REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA AGRO INDUSTRIAL
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN INFORMÁTICA

IMPLEMENTAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO E INVENTARIO EN LA

EMPRESA DE SERVICIO TECNICO CLICKSTAR

AUTORES:
Alvarado Ángel
Cáceres Jeffrey
Sánchez Carlos

PROFESOR-ASESOR:
Lcda. Karim Vivas Kool

TUTOR:
Profesor Vincenzo Quagliano
 CAPÍTULO I
CONTEXTO DEL PROYECTO

1.1 Identificación de la Comunidad Objetivo de Estudio

CLICKSTAR, es una empresa ubicada en el municipio San Cristóbal, en

el estado Táchira, Venezuela. Se dedica al servicio de soporte técnico a
equipos de cómputo con el fin de reparar y/u optimizar su rendimiento y
funcionamiento, guiándose por una misión y una visión enfocadas al buen
servicio con base en el trabajo duro por parte de los empleados y dirigentes
de la empresa, sumada a la confianza depositada por los clientes en ellos
para solucionar cualquier problemática que esté al alcance de sus
capacidades de resolver.

Misión
Brindar un servicio Técnico fundamentado en capacidad tecnológica y
la confianza que nuestros clientes depositan en nosotros, solucionando
eficientemente situaciones que requieren experiencia, habilidad y eficacia,
para maximizar el desempeño de los equipos de computación, ya sea en
hogares, empresas públicas o privadas.

Visión
Constituimos como un servicio eficiente preocupado por satisfacer las
necesidades de nuestros clientes, basados en una mejora continua para
cambiar aún más la precepción de la empresa induciendo a la preferencia del
público al momento la atención al cliente y del servicio. Nuestros valores son
cualidades que nos representan y nos orientan.

1.2 Población Beneficiada Directa e Indirecta

 La población beneficiada de forma directa en la empresa CLICSTAR
con la implementación del programa realizado en este trabajo socio-
tecnológico será el total de la población perteneciente a la empresa,
empezando por el personal administrativo conformado por tres (3) personas,
las cuales podrán llevar un mejor control sobre sus empleados y sobre el
trabajo de la empresa en general. Continuando por el personal técnico
conformado de igual forma por tres (3) personas quienes tendrán la
posibilidad de tener un mejor acceso a la información agilizando
enormemente su velocidad de producción. Finalmente, el personal de oficina
conformado por dos (2) personas que tendrán la facilidad de registrar
órdenes y clientes de una forma más agilizada y eficaz.

Cuando se ha de referir a la población indirecta beneficiada por la

implementación del nuevo sistema administrativo y de inventario se
menciona a toda la clientela en su totalidad, la mayor eficiencia en el trabajo
y seguridad a la hora de registrar los equipos brindara a los clientes un mejor
servicio, mucho más veloz y eficaz.

1.3 Nombre de las Organizaciones Vinculadas al Proyecto

Las organizaciones vinculadas con el proyecto socio-tecnológico son
las siguientes: la principal involucrada es el Instituto Universitario de
Tecnología Agro-Industrial (IUTAI), región Los Andes, sede San Cristóbal. A
través de los estudiantes del Programa Nacional de Formación (PNF) en
Informática Sánchez Carlos, Alvarado Ángel y Cáceres Jeffrey
pertenecientes al trayecto dos (2), de la sección SID2A. Estudiantes quienes
hacen participación para resolver las problemáticas presentadas en la
empresa CLICKSTAR, ubicada en el sector de Barrio Obrero, municipio San
Cristóbal, estado Táchira, Venezuela.

1.4 Diagnostico Participativo (IAP)

 Realizando un diagnóstico a las condiciones actuales de la empresa
CLICKSTAR se logra observar un método deficiente a la hora de efectuar un
almacenamiento y control de la información, ya que éste es bastante
propenso a situaciones como errores o pérdida al efectuarse de forma física
y manual. De igual forma, se consigue notar que las capacidades de la
empresa para cambiar dicho sistema se ven limitadas por las situaciones
económicas que enfrenta el mercado nacional, no obstante, cuentan con los
equipos necesarios para implementar dicha optimización. En caso de
mantener el actual sistema conlleva problemas como lentitud en las
operaciones y confusión al momento de tratar con clientes o hacer peticiones
en el inventario.

1.5 CUADRO 1: CRONOGRAMA CAUSA Y EFECTOS

1.6 CUADRO 2: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
REVISAR INSTRUCTIVO

1.7 Planteamiento del Problema

La computación ha sido uno de los mayores inventos de la
humanidad, éste ha tenido un crecimiento e impacto exponencial debido a
que el mundo ha aceptado satisfactoriamente esta tecnología. Citando a
Gates (1983), dijo: “La clave del éxito en los negocios esta en detectar hacia
dónde va el mundo y llegar ahí primero” (s/p). Por ello, actualmente es
impensable el hecho que exista una institución o empresa sin equipos de
computación ya que se han convertido en una herramienta necesaria para el
funcionamiento de las mismas. Gran parte de las actividades llevadas a cabo
en éstas se ven ligadas a ellas; bien sean de: comunicaciones, finanzas, un
control y registro de datos, entre otros. El incremento en el uso de
computadores es motivado por la necesidad de las empresas de agilizar
procesos, reducir costos operativos a cambio de mayores índices de
ganancia que les permitan mantener la operatividad y asegurar un buen
posicionamiento en los competitivos mercados empresariales.

