INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el
registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre
o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos
y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación
consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y

hora 4 Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que
guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información
a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
2. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar
su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia.
Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe
aparecer:
3. Número de registro
4. La fecha
5. El destinatario
6. Original: se envía al correo
7. Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.
8. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de
entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen
de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
9. único
10. existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada
y salida.

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información,

será recibida siguiendo los siguientes pasos:
 1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no
Utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento,
registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en

el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la
ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado
en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,

envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador
del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa,
estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.