Medellín, 28 de mayo de 2019

Docente
LUZ ANGÉLICA TOVAR VARGAS
Organización documental en el entorno laboral

Asunto: análisis de sistema archivístico de la unidad donde laboro.

Buenas noches.
Mi análisis se basa en la ley de archivo aplicada a la Policía Nacional, entidad donde
actualmente laboro, institución que está regida por la ley de archivo actual, para lo
cual se implementa de la siguiente manera, así:
1. Cada funcionario es responsable del proceso asignado dentro de la
institución, por lo cual está en la obligación de conocer la forma adecuada de
proteger sus documentos, los cuales están expuestos a auditorias
constantes, por parte de entes internos o externos a la Policía Nacional.

2. Inicialmente se deben elaborar y recibir comunicaciones, que cumplan con

los estándares exigidos por la ley de archivo actual, por lo que si estos
documentos fallan en estos puntos de control, serán devueltos para su
corrección.

3. Seguidamente el funcionario debe llevar carpetas yute, debidamente

identificadas con rotulo de identificación, que especifique los documentos
que contiene, aplicando además la tabla de retención documental, sin
sobrepasar los 250 folios, debidamente enumeradas en la parte superior
derecha, con lápiz.

4. Una vez foliados los documentos dentro de la carpeta, se realiza una hoja de
control, que sirve para ubicar la comunicación oficial en el momento que se
requiera.

5. Una vez se tengan diferentes carpetas, estas se guardan en una caja de

cartón, diseñadas para archivo, la cual va a contener un rotulo de
identificación, que me va a identificar la cantidad de carpetas y su contenido
más fácilmente.

6. Posteriormente se debe realizar un formato de inventario de archivo, para

tener presente que cantidad de archivo que se tiene.
 7. Esta documentación esta por un periodo de dos años en el archivo intermedio
de la unidad donde laboro, posteriormente es entregado al archivo general
del comando de Policía Antioquia, donde será custodiado hasta que sea
enviado al archivo histórico de la Dirección General de la Policía Nacional.

8. Es de anotar que tanto los archivos intermedios como el general de la unidad

donde laboro, cuentan con las normas mínimas de conservación de los
documentos, como lo son la distribución del espacio, el control de la
humedad, la estantería requerida, personal idóneo y medidas de seguridad
al momento de preservar dicho archivo.

Por lo explicado anteriormente, considero que la Policía Nacional, si cumple con los
parámetros establecidos en la ley de archivo, que rige actualmente en nuestro país.