En Venezuela, la empresa pública y privada se ha visto mermada por

la situación socio-económica por la que atraviesa el país en la actualidad.
Esto implica una preocupante reducción de accesibilidad a recursos como
materia prima, insumos, productos e inclusive mano de obra para realizar las
actividades operacionales de todas las corporaciones del territorio nacional.
El alto costo de los recursos y de personal capacitado para el trabajo crea
una enorme necesidad por optimizar el coste de operaciones usando equipos
de computación y de software especializado, para así incrementar la
eficiencia y crear oportunidad para subsistir y generar ganancias en el
decadente mercado nacional.

La empresa CLICKSTAR, dedicada al mantenimiento de equipos

informáticos ubicada en el municipio San Cristóbal del estado Táchira, se ha
visto en la necesidad de optimizar sus operaciones que previamente
controlaban usando software no dedicado de terceros como Microsoft Office
Excel. Así también, tomando pedidos con material como hojas de papel
archivándolas en engorrosas carpetas que ocupan una enorme cantidad de
espacio y limitan enormemente la velocidad y la efectividad que puede llegar
a obtener la empresa al realizar búsquedas manuales por las
especificaciones de cada pedido. Finalmente cuenta con un muy limitado
sistema de inventario que no lleva con exactitud un control o un registro de
todos los componentes, herramientas y demás recursos que posee la
empresa a su disposición.

Estas problemáticas anteriormente mencionadas crean una

considerable pérdida de recursos para la empresa CLICKSTAR al no ser el
sistema más óptimo y el cual puede ser solventado con un software que
haga de sistema administrativo que les brinde la capacidad de llevar un
manejo de los recursos, organizar los pedidos de mantenimiento y llevar un
control de los empleados. Con esto a su disposición la empresa reducirá
gastos de manera exponencial al limitar la cantidad de material de oficina
necesario para sus operaciones y con un control exacto de cuantos recursos
poseen en inventario no se verán empujados a detener operaciones cada
vez que un pedido requiera un intercambio piezas.

En vista de todas las problemáticas provocadas por el actual modelo de

gestión e la empresa referente a su control administrativo e inventario en
donde sus capacidades de producción se ven limitadas a la capacidad
humana de almacenar y organizar información de la misma en elementos
físicos de forma manual surgen las siguientes interrogantes: ¿Cuáles serán
las necesidades del personal Técnico y Administrativo de la empresa?
¿Cómo se hará la planificación para el sistema con base en diagramas UML?
¿Qué métodos se usaran para establecer las bases y amoldar el sistema a
las necesidades del usuario? ¿Cómo puede elaborarse una correcta
documentación al sistema?

1.8 Objetivo General

Diseñar un sistema administrativo e inventario en la empresa de
servicio técnico CLICKSTAR.

1.9 Objetivos Específicos

1. Realizar un diagnóstico a las necesidades del personal Técnico
y Administrativo de la empresa.
2. Planificar el sistema con base en diagramas UML
3. Establecer las bases y amoldar el sistema a las necesidades
del usuario.
4. Elaborar la documentación pertinente para el uso del sistema.
 5. Implementar el sistema en los equipos de la empresa y proveer
la documentación a los usuarios.

