HOW

 TO  PREPARE  A  DATA  CENTER  

STRATEGY  
What  you  need  to  know  to  build  a  business  case  for  Data  Center  sourcing  
Presented by:

Gary Davis Steve Miano

Principal Principal
PlanNet Consulting PlanNet Consulting
(714) 982-5886 (714) 982-5820

www.plannet.net
Agenda  
ü  What  is  a  Data  Center  strategy?  
ü  Ge;ng  started  
ü  Assessing  the  current  state  
ü  Developing  a  future  state  model  
ü  Building  a  business  case  
ü  What  your  decision-­‐makers  want  to  know  
ü  Case  studies  
Data  Center  Strategy  
A  Data  Center  Strategy  is  usually  iniBated  for  any  or  all  of  the  
following  reasons:  
ü  Data  Center  failures  are  impacBng  the  business  
ü  Growth  is  expected  to  exceed  power,  cooling  and/or  space  capaciBes  
ü  Risk  –  real  or  perceived  
ü  Lowering  Cost  of  OperaBon  
ü  Improve  systems  availability  and  disaster  recovery    
ü  Inform  a  decision  to  build,  co-­‐locate  or  a  combinaBon  of  approaches  
Ge;ng  Started  
Define  your  objecBves  
ü  Business  drivers  
ü  Technology  imperaBves    
ü  Desired  outcome  
Assemble  a  Core  Team  
ü  IdenBfy/appoint  a  project  sponsor  
•  Sponsorship  typically  comes  from  Real  Estate,  FaciliBes  or  IT  
ü  Typical  make-­‐up  of  a  Core  Team  
•  FaciliBes  representaBve  (VP,  Director)  
•  IT  representaBves  
–  CIO,  IT  Infrastructure  VP,  Network,  user  representaBve(s)  
•  Procurement,  sourcing  and  finance  
 IdenBfy  Stakeholders  

ü  A  Data  Center  strategy  

has  many  stakeholders  
ü  It’s  criBcal  to  engage  to  
appropriate  stakeholder  
resources  to  gain  
consensus  and  eliminate  
surprises  
ü  Missing  a  key  
stakeholder  is  analogous  
to  missing  a  Bre  on  your  
car    
Gather  InformaBon  
Formalize  the  project  with  a  
Stakeholder  kick-­‐off  
ü Introduce  the  iniBaBve  
and  objecBves  
ü Layout  Bmelines  
ü Set  expectaBons  
Assessing  the  Current  State    
Develop  and  issue  a  
Comprehensive  Request  for   RFI  Categories  
InformaBon  and  meet  with    
Stakeholders  to  gather   ü Equipment/applicaBon  inventory  
informaBon   ü Data  Center  FaciliBes  
ü Real  Estate  
ü  Some  of  the  informaBon  is   ü OperaBons  
available  electronically  (e.g.,   ü Network  
CMDB,  As-­‐Built  drawings,   ü Business  Systems  &  Services  
energy  bills,  etc.)   ü Business  ConBnuity  
ü  Some  of  the  informaBon  will   ü Finance  
be  drawn  out  in  Stakeholder   ü Growth  &  Capacity  Planning  
meeBngs  (e.g.,  applicaBon   ü IT  Strategic  Plan  
por\olio,  financial  models,  
etc.)  
Assessing  the  Current  State  
Key  Points  
ü  Establish  current  demand  load  KW  is  the  currency  
ü  Determine  historical  demand  growth  (3-­‐5  years)  
ü  Assess  exisBng  facility’s  aaribute  and  constraints  (e.g.,  Tier  raBng,  
power,  cooling,  space,  SPOCs)  
ü  IdenBfy  applicaBons  and  their  Ber  levels  
ü  IdenBfy  network  constraints  (e.g.,  latency  sensiBve  applicaBons)  
ü  IdenBfy  adjacency  requirements/constraints  
ü  IdenBfy  key  business  &  IT  iniBaBves  (e.g.,  new  business  ventures,  
merger/acquisiBon,  virtualizaBon,  etc.)  
ü  Document  outage  history  (many  execuBves  are  unaware  of  outages)  
 Outages….what outages?
11/18/2007
PRISM outage
12/31/2008
3/12/2007
Failed UPS
UPS Failure 6/30/2008
Transfer
Spokane ATS Failure
16 hour outage
4,000 hours recovery effort 25 hour outage
6,300 hours recovery effort

