UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
CEI: UNIVERSIDAD GALILEO
Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Curso: Automatización De Procesos Administrativos, Casos Empresariales.
Horario: 08:00 am. – 08:59 am.
Tutor: GUISELA ANTONIETA, JUÁREZ LAÍNEZ

NOMBRE DE LA TAREA

ENTREGABLES 1,2 Y 3

Apellidos, Nombres del Alumno: Barillas Quezada, Katherine Yamilex

Carné: 18005039

Fecha de entrega: 04 de mayo 2019

Semana a la que corresponde: Semana 4

 Entregable 1: Parte 1 (Tarea No.1)
Tema: ANALISIS DE SITUACION ACTUAL/IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
Instrucciones
1.1 Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores
externos (oportunidades y amenazas), las cuales pueden ser cuantitativas y
cualitativas (Mínimo 5 de cada uno).
Factores Internos
Fortalezas Debilidades

 28 años de solidez en el  Personal no capacitado.

mercado.  Conflictos internos por falta de
 Amplia cartera de clientes. una clara definición de
 Buena cobertura en el mercado responsabilidades.
extranjero.  Desperdicio de materia prima.
 Gama de productos variada.  Maquinaria en mal estado por
 Capacidad de producción órdenes de mantenimiento no
mensual de 360,000 piezas. oportunas.
 100% de la materia prima
proviene de Estados Unidos.

Factores Externos
Oportunidades Amenazas

 Implementación de nuevos  Pagos excesivos de impuestos.

productos para llegar
mercados donde aún no se tiene
participación.
 Adquisición de materia prima en
el extranjero a precios bajos.
 Lanzamiento de un nuevo
servicio enfocado en personas
con poder adquisitivo medio-alto.
 Incrementar las ventas en un
50%.
a  Presiones económicas, legales y
sociales por la política del
gobierno del país.
 Subdesarrollo e inestabilidad
económica de nuestro país.
 Falta de medios e infraestructura
para comercializar productos.
 El 51% del mercado de textiles
está dominado por 4
competidores.

 Mejorar la productividad
aumentando la producción
actual un 75%.
1.2 Basado en los factores internos y externos cuantificados del caso de estudio,
elabore la identificación del problema basado en el cuadro siguiente:

Recursos
Prioridad Problema Objetivo Limitantes
Necesarios
-Incrementar la -Programas -No se tiene
Se productividad. de el recurso
cometen -Prestar un buen capacitación necesario.
demasiado servicio al cliente. por medio de -
s errores - Dar a conocer al correo Comunicación
en la personal las electrónico. inadecuada.
producción atribuciones que le -Videos -Falta de
y se corresponden a -Carteles Organización
Capacitación desperdicia cada uno. -Pizarrón o personal a
de personal. material, -Crecimiento de la cargo.
juntamente Compañía.
con eso las -Capacitar a los
personas colaboradores de
no forma constante.
conocen la
jerarquía
de la
empresa.

1.3 Con base al cuadro del inciso anterior, mencione el problema que al resolverse
puede coadyuvar a la solución de la problemática actual de la empresa. Cabe
mencionar que la solución al problema identificado debe orientarse a la
aplicación de los conceptos de sistematización y equipamiento.
Personal no capacitado
La solución al problema es capacitar al personal de toda la organización, se deben
establecer procesos para controlar el desempeño de los empleados y mostrarles las
mejores maneras de aprovechar la materia prima y comprar el equipo necesario
para brindar las capacitaciones, también se debe de informar a cada empleado las
funciones que debe realizar en la organización.
¿En dónde estamos?
Actualmente la empresa Textiles “H&A” se dedica a la importación de materias
primas, maquinarias, insumos etc. actualmente tiene deficiencia en la capacitación
de los colaboradores, conflictos internos por falta de una clara definición de
responsabilidades por esa razón han existido robos dentro del departamento de
ventas y despacho.
¿A dónde se quiere dirigir?
Por medio de la capacitación para los colaboradores, se pretende definir las
responsabilidades para aprovechar al máximo la materia prima que se tiene dentro
de la organización y así conseguir el aumento de la productividad a un 75%

¿Cómo hacer para llegar allá?

 Implementando un plan de capacitación mensual para personal de recién
ingreso.
 Capacitación de todo el personal operativo que no cuenta con experiencia
para el uso de la maquinas industriales.
 Fechas y horarios de capacitación según el jefe inmediato o quien lo solicite.
 Realización de entrevistas con los trabajadores.