1.10 Justificación Del Proyecto

Al momento de aplicar el proceso administrativo y control de inventario,
se profundiza los conocimientos, brindando un aporte a la empresa de
servicio técnico CLICKTAR. La presente investigación, permite conocer, el
buen manejo del control de inventarios como también el sistema
administrativo y su incidencia en la situación de la empresa. El sistema
administrativo es un tema de gran escala para la empresa, ya que se trabaja
en función de buscar el mayor aprovechamiento de los recursos; teniendo en
cuenta que por medio de éstas se integran, se formulan y se aprovechan los
mismos; pues generan mejoría y cambio positivo cuando se lleva a cabo de
la mejor manera.
Esta investigación es conveniente debido a que permitirá establecer
controles y procedimientos, para desarrollar con eficiencia un control de
inventarios y un sistema administrativo, el cual proporcionará un adecuado
control de los productos, y como consecuencia de ello, mejorará la
organización en cuanto a la rapidez de las respuestas y atención al cliente,
por ello cada uno de los miembros de la empresa deberán adquirir un
conjunto de capacidades, conocimientos y actitudes para que con la
experiencia y la responsabilidad puedan capacitarse para controlar y
administrar dicho sistema, y de esta manera lograr el mayor objetivo. Como
también se lograría optimizar el recurso humano de forma eficaz y eficiente,
para el efecto del desarrollo y progresión de la empresa CLICKSTAR.
Esto permitirá conocer a profundidad el problema de la empresa y
brindar un aporte a la misma para su mejor funcionamiento. La finalidad de
esta investigación será de gran importancia para la empresa de servicio
técnico CLICKSTAR pues tendrá una visión actual de su desempeño
administrativo con información valiosa, que facilite la ejecución de sus
funciones para una mejora en el manejo y definición a desempeñar en un
futuro, las mismas, formular propuesta que sirvan para el mejoramiento del
sistema, que permita el impulso, el compromiso por parte de los trabajadores.
Logrando así que se cumplan las metas y objetivos para alcanzar a largo
plazo. Se justifica la realización de este proyecto, ya que es un requisito
previo para la obtención del título T.S.U en informática, además ayudará a
tener en cuenta como se estructura un sistema administrativo y control de
inventario, adquiriendo los conocimientos adecuados ya que estos mismos
ayudarían a crear una empresa en un futuro y minimizar las falencias.
CAPÍTULO II

MARCO CONCEPTUAL

2.1 Antecedentes
Generalmente todo proceso de investigación, debe contar con teorías
que avalan y que tengan relación con los temas que van a ser objeto de
estudio, a continuación se presenta una serie de tres (3) investigaciones
relacionadas de forma indirecta con el mismo objetivo de esta investigación,
proporcionar un sistema administrativo e inventario a un ente o comunidad.
Dicho así, estos trabajos sirvieron como una base teórica significativo para el
desarrollo de esta investigación los mismos, brindanaportes importantes que
sustentan el desarrollo, por las similitudes encontradas, ya sea por los
resultados de los estudios obtenidos, el marco metodológico de los mismos o
el área y/u objeto de estudio del proyecto.
Como primer antecedente, un aporte internacional, se presenta el
trabajo de grado “propuesta de un sistema de gestión de inventarios para la
empresa femarpe CIA.LTDA“, realizada por Jessica Carolina Loja Guarango
(2014) El cual posee como objetivo principal el desarrollar un sistema de
inventario desde el enfoque de la contaduría. Así entonces, se crea un plan
de inventario en el cual se incluye un orden, limpieza, estandarización y una
cultura de autodisciplina para los empleados para la empresa “femarpe
CÍA.LTDA.” ubicada en la Avenue Gil Ramírez Dávalos, Cuenca, Ecuador.
Con métodos de investigación basados en la observación directa y en la
entrevista al personal encargado del inventario en la empresa “femarpe CÍA.
LTDA.”, Se procede a realizar un sistema de optimización de inventario en la
empresa para finalmente alojar como resultados un incremento satisfactorio
en la funcionalidad y eficacia. Como aporte, dicha trabajo provee un amplio
espectro de conocimientos sobre inventarios, la creación y correcto manejo
de los mismos, y finalmente, una visión desde otra perspectiva desde un
área de trabajo distinta sobre el mismo punto en común.

Infante, J. (2015), en su trabajo especial de grado titulado: Control

contable y administrativo del inventario con el uso del cuadro de mando
integral (balance scorecard) en las alcaldías del estado aragua”. Realizado
para optar al título de magister en Ciencias contables. La presente
investigación tuvo como objetivo general: Proponer un sistema de control
contable-administrativo de los inventarios con el uso de la herramienta
gerencial de Cuadro de Mando Integral en las Alcaldías de los Municipios
José Félix Ribas, José Rafael Revenga, Santos Michelena y Tovar del
Estado Aragua.
Con la finalidad de alcanzar este objetivo el estudio se basó en
teorías que tienen que ver con el tema como lo son: control interno,
inventario y cuadro de mando integral. Asimismo, la investigación generara
un aporte con el fortalecimiento de la capacidad de respuesta de los
almacenes de las alcaldías del eje este, con la finalidad de que esta área
cumpla con su función prestadora de servicio y coadyuve con las
competencias de la municipalidad mejorando así la calidad de vida de la
población. En cuanto a la metodología es una investigación de campo, de
nivel descriptivo. Se diseñó una propuesta atendiendo posibilidades,
necesidades y capacidad de las Alcaldías en estudio, donde la
implementación de la propuesta reviste de gran importancia, debido a que
permite optimizar los procesos en el área del almacén e implementar
indicadores en esta área para medir la gestión.
Este estudio representa un antecedente primordial, esto debido a que
se estableció una relación directa con la presente investigación, esto
obedece al abordaje que se hace a los almacenes de la alcaldía donde se
plantea el control interno, inventario y cuadro de mando integral, donde el
autor incorpora estrategia como: el uso del Mapa Estratégico y el Cuadro de
Mando Integral como fundamentos para modernizar la gestión pública de la
alcaldía, además la investigación generara un aporte optimo y eficaz en el
área de estudio como es la administración y control de inventario ofreciendo
así las mejores respuesta para coadyuvar con esta investigación.
Arellano C., Mora J. (2016), realizaron el proyecto curricular del cuarto
año en el Instituto Universitario de Tecnología Agro-Industrial (IUTAI), titulado
“sistema de información de los procesos administrativos y deportivos de la
escuela de futbol club el dorado”, investigación que tomó como objetivo la
implementación del sistema administrativo dentro de la institución deportiva.
Así entonces, realizado con un enfoque cuantitativo la metodología de la
investigación se procedió con la motivación de brindar métodos más eficaces
de almacenar y tratar la información, dando así una mayor fiabilidad en las
estadísticas proporcionadas por los miembros del club.
El trabajo previamente mencionado brinda una conexión directa con la
premisa de la presente investigación al tratarse de un sistema administrativo
el cual debe procesar grandes cantidades de información de forma segura y
debe poder gestionarse claramente por un súper-usuario o administrador,
que en el caso particular aplicaría a los directivos y entrenadores del club. De
igual forma, involucra parte de un sistema de inventario al tratar con el
registro de equipamiento deportivo necesario. Así entonces, ofrece una
valiosa guía al dirigirse a un campo de investigación similar al igual que
brinda conocimientos sobre el método de investigación cuantitativo.

