1.

INTRODUCCION

El archivo ha sido una parte importante en la historia de la humanidad, desde nuestros

inicios como sociedad se tuvo la necesidad de dejar constancia de una forma escrita o
imágenes que perduraran en el tiempo. Esta necesidad como sociedad de proteger la
información y el conocimiento que se fue adquiriendo en el tiempo nos llevó a proteger estos
archivos creando bibliotecas y lugares especiales donde se pudiera colocar a salvo los
archivos. Con el paso del tiempo esta practica se fue perfeccionando y organizando en
diferentes tipos de archivos documentales.

2. DESARROLLO

CONCEPTO DE ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve
de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

La Ley 594 de 2000, también expresa que la importancia de los archivos radica en que “Los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas
en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional”

ARCHIVO EN COLOMBIA

Si bien es cierto en la historia de los archivos data de 1546, en 1868 surge el Archivo
Nacional como una dependencia de la Secretaría de Interior y Relaciones Exteriores; hacia
1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación de los documentos, promueve
la Ley 4ª llamada de ordenamiento del inventario de archivos, su arreglo y el acceso al
público; la ley 43 del mismo año promete que se conserven ciertos documentos oficiales.

En 1968, cuando se creó el Instituto Colombiano de Cultura, el Archivo Nacional pasó a ser
una dependencia del nuevo organismo. Finalmente, fue transformado en Archivo General
de la Nación en virtud de la ley 80 de 22 de diciembre de 1989, la cual hizo efectiva su
creación como un servicio público de orden nacional, adscrito al Ministerio del Interior. Así
se amplían los horizontes del Archivo y este organismo, el nuevo, el renovado, el influjo en
los diversos ramos de la Administración Pública, la concientización de los servicios de la
importancia que tiene para el país el cuidado de los documentos que producen y están bajo
su custodia, en todos los niveles gubernamentales, a lo largo y ancho del país.

El archivo general de la nación se crea en 1989, subsumió al antiguo Archivo Nacional. Su

misión es definir las políticas archivísticas del país y salvaguardar la memoria histórica de
los colombianos contenido en cerca de 150.000.000 millones de documentos que datan
desde 1543 hasta nuestros días. El más antiguo contiene una encomienda otorgada por el
Adelantado Pedro de Heredia sobre los indios de Carex (hoy Tierrabomba en la bahía de
Cartagena, y entre los más recientes se encuentra el original de la Constitución Política de
1991. Esta preciosa información puede consultarse, por Nacionales y extranjeros.

En 1999, mediante el Decreto 1126 que reestructura el Ministerio de Cultura, y el Archivo

General de la Nación, cambia la adscripción a este Ministerio enmarcando dentro de él
como un establecimiento autónomo.

NORMATIVIDAD
La Ley 594 de 2000 es la primera norma que establece de forma obligatoria para las
entidades nacionales e instituciones privadas que produzcan documentación de carácter
público, las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Además, no solo informa una definición de una serie de conceptos, sino que a través de los
once títulos que la componen da cuenta de la jurisdicción, la administración, la gestión, la
consulta y la investigación de los archivos, entre otros principios.

Cinco años más tarde, el Congreso de la República aprueba la Ley 962 de 2005, la cual
permite que los ciudadanos ejerciten una serie de derechos en la consulta de
documentación administrativa nacional, “al acceso a los registros y archivos de la
Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y las Leyes”.

El 20 de agosto de 2010 se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística y se dicta

el código de ética, definiendo los campos que hacen parte de la función del archivista, los
requisitos para ejercerlos y las responsabilidades éticas que amerita a nivel investigativo y
social. Es la Ley que establece la práctica profesional de la archivística (obligatoriamente la
práctica debe sustentarse en títulos universitarios) a nivel nacional.
En el 2011 se aprueba la Ley 1448 que gira en torno a los archivos sobre violaciones de
derechos humanos. Se decreta que la Procuraduría Nacional debe garantizar la
conservación de los archivos en todos sus ámbitos, así mismo, debe responder que los
archivos cumplan un papel fundamental en la memoria histórica del conflicto armado interno
colombiano.

CLASES DE ARCHIVO

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas, es
decir, archivo de gestión, central o histórico.

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

ARCHIVO ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO DESCENTRALIZADO DESCENTRALIZADO
CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CON CONTROL
DESCENTRALIZADO CENTRALIZADO
cuando una sola aquel que lleva cada una este depósito de este depósito de archivo
dependencia controla de las dependencias de información lo lleva cada se maneja de acuerdo
toda la documentación la organización. Es decir, dependencia y la con las necesidades de
de la organización es independiente de todo responsabilidad es del cada dependencia con
proceso archivístico jefe de cada oficina archivo descentralizado,
pero que a su vez se
controla desde el archivo
central
SEGÚN SU USO

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas
documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:

ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO SEMIACTIVO ARCHIVO INACTIVO

compuesto por documentos del son los documentos que varían en son los documentos con una
año actual o años anteriores, que su periodo de conservación y su durabilidad perpetua en el periodo
se encuentren en proceso de consulta es menor de conservación, de acuerdo con
tramitación, como: historias sus disposiciones legales,
laborales, resoluciones, contratos fiscales, comerciales o históricas
y demás documentos que se
encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que
satisface las necesidades de
conservación y consulta
permanente

SEGÚN SU NATURALEZA:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:

ARCHIVO PUBLICO ARCHIVO PRIVADO DE ARCHIVO PRIVADO

INTERÉS PUBLICO
es todo documento que pertenece son aquellos documentos que por son los documentos que
a las entidades del Estado su valor histórico, investigativo, pertenecen a personas naturales
científico o cultural son de interés o Jurídicas
público.