4/1/2007 7/1/2007 10/1/2007 1/1/2008 4/1/2008 7/1/2008 10/1/2008 1/1/2009 4/1/2009 7/1/2009 10/1/2009

1/1/2007 10/26/2009

7/11/2007 5/16/2008 12/8/2008 6/25/2009

Over Temp Power Upgrade Sprinkler Work Fire Panel
from Power Failure Outage Power Outage AC Outage

23 hour outage
5,800 hours recovery effort
Future  State  
IdenBfy  the  future  state  scenario  
ü  Establish  operaBonal  objecBves  and  service  levels  
ü  Establish  availability  targets  
•  Tier  RaBng  
•  Geography  
ü  Determine  efficiency  objecBves  (PUE)  
ü  Define  sustainability  goals  
ü  Consider  adaptability  needs  
Plan  for  the  Unplanned  
 
Establish  the  Future  State  
Determine  relevant  sourcing  models  
ü  Co-­‐LocaBon  
ü  Greenfield  
ü  Tenant  Improvement  
ü  Retrofit  ExisBng  FaciliBes  
ü  Cloud/Services  
Select  markets  to  be  evaluated  
ü  Ideally,  markets  with  co-­‐locaBon  opBons,  cheap  power  and  free-­‐
cooling  potenBal  
ü  Determine  business  affinity  to  parBcular  markets  
•  ExisBng  operaBons  
•  Business  drivers  
•  ExisBng  or  future  real  estate  or  facility  programs    
Establish  Demand  Forecast  
Align  business  growth  with  IT  growth  
ü  OpBmize  IT  deployment  as  part  of  the  deployment  of  a  new  data  
center  
Capacity  Demand  Forecast
30,000

28,000

26,000

24,000

22,000
Capacity  Demand  -­‐ k  Watts

20,000

18,000

16,000

14,000

12,000

10,000

8,000

6,000

4,000

2,000

0
FY09 FY10 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18
Un-­‐optimized Managed Optimized
Establish  Demand  Forecast  
ü  Establish  capacity  threshold  vs.  demand  forecast  
ü  Depict  historical  growth  with  future  planning  
ü  IdenBfy  strategies  to  miBgate  capacity  constraints  
Define  Day  1/Day  2  
Plan for incremental deployment based on demand forecast

Site  1  -­‐ Production    Buildout   Phases

16,000

14,000

12,000

10,000
k  Watts

*DAY 2:  7,900  kW,    22.5K SF

8,000

6,000
* DAY  1:  3,900  kW, 22.5K  SF
4,000

2,000

0
FY09 FY10 FY11 FY12 FY13 FY14 FY15 FY16 FY17 FY18
Managed  Forecast Deployed  Capacity
Market  Analysis  
Qualitative Metrics use to disqualify markets

Energy   TransportaBon/Accessibility  
ü  Rates  vs.  Nat’l  average   ü  Flight  Availability  
ü  Sustainability   ü  Door  to  Door  Time  
ü  Free  cooling   Vendor  &  Services  Support  
ü  Reliability   ü  Proximity  to  criBcal  vendors  
TelecommunicaBons   Environmental  Risk  
ü  Diversity   ü  Seismic/Volcanic  
ü  RelaBve  costs   ü  Hurricane/Tidal  
ü  Latency   ü  Severe  Weather  
Labor   IncenBves  (very  dependent  on  properBes)  
ü  Availability   ü  Enterprise  Zones  
ü  RelaBve  costs   ü  Sales  Tax  
FaciliBes   ü  Energy  rebate  programs  
ü  Control/Lease  Terms  
 
QualitaBve  Market  Rankings  
What’s  
important  to  
you?   Keep  it  simple  
Building  a  Business  Case  
Determine  Capital  Expenditures  
Determine  OperaBonal  Expenditures  
Develop  a  MulB-­‐Year  Total  Cost  of  Ownership  for  each  model  
(5/10  yr)  
Compare  TCO  for  each  model  
 
