Y nos muestra los registros
1
2
6.2 SESCAMBI
Esta utilería nos sirve para hacer cambios masivos ya sea acerca del alumno, de la
inscripción del alumno, de la familia del alumno y del planes de estudios así también se
pueden modificar los campos sin uso
Lo único que se tiene que hacer es lo siguiente
Esta utileria sirve para corregir la carga academica es decir que a todos los alumnos que
no tienen en su registro de inscripción la carga académica correcta por medio de esta
utileria se soluciona
1. Dar de alta el nuevo ciclo escolar así como también el ciclo administrativo
2. Duplicar los grupos y dar de alta si se forman nuevos grupos o baja a los que ya
no existen
3. Actualizar el personal en dado caso de que haya nuevos trabajadores o se hayan
retirado algunos NO ELIMINAR ponerle fecha en que termina contrato
4. Activar los aspectos de evaluación para el nuevo ciclo
5. Duplicar el sistema de evaluaciones si se va a seguir calificando de la misma
forma
6. Duplicar clases si los maestros van a seguir dando las mismas materias
7. Crear el horario que se va llevar
8. Duplicar los conceptos de pagos y becas o crearlas en su defecto
Nota al duplicar los conceptos de pago y becas si son anuales poner modificar
año
9. Por medio del programa SESAYUDA pasar los alumnos de un ciclo a otro
Esto se hace de la siguiente forma
Pararse en ARCHIVO>TRASPASAR ALUMNOS
Ejemplo: se pasaran los niños del grupo K1A del 2002 al K2A del 2003
Nota: aquí es importante que ya se tengan los grupo creados así como también fijarse de
que grupo a que grupo va, ya que en dado de equivocarse no hay marcha atrás y
tendrían que bajar su ultimo respaldo de información
10. Por ultimo es la asignación de pagos y becas a los alumnos que se hace en el
modulo de administración>conceptos de cobro >asignación de pagos (ya que no
pasan automáticamente)
NOTAS GENERALES
Siempre que se pida duplicar algo fijarse bien en los ciclos si no se podrian duplicar los
conceptos en un mismo ciclo y empieza crear problemas en dado caso siempre tener un
respaldo
ATENTAMENTE
L.I.A. L.A.C.C. José Omar Esparza González
Gerente Sistemas
Microsip de México S.A de C.V