SEGÚN SU CICLO VITAL

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y
como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de
Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de
competencias se clasifican en:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la

pertinencia pública de cada una de sus entidades:

 Archivo general del departamento.

 Archivo general del municipio.
 Archivo general del distrito.

Territorialidad

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto
de vista territorial, se clasifican en:

 Archivos de entidades del orden nacional.

 Archivos de entidades del orden departamental.
 Archivos de entidades del orden distrital.
 Archivos de entidades del orden metropolitano.
 Archivos de entidades del orden municipal.
 Archivos de entidades del orden local.
 Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
 Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto
de vista de la organización del estado, se clasifican en:

 Archivos de la rama ejecutiva.

 Archivos de la rama legislativa.
 Archivos de la rama judicial.
 Archivos de los organismos de orden de control.
 Archivos de los organismos autónomos.

3. CONCLUSION
La necesidad humada de dejar un legado, llevar un control detallado de actividades,
trasmitir información a generaciones futuras llevo a dejar por escrito las actividades
relevantes de las diferentes sociedades, esto llevo a la creatividad humana a usar diferentes
tipos de materiales, tintas, lenguajes, imágenes etc para crear documentos, lo que llevo
también en el tiempo a ir perfeccionando el proceso de guardar y proteger estos
documentos.
En el trascurso de la historia este proceso se fue mejorando, profesionalizándose con el fin
de hacer el archivo mas eficiente y asegurando que los documentos y archivos duren en el
tiempo. Las civilizaciones modernas al entender la importancia de estos crean normas y
leyes para dar pautas y asegurar que estos archivos tengan la seguridad y protección
necesarias de acuerdo a su importancia.
Se crean también características y cualidades de los archivos y del personal que trabajara
con los archivos y documentos de las entidades con el fin de mejorar los tiempos para su
consulta, uso de esta información lo cual mejora la productividad tanto de las personas
implicadas en los procesos de la empresa como en la productividad de la empresa como
tal al ahorrar tiempo y recursos.

Por tal motivo se crean Programas de Gestión Documental el cual es un instrumento

archivístico en el que se formulan y estructuran de manera sistemática, los procesos
archivísticos que se desarrollarán a corto, mediano y largo plazo en una empresa, desde la
creación, hasta el destino final de la documentación. Dicho instrumento condensa en sí,
todos los parámetros a seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de facilitar el
manejo de la información en pro del avance y la automatización de tareas. La definición de
dichas políticas internas y de las estrategias documentales, no solo amplían los objetivos
de la empresa, sino que también permiten la regulación de la información y su
administración.

 Reducción de costos: Con la gestión documental se reduce en un 43% los costos

documentales, ya que se logra de manera eficaz la categorización de los archivos,
automatizando las tareas manuales y generando ahorro de costos, tiempo y
productividad. Esto hace que el tiempo sea debidamente asignado a otras labores
dentro de la empresa.

 Aumento de la eficacia: Con la automatización de los procesos se logra una fácil

administración, migración y conversión de las bases de datos existentes. De este modo
se obtiene un estado de eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de
documentos, permitiendo un acceso total a la información.

 Aumenta la productividad: Al utilizar medios de conservación para la administración

de los documentos electrónicos, se centraliza, estandariza y comparte la información,
haciendo que esta se transmita y se consulte más rápidamente.

 Uso eficiente de los recursos: La gestión documental digitaliza los archivos vitales e
importantes de la empresa, reduciendo un 50% en costos de copiado, uso de papel,
fotocopias e impresiones y los demás elementos que se relacionan a este proceso.
Esto minimiza el impacto ambiental y maximiza la viabilidad económica de la empresa.

 Libera espacio: La administración y análisis de la información en forma inteligente

permite alcanzar altos estándares de eficiencia, no solo por la reducción de espacios,
sino por su optimización en términos de equipos y capacidad. Esto se traduce a menor
espacio utilizado para archivar documentos. No todo debe almacenarse y no todo se
almacena igual.

 Fácil localización: Gracias al uso de los administradores de archivos, los documentos

se categorizan de una manera jerárquica, cuya estructura permite la búsqueda eficaz
y pronta de la información.

 Correcta administración de los archivos: De la mano con el punto anterior, la

administración adecuada les permite a los usuarios crear, archivar o modificar los
archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.
 Inmediatez en la información: La implementación de un sistema de gestión
documental y la automatización de los procesos ayudan al usuario enviar y compartir
información rápidamente, así como en el acceso en línea para la consolidación del
trabajo colaborativo.

 Seguridad en la información: Al tener la documentación organizada acorde a la

estructura definida por el Archivo General de la Nación (AGN), se le da a la empresa
mayor control sobre sus archivos, por lo que se puede monitorear constantemente las
modificaciones o creaciones de los mismos.

 Preservación a través del tiempo: La gestión documental conlleva a la digitalización

de los documentos, permitiendo que estos se encuentren en mejores condiciones y que
puedan sobrevivir al paso del tiempo. De igual manera ocurre con aquellos que se
mantienen en físico por alguna razón, ya que su archivo correcto ayuda a su
conservación y a su uso adecuado.