 
Determine  CapEx  &  OpEx  

CAPEX   OPEX  
   
ü  ConstrucBon  &  Sok  Costs    (Greenfield,   ü  Lease  costs    
TI)   ü  Power  
ü  Cable  Plant   ü  Maintenance  
ü  Network  Electronics  
ü  Facility  Management  
ü  Security  
ü  DepreciaBon  
ü  IT  OperaBons  Staff  
ü  MigraBon  
ü  TelecommunicaBons  
  ü  Services  
ü  Sales  Tax  
ü  MigraBon  
 Prepare  TCO  for  each  Scenario    
Co-Location Example

 E.  Washington  Co-­‐Lo  (Phase-­‐In)  2011  Start Year  1 Year  2   Year  3   Year  4 Year  5 5  year  Total Year  6 Year  7 Year  8 Year  9 Year  10 10-­‐  Year  Total
Operating  Costs
Power   $                    46 $                    96 $                154 $                166 $                178 $                      641 $                192 $                205 $                220 $                237 $                254 $                          1,749
Predictive  Maintenance $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                            -­‐
Rent $                478 $                915 $        1,244 $        1,269 $        1,294 $              5,201 $        1,411 $        1,439 $        1,468 $        1,497 $        1,527 $                      12,542
IT  Staff $                    90 $                    93 $                    96 $                    99 $                102 $                      480 $                105 $                108 $                111 $                115 $                118 $                          1,037
Facilities  Staff $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                            -­‐
Telecommunications $                828 $                845 $                861 $                879 $                896 $              4,309 $                914 $                932 $                951 $                970 $                990 $                          9,066
Co-­‐lo  Setup  Costs $                120 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                      120 $                    17 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                  137
DC  Equipment  Sales  Tax $                128 $                130 $                133 $                135 $                138 $                      664 $                141 $                144 $                144 $                146 $                146 $                          1,384
Operating  Costs  Subtotal $        1,690 $        2,079 $        2,489 $        2,548 $        2,609 $          11,414 $        2,779 $        2,828 $        2,894 $        2,965 $        3,035 $                      25,916
Capital  Costs  
DC  TI   $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                            -­‐
Racks  /  Cabling $        1,112 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $              1,112 $                127 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          1,240
Network  Electronics $                879 $                188 $                188 $                          -­‐ $                          -­‐ $              1,256 $                378 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          1,633
Migration  Costs $        1,624 $                915 $                634 $                          -­‐ $                          -­‐ $              3,174 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          3,174
Capital  Costs  Subtotal $        3,615 $        1,104 $                823 $                          -­‐ $                          -­‐ $              5,541 $                505 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          6,047
Depreciation   $        1,958 $        1,288 $        1,296 $                410 $                410 $              5,363 $                328 $                290 $                    94 $                    94 $                    94 $                          6,262
Cash  Flow $        5,305 $        3,183 $        3,311 $        2,548 $        2,609 $          16,956 $        3,284 $        2,828 $        2,894 $        2,965 $        3,035 $                      31,963
Total $        3,649 $        3,367 $        3,785 $        2,958 $        3,019 $          16,777 $        3,107 $        3,119 $        2,988 $        3,059 $        3,129 $                      32,178
 Total  Cost  of  OperaBon  
Tenant Improvement Example
Seattle  TI/Lease   Year  1 Year  2   Year  3   Year  4 Year  5 5  year  Total Year  6 Year  7 Year  8 Year  9 Year  10 10-­‐  Year  Total
Operating  Costs
Power   $                297 $                320 $                345 $                371 $                400 $              1,734 $                429 $                460 $                494 $                530 $                568 $                          4,216
Predictive  Maintenance $                131 $                221 $                279 $                233 $                240 $              1,104 $                247 $                254 $                262 $                270 $                278 $                          2,415
Rent $                462 $                476 $                490 $                505 $                520 $              2,453 $                536 $                552 $                568 $                585 $                603 $                          5,296
IT  Staff $                250 $                258 $                265 $                273 $                282 $              1,328 $                290 $                299 $                308 $                317 $                326 $                          2,868
Facilities  Staff $                147 $                151 $                155 $                160 $                165 $                      778 $                170 $                175 $                180 $                186 $                191 $                          1,680
