SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO DE

COMERCIO Y
COMPETENCIA: ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN SERVICIOS
RELACIONES; FICHA: 1695453
ACTIVIDAD 1

1.- Imaginemos que una empresa de software lanza un nuevo sistema pensado para
una mejora sustancial en procedimientos y control financiero. Somos parte de la
empresa y se nos pide organizar el evento de lanzamiento del producto. ¿Cuál es el
primer paso? ¿La selección del lugar, el catering o dirigirnos al área de desarrollo para
adentrarnos al complejo mundo de las aplicaciones digitales? Muchos organizadores
de eventos “aterrizan” en las organizaciones dando órdenes y directivas de cómo
deben disponerse cada uno de los anfitriones; envían las invitaciones; contratan a un
locutor que presente el producto y creen resolver todo con un buen catering o lunch
y… fin del evento. Si vamos por ese camino, nuestro “ritual” de lanzamiento no sólo ha
sido un desperdicio de recursos económicos, sino que hemos perdido una oportunidad
de comunicación inimaginable.

La planificación estratégica de un evento como instancia de comunicación implica

involucrarse en la vida misma de las organizaciones. Organizar un evento implica
cumplir un objetivo no sólo atendiendo a los intereses de la empresa sino a partir de
las expectativas de un “otro” más allá del “público general” o “todo el mundo”. Un
evento se piensa, se planifica y se ejecuta para poner en común un sentido junto con
un “otro” que, en base a nuestra previa indagación, podremos constituirlo como
nuestro público. Es en la interacción, en la conversación donde emergen las
interpretaciones sobre aquello que se denomina lo real.

De acuerdo al planteamiento descrito anteriormente, ¿Por qué es importante la

comunicación en la organización de un evento?

2.- Analice la siguiente afirmación, qué opinión le merece a usted: “La metáfora de
“nadie se baña dos veces en el mismo río” podría aplicarse a la organización de los
eventos en el sentido en que un evento difícilmente pueda replicarse porque la
comunicación es dinámica, los públicos se van transformando y los mensajes que
ponemos en común distan de interpretarse tal cual nuestra intención lo delimite. De
allí la importancia de planificar estratégicamente para ir gestionando las variaciones y
complejidades de nuestro evento”.

3.- ¿Qué tienen en común un evento y una ceremonia? ¿Y en qué se diferencian?

4.- No es una función en el organizar un evento:

a) Planificar el evento: Coordinar objetivos del cliente, tiempo, recursos, tareas y una
“orquesta” de servicios vinculados sin perder de vista el objetivo principal: el público
meta de la acción
b) Establecer un plan de comunicación minucioso: Generar, recrear un ambiente
ameno y cálido que facilite la comunicación, el intercambio o refuerce el sentido de
pertenencia. Crear un encuentro que permita compartir o agasajar. Producir un
escenario propicio al mensaje que se desea transmitir

c) Organizar el manejo contable de la empresa

d) Dirigir y coordinar a los actores involucrados

5.- Teniendo en cuenta los tres eventos desarrollados en la competencia “organizar

eventos” (consistentes en: i) organización del desayuno en playa, ii) evento recreativo
tipo competencia y iii) el almuerzo en el Restaurante Las Rocas), los cuales se realizaron
los dos primeros el sábado 18 de mayo y el último el viernes 31 de mayo, aplique y
evalúe cada uno de los tres (3) eventos mencionados utilizando bien sea la norma ISO
9001 y/o la norma sectorial de competencia laboral 260201076, “Dirigir eventos de
acuerdo con parámetros técnicos y normativa” u otra herramienta de evaluación que
emplee para tal fin.