Para llevar a cabo la sistematización necesitaremos equipamiento para llevar a cabo

lo proyectado:
 Se necesitará equipo de cómputo actualizado para mantener la
comunicación mucho más fluida a través de correo electrónico,
videoconferencias u otros.
 Tarea No.2
Tema: MATRIZ FODA / SOLUCION AL PROBLEMA
2.1 Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos
cuadrantes. Recuerde que las estrategias deben ir orientadas al problema
determinado en la tarea No. 1.
Fortalezas Debilidades
Factores Internos  28 años de  Personal no
solidez en el capacitado.
mercado.  Conflictos internos
 Amplia cartera por falta de una
Factores de clientes. clara definición de
Externos  Capacidad de responsabilidades.
producción  Desperdicio de
mensual de materia prima.
360,000 piezas.
Oportunidades Estrategia (FO) Estrategia (DO)
 Implementación de Maxi-Maxi Mini-Maxi
nuevos productos
para llegar a Con la amplia cartera de Definir claramente las
mercados. clientes y con la solidez responsabilidades y
 Incrementar las de mercado de 28 años capacitar al personal para
ventas en un 50%. de existencia aprovechar al máximo la
 Mejorar la implementar nuevos materia prima y aumentar
productividad productos y así la productividad un 75%.
aumentando la aumentar las ventas.
producción actual
un 75%.
Amenaza Estrategia (FA) Estrategia (DA)
 Presiones Maxi-Mini Mini-Mini
económicas, legales
y sociales por la Brindar confianza y Capacitar al personal
política del gobierno servicio de calidad a la para brindar un servicio
del país. cartera de clientes con de excelencia y aumentar
 Subdesarrollo e empleados capacitados la cuota de mercado que
inestabilidad y así hacer frente a las domina la competencia.
económica de presiones económicas y
nuestro país. sociales.
 El 51% del mercado
de textiles está
dominado por 4
competidores.
2.2 Haga un cuadro colocando sus estrategias y su clasificación según Porter.
Clasificación Según
Estrategia
Porter
Con la amplia cartera de clientes y con la solidez de
mercado de 28 años de existencia implementar Diferenciación
nuevos productos y así aumentar las ventas.
Definir claramente las responsabilidades y
capacitar al personal para aprovechar al máximo la Liderazgo en Costos
materia prima y aumentar la productividad un 75%.
Brindar confianza y servicio de calidad a la cartera
de clientes con empleados capacitados y así hacer Concentración
frente a las presiones económicas y sociales.
Capacitar al personal para brindar un servicio de
excelencia y aumentar la cuota de mercado que Concentración
domina la competencia.

2.3 Establezca en media página una solución al problema identificado, dicha

solución debe obtenerla de las estrategias formuladas en el FODA, la misma
debe ir orientada tal como se indicó en la tarea 1, a la aplicación de conceptos
de sistematización y equipamiento en la organización.
Con las estrategias formuladas en el FODA, cabe resaltar que capacitar al
Colaborador de una forma constante, es vital para impulsar el crecimiento de la
compañía. Es importante que cada trabajador de la compañía realice efectivamente
sus actividades, a fin de que pueda generar cuantiosos ingresos. La capacitación
también es de vital importancia porque motiva al Colaborador y contribuye al
desarrollo del mismo, para aumentar tanto la excelencia de servicio como la
productividad teniendo claro la responsabilidad que tiene cada uno.

Capacitar al Colaborador requiere tiempo, es un proceso largo. Para poder tener un

sistema de capacitación usted se debe analizar los datos que ya se tienen y
observar las deficiencias del equipo de trabajo. Se debe analizar qué funciona y qué
no. Una vez que se encuentren las fallas, desarrollar un plan de acción en las áreas
que necesitan capacitación. También se debe encontrar el tiempo para el
entrenamiento. Lo importante, es tomar por lo menos una hora semanal para
capacitar al personal.