Telecommunications $                828 $                845 $                861 $                879 $                896 $              4,309 $                914 $                932 $                951 $                970 $                990 $                          9,066
Other  Costs $                            -­‐ $                            -­‐ $                            -­‐ $                            -­‐ $                          -­‐ $                                -­‐ $                            -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                            -­‐
DC  Equipment  Sales  Tax $                131 $                134 $                137 $                139 $                142 $                      683 $                145 $                148 $                148 $                151 $                151 $                          1,425
Operating  Costs  Subtotal $          2,246 $          2,405 $          2,533 $          2,561 $        2,644 $          12,388 $          2,730 $        2,820 $        2,911 $        3,009 $        3,107 $                      26,966
Capital  Costs  
DC  TI   $          6,078 $                            -­‐ $                            -­‐ $                            -­‐ $                          -­‐ $              6,078 $                876 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          6,954
Racks  /  Cabling $          1,112 $                            -­‐ $                            -­‐ $                            -­‐ $                          -­‐ $              1,112 $                127 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          1,240
Network  Electronics $          1,157 $                            -­‐ $                            -­‐ $                            -­‐ $                          -­‐ $              1,157 $                378 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          1,535
Migration  Costs $                            -­‐ $                            -­‐ $                            -­‐ $                            -­‐ $                          -­‐ $                                -­‐ $                            -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                                            -­‐
Capital  Costs  Subtotal $          8,347 $                            -­‐ $                            -­‐ $                            -­‐ $                          -­‐ $              8,347 $          1,381 $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          -­‐ $                          9,728
Depreciation   $                796 $                796 $                859 $                796 $                796 $              4,041 $                716 $                716 $                557 $                557 $                557 $                          7,145
Total $          3,041 $          3,200 $          3,392 $          3,357 $        3,440 $          16,429 $          3,447 $        3,537 $        3,468 $        3,566 $        3,664 $                      34,111
In thousands
Compare  Models  
Annual  Operating  Costs    Years  1  -­‐10
   (in  1000's)
Year  1 Year  2 Year  3 Year  4 Year  5 5  year  Total Dif  $ Dif  % 10  Year  Total Dif  $ Dif  %
As-­‐Is Owned $                        2,929 $                        3,125 $                                3,461 $                        3,661 $                        3,878 $                    17,054 $                                          -­‐ 0% $                          39,639 $                              -­‐ 0%
Optimized   Owned $                        2,669 $                        2,869 $                                3,047 $                        3,232 $                        3,433 $                    15,251 $                    (1,804) -­‐11% $                          35,527 $          (4,112) -­‐10%
Market  1 Co-­‐Lo $                        3,145 $                        3,117 $                                3,281 $                        3,298 $                        3,383 $                    16,224 $                            (830) -­‐5% $                          33,773 $          (5,866) -­‐15%
Market  2 Co-­‐Lo $                        3,205 $                        3,188 $                                3,362 $                        3,391 $                        3,489 $                    16,635 $                            (419) -­‐2% $                          34,896 $          (4,743) -­‐12%
Market  3 TI  /  Lease   $                        4,388 $                        3,653 $                                3,900 $                        3,882 $                        3,993 $                    19,816 $                        3,620 21% $                          44,423 $            4,784 12%
Market  4 Co-­‐Lo $                        3,327 $                        3,400 $                                3,610 $                        3,677 $                        3,814 $                    17,828 $                        3,449 20% $                          38,203 $          (1,436) -­‐4%
Market  5 TI  /  Lease   $                        3,302 $                        3,497 $                                3,730 $                        3,717 $                        3,823 $                    18,068 $                        3,447 20% $                          38,071 $          (1,569) -­‐4%
Market  6 Co-­‐Lo $                        3,306 $                        3,368 $                                3,557 $                        3,622 $                        3,746 $                    17,599 $                        3,425 20% $                          37,778 $          (1,861) -­‐5%
Scenario  Analysis    
Annual    Operating  Expense  Comparison

$10,000  

$9,000   Senario  1
$68.1M  1 0  Yr  TOC
Annual  O perting  Expenses (1,000's)