2.2 Bases Teóricas

Cuadro N° 2 Unidad de Análisis

Diseñar un sistema administrativo en la empresa de servicio técnico

CLICKSTAR
OBJETIVOS UNIDAD DE
CATEGORÍAS SUBCATEGORIAS
ESPECÍFICOS ANÁLISIS
Realizar un
diagnóstico a
las -funciones
Personal técnico y
necesidades -interacción
administrativo de Diagnóstico
del personal -estructura básica
la empresa
técnico y
administrativo
de la empresa
-Modelo de Clases
-Modelo de razón de
uso
Planificar el Modelado -Modelo de objetos
sistema con Sistemas Diagrama de
base en Administrativo bases de datos
diagrama UML COLOCAR LOS
DIAGRAMAS A
UTILIZAR
 -Sistema seguro
Establecer las - Sistema modular
bases y - Diseño agradable
amoldar el Sistemas Necesidades del - Planeación
sistema a las Administrativo usuario -Organización
necesidades -Dirección
del usuario -Control

Elaborar la
documentación -servidor
Sistemas
pertinente para Usos -programas
Administrativo
el uso del
sistema
Implementar el
sistema en los
equipos de la
Sistemas
empresa y Implementación -Capacitación
Administrativo
proveer la
documentación
a los usuarios
Fuente: Cáceres. J, Sánchez. C, Alvarado. A (2019)
Enfoque Sistémico
Se caracteriza por ser una teoría de principios universales aplicables a
los sistemas en general. El enfoque sistémico en sí, es una propuesta
administrativa útil y válida que ha demostrado científicamente su efectividad,
estrechamente relacionada con el entorno de la organización, que facilita la
relación humanista empresarial y que permite la aplicación de modelos
diferentes para problemas diferentes. La mayor parte de los problemas con
los que tratan las ciencias sociales son de una mala Administración y sus
componentes: organización, planificación, control, resolución de problemas,
toma de decisiones, etc. Se dice, entonces que dentro del enfoque
sistemático, existe una cantidad de sistemas dentro de los cuales existen
cantidades diferentes de problemas, los cuales se llevan a la solución
administrativa, y es como en el grafico que a continuación se presenta, como
se lleva a cabo la relación existente entre estos diferentes conceptos.
Figura 1. Organización, control, planificación y evaluación

Fuente: Organizaciones y Administración, un Enfoque de Sistemas, Norma, Perú 2007.

Sistema
El concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de
que ningún sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá
factores externos que lo rodean y pueden afectarlo. Es un conjunto de
elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para
alcanzar un objetivo, Estos elementos operan sobre elementos de entrada
(datos, energía, recursos, materia), para proveer elementos de salida
(información, energía, recursos, materia).
Figura 2. Modelo genérico de sistema abierto
 Fuente: Elaboración propia del grupo
Cualquier empresa o institución ya sea que su producto sea un bien o
un servicio técnico es un conjunto de muchos sistemas que se fusionan para
hacer que ésta se desempeñe debidamente. La Teoría de Sistemas se
fundamenta en tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de
otro más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema
que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los
otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se
caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los
otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto
es, pierde sus fuentes de energía.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los
sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos
musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una
estructura celular que permite contracciones. El interés de la Teoría de
Sistemas, son las características y parámetros que establece para todos los
sistemas. Aplicando la administración en la Teoría de Sistemas, la empresa
se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un
sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente. Sin
embargo, estos tres puntos básicos no pueden llevarse a cabo dentro de un
sistema si éste no se centra constantemente en sus objetivos totales. Por tal
razón es importante definir primeros los objetivos del sistema y examinarlos
continuamente y, quizás, redefinirlos a medida que se avanza en el diseño
del mismo.
Proceso Administrativo
Figura 3. Proceso administrativo

Fuente: Elaboración propia del grupo.