Para obtener los máximos resultados se debe asegurar que el equipo utiliza la
información o las herramientas tal cual se les enseño de inicios. Se debe de
observar y asegurar que la teoría es puesta en práctica. Adicionalmente, cada
semana se debe de tener pruebas por escrita o verbal para asegurarse que su
equipo está captando la información que fue mostrada en la Capacitación.
2.4 Justifique los beneficios que tendrá la empresa con la implementación de la
solución de dicho problema.
El beneficio de capacitar al personal constantemente dará como resultado
crecimiento no solo a nivel personal sino también a la Organización, al tener más
conocimiento de manejo de equipo por parte de los colaboradores el rendimiento
será más alto por ende se tendrá mayor rendimiento y la productividad
incrementará.
Se logrará encontrar las fallas de los departamentos que necesiten capacitación,
adicional se deberá encontrar el tiempo conveniente para realizarlas.
Al implementar la capacitación se tendrá la oportunidad de evaluar a los
colaboradores acerca de lo que han recibido con el fin de velar por el cumplimiento
y la inversión que se estará realizando en ellos.
2.5 Elabore la Planeación de la solución, identificando una lista de actividades
necesarias para cumplir con el objetivo.

•Se debe de capacitar a todo el personal operativo que

QUE no cuenta con la experiencia necesesaria para el uso
de maquinas industriales

•Entrenador, capacitador o entidad externa

QUIEN

•Metodos de capacitacion o recursos institucionales

COMO

•Capacitacion Local
DONDE •Si se requiere capacitación externa

•Fechas y horarios de Capacitacion acorde al Jefe

CUANDO inmediato o quién solicite

•Para cumplir con las metas, objetivos y resultados

PARA QUE planificados por el areaa de Gerencia Operativa.

1. Estudio de actitud
2. Entrevista con los trabajadores
3. Observación de conducta
4. Evaluación del desempeño
5. Prueba de Habilidades
6. Actividades a Evaluar
7. Factores a utilizar
8. Indicadores
9. Aplicación de Filtros de Evaluación
10. Encuestas
 2.6 Elabore el Modelo IPO. Donde pueda visualizar el análisis del sistema
identificado en la problemática.

Sistema de Capacitación

Entradas Elementos Salidas

Solicitud de Recurso humano Equipo Reporte de

Capacitación Capacitación
Asistentes Computados
Boleta del Empleados
Empleado Jefe de Sección Microsoft Office Capacitados
Capacitación
Cursos de Reporte de
Capacitación Jefe de RRHH Cursos

Procesos Datos de Información

Registro de solicitud Datos de empleados

Escoger cursos a
Capacitar

Enviar a capacitación

Feedback

Autorización de solicitud

Elección de cursos a capacitar

 Tarea No.3
Tema: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / ESTRUCTURA DE PROCESOS
3.1 Estructura Organizacional
Instrucciones
3.1.1 Elabore una nueva estructura organizacional de acuerdo a la solución del
problema identificado.
Organigrama Anterior

Dirección General

Asesor Contable

Dirección de Dirección de
Dirección de Ventas
Producción Recursos Humanos

Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de

Compras Logistica Manufactura Capacitación Reclutamiento Vendedores

Sección de Sección de Producto Sección de Sección de

Sección de Compras Sección Orientación
Inventarios en Proceso Busqueda Facturación

Sección de Producto Sección

Sección Almacen
Terminado Perfeccionamiento

Elaborado por: Autorizado por: Revisado por:

Katerine Yamilex
Barillas Quezada
 Nuevo Organigrama

Dirección
General

Asesor Contable

Dirección de
Dirección de Dirección de
Recursos
Producción Ventas
Humanos

Departamento
Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento
de
de Compras de Logistica de Manufactura de Desarrollo de Capacitación de Vendedores
Reclutamiento

Sección de
Sección de Sección de Sección de Sección Sección Sección de
Producto en
Compras Inventarios Bienestar Capacitación Contrataciones Facturación
Proceso

Sección de Sección
Sección
Sección Almacen Producto Planillas Evaluación de
Reclutamiento
Terminado Desempeño

Elaborado por: Autorizado por: Revisado por:

Katerine Yamilex
Barillas Quezada

3.1.2 Clasifique el organigrama por su presentación, contenido y alcance,

explique.
Clasificación Tipo Características
Por su Este organigrama es vertical ya que presenta
Presentación la jerarquía de mayor a menor grado, dejando
Vertical
notar claramente los mandos altos, medios y
operativos.
Por su Muestra la forma en que está integrada la
Contenido estructura de la organización: sus
Integral
departamentos y las relaciones entre estos.

Por su Alcance Este organigrama es general ya que muestra

General la estructura total de la organización.
3.1.3 Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta.
En el organigrama se hicieron cambios en el área de Recursos humanos, se agregó
el Departamento de Desarrollo que se va a encargar de velar porque los empleados
tengan los mejores beneficios y se agregó una sección para el control de planillas.
En el departamento de capacitación se reordeno y se creó una sección directamente
para organizar las capacitaciones y otra sección para evaluar el desempeño de los
empleados para monitorear que los objetivos se estén logrando. En el
Departamento de reclutamiento se agregó una sección de contrataciones que
juntamente con la sección de reclutamiento van a velar que las personas que
ingresen a la empresa sean las idóneas para cada puesto.