$8,000   Scenario 2
$65.5M  1 0  Yr  TOC
$7,000  

$6,000  
Scenario  3
(Current-­‐state  with expansion)
$5,000   $58.7M  1 0 Yr  TOC
2009 w/Stabalization
$4,000  
2009
$3,000  

$2,000  

$1,000  
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Year

Scenario  2 Scenario  1 Scenario  3

Case  Studies   Major Regional Bank

Issues   Results  
Analysis  
ü  Aging  primary  data  center  in  a  high   ü  Assess  deficiencies  of  exisBng  
risk  region   faciliBes  
ü  Sub  Tier  2  design   ü  Determine  amount  of  Bme  before  
ü  History  of  outages   the  DC  reaches  capacity  
ü  Running  out  of  capacity   ü  Evaluate  low-­‐risk  markets  
ü  Evaluate  own  vs.  co-­‐lo  
ü  Facing  major  capital  expenditures  to  
retrofit  the  primary  data  center   Outcome  
ü  Lease  expiring  on  Disaster  Recovery   ü  Move  primary  DC  to  co-­‐lo  
site   ü  Retrofit  exisBng  DC  to  Tier  2  
ü  Repurpose  exisBng  DC  to  sub-­‐
producBon  and  DR    
ü  Improved  availability  with  nominal  
increases  in  TOC  
Case  Studies   Global Technology Company

Issues       Results  
Analysis  
ü  40+  data  centers  worldwide   ü  Assess  operaBon  efficiencies  and  costs  
ü  Growing  through  acquisiBon   ü  Evaluate  mulBple  markets  and  
corporate  owned  real  estate  
ü  Unsustainable  operaBng  costs   ü  Evaluate  geo-­‐regional  consolidaBon  
ü  Unmanageable  data  center   alternaBves  
ü  Analyze  enterprise  architecture  
footprint  
ü  Evaluate  own  vs.  co-­‐lo  
ü  Business  driver  to  consolidate  
operaBons   Outcome  
ü  Geo-­‐regional  consolidaBon  (N.A,  
ü  Latency  sensiBvity  from  global   ENAME,  PAC-­‐RIM)  
engineering  applicaBons   ü  Deploy  owned  Tier  2+  
ü  MulB-­‐site  recovery    
ü  $100M+  10-­‐year  future  cost  avoidance  
   
Case  Study   Global Entertainment Company

Issues   Results  

ü  Significantly  high  energy  costs  

}  Analysis  
◦  Assess  deficiencies  of  exisBng  faciliBes  
ü  High-­‐risk  locaBon   ◦  Determine  impact  of  new  compuBng  
ü  Planning  for  significant  business   demand  
technology  iniBaBves   ◦  Evaluate  low-­‐cost  markets  
ü  Facing  future  capital  expenditures   ◦  Evaluate  own  vs.  co-­‐lo  
to  uplik  primary  data  center  
}  Outcome  
  ◦  Expand  primary  DC  to  co-­‐lo  
◦  Leverage  exisBng  facility  for  business  
partner  and  DR  
◦  Recommended  phased  deployment  to  
opBmize  ROI  

 
Case  Study   Regional Healthcare Company

Issues   Results  
}  Analysis  
ü  Aging  primary  data  center  in  a  high   ◦  Assess  deficiencies  of  exisBng  faciliBes  
risk  region   ◦  Assess  miBgaBon  strategies  to  buy  
ü  Sub  Tier  2  design   Bme  
◦  Evaluate  regional  markets  
ü  History  of  outages   ◦  Evaluate  own  vs.  co-­‐lo  
ü  Running  out  of  capacity  
ü  Facing  major  capital  expenditures  to  
}  Outcome  
◦  Move  primary  DC  to  co-­‐lo  in  a  lower  
retrofit  the  primary  data  center   risk  geography  
ü  Affinity  for  in-­‐State  deployment   ◦  Repurpose  exisBng  DC  to  sub-­‐
producBon  and  DR  
  ◦  Stabilize  current  environment    
◦  Recommended  best  value  alternaBve  
 
Thank  you  for  your  Bme!