(Moratto, 2015). Expresa que ‘’Es una actividad compuesta por
etapas que forman un proceso único y estructurado con organizar, ejecución,
control e interrelación entre las funciones’’.
De la misma forma (maikari95, 2015). Dice: ‘’La determinación del
conjunto de pasos a seguir para lograr un objetivo, todo esto basado en una
investigación y con la elaboración de un plan detallado de acciones a
realizar”. Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales
se efectúa la administración, se clasifican en:
a) Planeación, es la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia
donde se dirige la empresa, etapas de planeación (Planeación estrategia,
Visión, Filosofía, Misión, Objetivos, Políticas, estrategias, programa,
presupuesto;
b) Organización: consiste en el diseño y determinación de las estructuras,
procesos, funciones y responsabilidades, sus etapas son: División de trabajo
y coordinación, Integración, es la función a través de la cual se eligen y
obtienen los recursos necesarios para ejecutar los planes, sus etapas:
selección, determinación, definición, elección;
c) Dirección: es la ejecución de todas las etapas del proceso administrativo
mediante la conducción y la orientación del factor humano y el ejercicio del
liderazgo, sus etapas son: Toma de decisiones, motivación, supervisión,
comunicación, liderazgo;
d) Control: es la fase del proceso administrativo, a través del cual se
establece estándares para evaluar los resultados obtenidos, u etapas:
establecimiento de estándares, medición, corrección, retroalimentación.
(Arianinnita, 2013), establece que “toda Empresa debe de asumir con su
responsabilidad de establecer una dirección o coordinación lógica, sobre el
uso correcto de estos procesos, ya que de estos realmente depende el
avance de la empresa, en vista de llevar en cuenta las posibles metas
futuras, estableciendo un buen plan de manejo sobre llevar en rieles los
objetivos, su misión y visión, de tal manera en conformidad a los conceptos
anteriormente expuestos”.
Elementos básicos del proceso Administrativo
(Amundarain, 2016). Establece que ‘Los elementos de proceso de
Administración, comprenden: revisión, planeación, organización, integración,
dirección y control’’. Al igual que (Chiavenato, 2013). Dice: ‘’Los elementos
que los conforman son: planear, organizar, dirigir y controlar.
Planeación
Según: (Garcia, 2015) “Planificación, acción y efecto de planificar, función
fundamental del proceso Administrativo, sin la previa administración de las
actividades, por medio de la planeación no habría nada que organizar, dirigir
ni que controlar. Para lograr una administración competente, deben hacerse
planes basados en hechos, para prever y ordenar las actividades necesarias.
Según: (Terry, 2016), “Es la selección y relación de hechos, así como la
formulación de suposiciones, respecto del futuro en la visión y formulación de
las actividades propuestas que se crean necesarias para alcanzar los
resultados. También es determinar los objetivos y los cursos de acción que
deben tomarse.
Planificar es determinar los objetivos de la organización y establecer las
estrategias adecuadas para el logro de dichos objetivos. La calidad ha de ser
un objetivo de alta prioridad en la planificación. Las funciones de organizar,
dirigir y controlar se derivan de la planificación en la medida en que estas
funciones llevan a la práctica las decisiones de planificación. Por diferentes
que sean los enfoques que se dan a los planes, todos sin excepción tienen
que ver con el logro de los objetivos de la organización a corto y a largo
plazo. La estrategia es un concepto multidimensional que proporciona
dirección, sentido de unidad y propósito a la empresa. Viene a ser como un
plan maestro integrador para la organización. La estrategia da origen a los
planes que garantizan el cumplimiento de la calidad y de otros objetivos; se
orienta al logro de una ventaja competitiva sostenible sobre los competidores
y pretende conseguir el emparejamiento entre el ambiente externo de la
empresa y sus capacidades internas.
Organización
Según: (Garcia, 2015), “Acción y efecto de organizar u organizarse: la
manera como están estructurados los diferentes órganos o parte de un
conjunto, complejo, conjunto de persona que pertenecen a un cuerpo o grupo
organizado”. Es el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de
jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de
poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Una vez elaborados la estrategia, los objetivos y los planes para el
logro de los objetivos, los gestores deberán diseñar y desarrollar una
organización apta para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Así
pues, la función de organizar consiste en la creación de una estructura de
relaciones de trabajo y de autoridad que mejore y mantenga la calidad. La
función de organizar engloba las tareas identificadas en el proceso de
planificación y las asigna a determinados individuos y grupos dentro de la
empresa, de manera que puedan lograrse los objetivos establecidos en la
planificación. Organizar implica, por tanto, la conversión de los planes en
acción. La función de organizar da lugar a una estructura organizativa que
hace que la empresa pueda funcionar eficazmente como un todo coherente
para lograr objetivos de calidad.
Dirigir
Según: (Fayol H., 2015),” Es el arte de manejar a las personas. Hacer
funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa.
Inspeccionar periódicamente al cuerpo social.” Consiste en dirigir las
operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para
obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión.
La función de liderar, llamada algunas veces función de dirección o de
motivación, supone liderar influir en los miembros de la organización para
que actúen de tal modo que puedan lograrse los objetivos establecidos.
Según Deming, los gestores han de ser los líderes que marcan el camino
para mejorar la calidad de productos y servicios mediante el esfuerzo de los
trabajadores. La función de liderazgo centra directamente su atención en los
