DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-NTC ISO

90001

Evidencia 3: Informe AA2

INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego

de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas
de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos
por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y
patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

Desarrollo punto 2:

OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios
 ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,

guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de

Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la

documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.

Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.

Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 - Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

PRECISIONES

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño

y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los
documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.
 DOCUMENTO
ASOCIADO

DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo
casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea
se adecuó al proceso correspondiente.
  No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo
el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de
fácil identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
  Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por
el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena

USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas
 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSAB
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
LE

INICIO

Elaborar borrador del

Identifica necesidad de
creación o mejora de documento y enviar por
documento
correo a la directora del
Líder del
1 Departamento de Biblioteca
proceso
con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de estilo
para su respectiva revisión.
Las correcciones de
ortografía y sintaxis se hacen
Revisa la adecuación de la
documentación
de manera directa en la
documentación en los casos
donde la mejora sea evidente.
Sin embargo, en los casos
Corrector de problemáticos para la
2
Estilo interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias
y comentarios al líder del
proceso para que intervenga
en el texto antes de su envío
como versión final al Sistema
de Gestión de la Calidad.
 RESPONSAB
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
LE

De cualquier manera, el
corrector hará llegar al líder
del proceso la documentación
revisada.

En caso de requerir ajustes

¿La
SI Modifica y envía en partes problemáticas para
documentaci nuevamente al
ón requiere corrector la interpretación el líder del
ajustes?
proceso hará las
Líder del
3 NO
modificaciones en las partes
proceso
indicadas por el corrector y le
enviará nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo.
Enviar por correo al
Coordinador de Salud,
Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12
mejora o anulación de Solicitud de
Seguridad e Higiene en el
documento creación, mejora
o anulación de trabajo con copia a la
documentos
Profesional de Apoyo del
Líder del
4 SG-QHSE el formato
proceso
Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12
1
junto con el documento
sometido a consideración
 RESPONSAB
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
LE

(Resultado de la revisión del

corrector de estilo)

Profesional de Revisar la solicitud y

Revisa solicitud y verifica
necesidad
Apoyo SG-QHSE evaluar la necesidad de crear,
5 modificar o anular el

Auxiliar del documento.

SG-QHSE

Si es una solicitud de
NO Informa al anulación, se registra y el
¿Aprobad líder del Coordinador del
a la proceso proceso termina
Solicitud? Área de Salud,
SI 3 Seguridad e
Higiene en el
Cuando se considere
Trabajo
necesario define la
6 intervención de un experto a
fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
 RESPONSAB
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
LE

para que autorice la creación,

mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del

Registra aprobación en la
Solicitud de creación,
Mejora o Anulación de
registro Solicitud de
Documentos
Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-
7
Auxiliar del SO-OH-12, marcando la
SG-QHSE casilla de aprobado,
diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Para el caso de creación de

Codifica y/o actualiza la

Apoyo SG-QHSE documentos se realiza la
8 versión
respectiva codificación y para
Auxiliar del mejora se actualiza la
SG-QHSE versión.

Al editar los documentos

Coordinador del
Emite y Aprueba se deben registrar las firmas
Documento Área de Salud,
de elaboró, revisó y aprobó,
Seguridad e
9 si aplica. El coordinador del
Higiene en el
Área de Salud Ocupacional
Trabajo
informa al líder sobre la
aprobación del documento.
 RESPONSAB
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
LE

Profesional de Una vez firmados los

Apoyo SG-QHSE documentos se identifican
con Copia No Controlada, se
Auxiliar SG- graban en PDF (No Aplica
QHSE para formatos) y se adaptan
en el aplicativo disponible.

Se publican los nuevos

Retira de Intranet los
documentos obsoletos documentos en la intranet

Profesional de Al documento físico se le

10
Apoyo SG-QHSE coloca el sello de original, se

archiva en la carpeta del

proceso que corresponda y se
destruye la versión anterior.

Profesional de
Apoyo SG-QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de
Actualizar Listado
11 Control de Documentos Control de
Documentos
Maestro Control de
Auxiliar del
F-SO-OH-013 Documentos F-SO-OH-013
SG-QHSE
2
2 Coordinador del
Se comunica al líder que
Área de Salud,
el documento se encuentra
12 Socializa con el líder del Seguridad e
proceso y/o funcionario liberado y se autoriza su uso.
que realizó solicitud Higiene en el
Trabajo
Libera Documento
 RESPONSAB
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES
LE

Informar los cambios de la

Aplica documento en el
proceso correspondiente documentación a los
3
Líder del participantes del proceso.
FIN proceso
13
Socializa el contenido de
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO
1

Identificar los registros a

controlar
Coordinador de
Los líderes de proceso con
Gestión en Salud,
apoyo del coordinador del
Seguridad e
Área de salud, seguridad e
Higiene en el
Higiene en el trabajo
2 Trabajo
identifican los registros
incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e
Líderes de
Higiene en el trabajo
procesos

Enviar por correo al

NO
Hay solicitud Coordinador de Gestión en
o 1
necesidades Salud, Seguridad e Higiene
de registros
SI
en el Trabajo con copia a la
Profesional de Apoyo del
Líderes de SG-QHSE el formato
3
procesos Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-
OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Coordinador de
Revisar solicitudes o
necesidades de registros
Revisar la solicitud y
Gestión en Salud,
evaluar la necesidad de crear,
4 Seguridad e
modificar o anular el
Higiene en el
documento.
Trabajo

Si es una solicitud de
NO Informa al anulación, se registra y el
Aprobación de solicitud líder del
o necesidad de proceso proceso termina.
registros

SI
Cuando se considere
Coordinador de necesario define la
Gestión en Salud, intervención de un experto a
5 Seguridad e fin de retroalimentar el
Higiene en el documento antes de su
Trabajo aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
mejora o anulación.

El Coordinador de Gestión
en Salud, Seguridad e
Se autoriza y controla los
registros Coordinador de Higiene en el Trabajo
Gestión en Salud, actualiza los registros que se
6 Seguridad e generaron cambios y controla
Higiene en el los cambios o nuevos
Trabajo documentos relacionados con
la estructura de los
documentos del SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Establecer criterios de
control de registros
El Coordinador de Gestión
Coordinador de
en Salud, Seguridad e
Gestión en Salud,
Higiene en el Trabajo
7 Seguridad e
establece criterios de control
Higiene en el
sobre los registros del SG-
Trabajo
QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos

Actualizar Listado
Coordinador de
8 Maestro Control de
Gestión en Salud,
Documentos F-SO-OH-013
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Libera Documento Coordinador de Se comunica al líder que

gestión en Salud, el documento se encuentra

9
Seguridad e liberado y se autoriza su uso.

1 Higiene en el
Trabajo
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Informar los cambios de la

documentación a los
Aplica documento en el
proceso correspondiente Líder del participantes del proceso.

13 proceso
Socializa el contenido de
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.

FIN

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de
Intranet /Proceso Gestión
CREACIÓN, gestiona en Salud,
F-SO-OH- en Salud, Seguridad e Higiene
MEJORA O Seguridad e Higiene
012 en el Trabajo y/o Aplicativo
ANULACION DE en el Trabajo/ Líder
del Sistema
DOCUMENTOS del Proceso

LISTADO Intranet / Proceso Gestión

Coordinador de
F-SO-OH- MAESTRO en Salud, Seguridad e Higiene
gestión en Salud,
013 CONTROL DE en el Trabajo y/o Aplicativo
Seguridad e Higiene
DOCUMENTOS del Sistema
en el Trabajo/
Profesional de Apoyo