3.1.4 Explique e identifique el departamento del organigrama en el cual se

encuentra localizado el problema.
Se puede identificar que el problema está localizado en el área de Recursos
Humanos ya que no ha cumplido con su labor de delegar responsabilidades y velar
porque las personas estén capacitadas y se mantenga un clima y cultura laboral
adecuados. Específicamente en la Sección de capacitación podemos notar que no
se le ha dado la importancia que se debe al fortalecimiento de capacitación de los
colaboradores, cuando una empresa empieza a crecer comienza a tener nuevas
exigencias y se solicitará a sus trabajadores desarrollar nuevas habilidades.
3.2 Estructura de procesos

3.2.1 Elabore un diagrama de flujo de datos con la simbología de Gane & Sarson,
con su respectivo análisis estructurado (entradas, procesos, almacenes,
salidas y flujos de datos).
Entrada:

Solicitud de capacitación

Procesos:
 P1 Ingresa Solicitud de Capacitación
 P2 Registra Empleado
 P3 Registra Curso
 P4 Registra Entidad
 P5 Reporte de Capacitación

Almacenes:
A1Capacitación: ID Capacitación, No. De Solicitud, Fecha.
A2 Empleado: ID Empleado, Nombre Empleado, Puesto Empleado
A3 Curso: ID Curso, Nombre Curso, Fecha Curso, Temas Curso
A4 Entidad: ID Entidad Capacitadora, Nombre de Entidad, Costo del Curso

Flujo de Datos:
F1: Se ingresa la solicitud
F2: Se genera la solicitud
F3: Se Registra al empleado
F4: Se consulta en almacén los datos de empleado.
F5: Se Registra el curso.
F6: Se escoge el curso a capacitar.
F7: Se registra la entidad donde se recibirá el curso.
F8: Se escoge la entidad.
F9: Se genera reporte de capacitación
F10: Copia del reporte se entrega al jefe de área.
Salidas:
Reporte de capacitación para jefe de área.

3.2.2 Indique los tipos de entradas y tipos de salidas.

Tipos de Entradas
Se utilizarán formularios para recolectar la información de la
Formularios solicitud de personal. Esta la debe llenar el jefe de
operaciones.
Al ingresar los datos al sistema se deberán utilizar menús
Menús predefinidos en donde se deberá escoger los cursos a
capacitar, la entidad donde se va a recibir, etc.

Salidas
Se emitirán reportes de los resultados de la capacitación y
Reporte de
serán entregadas a los jefes de área para que tengan
resultados
constancia de que el empleado a recibido la capacitación.

3.2.3 Indique el tipo de sistema de información propuesto.

El sistema propuesto es el TPS (Sistema de procesamiento de Transacciones) ya
que es tipo de sistema de información que recolecta, almacena, modifica y recupera
toda la información generada por las transacciones producidas en una organización.
Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica los datos que se
encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información.
Se escoge este sistema porque es confiable y se puede fiar del procesamiento si
está bien elaborado, también da la posibilidad de estandarizar los procesos y
permite tener un buen control de las operaciones.
 3.2.4 Elabore el diagrama de procesos en formato columnar.

3.2.5 Elabore una propuesta de hardware y software adjudicando costos.

Precio Precio
Cant. Tipo
Unitario Total
Computadoras Marca DELL , Modelo Q4,048.00 Q24,288.00
INSPIRON 3052, TODO EN 1, Procesador
6
CELERON 1.6GHZ 4GB Memoria RAM de
1TB, 19.5 Pulgadas Windows 10
Impresoras Marca EPSON, Modelo L380, Q1,405.00 Q 8,430.00
6 MULTIFUNCIONAL CON TINTA CONTINUA
10NEG/5COL ISO IPM SCAN
Proyectores Marca EPSON Modelo Q4,964.00 Q9,928.00
2 POWERLITE X41+ de 3600 Lumen
Inalámbrico
2 Office 365, POR 1 AÑO para 5 usuarios. Q438.00 Q 876.00
2 Antivirus KASPERSKY para 3 usuarios, 1 año. Q344.00 Q 688.00
Total Q44,210.00