empleados de la organización, ya que su propósito principal es canalizar la
conducta humana hacia objetivos de la organización, como el del logro de
una mejor calidad. Un liderazgo efectivo es de suma importancia para la
organización. Esta capacidad deberá desarrollarse especialmente en
determinados niveles de gestión a medida que la competitividad global se
vaya imponiendo.
Control
Según: (Garcia T., Definición de control, 2015), “Comprobación,
inspección o intervención, inspección o intervención”.
Según: (Stoner, 2015),” Proceso que garantiza que las actividades reales se
ajusten a las actividades planeadas”. El control viene siendo como un
elemento vital para el sistema administrativo, ya que de esto permite que la
empresa mantenga regulada en términos deseados, a través de la
planeación, el control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan
de acuerdo con los planes establecidos y por consiguiente como empresa su
papel fundamental es asegurarse que exista un sistema de administración
muy eficaz, de tal manera que se pueda ejercer las funciones de manera
responsables y partiendo de lo que se quiere lograr como empresa.”
Un gestor, finalmente, debe asegurarse de que el rendimiento actual
de la organización y que su función de gestión este de acuerdo a lo
planificado. La función de controlar la gestión requiere tres elementos:
1) Normas definidas de rendimiento
2) Información que señale las desviaciones entre el rendimiento real y las
normas definidas 3) Acción de corrección del rendimiento
Definición De Control
Un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la
administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna
detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el
curso de la formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las
acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad
que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de
recursos, Es el proceso que usan los administradores para asegurarse de
que las actividades realizadas se corresponden con los planes, el control
también puede utilizarse para evaluar la eficacia del resto de las funciones
administrativas: la planeación, la organización y la dirección.
Definición De Control De Gestión
El Control de gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión
organizacional hacia los objetivos de la misma y un instrumento para
evaluarla. Existen diferencias importantes entre las concepciones clásica y
moderna de control de gestión. La primera es aquella que incluye
únicamente al control operativo y que lo desarrolla a través de un sistema de
información relacionado con la contabilidad de costes, mientras que la
segunda integra muchos más elementos y contempla una continua
interacción entre todos ellos. El nuevo concepto de control de gestión centra
su atención por igual en la planificación y en el control, y precisa de una
orientación estratégica que dote de sentido sus aspectos más operativos.
Para llevar a cabo un control de gestión dentro de la organización, existen
diferentes herramientas de apoyo, las cuales pueden aplicarse dependiendo
del tipo de actividad y las necesidades de la misma.
Sistemas Administrativos
Está relacionado con los procesos. Es una red de procedimientos
relacionados de acuerdo con un Esquema integrado, tendientes al logro de
fines. Si lo aplicamos a una empresa en donde su producto principal es un
bien, ésta no puede cumplir sus fines sin mercado, producto o capital, pero
para que las funciones comerciales, de producción y finanzas puedan
llevarse a cabo en forma coordinada y efectiva, será necesario que múltiples
actividades administrativas se desarrollen eficazmente y suministren la
información necesaria para la toma de decisiones, en la Figura 4 se
representa el caso de una empresa de manufactura y comercialización de
bienes, se puede ejemplificar que su sistema está compuesto por cinco sub
sistemas: compras, pagos, producción, ventas, cobranzas; los cuales a su
vez están interrelacionados por medio de un sistema de información, a nivel
operativo (Contabilidad) y Gerencial, que resume y sistematiza la información
de acuerdo a los requerimientos de ese nivel.
Como se representa en el Figura 4, Los elementos que componen un
sistema administrativo son: personas, recursos físicos e información, los
cuales están presentes en todas y cada una de las etapas del proceso
administrativo. Un sistema administrativo es el conjunto integrado de los
procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una
empresa y además generar la información para el control de los resultados
alcanzados. Un sistema de control administrativo debe atender
simultáneamente: la ejecución de actividades en función de los objetivos
(eficacia); al costo de tales actividades (eficiencia); a la seguridad de los
bienes y los valores involucrados (control interno); las necesidades de
información para la toma de decisiones (información gerencial), debe
posibilitar que las operaciones se ejecuten en el tiempo y en la forma
planeada para lograr de esa forma las metas establecidas (eficacia).
Un sistema será más eficiente que otro cuando pueda ser ejecutado en
menor tiempo por requerir menos pasos, contar con métodos más simples o
utilizar medios electrónicos, pero en la relación insumo-producto se deberá
considerar además del tiempo, el uso de otros recursos como el costo de
procesamiento electrónico, del personal, de los formularios, del espacio de
archivos, etc. Por lo tanto, según muestra la Figura 1, para llevar acabo las
actividades de una empresa o institución, es necesario controlar el proceso
administrativo, por medio de herramientas y técnicas de apoyo, encaminadas
a mejorar la eficacia, el control interno y el flujo de información dentro de la
empresa, todo esto es posible si se ve a la empresa no como un ente
aislado, sino, un como un sistema compuesto por diferentes subsistemas,
interrelaciones entre sí por un sistema de información, el cual a través del
control interno y técnicas para el aumento de la eficacia, persigue la mejor
forma de alcanzar un fin común.

Figura 4 control, proceso administrativos

 Fuente: Elaboración propia del grupo
Inventarios en la Empresa
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra
y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de
inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la
empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la
empresa. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la
empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular
desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para
funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de compra y venta
para de esta forma afrontar la demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las
finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en
forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en
compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se
muestra por el lado de los activos en el Balance General. El inventario desde
el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusión
correcta por rezones equivocados y una forma extraña de tratar un verdadero
activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tiene una
miopía similar. Por lo general creen que mientras más mejor. Según
(Mundializa. L y Campoverde. V 2015) “Los inventarios forman parte muy
importante de los sistemas de contabilidad de mercaderías, porque la venta
del inventario es el corazón del negocio” (P.15).
Inventario
Se refiere a las existencias de un artículo o recurso que se usa en la
organización, para satisfacer alguna demanda futura. En manufactura los
inventarios se conocen como SKU (stockkeeing Units) y se mantiene en
sitios de almacenamiento. Las SKU comúnmente consisten en:
· Materias Primas
· Productos en Proceso
· Productos Terminados
· Suministros
Control de Inventario
Es una técnica que permite mantener la existencia de los productos a los
niveles deseados. ¿Porque se debe mantener inventarios? La razón
fundamental porque se debe llevar inventarios es que resulta físicamente
imposible y económicamente impráctico el que cada artículo llegue al sitio
donde se necesita y cuando se necesita, aunque para un proveedor resulte
posible suministrar materias primas con intervalos de unas cuantas horas
esto resultaría prohibido debido al costo involucrado. Otras de las razones
son que reduce el grado de incertidumbre de quedarse sin existencia, reduce
los costos de manejo de materiales y las compras masivas o al mayoreo.
Sistema de inventario
Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles que
supervisan los niveles de inventario y establece cuales son los niveles que
debe mantenerse, cuando hay que ordenar un pedido y de qué tamaño
deben hacerse. Una forma práctica de establecer un sistema de inventario es
llevar la cuenta de cada artículo que sale del almacén y colocar una orden
por más existencias cuando los inventarios lleguen a un nivel
predeterminado. Cuando la demanda es variable (como para nuestro caso de
estudio) no se sabe por adelantado cuando se terminara el inventario o que
tan rápido se hará. Es difícil establecer una doctrina de operaciones
económica cuando varía la demanda, y aún más difícil cuando también varía
el tiempo de reorden. Cuando la demanda o el tiempo de reorden varían el
intervalo entre orden varia, pero la cantidad ordenada siempre permanecen
constantes.
Clasificación ABC en inventario
Esta clasificación debe examinarse con cuidado pues promete ser una
técnica que proporcione ahorros considerables en los costos. Cuando el
inventario de las empresas se clasifica por cantidades de dinero, en general
un pequeño número de artículos representa un alto valor de dinero y una
gran cantidad de productos valen relativamente poco. El concepto del
inventario ABC divide a los inventarios en tres grupos. El grupo A, donde se
encuentran pocos artículos que tienen un alto valor de dinero; el grupo B, con
aquellos artículos que representan un valor moderado de dinero; y el grupo
C, con un gran número de artículos que representan un valor reducido de
dinero. El grupo A por ejemplo puede agrupar 15% de los artículos, el grupo
B 35% y el grupo C 50% de los artículos.
Cabe recordar que si se está tratando de reducir los costos en un
sistema de inventario se debiese concentrar en el grupo de mayor valor en
este Caso el grupo A, es el primero que debe recibir la atención. Uno de los
mayores costos en el inventario es el manejo anual y la mayor inversión se
encuentra concentrada en el grupo A, un control estricto, una doctrina de
operaciones firme y atención en la seguridad de los artículos permite
controlar un alto valor de dinero con una cantidad razonable de tiempo y
esfuerzo. Los artículos del grupo B y C deben tener controles
cuidadosamente establecidos pero rutinarios.
Determinación de los requerimientos de un sistema de información:
Según Kendall & Kendall (2005) (p11).
“entre las herramientas utilizadas para determinar los
requerimientos de información se encuentran los métodos
como las entrevistas, muestreos, investigación de datos
impresos y aplicación de cuestionarios. El analista se
esfuerza por comprender la información que necesita el
cliente para llevar a cabo sus actividades”.

Es la etapa más importante en el desarrollo de un sistema; inicia

después de que el cliente ha detectado una ausencia, falla o falta de
oportunidad de la información. En esta etapa se debe responder a la
pregunta fundamental ¿Qué es lo que quiere el cliente? Y para ello, se debe
diagnosticar la situación actual, recopilar los requerimientos del cliente, tanto
en la relación al sistema, como generales respecto al área de informática, es
decir la situación ideal, y de este modo poder definir alternativas de solución.

1. Software
2. sistema operativo
3. Herramientas Ofimáticas
4. Modelado de un sistema
5. Modelo UML
6. Equipo de computación
7. Diagrama uml
8. Base de datos
 9. Manejador de Base de datos
10. Mysql
11. PhpMyAdmin
12. Diseño del Sistema
13. Programación
14. PHP
15. Prueba del Sistema
16. Implantación del Sistema
2.3 Bases Legales
Rodríguez (2003:95), hace referencia a: “toda aquella normativa
legal vigente sobre la cual se apoya la investigación; desde la Constitución
Nacional, Leyes Orgánicas, Decretos Presidenciales, Normas, Acuerdos,
Convenios Nacionales o Internacionales, Resoluciones y Normas Internas de
la empresa para la cual se realiza la investigación.”. Al respecto a
continuación se muestran artículos de las regulaciones existentes al respecto
relacionado con el control de inventarios, y la actuación de los Municipios
objetos de estudio en el ámbito de sus competencias es conveniente citar:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) redacta
en su Artículo 176:
“Corresponde a la Contraloría Municipal el control, vigilancia y
fiscalización de los ingresos, gastos y bienes municipales, así como las
operaciones relativas a los mismos, sin menoscabo del alcance de las
atribuciones de la Contraloría General de la República, será dirigido por el
Contralor o Contralora Municipal , designado o designada por el Concejo
mediante concurso público que garantice idoneidad y capacidad de quien
sea designado o designada para el cargo, de acuerdo con las condiciones
establecidas por la ley”. Se explica de esta manera la relación o función que
Ejerce la contraloría en los municipios, en lo referente a la gestión del manejo
de los bienes municipales y el control que se debe llevar a cabo.
 Así mismo la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y
del Sistema Nacional de Control Fiscal. (2010) establece en sus:
Artículo 35.
“El control interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y
calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas
prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas”.
Artículo 36
“Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de
control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines
del ente”. Artículo 37. “Cada entidad del sector público elaborará, en el marco
de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República,
las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de
rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el
funcionamiento del sistema de control interno”.
Artículo 39
“Los gerentes, jefes, jefas o autoridades administrativas de cada
departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer
vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de
los planes y políticas, así como de los instrumentos de control interno a que
se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades
realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo
su directa supervisión”.
Artículo 40
“Sin perjuicio de las funciones de la Contraloría General de la República
y de lo dispuesto en el artículo 36, corresponde a las unidades de auditoría
interna de las entidades a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de
esta Ley, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de
operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información
gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, para
determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia,
eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas”. En este
sentido corresponde a cada uno de los funcionarios de las diferentes
unidades de las diferentes alcandías de los municipios objetos de estudio
cumplir con cada uno de los principios establecidos en esta normativa,
incluyendo el manejo de los inventarios, que son parte de bienes nacionales,
cobrando importancia el establecimiento de los controles necesarios para el
buen manejo de estos.
Por otra parte, la Ley Orgánica del Poder Público Municipal (2006)
redacta en su Artículo 77:
“La administración pública municipal deberá desarrollar programas
de gerencia con procesos de mejora y formación continua, de elevación de la
competencia funcionarial y de continuidad en el ejercicio de la función pública
a los fines del mejor servicio a los ciudadanos y ciudadanas y la mayor
eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios públicos. Igualmente,
desarrollará progresivamente la utilización de la telemática en los sistemas
de información, seguimiento y control de la gestión”. En este sentido las
autoridades municipales en estudio, deberán establecer las normas
procedimientos, manuales e indicadores necesarios para mantener la
eficiencia y la eficacia de la administración de los inventarios en dichas
entidades municipales.

2.4 Definición de Términos Básicos

Falta implementar
Procedimiento: es la sucesión cronológica o secuencial de operaciones.
Proceso: desarrollo sistemático de un conjunto de operaciones determinadas
por un programa.
Sistema: Conjunto de elementos, entidades o componentes que se
interrelacionan entre sí, en función de alcanzar los objetivos planteados.